Mit Word zum eigenen Buch
G.O. Tuhls
Mit Word zum eigenen Buch
Buchsatz und Layout für Selfpublishing & Co.
Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek
Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über
<http://dnb.d-nb.de> abrufbar.
Bei der Herstellung des Werkes haben wir uns zukunftsbewusst für umweltverträgliche und wiederverwertbare Materialien entschieden.
Der Inhalt ist auf elementar chlorfreiem Papier gedruckt.
ISBN 978-3-95845-311-1
1. Auflage 2019
www.mitp.de
E-Mail: mitp-verlag@sigloch.de
Telefon: +49 7953 / 7189 – 079
Telefax: +49 7953 / 7189 – 082
© 2019 mitp Verlags GmbH & Co. KG, Frechen
Dieses Werk, einschließlich aller seiner Teile, ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.
Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften.
Lektorat: Janina Bahlmann
Sprachkorrektorat: Petra Heubach-Erdmann
Covergestaltung: Christian Kalkert
Satz: Reemers Publishing Services GmbH, Krefeld
Druck: Medienhaus Plump GmbH, Rheinbreitbach
Bildnachweis: © Maverick_infanta / stock.adobe.com
Inhaltsverzeichnis
Sie wollen also ein Buch schreiben
Was soll es denn werden?
Gedruckte Bücher
Elektronische Bücher
Über dieses Buch
Teil ILayout und Struktur einrichten 25
1Das Dokument einrichten
1.1 Das Papierformat
1.2 Von der Seite zum Satzspiegel
1.2.1 Satzspiegel für beidseitigen Druck
1.2.2 Satzspiegel anzeigen
1.2.3 Gültigkeit der Seiteneinstellungen
1.2.4 Einstellungen als Vorlage sichern
1.2.5 Satzspiegel in der elektronischen Publikation
1.3 Die ideale Textbreite
1.3.1 Ein- oder mehrspaltig?
1.3.2 Spaltenaufteilung im Text wechseln
1.3.3 Ungleiche Spaltenbreiten
1.4 Außerhalb des Satzspiegels
1.4.1 Textfeld einfügen und formatieren
1.4.2 Positionsrahmen einfügen und bearbeiten
1.5 Seiten rahmen
1.6 Layout testen
1.7 Seiteneinstellungen übertragen
2Kopfzeilen, Fußzeilen und Seitennummerierung
2.1 Kopf- und Fußzeilen einrichten
2.1.1 Kopf- und Fußzeilen ausblenden
2.1.2 Kopf- und Fußzeilen schließen
2.2 Kopf- und Fußzeilen bearbeiten
2.2.1 Längere Texte in der Kopfzeile
2.2.2 Abstände einrichten
2.2.3 Unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen
2.2.4 Kopf- und Fußzeilen für Folgeseiten in Dokumentvorlagen vorbereiten
2.3 Seiten nummerieren
2.3.1 Seitennummern in die Kopf- oder Fußzeile einbringen
2.3.2 Wechselseitig paginieren
2.3.3 Seite X von Y
2.3.4 Seiten von der Paginierung ausnehmen
2.3.5 Kapitelweise paginieren
2.3.6 Seitennummern im Querformat
3Aufbau und Struktur einer Publikation
3.1 Übersicht behalten mit der Steuerzeichenanzeige
3.2 Word-Abschnittsumbrüche
3.2.1 Bedeutung der Abschnittsumbrüche
3.2.2 Abschnitte einfügen
3.3 Inhaltliche Abschnittswechsel
3.4 Fließtext mit Absätzen auflockern
3.4.1 Durchschuss zwischen Absätzen
3.4.2 Absatzeinzüge
3.5 Themenwechsel optisch kennzeichnen
3.5.1 Abschnittsbeginn mit Initial hervorheben
3.5.2 Schlussstücke am Absatzende
3.5.3 Abteilungssternchen
3.5.4 Absätze durch Linien trennen
3.6 Absätze am Seitenende
3.6.1 Überschriften am Folgetext halten
3.6.2 Seitenumbruch im Absatz vermeiden
4Zeilengestaltung und Silbentrennung
4.1 Silbentrennung
4.1.1 Silbentrennung vorgeben mit Trennfugen
4.1.2 Trennfugen dauerhaft vorgeben
4.1.3 Trennfugen an Sonderzeichen
4.1.4 Silbentrennung unterdrücken
4.1.5 Manuelle Silbentrennung
4.2 Zeilenabstände
4.3 Textausrichtung
4.3.1 Blocksatz
4.3.2 Zentrierter Text
4.3.3 Rechtsbündig
4.3.4 Text drehen
5Überschriften
5.1 Was macht eine Überschrift aus?
5.1.1 Überschriftenabstände
5.1.2 Überschriften per Formatvorlage
5.1.3 Handformatierte Überschriften nachträglich in Formatvorlagen-Überschriften umwandeln
5.2 Nummerierte Überschriften
5.2.1 Überschriften mit Nummern versehen
5.2.2 Separate Überschriften-Nummerierung für den Nachtext
5.2.3 Problembehandlung für die Überschriftennummerierung
5.3 Überschriften in der Kopfzeile wiederholen (Kolumnentitel)
