Wofür werden Referentinnen und Referenten gesucht? Als persönlicher Referent, als Fachreferentin oder als wissenschaftlicher Referent.

Als persönlicher Referent

• des (Vize-)Präsidenten einer Universität,

• einer Verbandsvorsitzenden,

• des Bürgermeisters für Allgemeine Verwaltung,

• der Oberbürgermeisterin (zugleich Pressesprecher),

• eines Bischofs,

• des Vorstandsvorsitzenden eines Unternehmens,

• der Niederlassungsleiterin eines Immobilienkonzerns,

• des Außenministers oder der Bundeskanzlerin.

Stellen für persönliche Referentinnen von Spitzenpolitikern werden nicht ausgeschrieben. Wohl aber Stellen für Referentinnen

• des Präsidiums einer Hochschule,

• der Geschäftsführung einer gemeinnützigen GmbH,

• des Arbeitsbereichs Internationale Angelegenheiten einer Interessenvertretung.

Vor allem jedoch werden Fachreferentinnen gesucht. Für

• Cyberabwehr beim Bundesamt für Verfassungsschutz,

• Qualitätsmanagement (Hochschule),

• politische Kommunikation (Dachverband),

• die Betreuung von Spitzenwissenschaftlern (Forschungseinrichtung),

• Public Affairs (Lobbyverband),

• wissenschaftliche Nachwuchsführungskräfte (Forschungsverbund),

• Onlinekommunikation (Banken-Bundesverband),

• wissenschaftlichen Nachwuchs (Universität),

• Veranstaltungen (Fachhochschule).

Schließlich: wissenschaftliche Referentin eines Verbandes, die den Dialog zwischen Bundesregierung, Wirtschaft und Wissenschaft inhaltlich und organisatorisch vorbereitet.

Anders als zum Beispiel Pressereferent bezeichnet persönliche Referentin, Referent für wissenschaftliche Nachwuchsführungskräfte, für die Betreuung von Spitzenwissenschaftlerinnen oder für wissenschaftlichen Nachwuchs kein klares Berufsbild, dem eindeutig eine Studienrichtung oder ein Ausbildungsgang zuzuordnen wäre. In vielen Fällen wird eine Person für eine meist neue Aufgabe gesucht. Soll diese Person nicht als Sachbearbeiter, (wissenschaftliche) Mitarbeiterin oder Beauftragte bezeichnet werden – hilft Referentin. Referent ist also vielfach eine Hilfsbezeichnung. In meinen Augen ist das kein Problem: Auf die Arbeitsbedingungen und Arbeitsanforderungen kommt es an.

Es gibt überall viel zu tun. Referentinnen und Referenten sollen es anpacken. Vor allem sollen sie organisieren, konzipieren, koordinieren und kommunizieren. Als

• Referent/in der Geschäftsführung (ich zitiere aus Stellenanzeigen): »alle Prozesse im Geschäftsführungsbüro steuern«, den Geschäftsführer bei »allen konzeptionellen, organisatorischen und operativen Aufgaben unterstützen, Gremien- und Arbeitssitzungen vor- und nachbereiten« und »Sonderprojekte betreuen«.

• Referent für politische Kommunikation (m/w): »Strategien und Maßnahmen der politischen Kommunikation ausarbeiten und umsetzen, Gremienarbeit und Veranstaltungen vorbereiten und leiten, gesundheitspolitische Themen bearbeiten, gesundheitspolitische Debatten auswerten«.

• Referent/in für Infrastrukturpolitik und Partnerschaftsmodelle: »Vorbereitung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen, Betreuung von Gremien und Internetauftritten des Geschäftsbereichs«.

• wissenschaftlicher Referent/wissenschaftliche Referentin: »Analyse von Studien und Forschungsergebnissen zum Innovationsgeschehen in Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft, die Durchführung von Experteninterviews und die Erstellung von Texten und Dossiers«. Präsentation von Arbeitsergebnissen und »inhaltliche Vorbereitung von Sitzungen verschiedener Gremien und Arbeitsgruppen«.

