1. Kapitel

Einfache Buchungen auf Bestandskonten

In diesem Kapitel wird der Leser zunächst an einem vereinfachten Beispiel in die Buchführung eingeführt. Der Leser erfährt, wer buchführungspflichtig ist und welche Grundsätze in Buchhaltung zu beachten sind. Der Leser wird mit grundlegenden Buchungsregeln vertraut gemacht. Er lernt zunächst das Buchen im sogenannten „Hauptbuch“ auf „T-Konten“. Diese sachlogische Betrachtungsweise wird um eine chronologische Sichtweise durch Einführung des sogenannten „Buchungssatzes“ ergänzt.

1.1  Einführung in die Buchführung

Erstellen wir für die Periode 1 die Einnahmen- und Ausgabenrechnung

Erläuterungen zur Rechnung:

• Bei den Ausgaben für Fahrräder muss mit dem Einkaufspreis gerechnet werden: 5 Stück · 100 EUR = 500,00 EUR
• Bei den Einnahmen aus dem Verkauf an Kunden muss mit dem Verkaufspreis gerechnet werden: 5 Stück · 120 EUR = 600 EUR

War dieser erste Monat für die Fahrradhandlung ein guter oder schlechter Monat?

Das Monatsergebnis kann auf zwei unterschiedliche Arten ermittelt werden:

• Monatsergebnis: Endbestand Kasse – Anfangsbestand Kasse = 6.830,00 – 7.000,00 = – 170,00 EUR
• Monatsergebnis = Einnahmen – Ausgaben = 600,00 – 770,00 = – 170,00 EUR

Die Fahrradhandlung hat weniger Einnahmen als Ausgaben, d. h., sie hat ein negatives Monatsergebnis erzielt. Ihr Kassenbestand hat sich folglich von 7.000 EUR auf 6.830,00 EUR vermindert.

Wir haben oben den Anfangsbestand erfasst und die Geschäftsfälle (Kauf von Fahrrädern, Verkauf von Fahrrädern an Kunden usw.) planmäßig und lückenlos erfasst. Die Erfassung aller Anfangsbestände (z. B. auch den Anfangsbestand in der Kasse, des Warenbestandes etc.) und die planmäßige und lückenlose Erfassung aller Geschäftsfälle in einer Geschäftsperiode (in der Regel in Jahr, in unserem, Beispiel ein Monat) bezeichnet man als Kaufmännische Buchführung. Häufig werden dafür auch die Begriffe „Finanzbuchführung “ oder „Geschäftsbuchführung “ verwendet.

Der Unternehmer hat ein Eigeninteresse, dass eine Buchführung betrieben wird. Darüber hinaus verpflichtet ihn aber auch der Gesetzgeber dazu. Die Verpflichtung kann sich aus dem Handelsgesetzbuch (= HGB) ergeben, das für alle Kaufleute gilt. Das HGB wurde durch das sogenannte „Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz“ aus dem Jahre 2009 teilweise geändert. Die Buchführungspflicht ergibt sich auch aber auch aus dem Steuerrecht, der sogenannten Abgabenordnung (= AO).

Die Einnahmenüberschussrechnung – wie wir sie vereinfacht für die Fahrradhandlung durchgeführt haben, wäre für größere Unternehmen nicht ausreichend. Wir werden uns daher im Weiteren zunächst mit der doppelten Buchführung beschäftigen und in einem eigenen Kapitel ausführlich auf die Einnahmenüberschussrechnung (Kap. 11) eingehen.

Vereinfachend bleiben wir aber zunächst bei der kleinen Fahrradhandlung und nehmen an, dass diese eine doppelte Buchführung betreibt.

Anforderungen an die Finanzbuchhaltung

Grundsätzlich muss die Buchführung so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten (z. B. einem Mitarbeiter des Finanzamtes oder einem Wirtschaftsprüfer) in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann. Was dieser Grundsatz im Einzelnen bedeutet, wird unter der Bezeichnung „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ (GOB) zusammengefasst. Sie werden ständig weiter entwickelt und aktuellen Gegebenheiten angepasst. Für die Erfassung der Geschäftsfälle sind diese insbesondere die folgenden Grundsätze: 

Im Mittelpunkt steht das Erfassen von Geschäftsfällen auf Konten. Man nennt dies „buchen“ der Geschäftsfälle. Um Unternehmen miteinander vergleichen zu können, ist der Aufbau eines Kontos in allen Unternehmen gleich. Im Gegensatz zur Staffelform (alles untereinanderschreiben), werden in einem Konto Zugänge und Abgänge gegenüber gestellt (= Kontenform ).