5.3.1 Überschriftentext mit Nummer in der Kopfzeile anzeigen
5.3.2 Mehrere Überschriften in der Kopfzeile
5.3.3 Kolumnentitel bei multilingualem Workflow
5.3.4 Die Suchreihenfolge der {StyleRef}-Felder
5.3.5 Problembehandlung für Kolumnentitel
6Format- und Dokumentvorlagen
6.1 Formatvorlagen anzeigen
6.2 Formatvorlagen verwenden
6.2.1 Zeichen- oder Absatzformat?
6.2.2 Formatvorlagen auf handformatierte Texte anwenden
6.2.3 Ein Absatz mit mehreren Absatz-Formatvorlagen
6.3 Formatvorlagen erstellen und ändern
6.3.1 Handformatierung zur Formatvorlage umwandeln
6.3.2 Formatvorlage löschen
6.4 Formatfehler finden
6.4.1 Formatierungen vergleichen
6.4.2 Automatische Formatierungsüberwachung
6.4.3 Der Formatinspektor
6.5 Dokumentvorlagen
6.5.1 Die Vorlage Normal.dotm
6.5.2 Andere Dokumentvorlage verwenden
7Text importieren und nacharbeiten
7.1 Text importieren
7.1.1 Texte per Drag&Drop übernehmen
7.1.2 Text via Zwischenablage einfügen
7.1.3 PDF-Dokumente einlesen
7.1.4 Texterkennung (OCR)
7.2 Importierten Text anpassen
7.2.1 Die AutoFormat-Korrektur
7.2.2 Formatierungen korrigieren
7.2.3 Überflüssige Absatzmarken, Zeilenumbrüche und Leerzeichen entfernen
7.2.4 Schriftarten ersetzen
7.2.5 Nummerierungen beim Einfügen erhalten
Teil IITextgestaltung und Typografie 125
8Schriften richtig verwenden
8.1 Wie viele Schriften braucht der Mensch?
8.1.1 Antiqua und Grotesk
8.1.2 Dekoratives
8.1.3 OpenType oder TrueType?
8.1.4 Qualität der Darstellung
8.2 Schrift aus technischer Sicht
8.2.1 Schriftgröße
8.2.2 Enger oder weiter
8.2.3 Die Laufweite
8.2.4 Unterschneidung
8.2.5 Ligaturen
9Text gestalten und hervorheben
9.1 Schriftattribute
9.1.1 Fett
9.1.2 Kursiv oder oblique?
9.1.3 Unterstreichungen
9.1.4 Durchgestrichener Text
9.1.5 Kapitälchen
9.1.6 Exponenten und Indizes
9.1.7 Grafische Schriftattribute
9.2 Durch Farbe hervorheben
9.2.1 Schrift einfärben
9.2.2 Farbe im Schwarz-Weiß-Druck
9.2.3 Texthintergrund einfärben
9.3 Mit Rahmen und Linien betonen
9.3.1 Rahmen-Einstellungen
9.3.2 Abstand zwischen Text und Rahmen
9.3.3 Kastentext
10Interpunktion
10.1 Leerzeichen, aber wo und welche?
10.2 Striche – verbindend und trennend
10.2.1 Bindestrich, Trennstrich
10.2.2 Gedankenstrich
10.2.3 Geviertstrich
10.3 Auslassungszeichen
10.3.1 Problemfall Apostroph
10.3.2 Auslassungsstriche
10.3.3 Auslassungspunkte
10.4 Anführungszeichen
10.4.1 Einfache Anführungszeichen
10.4.2 Schweizer Anführungszeichen
10.4.3 Anführungszeichen umwandeln
11Ziffern und Zahlen
11.1 Zahlwörter bis zwölf
11.2 Zahlenbreiten und -abstände
11.3 Modern oder mittelalterlich?
11.4 Die Tausender-Trennung
11.5 Brüche
11.6 Englische Ordinalzahlen
12Symbole und Sonderzeichen
12.1 Das große Eszett
12.2 Sonderzeichen per Tastatur
12.3 Sonderzeichen per Symbolauswahl
12.4 Sonderzeichen per Zahlencode
12.5 Sonderzeichen per AutoKorrektur
12.6 Zeichenkombinationen
12.6.1 Diakritische Zeichen
12.6.2 Zeichenkombinationen der Mathematischen AutoKorrektur
Teil IIIObjekte im Text 185
13Tabulatoren und Tabellen
13.1 Tabulatoren
13.1.1 Eigene Tabulatoren einrichten
13.1.2 Tabulatoren ändern
13.1.3 Tabulatoren mit der Maus bearbeiten
13.2 Tabellen verwenden
13.2.1 Tabelle einfügen
13.2.2 Text in Tabelle umwandeln
13.3 Tabellen bearbeiten
13.3.1 Text oder Daten in Tabellen eingeben
13.3.2 In Tabellen markieren
13.3.3 Tabelle erweitern
13.3.4 Zellen teilen und zusammenfügen
13.3.5 Zeilen oder Spalten verschieben
13.3.6 Zellen löschen
13.3.7 Abmessungen verändern
13.3.8 Tabellen teilen oder zusammenfügen
13.4 Tabellen gestalten
13.4.1 Tabellen nach Vorlagen gestalten
13.4.2 Zellen einfärben
13.4.3 Zellenrahmen gestalten
13.4.4 Tabellentext gestalten
13.5 Große Tabellen
13.6 Tabellen aus anderen Dokumenten übernehmen
13.7 Tabellen-Formatvorlagen
