Nichts als Stress mit der Textverarbeitung

Habe nun, ach! Philosophie,
Juristerei und Medicin,
Und leider auch Theologie!
Durchaus studirt, mit heißem Bemühn.
Da steh’ ich nun, ich armer Wicht,
Und krieg den Text gestaltet nicht!
(77 % von Goethe)

Faust war unzufrieden, weil es ihm an der letzten Erkenntnis fehlte. Heutige Akademiker sind unzufrieden, weil es ihrer Ausarbeitung am letzten Schliff fehlt. Die Situationen sind ähnlich: Man lernt und forscht und recherchiert, dann schreibt man das Ergebnis auf und ist doch unzufrieden, denn so eine Ausarbeitung bedarf einer gewissen äußeren Form.

Nun mag es scheinen, als würde dies durch den Einsatz von Textverarbeitungssoftware leichter sein als zu längst vergessenen Schreibmaschinenzeiten, doch ganz im Gegenteil: Die Arbeitserleichterungen werden neutralisiert durch höhere Anforderungen an die Form, denn »das geht ja so leicht mit dem Computer«. Dann werden »Styleguides« vorgegeben, aber nur selten die dazugehörige technische Unterstützung in Form von Vorlagendateien geboten. Neben der Erarbeitung des Themas wird den Probanden für ihre Prüfungsarbeiten auch noch die perfekte Beherrschung einer Textverarbeitung auferlegt.

So stößt man in Hilfe-Foren immer wieder auf Probleme wie:

»Ich schreibe gerade an meiner Thesis und habe Probleme beim Erstellen des Inhaltsverzeichnisses.«

»Für meine Dissertation benötige ich eine andere Nummerierung der Seiten im Vorspann.«

»Hilfe, in meinem Projektbericht verrutschen die Seitenumbrüche.«

Es sind immer dieselben Themen, die Probleme bereiten bei der Dokumentation akademischer Arbeiten und jedwedem anderen umfangreichen Schriftgut.

Leichter fällt es, Fachveröffentlichungen nach Abschluss der Hochschulausbildung zu layouten, denn die einschlägigen Verlage geben ihrem Styleguide‌ auch Vorlagendateien mit, die zu verwenden sind. Aber auch für deren Anwendung sind häufig erweiterte Kenntnisse der Textverarbeitung nötig, denn immer wieder stößt man in Grauzonen vor, die von Styleguide und Vorlage nicht erfasst werden, zur gefälligen Gestaltung aber unumgänglich sind.

Mit einer Textverarbeitung umzugehen, das ist vermeintlich keine Schwierigkeit. Jede Bedienungsanleitung für ein beliebiges Textprogramm erweckt den Eindruck, allein der Besitz dieses Programms befähige den Anwender zum perfekten Desktop Publishing, zum Gestalten kompletter Druckstücke am Bildschirm. Dass zum gefälligen Layout doch etwas mehr gehört, stellt der unerfahrene Anwender häufig erst dann fest, wenn die inhaltlich fertige Arbeit in Form gebracht werden soll – also kurz vor dem Abgabetermin.

Dieses Buch soll helfen, Ihnen in solchen Situationen die teilweise versteckten oder kryptisch anmutenden Funktionen zu erschließen, die Sie benötigen, um mit Microsoft Word ein perfektes Druckstück zu gestalten. Dabei geht es nicht nur um die technischen Möglichkeiten des Programms; Basiswissen der Satztechnik gehört ebenfalls dazu, wenn Sie anspruchsvolle Ergebnisse vorweisen möchten, denn manche Word-Funktion wird nur verständlich, wenn der Hintergrund dazu bekannt ist. Deshalb soll dieses Buch auch einen Beitrag leisten zum besseren Verständnis der »Schwarzen Kunst«.

Gewiss, die Textverarbeitungen haben das Arbeiten erleichtert, besonders durch die Assistenzfunktionen, die viele Aufgaben auf einen Knopfdruck oder Mausklick reduzieren, die zu Schreibmaschinenzeiten mühsam und zeitaufwendig waren. Doch hat die Erleichterung »per Mausklick« auch ihre Tücken, wenn die Assistenzfunktion über das Ziel hinausschießt – kein seltener Fall bei Microsofts Office-Paket.

Mit einer Arbeit im »Schreibmaschinendesign« können Sie heute weder Leser noch Prüfer, Juroren, Redakteure oder Gutachter überzeugen. Eine schriftliche Arbeit muss auch äußerlich überzeugen, nicht nur durch Inhalt.

Selbst wenn die Leser Ihres Werkes nicht mit den Geheimnissen der Satzkunst vertraut sind, fallen ihnen doch elementare Fehler unbewusst auf und sorgen für eine unterschwellige Beeinträchtigung des Leseverhaltens. Darum gilt, dass das Erscheinungsbild Ihres Textes wesentlichen Einfluss auf die Akzeptanz beim Leser besitzt, was sich bei akademischen Arbeiten auf die Bewertung und bei Veröffentlichungen auf die Chance für Folgeaufträge auswirkt.

Berlin, im Oktober 2021

Über dieses Buch

Dieses Buch ist als Arbeitshilfe gedacht für die speziellen Anforderungen wissenschaftlicher und anderer komplexer Texte. Es soll nicht von vorn bis hinten durchgelesen werden, sondern eher als Nachschlagewerk dienen, mit dem Sie die jeweils benötigten Funktionen zur Textgestaltung problemorientiert kompakt beschrieben vorfinden. Der Index am Buchende führt Sie gezielt zu den Einzelthemen. Die Erfahrung aus zahllosen Schulungsveranstaltungen zeigt, dass vermeintliches Basiswissen nicht unbedingt bei allen Anwendern vorausgesetzt werden darf. Deshalb enthält dieses Buch auch Erläuterungen, die Ihnen evtl. simpel erscheinen mögen.

Word ist ein sehr komplexes Programm. Einer gern zitierten Formel zufolge nutzen 80 % der Anwender nur 20 % der Funktionen – doch welche 20 % gerade Ihnen geläufig sind, kann ich beim Schreiben dieses Buches leider nicht einschätzen.

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Falls Sie mit der Bedienung von Word nicht in allen Feinheiten vertraut sind, können Sie die wichtigsten Termini und Vorgehensweisen im Online-Glossar nachlesen, indem Sie die im QR-Code verlinkte Webseite aufrufen. Bei der Druckversion des Buches nutzen Sie dazu den QR-Scanner Ihres Smartphones oder Tablets, beim PDF oder E-Book können Sie den QR-Code anklicken/antippen.

Viele Probanden stellen nach der inhaltlichen Fertigstellung ihrer Ausarbeitung erst kurz vor Abgabeschluss fest, dass dem Werk noch eine äußere Form fehlt. Für jene Leser ist im Teil I dieses Buches gedacht, das die grundlegenden Gestaltungs- und Einrichtungsthemen behandelt. Als Service sind die einschlägigen Abschnitte mit dem Symbol [Bild] versehen. Sie erfahren, wie Sie im Schnellverfahren einen Text formatieren und gestalten können, aber auch, was zu tun ist, wenn es mit den Grundeinstellungen doch nicht klappt.

