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Cover
Über den Autor
Titel
Impressum
Inhalt
Vorwort
Support und Feedback
Technische Umgebung
An wen richtet sich dieses Buch und wie ist es aufgebaut?
Konventionen
Danksagung
Kapitel 1 Einleitung
1. 1.1 Mehr als nur eine Anwendung für die Zusammenarbeit
2. 1.2 Die richtigen Tools für die Zusammenarbeit
3. 1.3 Wer ist im Team beteiligt und welche Informationen dürfen geteilt werden?
4. 1.4 Verantwortung im Team übernehmen
5. 1.5 Planen Sie Schulungen oder Workshops
Kapitel 2 Microsoft 365 im Überblick
1. 2.1 Microsoft 365 für den modernen Arbeitsplatz
2. 2.2 Microsoft 365-Produkte
3. 2.2.1 Office-Desktop-Apps für Windows und Mac
4. 2.2.2 Office im Web
5. 2.2.3 Microsoft Mobile-Apps
6. 2.3 Die Microsoft 365-Apps und -Dienste
7. 2.3.1 Delve: Alle relevanten Informationen anzeigen lassen
8. 2.3.2 OneDrive for Business: Von fast jedem Gerät auf Dateien zugreifen
9. 2.3.3 SharePoint Online: Zusammenarbeit in der Cloud
10. 2.3.4 Exchange Online: E-Mail und Kalender
11. 2.3.5 To Do: Organisieren Sie Ihre persönlichen Aufgaben
12. 2.3.6 Planner: Team- oder Projektaufgabenplanung
13. 2.3.7 Microsoft 365-Gruppen: Anwendungen und Serverdienste kombinieren
14. 2.3.8 Teams: Chats, Online-Meetings mit Anwendungen und Serverdiensten
15. 2.3.9 Stream: Videobasierte Informationen im Unternehmen bereitstellen und teilen
16. 2.3.10 Forms: Umfragen erstellen und bereitstellen
17. 2.4 Microsoft 365-Business- und -Enterprise-Pläne
18. 2.5 Eine Testumgebung erstellen
19. 2.6 Anmelden am Microsoft 365-Portal
20. 2.7 Die Microsoft 365-Homepage
21. 2.7.1 Die Navigation im Microsoft 365-Portal
22. 2.7.2 Die Suche im Microsoft 365-Portal
23. 2.7.3 Die Microsoft 365-Einstellungen
24. 2.8 Office auf dem Windows- oder dem Mac-Client installieren
25. 2.9 Delve: Das eigene Profil
26. 2.9.1 Delve im Web
27. 2.9.2 Boards in Delve
28. 2.9.3 Favoritendokumente
29. 2.9.4 Weitere Optionen zu einem Dokument innerhalb von Delve
30. 2.9.5 Ihr Profil anpassen
31. 2.10 Zusammenfassung
Kapitel 3 OneDrive for Business
1. 3.1 Ausgangssituation
2. 3.2 Der Einsatz von OneDrive for Business
3. 3.3 OneDrive for Business im Web
4. 3.3.1 Starten von OneDrive for Business im Web
5. 3.3.2 Die OneDrive for Business-Bibliothek im Web
6. 3.3.3 Dokumente und Ordner in OneDrive im Web erstellen und verwalten
7. 3.3.4 Ein vorhandenes Dokument unter einem anderen Namen speichern
8. 3.4 Die OneDrive for Business-Desktop-Apps
9. 3.4.1 OneDrive for Business auf dem Mac nutzen
10. 3.4.2 OneDrive for Business unter Windows nutzen
11. 3.4.3 Die Bedeutung des Verfügbarkeitsstatus bei Dokumenten auf Abruf – Files On-Demand unter Windows und Mac
12. 3.4.4 Speicherplatz auf dem PC oder Mac freigeben und ein Dokument nur in der Cloud speichern
13. 3.4.5 Ein Dokument oder einen Ordner über die Windows- oder Mac-App freigeben
14. 3.4.6 Freigaben für einen Ordner oder ein Dokument über die Windows- oder Mac-App entfernen
15. 3.4.7 Hinzufügen eines weiteren Microsoft-Kontos unter Windows und macOS
16. 3.4.8 Synchronisation anhalten unter Windows und macOS
17. 3.4.9 Wiederherstellen von gelöschten Dateien und Ordnern in OneDrive for Business
18. 3.4.10 OneDrive-Synchronisation beenden
19. 3.5 OneDrive for Business mobil
20. 3.5.1 Anmelden an OneDrive mobil
21. 3.5.2 Navigation und Ansichten in der mobilen App
22. 3.5.3 Dateien offline verfügbar machen
23. 3.5.4 Speicherplatz auf einem mobilen Gerät freigeben
24. 3.5.5 Scannen einer Datei
25. 3.5.6 Scannen einer mehrseitigen Datei
26. 3.5.7 Ein Dokument freigeben
27. 3.5.8 Eine Freigabe aufheben
28. 3.5.9 Ein weiteres Microsoft-Konto zur mobilen OneDrive-App hinzufügen
29. 3.5.10 Gelöschte Dateien und Ordner in der mobilen App wiederherstellen
30. 3.5.11 OneDrive mobil vom Gerät löschen
31. 3.6 Zusammenfassung
Kapitel 4 SharePoint Online
1. 4.1 Ausgangssituation
2. 4.2 Der Einsatz von SharePoint Online
3. 4.3 Websitesammlungen und Websites
4. 4.4 Berechtigungen in SharePoint Online
5. 4.5 SharePoint Online-Websites
6. 4.6 Bibliotheken, Listen und Apps
7. 4.6.1 Bibliotheken
8. 4.6.2 Listen
9. 4.7 Eine SharePoint Online-Teamwebsite erstellen und bearbeiten
10. 4.7.1 Erstellen einer Teamwebsite
11. 4.7.2 Websitevorlagen für die Teamwebsite
12. 4.7.3 Der Aufbau einer Teamwebsite
13. 4.8 Einen Neuigkeitenbeitrag auf der Teamwebsite verfassen
14. 4.8.1 Auf einen Beitrag reagieren
15. 4.8.2 Einen Neuigkeitenbeitrag ändern oder löschen
16. 4.9 Dokumentenverwaltung mit SharePoint Online
17. 4.9.1 SharePoint Online-Bibliotheken in Verbindung mit einer Microsoft-Gruppe
18. 4.9.2 Eine Bibliothek erstellen
19. 4.9.3 Eine Bibliothek in der aktuellen Seitennavigation einblenden
20. 4.10 Grundlagen einer SharePoint Online-Dokumentenbibliothek
21. 4.10.1 Ein neues Office-Dokument erstellen
22. 4.10.2 Einen Dateinamen für das Dokument in der Online-App vergeben
23. 4.10.3 Ein oder mehrere Dokumente hochladen
24. 4.10.4 Ein Dokument löschen und wiederherstellen
25. 4.10.5 Ein Dokument verschieben
26. 4.10.6 Ein Dokument anheften
27. 4.10.7 Einen Link zur Datei oder zum Element abrufen
28. 4.10.8 Eine SharePoint-Bibliothek mit OneDrive synchronisieren
29. 4.10.9 Verknüpfung von SharePoint zu OneDrive hinzufügen und entfernen
30. 4.11 Spalten und Metadaten
31. 4.11.1 Spalten in einer Bibliothek oder Liste erstellen
32. 4.11.2 Eine Websitespalte für mehrere Bibliotheken und Listen erstellen
33. 4.11.3 Eine Websitespalte einer Bibliothek oder Liste hinzufügen
34. 4.11.4 Eine Spalte in einer Bibliothek oder der Liste ausblenden
35. 4.11.5 Eine Spalte in der Bibliothek oder der Liste einblenden
36. 4.11.6 Eine Spalte aus der Bibliothek oder der Liste löschen
37. 4.12 Dokumente oder Elemente in einer Bibliothek oder Liste filtern
38. 4.13 Spalten an den Filterbereich anheften
39. 4.14 Ansichten in einer Bibliothek erstellen und ändern
40. 4.15 Dokumente auschecken, alleine bearbeiten und einchecken
41. 4.15.1 Die Spalte »Ausgecheckt von« der Ansicht hinzufügen
42. 4.15.2 Ein Dokument aus- und einchecken
43. 4.16 Die Versionierung von Dokumenten
44. 4.16.1 Die Versionierung aktivieren
45. 4.16.2 Ein- und Auschecken von versionierten Dokumenten
46. 4.16.3 Den Versionsverlauf eines Dokuments öffnen
47. 4.17 Die Teamwebsite anpassen
48. 4.17.1 Websitelogo und Design der Teamwebsite ändern
49. 4.17.2 Personen auf der Website berechtigen
50. 4.18 Kommunikationswebsites für die unternehmensweite Kommunikation
51. 4.18.1 Anlegen einer Kommunikationswebsite
52. 4.18.2 Websitevorlagen für die Kommunikationswebsite
53. 4.18.3 Aufbau der Kommunikationswebsite
54. 4.18.4 Kommunikationswebsite anpassen
55. 4.18.5 Das Layout des Hero-Webpart bearbeiten
56. 4.18.6 Details im Hero-Webpart bearbeiten
57. 4.18.7 Den Webpart »Nachrichten« anpassen
58. 4.18.8 Das Ereignis-Webpart anpassen
59. 4.18.9 Den Webpart »Dokumente« anpassen
60. 4.18.10 Die Webparts »Quicklinks« und »Personenprofile«
61. 4.18.11 Einen Webparttitel ändern
62. 4.18.12 Berechtigungen auf der Kommunikationswebsite
63. 4.19 SharePoint Online mobil
64. 4.20 Zusammenfassung
Kapitel 5 Office im Web
1. 5.1 Ausgangssituation
2. 5.2 Der Einsatz von Office im Web
3. 5.2.1 Dateispeicherorte im Microsoft 365-Portal
4. 5.2.2 Ein persönliches, neues Dokument erstellen
5. 5.2.3 Den Dateinamen in der Online-App umbenennen
6. 5.2.4 Ein Dokument ändern und unter einem anderen Namen speichern
7. 5.2.5 Das Menüband reduzieren und erweitern
8. 5.2.6 Ein Online-Dokument in der Office-Desktop-App öffnen
9. 5.2.7 Zeitgleich mit mehreren an einem Dokument arbeiten