13.8 In Tabellen sortieren
13.9 In Tabellen rechnen
14Text illustrieren
14.1 Bilder, Fotos, Grafiken
14.1.1 Übliche Dateiformate für Pixelgrafik
14.1.2 Pixelgrafik in Word verwenden
14.1.3 Speicherbedarf durch Komprimieren reduzieren
14.1.4 Wenn die Komprimierung versagt
14.1.5 Bildbearbeitung in Word
14.2 Screenshots erstellen
14.3 Grafiken erstellen mit Word
14.4 Bilder verknüpfen
14.5 Bilder im Text positionieren
14.5.1 Bilder als Teil des Textes
14.5.2 Vom Text umflossene Bilder
14.5.3 Bilder im Text bewegen und verankern
14.5.4 Textfluss nicht unterbrechen
14.5.5 Ausrichtungshilfen
14.5.6 Seiten füllende Bilder
15Abbildungen, Tabellen und andere Objekte beschriften
15.1 Beschriftung einfügen
15.1.1 Beschriftung im Textfluss
15.1.2 Beschriftung umflossener Objekte
15.1.3 Bildunterschrift mit Quellenangaben
15.2 Nummerierte Beschriftungen
Teil IVTextautomatik nutzen 245
16Aufzählungen und Listen
16.1 Aufzählungen – wann?
16.2 Vollautomatische Listen
16.2.1 Das Einrückungsproblem
16.2.2 Listenautomatik abschalten
16.3 Halbautomatische Listen
16.3.1 Eigene Aufzählungszeichen definieren
16.3.2 Eigenes Zahlenformat definieren
16.3.3 Aufzählungszeichen und Nummer ausrichten
16.4 Nummerierte Listen fortsetzen, unterbrechen, beenden oder neu beginnen
16.5 Strukturiert nummerieren (Gliederung)
16.5.1 Gliederungsebenen richtig einrücken
16.5.2 Formatvorlagen für Gliederungen
16.6 Listen verlustfrei aus anderen Dokumenten übernehmen
16.6.1 Zusammenführen von Listen
16.6.2 Listenformatierung beim Einfügen erhalten
16.7 Zeilennummern
17Verweise und Fußnoten
17.1 Querverweise
17.1.1 Querverweis einrichten
17.1.2 Auf mehrere Ziele verweisen
17.1.3 Textmarke als Verweisziel
17.1.4 Verweise auf andere Dateien
17.2 Fuß- und Endnoten
17.2.1 Wann Fußnoten, wann Endnoten?
17.2.2 Fuß- und Endnoten einfügen (und löschen)
17.2.3 Fuß- und Endnotennummer gestalten
17.2.4 Fußnoten mit Platzproblemen
18Autokorrektur und Eingabehilfen
18.1 AutoKorrektur und AutoFormat
18.1.1 Das Funktionsprinzip
18.1.2 AutoKorrektur anpassen
18.1.3 Eigene Korrekturregeln anlegen
18.1.4 AutoKorrekturen sichern
18.2 Textbausteine (AutoText)
18.2.1 AutoKorrektur als Textbaustein
18.2.2 AutoText
18.2.3 Textbausteine anlegen
18.2.4 Textbausteine verwalten
19Prüfen und recherchieren
19.1 Rechtschreibung prüfen lassen
19.1.1 Typische Vertipper abfangen
19.1.2 Rechtschreibung nachträglich prüfen
19.1.3 Die Sprache für die Rechtschreibung einstellen
19.1.4 Wörterbücher bearbeiten
19.1.5 Probleme mit der Rechtschreibprüfung beheben
19.2 Grammatik und Stil prüfen
19.3 Recherchen und Übersetzungen
19.3.1 Thesaurus
19.3.2 Übersetzen
20Text suchen, ersetzen und sortieren
20.1 Text suchen
20.1.1 Suche spezifizieren
20.1.2 Nach bestimmten Eigenschaften suchen
20.1.3 Nach Sonder- und Steuerzeichen suchen
20.2 Mit dem Navigationsbereich suchen
20.2.1 Inkrementelle Suche
20.2.2 Suchbegriff im Kontext anzeigen
20.3 Ersetzen
20.3.1 Klein- und Großschreibung beim Ersetzen
20.3.2 Formatierungen ersetzen
20.4 Suchen und Ersetzen mit Platzhaltern
20.5 Text sortieren
20.5.1 Text nach Überschriften sortieren
20.5.2 In Tabellen sortieren
20.5.3 Strukturierte Listen sortieren
Teil VFertig – und nun? 299
21Verzeichnisse vorbereiten und anlegen
21.1 Inhaltsverzeichnis
21.1.1 Inhaltsverzeichnis generieren
21.1.2 Inhaltsverzeichnis formatieren
21.1.3 Inhaltsverzeichnis aktualisieren
21.1.4 Inhaltsverzeichnis »einfrieren«
21.2 Verzeichnis der Illustrationen
21.3 Index (Stichwortverzeichnis)
21.3.1 Stichworte (Einträge) erfassen
21.3.2 Index erstellen
21.3.3 Glossar und Abk.-Verz.
21.4 Andere Verzeichnisse
21.5 Verzeichnis-Spezialitäten
21.5.1 Verzeichnisse und Hyperlinks
21.5.2 Verzeichnisse über mehrere Dokumente
22Dokumente verwalten und schützen