Teil II beschäftigt sich mit der Behandlung von Text in der Textverarbeitung. Sie erfahren darin einiges über besondere Bedienweisen, mit denen Sie Ihre autodidaktisch erworbenen Schreibfähigkeiten effektiver und effizienter machen können.

Teil III widmet sich den unverzichtbaren Teilen einer wissenschaftlichen Arbeit, die nicht Fließtext sind: Listen, Tabellen, Abbildungen und Formeln.

In Teil IV geht es um Automatisierungen zur Arbeitserleichterung und um die sehr hilfreichen, aber auch gelegentlich irritierenden Möglichkeiten des Zählens und Rechnens mit Word.

Teil V schließlich zeigt Ihnen, was zum Abschluss und zur Veröffentlichung Ihrer Arbeit erforderlich ist.

Die Word-Versionen

Dieses Buch behandelt die Word-Versionen 2013, 2016, 2019 und 2021 sowie die Ende 2021 aktuelle Abonnementversion Microsoft 365 für Windows. Für Mac gibt es ebenso nummerierte Word-Versionen, was aber keinesfalls bedeutet, dass diese mit den jeweiligen Windows-Versionen gleicher Nummer identisch sind. Im Gegenteil: Die Unterschiede in Bearbeitungsweisen und Funktionsausstattung sind teilweise gravierend! Für die Nutzer der Mac-Versionen bietet das Buch Orientierungshilfen.

Seit einigen Jahren betreibt Microsoft zudem eine zweigleisige Entwicklungspolitik: Für Besitzer der »Kaufversionen« bleibt der Funktionsumfang der Anwendungen gleich; Updates werden lediglich zu Sicherheitszwecken und zur Fehlerbeseitigung verteilt. Für Abonnenten der Editionen Microsoft 365 dagegen werden regelmäßig neue Funktionen per Update geliefert, die Funktionserweiterungen der kommenden Version vorwegnehmen. In diesem Buch sind die Funktionen der zur Drucklegung aktuellen Abonnementsversion beschrieben, also auch solche, die in den älteren Versionen mit fixer Jahreszahl noch nicht enthalten sind. Eine (leider unvollständige) Vergleichsliste finden Sie auf der mit dem QR-Code verlinkten Seite von Microsoft.

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Darüber hinaus gibt es Mobil- und Online-Versionen, die kostenlos benutzt werden können, aber im Funktionsumfang stark abgespeckt sind. Diese Einschränkungen sind nicht einheitlich, sondern unterscheiden sich je nach Betriebssystem.

Der Weg zur Funktion

‌‌‌Sie bedienen Word durch das Anklicken (bzw. Antippen) von Schaltflächen im Menüband, in Kontextmenüs und in Aufgabenbereichen. Allerdings ist der Weg zu den benötigten Schaltflächen in unterschiedlichen Word-Versionen nicht immer gleich.

Worauf im Menüband, im Kontextmenü oder in Dialogfenstern mit der linken Maustaste zu klicken ist, um die beschriebene Funktion auszulösen, erkennen Sie im Text an der Versalschreibweise. Aufeinanderfolgende Klicks sind durch das Zeichen | voneinander getrennt. Das Beispiel in der Abbildung rechts lautet verbal Start | Absatz: Linksbündig [Bild]. In den Screenshots werden diese »Klickwege« mit Pfeilen dargestellt, wobei der Kreis am Pfeilende die Stelle angibt, an der zu klicken (tippen) ist, um das Ziel an der Pfeilspitze zu erreichen.

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Wege zur Absatzeinstellung »linksbündig«

Für die Desktop- und die Online-Version dient der kursive Teil nur der Orientierung, in welcher Gruppe der Registerkarte eine Funktion zu finden ist. Bei den anderen Versionen mag sie anzuklicken sein wie im Beispiel »Tablet« oder ganz entfallen wie im Beispiel »Smartphone«. (»Tablet« und »Smartphone« sind unterschiedliche Darstellungen der Bedienoberfläche von Word-Mobile; mehr zu Mobil- und Online-Versionen finden Sie in Anhang A.)

Hinzu kommen die üblichen »Scherze« der Word-Entwickler und -Übersetzer bei den Bezeichnungen, die von Version zu Version gern mal gewechselt werden. Um hier versionsübergreifend lesbar zu bleiben, werden die Unterschiede einzelner Teile der Klickkette mit Schrägstrich / oder [eckigen Klammern] gekennzeichnet, zum Beispiel:

Auch die Darstellung des aktiven Registertabs wurde immer wieder geändert. Die in älteren Versionen deutliche Hervorhebung ist mittlerweile nur noch eine unauffällige Unterstreichung.

Letztlich müssen auch noch die kontextabhängigen Registertabs erwähnt werden, die in früheren Versionen zusätzliche, nicht anklickbare Orientierungszeilen in der Titelleiste besaßen, welche inzwischen dem in die Titelleiste gerutschten Suchfeld weichen mussten. Ersetzt wurden sie durch einfache Tabs mit Bezeichnungen wie »Bildformat«, »Tabellenentwurf« etc. Irritierend wirkt dabei, wenn rechts von diesen Tabs weitere auftauchen mit der Beschriftung »Format« oder »Layout«. In diesen Fällen sind die kontextabhängigen Funktionen auf zwei Registerkarten verteilt, die zusätzlichen Tabs sind also die Ergänzung zur jeweils links davon stehenden Registerkarte. In den früheren Versionen war dieser Zusammenhang deutlicher erkennbar, wie der Vergleich mit Word 2013 zeigt:

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Leicht irritierende Neugestaltung der Tools-Registerkarten

Schaltflächen ohne Beschriftung

Da bei manchen Schaltflächen die verbale Bezeichnung erst beim Mouseover erscheint, sind diese unbeschrifteten Schaltflächen im Text als Symbole angegeben, mit Hinweis auf den Fundort, also in welcher Registerkarte, in welcher Gruppe, in welchem Aufgabenbereich oder wo sonst auf dem Bildschirm, also z. B.: Start | Absatz: [Bild] Rahmen

Geteilte Schaltflächen

Im Gegensatz zum Bildschirm, auf dem geteilte Schaltflächen erst beim Mouseover erkennbar werden, sind sie im Buch deutlich geteilt dargestellt: [Bild] = ungeteilte Schaltfläche, [Bild][Bild] = geteilte Schaltfläche.

Durch Ergänzung um (oben), (unten), (rechts) und (links) wird im Text auf die zutreffende Alternative hingewiesen.

Mausklicks

Funktionsaufrufe per Rechtsklick werden mit dem Wort »Rechtsklick« eingeleitet; dasselbe gilt entsprechend für Doppelklicks.

Tastenkombinationen

Tastenkombinationen erkennen Sie an der Darstellung als Tasten, z. B. Strg+F9 für das gleichzeitige oder F10,R für das aufeinanderfolgende Drücken von Tasten.

