Melanie Schmidt
ist seit 1991 in der IT-Branche tätig. Sie arbeitet freiberuflich als Business Consultant mit den Schwerpunkten SharePoint und Microsoft 365 für zahlreiche IT-Dienstleister und Kunden. Außerdem verfasst Melanie Schmidt anwenderspezifische Fachbücher und Videotrainings für Microsoft Produkte, in denen sie ihr Praxiswissen an alle Anwendergruppen weitergibt.
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Melanie Schmidt
Microsoft SharePoint –
Das Praxisbuch für Anwender
Zusammenarbeit im Team mit SharePoint Online und SharePoint Server 2019
Melanie Schmidt
Lektorat: Sandra Bollenbacher
Lektoratsassistenz: Anja Weimer
Korrektorat: Isolde Kommer, Großerlach
Satz: Gerhard Alfes, mediaService, Siegen, www.mediaservice.tv
Herstellung: Stefanie Weidner
Umschlaggestaltung: Michael Oréal, www.oreal.de
Bildnachweis: Vladimir Vladimirov; iStock-Fotografie-ID: 1146790709
Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek
Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.
ISBN:
Print 978-3-96009-142-4
PDF 978-3-96010-592-3
ePub 978-3-96010-593-0
mobi 978-3-96010-594-7
1. Auflage 2021
Copyright © 2021 dpunkt.verlag GmbH
Wieblinger Weg 17
69123 Heidelberg
Dieses Buch erscheint in Kooperation mit O’Reilly Media, Inc. unter dem Imprint »O’REILLY«. O’REILLY ist ein Markenzeichen und eine eingetragene Marke von O’Reilly Media, Inc. und wird mit Einwilligung des Eigentümers verwendet.
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Inhalt
Vorwort
Teil AGrundlagen
1Einführung
Was ist eigentlich SharePoint?
Der Einsatz von SharePoint
SharePoint-Produkte und -Technologien
SharePoint Server Standard und Enterprise
SharePoint Online und SharePoint in Microsoft 365
Microsoft-365-Gruppen
OneDrive for Business
Office im Web
SharePoint mit mobilen Endgeräten
Websitesammlungen, Websites und Websiteseiten
Websites für das Unternehmensportal
Klassische Websitevorlagen
Websiteseiten
Bibliotheken
Dokumentbibliothek
Bildbibliothek
Wiki-Seitenbibliothek
Listen
Ankündigungen
Aufgaben
Benutzerdefinierte oder leere Liste
Benutzerdefinierte Liste (in Datenblattansicht)
Diskussionsrunde
Externe Liste
Links
Höhergestufte Links
Kalender
Kalkulationstabelle importieren
Kontakte
Problemverfolgung
Umfragen
Die Herausforderungen beim Einsatz von SharePoint
Der Einsatz der richtigen SharePoint-Technologien
Klären Sie auf und legen Sie los
Die eigenen Rechte und Rollen verstehen
Struktur und Aufbau
Verantwortungen, Regeln und Richtlinien
Planung von Schulungen der Mitarbeitenden
Step by Step
Eine Testumgebung mit SharePoint Online erstellen
2Erste Schritte
Die Anmeldung im Portal
SharePoint Server
SharePoint Online und SharePoint in Microsoft 365
Das App-Startfeld
Die SharePoint-Startseite
Neuigkeiten von Websites
Die Suche auf der SharePoint-Startseite
Einer Website folgen
Navigation im SharePoint-Unternehmensintranet
Die Navigation »Leiste für häufig verwendete Links«
Die Seitennavigation
Bestandteile einer SharePoint-Website
Die Titelleiste
Das Menü »Einstellungen«
Websitelogo und Websitename
Folgen von Websites
Die Link-Schaltflächen »Mitglieder« und »Teilen«
Die Schaltfläche »Neu«
Die Schaltfläche »Seitendetails«
Die Schaltfläche »Bearbeiten« auf der Website
Die Angabe »Veröffentlicht«
Der Seiteninhalt und Webparts
Die aktuelle Seiten- bzw. Schnellstartnavigation
Das persönliche Profil
Das eigene Profil auf dem SharePoint Server
Das persönliche Profil in Microsoft 365
Die SharePoint-Suche
Die Suche auf der Team- oder Kommunikationswebsite
Die Suche nach Personen von der Team- oder Kommunikationswebsite aus
Weitere Suchtipps
3Zuständigkeiten
Administrative Rollen auf dem SharePoint Server
Die Administration der Websitesammlung
Microsoft-365-Gruppen
Administratoren für SharePoint Online mit Microsoft 365
Administratoren einer Team- oder Kommunikationswebsite
4Berechtigungen
Berechtigungen für SharePoint-Websites
Berechtigungen in SharePoint Online mit Microsoft 365
Berechtigungen in der Microsoft-Teams-App vergeben
Berechtigungen in der Teams-App entfernen
Berechtigungen auf dem SharePoint Server