• Referentin/Referent (ohne Zusatzbezeichnung): »Erhebung und Aufbereitung von Daten, Organisation von Veranstaltungen, Koordination von Projekten und der Arbeit von Fachgruppen«.

Wofür auch immer eine Fachreferentin oder ein persönlicher Referent gesucht wird, zu den angegebenen Aufgaben gehören stets:

• Entscheidungsvorlagen erstellen,

• Gremien betreuen und koordinieren,

• Präsentation und Moderation,

• Evaluation von Programmen oder Maßnahmen und Prozessen.

Was erachten Personalverantwortliche als notwendig, um diese Aufgaben erfüllen zu können? Mit unterschiedlicher Akzentuierung werden stets die folgenden vier Voraussetzungen angeführt:

1. Ein abgeschlossenes Hochschulstudium – meist werden genannt: der Sozial-, Geistes-, Wirtschafts- oder Rechtswissenschaften. Universitäten verlangen, wenn es um die Betreuung von Wissenschaftlerinnen oder die Förderung von Doktoranden geht, in der Regel eine Promotion.

2. Fachkenntnisse – zum Beispiel in der Wissenschafts- oder Gesundheitspolitik, im Personalwesen oder der Hochschulorganisation, in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit.

3. »Sehr gute«, »exzellente« oder »profunde« Englischkenntnisse »in Wort und Schrift«. Weitere Sprachkenntnisse sind in vielen Bereichen ein Plus.

4. Qualifikationen, die ich unter dem Begriff Kommunikationsfähigkeit zusammenfasse:

   • »sehr gute mündliche wie schriftliche Kommunikationsfähigkeit«,

   • »komplexe Sachverhalte leicht verständlich in Wort und Schrift vermitteln«,

   • »sicheres und gewandtes Auftreten«,

   • »vertiefte Kenntnisse bei der Erstellung von Präsentationen«,

   • »die Fähigkeit, abstimmungs- und kommunikationsintensive Prozesse erfolgreich zu betreuen«,

   • »Kenntnisse in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sowie im Umgang mit den Sozialen Medien«.

Einen Hochschulabschluss haben Sie (bald) und Ihre Englischkenntnisse sind auf C-Level. Sie haben im Studium oder anderweitig Fachkenntnisse für das Feld erworben, das Sie interessiert (und Sie wollen sich nicht unglücklich machen und sich auf eine Stelle bewerben, für die Fachkenntnisse gefordert sind, die Ihnen völlig fremd sind).

Selbstverständlich zeichnen Sie sich durch Eigeninitiative aus. Sie sind flexibel und belastbar, leistungsbereit und auch im Detail zuverlässig. Dienstreisen sind für Sie ebenso wenig ein Problem wie Arbeit in den Abendstunden. Anders formuliert: Für diese Skills gilt: Es wird nichts so heiß gegessen, wie es gekocht wird. Wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben, würden Sie sich sicher nicht als unflexibel und unzuverlässig, als wenig belastbar und stressanfällig bezeichnen. Sie sollten sich vielmehr bemühen, Ihre Belastbarkeit und Stressresistenz (und andere Soft Skills) an Beispielen zu belegen. Wer Studium, Kind und Job unter einen Hut bekommen hat, ist enorm belastbar. Wer Praktika beim Finanzamt oder in einer Steuerberatung gemacht hat, wer Tutorin eines Statistikseminars war, weiß, dass es auf »Zuverlässigkeit auch im Detail« ankommt. Oder: Jede Volontärin in einer Pressestelle hat erlebt, dass Pressearbeit kein Job ist, bei dem sie um 17 Uhr den Stift fallen lassen kann, und jeder, der in einer Fraktion oder Hilfsorganisation gearbeitet hat, kennt Einsätze in den Abendstunden und am Wochenende aus eigener Erfahrung.

