Kapitel 1 »Die passenden Apps für typische Anforderungen im Arbeitsalltag«

In diesem Kapitel beschreibe ich fünf typische Anforderungen, die beinahe jeden Arbeitsalltag kennzeichnen, und welche Apps dazu geeignet sind, diese Anforderungen zu bewältigen.

Kapitel 2 »Selbst- und Zeitmanagement – Basics«

Hier erläutere ich die aus meiner Sicht hilfreichsten Selbst- und Zeitmanagement-Methoden und gebe Ihnen Tipps und Anregungen, wie Sie diese in Ihrem Arbeitsalltag sinnvoll einsetzen können.

Kapitel 3 »Outlook – Mails, Termine und Aufgaben managen«

Ab Kapitel 3 stelle ich Ihnen die Apps aus Microsoft 365/Office 365 vor. Den Anfang macht Outlook, ein Programm, dessen Leistungsumfang in den wenigsten Arbeitssituationen ausgereizt wird.

Kapitel 4 »OneNote – Informationen zusammenhalten«

OneNote ist der ideale Begleiter auf Ihrem Weg, zukünftig digitaler und papierärmer zu arbeiten. Wenn Sie sich auf das Arbeiten mit OneNote ernsthaft einlassen, werden Sie Ihren College-Block, Ihre Kladde und Ihre Post-its nicht mehr vermissen. In diesem Kapitel zeige ich auf, wie Sie die App für Ihre persönliche Organisation, aber auch für die Organisation Ihres Teams nutzen können.

Kapitel 5 »Planner – Teamaufgaben managen«

In diesem Kapitel zeige ich Ihnen, wie Sie mit dieser App die Aufgaben in Ihrem Team effektiver als bisher managen können. Gleichzeitig weise ich auf die Abgrenzung zu klassischen Projektmanagement-Tools wie z. B. Microsoft Project hin.

Kapitel 6 »To Do – Persönliche Aufgaben managen«

Diese App möchte ich Ihnen ganz besonders ans Herz legen, da sie sowohl die Aufgaben verwaltet, die Sie sich selbst gestellt haben, als auch die Teamaufgaben, die Ihnen über einen Planner zugewiesen wurden. Eine App, die Ihnen Ihre sämtlich zu erledigenden Aufgaben anzeigt, unabhängig davon, in welchem Kontext diese entstanden sind, stellt eine enorme Arbeitserleichterung dar.

Kapitel 7 »Lists – Informationen in Listenform verarbeiten«

Diese Form der Informationsverarbeitung gibt es schon etliche Jahre, aber sie wird eher selten in Unternehmen eingesetzt. Das liegt unter anderem daran, dass das Arbeiten mit Listen bisher unkomfortabel war. Das hat sich allerdings mit der Veröffentlichung der App Lists entscheidend verändert. Listen eignen sich z. B. sehr gut zur Verwaltung von Ressourcen. In diesem Kapitel führe ich Sie an das Arbeiten mit Listen schrittweise heran.

Kapitel 8 »Teams – Kontextbezogen kommunizieren und Dateien gemeinsam bearbeiten«

In diesem Kapitel zeige ich Ihnen das Potenzial auf, das Teams bereithält, um Ihre Produktivität deutlich zu steigern. Ich gebe Ihnen Tipps & Tricks zu den verschiedenen Schwerpunkten an die Hand, die Ihnen Ihren Arbeitsalltag erleichtern werden. Kommunizieren Sie via Chat, führen Sie Online-Besprechungen, arbeiten Sie mit Ihren Kollegen gemeinsam an Dateien und binden Sie Apps ein, die Funktionen bereitstellen, die Teams von Hause aus nicht bietet.

Kapitel 9 »OneDrive for Business und SharePoint Online – Die Speicherorte in Office 365«

Ich erkläre in diesem Kapitel das Speicherkonzept von Office 365 und in welchen Fällen welcher Speicherort am sinnvollsten ist. Außerdem beschreibe ich die Vorgehensweise, wie Sie Ihre Ordner und Dateien aus Office 365 mit Ihrem PC, Notebook oder Surface synchronisieren.