SharePoint-Berechtigungsstufen und Benutzerberechtigungen
Standardberechtigungsstufen
Eine Berechtigungsstufe anlegen
Die Benutzergruppen
Eine Benutzergruppe anlegen und eine Berechtigungsstufe hinzufügen
Zugriffsrechte auf Bibliotheks-, Listen- und Elementebene
Berechtigungen auf einer SharePoint-Server-Team- oder -Kommunikationswebsite festlegen
Berechtigungen über die SharePoint-Server-Team- oder Kommunikationswebsite teilen
Berechtigungen auf der SharePoint-Server-Website entfernen
Berechtigungen aus Bibliotheken oder Listen entfernen
5Bibliotheken
Der Unterschied zwischen klassischen und modernen Bibliotheken
Eine Bibliothek erstellen
Der Aufbau einer SharePoint-Dokumentenbibliothek
Die Menüleiste
Der Inhaltsbereich einer Dokumentenbibliothek
Dateien und Ordner in die Bibliothek hochladen
Einen Ordner oder eine Datei hochladen
Mehrere Dateien hochladen
Dateien verschieben
Dateien filtern und sortieren
Dateien in der Bibliothek filtern
Spalten an den Filterbereich anheften
Dateien in der Bibliothek sortieren
Ansichten erstellen
Eine gefilterte Ansicht erstellen
Eine gruppierte Ansicht erstellen
Eigenschaften zuweisen
Einer oder mehreren Dateien Eigenschaften schnell zuweisen
Einer oder mehreren Dateien Eigenschaften im Detailbereich zuweisen
Dateien aus- oder einchecken, löschen und wiederherstellen
Eine oder mehrere Dateien auschecken
Eine oder mehrere Dateien einchecken
Eine oder mehrere Dateien löschen
Gelöschte Dateien wiederherstellen
Benachrichtigungen hinzufügen
Benachrichtigung beim Ändern einer Datei erhalten
Benachrichtigungen über sämtliche Änderungen innerhalb einer Bibliothek erhalten
Benachrichtigungen in Outlook löschen
6Microsoft Office im Web und die Online-Apps
Ein Dokument im Browser öffnen
Den Dateinamen überschreiben
Ein vorhandenes Dokument als Kopie mit einem anderen Dateinamen speichern und dann bearbeiten
Sehen, was Kollegen bereits in das Dokument eingebracht und darin geändert haben
Versionsänderungen am Dokument verfolgen
Aufgaben in einer Word- oder Excel-Online-Datei mithilfe der Kommentarfunktion zuweisen
Zeitgleich an einem Dokument arbeiten
Das Suchfeld im Dokument
Ein Dokument in der Desktop-App öffnen und automatisch speichern
7OneNote
Das Notizbuch öffnen
Das Notizbuch der Teamwebsite in der OneNote-for-Windows-10-App öffnen
Abschnitte und Seiten in der OneNote-for-Windows-10- und -Browser-App
Abschnitte hinzufügen
Abschnitte umbenennen, löschen oder die Abschnittsfarbe ändern
Einen Abschnitt verschieben
Seiten benennen und Seiten in einem Abschnitt hinzufügen
Eine Seite innerhalb eines Abschnitts verschieben
Text eingeben und formatieren
OneNote-Notizen kategorisieren
Outlook-Besprechungsdetails einer Notiz hinzufügen
Notizseiten drucken
Aus einer E-Mail-Nachricht in Outlook eine OneNote-Notiz erstellen
8OneDrive for Business
Dateien speichern – OneDrive oder SharePoint-Website
Die Benutzeroberfläche von OneDrive for Business
»Dateien« bzw. »Eigene Dateien«
»Zuletzt verwendet«
»Geteilt« bzw. »Mit mir geteilt«
»Papierkorb«
»Bibliotheken« bzw. »Websites«
Eine oder mehrere Dateien in OneDrive hochladen
Eine Datei oder einen Ordner löschen
Ordner und Dateien wiederherstellen
Einen Ordner in der OneDrive-Bibliothek über den Webbrowser anlegen
Eine Datei oder einen Ordner freigeben
Freigaben aufheben
OneDrive-for-Business- und SharePoint-Bibliotheken mit dem Computer synchronisieren
Der Synchronisationsstatus mit SharePoint Online
Die OneDrive-for-Business-Synchronisation anhalten
Synchronisation beenden
Eine SharePoint-Bibliothek oder einzelne Ordner als Verknüpfung zu OneDrive for Business hinzufügen und entfernen
9Listen
Listen erstellen
Eine benutzerdefinierte Liste erstellen
Spalten erstellen
Spalten anpassen
Die Reihenfolge von Eingabefeldern in Elementformularen ändern
Listenvorlagen mit SharePoint Server
Listeneinstellungen
Spalten in klassischen Listen erstellen
Ansichten in klassischen Listen
Ansichten erstellen in klassischen Listen
Ansichten ändern oder löschen in klassischen Listen
Teil BDokumentenmanagement