22.1 Speichern nicht vergessen!
22.1.1 Automatisch zwischenspeichern
22.1.2 Bearbeitungsstände sichern
22.2 Datei öffnen
22.2.1 Erleichterungen beim wiederholten Öffnen
22.2.2 Schreibschutz bei Mehrfach-Zugriff
22.2.3 Vermeintliche Sicherheitsprobleme
22.3 Datei beschädigt?
22.4 Längere Dokumente auf mehrere Dateien verteilen
22.4.1 Zentral- und Filialdokumente
22.4.2 Alternative Methode mit {IncludeText}
23Überarbeiten und Änderungen verfolgen
23.1 Der Überarbeitungsmodus
23.1.1 Überarbeitungs-Einstellungen
23.1.2 Kommentieren
23.2 Umgang mit Korrekturen
23.2.1 Korrektur-Ansichten
23.2.2 Korrekturen annehmen oder ablehnen
23.3 Kommentare bearbeiten
23.4 Dokumente vergleichen
23.5 Schutz vor dem Versenden mit Überarbeitungsständen
23.6 Datei abschließen
24Publizieren
24.1 Online publizieren
24.1.1 Barrierefreiheit
24.1.2 Wo publizieren?
24.2 Dokumente als PDF publizieren
24.3 Dokumente in E-Books umwandeln
24.3.1 Nach ePub konvertieren
24.3.2 Nach Kindle exportieren
24.4 Dokumente professionell drucken lassen
24.5 Dokumente selbst drucken
24.5.1 Die Druckvorschau
24.5.2 Druckoptionen und Druckereigenschaften
24.5.3 Das Papiergewicht
24.5.4 Die Bindung
24.5.5 Deck- und Rückblätter
Viel Erfolg!
AProblem erkannt? Problem gebannt!
A.1 Wenn Word nicht startet
A.2 Add-Ins und Hilfsprogramme
A.3 Wenn Word kurzfristig einfriert oder die Maus »hängt«
Stichwortverzeichnis
Trickkiste
Sie wollen also ein Buch schreiben
Sie haben eine Idee für ein belletristisches Werk oder die Kenntnisse, um Fachliteratur zu veröffentlichen?
Sie wollen eine Vereins- oder Betriebszeitschrift herausgeben oder brauchen ein Programmheft für eine Veranstaltung?
Sie haben ein technisches Gerät, ein Verfahren oder ein Computerprogramm entwickelt und möchten dazu eine Anleitung schreiben?
Sie haben sich auf den Inhalt gut vorbereitet und ein Konzept?
Famos! In »alten Zeiten« hätten Sie sich jetzt hinsetzen und zu schreiben beginnen können. Heutzutage jedoch, wo uns die Computer so viele lästige Arbeiten abnehmen, sind auch die Ansprüche an Sie als Autor gestiegen. Eben weil es »so einfach« ist, wird erwartet, dass das Manuskript oder die Publikation perfekt ist. Die Erleichterung verkehrt sich in erhöhte Anforderungen, in einem Sponti-Spruch auf den Punkt gebracht:
»Der Computer hilft uns bei der Lösung von Problemen,
die wir ohne ihn nicht hätten.«
Mit der Entscheidung, MS Word zum Schreiben zu verwenden, haben Sie die leichtere Variante gegenüber komplizierteren Satzprogrammen gewählt. Word ist von Haus aus für Fließtext gemacht, vorrangig für Korrespondenz. Satztechnische Anforderungen kann es zwar auch erfüllen, allerdings verlangt die Anwendung dieser Funktionen auch ein gewisses Maß an Kenntnissen der Satztechnik. Dieses Buch soll Ihnen dabei helfen, die einschlägigen Assistenzfunktionen zu verstehen und ihre Hürden zu meistern.
Eine andere Hürde stellt die spätere Produktion des Werkes dar, denn wenn Sie wissen, mit welchen Problemen Sie dabei rechnen müssen, können Sie sich rechtzeitig darauf einstellen. Deshalb gebe ich Ihnen gleich im Anschluss ein paar Hinweise, für welche Arten von Publikation bestimmte Satztechniken in Betracht kommen und bei welchen sie sich eher kontraproduktiv oder frustrierend erweisen können.
Nichtsdestotrotz hoffe ich, Ihnen mit diesem Buch einige Arbeitserleichterung vermitteln zu können.
Berlin, im August 2019
Was soll es denn werden?
Der aktuelle Stand der Technik lässt Ihnen die Wahl zwischen sehr unterschiedlichen Publikationsformen und -medien. (Im Folgenden verwende ich durchgängig den Begriff »Buch« oder »Werk« für alle Arten von Textpublikation, vom Vortragshandout bis zum dicken Wälzer.)
Die geplante Variante der Veröffentlichung wirkt sich auch auf das Gestalten Ihres Textes aus.