Redundante Funktionen

Viele Funktionen treten in Office-Produkten mehrfach an unterschiedlichen Stellen auf. Um die Beschreibungen nicht unnötig zu verkomplizieren, beschränke ich mich meist auf die Darstellung eines Weges zur Funktion, nämlich jenes Zugriffs, der entweder am leichtesten erreichbar ist oder den meisten Nutzen für die beschriebene Aufgabenstellung bietet.

Explosionsdarstellungen

In den Auswahllisten, besonders in Dialogen, liegen oft eine Vielzahl von Einstellmöglichkeiten, teilweise sogar kaskadierend, die häufig nur unvollständig gezeigt werden und vom Benutzer erwarten, dass mit der Schaltfläche [Bild] die Liste aufgeklappt und daraus ausgewählt wird.

Um Ihnen die Vielfalt der Möglichkeiten näherzubringen, finden Sie in den Abbildungen dieses Buches oft Darstellungen aller zu einer Schaltflächengruppe oder zu einem Dialog gehörenden Auswahlen komplett dargestellt.

Binnenversalien

Microsoft favorisiert bei manchen Funktionen eine Schreibweise mit Binnenversalien, also Großbuchstaben innerhalb zusammengesetzter Wörter, z. B. »AutoText«. Diese Schreibweise ist zwar von der Rechtschreibung her nicht korrekt, dennoch habe ich sie zur eindeutigen Funktionsbezeichnung kritiklos in dieses Buch übernommen. Germanisten unter den Lesern mögen mir verzeihen. Gender-Versalien und andere »geschlechtsneutrale« Konstrukte dagegen werden Sie in diesem Buch nicht finden, um der Lesbarkeit willen. Leserinnen dieses Buches werden gebeten, sich im Interesse der leichteren Verständlichkeit von den üblichen generischen Maskulina wie Anwender, Benutzer, Leser etc. ebenfalls angesprochen zu fühlen oder sich ggf. die persönlich genehmste Geschlechterneutralisierungsform dazu zu denken.

Abbildungen in diesem Buch

Da Microsoft Office eine besondere Ökonomie im Menüband betreibt, kann es sein, dass die Darstellung auf Ihrem Bildschirm von den Illustrationen und Erläuterungen dieses Buches abweicht.

Fast alle Screenshots in diesem Buch sind bei einer Bildschirmauflösung von mindestens 1.600 Pixel Breite mit Vollbild-Programmfenster aufgenommen worden. In dieser Auflösung werden die Registerkarten komplett dargestellt. Bei geringeren Auflösungen oder im Fenstermodus reduziert Office die Darstellungsvielfalt des Menübands zu Aufklappmenüs, weshalb es auf Ihrem Bildschirm anders aussehen kann als die Abbildung hier im Buch.

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Menüband komplett (oben) und bei kleinerem Bildschirm oder Fenster (unten)

Symbole in Text und Abbildungen

Die Sanduhr [Bild] kennzeichnet Abschnitte, die den eiligen Leser schnell zum Ziel führen.

Das Buch [Bild] weist darauf hin, dass der so markierte Text nur dann relevant ist, wenn der Text für Bedruckung der Vor- und Rückseite eingerichtet wird.

Mauszeiger [Bild] in Abbildungen weisen auf anzuklickende Schaltflächen hin, mit ergänzten Symbolen auch auf Rechtsklick [Bild] und Doppelklick [Bild].

Geschweifte Klammern { } und [Bild] [Bild]

Word verwendet geschweifte Klammern für verschiedene Steuerprozesse:

Da sind zunächst die einfachen geschweiften Klammern { und }, wie Sie sie mit AltGr+7 und AltGr+0 eingeben. In der Suchen-und-Ersetzen-Funktion dienen sie als Kennung bei der Suche mit Platzhaltern (Abschnitt 13.4).

Stoßen Sie in Word oder in diesem Buch auf Ausdrücke in geschweiften Klammern mit gepunktetem Rahmen, z. B. [Bild]= [Bild]Page[Bild] + n[Bild], so handelt es sich um die Darstellung von Feldfunktionen (an- und abzuschalten mittels Alt+F9). Sie werden entweder von Word eingefügt, wenn Sie mit Einfügen | Schnellbausteine | Feld eine Feldfunktion aufrufen, oder von Ihnen selbst mit Strg+F9.[1]‌‌

Die Eule und das Schweizermesser

Word kann viel mehr, als in diesem Buch Platz finden konnte. Einige sehr spezielle Themen werden hier nur so weit beschrieben, wie es die Mehrheit der Anwender unmittelbar benötigt. Neben diversen Tipps zum Umgang mit Word finden Sie auf meiner Internetseite http://oerttel.net/ ergänzende Informationen. An einschlägigen Stellen hier im Buch weisen QR-Codes auf diese Informationen daselbst hin, bei der Druckversion des Buches per QR-Scanner Ihres Smartphones oder Tablets zu erreichen. Leser der elektronischen Ausgaben können dem Link auch durch Antippen der Grafik folgen.

Sollten Sie beim Lesen der Druckversion dieses Buches gerade kein Smartphone zur Hand haben, gelangen Sie auch per Linkliste unter https://oerttel.net/stuff zu den Informationen und Downloads.

Die QR-Codes mit den Symbolen [Bild] oder [Bild] führen zu Tipps oder Werkzeugen auf der Website.

Musterdateien?

Für dieses Buch wurde bewusst auf Musterdateien etc. zum Download verzichtet, denn Beispiele und Muster wären kontraproduktiv. Es geht ja gerade darum, Ihnen zu zeigen, wie Sie allein die Probleme stemmen, die sich aus den Anforderungen an die Textgestaltung ergeben. Eine Muster-Formatvorlage, mit der Sie eben mal schnell Ihren Text in Form bringen, würde Sie zwar exakt zu dieser Aktion befähigen, aber sobald auch nur ein Detail an der Vorlage von zwingend einzuhaltenden Vorgaben abwiche oder Sie einen zusätzlichen Abschnitt benötigten, müssten Sie ohnehin anfangen, daran herumzubasteln, und wären in derselben Situation, als wenn Sie die von Microsoft mitgelieferten Muster und Beispiele benutzen.

Die ideale Vorlage gibt es nun einmal nicht. Weder für Examensarbeiten noch für Bücher oder Zeitschriftenbeiträge. Für jeden Einzelfall sind die Anforderungen anders, jedes Institut, jeder Verlag gibt andere Details vor. Wobei Sie beim Arbeiten für Verlage einen Riesenvorteil haben, denn die verteilen an ihre Autoren verbindliche Vorlagendateien. Davon dürfen Sie nur in Ausnahmefällen und nach Absprache mit der Redaktion bzw. dem Lektorat abweichen. Um den Kompromiss zwischen Vorgabe und eigenen Vorstellungen zu finden, ist es selbstverständlich hilfreich, selbst Bescheid zu wissen, was denn mit der Textverarbeitung im Rahmen der Satztechnik möglich wäre.

