Nach einem klassischen betriebswirtschaftlichen Studium mit Schwerpunkt Personal und Recht stieg Birgit Ennemoser direkt in die Personalarbeit ein und lernte diese von Grund auf kennen.

Heute ist Frau Ennemoser mit mehr als 25 Jahren praktischer Erfahrung in den verschiedenen Sparten des Personalwesens vorrangig beratend und als Trainerin und Seminarleiterin in vielfältigen Inhouse-Seminaren tätig und widmet sich immer wieder verschiedenen Fachthemen als Autorin unter praktischen Gesichtspunkten.

Seit 2009 leitet Frau Ennemoser das Geschäftsfeld Personal Services von Auren in Stuttgart. In enger Zusammenarbeit mit den weiteren Geschäftsfeldern von Auren – der Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung und Rechtsberatung – betreut sie gemeinsam mit ihren Mitarbeitern Firmenkunden im Rahmen personeller Belange rund um die Entgeltabrechnung, aber auch im gesamten Konstrukt der betrieblichen Personalarbeit. Schwerpunkt bildet die Entgeltabrechnung, sodass Frau Ennemoser pro Jahr zwischen 100 und 200 Lohnsteuer-Außenprüfungen sowie Sozialversicherungsprüfungen direkt begleitet, damit also auch direkt in der Praxis dessen steht, was Prüfer an Fragen in diesen Abläufen stellen. Darüber hinaus ist sie in der Beratung von Fragestellungen rund um diese Prüfungen tätig und begleitet Unternehmen rund um das Prüfungsgeschehen, auf Wunsch beginnend bei der Aufbereitung der Unterlagen bis hin zur Sichtung von Prüfungsberichten.

Die Kenntnisse, die in der Praxis aus der Ausführung von regelmäßig 200.000 Abrechnungen entstehen, geben Einblicke in eine Vielzahl an Tarifgebieten, aber auch verschiedenen Branchen mit für diese jeweils typischen Herausforderungen. Die Nutzung verschiedener Abrechnungssysteme gibt enge Bezüge zur praktischen Umsetzbarkeit von Nettoentgeltoptionen. Frau Ennemoser ist damit eine Expertin in den fachlichen Grundlagen, die sich diesen aber immer auch aus praktischer Sicht nähert und deren Hinweise von vielen unserer Leser immer gerne genutzt werden.

Nettoentgelte erhöhen – Möglichkeiten dazu?

Als wir vor einem Jahr das Update der letzten Auflage finalisierten, war die Corona-Krise ein Schatten, von dem man hoffte, dass er uns in 2022 wieder verlassen hätte. Mittlerweile hat sich daraus in manchen Zusammenhängen eine erschreckende „Normalität“ entwickelt und wir alle hoffen zwar auf ein Ende der Situation – die Einflussnahme der Pandemie auf unser aller Leben allgemein, auf die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen, auf die Verfügbarkeit von Personal und auf den Vergütungssektor wird uns wohl aber noch einige Jahre begleiten. Nach wie vor haben wir extreme Unterschiede in der Beschäftigung: Viele Menschen haben aufgrund ihrer Tätigkeit viel zu viel zu tun, gelangen emotional und körperlich an Belastungsgrenzen, kommen mit der Arbeit aufgrund des Umfangs an Themenstellungen nicht nach. Anderen wurden durch die Lockdowns bzw. die Einschränkungen durch die SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung und weitere rechtliche Rahmenbedingungen die Beschäftigungsgrundlage entzogen.

Dies wird flankiert durch die Herausforderung, auch am Arbeitsplatz gesund und sicher zu bleiben. Wer sich im Homeoffice oder in Kurzarbeit befindet, hat wiederum andere Sorgen. Kann man in den gegenwärtigen Zeiten überhaupt eine besondere Vergütung gewähren oder durch diese Entlastung schaffen?

Die Bundesregierung hat eine steuer- und sozialversicherungsfreie Prämienlösung in Höhe von 1.500 Euro eingeräumt, die zwischen dem 01.03.2020 und dem 31.12.2020 Auszahlung finden konnte. Diese wurde zunächst bis zum 30.06.2021 und dann erneut bis 31.03.2022 verlängert. Eine weitere Verlängerung ist noch nicht entschieden.

