Der Aufsichtsrat
Wirksame Überwachung
der Unternehmensleitung
Eberhard Scheffler
Die folgenden Elemente erleichtern Ihnen die Orientierung im Buch:
Beispiel
Die Beispiele in diesem Buch illustrieren das Gesagte.
Die Merkkästen enthalten Empfehlungen und wichtige Hinweise.
Auf den Punkt gebracht
Am Ende jedes Kapitels finden Sie eine kurze Zusammenfassung des behandelten Themas.
Klimatische und wirtschaftspolitische Einflüsse sowie kürzer werdende Innovations- und Produktzyklen erfordern große Aufmerksamkeit und Agilität der Unternehmensführung, um den nachhaltigen Erfolg des Unternehmens sicherzustellen. Eine adäquate Überwachung und Beratung der Geschäftsführung durch einen qualifiziert besetzten Aufsichtsrat kann und soll Fehlentscheidungen der Geschäftsführung weitgehend verhindern.
Ein Aufsichtsrat ist für Aktiengesellschaften (AG), Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA) und Genossenschaften sowie der Mitbestimmung unterliegende Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) gesetzlich vorgeschrieben. Sparkassen, Anstalten und Körperschaften des öffentlichen Rechts haben einen Verwaltungsrat mit aufsichtsratsähnlichen Aufgaben.
Mit wachsendem Umfang und größerer Komplexität der Unternehmenstätigkeit werden eine unabhängige Überwachung und Beratung der Geschäftsführung bedeutsamer. Dementsprechend haben viele mittelständische oder Familienunternehmen freiwillig einen Beirat eingerichtet, der wie ein Aufsichtsrat mit der Überwachung und Beratung der Geschäftsführung, der Genehmigung gewichtiger Geschäftsvorgänge und mit der Prüfung des Jahresabschlusses betraut ist.
In Bezug auf die Organisation der Leitung und Überwachung von Unternehmen unterscheidet man das monistische und das dualistische System.
Beim monistischen oder Boardsystem, das in angelsächsischen Ländern und auch in der Schweiz verbreitet ist, ist ein und dasselbe Organ sowohl für die Geschäftsführung als auch für deren Überwachung zuständig, nämlich der Board oder der Verwaltungsrat.
Zur Überwachung der laufenden Geschäftsführung dient ein besonderer Ausschuss, dem ausschließlich Boardmitglieder angehören, die nicht mit dem Tagesgeschäft des Unternehmens befasst sind. Die Mitglieder des sog. Audit Committee wirken jedoch an übergeordneten und grundlegenden Boardentscheidungen unmittelbar mit, sodass insoweit Geschäftsführung und Überwachung der Geschäftsführung nicht streng getrennt sind.
Demgegenüber sind beim dualistischen System Geschäftsführung und Überwachung der Geschäftsführung jeweils einem gesonderten Organen zugeordnet. Dieses System mit Vorstand oder Geschäftsführung einerseits und Aufsichtsrat andererseits ist die vorherrschende Verwaltungsstruktur in Deutschland.
Der Aufsichtsrat hat die Geschäftsführung des Vorstands zu überwachen. Er muss sich insbesondere mit der aktuellen Situation und den Chancen und Risiken der künftigen Entwicklung des Unternehmens befassen.
Im Vergleich der beiden Systeme wird beim monistischen System hervorgehoben, dass die Mitglieder des Audit Committee durch ihre Boardzugehörigkeit direkter und aktueller über die Geschäftstätigkeiten des Unternehmens informiert sind als die Mitglieder eines Aufsichtsrats. Als Vorteil des dualistischen Systems wird betont, dass die organmäßige Trennung eher eine neutrale und objektive Überwachung der Geschäftsführung gewährleistet.
Unabhängig vom System kommt es für eine sachgerechte und effiziente Überwachung der Geschäftsführung auf die Kenntnisse, Erfahrungen und Eigenständigkeit der handelnden Personen und auf die tatsächliche Wahrnehmung ihrer Aufgaben und Pflichten an.
