Checkliste
Anhand von Checklisten werden Prüfungsanforderungen transparent.
Die folgenden Elemente erleichtern Ihnen die Orientierung im Buch:
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Checkliste |
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Beispiele und Übungen
Die Beispiele in diesem Buch illustrieren das Gesagte.
Die Merkkästen enthalten Empfehlungen und wichtige Hinweise.
Auf den Punkt gebracht
Am Ende jedes Kapitels finden Sie eine kurze Zusammenfassung des behandelten Themas.
Die Globalisierung, verstärkte Umwelteinflüsse und die zunehmende Komplexität der unternehmerischen Aktivitäten erfordern eine hohe Aufmerksamkeit und fundierte Entscheidungen der Unternehmensführung sowie eine auf Nachhaltigkeit ausgerichtete Unternehmenspolitik.
Wiederholt sind Unternehmen wegen mangelhafter Risikoeinschätzungen, unausgewogener Zielsetzungen sowie unzureichender Steuerung und Kontrolle in Bedrängnis geraten oder sogar um ihre Existenz gebracht worden. Eine wirksame Kontrolle der Unternehmensführung durch ein eigenständiges Überwachungsgremium soll Fehlentscheidungen der leitenden und geschäftsführenden Organe und Personen verhindern.
Bezüglich der Überwachung der Unternehmensführung steht der Aufsichtsrat im Mittelpunkt der öffentlichen Wahrnehmung. Für Aktiengesellschaften (AG) und Genossenschaften sowie der Mitbestimmung unterliegende Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) ist er gesetzlich vorgeschrieben. Sparkassen, Anstalten und Körperschaften des öffentlichen Rechts haben einen Verwaltungsrat mit aufsichtsratsähnlichen Aufgaben.
Für andere Unternehmen stellt sich mit wachsender Unternehmensgröße die Frage nach der Notwendigkeit oder8 Zweckmäßigkeit eines freiwilligen Überwachungsgremiums. Dementsprechend haben viele mittelständische oder Familienunternehmen einen Beirat mit aufsichtsratsähnlichen Überwachungs- und Beratungspflichten.
Eine wirksame Überwachung der Geschäftsführung setzt regelmäßige und zeitnahe Informationen über alle wesentlichen Geschäftsvorgänge, den Geschäftsverlauf und das Geschäftsergebnis sowie umfassende Informations-, Einsichts- und Prüfungsrechte des Überwachungsgremiums voraus.
Die Tätigkeit im Aufsichtsrat, Beirat oder Verwaltungsrat ist kein Hobby, das man sporadisch und nebenbei ausüben kann. Sie erfordert vielmehr nennenswerten persönlichen Einsatz und eine angemessene Professionalität.
In Bezug auf die Leitung und Überwachung von Unternehmen unterscheidet man das monistische und das dualistische System.
Beim monistischen oder Boardsystem, das in angelsächsischen Ländern und auch in der Schweiz verbreitet ist, ist ein und dasselbe Organ sowohl für die Geschäftsführung als auch für deren Überwachung zuständig, nämlich der Board oder der Verwaltungsrat.
Zur Überwachung der Geschäftsführung muss der Board einen besonderen Ausschuss, ein sog. Audit Committee, bilden, dem ausschließlich Boardmitglieder angehören, die nicht mit dem Tagesgeschäft des Unternehmens befasst sind. Die Mitglieder des Audit Committee wirken jedoch an grundlegenden Boardentscheidungen unmittelbar mit, 9sodass insoweit Geschäftsführung und Überwachung der Geschäftsführung nicht streng getrennt sind.
Beim dualistischen System sind Geschäftsführung und deren Überwachung zwei gesonderten Organen zugeordnet. Dieses System mit Vorstand oder Geschäftsführung einerseits und Aufsichtsrat andererseits ist die vorherrschende Verwaltungsstruktur in Deutschland.
Für den Aufsichtsrat hat der Gesetzgeberbetont, dass er sich bei der Überwachung der Geschäftsleitung besonders mit der aktuellen Situation und der künftigen Entwicklung des Unternehmens sowie den damit verbundenen Chancen und Risiken befassen muss.