Also dann: Lernen Sie Textgestaltung mit Word »von der Pike auf«.

[1] Hintergründe zu Feldern und Funktionen erfahren Sie in Kapitel 19.

Kapitel 1:
Dokument vorbereiten und einrichten

Auch wenn es schnell gehen muss, ein gewisses Mindestmaß an Form sollten Sie einhalten. Darum finden Sie in diesem Kapitel die Werkzeuge zum Einrichten der Grundstruktur des Werkes und dessen Seitengestaltung.

Hinweis für eilige Leser

1.1  Der Aufbau des Dokuments [Bild]

Wenn Sie den üblichen Vorgaben an wissenschaftliche Texte folgen wollen oder müssen, kommen Sie bei der Gestaltung speziell der Kopf- und Fußzeilen sowie der Paginierung kaum an der Einteilung Ihres Dokuments in Word-Abschnitte vorbei.

Zu einer wissenschaftlichen Arbeit gehören neben dem Haupttext auch noch Vor- und Nachtexte. Die Seiten werden für die akademische Arbeit nur einseitig bedruckt, bei Verlagsveröffentlichung beidseitig. Einen typischen Aufbau zeigt Tabelle 1.1.

Da diese Bereiche meist nicht einheitlich formatiert werden, bedürfen sie einer technischen Abgrenzung durch sogenannte Abschnitte‌. Das ist ein Word-Terminus für Textbereiche, deren Seitenlayout, Kopf- und Fußzeilen etc. unabhängig voneinander eingerichtet und formatiert werden können.

Jeder Abschnitt verfügt über

Tabelle 1.1: Bestandteile einer wissenschaftlichen Arbeit

evtl. Deckblatt

Titelei

Titelblatt

verlegerische Hinweise

Vortext

Abstract und ggf. einleitende Hinweise

Verzeichnisse (mindestens Inhaltsverzeichnis; ggf. Abbildungsverzeichnis, Tabellenverzeichnis, Abkürzungsverzeichnis, Symbole-Verzeichnis)

Haupttext

ggf. Vorwort

Haupttext, bestehend aus Kapiteln

Nachtext

Anhänge (darunter auch ggf. Literaturverzeichnis, Abbildungsverzeichnis, Endnoten, Abkürzungsverzeichnis, Symbole-Verzeichnis, Glossar)

Selbstständigkeitserklärung (auf einer eigenen Seite)

ggf. Stichwortverzeichnis

evtl. hinterer Deckel

Seitenformat und Satzspiegel werden in wissenschaftlichen Arbeiten meist durchgängig identisch sein, doch benötigen Sie z. B. in einem bestimmten Bereich Ihrer Ausarbeitung zweispaltigen Text oder Seiten im Querformat, so lassen sich solche Anforderungen mit der Einrichtung von Abschnitten erfüllen. Weitere gestalterische Einsätze erleben Abschnittswechsel, wenn unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen oder Paginierungen benötigt werden.

1.1.1  Abschnitte und Umbrüche [Bild]

Erreicht der Text beim Schreiben den unteren Rand des Satzspiegels, richtet Word eine neue Seite ein, und der Text wird auf diese umbrochen.‌‌‌

Sie können einen Seitenumbruch erzwingen, auch wenn die Seite noch nicht vollgeschrieben ist, indem Sie Strg+Enter drücken. Bei eingeschalteter Steuerzeichenanzeige erkennen Sie solche manuellen Umbrüche an einer quer über den Satzspiegel laufenden, gepunkteten Linie mit dem Wort »Seitenumbruch«.

Um Abschnitte einzurichten, setzen Sie die Schreibmarke unter die letzte Zeile des Textes, nach dem ein neuer Abschnitt beginnen soll, also zum Beispiel unter die letzte Zeile des Inhaltsverzeichnisses, und fügen dort einen Abschnittsumbruch ein mit [Seiten]layout | Umbrüche.

Hinweis

Abschnittsumbrüche‌ werden synonym auch als Abschnittswechsel‌ bezeichnet.

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Abb. 1.1: Abschnittsumbrüche

Die Umbruchssymbole sind nicht nur Kennzeichnungen, sondern speichern die komplette Formatierung des vorangehenden Abschnitts – ähnlich wie die Absatzmarken die Informationen zur Formatierung des vorangehenden Absatzes enthalten.[1]

Daraus resultiert, dass das Löschen oder Verschieben der Umbruchmarken manchmal zu unerwarteten Ergebnissen führt. Beim Löschen eines Abschnittswechsels löschen Sie auch die Abschnittseigenschaften, der Abschnitt wird mit dem darauffolgenden Abschnitt zusammengeführt und anhand dessen Eigenschaften umformatiert.

Wichtig

Absatzformatierungen wie Einzüge werden nicht im Abschnittswechsel gespeichert, sondern in der Absatzmarke .

Abschnittswechsel – aber wo?

Von vielen Experten wird empfohlen, für jeden Punkt der eingangs genannten Aufzählung sowie für jedes Kapitel einen Abschnitt einzurichten. In vielen Fällen ist dieser Aufwand allerdings entbehrlich.

Mindestens benötigt werden Abschnittswechsel allerdings

  • nach dem Deckblatt, weil das überhaupt keine Kopf- und Fußeinträge besitzt,

  • vor dem Vorwort oder dem Haupttext, weil erst hier das durchgängige Layout des Haupttextes einsetzt, und

  • nach dem Haupttext, weil Anhänge und Index häufig ein anderes Layout verwenden.

Nur mit Abschnitten lassen sich diese satztechnisch völlig unterschiedlichen Bereiche sauber getrennt formatieren und layouten.

Tipp

Legen Sie diese Struktur schon bei Beginn der Arbeit in Ihrem Dokument fest, indem Sie Abschnittswechsel und Überschriften auf Leerseiten einrichten.

1.1.2  Das Deckblatt [Bild]

‌Eine wissenschaftliche Einzelveröffentlichung bedarf eines Titel- oder Deckblattes. Die einfachste Form ist eine Seite 1 mit Angabe des Titels und Autors sowie eines Hinweises, um was für eine Art von Arbeit es sich handelt.

Einfügen | Deckblatt fügt vor dem gesamten Text eine neue Seite ein, mit mehr oder weniger Dekoration und einigen Platzhaltern ausgestattet sowie einem Seitenumbruch.

Das Gegenteil von »gut« ist bekanntlich »gut gemeint«. So verhält es sich auch mit dem Deckblatt. Es gibt nur die vorgefertigten Deckblätter, kein neutrales. Zwar sind in den angebotenen Mustern einige, die der Sachlichkeit für eine Ausarbeitung im Sinne dieses Buches entsprechen, doch dürften diese kaum den für Ihre Arbeit einzuhaltenden Vorgaben entsprechen. Wirklich befriedigend ist diese Funktion noch nicht gelöst.

Praxistipp

Suchen Sie sich ein vorgefertigtes Deckblatt aus, das nur wenige Elemente enthält und löschen Sie diese heraus oder verschieben Sie sie an eine passende Position.