Gedruckte Bücher
Die klassische Buchform ist immer noch die gängige. Hier haben Sie auch mit den geringsten Einschränkungen zu rechnen.
Egal, ob Sie für einen Verlag schreiben oder einen BoD-Vertrieb für Ihre Eigenproduktion bemühen, werden Ihnen fast immer unterstützende Verlagsvorlagen zur Verfügung gestellt, die die wesentlichen Formatierungen vorgeben. Leider ist nicht in allen Fällen gesichert, dass Sie damit auch etwas anfangen können.1
Sollten Sie mit einer brauchbaren Vorlage arbeiten, aber Ihnen Teile davon für Ihr geplantes Werk nicht zusagen, besteht die Möglichkeit, in Absprache mit Lektorat und Setzerei Abweichungen abzustimmen. Dabei kann Ihnen typografisches Wissen, wie es dieses Buch vermitteln soll, hilfreich sein.
Gewiss, Sie haben einen »Drucker«, aber damit Eigenproduktionen zu drucken, ist stets die unwirtschaftlichste Methode und wird noch erschwert durch das notwendige Binden. Für Kleinstauflagen mit wenigen Seiten, zum Beispiel Seminar- oder Sitzungsunterlagen, mag das noch angehen. Soll es etwas mehr sein, lohnt der Gang zum Copyshop; dort stehen auch bessere Geräte fürs Binden bereit, doch es bleibt eine teure Angelegenheit. In Kapitel 24 finden Sie weitere Hinweise dazu.
Vom Layout her haben Sie bei dieser Herstellungsmethode völlig freie Hand. Niemand redet Ihnen hinein, doch Sie sind bei allen Gestaltungsfragen auf sich allein gestellt.
Elektronische Bücher
Als moderne Variante des Vertriebs setzen sich »elektronische Bücher« immer mehr durch. Dabei kommen zwei grundsätzlich unterschiedliche Verfahren zum Einsatz: satzgetreue PDF-Dateien2 und darstellungsvariable E-Books.3
Die kostengünstigere Alternative der Selbstproduktion ohne typografische Einschränkungen ist die Umwandlung des in Word geschriebenen Textes in eine PDF-Datei. Damit sind Sie ebenfalls frei in der Gestaltung, doch es gibt keine Produktionskosten. Sie stellen das Buch auf einer Website oder bei einem Filehoster bereit, Interessenten oder Kunden laden es sich herunter und erhalten aufgrund der Besonderheiten dieses Formats im Browser oder mit einem PDF-Reader-Programm ein exakt dem Original entsprechendes Exemplar, das alle Schriftarten, Illustrationen etc. mitbringt.
Hierfür ist setzerisches Know-how nötig, um eine ansehnliche Fassung auf die Reihe zu bringen.
Bei einem E-Book (auch E-Pub genannt, was aber nur eines der üblichen E-Book-Dateiformate beschreibt) handelt es sich um ein spezielles Dateiformat, das es den Lesern ermöglicht, die angezeigte Schriftgröße individuell einzustellen und Bücher komfortabel mit Book-Readern, also darauf spezialisierten Geräten, aber auch mit Book-Reader-Programmen auf Handys und Tablets zu lesen. Diese besondere Technik beim Wiedergeben des Textes schränkt aber die Gestaltung des Manuskripts erheblich ein. Zwar lässt sich aus jedem Word-Text mit Konvertern ein E-Book erstellen, doch nicht die vom Autor vorgesehenen Schriften werden verwendet, sondern im Gerät integrierte Schriften, Tabellen werden interpretiert etc. Beim Lesen mit dem Book-Reader kommt die nächste Umgestaltung, weil Benutzereinstellungen die Autoreneinstellungen aushebeln: Zeilenumbrüche richten sich nach dem Zoom-Faktor des Reader-Bildschirms.
Deshalb kann das E-Book guten Gewissens derzeit nur für Belletristik empfohlen werden. Für Fachliteratur ist das PDF besser geeignet; die meisten Book-Reader können es auch darstellen, aber um den Preis des Verlusts der typischen Bequemlichkeiten beim Anpassen der Darstellungsgröße und freien Blättern.
Typografische Gestaltung einer Vorlage für E-Books ist also eher kontraproduktiv. Dennoch sind typografische Kenntnisse beim Schreiben der Word-Vorlage hilfreich, weil die Konvertierungsprogramme über ähnliche Gestaltungsmittel verfügen wie Word. So können Sie dafür sorgen, dass das in Word verwendete Layout möglichst unverändert in Ihr E-Book übernommen wird, oder mit den Konvertereinstellungen nachbessern. Auf die endgültige Darstellung im Book-Reader haben Sie allerdings keinen Einfluss.
Exemplarisch: Voreinstellungen zur Absatzgestaltung
Verlage gehen den Umweg, ein Word-Manuskript erst in einem speziellen Satzprogramm aufzubereiten, um daraus dann ein E-Book zu erstellen, doch auch dabei bleibt vieles noch auf der Strecke.
Doch Technik entwickelt sich weiter, und es kann nicht verkehrt sein, auch als E-Book publizierte Werke bereits in Word sauber zu gestalten, denn vielleicht ist in der nächsten Auflage die eine oder andere Stilübernahme doch möglich.