Doch gibt es weitere Optionen, die nutzbar sind? Wie kann ich meinem Mitarbeiter im Homeoffice eine Unterstützung für Strom oder Telefonkosten zukommen lassen, die nicht als Bruttozahlung wieder um Steuer und Sozialversicherung reduziert wird?

Zu diesen Nettoansätzen und vielen weiteren gibt dieser Ratgeber in gewohnter Form Hinweise, zeigt geänderte Rahmenbedingungen für bereits bekannte Bausteine auf und verweist auf neue Rechtsprechung und Überlegungen dazu.

In den letzten Jahren wurde der Einsatz von Gehaltsextras, die vor ca. 5 bis 10 Jahren eher als Geheimtipp galten, zu einer Art Trend. Ergänzt wurde das Themenfeld in der Umsetzung der Unternehmen durch eine Vielzahl von Beratern, die sich der Ansätze annahmen und diese für Unternehmen aufbereiteten.

Bereits seit 2019 erfuhr die anfängliche Begeisterung bei den Arbeitgebern nun wieder Einschränkungen durch negative Ergebnisse in Lohnsteuerprüfungen bzw. deutlich gesagt durch Nachversteuerungen und vor allem auch durch Nachverbeitragungen im Rahmen der Erhebung von Beiträgen im Nachgang im Rahmen der Sozialversicherungsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung.

Zur Abgrenzung auf dem Markt – im Verhältnis zu unterschiedlichen Konkurrenten – kann die Gewährung von Gehaltsextras nach wie vor ein sehr gutes Mittel sein; oftmals sind Bestandteile sogar schon fast branchentypisch geworden und müssen daher Umsetzung finden, um sich im Wettbewerb um gute Arbeitnehmer zu behaupten. Wichtig ist aber eine absolut sorgfältige Umsetzung, begonnen bei der arbeitsrechtlichen Gestaltung, da diese in der Regel die Grundlage für die steuerliche und final sozialversicherungsseitige Einschätzung bildet.

Der Gedanke, Mitarbeitern Gutes zu tun oder zu deren Wohlbefinden beizutragen, sollte dabei nach wie vor im Vordergrund stehen. Fakt ist, dass man bereits vor 100 Jahren wusste: Mitarbeiter, die sich wohlfühlen, leisten viel und oftmals deutlich mehr als Mitarbeiter, die ihrer Arbeit nachgehen, aber mit wenig Begeisterung den morgendlichen Weg zur Arbeit antreten. Wie sorgt man für das Wohlbefinden des einzelnen Mitarbeiters?

Psychologisch betrachtet wird der eine Kollege eher auf verbale Streicheleinheiten reagieren, der andere eher monetär zu begeistern sein. Was trotzdem aber nach wie vor – unabhängig von Motivationstheorien wie Herzberg oder Maslow – zu funktionieren scheint, ist die Schaffung von Motivationsanreizen durch finanzielle Mittel. Da diese Form der Steigerung der Personalkosten durch hohe Bruttoentgeltanpassungen begrenzt ist, sind weitere Ansätze nach wie vor interessant für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Hier lohnt es sich, genauer ins Detail zu gehen. Insbesondere, da es bei diesen Überlegungen ja nicht nur darum geht, neue Mitarbeiter zu gewinnen, sondern auch für die Bestandsbelegschaft spannend zu sein und zu bleiben. Die sog. Nettoentgeltoptionen haben ja das Ziel, in Form einer abgabenoptimierten Lohnabrechnung möglichst viel netto unter Abzug von wenig Steuern und Sozialversicherungsanteilen für den Mitarbeiter zu bieten. Viele dieser Ansätze entfalten auch eine erhebliche Bindungswirkung, da man sie nicht überall erhält und oftmals auch nicht direkt von Arbeitgeber zu Arbeitgeber mitnehmen kann.

Es gibt in den deutschen Lohnsteuerrichtlinien mehr als 80 Ansätze für die Reduzierung der Steuerlast. Rein rechtlich ist dies durchaus korrekt, doch wenn man sich näher mit diesen befasst, erkennt man schnell, dass viele in der Praxis nur mit erheblichem administrativem Aufwand abdeckbar sein werden.