Wenn Sie mit dem automatischen Deckblatt arbeiten, taucht im Navigationsbereich[Bild] ein zusätzlicher Balken über allen Überschriften auf. Dieser Balken symbolisiert das Deckblatt. Diesen Balken über sein Kontextmenü zu löschen, ist neben Einfügen | Deckblatt | Aktuelles Deckblatt entfernen eine alternative Möglichkeit, ein Deckblatt wieder zu entfernen.

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Abb. 1.2: Deckblatt-Darstellung und Kontextmenü im Navigationsbereich

[Bild] Vorsicht

Wenn Sie ein Deckblatt löschen, wird auch eine von Ihnen hinzugefügte Rückseite des Deckblatts gelöscht!

1.2  Seite einrichten [Bild]

Wenn Sie ein Blatt Papier von der linken oberen Ecke bis zur rechten unteren Ecke mit Text füllen, dann werden Sie beim Leser auf wenig Gegenliebe stoßen. Rund um den gedruckten Teil einer Seite erwartet man einen Rand, doch über dessen Abmessungen herrscht weitgehend Unklarheit.

Der Bereich einer Seite, der Text enthält, wird »Satzspiegel« genannt.‌‌

[Seiten]Layout | Seite einrichten [Bild]

Tipps

  • Am schnellsten öffnen Sie diesen Dialog in allen Versionen mit einem Doppelklick in den grauen Bereich des horizontalen Lineals oder irgendwo ins vertikale Lineal.

  • Der Satzspiegel lässt sich auch mit der Maus einstellen, indem Sie im Lineal die Grenzlinie zwischen weißem und grauem Bereich mit der Maus greifen und verschieben.

[Bild]

Abb. 1.3: Seiteneinstellungen in Word

[Bild] Vorsicht

Die Einstellungen zur Vertikalen Ausrichtung im Register Layout sind mit Vorsicht zu genießen und nur für das Vorblatt geeignet. Besonders Blocksatz sorgt für eine eigenwillige gleichmäßige Verteilung des Textes, indem die Zeilen- und Absatzabstände vergrößert werden.

1.2.1  Satzspiegel nach Vorgaben einrichten [Bild]

Wenn Sie klare Vorgaben an die Seitenaufteilung Ihres Werkes bekommen haben, z. B. vom Institut oder Verlag, tragen Sie diese im Dialog Seite einrichten ein.

Tabelle 1.2 zeigt Ihnen, in welchen Bereichen dieses verschachtelten Dialogs Sie welche Vorgaben einrichten können.

Tabelle 1.2: Vorgegebene Layouteinstellungen im Dialog Seite einrichten umsetzen

Layout-Vorgabe

Register

Funktion/Option

Von A4 abweichendes Seitenformat

Papier

Papierformat

Seitenränder

Seitenränder

Seitenränder Oben/Unten/Links/Rechts

[Bild] Vorder- und Rückseite für beidseitigen Druck

Seitenränder

Mehrere Seiten: Gegenüberliegende Seiten

Spezifikationen für Kopf- und Fußzeilen

Layout

Gruppe Kopf- und Fusszeile

Zeilen nummerieren

Layout

Schaltfläche Zeilennummern

1.2.2  Satzspiegel frei gestalten

Um einen Satzspiegel ästhetisch zu definieren, kann man sich verschiedener, historisch gewachsener Methoden bedienen, die aber allesamt nicht den heutigen Geschmack treffen.

Auf der richtigen Spur sind Sie mit folgender Methode: Legen Sie zuerst nach Gutdünken fest, wie breit der innere Rand sein soll, zum Beispiel 1 cm. Nach diesem Maß richten sich dann die anderen Ränder; der obere Rand ist 1,5-mal so breit wie der innere, der untere 2,5-mal und der äußere doppelt so breit.

Zum linken bzw. inneren Rand muss dann noch der »Bundsteg«, ein Zuschlag für die Bindung hinzugerechnet werden, damit der Text nicht zu eng am Falz liegt:‌

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Abb. 1.4: Satzspiegel und Heftung

Das Register Seitenränder des Dialogs Seite einrichten‌ enthält alle dafür notwendigen Einstellungen.

Hinweis

Bei Ringbindung können Sie den Bundsteg knapper ausfallen lassen, weil beim Aufklappen die Seiten vollflächig sichtbar sind und der Heftrand optisch Teil des Blattrands ist.

Tipp

Bei Vorgabe einer bestimmten Seitenmenge für das anzufertigende Werk lassen sich geringfügige Abweichungen ggf. mit dem Satzspiegel korrigieren.

Wichtig

Bedenken Sie rechtzeitig, auf welchem Drucker Ihr Dokument gedruckt werden soll. Sobald Word einen Druckbefehl erhält, formatiert es die Satzspiegel um, sofern die bedruckbare Fläche kleiner ist. Mit reichlich bemessenen Rändern umgehen Sie dieses Problem, und es sieht auch besser aus, wenn um den Text herum etwas mehr Rand ist.[2]

Sollen außerhalb des Satzspiegels Zusatzinformationen erscheinen, z. B. Kopf- und Fußzeilen, durchlaufende Kapitelüberschriften, Marginaltexte oder Seitennummern, geht der dafür benötigte Raum nochmals vom Satzspiegel ab.[3]

Satzspiegel spiegeln für beidseitigen Druck [Bild]

‌‌Beidseitig zu drucken ist nicht nur ökonomischer, sondern wirkt auch professioneller. Es bedarf aber auch besonderer Aufmerksamkeit beim Einrichten der Seiten.

Beim beidseitigen Druck stehen sich zwei Seiten gegenüber, bedürfen deshalb einer symmetrischen Aufteilung beider Seiten, am Falz‌ gespiegelt. Daher rührt auch der Ausdruck »Satzspiegel«. Die zusätzlichen Einstellungen finden Sie im Register Seitenränder, Gruppe Mehrere Seiten, mit Gegenüberliegende Seiten und im Register Layout, Gruppe Kopf- und Fusszeilen mit der Option Gerade/ungerade anders.

Wichtig

Die Option Gerade/ungerade anders für Kopf- und Fußzeilen bewirkt lediglich, dass Word für Kopf- und Fußzeilen auf geraden und ungeraden Seiten voneinander unabhängige Platzhalter vorsieht. Die korrekt gespiegelte Einrichtung der Kopf- und Fußzeilen bleibt Ihnen überlassen (siehe Kapitel 3).

1.2.3  Satzspiegel anzeigen

Um einen Eindruck vom Satzspiegel zu erhalten, können Sie ihn mit Datei | Optionen | Erweitert | Dokumentinhalt anzeigen: Zuschnittmarken anzeigen in Ihre Seitendarstellung einblenden.

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Abb. 1.5: Gegenüberliegende Seiten mit Textrahmen

Die eingeblendeten Rahmen und Marken werden selbstverständlich nicht gedruckt, sondern dienen nur Ihrer Orientierung bei Schreiben und Zurichten.[4]

1.2.4  Gültigkeit der Seiteneinstellungen [Bild]

In allen drei Registern des Dialogs Seite einrichten finden Sie eine Auswahlliste Übernehmen für. Damit können Sie Ihre Formatierungen auf bestimmte Bereiche des Dokuments festlegen, zum Beispiel einzelne Seiten im Querformat.

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Abb. 1.6: Gültigkeit der Seiteneinstellungen, links ohne markierten Text, rechts mit markiertem Text

Mit Dokument ab hier und Markierten Text wird automatisch ein »Abschnittswechsel (Nächste Seite)« (siehe Abschnitt 1.1.1) an der Schreibmarken-Position bzw. um die Markierung herum eingefügt, denn auf einer Seite können keine unterschiedlichen Seitenformatierungen existieren.

Sollen die Einstellungen nicht nur für dieses Dokument, sondern für alle künftig auf der Basis dieser Vorlagedatei erstellten Dokumente dienen, klicken Sie auf Als Standard festlegen. Damit werden die Einstellungen in der Vorlagedatei gespeichert.

1.2.5  Seiteneinstellungen übertragen

Um Seiteneinstellungen auf ein anderes Dokument oder einen anderen Abschnitt zu übertragen, gibt es keine offizielle Funktion, aber einen Trick:

  1. Gehen Sie in den Dialog Seite einrichten des Dokuments, dessen Einstellungen Sie übertragen möchten.

  2. Betätigen Sie [Bild], ohne zuvor Änderungen vorzunehmen.

  3. Wechseln Sie zu dem Dokument, dem Sie diese Einstellungen zuweisen möchten.

  4. Betätigen Sie die Wiederholungsfunktion mit F4 oder Strg+Y.

1.3  Seiten rahmen

Wünschen Sie einen Rahmen um Ihren Text, hilft ein Klick auf die Schaltfläche Ränder im Register Layout des Dialogs Seite einrichten.‌‌

Der Dialog Rahmen und Schattierung gliedert sich in drei Zonen, die seit jeher etwas unglücklich angeordnet sind:

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Abb. 1.7: Layout-Einstellungen für die Seite

Sie beginnen im mittleren Bereich mit der Auswahl von Linienart, -farbe und -breite. Anschließend

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Abb. 1.8: Reihenfolge bei der Rahmeneinstellung beachten!

Die Einrichtung der Rahmenlinien im rechten Bereich können Sie wahlweise durch Anklicken einer der vier Schaltflächen oder einer der vier Kanten des Vorschaubildes vornehmen. Klicken auf eine in der Vorschau angezeigte Rahmenlinie oder deren zugehörige Schaltfläche entfernt diese Linie wieder. Erst mit Klick auf [Bild] wird der Rahmen auf das Dokument angewandt.

Grafisch gestaltete Seitenrahmen erzeugen Sie mit der Auswahl Effekte, jedoch sind die dort enthaltenen Muster einer sachlichen Dokumentation wenig zuträglich.

Rahmenabstand zwischen Text und Seitenrand

Wenn der Rahmen den Text »auf Knirsch« umrahmt, sieht das nicht gut aus und lässt sich auch nicht gut lesen. Rahmenlinien müssen deutlich Distanz zum Text halten. Mit den Optionen zum Register Seitenrand‌ im Dialog Rahmen und Schattierung lässt sich dieser Abstand (relativ zum Seitenrand!) in allen vier Richtungen individuell festlegen und wahlweise als Abstand zum Text oder Abstand vom Seitenrand definieren.‌

1.4  Ein- oder mehrspaltig?

‌‌Sofern Sie keine zwingende Vorgabe auf einspaltigen Text einhalten müssen, können Sie den Satzspiegel als einspaltigen oder mehrspaltigen Druckbereich nutzen – abhängig von der Seitenbreite und Schriftbreite. Bei einer normal laufenden Schrift mit 10 bis 13 pt Größe sollte die Spaltenbreite 4 cm nicht unter- und 14 cm nicht überschreiten. Bei eng laufenden Schriften verringert sich dieses Höchstmaß, bei weiter laufenden Schriften können es einige wenige Zentimeter mehr sein.

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Abb. 1.9: Spalten einrichten

Sie können die Spaltenbreite auch dann etwas breiter wählen, wenn zwischen den Zeilen genügend Durchschuss[5] ‌vorhanden ist, um das Auge sauber zum Zeilenanfang zurückzuführen.

Beherzigen Sie diese Regeln, kommen auf eine Seite A4 bis zu drei Spalten in Betracht.

Spalten richten Sie ein, indem Sie den Spalten-Dialog aufrufen:

[Seiten]layout | Spalten | Weitere Spalten

1.4.1  Abstand oder Trennlinie?

Neben der Spaltenbreite ist beim Mehrspaltensatz der Spaltenabstand von Bedeutung. Ist er zu gering, kann sich das lesende Auge leicht in die Nachbarspalte verirren. Im Dialog lassen sich Spalten- und Absatzbreiten bequem einstellen. Ist kein Platz für einen ausreichenden Abstand, hilft eine dünne Zwischenlinie als Spaltentrenner‌. Die Stärke dieser Linie lässt sich in Word nicht verändern.

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Abb. 1.10: Kaum erkennbarer Spaltensatz

1.4.2  Registerhaltigkeit

‌An den Abgleich der Zeilen mehrerer Spalten nebeneinander hat das lesende Auge besondere Ansprüche. Auch wenn die Zeilen zweier nebeneinanderliegender Spalten nichts miteinander zu tun haben, erwartet man beim Lesen dennoch, dass sie auf gleicher Höhe liegen. Ein Versatz lenkt vom Lesefluss ab.

Daraus folgt, dass zur Trennung von Absätzen kein Durchschuss‌ verwendet werden darf, es sei denn ein vollzeiliger Durchschuss, was aber übertrieben aussieht.

Bei Zwischenüberschriften muss deren Durchschuss so eingerichtet werden, dass die Schriftgröße der Überschrift zuzüglich Durchschuss ein ganzzahliges Vielfaches der Zeilenhöhe des Fließtextes ergibt (Kapitel 9).

Gleich hoher Spaltenabschluss

Am Ende eines Spaltensatzes sollten beide Spalten gleichlang sein. Ein abschließender Abschnittswechsel (der beim Übergang zu einer anderen Spaltenformatierung ohnehin benötigt wird) besorgt das automatisch mit:

[Seiten]Layout | Umbrüche | Fortlaufend

Die Einstellung Kein Spaltenausgleich bei fortlaufendem Abschnittswechsel in Datei | Optionen | Erweitert | Kompatibilitätsoptionen unterbindet das Ausgleichen der Spaltenabschlüsse.

Erzwungener Spaltenwechsel

Erreicht der Text beim Schreiben den unteren Rand einer Spalte, richtet Word eine neue Spalte ein, und der Text wird auf diese umbrochen.