Über dieses Buch
Dieses Buch ist als Arbeitshilfe gedacht für alle, die die Gestaltung ihres Werkes in die eigene Hand nehmen wollen. Es soll nicht von vorn bis hinten durchgelesen werden, sondern eher als Nachschlagewerk dienen, in dem Sie die jeweils benötigten Funktionen zur Textgestaltung problemorientiert kompakt beschrieben vorfinden. Der Index am Buchende führt Sie gezielt zu den Einzelthemen.
Link zum Glossar
Die Erfahrung aus zahllosen Schulungsveranstaltungen zeigt, dass vermeintliches Basiswissen nicht unbedingt bei allen Anwendern vorausgesetzt werden darf. Falls Sie mit der Bedienung von Word nicht in allen Feinheiten vertraut sind, können Sie die wichtigsten Vorgehensweisen und Termini in einem Online-Glossar nachlesen, das Sie mit dem QR-Code am Rand erreichen. Entweder erfassen Sie den Code per Smartphone-App in der gedruckten Fassung oder klicken/tippen in der elektronischen Version darauf.
Im Glossar finden Sie sowohl Bedienungsgrundlagen für Word als auch Fachbegriffe zu Word und aus der Druck- und Satztechnik erläutert.
Teil I dieses Buches behandelt die grundlegenden Gestaltungs- und Einrichtungsthemen, von der Blattaufteilung bis zu den Formatvorlagen, die fürs Gestalten und die Weiterverarbeitung unabdingbar sind.
Teil II beschäftigt sich mit der Typografie in der Textverarbeitung. Sie erfahren darin auch etwas über Bedienungsstandards in Word, mit denen Sie Ihre autodidaktisch erworbenen Schreibfähigkeiten effektiver und effizienter einsetzen können.
Teil III enthält Hinweise zum Umgang mit Tabellen und Illustrationen, für die in Word allerlei Besonderheiten zu beachten sind.
Teil IV erschließt die »Intelligenz« der Textverarbeitung, mit der sich sehr viele Aufgaben, die in der klassischen Satztechnik für Probleme sorgten, durch den Computer bequem erledigen lassen.
Teil V schließlich zeigt Ihnen, was zum Abschluss und zur Veröffentlichung Ihres Werkes zu beachten ist.
Die Beschreibungen dieses Buches entsprechen den Versionen ab Word 2013 für Windows bis zur Version 2019. Für Mac gibt es Word ebenfalls, jedoch bestehen teils gravierende Unterschiede in Bearbeitungsweisen und Funktionsausstattung!
Seit einigen Jahren betreibt Microsoft zudem eine zweigleisige Entwicklungspolitik: Für Besitzer der »Kaufversionen« bleibt der Funktionsumfang der Anwendungen gleich; Updates werden lediglich zu Sicherheitszwecken und zur Fehlerbeseitigung verteilt. Für Abonnenten der Editionen zu Office 365 dagegen werden gelegentlich neue Funktionen per Update geliefert, die Funktionserweiterungen der kommenden Version vorwegnehmen. Es kann also vorkommen, dass die Beschreibungen im Buch von Ihrer aktuellen Version abweichen, wenn Sie 365er-Abonnent sind.
Link zum Funktionsvergleich
Darüber hinaus gibt es noch Mobil- und Online-Versionen, die kostenlos benutzt werden können, aber im Funktionsumfang stark abgespeckt sind. Diese Einschränkungen sind nicht einheitlich, sondern unterscheiden sich je nach Betriebssystem. Eine (leider unvollständige) Vergleichsliste finden Sie auf der links im QR-Code verlinkten Seite des Herstellers.4
Also noch einmal zur Vermeidung von Missverständnissen: Dieses Buch behandelt die Desktop-Versionen von Word für Windows. Für die Nutzer der Mac-, Mobil- und Online-Versionen bietet es Orientierungshilfen.
Sie bedienen Word durch das Anklicken von Schaltflächen im Menüband, in Kontextmenüs und in Aufgabenbereichen.
Die im Menüband aufgeführten Registerkarten und Funktionen sind über die Versionen hinweg zwar nahezu identisch, gelegentlich allerdings unterschiedlich. Die Entwickler und Übersetzer von Microsoft machen sich offenbar einen Jux daraus, die Anwender bei jedem Versionswechsel durch neu platzierte und umbenannte Befehle zu verwirren. Darum finden Sie in diesem Buch die Anleitungen zu den beschriebenen Funktionen auch in Variationen, wenn die Versionen zu stark voneinander abweichen, mit jeweils vorangestelltem Versions-Hinweis.
Unterscheiden sich die Wege zur Funktion oder deren Bezeichnung nur unwesentlich, sind die Varianten durch Schrägstrich oder eckige Klammern in einer Beschreibung zusammengefasst.
Beispiele
Die Elemente des Menübands, deren Bezeichnungen und unterschiedliche Darstellung
Worauf im Menüband, im Kontextmenü oder in Dialogfenstern mit der linken Maustaste zu klicken ist, um die beschriebene Funktion auszulösen, erkennen Sie an der Versalschreibweise. Aufeinanderfolgende Klicks sind durch das Zeichen | voneinander getrennt, z. B. Layout|Seite einrichten: Umbrüche. (Die Gruppenbezeichnung vor dem Doppelpunkt dient lediglich der Orientierung in der Registerkarte.)