Nachteile der personenzentriert‌en Kommunikation mit Outlook‌:

• Die Informationen existieren nun 7 x in der IT-Landschaft, und zwar als gesendete Mail in Ihrem Postfach und als empfangene Mail bei den Projektteammitgliedern.

• Haben Sie einen Dateianhang mit versendet, existiert diese Datei 8 x – das Original, das Sie der Mail angehängt haben, und in jedem Empfängerpostfach eine Kopie.

• Angenommen, mehrere Personen im Team nehmen Änderungen in der Dateikopie aus der Mail vor. Diese Änderungen in der Originaldatei zu konsolidieren, erfordert einen enormen Zeitaufwand.

• Stoßen weitere Personen (Kundenmitarbeiter, neue Teammitglieder externer Dienstleister) zum Team, müssen diese mit allen Informationen versorgt werden.

• Jede beteiligte Person hat in der Regel ihre eigene, individuelle Ablagestruktur in Outlook.

• Ein Zusammenhalten der Projektmails‌ in Outlook ist aufwendig.

• Das Aktualisieren der Projektdateien‌ gestaltet sich ebenfalls aufwendig.

• Die aktuellen Dateistände sind schwer zu ermitteln.

Die Lösung für die interne Kommunikation heißt Teams. Die Informationen, die Sie bisher gemailt haben, chatten Sie im passenden Teamkanal‌. Die Dateien, die Sie als Mailanhänge verschickt haben, legen Sie im Team ab. Im Chat verweisen Sie dann auf diese Datei, entweder textlich oder direkt mit einem Link zu der Datei. Alle relevanten Informationen und Dateien liegen im richtigen Kontext.

Vorteile der kontextbezogen‌en Kommunikation mit Teams:

• Die gechatteten Informationen existieren im Team nur 1 x.

• Die benötigte Datei‌ liegt im Kontext des Projektteams und ist nur 1 x vorhanden.

• Alle Personen im Team arbeiten mit der Originaldatei‌, ein Konsolidieren von Dateikopie‌n ist nicht mehr erforderlich.

• Stoßen weitere Personen (Kundenmitarbeiter, neue Teammitglieder externer Dienstleister) zum Team, können diese auf alle Chatverläufe und Dateien zugreifen.

• Ein Zusammenhalten von Projektmails in Outlook ist nicht mehr notwendig.

• Sobald eine Person im Team eine Änderung in einer Datei vorgenommen hat, wird diese automatisch gespeichert.

• Alle Dateien werden stets mit ihrem aktuellen Dateistand angezeigt.

Die beschriebene Vorgehensweise macht nicht nur in einem Projektkontext Sinn. Mit einem Team können Sie ebenso gut Abteilungen‌, Bereiche‌ u. Ä. abbilden.

Komplett auf das Mailen zu verzichten, ist jedoch leider nicht möglich. Für die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und anderen Externen wird uns Outlook wohl noch die nächsten Jahre begleiten. Dennoch empfehle ich Ihnen, immer wieder zu überprüfen, ob die Kommunikation mit Externen wirklich noch über Outlook laufen muss.

Wann nutze ich welchen Speicherort in Office 365?

2.1.1  Entwickeln Sie eine systematische Herangehensweis‌e

Der erste Schritt besteht darin, eine Methode zu entwickeln, die zu Ihnen passt. Bei allen persönlichen Vorlieben – ein funktionierendes System erfordert immer die Verschriftlichung Ihrer Aufgaben‌ (siehe auch Abschnitt 2.2.4). Die Definition einer Aufgabe nach dem Gabler Wirtschaftslexikon lautet: »Dauerhaft wirksame Aufforderung an Handlungsträger, festgelegte Handlungen wahrzunehmen« (https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/aufgabe-30139). Etwas einfacher formuliert, bedeutet der Begriff Aufgabe, dass Sie aufgefordert werden, einen Auftrag bis zu einem bestimmten Zeitpunkt fertigzustellen. Der Auftrag kann von einem Vorgesetzten oder einem Kunden kommen, der Auftraggeber können aber auch Sie selbst sein. In allen Fällen haben Sie jedoch »etwas« fristgerecht zu erledigen.