10. 5.2.8 Ein Dokument teilen und freigeben
11. 5.2.9 Freigaben für ein Dokument entziehen
12. 5.2.10 Zeitgleich auf ein Dokument zugreifen und es bearbeiten
13. 5.2.11 Chatnachrichten über Office austauschen
14. 5.2.12 Sehen, was Kollegen im Dokument eingebracht und verändert haben
15. 5.2.13 Ein Dokument kommentieren und Aufgaben im Kommentar zuweisen
16. 5.3 Zusammenfassung
Kapitel 6 OneNote
1. 6.1 Ausgangssituation
2. 6.2 Der Einsatz von OneNote
3. 6.2.1 Ein Hinweis zum Erstellen von weiteren Notizbüchern
4. 6.2.2 Vorüberlegungen für das Anlegen eines Notizbuchs
5. 6.3 Notizbücher in Microsoft 365
6. 6.3.1 Ansichten Ihrer OneNote-Notizbücher
7. 6.3.2 Ein Notizbuch über das Microsoft 365-Portal erstellen
8. 6.3.3 Der Aufbau von OneNote Online
9. 6.3.4 Menüband und Register in OneNote Online
10. 6.3.5 Abschnitte und Seiten
11. 6.3.6 Text eingeben und formatieren
12. 6.3.7 OneNote-Notizen kategorisieren
13. 6.3.8 Outlook-Besprechungsdetails einer Notiz hinzufügen
14. 6.3.9 Vorhandene OneNote-Notizbücher aus Microsoft 365 öffnen
15. 6.3.10 Notizbücher über OneDrive öffnen
16. 6.4 OneNote-App für PC und Mac
17. 6.4.1 OneNote auf dem Mac öffnen
18. 6.4.2 OneNote auf dem PC mit Windows 10 öffnen
19. 6.4.3 Private und geschäftliche Notizbücher in der OneNote-App verwenden
20. 6.4.4 Ein Notizbuch in der OneNote-App öffnen
21. 6.4.5 Zuletzt verwendete Notizen aus verschiedenen Notizbüchern öffnen
22. 6.4.6 Eine neue Tag-Kategorie in der OneNote-App erstellen
23. 6.4.7 Notizbuchabschnitte löschen, umbenennen oder die Abschnittsfarbe ändern
24. 6.4.8 Einen Notizbuchabschnitt mit einem Kennwort schützen
25. 6.4.9 Ein Kennwort für einen Notizbuchabschnitt entfernen
26. 6.4.10 Die Suche in der OneNote-App nutzen
27. 6.4.11 Ein Microsoft-Konto von der OneNote-App abmelden
28. 6.4.12 Ein OneNote-Notizbuch löschen
29. 6.5 OneNote mobil
30. 6.6 Zusammenfassung
Kapitel 7 Outlook im Web
1. 7.1 Ausgangssituation
2. 7.2 Der Einsatz von Outlook im Web
3. 7.3 E-Mail
4. 7.3.1 Die Benutzeroberfläche von E-Mail
5. 7.3.2 Signatur anlegen
6. 7.3.3 Eine E-Mail-Nachricht verfassen und senden
7. 7.3.4 E-Mails beantworten oder weiterleiten
8. 7.3.5 E-Mail als Entwurf für später speichern
9. 7.3.6 Eine E-Mail-Nachricht mit einem hohen Prioritätsstatus senden
10. 7.3.7 Eine E-Mail-Nachricht als vertraulich kennzeichnen
11. 7.3.8 E-Mail-Anhänge öffnen, herunterladen oder in OneDrive for Business speichern
12. 7.3.9 E-Mails filtern und sortieren
13. 7.3.10 Abwesenheiten festlegen
14. 7.3.11 Eine E-Mail-Weiterleitung einrichten
15. 7.3.12 Dateianhänge schnell finden
16. 7.4 Kalender
17. 7.4.1 Den Kalender öffnen
18. 7.4.2 Zeitzone und Datumsformat festlegen oder ändern
19. 7.4.3 Die Benutzeroberfläche des Kalenders
20. 7.4.4 Der linke Kalender-Navigationsbereich
21. 7.4.5 Die Schaltflächen-Symbolleiste
22. 7.5 Die Symbolleiste
23. 7.5.1 Kalenderwochen einblenden
24. 7.6 Terminplanung mit dem Kalender
25. 7.6.1 Frei-/Gebucht-Informationen und Kalenderfreigabe
26. 7.6.2 Einen Termin oder ein Ereignis erstellen
27. 7.6.3 Einen Termin oder ein Ereignis ändern oder löschen
28. 7.6.4 Eine Besprechung planen
29. 7.6.5 Eine Besprechungsanfrage annehmen oder ablehnen
30. 7.6.6 Eine Besprechungsanfrage ändern
31. 7.6.7 Besprechungsanfragen mit dem Smartphone erstellen
32. 7.6.8 Eine Besprechungsanfrage am Smartphone zu- oder absagen
33. 7.7 Personen
34. 7.7.1 Die Benutzeroberfläche
35. 7.7.2 Die Inhalte der Ordnernavigation
36. 7.7.3 Einen Kontakt aus der Visitenkarte übernehmen und vervollständigen
37. 7.7.4 E-Mails und Dateien zu einem Kontakt anzeigen
38. 7.7.5 Weitere Interaktionen mit Kontakten
39. 7.7.6 Kontaktinformationen aktualisieren oder einen Kontakt löschen
40. 7.7.7 Eine Kontaktliste erstellen
41. 7.8 Aufgaben
42. 7.8.1 Die Benutzeroberfläche
43. 7.8.2 Listen und Ansichten
44. 7.8.3 Eine neue Aufgabe erstellen
45. 7.8.4 Einer vorhandenen Aufgabe eine Aktion hinzufügen
46. 7.8.5 Eine Aufgabe als erledigt markieren
47. 7.8.6 Neue Aufgabenlisten erstellen und Aufgaben verschieben
48. 7.8.7 E-Mails als Aufgaben zur Nachverfolgung kennzeichnen
49. 7.9 Mobile Apps für Outlook und To Do
50. 7.10 Zusammenfassung
Kapitel 8 Microsoft 365-Gruppen
1. 8.1 Ausgangssituation
2. 8.2 Der Einsatz von Microsoft 365-Gruppen
3. 8.2.1 Öffentliche und private Microsoft 365-Gruppen
4. 8.2.2 Benutzerrollen in Microsoft 365-Gruppen
5. 8.3 Einer Microsoft 365-Gruppe beitreten
6. 8.4 Eine Microsoft 365-Gruppe in Outlook im Web erstellen
7. 8.5 Eine Microsoft 365-Gruppe unter macOS in der Outlook-Desktop-App anlegen
8. 8.6 Eine Microsoft 365-Gruppe unter Windows in der Outlook-Desktop-App anlegen
9. 8.7 Eine Microsoft 365-Gruppe als Favorit in Outlook im Web markieren
10. 8.8 Gruppenunterhaltungen und -E-Mails in Outlook im Web starten
11. 8.9 Die E-Mail-Adresse der Gruppe abrufen und verwenden
12. 8.10 E-Mail-Anhänge in der Gruppenbibliothek speichern
13. 8.11 Gruppenmitglieder hinzufügen oder aus der Gruppe entfernen
14. 8.12 Weitere Gruppenbesitzer bestimmen
15. 8.13 Gastzugriff in Microsoft 365-Gruppen
16. 8.14 Unternehmensexternen Gästen das Senden von E-Mails gestatten
17. 8.15 Einer Microsoft 365-Gruppe nicht mehr im Posteingang folgen
18. 8.16 Microsoft 365-Gruppen-E-Mails verwalten
19. 8.17 Eine Microsoft 365-Gruppe verlassen
20. 8.18 Eine Microsoft 365-Gruppe bearbeiten oder löschen
21. 8.19 Der Gruppenkalender in Outlook im Web
22. 8.20 Die Gruppenwebsite
23. 8.21 Das Gruppennotizbuch
24. 8.22 Der Plan der Gruppe
25. 8.23 Zusammenfassung
Kapitel 9 Teams
1. 9.1 Ausgangssituation
2. 9.2 Der Einsatz von Teams
3. 9.3 Starten mit Teams Online und der Desktop-App
4. 9.3.1 Herunterladen der Microsoft Teams-App für Windows
5. 9.3.2 Herunterladen der Microsoft Teams-App für macOS
6. 9.4 Die Benutzeroberfläche von Teams
7. 9.4.1 Die Titelleiste
8. 9.4.2 Das Navigationsmenü, Ansichten, Register und die Hauptfenster
9. 9.5 Die Suche nach Inhalten und das Verwenden der Befehle
10. 9.6 Persönliche Einstellungen in Teams vornehmen
11. 9.6.1 Das Profilbild ändern
12. 9.6.2 Das Design von Teams ändern
13. 9.6.3 Allgemeine Benachrichtigungen einstellen
14. 9.6.4 Den automatischen Start von Teams deaktivieren
15. 9.6.5 Die Chatfunktion für andere Office-Anwendungen registrieren
16. 9.6.6 Anwesenheitsberichte von Besprechungsteilnehmern
17. 9.7 Kommunikation mit Teams
18. 9.7.1 Der Präsenzstatus
19. 9.7.2 Prioritätszugriff beim Präsenzstatus »Nicht stören« festlegen
20. 9.7.3 Die Statusmeldung
21. 9.7.4 Die Abwesenheit in Teams festlegen
22. 9.7.5 Private Chats
23. 9.7.6 Der Gruppenchat
24. 9.7.7 Chats stummschalten
25. 9.7.8 Chats ausblenden
26. 9.7.9 Einen ausgeblendeten Chat erneut einblenden
27. 9.7.10 Eine private Besprechungsanfrage organisieren
28. 9.7.11 Eine Chatnachricht speichern und gespeicherte Nachrichten abrufen
29. 9.8 Teams-Telefonie
30. 9.8.1 Das Hauptfenster »Anrufe«
31. 9.8.2 Die Audioqualität des Audiogerätes überprüfen
32. 9.8.3 Audiogeräte manuell auswählen
33. 9.8.4 Anrufe am Headset und an den Gerätelautsprechern signalisieren
34. 9.8.5 Klingeltöne und Benachrichtigungen einstellen
35. 9.8.6 Die Voicemail von Teams
36. 9.8.7 Teams-Anrufe starten
37. 9.8.8 Anruf entgegennehmen oder ablehnen
38. 9.8.9 Aktionen während eines Anrufs
39. 9.9 Erweiterte Anruffunktionen mit Teams
40. 9.9.1 Rufnummernformate
41. 9.9.2 Notrufnummern mit Teams
42. 9.9.3 Zusätzliche Kosten für die Telefonie mit Teams
43. 9.9.4 Externe Anrufer blockieren
44. 9.9.5 Externe Anrufer mit unterdrückter Nummer blockieren
45. 9.9.6 Anrufblockierungen aufheben