Stuttgart, im Januar 2022

Birgit Ennemoser

Mehr zum Thema finden Sie auch unter: www.datev.de/gehaltsextras

Danke sagen war und ist schon immer wichtig. In unserer Gesellschaft haben sich allerdings in den letzten Monaten verschiedene Ausdrucksformen von Dankbarkeit entwickelt und diese wurden dann wiederum unterschiedlich beurteilt.

Wir alle bedankten uns bei den Mitarbeitern im Lebensmittelgeschäft, bei den Paketboten, bei den Apothekenmitarbeitern und den Bäckern, um nur eine kleine Auswahl an Berufsgruppen zu benennen. Man spendete besonderen Dank in Form von abendlichem Applaus an die Ärzte, die Mitarbeiter in den Krankenhäusern und die Pflegekräfte, die sich dem Kampf für uns und gegen COVID-19 verschrieben haben.

Insbesondere diese Gruppe an Menschen, die in den letzten Monaten oftmals Übermenschliches leisten mussten, haben aber auch auf den Punkt gebracht, dass ein Klatschen ein schönes Signal ist, aber nicht die Rechnungen bezahlt, die man auf den Tisch bekommt, nicht die Miete oder sonstige Kosten aus dem täglichen Leben auffängt und daher auch finanzielle Anerkennung eine durchaus große Rolle spielt.

Den Dankesmöglichkeiten in finanzieller Hinsicht durch Nettoentgeltoptionen – unter Berücksichtigung und Hinweis auf die neue Rechtsprechung – wollen wir in dieser Ausgabe erneut Rechnung tragen. Wenn diese auch oftmals nicht den Umfang annehmen können, den man sich wünschen würde, so stellen sie doch evtl. eine kleine Anerkennung dar, die doch auch schon Wirkungen zeigen kann.

Bereits seit längerer Zeit begleiten uns in den Gehaltsextras einige potenzielle neue Mitarbeiter, die wir auch in diesem Jahr entsprechend kurz vorstellen möchten. Heute begrüßen wir also erneut – alterslos und ohne eine Veränderung in ihren familiären Rahmenbedingungen während der ganzen letzten Jahre:

Franziska Frohsinn, 25 Jahre alt, hat vor einem halben Jahr ihr Studium abgeschlossen und möchte nun zeigen, was sie kann. Sie verfügt über hervorragende Zeugnisse, ist unverheiratet und verfügt bis dato nur über Berufserfahrung aus Praktika und Ferienjobs.

Erich Ehrlich, 39 Jahre alt, verheiratet und in der Phase der Familienplanung. Das erste Kind mit fünf Jahren ist bereits da, das zweite bereits in der „Entstehung“. Eine Eigentumswohnung ist vorhanden, aufgrund der weiteren Kinderplanung soll diese verkauft werden und der Hausbau zur Schaffung des neuen Domizils schreitet voran. Herr Ehrlich verfügt über keine guten Ausbildungsergebnisse, hat sich aber in seinen 16 Jahren Berufserfahrung ein extrem umfangreiches Wissen angeeignet und ist daher sehr versiert in seiner fachlichen Umgebung.

Klaus Klug, 52 Jahre alt, Vater von zwei Teenagern, wobei der ältere Sohn in Kürze das Abitur bestehen wird und dann ein Studium in einer anderen Stadt anstrebt. Aufgrund seiner 33 Jahre Berufserfahrung gilt er als Koryphäe in seinem Aufgabengebiet. Bei seinem jetzigen Arbeitgeber ist Herr Klug seit 15 Jahren beschäftigt.

Abgesehen davon, dass wir uns vergleichbare Kandidaten mit entsprechender fachlicher Tiefe in der Praxis erst einmal mit großem Aufwand suchen müssten, sind diese Beschreibungen doch sicherlich realitätsnah und altern wie erwähnt nicht, um vergleichbare Rahmenbedingungen zu den Vorjahren zu schaffen.