Die Europäische Gesellschaft (SE) kann zwischen den beiden Verwaltungssystemen wählen.
Von der Systematik her ist dem dualistischen Verwaltungssystem der Vorzug zu geben. Entscheidend sind jedoch jeweils die handelnden Personen und deren tatsächliche Handhabung ihrer Aufgaben und Pflichten.
Auf den Punkt gebracht
Die Globalisierung und größere Umwelteinflüsse haben die Komplexität und die Risiken der unternehmerischen Tätigkeiten enorm erhöht. Daher ist die Überwachung der Geschäftsführung durch eigenständige Überwachungsgremien von großer Bedeutung. Die gesetzlich vorgeschriebenen oder freiwillig gebildeten Überwachungsgremien sollen für eine recht- und ordnungsmäßige sowie wirtschaftlich vernünftige und nachhaltig erfolgreiche Unternehmensführung sorgen.
Aufgaben sowie Rechte und Pflichten des Aufsichtsrats einer Aktiengesellschaft sind umfassend im Aktiengesetz geregelt. Für den Aufsichtsrat von Unternehmen anderer Rechtsform wird in der Regel auf die aktienrechtlichen Vorschriften verwiesen, z. B. im GmbH-Gesetz. Für Genossenschaften ist auf das Genossenschaftsgesetz zu verweisen.
Die Vertretung von Arbeitnehmern im Aufsichtsrat ist durch das Drittelbeteiligungsgesetz (DrittelbG) und das Mitbestimmungsgesetz (MitbestG) geregelt.
Weitere Vorgaben für den Aufsichtsrat ergeben sich aus der Satzung oder dem Gesellschaftsvertrag des Unternehmens.
Börsennotierte Gesellschaften haben den Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK oder Kodex) zu beachten, der Grundsätze guter Unternehmensführung und -kontrolle in Form von Empfehlungen enthält, über deren Befolgung jährlich zu berichten ist.
Aktiengesellschaften (AG) und Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA), ferner Genossenschaften sowie Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) mit mehr als 500 Arbeitnehmern müssen einen Aufsichtsrat haben, der 12zu einem Drittel mit Arbeitnehmervertretern zu besetzen ist. Bei mehr als 2.000 Arbeitnehmern setzt sich der Aufsichtsrat paritätisch aus Anteilseigner- und Arbeitnehmervertretern zusammen.
Der Aufsichtsrat der AG oder KGaA sowie einer Genossenschaft besteht aus mindestens drei Mitgliedern. Die Satzung kann eine höhere Zahl bestimmen. Bei der AG oder KGaA richtet sich die zulässige Höchstzahl der Mitglieder nach der Höhe des Grundkapitals.
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Zahlenmäßige Zusammensetzung des obligatorischen Aufsichtsrats |
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§ 95 Aktiengesetz |
Höchstzahl der Mitglieder |
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Grundkapital bis zu 1,5 Mio. € |
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Grundkapital von mehr als 1,5 Mio. € |
15 |
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Grundkapital von mehr als 10 Mio. € |
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§ 4 DrittelbG § 7 MitbestG |
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Unternehmen anderer Rechtsform und GmbHs mit weniger als 500 Arbeitnehmern können freiwillig einen Aufsichtsrat oder Beirat bilden. Die Anzahl der Mitglieder und ihre Zusammensetzung sowie die Rechte und Pflichten des Aufsichtsrats richten sich dann nach dem Gesellschaftsvertrag.
Der Aufsichtsrat soll so zusammengesetzt sein, dass seine Mitglieder in ihrer Gesamtheit über die für das Unternehmen wichtigen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen, um die Unternehmenslage und ihre Entwicklung sowie die gewöhnlichen Geschäfte des Unternehmens beurteilen zu können.