Auf den Punkt gebracht
Angesichts hoher Komplexität und wachsenden Risiken der unternehmerischen Tätigkeiten ist die Überwachung der Geschäftsführung für den Fortbestand und den nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens von großer Bedeutung. Der Aufsichtsrat soll durch zukunftsorientierte Überwachung und Beratung der Geschäftsführung für eine recht- und ordnungsmäßige sowie zweckmäßige, zeitgemäße und wirtschaftliche Unternehmensführung sorgen.
Die Aufgaben, Rechte und Pflichten des Aufsichtsrats einer AG sind umfassend im Aktiengesetz geregelt. Für den Aufsichtsrat von Unternehmen anderer Rechtsform wird in der Regel auf die aktienrechtlichen Vorschriften verwiesen, z.B. im GmbH-Gesetz. Für Genossenschaften ist auf das Genossenschaftsgesetz zu verweisen.
Die Vertretung von Arbeitnehmern im Aufsichtsrat ist durch das Drittelbeteiligungsgesetz (DrittelbG) und das Mitbestimmungsgesetz (MitbestG) geregelt.
Weitere Vorgaben für den Aufsichtsrat ergeben sich aus der Satzung oder dem Gesellschaftsvertrag des Unternehmens.
Börsennotierte Gesellschaften haben zusätzlich die Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) für eine zeitgemäße Unternehmensführung und -überwachung zu beachten und über deren Befolgung jährlich zu berichten (s. S. 145)
Aktiengesellschaften (AG), Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA) und Genossenschaften müssen einen Aufsichtsrat haben. Bei mehr als 500 Arbeitnehmern ist der Aufsichtsrat zu einem Drittel mit Arbeitnehmervertretern zu besetzen. Bei mehr als 2.000 Arbeitnehmern setzt sich der Aufsichtsrat paritätisch aus Anteilseigner- und Arbeitnehmervertretern zusammen. Diese arbeitnehmerbezogene Regelung gilt auch für den Aufsichtsrat von GmbHs.
Der Aufsichtsrat muss mindestens drei Mitglieder haben. Die Satzung kann eine höhere Zahl bestimmen. Bei der AG oder KGaA richtet sich die zulässige Höchstzahl der Mitglieder nach der Höhe des Grundkapitals (siehe folgende Übersicht).
GmbHs mit weniger als 500 Arbeitnehmern sowie Personen- und sonstige Unternehmen können freiwillig einen Aufsichtsrat oder Beirat bilden. Die Anzahl der Mitglieder und ihre Zusammensetzung sowie die Rechte und Pflichten des Aufsichtsrats richten sich dann nach dem Gesellschaftsvertrag.
Zahlenmäßige Zusammensetzung des obligatorischen Aufsichtsrats |
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§ 95 Aktiengesetz |
Höchstzahl der Mitglieder |
Grundkapital bis zu 1,5 Mio. € |
9 |
Grundkapital von mehr als 1,5 Mio. € |
15 |
Grundkapital von mehr als 10 Mio. € |
21 |
§ 4 DrittelbG Bei mehr als 500, aber weniger als 2.000 Arbeitnehmern muss der Aufsichtsrat zu einem Drittel aus Arbeitnehmervertretern bestehen. § 7 MitbestG Bei mehr als 2.000 Arbeitnehmern bis zu 10.000 je sechs Anteilseigner- und Arbeitnehmervertreter, bei über 10.000 bis zu 20.000 Arbeitnehmern je acht Vertreter der Anteilseigner und der Arbeitnehmer, bei über 20.000 Arbeitnehmer je zehn Vertreter. Unter den Arbeitnehmervertretern müssen sich zwei, bei zehn Arbeitnehmervertretern drei Vertreter von Gewerkschaften befinden. |
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Der Aufsichtsrat soll so zusammengesetzt sein, dass seine Mitglieder in ihrer Gesamtheit über die notwendigen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen, um die Geschäftsführung des konkreten Unternehmens sachgerecht und kritisch überwachen, kritisch beurteilen und beraten zu können.