Sie können einen Spaltenumbruch mit Strg+Shift+Enter oder [Seiten]Layout | Umbrüche | Spalte erzwingen, auch wenn die Spalte noch nicht vollgeschrieben ist.

Wichtig

Strg+Enter führt immer zum Seitenumbruch, auch beim Mehrspaltensatz.

1.4.3  Spaltenaufteilung im Text wechseln

Sie können mit dem Mehrspaltensatz an jeder Stelle des Textes beginnen oder aufhören, auch mitten auf einer Seite. Dazu wählen Sie in der Auswahl Übernehmen für die Option Dokument ab hier.

Mit gesetzter Option Dokument ab hier fügt Word an der aktuellen Position der Schreibmarke einen Abschnittswechsel ein und wendet die gewählte Spalteneinstellung für den folgenden Text an.

Sie können auch umgekehrt vorgehen, indem Sie von Hand mit

[Seiten]Layout | Umbrüche | Fortlaufend

einen Abschnittbeginn und nochmals ein Abschnittsende definieren, um dann mit der Auswahl Übernehmen für: Aktuellen Abschnitt die Spalten auf den Bereich zwischen beiden Abschnittswechseln zuweisen.

Mit der Option Neue Spalte beginnen, die eigentlich Neue Seite beginnen heißen müsste, veranlassen Sie Word, einen Abschnittswechsel und zugleich Seitenumbruch einzufügen; der Rest der Seite bleibt leer, das neue Spaltenformat beginnt erst auf der Folgeseite.

1.4.4  Ungleiche Spaltenbreiten

Die vorgefertigten Spaltenaufteilungen Links und Rechts vermitteln den Eindruck, hier könnten eine Hauptspalte und eine Marginalspalte unabhängig voneinander benutzt werden. Das täuscht!‌ Spaltensatz läuft in Word immer in die nächste Spalte über. Word ist eben in erster Linie Textprogramm und erfüllt nicht alle satztechnischen Ansprüche wie die freie Wahl des Spaltenüberlaufs.

1.5  Außerhalb des Satzspiegels

Der Bereich um den Satzspiegel herum ist nicht tabu. Hier werden exponierte Elemente platziert.

1.5.1  Positionsrahmen und Textfelder

Wer sich intensiv mit Word beschäftigt, wird irgendwann mit dem Begriff »Positionsrahmen« konfrontiert. Eigentlich ist er seit Langem kein offizieller Bestandteil von Word mehr, ist aber aus Kompatibilitätsgründen noch immer als Funktion auch in den neuesten Versionen enthalten – nur nicht ganz offensichtlich. Für normale Aufgaben wird dieses Instrument auch nicht mehr benötigt, sondern ist offiziell vom Textfeld abgelöst worden.‌‌

Textfelder sind grafische Rahmen, die Text aufnehmen können und sich wie ein Grafikobjekt behandeln lassen. Sie sind unabhängig vom Satzspiegel auf der Seite platzierbar.

Positionsrahmen, die »Vorgänger« der Textfelder, sind in der Verwendung nicht so flexibel wie Textfelder, aber sie sind ebenfalls außerhalb des Satzspiegels platzierbar und besitzen einige Eigenschaften, die Textfelder nicht mitbringen. Deshalb kommen sie für besondere Zwecke noch immer zum Einsatz.

Positionsrahmen lassen sich im Gegensatz zu Textfeldern als Bestandteil einer Formatvorlage definieren. Das Beispiel in Abschnitt 1.5.2 zeigt diesen Verwendungszweck.

Wichtig

Textfelder dürfen keine Daten enthalten, die zum Erstellen von Verzeichnissen dienen sollen, denn die automatische Verzeichniserstellung ignoriert Textfelder, während Text in Positionsrahmen in die Suche einbezogen ist.

Wollen Sie z. B. eine Grafik mit Beschriftung von Text umfließen lassen, ist das eine klassische Aufgabe für einen Positionsrahmen, um die Bildunterschrift (siehe Kapitel 18) auch im Abbildungsverzeichnis (siehe Kapitel 5) erscheinen zu lassen.

Textfeld einfügen und formatieren

Einfügen | Text: Textfeld | (Auswahl aus Integriert oder Office.com) oder Textfeld erstellen

Mit Textfeld erstellen zeichnen Sie ein frei gestaltbares Textfeld; die Auswahl setzt ein vorformatiertes Textfeld in die Seite.

Da sich Textfelder vom Fließtext abheben sollen, sind sie unabhängig formatierbar; die Werkzeuge der Registerkarte Start wirken hier ebenso wie im Fließtext. Mit den Werkzeugen der Registerkarte Formformat lassen sich Rahmen und Füllungen zuweisen.

Ist ein Textfeld fertig formatiert, können Sie diese Formatierung mit

Rechtsklick | Als Standardfeld festlegen

als Vorgabeformat für künftig einzufügende Textfelder speichern. Diese Vorgabe gilt aber nur für Textfelder, die Sie mit

Einfügen | Textfeld | Textfeld erstellen

von Hand erzeugen. Die Mustertextfelder reagieren darauf nicht.

Alternativ lässt sich ein markiertes Textfeld mit

Einfügen | Textfeld | Auswahl im Textfeldkatalog speichern

als Ergänzung zur Auswahl der vorgefertigten Textfelder hinzufügen.

Textfeld vom Fließtext umfließen lassen

Textfelder sind werkseitig so formatiert, dass sie als rechteckig umflossenes Objekt in den Text eingestellt werden, das heißt, Sie können ein Textfeld im Fließtext bewegen und der Fließtext weicht aus. Diese Eigenschaft lässt sich mit

  • Formformat | Gruppe Anordnen, Textumbruch[6]oder

  • nach Klick auf das Symbol [Bild],

beeinflussen.

Haben Sie ein Textfeld markiert, ist im Register Zeilen- und Seitenumbruch des Absatz-Dialogs der Bereich Textfeldoptionen aktiviert. Hier finden Sie Einstellungen, wie sich der ein Textfeld umfließende Text in Bezug auf den Textinhalt des Textfeldes verhält. Das wirkt nur unter folgenden Voraussetzungen:

  • Das Textfeld darf keine Kontur und keine Flächenfüllung haben.

  • Zum umfließenden Text hin muss der Text im Textfeld einen Flatterrand besitzen.

  • Der Textumbruch für das Textfeld muss auf Eng bzw. Passend eingestellt sein.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, passt sich der Rand des Fließtextes an die Zeilenenden des Textes im Textfeld an. Diese Funktion arbeitet aber ungenau und ist auch sonst wenig überzeugend.

Positionsrahmen einfügen

Die Funktion zum Einfügen eines Positionsrahmens ist sowohl von der Anordnung als auch von der Bezeichnung her sehr gut versteckt:

Entwicklertools | Gruppe Steuerelemente: [Bild] | Legacy-/Vorversionstools | Horizontalen Rahmen einfügen [Bild]

Positionsrahmen bearbeiten

Mit einem Doppelklick auf den Positionsrahmen gelangen Sie zum Dialog Positionsrahmen, in dem Sie Spezifikationen zur Lage des Rahmens und zum Textabstand einstellen können.