46. 9.9.7 Verwendung der Wähltastatur
47. 9.9.8 Das Anruffenster und die Funktionen
48. 9.9.9 Anrufweiterleitung an eine bestimmte Person oder eine Rufnummer
49. 9.9.10 Parallelruf festlegen
50. 9.9.11 Anrufgruppen mit Teams
51. 9.9.12 Die Stellvertretung mit Teams
52. 9.9.13 Klingeltöne für verschiedene Anruftypen festlegen
53. 9.10 Audio- und Videobesprechungen mit Teams
54. 9.10.1 Eine Besprechung ad hoc starten und Audio- und Videoeinstellungen vornehmen
55. 9.10.2 Den Link zur laufenden Besprechung abrufen
56. 9.10.3 Eine Besprechung langfristig planen
57. 9.10.4 Eine geplante Besprechung für alle eingeladenen Personen absagen
58. 9.10.5 Besprechungsoptionen
59. 9.10.6 Besprechungsinhalte vorbereiten
60. 9.11 An einer geplanten Teams-Besprechung teilnehmen
61. 9.11.1 Zutritt über die Erinnerungsfunktion von Outlook
62. 9.11.2 Zutritt über den Outlook-Kalender
63. 9.11.3 Zutritt über den Teams-Kalender
64. 9.11.4 Zutritt mit dem Webbrowser
65. 9.12 Aktionen während einer Besprechung
66. 9.12.1 Zulassen von Teilnehmern im Wartebereich
67. 9.12.2 Teilnehmer aus der Besprechung entfernen
68. 9.12.3 Teilnehmer stummschalten
69. 9.12.4 Teilnehmervideos anheften
70. 9.12.5 Der Vollbildmodus
71. 9.12.6 Audiogeräte während der Besprechung überprüfen oder wechseln
72. 9.12.7 Hintergrundeffekte für Ihr Video einstellen
73. 9.12.8 Chatunterhaltungen während einer Besprechung bereitstellen
74. 9.12.9 Handheben während einer Besprechung
75. 9.12.10 Aufzeichnungen während der Besprechung
76. 9.13 Teilnehmervideos in einer Besprechung
77. 9.13.1 Hintergrundszenen in einer Besprechung
78. 9.13.2 Große Galerieansicht in einer Besprechung
79. 9.13.3 Eine oder mehrere Personen in den Fokus setzen
80. 9.14 Freigeben und Präsentieren von Inhalten
81. 9.14.1 Den Bildschirm teilen
82. 9.14.2 Programmfenster teilen
83. 9.14.3 Präsentieren von PowerPoint-Folien mit Teams
84. 9.14.4 Die Steuerung für den Computer oder ein Programm übergeben
85. 9.15 Gruppenräume (Breakout Rooms) in einer Besprechung
86. 9.15.1 Gruppenräume in einer Besprechung erstellen
87. 9.15.2 Gruppenräume umbenennen
88. 9.15.3 Ein Zeitlimit für die Gruppengespräche festlegen
89. 9.15.4 Besprechungsteilnehmer den Gruppenräumen manuell zuordnen
90. 9.15.5 Gruppenräume für die Teilnehmer öffnen
91. 9.15.6 Als Besprechungsorganisator zwischen den Gruppenräumen hin- und hernavigieren
92. 9.15.7 Einen weiteren Gruppenraum erstellen
93. 9.15.8 Eine Mitteilung an alle Gruppenräume und Teilnehmer senden
94. 9.15.9 Personen einem anderen Gruppenraum zuordnen
95. 9.15.10 Gruppenräume schließen
96. 9.16 Zusammenarbeit in Teams und Kanälen
97. 9.16.1 Die Struktur und der Aufbau von Teams
98. 9.16.2 Der Aufbau eines Teams und der Kanal »Allgemein«
99. 9.16.3 Berechtigungen in einem Team und den Kanälen
100. 9.16.4 Einen Teamcode anwenden und einem Team beitreten
101. 9.16.5 Ein Team oder einen Kanal aus- und einblenden
102. 9.16.6 Kanalbenachrichtigungen festlegen
103. 9.16.7 Einen Kanal anheften
104. 9.16.8 Ein Team verlassen
105. 9.16.9 Der Aufbau eines Kanals
106. 9.17 Kommunikation in einem Kanal
107. 9.17.1 Beiträge, Unterhaltungen und Ankündigungen in Kanälen
108. 9.17.2 Auf einen Beitrag oder eine Unterhaltung antworten, reagieren und für später speichern
109. 9.17.3 @-Erwähnungen in einem Beitrag
110. 9.17.4 Einen Beitrag hervorheben
111. 9.17.5 Eine Ankündigung starten
112. 9.17.6 Dokumente und Links im Kanal teilen
113. 9.17.7 Eine Audio- und Videokonferenz spontan im Kanal starten
114. 9.17.8 Besprechungsnotizen während einer Besprechung im Kanal
115. 9.17.9 E-Mails an einen Teamkanal senden
116. 9.18 Arbeiten mit Dateien in einem Kanal
117. 9.18.1 Eine SharePoint-Bibliothek in Teams öffnen
118. 9.18.2 Dateien in Teams hochladen
119. 9.18.3 Dokumente über den Datei-Explorer/-Finder hochladen
120. 9.18.4 Dokumente in Teams neu erstellen
121. 9.18.5 Dokumente bearbeiten
122. 9.18.6 Dokumente löschen und wiederherstellen
123. 9.18.7 Eine weitere SharePoint-Bibliothek erstellen und in Teams einbinden
124. 9.19 Die Registerkarte »Wiki«
125. 9.19.1 Eine Wiki-Seite in einem Kanal hinzufügen
126. 9.19.2 Das Wiki-Menü öffnen und den Vollbildmodus nutzen
127. 9.19.3 Eine neue Wiki-Seite hinzufügen
128. 9.19.4 Eine Wiki-Seite benennen und Inhalte einbringen
129. 9.19.5 Einen weiteren Abschnitt einfügen und die Reihenfolge der Abschnitte ändern
130. 9.19.6 Das Wiki in der SharePoint-Teamsite einbinden
131. 9.20 Das eigene Team in Teams
132. 9.20.1 Vorüberlegungen für das eigene Team
133. 9.20.2 Ein Team erstellen
134. 9.20.3 Einen Kanal hinzufügen
135. 9.20.4 Tags für die schnelle Kommunikation in den Team-Kanälen
136. 9.20.5 Weitere Apps als Registerkarten hinzufügen
137. 9.20.6 Bots in Teams
138. 9.20.7 Connectors
139. 9.20.8 Teamverwaltung und Einstellungen des Teams
140. 9.20.9 Personen zum Team hinzufügen oder aus dem Team entfernen
141. 9.20.10 Die Verwendung eines Teams analysieren
142. 9.20.11 Mitgliederberechtigungen einstellen
143. 9.20.12 Gastzugriffsberechtigung
144. 9.20.13 Einstellungen für @-Erwähnungen
145. 9.20.14 Einen Teamcode erstellen
146. 9.20.15 Einstellungen für Emojis & Co.
147. 9.20.16 Einstellungen für Tags
148. 9.20.17 Einen Kanal löschen
149. 9.20.18 Einen Kanal wiederherstellen
150. 9.20.19 Ein Team archivieren
151. 9.20.20 Ein archiviertes Team wiederherstellen
152. 9.20.21 Ein Team löschen
153. 9.20.22 Personen einladen, die die Teams-App nicht verwenden
154. 9.21 Microsoft Teams mobil
155. 9.22 Zusammenfassung
Kapitel 10 Planner
1. 10.1 Ausgangssituation
2. 10.2 Der Einsatz von Microsoft Planner
3. 10.2.1 Planner und weitere Dienste
4. 10.2.2 Der Planner-Hub im Webbrowser
5. 10.2.3 Einen Plan über den Webbrowser erstellen
6. 10.2.4 Buckets hinzufügen und benennen
7. 10.2.5 Die Benutzeroberfläche in einem Plan
8. 10.2.6 Aufgaben in einem Plan erfassen
9. 10.2.7 Eine Aufgabe im Formular zuweisen und eine Zuweisung entfernen
10. 10.2.8 Aufgabendetails bearbeiten
11. 10.2.9 Teilaufgaben einer Aufgabe zuweisen
12. 10.2.10 Eine Teil- oder Prüfaufgabe zu einer Aufgabe höherstufen
13. 10.2.11 Dateien oder Links einer Aufgabe hinzufügen
14. 10.2.12 Bezeichnungen für eine bessere Übersicht
15. 10.2.13 Aufgaben auf dem Board oder in einen anderen Plan verschieben
16. 10.2.14 Eine Aufgabe abschließen
17. 10.2.15 Diagramme in einem Plan
18. 10.2.16 Die Zeitpläne
19. 10.2.17 Planeinstellungen im Planner-Hub
20. 10.3 Microsoft Planner mobil
21. 10.4 Zusammenfassung
Kapitel 11 Ein Kurzüberblick über weitere Apps: Forms und Stream
1. 11.1 Mit Microsoft Forms Umfragen erstellen
2. 11.1.1 Forms öffnen
3. 11.1.2 Eine Forms-Umfrage erstellen
4. 11.1.3 Verzweigungen in Umfrage erstellen
5. 11.1.4 Bedanken Sie sich für die Teilnahme an der Umfrage
6. 11.1.5 Ein Start- und Enddatum für die Umfrage festlegen
7. 11.1.6 Benachrichtigungen für Umfragen
8. 11.1.7 Umfrage teilen
9. 11.1.8 Eine Umfrage in Microsoft Teams bereitstellen
10. 11.1.9 Eine Forms-Umfrage in SharePoint Online einbinden
11. 11.1.10 Umfragen auswerten
12. 11.1.11 Forms-Umfragen auf dem mobilen Gerät beantworten
13. 11.2 Mit Microsoft Stream Videos streamen
14. 11.2.1 Die Startseite von Microsoft Stream
15. 11.2.2 Eine Stream-Gruppe für Videos anlegen
16. 11.2.3 Einen Stream-Kanal anlegen
17. 11.2.4 Videos in einem Stream-Kanal hochladen
18. 11.2.5 Die Funktionen beim Videoabruf in Stream
19. 11.2.6 Stream-Videos in Yammer oder per E-Mail teilen
20. 11.2.7 Stream-Videos in Microsoft Teams bereitstellen
21. 11.2.8 Stream-Videos auf einer SharePoint Online-Website bereitstellen
Index