Der Aufsichtsrat börsennotierter und mitbestimmter Gesellschaften muss sich zumindest zu 30 % aus Frauen und zu mindestens 30 % aus Männern zusammensetzen. Bei börsennotierten oder mitbestimmten Unternehmen muss der Aufsichtsrat Zielgrößen für den Frauenanteil festlegen; bei Zielgrößen unter 30 % darf der erreichte Frauenanteil nicht mehr unterschritten werden. Nach dem DrittelbG sollen unter den Arbeitnehmervertretern Frauen und Männer entsprechend ihrem zahlenmäßigen Verhältnis im Unternehmen vertreten sein.
Neben der geschlechterspezifischen Diversität gehören zur angestrebten Vielfalt der Aufsichtsratsmitglieder unterschiedliche fachliche Qualifikationen und Erfahrungen, Internationalität, Alter u. A. Der DCGK empfiehlt, dass der 14Aufsichtsrat für seine Zusammensetzung ein Kompetenzprofil erarbeitet und umsetzt.
Bei kapitalmarktorientierten Unternehmen muss mindestens ein Aufsichtsratsmitglied über Sachverstand auf den Gebieten der Rechnungslegung oder Abschlussprüfung verfügen (sog. Finanzexperte).
Nach dem Aktiengesetz hat der Aufsichtsrat folgende Aufgaben:
Der Aufsichtsrat vertritt die Gesellschaft
Die Aufgaben und Rechte von fakultativen Aufsichtsräten ergeben sich aus dem Gesellschaftsvertrag und Beschlüssen der Gesellschafterversammlung. Im Übrigen sind die Vorschriften des Aktiengesetzes sinngemäß anzuwenden.
Unabdingbare Voraussetzungen für eine wirksame Überwachungstätigkeit sind ein uneingeschränktes Informationsrecht der Aufsichtsratsmitglieder und eine offene Berichterstattung der Geschäftsführung an den Aufsichtsrat.
Aufsichtsratsmitglieder haben die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters sinngemäß anzuwenden. „Sinngemäß“ bedeutet, dass den unterschiedlichen Aufgaben von Vorstand und Aufsichtsrat Rechnung zu tragen ist.
Dem Aufsichtsrat obliegt nicht die Geschäftsführung, sondern die Überwachung der Geschäftsführung des Vorstands. Außerdem ist die Aufsichtsratstätigkeit im Gegensatz zur vollamtlichen Vorstandstätigkeit als Tätigkeit konzipiert, die neben einem Hauptberuf ausgeübt werden kann. Daraus ergibt sich im Vergleich zur Geschäftsführung ein abgestufter Haftungsmaßstab.
Abzustellen ist auf die Sorgfalt ordentlicher und gewissenhafter Überwacher, die eine ausreichende und wirksame Kontrolle der Geschäftsführung sicherstellt. Das bedeutet, dass der Aufsichtsrat Art und Intensität seiner Überwachung an die konkrete Situation und Entwicklung des Unternehmens und die Qualität der Geschäftsführung anpassen muss.
Die sorgfältige Überwachung verlangt, dass der Aufsichtsrat seine Entscheidungen auf ausreichenden Informationen und notwendigen Beratungen gründet, ggf. unter Hinzuziehung von Sachverständigen. Außerdem muss jedes Aufsichtsratsmitglied seine Entscheidungen in redlicher Absicht und ohne Eigeninteresse so treffen, dass sie dem Interesse des Unternehmens dienen.
17Soweit spezifische Kenntnisse, Fähigkeiten oder berufstypische Sachkunde für die Wahl zum Aufsichtsratsmitglied maßgeblich sind, wird von den betroffenen Aufsichtsratsmitgliedern insoweit eine erhöhte Sorgfalt gefordert. So trägt z. B. der Finanzexperte im Zusammenhang mit der Überwachung und Prüfung der Rechnungslegung eine besondere Verantwortung.
Als besondere Pflicht ist den Aufsichtsratsmitgliedern Verschwiegenheit über vertrauliche Berichte und Beratungen auferlegt (s. Kapitel „Persönliche Qualifikationen und Pflichten“). Die Verschwiegenheitspflicht gilt auch gegenüber Aktionären, der Belegschaft und dem Betriebsrat.