Der Aufsichtsrat börsennotierter und mitbestimmter Gesellschaften muss sich zumindest zu 30% aus Frauen und zu mindestens 30% Männern zusammensetzen. Nach dem DrittelbG sollen unter den Arbeitnehmervertretern Frauen und Männer entsprechend ihrem zahlenmäßigen Verhältnis im Unternehmen vertreten sein.
Neben der geschlechterspezifischen Diversität (s. auch S. 146) gehören zur angestrebten Vielfalt vor allem unterschiedliche fachliche Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen, Internationalität und Alter der Aufsichtsratsmitglieder. Der DCGK empfiehlt, dass der Aufsichtsrat für seine Zusammensetzung ein Kompetenzprofil erarbeitet und über seine Umsetzung berichtet.
Bei kapitalmarktorientierten Unternehmen muss mindestens ein Aufsichtsratsmitglied über Sachverstand auf den Gebieten der Rechnungslegung oder Abschlussprüfung verfügen. Dieser sog. Finanzexperte muss Kenntnisse und praktische Leitungserfahrung im Finanz- und Rechnungswesen von Unternehmen aufweisen, mit wesentlichen Einzelheiten der Rechnungslegung und Abschlussprüfung sowie der Unternehmensfinanzierung vertraut sein.
Nach dem Aktiengesetz hat der Aufsichtsrat folgende Aufgaben:
Die Vertretung der Gesellschaft obliegt grundsätzlich dem Vorstand oder der Geschäftsführung. Der Aufsichtsrat vertritt die Gesellschaft
Die Aufgaben und Rechte von fakultativen Aufsichtsräten ergeben sich aus dem Gesellschaftsvertrag und Beschlüssen der Gesellschafterversammlung. Im Übrigen sind die Vorschriften des Aktiengesetzes sinngemäß anzuwenden.
Unabdingbare Voraussetzungen für eine wirksame Überwachungstätigkeit sind ein uneingeschränktes Informationsrecht der Aufsichtsratsmitglieder und eine offene und zeitnahe Berichterstattung der Geschäftsführung an den Aufsichtsrat.
Aufsichtsratsmitglieder haben die für Vorstandsmitglieder geforderte "Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters" sinngemäß anzuwenden. Da ihr Amt im Gegensatz zur vollzeitlichen Vorstandstätigkeit als eine Tätigkeit konzipiert ist, die neben einem Hauptberuf ausgeübt werden kann, ergibt sich im Vergleich zur Unternehmensleitung ein abgestufter Haftungsmaßstab.
Abzustellen ist auf die Sorgfalt ordentlicher und gewissenhafter Überwacher, die eine ausreichende und wirksame Kontrolle der Geschäftsführung erfordert. Das bedeutet, dass der Aufsichtsrat Art und Intensität seiner Überwachung an die konkrete Situation und Entwicklung des Unternehmens und die Qualität der Geschäftsführung anpassen muss.
Eine sorgfältige Überwachung verlangt, dass der Aufsichtsrat seine Entscheidungen auf ausreichenden Informationen und notwendigen Beratungen gründet, ggf. unter Hinzuziehung von Sachverständigen. Außerdem muss jedes Aufsichtsratsmitglied seine Entscheidungen in redlicher Absicht und ohne Eigeninteresse so treffen, dass sie dem Interesse des Unternehmens dienen.
Soweit spezifische Kenntnisse, Fähigkeiten oder berufstypische Sachkunde für die Wahl zum Aufsichtsratsmitglied maßgeblich sind, wird von den betroffenen Aufsichtsratsmitgliedern insoweit eine erhöhte Sorgfalt gefordert. So trägt z. B. der Finanzexperte im Zusammenhang mit der Überwachung und Prüfung der Rechnungslegung eine besondere Verantwortung.
Als besondere Pflicht ist den Aufsichtsratsmitgliedern Verschwiegenheit über vertrauliche Berichte und Beratungen auferlegt (s. S. 34). Die Verschwiegenheitspflicht gilt auch gegenüber Aktionären, der Belegschaft und dem Betriebsrat.