Bei den sogenannten Vermögenskonten – wie z. B. Kasse – ist festgelegt, dass der Anfangsbestand auf der linken Seite steht. Kommt zu diesem Anfangsbestand noch etwas hinzu, wird es logischerweise auf dieselbe Seite geschrieben. Abnahmen werden dann zur Unterscheidung auf die andere Seite (rechte Seite) geschrieben.

Damit ergibt sich folgender Aufbau z. B. des Kontos „Kasse“ in unserer Buchführung:

Um sich schneller über Buchungen auf den Konten verständigen zu können, bekommt jede Seite des Kontos einen Namen. Bei allen Konten wird die linke Seite mit „Soll“ und die rechte Seite mit „Haben“ bezeichnet. Damit sieht das Konto „Kasse“ in unserer Buchhaltung wie folgt aus:

Die Bezeichnung der Seiten ist allerdings verwirrend. Vom Alltagsverständnis her, verbinden wir mit Soll = Minus und Haben = Plus. Dieses Verständnis gilt aber für die Buchführung nicht! Nun wird man mit Recht fragen, warum die Namen der Seiten dann so gewählt wurden. Das erklärt sich aus der Geschichte der Buchführung. Als man begann, Bücher zu führen, hat man damit angefangen zunächst für jeden Kunden ein Konto anzulegen. Die linke Seite bezeichnete man mit „der Kunde soll zahlen“ und die rechte Seite „der Kunde hat gezahlt“. So entstanden in Kurzform die Bezeichnungen „Soll“ und „Haben“, die man dann für alle Konten übernommen hat. Um auf der jeweils richtigen Seite des Kontos zu buchen, ist es wichtig, Soll = Minus und Haben = Plus aus dem Gedächtnis zu streichen. Es gelten einfach die folgenden Überlegungen:

• Auf welcher Seite steht der Anfangsbestand?
• Kommt etwas hinzu, kommt es zum Anfangsbestand dazu, wird folglich auf derselben Seite gebucht.
• Geht etwas weg, muss es zur Unterscheidung auf die andere Seite geschrieben werden.

Dass wir dennoch nicht auf die Namen „Soll“ und „Haben“ verzichten können, liegt auch daran, dass die Verwendung heute noch üblich ist und einige PC-Buchhaltungsprogramme diese Seitenbezeichnungen verwenden.

Um den beschriebenen GOB gerecht zu werden, werden außerdem auf dem Konto alle Geschäftsfälle durchnummeriert und mit Datum versehen. Aus Vereinfachungsgründen lassen wir im Folgenden das Datum weg und beschränken uns auf die Nummerierung der Geschäftsfälle.

Allerdings dürfen wir diese Buchungen nur vornehmen, wenn wir für jeden Vorgang auch einen Beleg haben.

1.2  Ausgewählte aktive Bestandskonten

Wie wirkt sich der Vorgang in der Buchhaltung aus?

Auf dem uns bisher bekannten Konto „Kasse“ müssen wir einen Abgang buchen, da das Geld aus der Kasse herausgenommen wurde. Abgänge werden im Haben erfasst. Die Buchung auf dem Konto „Kasse“ ist durch Fettdruck hervorgehoben:

Bisher fehlt uns aber eine Erfassung der Tatsache, dass das Geld nun auf unserem Bankkonto ist. Wir benötigen folglich in unserer Buchhaltung ein Konto „Bank“. Dieses Konto hat denselben Aufbau wie das Konto „Kasse“.

Nehmen wir an, wir verkaufen am 22. Februar 20XX 1 Fahrrad für 120,00 EUR an das Wellnesshotel. Der Verkauf auf Rechnung bedeutet, dass wir heute die Ware liefern und das Wellnesshotel aber erst im März bezahlen muss. Wenn wir den Verkauf am 22. Februar in der Buchhaltung erfassen wollen, muss irgendwie deutlich werden, dass wir vom Wellnesshotel noch Geld zu bekommen haben. Dies geschieht durch die Erfassung auf dem Konto „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“. Aus unserer Lieferung vom 22. Februar haben wir noch 120,00 EUR zu fordern (da die Rechnung erst im März bezahlt wird).