Wer vorsätzlich seinen Einfluss auf die Gesellschaft dazu benutzt, um Aufsichtsrats- oder Vorstandsmitglieder oder andere Unternehmensangehörige zu Handlungen zum Schaden der Gesellschaft oder ihrer Aktionäre zu veranlassen, haftet für den entstandenen Schaden. Neben ihm haften als Gesamtschuldner die Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats, wenn sie das unter Verletzung ihrer Pflichten nicht verhindert haben.
Aufsichtsratsmitglieder sind gegenüber der Gesellschaft namentlich zum Ersatz verpflichtet, wenn sie für Vorstandsmitglieder eine unangemessene Vergütung festsetzen. Deshalb sind die Grundsätze und Empfehlungen für die Festsetzung der Gesamtbezüge eines Vorstandsmitglieds besonders zu beachten (s. Kapitel „Dienstvertrag und Vergütung“).
18Eine Haftung wegen Pflichtverletzungen besteht gegenüber der Gesellschaft oder Genossenschaft für einen ihr entstandenen Schaden und gegenüber den Anteilseignern oder Gläubigern des Unternehmens für deren Schaden.
Es ist vielfach üblich, dass vom Unternehmen eine Versicherung gegen Haftpflichtrisiken seiner Organmitglieder – mit angemessenem Selbstbehalt – abgeschlossen wird (sog. D&O-Versicherung).
Über den Abschluss einer D&O-Versicherung zugunsten von Aufsichtsratsmitgliedern sollte ein Beschluss der Hauptversammlung herbeigeführt wird.
Die Aufsichtsratsmitglieder üben ihre Tätigkeit kraft ihrer korporationsrechtlichen Bestellung zum Organmitglied aus. Für ihre Tätigkeit kann ihnen eine Vergütung gewährt werden.
Die Vergütung wird in der Satzung oder von der Hauptversammlung festgesetzt. Sie soll in einem angemessenen Verhältnis zu den Verantwortlichkeiten und Aufgaben der Aufsichtsratsmitglieder und zur wirtschaftlichen Lage der Gesellschaft stehen.
In der Regel werden die Aufsichtsratsvergütungen in der Satzung festgelegt. Für eine Satzungsänderung zur Herabsetzung 19der Bezüge genügt eine einfache Mehrheit der Hauptversammlung.
Für den ersten Aufsichtsrat einer AG oder SE kann nur die Hauptversammlung, die über die Entlastung der Mitglieder des ersten Aufsichtsrats beschließt, eine Vergütung bewilligen.
Bei der Höhe der Vergütungen sollten der Vorsitz und der stellvertretende Vorsitz im Aufsichtsrat sowie der Vorsitz und die Mitgliedschaft in Ausschüssen berücksichtigt werden. Üblicherweise erhält der Aufsichtsratsvorsitzende das Doppelte und sein Stellvertreter das 1,5-Fache der Vergütung für ein normales Aufsichtsratsmitglied. Für die Mitgliedschaft in Ausschüssen kann eine besondere Vergütung gewährt werden.
Eine erfolgsorientierte Vergütung soll auf einer nachhaltigen Unternehmensentwicklung basieren.
Börsennotierte Unternehmen sollen die Vergütungen an Aufsichtsratsmitglieder im Corporate-Governance-Bericht individualisiert und aufgegliedert nach Bestandteilen angeben.
Wenn sich ein Aufsichtsratsmitglied außerhalb seiner Aufsichtsratstätigkeit durch einen Dienstvertrag, der nicht ein Arbeitsverhältnis begründet, oder durch einen Werkvertrag zu einer Tätigkeit höherer Art, die besondere Kenntnisse erfordert, verpflichtet, bedürfen die Verträge zu ihrer Wirksamkeit der ausdrücklichen Zustimmung des Aufsichtsrats.
20Verträge der Gesellschaft mit einzelnen Aufsichtsratsmitgliedern über besondere Dienstleistungen können die für das Amt erforderliche Unabhängigkeit und Neutralität gefährden.