10Grundlagen des Dokumentenmanagements
Eine Dokumentenbibliothek erstellen
Dokumente in Haupt- und Nebenversionen speichern
Die Spalten »Ausgecheckt von« und »Version« einblenden
Versionierte Dokumente ein- und auschecken
Ein hochgeladenes Dokument einchecken
Ein Dokument auschecken, bearbeiten und einchecken
Eine Nebenversion zur Hauptversion in der Bibliothek veröffentlichen
Den Versionsverlauf eines Dokuments öffnen
Änderungen in Dokumenten vergleichen
11Websitespalten, Eigenschaften, Inhaltsgenehmigungen und Metadaten
Informationstypen für die Darstellung und Verwendung von eigenen Website-, Listenoder Bibliotheksspalten
Websitespalten
Websitespalten anlegen
Vorhandene Websitespalten einer Liste oder einer Bibliothek zuweisen
Metadaten über den Informationsbereich auswählen
Metadaten in der Rasteransicht auswählen
Metadaten in der Office-Anwendung auswählen
Metadaten in der Websitespalte ändern
Metadaten in der Liste oder Bibliothek automatisch farblich hervorheben
Websitespalten auf der Website löschen
Websitespalten aus der Bibliothek oder Liste löschen
Listen- und Bibliotheksspalten erstellen
Bibliotheksansichten auf Basis von Spalten erstellen
Eine gefilterte Ansicht in einer Bibliothek erstellen
Eine gefilterte Ansicht ändern
Die gefilterte Ansicht löschen
Eine gruppierte Ansicht erstellen und anpassen
Websitespalten in der Bibliotheksansicht ein- und ausblenden
Inhaltsgenehmigungen
Inhaltsgenehmigungen aktivieren
SharePoint Server – genehmigende Personen festlegen
Ein Dokument oder Element in der Bibliothek oder Liste genehmigen oder ablehnen
Verwaltete Metadaten
Wichtige Voraussetzungen für das Verwalten von Metadaten
Metadaten über das Terminologiespeicher-Verwaltungstool hinzufügen
Eine Websitespalte für die verwalteten Metadaten anlegen
Eine Bibliothek für Produktdokumente erstellen und die Websitespalte hinzufügen
Verwaltete Metadaten einem Dokument hinzufügen
12Websiteinhaltstypen
Der Websiteinhaltstyp »Dokumentenmappe«
Das Websitesammlungsfeature »Dokumentenmappen« aktivieren
Eine Bibliothek für die Verwendung der Dokumentenmappen erstellen
Eine Bibliothek dauerhaft in der Seiten- bzw. Schnellstartnavigation einblenden
Den Inhaltstyp »Dokumentenmappe« einer Bibliothek zuweisen
Dokumentenmappen in der Bibliothek hinzufügen
Zusätzliche Metadaten in der Bibliothek bereitstellen
Die Ansicht der Bibliothek erstellen und ändern
Eigene Dokumentvorlagen mit SharePoint Server verwenden
Websiteinhaltstypen einer Bibliothek hinzufügen
Den Inhaltstyp »Dokument« aus einer Bibliothek entfernen
Vorlagen auf Basis-Websiteinhaltstypen verwenden
Eigene Dokumentenvorlagen mit SharePoint Online verwenden
Eigene Websiteinhaltstypen einer Bibliothek hinzufügen
Websiteinhaltstypen bearbeiten und aus dem Menü ausblenden oder entfernen
Von der IT bereitgestellte Websiteinhaltstypen der Bibliothek hinzufügen
Teil CTeam- und Kommunikationswebsites
13Die Teamwebsite
Der Einsatz von Teamwebsites
Bevor Sie loslegen
Welches Ziel möchten Sie mit der Teamwebsite erreichen?
Welche Inhalte sollen bereitgestellt werden?
Vorgegebene File-Server-Umstellung
Hinweise für einen möglichen Datenumzug
Mit wem möchten Sie zusammenarbeiten?
Wer ist während Ihrer Abwesenheit für die Teamwebsite zuständig?
Beginnen Sie in kleinen Schritten
Die Teamwebsite in Verbindung mit einer Microsoft-365-Gruppe und Microsoft Teams
Eine Teamwebsite erstellen
Neuigkeitenbeiträge auf einer Teamwebsite
Einen Neuigkeitenbeitrag erstellen
Auf einen Beitrag reagieren
Einen Neuigkeitenbeitrag ändern oder löschen
14Die Kommunikationswebsite
Der Einsatz von Kommunikationswebsites
Bevor Sie loslegen
Wer ist während Ihrer Abwesenheit für die Kommunikationswebsite zuständig?
Eine Kommunikationswebsite erstellen
Aufbau der Kommunikationswebsite
Titelleiste, Einstellungen, Suche
Die »Leiste für häufig verwendete Links«
Die Menüleiste
Die Seiteninhalte und Webparts
Die Fußleiste
15Projekt: Eine Kommunikationswebsite für ein gemeinsames Abteilungs-Wiki aufbauen
Vorüberlegungen für den Aufbau eines gemeinsamen Wikis
Welche Informationen gibt es zu dem Thema?
Informationen sammeln
Informationen bereitstellen
Die Bibliothek »Dokumente«
Die Bibliothek »Websiteseiten«
Die Bibliothek »Websiteseiten« öffnen
Eine Spalte in der Bibliothek »Websiteseiten« erstellen
Eine Wiki-Seitenvorlage erstellen
Eine vorhandene Seitenvorlage öffnen
Den Titelbereich anpassen
Seiteneigenschaften in SharePoint Online festlegen
Die Seite als Vorlage speichern
Eine neue Wiki-Seite erstellen
Das Titelbild ändern
Abschnitte bearbeiten und neue hinzufügen
Dem Abschnitt Webparts hinzufügen
Eine Tabelle auf der Wiki-Seite hinzufügen
Auf Inhalte anderer Quellen verlinken
Abschnitte und Webparts verschieben
Abschnitte oder Webparts löschen
Seite als Entwurf speichern und veröffentlichen
Wiki-Seiten vorbereiten und auf der Startseite anzeigen
Eigenschaften festlegen, damit die Wiki-Seiten gefiltert werden können
Wiki-Seiten filtern und eine Ansicht für die Startseite erstellen
Die Bibliothek mit der Ansicht in ein Webpart einbinden
Das »Hero«-Webpart für die Wiki-Seiten verwenden
Die Navigation der Kommunikationswebsite anpassen
Bezeichnungen zur Navigation hinzufügen in SharePoint Online
Seiten zur Navigation hinzufügen
Die Darstellung der Navigation ändern
Die Kopfzeile und Fußzeile ändern
Wiki-Seiten nur bestimmten Benutzer- oder Zielgruppen bereitstellen
Benutzergruppen in der Bibliothek aktivieren
Eine oder mehrere Benutzer- bzw. Zielgruppen für eine Seite festlegen
Navigationslinks nur für bestimmte Benutzergruppen bereitstellen
16Designs und Webparts auf Team- und Kommunikationswebsites
Websitelogo ändern
Designfarben festlegen
Den Startbereich der Teamwebsite anpassen
Übersicht der Webparts
Weitere Webparts in SharePoint Online
Index
Vorwort
Liebe Leserin und lieber Leser,
die SharePoint-Produkte und -Technologien haben sich seit dem vergangenen Jahr noch viel stärker in den Unternehmen durchgesetzt als in den letzten zwei Jahrzehnten. Durch die Pandemie mussten sich Unternehmen Lösungen für die virtuelle Zusammenarbeit suchen, und mit dem Einsatz von Microsoft 365 und Microsoft Teams wurde SharePoint bewusst oder auch unbewusst in die Firmen integriert. Auch Bestands- und Neukunden, die den SharePoint Server einsetzen, haben in den vergangenen Wochen und Monaten auf SharePoint Server 2019 umgestellt und benutzen nun die modernen Oberflächen, die SharePoint in den aktuellen Versionen bereitstellt. Ich habe im gesamten Buch versucht, alle Anwendergruppen von SharePoint Server und SharePoint Online anzusprechen, damit Sie einen Überblick erhalten, was SharePoint eigentlich ist und wie SharePoint Sie und Ihr Team in der Zusammenarbeit unterstützen kann. Dabei setze ich keinerlei Vorkenntnisse im Umgang mit SharePoint voraus und erwarte auch nicht, dass Sie als Anwenderin oder Anwender programmieren können.
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und hoffe, dass dieses Buch Sie bei der Umsetzung Ihres SharePoint-Projekts unterstützt.
Melanie Schmidt
Technische Umgebung
In diesem Buch wurden von mir SharePoint 2019 Server Enterprise und Microsoft 365 Enterprise E3 verwendet.
Vorgehensweise mit den Beispielen in diesem Buch
Für die Beispiele in diesem Buch lassen Sie sich am besten eine eigene Team- und Kommunikationswebsite durch den SharePoint-Administrator bereitstellen. Falls Sie vor der grundsätzlichen Entscheidung stehen, ob Sie SharePoint in Ihrem Unternehmen einführen möchten, können Sie eine kostenlose Testversion eines Microsoft-365-Plans verwenden und ausprobieren. Beachten Sie die unterschiedlichen Funktionalitäten der Pläne. Eine Übersicht finden Sie unter https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/business/compare-all-microsoft-365-business-products?market=de (Stand: 21.07.2021).
Sie müssen bei der Bereitstellung der Testumgebung einen URL-Namen »Firmenname.SharePoint.com« festlegen. Bitte informieren Sie sich unbedingt vor dem Festlegen des Namens, ob dieser später in ein anderes, für Sie gültiges Office-365-Abonnement übernommen werden kann, falls Sie sich für ein solches entscheiden sollten. Verwenden Sie gegebenenfalls einen anderen Namen für die Testumgebung, damit der gewünschte Firmenname später verwendet werden kann.
Beachten Sie auch die E-Pläne für große Unternehmen unter https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compare-microsoft-365-enterprise-plans?market=de
(Stand: 21.07.2021).
An wen richtet sich das Buch und wie ist es aufgebaut?
Dieses Buch richtet sich an SharePoint-Anwender ohne technische Voraussetzung. Auch Umsteiger von einer älteren SharePoint-Version, Führungskräfte, Administratoren, Poweruser, Berater und Trainer können dieses Buch im Büroalltag verwenden.
Kapitel 1: Einführung
In diesem Kapitel möchte ich Ihnen einen kurzen Überblick über den Einsatz und die Bestandteile von SharePoint geben. Sie erfahren, welche Unterschiede es bei den SharePoint-Server- und -Online-Varianten gibt und welchen Herausforderungen Sie gegenüberstehen.
Kapitel 2: Erste Schritte
Erfahren Sie in diesem Kapitel, wie Sie sich am SharePoint-Portal anmelden und wie Sie darin navigieren. Lernen Sie die Bestandteile einer SharePoint-Website kennen und lesen Sie, wie Sie Ihr persönliches Profil anlegen und pflegen und wie Sie die Suche von SharePoint nutzen können.
Kapitel 3: Zuständigkeiten
In diesem Kapitel gebe ich Ihnen einen Überblick über die administrativen Rollen, die Sie kennen sollten, wenn Sie für eine SharePoint-Server-Websitesammlung oder eine einzelne Teamwebsite verantwortlich sind.
Kapitel 4: Berechtigungen
Eine der wichtigsten Bedingungen im Umgang mit den SharePoint-Produkten und -Technologien ist das Verständnis für die Berechtigungen von SharePoint. Wenn Sie ein SharePoint-Projekt starten, können durch Unwissenheit sehr viele Fehler entstehen.
Kapitel 5: Bibliotheken
Bibliotheken sind die zentralen Speicherorte für Dateien innerhalb des SharePoint-Portals. In diesem Kapitel machen Sie sich mit den grundlegenden Funktionen für die tägliche Arbeit mit Dateien in SharePoint vertraut.
Kapitel 6: Microsoft Office im Web
Mit Office im Web stehen Ihnen die bekannten Office-Anwendungen wie Excel, PowerPoint und Word als webbasierte Online-Apps zur Verfügung. In diesem Kapitel gehe ich auf die Arbeit mit den Online-Apps ein.
Kapitel 7: OneNote
OneNote ist eine Notizbuch-App von Microsoft, die Ihnen auf jeder Teamwebsite für die Zusammenarbeit bereitgestellt wird. Lernen Sie in diesem Kapitel die ersten Schritte mit OneNote kennen.
Kapitel 8: OneDrive for Business
Um persönliche Dateien in der Cloud oder auf Ihrem Server zu speichern, zu bearbeiten oder für andere Personen freizugeben, steht Ihnen OneDrive for Business zur Verfügung. OneDrive for Business dient zusätzlich als Synchronisations-Client für Dateien, die Sie aus OneDrive for Business oder SharePoint mit Ihrem PC oder Mac synchronisieren möchten. Erfahren Sie mehr darüber in diesem Kapitel.
Kapitel 9: Listen
Sie können Informationen gemeinsam mit Ihrem Team in Listen erfassen und bearbeiten. Sie können eigene, benutzerdefinierte oder von SharePoint mitgelieferte Listen erstellen, die sofort zum Einsatz kommen können.
Kapitel 10: Grundlagen des Dokumentenmanagements
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie einfaches Dokumentenmanagement mit allen SharePoint-Versionen umsetzen können. Sie werden Bibliotheken und Spalten erstellen und erfahren, was es mit dem Ein- und Auschecken und mit der Versionierung von Dokumenten auf sich hat. Zusätzlich erläutere ich, wie Sie Inhalte durch Inhaltsgenehmigungen steuern können. Lernen Sie Dokumentenmappen kennen und erfahren Sie, wie Sie Vorlagen in Ihre Bibliotheken einbinden können.
Kapitel 11: Websitespalten, Eigenschaften, Inhaltsgenehmigungen und Metadaten
Für das Filtern von Informationen in SharePoint-Bibliotheken und Listen können Sie eigene Spalten, die als Eigenschaften oder Metadaten bezeichnet werden, erstellen und sofort verwenden. Diese Spalten können direkt in jeder einzelnen Bibliothek, Liste oder auf der Websiteebene erstellt werden. Möchten Sie Dateien, die von Ihnen oder Ihren Teammitgliedern erstellt oder hochgeladen werden, zunächst prüfen und genehmigen, bevor sie für alle anderen Benutzer sichtbar sind, können Sie die Inhaltsgenehmigung aktivieren.
Kapitel 12: Websiteinhaltstypen
Haben Sie und Ihr Team eigene Office-Vorlagen erstellt, die Sie in den Bibliotheken mithilfe der Schaltfläche Neu benutzen möchten, können Sie die Vorlagen über Websiteinhaltstypen steuern. Zusätzlich liefert SharePoint sogenannte Dokumentenmappen, mit denen Sie Dateien gebündelt in einer Dokumentenmappe ablegen können.
Kapitel 13: Die Teamwebsite
In diesem Kapitel zeige ich die grundlegenden Elemente einer Teamwebsite auf. Sie werden innerhalb der Website navigieren und weitere Informationen zu den angezeigten Links und Schaltfläche erhalten. Sie erfahren in diesem Kapitel, wie Sie Neuigkeiten mit Ihren Kollegen teilen und darauf reagieren können.
Kapitel 14: Die Kommunikationswebsite
In diesem Kapitel lernen Sie die grundlegenden Elemente einer Kommunikationswebsite kennen.
Kapitel 15: Projekt: Eine Kommunikationswebsite für ein gemeinsames Abteilungs-Wiki aufbauen
Hier erfahren Sie, wie Sie ein Abteilungs-Wiki auf einer Kommunikationswebsite aufbauen können. Lernen Sie, wie Sie Wiki-Seiten erstellen und mit Inhalten ausstatten können. Erfahren Sie, wie Sie den Seiteninhalt und die Navigation anpassen, um Inhalte für Ihre Kollegen bereitzustellen.
Kapitel 16: Designs und Webparts auf der Team- und Kommunikationswebsite
In diesem Kapitel gehe ich kurz darauf ein, wie Sie als Anwender die von SharePoint mitgelieferten Designfarben anwenden können und welche Webparts Ihnen auf der SharePoint-Website zur Verfügung stehen.
Danksagung
Meiner lieben Familie und meinen Freunden möchte ich für jede noch so kleine motivierende und moralische Unterstützung während des Schreibens an diesem Buch danken. Björn Strausmann, dir danke ich für die langjährige Freundschaft und die unermüdliche Bereitschaft, mich in meinen Buchprojekten motivierend und als mein Admin zu unterstützen.
Ganz lieben Dank an Sandra Bollenbacher, Isolde Kommer und Gerhard Alfes für Ihre Zeit und das Mitwirken an diesem Buch.
Teil A
Grundlagen
Kapitel 1: Einführung
Kapitel 2: Erste Schritte
Kapitel 3: Zuständigkeiten
Kapitel 4: Berechtigungen
Kapitel 5: Bibliotheken
Kapitel 6: Microsoft Office im Web und die Online-Apps
Kapitel 7: OneNote
Kapitel 8: OneDrive for Business
Kapitel 9: Listen
Im ersten Teil dieses Buchs möchte ich Ihnen einen Überblick über den Einsatz von SharePoint geben. Sie erfahren mehr über die SharePoint-Produkte und -Technologien und lernen, welche Möglichkeiten Ihnen die von Microsoft mitgelieferten Website-, Listen- und Bibliotheksvorlagen (Apps) bieten. Dieser Teil des Buchs befasst sich auch mit den Zuständigkeiten innerhalb eines SharePoint-Portals und den jeweiligen Berechtigungen, die für eine reibungslose Zusammenarbeit im Team notwendig sind. Erfahren Sie mehr über die Online-Versionen der Office-Programme, die sich zusätzlich zu den Desktop-Apps im Webbrowser anwenden lassen. Des Weiteren gehe ich auf OneNote, das elektronische Notizbuch, und OneDrive, Ihren persönlichen Cloud-Speicher, ein.
Kapitel 1
Einführung
Was ist eigentlich SharePoint?
Der Einsatz von SharePoint
SharePoint-Produkte und -Technologien
Websitesammlungen, Websites und Websiteseiten
Bibliotheken
Listen
Die Herausforderungen beim Einsatz von SharePoint
Eine Testumgebung mit SharePoint Online erstellen
Was ist eigentlich SharePoint?
Wie erstellen und verteilen Sie Informationen an Kollegen, Kunden, Lieferanten und Partner?
Während wir täglich unseren Aufgaben am Arbeitsplatz, im Homeoffice oder am Tele-Arbeitsplatz nachgehen, fallen sehr viele Informationen an. Wir erstellen oder bearbeiten Word-Dokumente, Excel-Arbeitsmappen oder -Diagramme, wir planen die nächsten Besprechungen und bereiten die PowerPoint-Präsentationen vor. Diese ganzen Dateien speichern wir auf den lokalen Festplatten oder in den für uns freigegebenen Netzlaufwerken auf dem File-Server. Zusätzlich senden wir diese ganzen Informationen per E-Mail an unsere Kollegen, Kunden, Lieferanten und Partner, während auch diese Personen für uns ständig Informationen bereitstellen, die in unserem E-Mail-Postfach oder dem freigegebenen Netzlaufwerksordner landen.
Durch diese Art des Teilens der Informationen entstehen häufig redundante Dateien, die also mehrfach vorhanden sind und so in den Umlauf kommen, was zum Chaos führen wird.
Im Intranet finden Sie allgemeingültige Informationen.
Anders sieht es aus, wenn allgemeine Informationen für die gesamte Belegschaft bereitgestellt werden sollen. Solche Informationen werden häufig in einem betriebsinternen Bereich, dem sogenannten webbasierten Intranet, hinzugefügt. Alle Mitarbeitenden haben die Berechtigung, auf diesen zentralen Bereich lesend zuzugreifen, sodass hier keine Rundmails mehr verschickt werden müssen. SharePoint bietet die Möglichkeit, ein solches Intranet für die Mitarbeitenden bereitzustellen.
Zentral zusammenarbeiten
Wäre es nicht auch von Vorteil, wenn für unsere Abteilungen, Arbeits- und Projektteams oder die Organisationseinheiten jeweils solch eine zentrale Arbeitsumgebung bereitgestellt werden könnte, auf die nur die Personen zugreifen können, die dem Team angehören?
Auch mit unternehmensexternen Personen
Großartig wäre es zusätzlich, wenn Kunden, Lieferanten und Partner ebenfalls auf bestimmte Bereiche zugreifen und gemeinsam mit uns zusammen an den jeweiligen Informationen arbeiten könnten. Natürlich sollten alle beteiligten Personen auch von unterwegs, also von einem anderen Standort, aus dem Homeoffice oder vom Telearbeitsplatz aus, auf diese Umgebungen zugreifen können, wenn möglich auch mit mobilen Geräten.
Auch im Homeoffice kann auf die Informationen im Share- Point-Portal zugegriffen werden.
Durch den Einsatz von SharePoint im Unternehmen können diese Anforderungen umgesetzt werden. Mithilfe eines SharePoint-Portals werden alle Informationen, die man für die tägliche Arbeit benötigt, webbasiert bereitgestellt. Je nach eingesetzter Technologie und Sicherheitsbestimmungen im Unternehmen können Personen entweder per VPN-Verbindung (Virtual Private Networks), die die private Verbindung über ein öffentliches Netz tunnelt, per Security-Token – dabei handelt es sich um eine Hardware zur Authentifizierung von Benutzern – oder direkt über das Internet auch mit mobilen Geräten auf die Zusammenarbeitsbereiche zugreifen. Dabei sehen alle Personen auch nur die für sie freigegebenen Inhalte und Informationen. Somit lassen sich mit SharePoint auch bestimmte Arbeitsprozesse optimieren.
Dieses einfache Zusammenarbeiten mit dem Team setzt aber auch voraus, dass jeder Einzelne diese Art des Informationsaustauschs akzeptiert und die eigenen Arbeitsabläufe neu durchdacht werden. Auch wenn jeder Mitarbeitende bisher mit den alten Gegebenheiten dem täglichen Arbeitsaufwand gerecht wurde, stellt SharePoint meistens eine Herausforderung dar.
Jeder SharePoint- Bereich ist vergleichbar mit einem virtuellen Gebäude, das sich an die Anforderungen des Teams anpassen lässt.
Die einzelnen Intranet- und Zusammenarbeitsbereiche werden auf Websites bereitgestellt. Diese Websites können Sie sich als eigenständige, virtuelle Gebäude vorstellen, in denen die jeweiligen Mitarbeitenden der Organisationseinheiten, Arbeitsgruppen und Projektteams zusammenarbeiten oder Informationen bereitstellen. Jede dieser Websites ist mit bestimmten Werkzeugen ausgestattet, mit denen Sie sofort mit Ihrer Arbeit beginnen können. So besitzt jede Website bereits einen Ablageschrank für Dateien, die Sie dort ablegen und auf die Sie je nach Systemkonfiguration von überall mit einer Internetverbindung zugreifen können. Den Begriff »Ablageschrank« kennt SharePoint nicht, hier spricht man von Bibliotheken. Jede Website kann mit weiteren Bibliotheken oder anderen Anwendungen (Apps) ausgestattet und so den jeweiligen Anforderungen entsprechend angepasst werden.
Der Einsatz von SharePoint
SharePoint ist nicht nur der Speicherort für Ihre Dateien.
Microsoft SharePoint wird schon seit vielen Jahren in Unternehmen für unterschiedliche Geschäftsanforderungen eingesetzt. So kommt SharePoint als internes Zusammenarbeits- und Informationsportal und damit als Intranet-Lösung zum Einsatz. Auch OneDrive for Business, Ihr persönlicher Speicherort im Unternehmen, verwendet die SharePoint-Technologien und Dienste.
Microsoft Teams verwendet zum Speichern immer eine SharePoint-Teamwebsite.
Beim Einsatz von SharePoint Online in Microsoft 365 oder beim Einsatz von SharePoint Server gemeinsam mit SharePoint Online in einer sogenannten Hybrid-Lösung kommen bei Microsoft-365-Gruppen, Microsoft Planner und Microsoft Teams immer im Hintergrund die SharePoint-Online-Serverdienste zum Einsatz, es werden immer Teamwebsites erstellt. Mit der Teamwebsite nutzen Sie Bibliotheken, in denen Sie Dateien innerhalb von Teams, Planner oder der reinen Microsoft-365-Gruppe zentral ablegen.
SharePoint kommt für folgende Lösungen zum Einsatz:
SharePoint-Produkte und -Technologien
Server werden von der IT-Abteilung bereitgestellt und gewartet.
SharePoint ist ein sehr komplexes und umfangreiches System und lässt sich nur aus verschiedenen Microsoft-Server-Produkten und -Technologien oder den Microsoft-SharePoint-Online-Serverdiensten zusammensetzen. Durch die Bereitstellung von Microsoft-SharePoint- und Windows-Servern ergibt sich ein SharePoint-Serversystem.
SharePoint wird im privaten Bereich nicht eingesetzt.
Dieses Serversystem wurde bisher in der Regel nur in einem Unternehmen, lokal im Firmennetzwerk, durch die interne IT betrieben und gewartet. Durch die mittlerweile sehr große Nachfrage nach sogenannten Cloud-Services und -Technologien für Unternehmen wurden die Microsoft-Server-Produkte und -Technologien zusätzlich in den letzten Jahren um die Microsoft-365-Online-Serverdienste erweitert.
Microsoft 365 besteht aus Online-Serverdiensten und -Anwendungen (Apps).