Melanie Schmidt

ist seit 1991 in der IT-Branche tätig. Sie arbeitet freiberuflich als Business Consultant mit den Schwerpunkten Microsoft 365 und SharePoint für zahlreiche IT-Dienstleister und Kunden. Außerdem verfasst Melanie Schmidt anwenderspezifische Fachbücher und Videotrainings für Microsoft-Produkte, in denen sie ihr Praxiswissen an alle Anwendergruppen weitergibt.

Zu diesem Buch – sowie zu vielen weiteren O’Reilly-Büchern – können Sie auch das entsprechende E-Book im PDF-Format herunterladen. Werden Sie dazu einfach Mitglied bei oreilly.plus⁺:

www.oreilly.plus

Melanie Schmidt

Microsoft 365 – Das Praxisbuch für Anwender

Die Zusammenarbeit mit Teams, SharePoint Online, OneDrive for Business, Outlook und Co.

2., aktualisierte und erweiterte Auflage

Melanie Schmidt

Lektorat: Sandra Bollenbacher

Korrektorat: Petra Heubach-Erdmann, Düsseldorf, und Annette Schwarz, Ditzingen

Satz: Gerhard Alfes, mediaService, Siegen, www.mediaservice.tv

Herstellung: Stefanie Weidner

Umschlaggestaltung: Michael Oréal, www.oreal.de

Bildnachweis: visualspace, Stock-Fotografie-ID: 1152849613

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

ISBN:

Print 978-3-96009-174-5

PDF 978-3-96010-620-3

ePub 978-3-96010-621-0

mobi 978-3-96010-622-7

2., aktualisierte und erweiterte Auflage 2022

Wieblinger Weg 17

69123 Heidelberg

Dieses Buch erscheint in Kooperation mit O’Reilly Media, Inc. unter dem Imprint »O’REILLY«. O’REILLY ist ein Markenzeichen und eine eingetragene Marke von O’Reilly Media, Inc. und wird mit Einwilligung des Eigentümers verwendet.