Bis 2018 wurden die kontextsensitiven »Tool-Registerkarten«, die sich beim Bearbeiten bestimmter Objekte einblenden, mit einem zusätzlichen Registertab …-Tools in der Titelleiste hervorgehoben. In den neuesten Versionen der Abo-Version 365 entfällt diese zusätzliche Kennzeichnung zugunsten des erweiterten Suchfeldes und die eigentlichen Tool-Registerkarten erhalten Bezeichnungen, die die Zuordnung erklären wie Tabellenentwurf, Bildformat etc.
Bezeichnung der Tools-Registerkarten, links »klassisch«, rechts neueste Fassung
In diesem Buch werden noch die alten Bezeichnungen, z. B. Tabellentools|Entwurf verwendet, für Anwender der neuesten Variante ist dies zusammenzuziehen zu Tabellentools | Entwurf, also Tabellenentwurf.
Schaltflächen ohne Beschriftung
Da bei manchen Schaltflächen die verbale Bezeichnung erst beim Mouseover erscheint, sind diese unbeschrifteten Schaltflächen im Text als Symbole angegeben, mit Hinweis auf Registerkarte, Gruppe, Aufgabenbereich oder wo sonst auf dem Bildschirm sie zu finden sind, also z. B.: Start|Absatz: Rahmen
Geteilte Schaltflächen
Im Gegensatz zum Bildschirm, auf dem geteilte Schaltflächen erst beim Mouseover erkennbar werden, sind sie im Buch deutlich geteilt dargestellt:
geteilte Schaltfläche,
ungeteilte Schaltfläche.5
Durch Ergänzung um (oben), (unten), (rechts) und (links) oder die Symbole oder wird im Text auf die zutreffende Alternative hingewiesen.
Mausklicks
Für den einfachen Linksklick steht die Beschreibung der Klickabfolge im Menüband; Funktionsaufrufe per Rechtsklick oder Doppelklick werden mit »Rechtsklick« bzw. »Doppelklick« eingeleitet.
Bedienung mit der Tastatur
Tasten werden als gerahmte Zeichen dargestellt, z. B. (F9). Tastenkombinationen erkennen Sie an der Verbindung mehrerer Tastensymbole, z. B. (Strg)+(A) für gleichzeitig zu drückende oder (F2), (¢) für aufeinanderfolgende Tasten.
Redundante Funktionen
Viele Funktionen treten in Office-Produkten mehrfach an unterschiedlichen Stellen auf. Um die Beschreibungen nicht unnötig zu verkomplizieren, beschränke ich mich meist auf die Darstellung jenes Weges zur Funktion, ggf. auch Tastenkombinationen, der entweder am leichtesten erreichbar ist oder den meisten Nutzen für die beschriebene Aufgabenstellung bietet.
Binnenversalien
Microsoft favorisiert bei manchen Funktionen eine Schreibweise mit Binnenversalien, also Großbuchstaben innerhalb zusammengesetzter Wörter, z. B. »AutoText«. Diese Schreibweise ist zwar von der Rechtschreibung her nicht korrekt,6 dennoch habe ich sie zur eindeutigen Funktionsbezeichnung kritiklos in dieses Buch übernommen. Germanisten unter den Lesern mögen mir verzeihen.
Da Microsoft Office eine besondere Ökonomie im Menüband betreibt, kann es sein, dass die Darstellung auf Ihrem Bildschirm von den Illustrationen und Erläuterungen dieses Buches abweicht.
Fast alle Screenshots in diesem Buch sind bei einer Bildschirmauflösung von mindestens 1.600 Pixel Breite mit Vollbild-Programmfenster aufgenommen worden. In dieser Auflösung werden die Registerkarten komplett dargestellt. Bei geringeren Auflösungen oder im Fenstermodus reduziert Office die Darstellungsvielfalt des Menübands, weshalb es auf Ihrem Bildschirm anders aussehen kann als die Abbildung hier im Buch.
Das Eselsohr hebt Abbildungen mit Fließtext von dem Text des Buches ab.
Mauszeiger weisen in Screenshots auf anzuklickende Schaltflächen hin, mit ergänztem Symbol auch auf Rechtsklick .
Wie bereits erwähnt, können E-Book-Konverter mit Teilen der Word-Formatierungen nichts anfangen oder interpretieren sie falsch. Sofern solche Funktionen erwähnt werden, sehen Sie im Marginal dieses Warnsymbol.
Geschweifte Klammern { }
Word verwendet geschweifte Klammern für verschiedene Steuerprozesse:
Da sind zunächst die einfachen geschweiften Klammern { und }, wie Sie sie mit (AltGr)+(7) und (AltGr)+(0) eingeben. In der Suchen und ersetzen-Funktion dienen sie als Kennung bei der Suche mit Platzhaltern.
Stoßen Sie in Word oder in diesem Buch auf Ausdrücke in fetten geschweiften Klammern, z. B. { = { Page } + n } oder solchen mit gepunktetem Rahmen, z. B. ·=··Page··+·n·, so handelt es sich um die Darstellung von Feldfunktionen, an- und abzuschalten mittels (Alt)+(F9). Die Darstellung ist davon abhängig, ob die Steuerzeichenanzeige ¶ an- oder abgeschaltet ist.