Kurz: Um all diese Anforderungen geht es auf den nächsten Seiten nicht, allenfalls um Hinweise, wie Sie auf zu viele Zumutungen souverän reagieren.

Sie arbeiten bereits als Referentin. Aufgrund Ihres Fachwissens und Ihrer Sachkompetenz füllen Sie Ihren Job gut aus. Sie möchten jedoch einige Herausforderungen professioneller meistern: Sie möchten etwa pointierter formulieren und präsentieren, souveräner kommunizieren und moderieren. Sie möchten selbstsicherer mit Vorgesetzten kommunizieren und sich auf (erste) Führungsaufgaben vorbereiten. Auf den folgenden Seiten finden Sie für diese Vorhaben viele Anregungen. Die Selbsttests im ersten Kapitel unterstützen eine gezielte Lektüre.

Im Mittelpunkt stehen Kenntnisse und Fähigkeiten, die in allen Feldern notwendig sind, in denen Referentinnen und Referenten arbeiten – unerlässlich, um wechselnde Anforderungen erfolgreich zu meistern. Es geht um Schlüsselqualifikationen, deren Vermittlung an den Hochschulen eklatant vernachlässigt wird.

Im Kern geht es um kommunikative Kompetenz: Ob Sie eine Gremiensitzung vorbereiten oder moderieren sollen, ob Sie Ergebnisse präsentieren oder für die Vorstandsvorsitzende korrespondieren sollen, ob Sie Arbeitsgruppen koordinieren oder eine Rede für den Geschäftsführer schreiben sollen – immer handelt es sich um Kommunikation. Wie Kommunikation gelingen kann, steht daher am Anfang.

In den folgenden Kapiteln stehen unterschiedliche Anwendungen kommunikativer Kompetenz im Mittelpunkt. Zunächst Schreiben, genauer: Texten. Wir lernen zwar Schreiben, aber weder in der Schule noch an der Hochschule lernt man, gekonnt und wirkungsorientiert zu texten. Im dritten Kapitel erfahren Sie, wie Sie verständliche und anschauliche Texte zu Papier bringen, wie Ihnen überzeugende Korrespondenz gelingt. Und Sie lernen das Handwerkszeug kennen, das Sie für gute Online-Texte und gekonntes Ghostwriting benötigen.

Ansprechen statt abschrecken, motivieren statt langweilen, informieren statt überfordern, Eindruck statt die Folienschleuder machen – wie das gelingen kann, erläutere ich im vierten Kapitel, damit Sie als Referentin oder Referent professionell präsentieren und referieren.

Referentinnen müssen sich häufig auch um Presse- und Öffentlichkeitsarbeit kümmern. Sei es, weil es in einem Unternehmen, einer Verwaltung oder einem Landesverband keine Pressestelle gibt und daher zum Beispiel der persönliche Referent der Oberbürgermeisterin zugleich die Rolle des Pressesprechers innehat. Oder: Die Pressestelle erwartet von den Referentinnen, dass sie Vorlagen liefern, an denen wenig verändert werden muss. Oder: In einer großen Fraktion kann sich die Pressestelle nicht um die Wünsche aller Abgeordneten kümmern; dann muss sich ein Fraktionsreferent oder eine persönliche Referentin um Medienkontakte bemühen. Und wenn in einem Ministerium eine Öffentlichkeitskampagne vorbereitet wird, muss der persönliche Referent der Ministerin oder des Staatssekretärs die Planungen zumindest im Blick haben.

Nicht alle Anforderungen und notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten lassen sich systematisch einordnen. Deshalb schließe ich ein Kapitel an, in dem ein Dutzend sehr unterschiedlicher Herausforderungen des Berufsfeldes behandelt wird.

Jedes Kapitel endet mit Empfehlungen zum Weiterlesen, die im siebten Kapitel noch einmal auf einen Blick zu sehen sind.

Sie sollten mit Fragen an dieses Buch herangehen. Und gezielt nach Antworten auf Ihre Fragen suchen. Dafür gebe ich Ihnen Anregungen: Ich biete Ihnen ein Dutzend Aufgaben an. Wenn Sie sich die Mühe machen, sich mit diesen Aufgaben zu beschäftigen, ist das mit drei Vorteilen verbunden:

1. Sie lernen gleich zu Beginn Anforderungen an Referentinnen und Referenten anschaulich kennen.

2. Sie erfahren, wo Sie stehen: Was kann ich? Und was noch nicht?

3. Sie können gezielt lesen. Und darauf kommt es an.

Herr Selig hat das gesamte Wochenende gearbeitet. Am Montag berichtet er der Abteilungsleiterin von seinen Arbeitsergebnissen und fragt, ob er sich zum Ausgleich für die Wochenendarbeit am kommenden Freitag freinehmen könne. Es entwickelt sich folgender Dialog:

Abteilungsleiterin: »Nein! Sie wissen doch, dass wir unter enormem Termindruck stehen. Alle, auch Sie, müssen die nächsten zwei Wochen ranklotzen. Für Freizeitwünsche ist kein Raum.«

Herr Selig: »Na, hören Sie mal: Ich gönne mir kein Wochenende und Sie …«

Abteilungsleiterin: »Bleiben Sie bitte sachlich. Emotionen helfen uns nicht weiter. Ich erwarte auch von Ihnen, dass Sie die nächsten zwei Wochen voll dabei sind, damit wir das Konzept und seine Präsentation pünktlich fertigstellen.«

Herr Selig: »Also, da bin ich sprachlos. Ich werde mir gut überlegen, ob ich noch einmal ein ganzes Wochenende opfere, wenn Sie so verständnislos reagieren.«

Wie hätte Herr Selig souveräner reagieren können? Und was ist problematisch und unprofessionell an dem Verhalten der Abteilungsleiterin? Versuchen Sie bitte, ein gelungenes Gespräch zu entwickeln.

Ihr Urteil ist gefragt. Bitte entscheiden Sie, welche der folgenden drei Aussagen eindeutig ist, und formulieren Sie eine Antwort für die angesprochene Person.

• Herr Betz und Frau Betz fahren auf der Autobahn. Frau Betz sitzt am Steuer. Herr Betz: »Du, hier gilt Tempo 100.«

• Tobias verabschiedet sich von Tina. Er will zum Sport. Tina: »Das Mineralwasser ist alle.«

• Herr Spohn zu seinem Partner: »Ich habe keine Lust, ins Kino zu gehen.«

Sie arbeiten seit acht Wochen in einem Team mit sechs Kolleginnen und Kollegen. Mit drei Kolleginnen und zwei Kollegen kommen Sie gut aus. Nur Jens Schwarz verhält sich Ihnen gegenüber sehr reserviert. Sie wollen wissen, ob ihn etwas an Ihnen stört – und sprechen ihn an. Notieren Sie bitte Ihre ersten vier Sätze.

Die verschiedenen Seiten einer Nachricht und wie die Abteilungsleiterin wertschätzend hätte reagieren können, sind Thema auf den Seiten 28 ff. Wir können nicht in die Köpfe unserer Mitmenschen schauen. Deshalb: Nicht spekulieren, sondern beschreiben, was man wahrnimmt, und fragen, wie es zu verstehen ist. Mehr dazu auf den Seiten 208 ff.

Eine völlig misslungene Absage von einer Hochschule in Süddeutschland. Notieren Sie bitte, was fehlt und welche Formulierung warum besonders misslungen ist.

Es folgen vier Ausschnitte aus einer Rede. Für den Vorsitzenden eines Dachverbandes geschrieben von einer Fachreferentin. Sie sollen den Redeentwurf beurteilen.

»Sehr verehrte Frau Wissenschaftsministerin, meine Damen und Herren, liebe Kolleginnen und Kollegen, liebe Studentinnen und Studenten,

ich sage Ihnen sicher nicht Neues, wenn ich darauf hinweise, dass die Medienlandschaft im Umbruch ist.

Obwohl 2012 die Anzahl der gesendeten TV-Werbeminuten um 7 Prozent auf 1,66 Millionen zurückging – 2011 waren es 1,79 Millionen – und die Zahl der ausgestrahlten Werbespots um 3 Prozent von 3,6 Millionen auf 3,5 Millionen sank, stiegen die Netto-Umsätze des Werbefernsehens um 1,8 Prozent von 3.981,2 Millionen Euro auf 4.051,2 Millionen Euro. Davon entfielen auf private TV-Veranstalter 3.762 Millionen Euro, auf die ARD 154,5 Millionen und das ZDF 134,7 Millionen Euro.

Genug der Worte. Ich danke Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit. Erheben wir das Glas auf …«

Um Wortwahl und Satzbau geht es auf den Seiten 55 ff. Korrespondenz steht auf den Seiten 73 ff. im Mittelpunkt und Redenschreiben auf 96 ff.

Der erweiterte Vorstand ist zusammengekommen. Es wird hoher Besuch aus der Zentrale in London erwartet. Referent Nikolai Stein soll über den Gast, dessen Vita, Ansichten und vermutliche Pläne berichten. Während seiner PowerPoint-Präsentation zeigt Stein unter anderem die folgenden drei Folien:

• eine Europalandkarte, auf der verschieden Städte markiert sind: die, in der der Gast geboren wurde, in denen er studierte und gearbeitet hat,

• ein Mindmap, das seine Verbindungen zu wichtigen Personen aus Politik, Wirtschaft, Medien und Kultur zeigt,

• eine Abschlussfolie mit dem Satz: »Ich danke Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit.«

Welche der drei Folien halten Sie warum für sinnvoll?

Treffen von Mitgliedern eines Forschungsverbundes. Die 28 Damen und Herren kommen aus sehr unterschiedlichen Arbeitsbereichen: Natur- und Sozialwissenschaften, Wissenschaftsmanagement und Fundraising. Referentin Janine Jansen beginnt ihren Vortrag mit folgenden Worten:

»Guten Tag, meine Damen und Herren!

Ich möchte heute über einige zentrale Aspekte der Elitenrekrutierung sprechen. Wobei im Folgenden Eliten mit J. A. Ritchwine verstanden werden als, ich zitiere, ›mehr oder weniger geschlossene Einflussgruppen, die sich aus den breiten Schichten der Gesellschaft und ihrer größeren und kleineren Gruppen auf dem Wege der Delegation oder der Konkurrenz herauslösen, um in der sozialen oder politischen Organisation des Systems eine bestimmte Funktion zu übernehmen.‹.«

Was hätten Sie ihr geraten, zu ändern, um interessanter anzufangen?

Sie leiten eine Diskussion. Welche der folgenden Fragen halten Sie für zielführend?

• Wir haben ein eindringliches Plädoyer gehört. Stimmen Sie der Forderung nach flacheren Hierarchien zu?

• Wir haben ein eindringliches Plädoyer gehört. Was meinen Sie zu der Forderung, flachere Hierarchien einzuführen?

• Torben, von dir hab’ ich noch gar nichts gehört. Was meinst du zu dem Vorschlag?

• Was ist unter »Work-Life-Balance« zu verstehen?

• Wenn ich Sie recht verstanden habe, Herr Luman, sprechen Sie sich für eine drastische Arbeitszeitverkürzung aus.

Auf den Seiten 116 ff. geht es um die Frage, worauf es bei einer Präsentation ankommt. Anfang und Ende eines Vortrags sind Themen auf den Seiten 110 ff. Auf den Seiten 123 ff. werden die Leitung einer Diskussion und Fragetypen behandelt.