Das Konto „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ (kurz: Ford.a.L.u.L.) hat denselben Aufbau wie die Konten „Kasse“ und „Bank“. Die Rechnung an das Wellnesshotel wäre auf diesem neuen Konto im Soll zu erfassen, da unsere Forderungen an das Wellnesshotel (bisher hatten wir noch keine) zunehmen.

Natürlich müssten wir auch erfassen, dass unserem Bestand nun Fahrräder entnommen wurden. Dies lassen wir aber zunächst außerhalb unserer Betrachtung.

Wir haben bisher gesehen, dass die Konten „Bank“, „Kasse“ und „Ford.a.L.u. L.“ alle den gleichen Aufbau haben. Man nennt diese Konten „aktive Bestandskonten“. Bestandskonten heißen diese Konten, da sie etwas über unseren Kassenbestand, unseren Bestand auf dem Bankkonto und unseren Bestand an Forderungen an Kunden aussagen. Es sind alles Konten, die Auskunft darüber geben, was wir mit unserem Geld gemacht haben. Wir haben es in die Kasse gelegt, aufs Bankkonto einbezahlt oder unseren Kunden „geliehen“. Letzteres weil wir ihnen jetzt Waren geliefert haben, die sie aber erst später bezahlen müssen.

Weiter Beispiele für solche aktiven Bestandskonten sind:

Manche Konten hängen von der Branche ab. Während im Handel ein Konto „Waren“ erforderlich ist (der Handel produzierte ja selbst keine Produkte, sondern kauft Waren ein, die er weiter verkauft), benötigt ein Industriebetrieb z. B. die Konten „Rohstoffe“ und „Fertigerzeugnisse (= selbst hergestellte Produkte)“. Um den jeweiligen Bedürfnissen gerecht zu werden, hat sich für jede Branche ein sogenannter Kontenrahmen herausgebildet. In ihm sind die in der Branche üblichen Konten nach einem bestimmten Ordnungsprinzip aufgelistet. Damit wird eine Einheitlichkeit in der Kontenbezeichnung innerhalb einer Branche erreicht.

Aus diesem Kontenrahmen sucht sich jedes Unternehmen die Konten heraus, die es benötigt. Man spricht dann von einem „Kontenplan“. Umgekehrt könnte ein Unternehmen auch Konten in seinen Plan aufnehmen, die es benötigt, die aber üblicherweise für die Branche nicht vorgesehen sind.

Nähere Informationen zum Kontenrahmen finden Sie in Kapitel 6.

1.3  Ausgewählte passive Bestandskonten

Auf dem in unserer Buchhaltung geführten Bankkonto ist ein Zugang zu buchen. Da „Bank“ ein aktives Bestandskonto ist, muss die Zunahme im Soll gebucht werden:

Die Buchung auf dem aktiven Bestandskonto „Bank“ zeigt, was wir mit dem Geld gemacht haben: Wir haben es zunächst auf unser Bankkonto gelegt. Es wird aber noch nicht deutlich, woher das Geld (nämlich von einem Kredit) stammt. Außer den Konten, die Aussagen über die Verwendung der Mittel machen, benötigen wir folglich noch Konten, die Aussagen über die Herkunft der Mittel machen. Solche Konten nennt man passive Bestandskonten. Um solche Konten von den aktiven Bestandskonten unterscheiden zu können, haben sie einen anderen Aufbau: Sie haben den Anfangsbestand im Haben. Zugänge erhöhen den Anfangsbestand und sind folglich ebenfalls im Haben zu erfassen. Abgänge werden dann im Soll gebucht.

Das Konto für die Erfassung unseres Kredits und damit unserer Schulden bei der Bank heißt „Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten“. Der Begriff „Kreditinstitut“ umfasst Banken und Sparkassen. Da wir bisher noch keinen Kredit hatten (Anfangsbestand ist null) ergibt sich auf dem neuen Konto folgendes Bild:

Die folgende Übersicht verdeutlicht nochmals die Unterschiede:

Unsere kleine Fahrradhandlung möchte in Zukunft die eingekauften Fahrräder nicht mehr bar bezahlen, sondern vom Lieferanten mit der Warenlieferung eine Rechnung erhalten, die sie innerhalb eines Monats per Überweisung bezahlt. Für unsere Fahrradhandlung sind die Fahrräder Waren, mit denen sie handelt.