Bereits in den 1960er-Jahren hat David Allen in seinem Buch »Getting Things Don‌e«, kurz G‌TD, Prinzipien beschrieben, wie eine systematische Meth‌ode aussehen und wie man danach arbeiten kann. Da es zu dieser Zeit noch keine Mails gab, bezieht sich GTD auf analoge Methoden. Dennoch stellt es eine gute Grundlage dar, um sein eigenes System einzurichten. Der Ablauf nach GTD sieht wie folgt aus:

David Allen bezeichnet alle Informationen, die hereinkommen, als Zeug. Nach seinen Prinzipien sammeln Sie das Zeug an einer Stelle und stellen sich die Frage »Ist etwas zu tun?«. Wenn nichts mit dem Zeug zu tun ist, ist es nach Allen entweder Müll, oder die Information wird abgelegt. Ist tatsächlich etwas zu tun, fragen Sie sich, ob für die Erledigung mehr als zwei Schritte erforderlich sind. Sind nicht mehr als zwei Schritte erforderlich, steht die nächste Entscheidung an: Dauert die Erledigung nicht länger als zwei Minuten, erledigen Sie es am besten sofort. Das Sofort-Prinzip‌ hilft Ihnen sehr dabei, Ihre Aufgabenliste nicht unnötig lang werden zu lassen. Wenden Sie das Sofort-Prinzip konsequent an, Sie werden es zu schätzen lernen. Dauert die Erledigung länger als zwei Minuten, legen Sie eine Aufgabe dafür an. Am besten gleich mit einem realistischen Fälligkeitsdatum. Sind mehr als zwei Schritte zur Erledigung nötig, legen Sie nach der Allen’schen Definition ein Projekt‌ an, das wiederum mehrere Aufgaben enthalten kann. Für meine tägliche Arbeit mit vielen E-Mails habe ich die Prinzipien von GTD mit der AHA-Methode‌ von Lothar Seiwert kombiniert. Die drei Buchstaben des Akronyms stehen für:

Abfall = Mails sofort löschen
Handeln = Kleinigkeiten sofort erledigen (Sofort-Prinzip). Alles andere in Termine und Aufgaben umwandeln und terminieren (siehe Kapitel 3)
Ablage = Mail ablegen oder archivieren (siehe Kapitel 3).

Eine wichtige Voraussetzung für ein gut funktionierendes Zeitmanagement ist die strikte Trennung zwischen Aufgaben und Terminen‌. Aufgaben haben selten ein Startdatum, aber so gut wie immer ein Fälligkeitsdatum. Das unterscheidet sie von Terminen. Ein Termin startet zu einer bestimmten Zeit und endet zu einer bestimmten Zeit.

Jetzt ist aber nicht alles, was auf Ihrem Schreibtisch landet, ein Termin oder eine Aufgabe. Es kann eine Information sein, die Sie festhalten wollen, oder eine Information, die Sie auf einen Gedanken bringt, den Sie notieren möchten. Ich empfehle Ihnen, solche Notizen künftig in OneNote‌ digital zu erfassen.

2.1.2  Etablieren Sie Ihre entwickelte Herangehensweise

Nachdem Sie die für Sie beste persönliche Vorgehensweise gefunden haben, versuchen Sie, diese dauerhaft in Ihren Arbeitsalltag‌ zu etablieren.

2.1.3  Wenden Sie Ihre entwickelte Herangehensweise konsequent an

Die größte Herausforderung ist es, Ihr System konsequent zu »füttern« und zu nutzen. Die strukturierte Vorgehensweise nach dem reinen oder modifizierten GTD hat ein wenig den Charakter einer Checkliste, die Sie top to bottom durchgehen können.