Wer vorsätzlich seinen Einfluss auf die Gesellschaft dazu benutzt, um Aufsichtsrats- oder Vorstandsmitglieder oder andere Unternehmensangehörige zu Handlungen zum Schaden der Gesellschaft oder ihrer Aktionäre zu veranlassen, haftet für den entstandenen Schaden. Neben ihm haften als Gesamtschuldner die Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats, wenn sie das unter Verletzung ihrer Pflichten nicht verhindert haben.
Aufsichtsratsmitglieder sind gegenüber der Gesellschaft namentlich zum Ersatz verpflichtet, wenn sie für Vorstandsmitglieder eine unangemessene Vergütung festsetzen. Deshalb sind die Grundsätze und Empfehlungen für die Festsetzung der Gesamtbezüge eines Vorstandmitglieds besonders zu beachten (s. S.77 f.).
Die Haftung wegen Pflichtverletzungen besteht gegenüber der Gesellschaft für einen ihr entstandenen Schaden und gegenüber den Anteilseignern oder Gläubigern des Unternehmens für deren Schaden.
Es ist vielfach üblich, dass vom Unternehmen eine Versicherung gegen Haftpflichtrisiken seiner Organmitglieder – mit angemessenem Selbstbehalt – abgeschlossen wird (sog. D&O-Versicherung).
Über den Abschluss einer D&O-Versicherung zugunsten von Aufsichtsratsmitgliedern sollte ein Beschluss der Hauptversammlung herbeigeführt werden.
Die Aufsichtsratsmitglieder üben ihre Tätigkeit kraft ihrer korporationsrechtlichen Bestellung zum Organmitglied aus. Für ihre Tätigkeit kann ihnen eine Vergütung gewährt werden.
Für den ersten Aufsichtsrat einer AG kann nur die Hauptversammlung eine Vergütung bewilligen, die über die Entlastung der Mitglieder des ersten Aufsichtsrats beschließt. Danach wird die Vergütung in der Satzung oder von der Hauptversammlung festgesetzt.
Börsennotierte Gesellschaften müssen ein abstraktes Vergütungssystem für den Aufsichtsrat entwickeln, das von der Hauptversammlung beratend zu billigen ist. Die Hauptversammlung muss mindestens alle vier Jahre über die Aufsichtsratsvergütung beschließen.
Die Vergütung soll in einem angemessenen Verhältnis zu den Verantwortlichkeiten und Aufgaben der Aufsichtsratsmitglieder und zur wirtschaftlichen Lage der Gesellschaft stehen. Dabei soll der höhere zeitliche Aufwand für Vorsitz und stellvertretenden Vorsitz im Aufsichtsrat sowie für Vorsitz und Mitgliedschaft in Ausschüssen berücksichtigt werden. Eine etwaige erfolgsorientierte Vergütung soll auf der nachhaltigen Unternehmensentwicklung basieren.
Börsennotierte Unternehmen haben jährlich einen Vergütungsbericht zu erstellen, in dem die Vergütungen der einzelnen Aufsichtsratsmitglieder aufgegliedert nach Bestandteilen anzugeben sind (S. 80).
Wenn sich ein Aufsichtsratsmitglied gegenüber dem Unternehmen außerhalb seiner Aufsichtsratstätigkeit durch einen Dienstvertrag, der kein Arbeitsverhältnis begründet, oder durch einen Werkvertrag zu einer Tätigkeit höherer Art, die besondere Kenntnisse erfordert, verpflichtet, bedürfen die Verträge zu ihrer Wirksamkeit der ausdrücklichen Zustimmung des Aufsichtsrats.
Verträge der Gesellschaft mit einzelnen Aufsichtsratsmitgliedern über besondere Dienstleistungen können die für das Amt erforderliche Unabhängigkeit und Neutralität gefährden.
Die Restriktionen für Verträge mit Aufsichtsratsmitgliedern gelten nicht automatisch für fakultative Aufsichtsräte, es sei denn, Gesellschaftsvertrag oder Gesellschafterbeschluss enthalten entsprechende Bestimmungen. Dennoch sollte auch hier die Gefahr von Interessenkonflikten beachtet werden.