Unser Bestand an Fahrrädern nimmt zu. Dies erfassen wir auf dem aktiven Bestandskonto „Waren“. Nehmen wir an, wir hätten bisher noch keine Fahrräder auf Lager gehabt.

In der Buchhaltung wird nun deutlich, dass wir einen Bestand an Fahrrädern in Höhe von 500 EUR haben. Es ist bisher aber noch nicht erkennbar, dass wir diese Fahrräder noch bezahlen müssen. Wenn wir den Vorgang am 22. März in der Buchhaltung erfassen, können wir sagen, dass wir bei unserem Lieferanten Schulden haben und zwar solange bis wir im März die Rechnung bezahlen. Letztendlich hat uns der Lieferant einen Kredit gegeben. Wir haben die Ware heute erhalten, zahlen sie aber erst später. Da das Konto „Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten“ für Kredite bei Banken und Sparkassen reserviert ist, müssen wir ein neues Konto einführen. Schulden bei Lieferanten werden auf dem Konto „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ (kurz: Verb. a. L. u. L.) erfasst. Da dieses Konto Auskunft über die Mittelherkunft (= vom Lieferanten) macht, ist es ein passives Bestandskonto.

Die Mittel können demnach von Kreditinstituten oder von Lieferanten kommen. Die Mittel, die ins Unternehmen investiert (verwendet) wurden, können aber auch vom Inhaber selbst kommen. In diesem Falle spricht man von „Eigenkapital“.

1.4  Anwendung von Buchungsregeln

Alle Geschäftsfälle werden auf den entsprechenden Konten gebucht. Um die Buchungen richtig eintragen zu können, muss man wissen, auf welcher Kontenseite der entsprechende Vorgang einzutragen ist. Dabei ist zu beachten, dass „Soll“ nicht „Minus“ und „Haben“ nicht „Plus“ bedeutet, wie die folgenden Beispiele noch zeigen werden. Entscheidend ist vielmehr die Überlegung, auf welcher Seite jeweils der Anfangsbestand (= AB) steht.

Trägt man nun auf der richtigen Kontenseite ein, dann ist es zweckmäßig vor die Zahl in Kurzform zu schreiben, worum es bei diesem Geschäftsfall ging. Diese Kurzform nennt man „Buchungstext“. Die Formulierung „Barkauf eines Laptops“ wäre für einen Eintrag auf den T-Konten zu lange. Der Vorgang ist stattdessen mit einem oder zwei Stichworten in abgekürzter Form zu beschreiben. Für den Buchungstext gibt es keine Vorschriften. Um die Arbeit am Anfang zu erleichtern, sind in der folgenden Liste „Buchungstexte“ für sehr häufig vorkommende Geschäftsfalle aufgelistet:

Außerdem nummerieren wir alle Geschäftsfälle durch und tragen die Nummer des Geschäftsfalls ebenfalls auf dem Konto ein. Da der Barkauf des Laptops unser erster Geschäftsfall ist, bekommt er die Nr. [1].

Diese Nummerierung hilft uns, bei einem eventuell entstandenen Buchungsfehler leichter alle Buchungen nachprüfen zu können.

Die Anfangsbestände erhalten keine Nummer. Durchnummeriert werden nur die Geschäftsfälle, die während eines Jahres zu erfassen sind. Nehmen wir an, dass wir bei Geschäftsgründung eine Ladeneinrichtung im Wert von 5.000 EUR und Bargeld in Höhe von 1.250 EUR haben. Diese Ausgangsdaten sind als Anfangsbestände auf den Konten einzutragen.

Die Buchung des Geschäftsfalls kann nun auf den Konten eingetragen werden:

Die Geschäftsausstattung hat zugenommen. Diese Zunahme haben wir auf der linken Seite (= Soll-Seite) gebucht. Die Zunahme ist ja positiv und nicht negativ. Man sieht, dass die Gleichung „Soll = Minus“ nicht stimmt. Der Kassenbestand hat durch die Barzahlung abgenommen. Diese Abnahme – die wir auf dem Konto „Kasse“ im Haben (rechts) gebucht haben – ist sicher nicht „positiv“. Man sieht die Gleichung „Haben = Plus“ stimmt nicht. Um richtig buchen zu können, muss man unbedingt die Gleichungen „Soll = Minus“ und „Haben = Plus“ aus dem Gedächtnis streichen!