Felder werden entweder von Word eingefügt, indem Sie mit Einfügen|Schnellbausteine|Feld eine Feldfunktion aufrufen oder per Handeintrag mit (Strg)+(F9).
Hilfsmittel und Zusatzinformationen
Word kann viel mehr, als in diesem Buch Platz finden konnte. Einige sehr spezielle Themen werden hier nur so weit beschrieben, wie es die Mehrheit der Anwender unmittelbar benötigt. Weiterführende Informationen sind an den thematisch passenden Stellen als QR-Code verlinkt, den Sie in der gedruckten Fassung mit einer geeigneten Smartphone-App scannen können, um die Informationen aufzurufen. In den elektronischen Publikationen dieses Buches können Sie den QR-Code mit der Maus anklicken oder antippen, um zu der verlinkten Seite zu gelangen.
Link zu Info-Seiten
Links zu Informationen meiner Internetseite https://oerttel.net/ erkennen Sie am Symbol im QR-Code.
Für einige komplexe Workarounds stehen dort auch Makros zur Verfügung. Deren QR-Codes sind mit dem Symbol versehen. Wenn Sie im Text auf das Symbol stoßen, sind im Add-In »Tuhls’ Tools« Hilfsmittel enthalten.
Sollten Sie beim Lesen der Druckversion dieses Buches gerade kein Smartphone zur Hand haben, gelangen Sie auch per Linkliste in https://oerttel.net/stuff zu den Informationen und Downloads.
Link zum Add-In »Tuhls‘ Tools«
Zur Arbeitserleichterung können Sie auch ein Add-In mit diesen Makros und weiteren Autoren-Hilfsmitteln herunterladen und auf Ihrem Rechner installieren. (Anleitung liegt dem Download bei.) Das Add-In erweitert das Word-Menüband um eine zusätzliche Registerkarte Tuhls’ Tools:
Manchmal reichen die Fähigkeiten von Word nicht aus, bestimmte Aufgaben zu lösen. Für solche Fälle sind in diesem Buch Software-Empfehlungen angegeben, meist Freeware, jedoch aus Aktualitäts- und Sicherheitsgründen ohne Verlinkung. Die Suchmaschine Ihres geringsten Misstrauens hilft Ihnen gewiss weiter.
1 Sollten Ihnen Vorlagen begegnen, in denen die Formatvorlagen kryptische Bezeichnungen statt selbsterklärender Namen besitzen: Finger weg! Wer als Vorlagenersteller seinen Autoren so etwas zumutet, hat sicher auch noch technische Unzulänglichkeiten eingebaut.
2 PDF = Portable Document Format, eine Form der Textspeicherung, mit der Texte auf allen Rechnertypen und Betriebssystemen ohne Veränderungen von Schriften und Umbrüchen korrekt dargestellt werden können.
3 »E-Book« bezeichnet in diesem Buch ausschließlich die variable Form elektronischer Publikationen zur klaren Abgrenzung vom PDF, das gelegentlich ebenfalls zu den E-Books gerechnet wird.
4 QR-Codes finden Sie an vielen Stellen in diesem Buch. Ohne Symbol in der Mitte führen sie zu Microsoft-Seiten. Die Links mit den Symbolen und sind am Schluss dieser Einleitung erläutert. Webseiten anderer Herausgeber sind nicht verlinkt.
5 Ungeteilte Schaltflächen mit einem Dreieckssymbol klappen immer eine Auswahl auf, geteilte nur beim Klick auf das Dreieck.
6 … und wird von der Word-internen Rechtschreibprüfung auch moniert!
Teil I
Layout und Struktur einrichten
Es gibt mehrere Ausgangssituationen beim Erstellen einer Publikation:
•Sie haben eine Idee und auch schon viele Details im Kopf entwickelt und möchten nun losschreiben.
•Sie haben zu Ihrer Idee schon Teile als Text ausgearbeitet und müssen das zusammen mit verbindenden Worten zu einem Gesamtwerk führen.
•Sie haben alles schon komplett aufgeschrieben.
In allen Fällen bedürfen Sie einer äußeren Form, mit der Ihr fertiger Text dann auch veröffentlichungsreif ist. Die folgenden Kapitel sollen Ihnen helfen, »reinen Text« in ein ansehnliches und gut zu lesendes Werk zu verwandeln.
Sind die Vorbereitungen der Kapitel 1 bis 6 abgeschlossen, können die Seiten anhand der Vorlage mit Text gefüllt werden, entweder komplett neu geschrieben oder durch Übernahme vorhandener Texte, zu deren Behandlung Kapitel 7 Auskunft gibt.
Leider muss in diesem Zusammenhang erwähnt werden, dass Book-Reader viele dieser satztechnischen Grundlagen missachten. Diese Geräte kennen keine Seiten, auch keine Seitennummerierung, keine Kopf- und Fußzeilen. Die ersten drei Kapitel sind deshalb nur für die Publikation als Druck oder als PDF (was ja quasi die elektronische Variante eines Drucks ist) relevant.
In diesem Teil: