Nun haben Sie sich also Ihr ganz persönliches System erarbeitet: eine Archiv-Struktur, die übersichtlich ist. Strategien für einfache, aber wirkungsvolle Suchvorgänge. Ballast wurde entrümpelt. Verzeichnisse und Cloud-Speicherorte sind angeglichen. Ein doppeltes Backup sorgt für Datensicherheit. Gratulation!

Durch das Einhalten sehr einfacher Regeln und den eingebauten Automatisierungen – zum Beispiel durch ein zeitgesteuertes Backup – sollte es Ihnen auch leichtfallen, die »Nachhaltigkeit« Ihres Systems zu bewahren. Dennoch ist es gerade am Anfang wichtig, regelmäßig einen Blick auf seine Struktur zu werfen, bis die Abläufe in Fleisch und Blut übergegangen sind. Auch eine gewisse Kontrolle – ob noch alles wie ursprünglich geplant funktioniert – in größeren Abständen ist nicht verkehrt. Vielleicht hat ja Ihr Cloud-Anbieter Änderungen vorgenommen, die an Ihnen vorübergingen, sodass die Backups nicht mehr korrekt gespeichert werden.

​Um hier die Übersicht zu behalten und auch in Abständen erinnert zu werden, lohnt sich der Einsatz eines kleinen Listen-Managers. Dafür genügt eine der Notizen-Apps, die ich bereits vorgestellt habe (siehe Kapitel 10). Oder man bedient sich einer Aufgaben-Anwendung, von denen es sehr viele auf dem Markt gibt. Bekannte Namen sind hier ToDo von Microsoft (https://todo.microsoft.com/de-de/, kostenlos, alle Plattformen), Remember The Milk (https://www.rememberthemilk.com, kostenlos und Premium, alle Plattformen) oder Things (https://culturedcode.com/things/, Mac und iOS, kostenpflichtig).

Ich selbst verwende die Aufgabenplanung ​​Todoist (https://todoist.com, alle Plattformen, kostenlos und Premium), die sehr gut von den Entwicklern gepflegt und ständig weiterentwickelt wird. Todoist hat inzwischen viele Freunde gefunden, sodass ich das prinzipielle Vorgehen am Beispiel dieses Tools erläutern werde, in der Regel sollten Sie dies leicht auf Ihre bevorzugte Anwendung übertragen können.

Als große Rubriken habe ich hier aufgeführt Scannen und ablegen, Ordner durchforsten, Backup überprüfen und Cloud-Speicherorte bereinigen. Damit es nicht beim »Ja, ich müsste mal wieder ... die Fenster putzen ... irgendwann ...« bleibt, habe ich noch kleine Teilaufgaben hinzugefügt und mit Terminen versehen.

Der Aufwand für die Pflege unseres Systems soll sich ja in Grenzen halten, es geht auch bei dieser Übersicht in erster Linie um kleine »Anstupser«, weshalb die Termine auch nicht zu eng gesetzt sind. Daher ist es gut, etwas zu differenzieren: So stört Sie eventuell etwas »Unordnung« im Verzeichnis Downloads nicht so sehr und es genügt, wenn Sie hier nur einmal monatlich genauer hinschauen. Im Ordner Dokumente hingegen, der Dateien für laufende Projekte aufnimmt, kann es sinnvoll sein, wöchentlich nach dem Rechten zu sehen.

Für unser Vorhaben ideal: Todoist versteht Anweisungen in Alltagssprache für Termine, also zum Beispiel »Backup überprüfen Ende des Monats« oder »Eingangspost scannen jeden Freitag um 16:00 Uhr«. Bei wiederkehrenden Terminen wird die Aufgabe nicht gelöscht – nach dem Abhaken erhält sie automatisch das Folgedatum.

Bei der Aufgabe Ordner >Downloads< überprüfen wurde als Terminvorgabe jeden zweiten Freitag um 15:00 Uhr eingestellt. Der nächste fällige Termin ist Freitag, der 14. Juli. Nach dem Ankreuzen erhält die Aufgabe ohne weiteres Zutun automatisch das Fälligkeitsdatum Freitag, 28. Juli und so weiter.

Viele Aufgabenplaner weisen auch Schnittstellen zu Kalenderanwendungen auf. Todoist hat beispielsweise eine »Echtzeit«-Synchronisierung in beide Richtungen zum Google-Kalender, sodass Sie auch dort Ihre Aufräum-Aufgaben einblenden lassen können.

Sie werden Ihre eigenen Wege finden für Aufgaben, Unteraufgaben und Zeitabstände, die Ihren Abläufen am besten entsprechen. Ich selbst terminiere Routineaufgaben wie das Einscannen der Wochenpost oder das Einordnen von Evernote-Notizen gerne für den Freitag- oder Sonntagnachmittag. Das bildet einen gewissen Wochenabschluss. Aufgaben hingegen, die sich mit aktuellen beruflichen Projekten befassen, etwa das Aufräumen meines Dokumentenordners, lege ich eher auf den Montagmorgen, damit ich das Wochenende über den Kopf frei habe.

So, nun sind wir am Ende eines doch recht umfangreichen Streifzugs angelangt. Ich hoffe, dass Sie zahlreiche Anregungen erhalten haben, wie Sie mit Informationen umgehen können und Ihr digitaler Alltag künftig deutlich übersichtlicher und aufgeräumter verläuft! In unseren Zeiten wird die Zunahme digitaler Information uns ständig begleiten, aber Sie sollten nun über ausreichend Werkzeuge verfügen, um einen großen Teil dieser Anforderungen auch in der Zukunft bewältigen zu können. Dafür wünsche ich Ihnen von meiner Seite alles Gute!