Der Unterschied zu den lokalen Servern besteht darin, dass die Microsoft-Online-Dienste, Microsoft 365 und Azure nicht in der internen IT bereitgestellt werden, sondern in einem der vielen, nach ISO-Normen zertifizierten Rechenzentren, die von Microsoft weltweit betrieben werden, also in der Microsoft-Cloud außerhalb des jeweiligen Unternehmens.
Serverinstallationen sind mit SharePoint Online nicht notwendig.
Die Nutzung der Online-Dienste und -Services ermöglicht auch kleinen und mittelständigen Unternehmen, ohne große Server-Installationen SharePoint als Intranet-Lösung und für die Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden und unternehmensexternen Personen zu nutzen. Dabei kann das lokale Active Directory, über das die Benutzerverwaltung in der IT-Abteilung vorgenommen wird, mit den Microsoft-Cloud-Services verbunden werden, was die Benutzerverwaltung erheblich vereinfacht und dem Nutzer eine nahtlose Integration in die interne IT ermöglicht.
Auch große Unternehmen setzen mittlerweile einen Teil der Online-Varianten ein, um beispielsweise unternehmensexternen Personen den Zugriff auf bestimmte Informationen zu gewähren. Während die Bereitstellung von externen Zugängen in der hauseigenen Serverlandschaft eine umfangreiche Infrastruktur voraussetzt und es aus sicherheitstechnischen Gründen gegebenenfalls nicht gestattet ist, fremden Personen Zugriff zu erteilen, bietet sich die Online-Variante dafür an, zusätzlich eine SharePoint-Online-Lösung genau für diesen Zweck einrichten zu lassen. Microsoft bietet sogenannte Hybrid-Lösungen, die in eine bestehende, interne IT-Infrastruktur integriert und mit ihr verbunden werden können. Dadurch können Unternehmen beide Umgebungen einsetzen und unternehmenswichtige Informationen auf dem Server belassen, während beispielsweise in der Cloud Informationen für unternehmensexterne Personen bereitgestellt werden können. Der Anwender muss dabei nicht zwischen den beiden Umgebungen wechseln, sodass ein einheitliches Erscheinungsbild gegeben ist.
Hinweis |
SharePoint Online wird immer weiterentwickelt und (fast) automatisch aktualisiert. Beim SharePoint Server muss auf Updates und Neuerungen gewartet werden, die nur von der IT-Abteilung eingespielt werden können. |
Die Systeme unterscheiden sich jedoch in ihren Leistungen, also auch in den Anwendungsmöglichkeiten. Microsoft verfolgt seit Jahren die »Mobile-first-Strategie«, was bedeutet, dass die Online-Dienste und Services ständig weiterentwickelt werden, während die Neuerungen bei den Server-Produkten eher langsam hinzukommen.
Für SharePoint wird keine Desktop-App benötigt. Alle SharePoint-Systeme werden über den Webbrowser aufgerufen, während nur die Online-Variante direkt mit dem Internet verbunden ist. Der SharePoint Server hingegen steht im hausinternen Netzwerk zur Verfügung und greift somit nur auf den internen Server zu. Man spricht bei SharePoint auch von einer webbasierten Business-Plattform. Zum Öffnen oder Benutzen von SharePoint wird ein Webbrowser oder die mobile App für das Smartphone oder den Tablet-PC benötigt.
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SharePoint wird bislang als Intranet-Lösung oder auch als Unternehmens- beziehungsweise Business Plattform verwendet, um allgemeine Informationen, die alle Mitarbeitenden betreffen, zentral an einem Ort bereitzustellen. So werden Informationen zur aktuellen Unternehmenslage, wichtige Betriebstermine, Arbeitsanweisungen und Regeln, Neuigkeiten oder allgemeine Informationen aus den einzelnen Abteilungen, Ankündigungen von der Geschäftsleitung oder dem Betriebs- oder Personalrat mithilfe von SharePoint zentral bereitgestellt.
SharePoint ist die Basis für die Zusammenarbeit an Dateien.
Mittlerweile findet SharePoint überwiegend seinen Einsatz in der Zusammenarbeit an Informationen, Dokumenten und Listen, die innerhalb von Arbeits-, Projektteams und Organisationsbereichen benötigt werden. Dabei kann der Austausch der Informationen auch mit unternehmensexternen Personen stattfinden. Durch die verbesserte Zusammenarbeit von Mitarbeitenden oder auch Unternehmens-Communitys innerhalb eines SharePoint-Portals sind mittlerweile viele soziale Unternehmensnetzwerke entstanden und diese entwickeln sich ständig weiter.
Die von Microsoft angebotenen Produkte unterscheiden sich vom Funktionsumfang und damit in den Anwendungsmöglichkeiten. Auf die Produkte gehe ich nachfolgend ein.
SharePoint Server Standard und Enterprise
SharePoint setzt weitere Server-Technologien voraus.
Unternehmen können die SharePoint-Server-Technologien und Online-Serverdienste in Verbindung mit einem Windows-Server installieren und das System intern für die Mitarbeitenden als Zusammenarbeitsportal bereitstellen. Mit dem SharePoint Server können Websites erstellt und für Arbeitsteams mehrsprachig bereitgestellt werden.
Auf SharePoint-Websites lassen sich nützliche Apps integrieren.