Zu den Aufgaben des Aufsichtsrats gehört die Beratung des Vorstands in üblichen Fragen der Unternehmensführung. Sie können rechtlicher, betriebswirtschaftlicher, organisatorischer, steuerrechtlicher, technischer oder personeller Art sein und auf die beruflichen Spezialkenntnisse der einzelnen Aufsichtsratsmitglieder zurückgreifen.
Verträge mit Aufsichtsratsmitgliedern über derartige generelle Beratungen sind unzulässig. Diese Beratungsleistungen sind mit der festgesetzten Aufsichtsratsvergütung in vollem Umfang abgegolten. Die Unzulässigkeit bezieht sich auch auf Partnerschaften und Sozietäten des Aufsichtsratsmitglieds.
Genehmigungsfähig sind nur Verträge über Beratungsaufgaben, die sich klar von der Aufsichtsratstätigkeit abgrenzen lassen. Ihr Gegenstand müssen spezielle Fragen sein, die nicht zum normalen Überwachungsfeld des Aufsichtsrats gehören. Für die Genehmigung des Vertrags muss die Beratungsleistung genau definiert und die vereinbarte Vergütung angegeben werden.
Nicht genehmigte Beratungsverträge sind unwirksam. Eine gezahlte Vergütung ist zurückzuzahlen.
Kredite an Aufsichtsratsmitglieder darf die Gesellschaft nur mit Einwilligung des Aufsichtsrats gewähren. Das Gleiche gilt für Kredite an Ehegatten, Lebenspartner oder minderjährige Kinder von Aufsichtsratsmitgliedern.
Ein herrschendes Unternehmen darf Kredite an Aufsichtsratsmitglieder abhängiger Unternehmen nur mit Einwilligung des Aufsichtsrats der abhängigen Gesellschaft gewähren. Ebenso dürfen abhängige Unternehmen Kredite an Aufsichtsratsmitglieder des herrschenden Unternehmens nur mit Zustimmung des Aufsichtsrats des herrschenden Unternehmens gewähren.
Der Aufsichtsratsbeschluss über die Einwilligung muss die Höhe des Kredits sowie seine Verzinsung und Rückzahlung regeln. Wird der Kredit ohne Einwilligung des zuständigen Aufsichtsrats gewährt, ist er zurückzuzahlen, wenn der Aufsichtsrat nicht nachträglich zustimmt.
Auf den Punkt gebracht
Die aktienrechtlichen Bestimmungen zu Zusammensetzung, Aufgaben, Rechte und Pflichten des Aufsichtsrats sind Vorbild für die Überwachungsorgane anderer Unternehmen. Die im Aktiengesetz geforderten Qualifikationen und Sorgfaltspflichten gelten insofern analog für die Mitglieder der Überwachungsgremien anderer Unternehmen.
Die Mitglieder des Aufsichtsrats werden grundsätzlich von den Anteilseignern (Aktionäre oder Gesellschafter) gewählt, also durch die Haupt-, Gesellschafter- oder Generalversammlung. Der erste Aufsichtsrat der AG wird für das erste Geschäftsjahr von den Gründern bestellt. Danach hat der amtierende Aufsichtsrat der Hauptversammlung einen Vorschlag für die Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern zu machen, an den die Hauptversammlung allerdings nicht gebunden ist.
Die Amtszeit der Aufsichtsratsmitglieder wird in der Satzung oder bei der Wahl festgelegt und darf beim obligatorischen Aufsichtsrat höchstens bis zum Ablauf der Hauptversammlung dauern, die über die Entlastung für das vierte volle Geschäftsjahr entscheidet. Die Höchstdauer beträgt also grob gerechnet fünf Jahre.
Wählbar ist jede natürliche, unbeschränkt geschäftsfähige Person. Nicht gewählt werden darf, wer
Bei der Höchstzahl der Mandate sind bis zu fünf Mandate bei Konzernunternehmen nicht anzurechnen. Der Vorsitz in einem Aufsichtsrat ist auf die Höchstzahl doppelt anzurechnen; ausgenommen davon sind Vorsitzmandate im Konzern.