Hinweis

Beachten Sie bitte die Kombi-Funktion der Felder Position: Hier sind die Auswahl vorgegebener Positionen und Eingabe von Maßen gleichermaßen möglich.

Den Text innerhalb des Positionsrahmens bearbeiten Sie mit den üblichen Textwerkzeugen in der Registerkarte Start.

1.5.2  Seitenrand nutzen

‌‌‌Der außenliegende Rand kann bei Fachliteratur und Zeitschriften auch als »Marginalspalte« für erläuternde Texte oder Hinweise herhalten. Illustrationen dürfen ausnahmsweise in die Marginalspalte hineinragen. Die Bildunterschriften sind dann ebenfalls in der Marginalspalte unterzubringen. Benutzen Sie das Marginal auch nur einmal in dieser Form, gehören die Bildunterschriften im gesamten Werk durchgängig dorthin, selbst wenn die Illustration nicht in die Marginalspalte hineinragt.

Word bietet keine automatische Funktion zur Nutzung des Marginals. Mit eigenen Formatvorlagen lässt sich diese Beschränkung umgehen.

Aus der Trickkiste: Formatvorlage für Marginalspalte

‌Um Platz für Marginaltext zu schaffen, müssen Sie zunächst den Satzspiegel so einrichten, dass an den außen liegenden Blatträndern ein ausreichender Rand bleibt.

  1. Stellen Sie also im Dialog Seite einrichten zunächst bei Mehrere Seiten: Gegenüberliegende Seiten ein.

  2. Erhöhen Sie den Wert bei Aussen auf ein hinreichendes Maß.

  3. [Bild]

  4. Öffnen Sie den Aufgabenbereich Formatvorlagen mit einem Klick auf die Schaltfläche [Bild] in der Registerkarte Start, Gruppe Formatvorlagen.

  5. Legen Sie mit der Schaltfläche [Bild]/[Bild] unten links im Aufgabenbereich Formatvorlagen eine neue Formatvorlage an.

  6. Geben Sie der Formatvorlage einen Namen, z. B. Marginaltext.

  7. Wählen Sie Formatvorlage basiert auf: (Keine Formatvorlage).

  8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Format und in der Auswahl auf Positionsrahmen.

    Der Dialog Positionsrahmen erscheint.

  9. Geben Sie die Daten für den Positionsrahmen ein; Abbildung 1.11 zeigt exemplarische Daten. Wichtig sind vor allem die Einstellungen im Bereich Horizontal, denn sie entscheiden darüber, ob der Positionsrahmen innerhalb oder außerhalb des Satzspiegels steht.

  10. [Bild]

  11. Stellen Sie im Dialog Neue Formatvorlage weitere Spezifikationen für Ihren Marginaltext ein.

  12. [Bild]

[Bild]

Abb. 1.11: Marginaltext per Positionsrahmen

Damit haben Sie eine Formatvorlage für Marginaltext geschaffen, die Sie wie folgt anwenden:

  1. Schreiben Sie den für das Marginal vorgesehenen Text ganz normal als Absatz im Fließtext.

  2. Markieren Sie den Absatz und weisen Sie ihm die Formatvorlage Marginaltext zu.

  3. Schieben Sie den Positionsrahmen ggf. an die gewünschte Position.

1.5.3  Textfelder mit Überlauf

Textfelder besitzen eine andere, für Satzaufgaben interessante Eigenschaft: Sie sind miteinander so verknüpfbar, dass ein Text vom ersten Textfeld ins nächste überläuft, das an ganz anderer Stelle im Dokument steht. So sind Textfortsetzungen im Zeitungsstil möglich.‌‌

Sie fügen Textfelder mit Einfügen | Textfeld und nachfolgender Typauswahl als Textrahmen in Ihre aktuelle Seite ein.

In ein Textfeld können Sie Text eingeben und formatieren wie Fließtext. Es ist aber ein Zeichenobjekt, das sich frei auf der Seite bewegen und im Dialog Textfeld formatieren bzw. mit der Registerkarte Formformat gestalten lässt. Textfelder sind mit der Position im Text verankert, an der die Schreibmarke beim Anlegen stand, das heißt, ein Textfeld macht die Bewegungen dieser Textposition mit und wird mit dem Text ggf. auf die nächste Seite umbrochen. Mit welchem Absatz das Textfeld verbunden ist, erkennen Sie am Symbol [Bild], das neben dem Ankerpunkt auftaucht, sobald Sie das Textfeld markieren.

Um Textfelder zum Zweck des Textüberlaufs miteinander zu verknüpfen, benötigen Sie natürlich mindestens zwei Textfelder.

  1. Markieren Sie das erste Textfeld und wählen Sie Verknüpfung erstellen.

    Der Mauszeiger nimmt die Form [Bild] an.

  2. Bewegen Sie den Mauszeiger zum zweiten Textfeld, bis er sich zum Symbol [Bild] wandelt, und klicken Sie dort.

Text, der nicht mehr in das erste Textfeld passt, wird zum zweiten Textfeld umbrochen.

Sie können diese Verknüpfungen beliebig fortsetzen und auch wieder auflösen.

Hinweis

Wenn die Schreibmarke in einem Textfeld steht und Sie Strg+A betätigen, markiert Word nur den Inhalt des Textfeldes; bei verknüpften Textfeldern den Inhalt aller miteinander verknüpften Textfelder.

1.5.4  Textfelder drehen

Das freie Drehen von Textfeldern ist kein Problem. Der Drehanfasser steht für diesen Zweck zur Verfügung, ebenso die komplette Ausstattung der Zeichentools.

[1] Die letzte Absatzmarke eines in Abschnitte gegliederten Textes enthält zusätzlich dieselben Informationen wie eine Umbruchmarke am Ende des letzten Abschnitts.

[2] Ein handelsüblicher A4-Tintenstrahldrucker benötigt einen unteren Rand von mindestens 1,8 cm.

[3] Fußnoten gehören nicht in die Fußzeile, sondern in den Satzspiegel und verringern diesen um ihren eigenen Platzbedarf. Word erledigt das mit der Fußnotenautomatik (Kapitel 5).

[4] Die Option Textbegrenzungen anzeigen (a.a.O.) hat seit Word 2013 an Brauchbarkeit verloren, weil jeder Absatz mit separatem Rahmen angezeigt, aber nicht mehr der Satzspiegel wiedergeben wird.

[5] Durchschuss = Absatz- oder Zeilenabstand, siehe Kapitel 9

[6] vgl. Abschnitt 16.8.2

Kapitel 2:
Dokument in Fließtext und Überschriften gliedern

Ein angelegtes Dokument ist zunächst ein virtuelles Blatt Papier, auf dem Text eingegeben werden kann. Um diesen Text übersichtlicher zu gestalten, ist er zu strukturieren. Für den Leser äußert sich die Struktur durch Überschriften, mit denen vermittelt wird: Hier beginnt ein neuer Sachverhalt.