Gehaltsextras haben Anhänger und Gegner. Insbesondere in den letzten Jahren haben sich die kritischen Stimmen innerhalb von Unternehmen gemehrt: Arbeitnehmer erkennen, dass Nettoentgelte eben genau dies sind: eine höhere Nettozahlung. Es entsteht daraus keine Wirkung auf die Sozialversicherung und damit erhöht sich daraus auch nicht die Rentenzahlung, die man zu einem späteren Zeitpunkt erhalten wird. Das ist absolut korrekt und sollte in Überlegungen dieser Art immer Beachtung finden.

Ebenso finden diese Zahlungen keinen Eingang in die Arbeitslosenversicherung. Ein Umstand, der derzeit gleichzeitig Freude und Unverständnis auslöst. Unternehmen beantragen Kurzarbeitergeld und müssen die Nettoentgeltmaßnahmen weiterhin selbst bezahlen, da diese keinen Eingang in die Kalkulation von Kurzarbeitergeld erfahren und nicht von der Agentur für Arbeit erstattet werden. Andere Betriebe begrüßen dies und freuen sich, dass sie den Mitarbeitern in Zeiten von Entgeltkürzungen wenigstens noch kleine Zugeständnisse machen können, die den Mitarbeiter auch netto erreichen.

Richtig oder falsch gibt es hier sicher nicht. Die Option der Nutzbarkeit hängt immer von der jeweiligen Situation im Unternehmen ab. Ein Mitarbeiter im Homeoffice wird andere Ansätze nutzen können als ein Mitarbeiter in Kurzarbeit oder ein Arbeitnehmer im Bereich der Pflege oder als Lkw-Fahrer zwischen den verschiedenen Gebieten, der Lieferketten aufrechterhalten muss.

Um hier den Überblick zu behalten, haben wir erneut die Möglichkeiten der Entgeltgestaltung zusammengestellt und zeigen die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Komponente dazu auf.

Es gibt sowohl steuerfreie, steuerbegünstigte als auch pauschal versteuerte Lohn- und Gehaltselemente, die gesetzlich zulässig sind. Während sich die Mitarbeiter über steuer- und sozialversicherungsfreie Mehrleistungen freuen können, senken Arbeitgeber für die Zukunft ihre Lohnnebenkosten deutlich, wenn sie derartige Gestaltungsinstrumente nutzen.

Weitere Nebeneffekte sind: Die Mitarbeiter werden motiviert und lassen sich an den Arbeitgeber oder das Unternehmen binden, was in Zeiten des Demografiewandels immer wichtiger wird. Die Lohn- und Gehaltsoptimierung eignet sich somit ideal, um die Arbeitgeberattraktivität zu erhöhen. Arbeitnehmer erleben einen höheren Auszahlungsbetrag für sich, Arbeitgeber profitieren von den insgesamt betrachtet geringeren Personalkosten.

In den letzten Jahren entwickelten sich diese Bausteine und Ansätze in den Unternehmen teils überproportional, mit dem Ergebnis, dass die prüfenden Behörden wie Finanzämter und Sozialversicherungsträger diese Themen immer kritischer betrachteten.

Hier können wir nach zahllosen erfolgreich begleiteten Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen untermauern, dass diese Maßnahmen unter sorgfältiger Durchführung rechtssicher durchgeführt werden können. In den Fällen, in denen Schwierigkeiten auftraten, war im Vorfeld die Abstimmung mit den Finanzämtern und der Sozialversicherung ungenau oder gar nicht erfolgt, die arbeitsrechtlichen begleitenden Maßnahmen waren nicht ordnungsgemäß umgesetzt oder aber zu einem späteren Zeitpunkt oder wurden bereits bei der Einführung verändert, sodass diese nicht mehr den gesetzlich vorgegebenen Rahmenbedingungen entsprachen.

Fakt ist definitiv, dass die Umsetzung dieser Maßnahmen immer mehr Detailwissen und Expertise erfordert.

Doch was genau geschieht denn eigentlich bei der Entgeltoptimierung? Im Prinzip werden dem einzelnen Mitarbeiter in der Regel Sachbezüge als Ersatz für bestehende oder zukünftig zu zahlende Entgelte mit steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorteilen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zugesagt. Der Arbeitnehmer erhält einen Mehrwert in Form von höheren Nettozahlungen. Das Unternehmen reduziert gleichzeitig seine Lohnnebenkosten. Somit können beide Parteien einen Vorteil aus den Entgeltoptimierungsmaßnahmen ziehen.