Die Restriktionen für Verträge mit Aufsichtsratsmitgliedern gelten nicht automatisch für fakultative Aufsichtsräte, es sei denn, Gesellschaftsvertrag oder Gesellschafterbeschluss enthalten entsprechende Bestimmungen. Dennoch sollte bei solchen Verträgen die Gefahr von Interessenkonflikten beachtet werden.
Zu den Aufgaben des Aufsichtsrats gehört die Beratung des Vorstands in üblichen Fragen der Unternehmensführung. Sie können rechtlicher, betriebswirtschaftlicher, organisatorischer, steuerrechtlicher oder personeller Art sein und auf die beruflichen Spezialkenntnisse der einzelnen Aufsichtsratsmitglieder zurückgreifen. Diese Leistungen sind mit der festgesetzten Aufsichtsratsvergütung in vollem Umfang abgegolten.
Verträge mit Aufsichtsratsmitgliedern über derartige generelle Beratungen sind unzulässig. Die Unzulässigkeit bezieht sich auch auf Partnerschaften und Sozietäten des Aufsichtsratsmitglieds.
Genehmigungsfähig sind nur Verträge über Beratungsaufgaben, die sich klar von der Aufsichtsratstätigkeit abgrenzen lassen. Ihr Gegenstand müssen spezielle Fragen sein, die 21nicht zum normalen Überwachungsfeld des Aufsichtsrats gehören. Für die Genehmigung des Vertrags muss die Beratungsleistung genau definiert und die vereinbarte Vergütung angegeben werden.
Nicht genehmigte Beratungsverträge sind unwirksam. Eine gezahlte Vergütung ist zurückzuzahlen.
Kredite an Aufsichtsratsmitglieder darf die Gesellschaft nur mit Einwilligung des Aufsichtsrats gewähren. Das Gleiche gilt für Kredite an Ehegatten, Lebenspartner oder minderjährige Kinder von Aufsichtsratsmitgliedern.
Ein herrschendes Unternehmen darf Kredite an Aufsichtsratsmitglieder abhängiger Unternehmen nur mit Einwilligung des Aufsichtsrats der abhängigen Gesellschaft vergeben. Ebenso dürfen abhängige Unternehmen Kredite an Aufsichtsratsmitglieder des herrschenden Unternehmens nur mit Zustimmung des Aufsichtsrats des herrschenden Unternehmens gewähren.
Der Aufsichtsratsbeschluss über die Einwilligung muss die Höhe des Kredits sowie seine Verzinsung und Rückzahlung regeln. Wird der Kredit ohne Einwilligung des zuständigen Aufsichtsrats gewährt, ist er zurückzuzahlen, wenn der Aufsichtsrat nicht nachträglich zustimmt.
22Auf den Punkt gebracht
Die aktienrechtlichen Bestimmungen zu Zusammensetzung, Aufgaben, Rechten und Pflichten des Aufsichtsrats sind Vorbild für die Überwachungsorgane anderer Unternehmen. Die im Aktiengesetz geforderten Qualifikationen und Sorgfaltspflichten gelten analog für die Mitglieder der Überwachungsgremien anderer Unternehmen.
Die Mitglieder des Aufsichtsrats werden von den Anteilseignern (Aktionäre oder Gesellschafter) gewählt, also durch die Haupt-, Gesellschafter- oder Generalversammlung. Der erste Aufsichtsrat einer AG wird für das erste Geschäftsjahr von den Gründern bestellt. Danach hat der amtierende Aufsichtsrat der Hauptversammlung einen Vorschlag für die Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern zu machen, an den die Hauptversammlung aber nicht gebunden ist.
Die Amtszeit der Aufsichtsratsmitglieder wird in der Satzung oder bei der Wahl festgelegt und darf beim obligatorischen Aufsichtsrat höchstens bis zum Ablauf der Hauptversammlung dauern, die über die Entlastung für das vierte volle Geschäftsjahr entscheidet.
Wählbar ist jede natürliche, unbeschränkt geschäftsfähige Person, soweit nicht einer der nachstehend aufgeführten Ausschlussgründe vorliegt.
Nicht gewählt werden darf, wer