Dies scheint auf den ersten Blick verwirrend zu sein. Schließlich sei es doch auf dem Kontoauszug so, dass „Soll = Minus“ und „Haben = Plus“ ist. Dies versteht man, wenn man sich in die Buchhaltung der Bank hinein denkt:

1.5  Der Buchungssatz

Bisher haben wir Geschäftsfälle auf den T-Konten eingetragen, d. h. gebucht. Das manuelle (= von Hand) Eintragen der Geschäftsfälle auf den T-Konten ist sehr zeitintensiv. Ein Buchhaltungsprogramm oder eine Integrierte Unternehmenssoftware kann uns diese Arbeit abnehmen. Wir müssen dem Programm aber in irgendeiner Weise mitteilen, dass es z. B. auf dem Konto „Bank“ 5.000,00 EUR im Soll (links) buchen soll. Diese Mitteilung an die Software sollte in möglichst knapper Form erfolgen. Eine Möglichkeit hierfür ist der sogenannte Buchungssatz. Er drückt aus, auf welchen Konten (mit Angabe der jeweiligen Kontenseite) welche Beträge zu buchen sind.

Wir brauchen die Buchungssätze aber noch aus einem anderen Grund: Die Anordnung auf den T-Konten erfolgt nach sachlichen Gesichtspunkten, d. h. z. B. alles, was Bargeschäfte betrifft, findet sich auf dem Konto „Kasse“, alles, was Einrichtungsgegenstände im Büro betrifft, finden wir auf dem Konto „Geschäftsausstattung“. Die Erfassung der Buchungssätze und die damit verbundene Auflistung nach Datum erleichtern uns das Auffinden und gegebenenfalls die Fehlersuche bestimmter Buchungen.

Wir legen den Aufbau eines Buchungssatzes wie folgt fest:

Die Festlegung, dass zunächst das Konto genannt wird, auf dem im Soll gebucht wird, erleichtert den Austausch zwischen Buchhaltern, da jeder weiß, das zuerst genannte Konto, das ist, auf dem in einem Geschäftsfall im Soll gebucht wird.

Den Buchungsbetrag könnte man auch nur ein Mal nennen. Es soll aber deutlich werden, dass der Betrag auf jedem der beiden Konten gebucht werden muss, und zwar ein Mal im Soll und ein Mal im Haben.

Aus Vereinfachungsgründen nennen wir nur die Geschäftsfallnummer. Auf die Angabe des Geschäftsfalldatums verzichten wir.

Der Buchungssatz lautet:

Der Buchungssatz lautet:

Manche Buchhaltungsprogramme benutzen anstelle der Überschrift „Soll“ auch den Ausdruck „Konto“ und für „Haben“ „Gegenkonto“.

Der Buchungsbetrag muss in der Regel in der Software nur ein Mal eingegeben werden.

Eingabe des Buchungssatzes in Buchhaltungsprogrammen

Wie ist der Vorgang zu buchen?

Es wird deutlich, dass hier drei Konten betroffen sind. Bisher hatten wir aber nur Fälle, in denen zwei Konten vorkamen. Eine Möglichkeit besteht darin, zwei Buchungssätze zu machen:

und

In jedem der beiden Buchungssätze kommt „Fuhrpark“ vor. Man kann deshalb anstelle von zwei einfachen Buchungssätzen auch einen zusammengesetzten machen und auf dem Konto „Fuhrpark“ 20.000 EUR (= 1.000 EUR + 19.000 EUR) buchen.

1.6  Begründung von Buchungen

Es macht keinen Sinn, Buchungssätze auswendig zu lernen. Wer am Beginn seiner Beschäftigung mit Buchhaltung einfache Buchungssätze auswendig lernt, wird spätestens bei komplexeren Buchungen scheitern. Umgekehrt: Wer von Anfang an erklären kann, warum auf welchem Konto und auf welcher Kontenseite zu buchen ist, der wird auch mit schwierigeren Geschäftsfällen keine Probleme haben.

Es ist hilfreich, die Begründung für eine Buchung nach einem bestimmten Schema zu formulieren. Wir schlagen folgenden Aufbau für die Begründung einer Buchung vor:

Wie lautet der Buchungssatz?