Lutz Schwalbach: Einkauf schnell erklärt, 2021
Lutz Schwalbach: Konflikte aus Phrasen und Weisheiten im Einkauf, 2021
Lutz Schwalbach: Agiles Arbeiten im Einkauf, 2021.
Lutz Schwalbach: Künstliche Intelligenz im Einkauf, 2021.
Lutz Schwalbach: Scrum im Einkauf, 2020.
Lutz Schwalbach: RPA, Software und App´s im Einkauf, 2020.
Lutz Schwalbach: Schnittstellenmanagement des Einkaufs, 2020.
Lutz Schwalbach: Outsourcing der Einkaufsprozesse, 2020.
Lutz Schwalbach: Automatisierungen im operativen Einkauf, 2020.
Lutz Schwalbach: Optimierungen der Beschaffung, 2019.
Lutz Schwalbach: Einkauf 4.0 – Umsetzung der Digitalisierung, 2018.
Lutz Schwalbach: Datenpflege im Einkauf, 2018.
Lutz Schwalbach: Optimierung der Anzahl Lieferanten, 2018.
Lutz Schwalbach: Arbeitsteilung im Einkauf, 2017.
Lutz Schwalbach: Lean Management im Einkauf, 2017.
Lutz Schwalbach: Verbessern der Lieferzuverlässigkeit als Lean Six Sigma Projekt, 2015.
Lutz Schwalbach: Liefertreue und Lieferpünktlichkeit, 2015.
Lutz Schwalbach: Bestands- und Vorratssenkung, 2. Auflage, 2013.
Lutz Schwalbach: Auswahl, Auslistung und Eliminierung von Artikeln, 2013.
Lutz Schwalbach: Ein deutsch-indisches Projektteam, 2011.
Alle Werke verlegt im BoD Verlag, Norderstedt.
Dipl. Ing., Dipl. Wirtsch. Ing. (FH), MBA Lutz Schwalbach.
Erststudium: Allgemeiner Maschinenbau, Produktionstechnik.
Lutz Schwalbach studierte Maschinenbau an der Technischen Hochschule Karlsruhe, berufsbegleitend Wirtschaftsingenieurwesen an der Hochschule Zweibrücken und Erwerb des Master of Business and Administration an der Hochschule Kaiserslautern.
Als Manager mit profit & loss Verantwortung deckt er ganzheitlich die materialwirtschaftlichen Belange eines Unternehmens von der Arbeitsvorbereitung, Disposition, Fertigungsplanung- und Steuerung, Produktionsleitung, strategischem und operativem Einkauf, Qualitätswesen bis zur Sortimentspflege ab.
Über 25 Jahre Berufserfahrung als Führungskraft in der Beschaffung und dem Supply Chain Management. Profunde Erfahrung im Lean Management, Six Sigma (black belt), agilen Arbeiten (Scrum), Supply Chain Manager DLA, REFA, QMB, im interkulturellen Arbeiten und dem Projektmanagement.
Herr Schwalbach startete seine berufliche Karriere im Jahr 1990 in der Industrie und ist bis heute ununterbrochen als Einkaufsleiter beschäftigt. Wichtige Stationen seines beruflichen Wirkens waren der Dyckerhoff Konzern (1995), suki.international GmbH (2008), Schuler Pressen AG (2014) und IT-Haus GmbH (2020).
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Lutz_Schwalbach/cv.
Meine Arbeit und Ausführungen können niemals vollständig sein. Sie erfüllen aber den Anspruch, Hinweise und Hilfestellungen zum mentalen Training im Einkauf aufzuzeigen.
Die folgenden Ausführungen wurden nach bestem Wissen und Gewissen erstellt. Der Autor schließt jede Haftung und Gewähr aus.
Impressum:
Copyright 2021 Lutz Schwalbach
Illustration: Lutz Schwalbach
Deckblatt Foto: URL https://www.shotshop.com
Bild Nr. 32866543, Urhebervermerk: alphaspirit/Shotshop.com
Herstellung und Verlag: BoD - Books on Demand GmbH, 2021, Norderstedt.
ISBN-13: 978-3-7557-6279-9
Statistik: 172 Seiten, ca. 31.900 Wörter, ca. 250.000 Zeichen.
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Nichts muss bleiben, wie es war. Es wird immer ein Streben nach besser, höher und weiter geben. Qualifizierung und Weiterentwicklungen bewahren uns vor Stillstand und Rückfall. Mit der Veränderung unserer mentalen Gefühls- und Geisteshaltung, uns durch unsere Handlungen faszinieren zu lassen, erhalten wir großartige neue Impulse. Unsere fachliche Ausbildung ist nahezu abgeschlossen, Erfahrungen haben wir uns im Laufe eines Berufslebens angeeignet und gesammelt. Mit dem mentalen Training erschließen wir einen dritten Baustein zur Weiterentwicklung und Verbesserung, welcher im beruflichen wie privaten Umfeld zur Anwendung kommt.
Der Begriff Einkauf (EK) beschreibt den Zukauf von Gütern, Dienstleistungen oder immateriellen Dingen passend zur Unternehmensaufgabe (Arnolds, 2016, S.2-6. Hofbauer, 2013, S. 13).
In den Klein- und Mittelständigen (KuM) Unternehmen ist Einkaufen Chefsache. Der Begriff Beschaffung ergänzt den Einkauf um die strategischen Aspekte und der Beschaffungsmarktforschung (Hofbauer, 2013, S. 13).
Früher stand primär der Einkaufspreis im Vordergrund und der Einkauf war Bestellschreiber/-abwickler. Der Einfluss des Einkaufspreises auf die Rendite des Unternehmens, wird mit folgender vereinfachte Kalkulation erkennbar (Melzer-Ridinger, 1989, S. 18). Gegeben ist ein Unternehmen mit 100 Mio. Euro Umsatz. Nehmen wir den Materialkostenanteil mit 50% an, dann werden 50 Mio. Euro eingekauft. Schafft es der Einkauf, die Materialkosten um 2% zu senken, wird ein Gewinn von 1 Mio. Euro erwirtschaftet.
Heute ist der Einkauf tief integriert in die Unternehmen, seine Einbindungen und Schnittstellen reichen bis zu Partnerschaften. Damit wurde eine deutliche Änderung im Einkauf, weg vom Bestellvollzug, hin zum bestellgestaltenden Einkauf als Wertbringer, bewirkt (Arnolds, 2018, S. 17). Dieser Wandel lässt sich anhand der folgenden Veränderungen aufzeigen.
Abbildung 1: Beitrag am Unternehmenserfolg
Der Gewinn (Rendite) ist das Zielkriterium im Unternehmen. Das Streben nach dem maximalen Erlös und die damit verbundene Langfristigkeit der Erlösmaximierung unter Betrachtung des
Produktangebots (Huch, 1970, S. 72). Gewinnoptimal, das heißt, maximaler Erlös zu minimalen Kosten im Material und Prozess.
Die Ziele des Einkaufs lauten (Hofbauer, 2013, S. 13. Arnold, 2016, S. 2f):
mit den Unterzielen:
Die Ziele der Beschaffung haben sich verändert. Sprach man früher von dem einfachen Zieldreieck bestehend aus Qualität, Kosten und Termin, so ist heute mittels Wertbeitrag der Einkauf viel komplexer (Büsch, 2007, S. 6f).
Mentaltraining bringt eine noch wenig verbreitete, aber effiziente Methode in den Einkauf, um die Einkaufsergebnisse zu verbessern. Es basiert auf der Anwendung von mentaler Intelligenz, welche durch Wunschbilder oder Zielbilder erschlossen wird. Studien und wissenschaftliche Untersuchungen im Leistungssport belegen, dass die alleinigen körperlichen Fähigkeiten nicht ausreichend sind, um sportliche Leistungssteigerungen in nennenswertem Umfang zu erbringen. Dazu müssen systematisch mentale Fähigkeiten mittels Mentaltraining erschlossen werden (Terry, 1990, S. 18).
Siege und Niederlagen fallen nicht vom Himmel. Sie gründen auf guter Vorbereitung, Stärke oder Fähigkeiten. Stellt man sich die Frage, wonach sich eigentlich Leistung im Wettkampf bestimmt, findet man ganz einfache Antworten (Terry, 1990, S. 10ff):
Abbildung 2: Leistungsbestandteile
Das bedeutet, dass die Vorbereitung geistig und körperlich stattfinden muss. Der Mensch muss die psychologische Bereitschaft durchlaufen, sich der Herausforderung zu stellen. Damit wird die mentale Stärke als Komplettierung der Ausrüstung eingestuft. Gerade an dem Punkt mangelt es dem Einkauf. Wir verbringen den ganzen Tag in Organisation, Verhandlungen, trouble shooting, Telefonaten usw. und finden die anteilige Zeit nicht, für die mentale Vorbereitung auf Herausforderungen. Herausforderungen können Verhandlungen sein, Organisationsveränderung, Change-Management, Lieferantenerziehung usw.
Es gilt, einen Bruchteil der Arbeitszeit (oder Freizeit) in Zeit für mentales Training zu investieren oder umzuwandeln. Mit dem Fortschreiten der Weiterentwicklung der individuellen Leistungsbestandteile wird ein Mehrgefühl für Anwendungsfälle und deren Durchführung vermittelt. Von der Verstärkung der Wahrnehmung werden Sie persönlich profitieren und es als erstes Feedback erleben. Dieses Feedback impliziert die Suche und rezeptive Wahrnehmung der Fehler in der methodischen Ausführung und/oder mentalen Leistung, was der Weiterentwicklung durch Training entspricht. Selbstverbesserung erfolgt durch Schließen der Lücken oder Defizite.
Abbildung 3: Gewinner
Nehmen wir nur ein legendäres Beispiel aus dem Boxsport. Max Schmeling (*1905 - †2005, dt. Schwergewichtsboxer) kämpfte, als chancenlos geglaubt, im Jahr 1936 gegen den als unschlagbar geltenden Joe Louis, und gewann. Er war körperlich ausgezeichnet vorbereitet, aber in der Physiologie und der allgemeinen Fremdeinschätzung dem Gegner unterlegen. Mit seiner mentalen Einstellung, den Kampf zu gewinnen und dem festen Glauben, dass er eine Lücke in der Deckung von Joe Louis gefunden habe, holte Schmeling sich den Überraschungssieg. Max Schmeling hat neben dem Trainingsalltag Filme analysiert und erkannt, dass Joe Louis nach einem Schlag seine linke Hand fallen ließ und dies ihm einen Konter durch die Deckung öffnete. Als man ihn danach fragte, antwortet er in dem einfachen Satz: „I have seen something.“1
In der Literatur werden einige Verfahren beschrieben, mit welchen sich die mentalen Aktivitäten messen und darstellen lassen (Maier, 2015, S. 210f.). Hierzu werden in der Regel bildgebende Verfahren verwendet, welche einen Einblick in die funktionellen und molekularen Aspekte der Arbeitsweise des Gehirns ermöglichen. Diese modernen bildgebenden Verfahren, welche die kognitive Leistung im Gehirn sichtbar machen, in den Zusammenhang zu bringen, mit Bewegungsvorstellungen oder mentalem Training.
In Bezug auf den Einkauf ist der physische Fertigkeitsgrad (Geschicklichkeit, Technik, Handlungsweisen, Routinen usw.) begründet in der Ausbildung und Erfahrung des einzelnen Einkäufers. Dieser erfährt starke Unterstützung in Form der Ausbildung und qualifizierten Vorbereitung bspw. durch Datenauswertung, partielle Preisvergleiche, Mengenbündelungen, Preisentwicklungen oder Vertragsvorbereitungen.
Die physische Vorbereitung bezieht sich im beruflichen Alltag vornehmlich auf die Vorbereitung des Ortes und die Zeit sowie der Einladung. Dazu zählen die Abstimmung des Termins, der Ort des Treffens, die Einladung und die Tagesordnung. Auch die Aspekte der Höflichkeit, wie das Abholen und Bringen, Tausch der Visitenkarten, die positive Gesprächseröffnung mit Plauderei (small talk) und Höflichkeitsfloskeln sind hierzu beizuordnen.
Die psychologische Bereitschaft bezeichnet die mentale Qualifikation des Einkäufers und die Vorbereitung auf die anstehende berufliche Herausforderung bspw. Verhandlung, Lieferantenerziehung usw. Dort liegen die leider notwendige Qualifizierung und Fähigkeiten im Einkauf kaum oder nur sehr schwach vor.
Aus Sicht des Autors hat der Einkauf zwei grundsätzliche Problemstellungen:
Abbildung 4: Zwei Probleme
Die Wertungen klingen ungewohnt, aber lassen sich leicht erklären. Der Einkauf ist auf dem Weg der Weiterentwicklung. Aus dem reinen Bestellbüro soll ein wertgestaltender Einkauf werden, darauf war er die letzte Dekade konzentriert und Budget für fachliche Fortbildungen wohl nur verhalten genehmigt. Gleichfalls ist der Mensch ein biopsychosoziales Wesen, dessen psychische und soziale Faktoren Voraussetzungen für Höchstleistungen stellen (Meier, 2015, S. 9). Gedanken und Vorstellungen sowie das soziale Umfeld aus Firma und Kollegen haben einen Einfluss auf ihn.
Der Einkauf, dem das Personal in der Historie aus dem ganzen Unternehmen zugeschoben wurde, hat erschwerend noch ein Qualifizierungsproblem. Ich glaube, dass in keiner Abteilung so wenig Geld in Schulung und Qualifizierung investiert wird, wie im Einkauf. Folglich gelingt es dem Einkauf und seiner Leitung nicht an den zwei Erfolgsschlüsseln zu arbeiten, welche da lauten:
Trainieren Sie die neuen Fähigkeiten und erhalten diese.
Verlasse den gegenwärtigen Zustand (status quo) und erreiche die nächste Ebene (next level) im Einkauf.
Stärke das Selbstvertrauen der Einkäufer und die Wahrnehmung des Einkaufs im Unternehmen.
Zudem die Anforderungen an die Einkaufsorganisation und den Einkauf zu nehmen (Weigel, 2013, S. 8). Die Anforderungen an den Einkauf resultieren aus:
Auf die psychologischen Fähigkeiten haben interne Ereignisse und externes Umfeld Einfluss. Zu den eigenen internen Einflüssen zählen die Zweifel an der Leistung, eine variierende Konzentration oder Konzentrationsfähigkeit, schwankendes Selbstbewusstsein, Ängste, Verlust der Motivation sowie die Unteraktivierung als Lethargie oder Überaktivierung als übersteigerter Antrieb (Terry, 1990, S. 27f). Gerade das Arbeiten an der psychologischen Leistung bedeutet die Leistung schmälernden oder zerstörenden Einflüsse zu erkennen, zu steuern und zu beherrschen, um die Vollendung der Leistungsbefähigung physisch (technisch) wie psychisch (mental) zu vollenden (Maier, 2015, S. 9).
Abbildung 5: Psychologische Leistung
Mentales Training ist eine kleine Erweiterung oder Veränderung in einem komplexen Beschaffungssystem. Es nimmt Einfluss auf die Vorbereitung und verändert die Sichtweise. Sie stellt den Erfolg des Einkaufsprozesses mit mentaler Intelligenz zur verbesserten
Durchführung in den Vordergrund. Der Stress als Zustand der physiologischen Erregung muss balanciert sein.
Diese Kontrolle und Balancierung gelingt uns mit dem Hinzufügen eines psychischen Mentaltrainings zu den fachlichen Fertigkeiten. Wir müssen zusätzlich erlernen, den Geist zu kontrollieren und zu steuern.
Angst erleben wir in den folgenden drei Ebenen und der Schlüssel zur Bewältigung sind bspw. Techniken der Entspannung, Atemtechniken zur Kontrolle der Angst und Übungen zum Selbstvertrauen (Terry, 1990, S. 111f):
Das mentale Training wird ihnen helfen, Unsicherheit zu überwinden und positiv bejahend anzuwenden. Die Angst ist ein innerer Feind, psychologisch ein komplexer emotionaler Zustand, aber eigentlich nur eine innere Reflexion auf Ungewissheit, vor Besorgnis, Vorahnung, Anspannung oder Furcht (Terry, 1990, S. 98ff). Häufig erleben wir beruflich, dass ein auf uns lastender Druck, Erwartung auf Erfolg oder
Perfektion, diese Angst vor dem Versagen auslöst. Sind wir der Situation gewachsen, bestehen wir. Hegen wir irgendwelche Zweifel, entfachen die inneren Dämonen mit der Folge, dass uns die Situation als Bedrohung erscheint und das Risiko des Misslingens ansteigt. In dieser Abwägung müssen wir das Pendel mit mentaler Stärke immer weiter auf die Seite der Überzeugung, des Glaubens, der Selbstsicherheit lenken.
Abbildung 6: Abwägung Angst und Sicherheit
Interessant erscheint in dem Zusammenhang, dass die tatsächlichen Anforderungen an die kommende Aufgabe eigentlich immer gleich sind (Terry, 1990, S. 100f). Haben wir Selbstvertrauen und bejahenden Glauben an die Bewältigung, empfinden wir die Aufgabe als machbar. Schwindet der Glaube, empfinden wir die Aufgabe als zu anspruchsvoll oder sehr anspruchsvoll. Das bedeutet, wenn der mental erzeugte Glaube stark ist, haben wir Vertrauen. Leider neigt hier unser Instinkt dazu, die Oberhand zu übernehmen und drängt das rationale Denken zurück, was die notwendige Klarheit im Kopf beeinflussen wird; wir erleben Stress.
Abbildung 7: Sicht der Anforderung
Einfluss auf diese Stresssituation haben im Einkauf vielerlei Dinge. Das sind beispielsweise die Bedeutung der Situation oder Verhandlung, die zeitliche Dringlichkeit, die Anwesenheit hochrangiger Vertreter oder Vorgesetzter, fehlender Heimvorteil (bspw. am Ort des Lieferanten), neue Umgebungen/Kulturen/Traditionen und eben diese Sammlung an Erfahrungen aus der Vergangenheit.
Das äußert sich in Nervosität, in Schwinden des Glaubens und das Pendel beginnt irrational in die Angstrichtung zu wandern. Die Motivation fällt, die Zweifel steigen an, der Glaube an den Sieg schwindet, Abneigungen, Angst vor einer Blamage, Eile, die Situation zu verlassen (Flucht) usw. und der Berg erscheint immer größer.
Daraus entsteht ein innerer Konflikt, im Einkäufer selbst und in seinem Team. Auf der einen Seite ist das Vertraute und Bestehende und auf der anderen Seite das Neue und Unbekannte. Von dieser inneren Zerrissenheit sind alle Einkäufer betroffen. Der Einkäufer muss sich auf seine Handlungen vollständig konzentrieren und die Umwelteinflüsse ausblenden lernen (Maier, 2015, S. 9).
Abbildung 8: Veränderung
Aus der Aufmerksamkeitsforschung ist bekannt, dass das sogenannte Multitasking, welches das Parallelbeschäftigen mit diversen Objekten oder Umständen, die Leistungsfähigkeit reduziert und zu Leistungseinbußen führt. Als ursächlich wird die Begrenzung des Gedächtnisses dafür angegeben. Für die Höchstleistung bedarf es der vollen Konzentration im hier & jetzt auf die Handlung. Denken Sie niemals dabei, was in der Vergangenheit war oder in der Zukunft liegt. Sie agieren in Präsenz und sind im Präsens!
Abbildung 9: Fokus setzen
Mehr Leistung zu weniger Kosten einzukaufen, ist und bleibt das Primärziel des Einkaufs. Es ist der Markt, welcher die Unternehmen treibt und zwingt, immer effizienter zu arbeiten (Schneider, 1998, S. 12). Ein Beitrag aus dem Einkauf, welcher die Überlebensfähigkeit eines Unternehmens langfristig sichert, kommt mit der Gewinnsteigerung durch die Kostenreduktion im direkten Einkaufspreis oder Form der Prozesskosten.
Der Gewinn (Rendite) als Zielkriterium, das Streben nach dem maximalen Erlös und die Langfristigkeit der Erlösmaximierung (Huch, 1970, S. 72) unter Betrachtung des Produktangebots, leiten diese Herangehensweise. Optimal, das heißt, maximaler Erlös zu minimalen Kosten im Material und Prozess.
Abbildung 10: Beitrag am Unternehmenserfolg
Mit dieser Arbeit werden die beiden vorliegenden Defizite aufgezeigt.