Hinweis:

Dieses Buch wurde auf PEFC-zertifiziertem Papier aus nachhaltiger Waldwirtschaft gedruckt. Der Umwelt zuliebe verzichten wir zusätzlich auf die Einschweißfolie.

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Inhaltsverzeichnis

Vorwort

Support und Feedback

Technische Umgebung

An wen richtet sich dieses Buch und wie ist es aufgebaut?

Konventionen

Danksagung

Kapitel 1Einleitung

1.1Mehr als nur eine Anwendung für die Zusammenarbeit

1.2Die richtigen Tools für die Zusammenarbeit

1.3Wer ist im Team beteiligt und welche Informationen dürfen geteilt werden?

1.4Verantwortung im Team übernehmen

1.5Planen Sie Schulungen oder Workshops

Kapitel 2Microsoft 365 im Überblick

2.1Microsoft 365 für den modernen Arbeitsplatz

2.2Microsoft 365-Produkte

2.2.1Office-Desktop-Apps für Windows und Mac

2.2.2Office im Web

2.2.3Microsoft Mobile-Apps

2.3Die Microsoft 365-Apps und -Dienste

2.3.1Delve: Alle relevanten Informationen anzeigen lassen

2.3.2OneDrive for Business: Von fast jedem Gerät auf Dateien zugreifen

2.3.3SharePoint Online: Zusammenarbeit in der Cloud

2.3.4Exchange Online: E-Mail und Kalender

2.3.5To Do: Organisieren Sie Ihre persönlichen Aufgaben

2.3.6Planner: Team- oder Projektaufgabenplanung

2.3.7Microsoft 365-Gruppen: Anwendungen und Serverdienste kombinieren

2.3.8Teams: Chats, Online-Meetings mit Anwendungen und Serverdiensten

2.3.9Stream: Videobasierte Informationen im Unternehmen bereitstellen und teilen

2.3.10Forms: Umfragen erstellen und bereitstellen

2.4Microsoft 365-Business- und -Enterprise-Pläne

2.5Eine Testumgebung erstellen

2.6Anmelden am Microsoft 365-Portal

2.7Die Microsoft 365-Homepage

2.7.1Die Navigation im Microsoft 365-Portal

2.7.2Die Suche im Microsoft 365-Portal

2.7.3Die Microsoft 365-Einstellungen

2.8Office auf dem Windows- oder dem Mac-Client installieren

2.9Delve: Das eigene Profil

2.9.1Delve im Web

2.9.2Boards in Delve

2.9.3Favoritendokumente

2.9.4Weitere Optionen zu einem Dokument innerhalb von Delve

2.9.5Ihr Profil anpassen

2.10 Zusammenfassung

Kapitel 3OneDrive for Business

3.1Ausgangssituation

3.2Der Einsatz von OneDrive for Business

3.3OneDrive for Business im Web

3.3.1Starten von OneDrive for Business im Web

3.3.2Die OneDrive for Business-Bibliothek im Web

3.3.3Dokumente und Ordner in OneDrive im Web erstellen und verwalten

3.3.4Ein vorhandenes Dokument unter einem anderen Namen speichern

3.4Die OneDrive for Business-Desktop-Apps

3.4.1OneDrive for Business auf dem Mac nutzen

3.4.2OneDrive for Business unter Windows nutzen

3.4.3Die Bedeutung des Verfügbarkeitsstatus bei Dokumenten auf Abruf – Files On-Demand unter Windows und Mac

3.4.4Speicherplatz auf dem PC oder Mac freigeben und ein Dokument nur in der Cloud speichern

3.4.5Ein Dokument oder einen Ordner über die Windows- oder Mac-App freigeben

3.4.6Freigaben für einen Ordner oder ein Dokument über die Windows- oder Mac-App entfernen

3.4.7Hinzufügen eines weiteren Microsoft-Kontos unter Windows und macOS

3.4.8Synchronisation anhalten unter Windows und macOS

3.4.9Wiederherstellen von gelöschten Dateien und Ordnern in OneDrive for Business

3.4.10OneDrive-Synchronisation beenden

3.5OneDrive for Business mobil

3.5.1Anmelden an OneDrive mobil

3.5.2Navigation und Ansichten in der mobilen App

3.5.3Dateien offline verfügbar machen

3.5.4Speicherplatz auf einem mobilen Gerät freigeben

3.5.5Scannen einer Datei

3.5.6Scannen einer mehrseitigen Datei

3.5.7Ein Dokument freigeben

3.5.8Eine Freigabe aufheben

3.5.9Ein weiteres Microsoft-Konto zur mobilen OneDrive-App hinzufügen

3.5.10Gelöschte Dateien und Ordner in der mobilen App wiederherstellen

3.5.11OneDrive mobil vom Gerät löschen

3.6Zusammenfassung

Kapitel 4SharePoint Online

4.1Ausgangssituation

4.2Der Einsatz von SharePoint Online

4.3Websitesammlungen und Websites

4.4Berechtigungen in SharePoint Online

4.5SharePoint Online-Websites

4.6Bibliotheken, Listen und Apps

4.6.1Bibliotheken

4.6.2Listen

4.7Eine SharePoint Online-Teamwebsite erstellen und bearbeiten

4.7.1Erstellen einer Teamwebsite

4.7.2Websitevorlagen für die Teamwebsite

4.7.3Der Aufbau einer Teamwebsite

4.8Einen Neuigkeitenbeitrag auf der Teamwebsite verfassen

4.8.1Auf einen Beitrag reagieren

4.8.2Einen Neuigkeitenbeitrag ändern oder löschen

4.9Dokumentenverwaltung mit SharePoint Online

4.9.1SharePoint Online-Bibliotheken in Verbindung mit einer Microsoft-Gruppe

4.9.2Eine Bibliothek erstellen

4.9.3Eine Bibliothek in der aktuellen Seitennavigation einblenden

4.10 Grundlagen einer SharePoint Online-Dokumentenbibliothek

4.10.1Ein neues Office-Dokument erstellen

4.10.2Einen Dateinamen für das Dokument in der Online-App vergeben

4.10.3Ein oder mehrere Dokumente hochladen

4.10.4Ein Dokument löschen und wiederherstellen

4.10.5Ein Dokument verschieben

4.10.6Ein Dokument anheften

4.10.7Einen Link zur Datei oder zum Element abrufen

4.10.8Eine SharePoint-Bibliothek mit OneDrive synchronisieren

4.10.9Verknüpfung von SharePoint zu OneDrive hinzufügen und entfernen

4.11 Spalten und Metadaten

4.11.1Spalten in einer Bibliothek oder Liste erstellen

4.11.2Eine Websitespalte für mehrere Bibliotheken und Listen erstellen

4.11.3Eine Websitespalte einer Bibliothek oder Liste hinzufügen

4.11.4Eine Spalte in einer Bibliothek oder der Liste ausblenden

4.11.5Eine Spalte in der Bibliothek oder der Liste einblenden

4.11.6Eine Spalte aus der Bibliothek oder der Liste löschen

4.12 Dokumente oder Elemente in einer Bibliothek oder Liste filtern

4.13 Spalten an den Filterbereich anheften

4.14 Ansichten in einer Bibliothek erstellen und ändern

4.15 Dokumente auschecken, alleine bearbeiten und einchecken

4.15.1Die Spalte »Ausgecheckt von« der Ansicht hinzufügen

4.15.2Ein Dokument aus- und einchecken

4.16 Die Versionierung von Dokumenten

4.16.1Die Versionierung aktivieren

4.16.2Ein- und Auschecken von versionierten Dokumenten

4.16.3Den Versionsverlauf eines Dokuments öffnen

4.17 Die Teamwebsite anpassen

4.17.1Websitelogo und Design der Teamwebsite ändern

4.17.2Personen auf der Website berechtigen

4.18 Kommunikationswebsites für die unternehmensweite Kommunikation

4.18.1Anlegen einer Kommunikationswebsite

4.18.2Websitevorlagen für die Kommunikationswebsite

4.18.3Aufbau der Kommunikationswebsite

4.18.4Kommunikationswebsite anpassen

4.18.5Das Layout des Hero-Webpart bearbeiten

4.18.6Details im Hero-Webpart bearbeiten

4.18.7Den Webpart »Nachrichten« anpassen

4.18.8Das Ereignis-Webpart anpassen

4.18.9Den Webpart »Dokumente« anpassen

4.18.10Die Webparts »Quicklinks« und »Personenprofile«

4.18.11Einen Webparttitel ändern

4.18.12Berechtigungen auf der Kommunikationswebsite

4.19 SharePoint Online mobil

4.20 Zusammenfassung

Kapitel 5Office im Web

5.1Ausgangssituation

5.2Der Einsatz von Office im Web

5.2.1Dateispeicherorte im Microsoft 365-Portal

5.2.2Ein persönliches, neues Dokument erstellen

5.2.3Den Dateinamen in der Online-App umbenennen

5.2.4Ein Dokument ändern und unter einem anderen Namen speichern

5.2.5Das Menüband reduzieren und erweitern

5.2.6Ein Online-Dokument in der Office-Desktop-App öffnen

5.2.7Zeitgleich mit mehreren an einem Dokument arbeiten

5.2.8Ein Dokument teilen und freigeben

5.2.9Freigaben für ein Dokument entziehen

5.2.10Zeitgleich auf ein Dokument zugreifen und es bearbeiten

5.2.11Chatnachrichten über Office austauschen

5.2.12Sehen, was Kollegen im Dokument eingebracht und verändert haben

5.2.13Ein Dokument kommentieren und Aufgaben im Kommentar zuweisen

5.3Zusammenfassung

Kapitel 6OneNote

6.1Ausgangssituation

6.2Der Einsatz von OneNote

6.2.1Ein Hinweis zum Erstellen von weiteren Notizbüchern

6.2.2Vorüberlegungen für das Anlegen eines Notizbuchs

6.3Notizbücher in Microsoft 365

6.3.1Ansichten Ihrer OneNote-Notizbücher

6.3.2Ein Notizbuch über das Microsoft 365-Portal erstellen

6.3.3Der Aufbau von OneNote Online

6.3.4Menüband und Register in OneNote Online

6.3.5Abschnitte und Seiten

6.3.6Text eingeben und formatieren

6.3.7OneNote-Notizen kategorisieren

6.3.8Outlook-Besprechungsdetails einer Notiz hinzufügen

6.3.9Vorhandene OneNote-Notizbücher aus Microsoft 365 öffnen

6.3.10Notizbücher über OneDrive öffnen

6.4OneNote-App für PC und Mac

6.4.1OneNote auf dem Mac öffnen

6.4.2OneNote auf dem PC mit Windows 10 öffnen

6.4.3Private und geschäftliche Notizbücher in der OneNote-App verwenden

6.4.4Ein Notizbuch in der OneNote-App öffnen

6.4.5Zuletzt verwendete Notizen aus verschiedenen Notizbüchern öffnen

6.4.6Eine neue Tag-Kategorie in der OneNote-App erstellen

6.4.7Notizbuchabschnitte löschen, umbenennen oder die Abschnittsfarbe ändern

6.4.8Einen Notizbuchabschnitt mit einem Kennwort schützen

6.4.9Ein Kennwort für einen Notizbuchabschnitt entfernen

6.4.10Die Suche in der OneNote-App nutzen

6.4.11Ein Microsoft-Konto von der OneNote-App abmelden

6.4.12Ein OneNote-Notizbuch löschen

6.5OneNote mobil

6.6Zusammenfassung

Kapitel 7Outlook im Web

7.1Ausgangssituation

7.2Der Einsatz von Outlook im Web

7.3E-Mail

7.3.1Die Benutzeroberfläche von E-Mail

7.3.2Signatur anlegen

7.3.3Eine E-Mail-Nachricht verfassen und senden

7.3.4E-Mails beantworten oder weiterleiten

7.3.5E-Mail als Entwurf für später speichern

7.3.6Eine E-Mail-Nachricht mit einem hohen Prioritätsstatus senden

7.3.7Eine E-Mail-Nachricht als vertraulich kennzeichnen

7.3.8E-Mail-Anhänge öffnen, herunterladen oder in OneDrive for Business speichern

7.3.9E-Mails filtern und sortieren

7.3.10Abwesenheiten festlegen

7.3.11Eine E-Mail-Weiterleitung einrichten

7.3.12Dateianhänge schnell finden

7.4Kalender

7.4.1Den Kalender öffnen

7.4.2Zeitzone und Datumsformat festlegen oder ändern

7.4.3Die Benutzeroberfläche des Kalenders

7.4.4Der linke Kalender-Navigationsbereich

7.4.5Die Schaltflächen-Symbolleiste

7.5Die Symbolleiste

7.5.1Kalenderwochen einblenden

7.6Terminplanung mit dem Kalender

7.6.1Frei-/Gebucht-Informationen und Kalenderfreigabe

7.6.2Einen Termin oder ein Ereignis erstellen

7.6.3Einen Termin oder ein Ereignis ändern oder löschen

7.6.4Eine Besprechung planen

7.6.5Eine Besprechungsanfrage annehmen oder ablehnen

7.6.6Eine Besprechungsanfrage ändern

7.6.7Besprechungsanfragen mit dem Smartphone erstellen

7.6.8Eine Besprechungsanfrage am Smartphone zu- oder absagen

7.7Personen

7.7.1Die Benutzeroberfläche

7.7.2Die Inhalte der Ordnernavigation

7.7.3Einen Kontakt aus der Visitenkarte übernehmen und vervollständigen

7.7.4E-Mails und Dateien zu einem Kontakt anzeigen

7.7.5Weitere Interaktionen mit Kontakten

7.7.6Kontaktinformationen aktualisieren oder einen Kontakt löschen

7.7.7Eine Kontaktliste erstellen

7.8Aufgaben

7.8.1Die Benutzeroberfläche

7.8.2Listen und Ansichten

7.8.3Eine neue Aufgabe erstellen

7.8.4Einer vorhandenen Aufgabe eine Aktion hinzufügen

7.8.5Eine Aufgabe als erledigt markieren

7.8.6Neue Aufgabenlisten erstellen und Aufgaben verschieben

7.8.7E-Mails als Aufgaben zur Nachverfolgung kennzeichnen

7.9Mobile Apps für Outlook und To Do

7.10 Zusammenfassung

Kapitel 8Microsoft 365-Gruppen

8.1Ausgangssituation

8.2Der Einsatz von Microsoft 365-Gruppen

8.2.1Öffentliche und private Microsoft 365-Gruppen

8.2.2Benutzerrollen in Microsoft 365-Gruppen

8.3Einer Microsoft 365-Gruppe beitreten

8.4Eine Microsoft 365-Gruppe in Outlook im Web erstellen

8.5Eine Microsoft 365-Gruppe unter macOS in der Outlook-Desktop-App anlegen

8.6Eine Microsoft 365-Gruppe unter Windows in der Outlook-Desktop-App anlegen

8.7Eine Microsoft 365-Gruppe als Favorit in Outlook im Web markieren

8.8Gruppenunterhaltungen und -E-Mails in Outlook im Web starten

8.9Die E-Mail-Adresse der Gruppe abrufen und verwenden

8.10 E-Mail-Anhänge in der Gruppenbibliothek speichern

8.11 Gruppenmitglieder hinzufügen oder aus der Gruppe entfernen

8.12 Weitere Gruppenbesitzer bestimmen

8.13 Gastzugriff in Microsoft 365-Gruppen

8.14 Unternehmensexternen Gästen das Senden von E-Mails gestatten

8.15 Einer Microsoft 365-Gruppe nicht mehr im Posteingang folgen

8.16 Microsoft 365-Gruppen-E-Mails verwalten

8.17 Eine Microsoft 365-Gruppe verlassen

8.18 Eine Microsoft 365-Gruppe bearbeiten oder löschen

8.19 Der Gruppenkalender in Outlook im Web

8.20 Die Gruppenwebsite

8.21 Das Gruppennotizbuch

8.22 Der Plan der Gruppe

8.23 Zusammenfassung

Kapitel 9Teams

9.1Ausgangssituation

9.2Der Einsatz von Teams

9.3Starten mit Teams Online und der Desktop-App

9.3.1Herunterladen der Microsoft Teams-App für Windows

9.3.2Herunterladen der Microsoft Teams-App für macOS

9.4Die Benutzeroberfläche von Teams

9.4.1Die Titelleiste

9.4.2Das Navigationsmenü, Ansichten, Register und die Hauptfenster

9.5Die Suche nach Inhalten und das Verwenden der Befehle

9.6Persönliche Einstellungen in Teams vornehmen

9.6.1Das Profilbild ändern

9.6.2Das Design von Teams ändern

9.6.3Allgemeine Benachrichtigungen einstellen

9.6.4Den automatischen Start von Teams deaktivieren

9.6.5Die Chatfunktion für andere Office-Anwendungen registrieren

9.6.6Anwesenheitsberichte von Besprechungsteilnehmern

9.7Kommunikation mit Teams

9.7.1Der Präsenzstatus

9.7.2Prioritätszugriff beim Präsenzstatus »Nicht stören« festlegen

9.7.3Die Statusmeldung

9.7.4Die Abwesenheit in Teams festlegen

9.7.5Private Chats

9.7.6Der Gruppenchat

9.7.7Chats stummschalten

9.7.8Chats ausblenden

9.7.9Einen ausgeblendeten Chat erneut einblenden

9.7.10Eine private Besprechungsanfrage organisieren

9.7.11Eine Chatnachricht speichern und gespeicherte Nachrichten abrufen

9.8Teams-Telefonie

9.8.1Das Hauptfenster »Anrufe«

9.8.2Die Audioqualität des Audiogerätes überprüfen

9.8.3Audiogeräte manuell auswählen

9.8.4Anrufe am Headset und an den Gerätelautsprechern signalisieren

9.8.5Klingeltöne und Benachrichtigungen einstellen

9.8.6Die Voicemail von Teams

9.8.7Teams-Anrufe starten

9.8.8Anruf entgegennehmen oder ablehnen

9.8.9Aktionen während eines Anrufs

9.9Erweiterte Anruffunktionen mit Teams

9.9.1Rufnummernformate

9.9.2Notrufnummern mit Teams

9.9.3Zusätzliche Kosten für die Telefonie mit Teams

9.9.4Externe Anrufer blockieren

9.9.5Externe Anrufer mit unterdrückter Nummer blockieren

9.9.6Anrufblockierungen aufheben

9.9.7Verwendung der Wähltastatur

9.9.8Das Anruffenster und die Funktionen

9.9.9Anrufweiterleitung an eine bestimmte Person oder eine Rufnummer

9.9.10Parallelruf festlegen

9.9.11Anrufgruppen mit Teams

9.9.12Die Stellvertretung mit Teams

9.9.13Klingeltöne für verschiedene Anruftypen festlegen

9.10 Audio- und Videobesprechungen mit Teams

9.10.1Eine Besprechung ad hoc starten und Audio- und Videoeinstellungen vornehmen

9.10.2Den Link zur laufenden Besprechung abrufen

9.10.3Eine Besprechung langfristig planen

9.10.4Eine geplante Besprechung für alle eingeladenen Personen absagen

9.10.5Besprechungsoptionen

9.10.6Besprechungsinhalte vorbereiten

9.11 An einer geplanten Teams-Besprechung teilnehmen

9.11.1Zutritt über die Erinnerungsfunktion von Outlook

9.11.2Zutritt über den Outlook-Kalender

9.11.3Zutritt über den Teams-Kalender

9.11.4Zutritt mit dem Webbrowser

9.12 Aktionen während einer Besprechung

9.12.1Zulassen von Teilnehmern im Wartebereich

9.12.2Teilnehmer aus der Besprechung entfernen

9.12.3Teilnehmer stummschalten

9.12.4Teilnehmervideos anheften

9.12.5Der Vollbildmodus

9.12.6Audiogeräte während der Besprechung überprüfen oder wechseln

9.12.7Hintergrundeffekte für Ihr Video einstellen

9.12.8Chatunterhaltungen während einer Besprechung bereitstellen

9.12.9Handheben während einer Besprechung

9.12.10Aufzeichnungen während der Besprechung

9.13 Teilnehmervideos in einer Besprechung

9.13.1Hintergrundszenen in einer Besprechung

9.13.2Große Galerieansicht in einer Besprechung

9.13.3Eine oder mehrere Personen in den Fokus setzen

9.14 Freigeben und Präsentieren von Inhalten

9.14.1Den Bildschirm teilen

9.14.2Programmfenster teilen

9.14.3Präsentieren von PowerPoint-Folien mit Teams

9.14.4Die Steuerung für den Computer oder ein Programm übergeben

9.15 Gruppenräume (Breakout Rooms) in einer Besprechung

9.15.1Gruppenräume in einer Besprechung erstellen

9.15.2Gruppenräume umbenennen

9.15.3Ein Zeitlimit für die Gruppengespräche festlegen

9.15.4Besprechungsteilnehmer den Gruppenräumen manuell zuordnen

9.15.5Gruppenräume für die Teilnehmer öffnen

9.15.6Als Besprechungsorganisator zwischen den Gruppenräumen hin- und hernavigieren

9.15.7Einen weiteren Gruppenraum erstellen

9.15.8Eine Mitteilung an alle Gruppenräume und Teilnehmer senden

9.15.9Personen einem anderen Gruppenraum zuordnen

9.15.10Gruppenräume schließen

9.16 Zusammenarbeit in Teams und Kanälen

9.16.1Die Struktur und der Aufbau von Teams

9.16.2Der Aufbau eines Teams und der Kanal »Allgemein«

9.16.3Berechtigungen in einem Team und den Kanälen

9.16.4Einen Teamcode anwenden und einem Team beitreten

9.16.5Ein Team oder einen Kanal aus- und einblenden

9.16.6Kanalbenachrichtigungen festlegen

9.16.7Einen Kanal anheften

9.16.8Ein Team verlassen

9.16.9Der Aufbau eines Kanals

9.17 Kommunikation in einem Kanal

9.17.1Beiträge, Unterhaltungen und Ankündigungen in Kanälen

9.17.2Auf einen Beitrag oder eine Unterhaltung antworten, reagieren und für später speichern

9.17.3@-Erwähnungen in einem Beitrag

9.17.4Einen Beitrag hervorheben

9.17.5Eine Ankündigung starten

9.17.6Dokumente und Links im Kanal teilen

9.17.7Eine Audio- und Videokonferenz spontan im Kanal starten

9.17.8Besprechungsnotizen während einer Besprechung im Kanal

9.17.9E-Mails an einen Teamkanal senden

9.18 Arbeiten mit Dateien in einem Kanal

9.18.1Eine SharePoint-Bibliothek in Teams öffnen

9.18.2Dateien in Teams hochladen

9.18.3Dokumente über den Datei-Explorer/-Finder hochladen

9.18.4Dokumente in Teams neu erstellen

9.18.5Dokumente bearbeiten

9.18.6Dokumente löschen und wiederherstellen

9.18.7Eine weitere SharePoint-Bibliothek erstellen und in Teams einbinden

9.19 Die Registerkarte »Wiki«

9.19.1Eine Wiki-Seite in einem Kanal hinzufügen

9.19.2Das Wiki-Menü öffnen und den Vollbildmodus nutzen

9.19.3Eine neue Wiki-Seite hinzufügen

9.19.4Eine Wiki-Seite benennen und Inhalte einbringen

9.19.5Einen weiteren Abschnitt einfügen und die Reihenfolge der Abschnitte ändern

9.19.6Das Wiki in der SharePoint-Teamsite einbinden

9.20 Das eigene Team in Teams

9.20.1Vorüberlegungen für das eigene Team

9.20.2Ein Team erstellen

9.20.3Einen Kanal hinzufügen

9.20.4Tags für die schnelle Kommunikation in den Team-Kanälen

9.20.5Weitere Apps als Registerkarten hinzufügen

9.20.6Bots in Teams

9.20.7Connectors

9.20.8Teamverwaltung und Einstellungen des Teams

9.20.9Personen zum Team hinzufügen oder aus dem Team entfernen

9.20.10Die Verwendung eines Teams analysieren

9.20.11Mitgliederberechtigungen einstellen

9.20.12Gastzugriffsberechtigung

9.20.13Einstellungen für @-Erwähnungen

9.20.14Einen Teamcode erstellen

9.20.15Einstellungen für Emojis & Co.

9.20.16Einstellungen für Tags

9.20.17Einen Kanal löschen

9.20.18Einen Kanal wiederherstellen

9.20.19Ein Team archivieren

9.20.20Ein archiviertes Team wiederherstellen

9.20.21Ein Team löschen

9.20.22Personen einladen, die die Teams-App nicht verwenden

9.21 Microsoft Teams mobil

9.22 Zusammenfassung

Kapitel 10Planner

10.1 Ausgangssituation

10.2 Der Einsatz von Microsoft Planner

10.2.1Planner und weitere Dienste

10.2.2Der Planner-Hub im Webbrowser

10.2.3Einen Plan über den Webbrowser erstellen

10.2.4Buckets hinzufügen und benennen

10.2.5Die Benutzeroberfläche in einem Plan

10.2.6Aufgaben in einem Plan erfassen

10.2.7Eine Aufgabe im Formular zuweisen und eine Zuweisung entfernen

10.2.8Aufgabendetails bearbeiten

10.2.9Teilaufgaben einer Aufgabe zuweisen

10.2.10Eine Teil- oder Prüfaufgabe zu einer Aufgabe höherstufen

10.2.11Dateien oder Links einer Aufgabe hinzufügen

10.2.12Bezeichnungen für eine bessere Übersicht

10.2.13Aufgaben auf dem Board oder in einen anderen Plan verschieben

10.2.14Eine Aufgabe abschließen

10.2.15Diagramme in einem Plan

10.2.16Die Zeitpläne

10.2.17Planeinstellungen im Planner-Hub

10.3 Microsoft Planner mobil

10.4 Zusammenfassung

Kapitel 11Ein Kurzüberblick über weitere Apps: Forms und Stream

11.1 Mit Microsoft Forms Umfragen erstellen

11.1.1Forms öffnen

11.1.2Eine Forms-Umfrage erstellen

11.1.3Verzweigungen in Umfrage erstellen

11.1.4Bedanken Sie sich für die Teilnahme an der Umfrage

11.1.5Ein Start- und Enddatum für die Umfrage festlegen

11.1.6Benachrichtigungen für Umfragen

11.1.7Umfrage teilen

11.1.8Eine Umfrage in Microsoft Teams bereitstellen

11.1.9Eine Forms-Umfrage in SharePoint Online einbinden

11.1.10Umfragen auswerten

11.1.11Forms-Umfragen auf dem mobilen Gerät beantworten

11.2 Mit Microsoft Stream Videos streamen

11.2.1Die Startseite von Microsoft Stream

11.2.2Eine Stream-Gruppe für Videos anlegen

11.2.3Einen Stream-Kanal anlegen

11.2.4Videos in einem Stream-Kanal hochladen

11.2.5Die Funktionen beim Videoabruf in Stream

11.2.6Stream-Videos in Yammer oder per E-Mail teilen

11.2.7Stream-Videos in Microsoft Teams bereitstellen

11.2.8Stream-Videos auf einer SharePoint Online-Website bereitstellen

Index

Vorwort

Liebe Leserin, lieber Leser,

Homeoffice, Telearbeitsplatz, Desk-Sharing oder digitaler Arbeitsplatz sind Begriffe, die aus der Berufswelt nicht mehr wegzudenken sind. Die Rede ist von einem Kulturwandel und dem Arbeitsplatz 4.0, der es uns ermöglicht, flexibel und von fast jedem Ort der Welt und fast jedem Gerät aus über das Internet vernetzt zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren. Während Sie in der Vergangenheit noch gerätegebunden an Ihrem festen Arbeitsplatz im Büro auf Dateien und Informationen zugreifen mussten, haben Sie durch den Einsatz der Microsoft 365-Technologien und -Produkte von fast jedem Gerät über Ihr Microsoft-Konto darauf Zugriff, auch wenn Sie sich nicht im Büro befinden. Wir sind also flexibler in der Arbeitszeitgestaltung und der Umgebung, in der wir unseren täglichen Aufgaben nachkommen.

Durch die Bereitstellung von Microsoft 365 im Unternehmen werden uns Möglichkeiten an die Hand gegeben, die uns viele Kommunikationskanäle zu unseren Kollegen, Geschäftspartnern und Kunden eröffnen. Damit erhalten wir die Chance, uns alleine und in der Gemeinschaft zu organisieren und uns schneller auszutauschen. Das sorgt wiederum dafür, dass alte Firmenstrukturen aufbrechen und neue innovative Ideen in unsere Unternehmen einfließen können.

Durch die Übertragung von Verantwortlichkeiten ändern sich auch technisch gesehen viele Rollen. Einige Aufgaben, die bislang nur vom IT-Administrator oder von ausgebildeten Programmierern durchgeführt werden durften, werden zum Teil wissentlich oder unwissentlich an uns übertragen, was für uns Vor- und Nachteile haben kann.

Dieses Buch soll Ihnen dabei helfen, den richtigen Einstieg in die umfangreiche Welt von Microsoft 365 im Unternehmen zu finden. Mein Anliegen mit diesem Buch besteht nicht darin, Ihnen alle Funktionen von Microsoft 365 zu vermitteln, sondern ich würde mich sehr freuen, wenn Sie die eine oder andere App für sich entdecken, die Sie in Ihrem Alltag unterstützen kann. Auch wenn Sie Ihren Aufgaben außerhalb des Büros nachgehen und einmal in einer Anwendung nicht weiterwissen, soll Ihnen dieses Buch als praktisches Nachschlagewerk zur Seite stehen.

Mein Bestreben liegt darin, Sie zu motivieren, die in Ihrem Unternehmen eingeführten Microsoft 365-Produkte und -Technologien zu erforschen und effektiv zu nutzen, auch ohne technisches Hintergrundwissen oder Programmierkenntnisse. Mit diesem Buch lernen Sie Schritt für Schritt die grundlegenden Anwendungen und die Verbindungen der einzelnen Microsoft 365-Apps und -Dienste zueinander kennen. Alle fachlichen Begriffe habe ich so beschrieben, dass es Ihnen nicht schwerfallen wird, die einzelnen Anwendungen zu verstehen und die für Sie richtigen Apps auszuwählen.

Sollten Sie Fragen oder Anregungen zu diesem Buch haben, nehmen Sie gerne Kontakt zu mir auf. Aus beruflichen Gründen kann es jedoch ein paar Tage dauern, bis ich Ihnen antworten kann. Sie erreichen mich unter mschmidt@sharepointhamburg.de.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg mit Microsoft 365!

Melanie Schmidt

Support und Feedback

Mit Anmerkungen, Fragen oder Verbesserungsvorschlägen zu diesem Buch können Sie sich gerne auch an den Verlag wenden:

kommentar@oreilly.de

Bitte beachten Sie, dass über unsere E-Mail-Adresse kein Softwaresupport angeboten wird. Für Supportinformationen bezüglich der hier verwendeten Microsoft-Produkte besuchen Sie bitte die Microsoft-Website:

https://support.microsoft.com

Technische Umgebung

Für die Abbildungen in diesem Buch habe ich Microsoft Office 365 im E3-Plan verwendet sowie einen Laptop mit Windows 10, ein MacBook, ein iPhone und ein iPad.

Es kann vorkommen, dass Bezeichnungen und Screenshots in diesem Buch etwas abweichen können, da Microsoft ständig Änderungen in den einzelnen Apps durchführt. Das Buch ist so aufgebaut, dass Sie trotz kleiner Änderungen von Schaltflächen oder Bezeichnungen die Beispiele und Arbeitsabläufe nachvollziehen können.

An wen richtet sich dieses Buch und wie ist es aufgebaut?

Dieses Buch richtet sich an alle Microsoft 365-Anwender und es ist so aufgebaut, dass Sie zunächst die einzelnen Apps erkunden und die grundlegenden Verwendungsmöglichkeiten kennenlernen. Sie können das Buch auch als Nachschlagewerk verwenden. Beim Schreiben habe ich sowohl Windows- als auch Mac-Benutzer berücksichtigt. Wenn ich nicht speziell auf Mac oder Windows hinweise, gibt es keine Unterschiede in der vorgestellten App.

Konventionen

Dieses Symbol kennzeichnet einen allgemeinen Hinweis.

Dieses Symbol kennzeichnet einen hilfreichen Tipp.

Dieses Symbol kennzeichnet eine Warnung oder Vorsichtsmaßnahme.

Danksagung

Mein Dank geht an meine liebe Familie und meine Freunde, die mir die Geduld und Zeit gegeben haben, mich meinem Buchprojekt zu widmen.

Meinem Administrator und guten Freund Björn Strausmann kann ich gar nicht genug danken. Du bist mir immer eine sehr große Hilfe bei der technischen Unterstützung und der Administration.

Sandra Bollenbacher, meiner lieben Lektorin, spreche ich meinen besonderen Dank aus. Sie bringt unsere Ideen voran und meistert unsere Buchprojekte so unkompliziert wie gewissenhaft.

Mein Dank gilt Petra Heubach-Erdmann und Annette Schwarz für das Korrektorat, Gerhard Alfes für den Satz und Dr. Michael Barabas für die langjährige Zusammenarbeit.

Dieses Buch widme ich meiner Luka!