Um Mitarbeitern ein höheres Netto zukommen zu lassen, wäre auch die Nettohochrechnung eine Option. Diese wäre aber dauerhaft ein sehr teures Medium.

Ausgehend vom Beispiel Frau Frohsinn zeigen wir Ihnen nachfolgend einmal die Unterschiede in den Kostenbelastungen und den Ergebnissen beim Mitarbeiter auf.

Frau Frohsinn, nicht verheiratet und damit mit Lohnsteuerklasse I aktiv, erhält bisher 2.500 Euro Bruttoeinkommen und soll eine Gehaltserhöhung um 100 Euro erhalten. Frau Frohsinn ist kirchensteuerpflichtig (Baden-Württemberg) und gesetzlich krankenversichert.

Dies würde zu folgendem Ergebnis führen:

Für den Arbeitgeber sähe das ohne Berücksichtigung der Umlage und der Beiträge an die Berufsgenossenschaft wie folgt aus:

Bei Erhöhung des Einkommens um die avisierten 100 Euro brutto:

Für den Arbeitgeber sähe das ohne Berücksichtigung der Umlage und der Beiträge an die Berufsgenossenschaft wie folgt aus:

Frau Frohsinn erhält in dieser Berechnung von den zugesagten 100 Euro brutto 55,03 Euro netto. Die Kosten beim Arbeitgeber steigen dafür aber um 119,97 Euro an.

Erhöhen wir das Einkommen von 2.500 Euro brutto in der Form, dass Frau Frohsinn die avisierten 100 Euro netto und nicht brutto erhält, sich also ihr bisheriges Netto aus 2.500 Euro brutto von 1.705,13 Euro netto auf 1.805,13 Euro netto erhöht, setzen sich die Zahlen wie folgt zusammen:

Für den Arbeitgeber sähe das ohne Umlage 1, 2 und 3 sowie ohne Berücksichtigung der Beiträge an die Berufsgenossenschaft wie folgt aus:

Frau Frohsinn erhält in dieser Berechnung die zugesagten 100 Euro netto. Die Kosten beim Arbeitgeber steigen dafür aber um 218,90 Euro an.

Die Nettoentgeltoptimierung befasst sich mit den Bausteinen, die aufgrund der gängigen Gesetzgebung, der Lohnsteuerrichtlinien und der BFH-Rechtsprechung eine Auszahlung netto zulassen oder aber sonstige Vergünstigungsoptionen möglich machen, wie z. B. die Zahlung pauschal versteuert und damit im Regelfall sozialversicherungsfrei.

In unserem Beispiel würden sich die Kosten bei einer Nettoerhöhung des Gehalts um 100 Euro auch nur um 100 Euro oder aber schlechtestenfalls bei Anwendung einer Pauschalierungsoption mit 25 % Pauschalsteuer um z. B. 127,75 Euro erhöhen (auf die Ermittlung der Pauschalsteuer gehen wir noch ein). Also ein erheblicher Unterschied zu den oben errechneten Mehrkosten.

Nachfolgend gehen wir auf die einzelnen Gestaltungsoptionen ein.

In der gegenwärtigen Situation haben die Betrachtung und Prüfung der Personalkosten eine ganz neue Bedeutung erhalten. Viele Unternehmen, die aufgrund behördlicher Anordnung schließen müssen, müssen trotzdem weiter ihre Mitarbeiter bezahlen. Welche Details man als Unternehmen seinen Mitarbeitern zukommen lassen kann, obliegt der Entscheidung des jeweiligen Unternehmens.

Der Gesetzgeber macht die Gewährung der Lohnsteuerfreiheit im Regelfall davon abhängig, dass der Arbeitgeber besonderen Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten nachkommt. Dies kann einen erheblichen Aufwand nach sich ziehen und darf daher nicht aus den Augen verloren werden. Daneben fußen lohnsteuerliche und sozialversicherungsrechtliche Spielräume meist auf einer festen arbeitsrechtlichen Basis.

Man hört in diesem Zusammenhang häufig die Begrifflichkeit: