Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

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1. Auflage 2016

© 2016 WILEY-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA, Weinheim

Wiley, the Wiley logo, Für Dummies, the Dummies Man logo, and related trademarks and trade dress are trademarks or registered trademarks of John Wiley & Sons, Inc. and/or its affiliates, in the United States and other countries. Used by permission.

Wiley, die Bezeichnung »Für Dummies«, das Dummies-Mann-Logo und darauf bezogene Gestaltungen sind Marken oder eingetragene Marken von John Wiley & Sons, Inc., USA, Deutschland und in anderen Ländern.

Das vorliegende Werk wurde sorgfältig erarbeitet. Dennoch übernehmen Autorin und Verlag für die Richtigkeit von Angaben, Hinweisen und Ratschlägen sowie eventuelle Druckfehler keine Haftung.

Coverfoto: © Styleuneed - Fotolia.com

Korrektur: Frauke Wilkens, München

Lektorat: Evelyn Boos-Körner, Schondorf am Ammersee

Satz: SPi Global, Chennai

Print ISBN: 978-3-527-71147-5

ePub ISBN: 978-3-527-80121-3

mobi ISBN: 978-3-527-80126-8

Über die Autorin

Prof. Dr. Claudia Ossola-Haring ist vor geraumer Zeit im schönen Oberkirch im Schwarzwald geboren und »über dem Buckel« (aus Oberkirchs Sicht) aufgewachsen. Ihre Ausbildung durchlief sie in folgenden Stationen: Schule in Achern, dem Tor zum Schwarzwald, Studium der Betriebswirtschaftslehre in Mannheim, Abschluss Dipl. Kfm., also Diplom-Kaufmann (nein, nicht Kauffrau!), dort auch Promotion zum Dr. rer. pol. Die Autorin war Chefredakteurin in diversen Steuer- und Rechtsfachverlagen, betätigt sich als freie Journalistin und Inhaberin eines Redaktionsbüros und ist seit nunmehr über zwölf Jahren Professorin für Allgemeine Betriebswirtschaftslehre an der SRH Hochschule für Wirtschaft und Medien Calw sowie Lehrbeauftragte an diversen anderen Hochschulen. Sie pendelt daher zwischen Kaiserstuhl und Nordschwarzwald.

Jetzt gibt es bei Betriebswirtschaft richtig »sexy« Fachrichtungen wie Marketing, International Management, Personal et cetera. Claudia Ossola-Haring hat sich dagegen bereits im Studium — zukunftsweisend – für eine »Hardcore«-Fachrichtung entschieden, nämlich Steuern, Rechnungslegung und Gesellschaftsrecht. Sagen Sie nichts gegen den Appeal von Steuern! Wenn Sie sie zahlen müssen, wissen Sie sofort, was gemeint ist. Mit Rechnungslegung, also Buchführung und Bilanzen, wird es in Bezug auf Appeal schon etwas schwieriger, meinen Sie? Rufen Sie sich die gesamten mehr oder weniger kriminell motivierten Skandale der letzten Zeit in Erinnerung! Sie alle hatten ihren Ursprung in einer »kreativen« Buchführung und Bilanzierung. Sehr spannend — wenn auch wirklich nicht zur Nachahmung empfohlen. »Und was ist mit Gesellschaftsrecht?«, werden Sie nun fragen. Auch das hat seinen Reiz, vor allem wenn es um die Rechtsform GmbH geht. Aber das werden Sie spätestens nach der Lektüre dieses Buches selbst wissen.

Einführung

Zur Einführung wird es gleich philosophisch: Was ist die »richtige« Rechtsform für ein Unternehmen? Diese Frage lässt sich nicht so leicht beantworten. Jede Rechtsform hat ihre Vor- und Nachteile. Grundsätzlich wird unterschieden zwischen Personenunternehmen, also Einzelunternehmen, Gesellschaften bürgerlichen Rechts und offenen Handelsgesellschaften (OHG) sowie Kommanditgesellschaften (KG), und Kapitalgesellschaften, vornehmlich GmbHs, haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaften und Aktiengesellschaften.

Der Hauptunterschied zwischen Personenunternehmen und Kapitalgesellschaften besteht in der Haftung: Während bei Einzelunternehmen und auch bei Personengesellschaften die Gesellschafter zumindest teilweise mit ihrem Privatvermögen für die betrieblichen Schulden haften, ist bei Kapitalgesellschaften die Haftung auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt. So auch bei der GmbH. Es ist absolut kein Kavaliersdelikt, gegen das bestehende GmbH-Gesetz zu verstoßen, und es schützt weder den Geschäftsführer noch die Gesellschafter vor Strafe, wenn sie angeben, die entsprechenden Pflichten nicht gekannt zu haben. Ein GmbH-Geschäftsführer muss seine gesetzlichen Pflichten erstens kennen und zweitens erfüllen. Tut er es nicht, wird er dafür haftbar gemacht. Davor bewahrt ihn auch der vermeintliche Schutzschild »mbH« nicht!

Über dieses Buch

Damit sind wir schon direkt bei dem Grund, warum dieses Buch geschrieben wurde: Das Gesetz schützt alle Außenstehenden, die mit der GmbH Geschäfte machen. Wenn diese ihr Geld in der GmbH stecken haben, etwa weil sie als Kunde Vorauszahlungen geleistet oder als Lieferant auf Rechnung geliefert haben, müssen sie darauf vertrauen können, dass sie aus dem Stammkapital der GmbH im Fall der Fälle, also der Pleite (vornehmer: Insolvenz), befriedigt werden können. Der Verantwortliche dafür, dass das garantiert ist, ist der GmbH-Geschäftsführer. Sollten Sie diese Pflicht verletzen, haften Sie persönlich, also mit Ihrem Privatvermögen!

Aktuell gibt es in Deutschland rund eine Million GmbHs, und jede von ihnen muss einen Geschäftsführer haben. Die meisten Geschäftsführer sind keine studierten Juristen, sondern »Macher« aus den Bereichen Marketing, Controlling, Technik et cetera. Sie sind in der Regel richtig gut in ihrem Job, müssen jetzt aber die rechtliche Seite ihres Amtes ebenfalls erfüllen. Und das obwohl sie — zumindest anfangs — herzlich wenig Ahnung davon haben (können), was dabei alles auf sie zukommt. GmbH-Geschäftsführer für Dummies ist daher kein »normales« Buch über die GmbH-Geschäftsführung in gestelztem Juristen-Fachchinesisch. Niemand sollte seine fachliche Karriere riskieren müssen, nur weil sie mit der Übernahme eines Geschäftsführeramts verbunden ist!

GmbH-Geschäftsführer für Dummies ist kein juristisches Buch, obwohl Sie teilweise mit Paragrafen und Gerichtsentscheidungen bombardiert werden. Das ist notwendig, damit Sie Rechtssicherheit haben. Denn ganz ehrlich: Schreiben kann ich viel — Sie müssen darauf vertrauen können, dass es richtig ist. Und da hilft doch hin und wieder ein Blick ins Gesetz und auf wichtige Urteile.

In diesem Buch ist ganz oft von »Problemen« die Rede. Sie werden häufig denken: »Na, so schlimm kann's doch wohl nicht sein« oder »Mir passiert so was garantiert nicht!«. Wenn ich zu Letzterem beitragen kann, ist das Ziel dieses Buches erreicht. Denn alle genannten Probleme (da ist es schon wieder, dieses Unwort) sind entstanden aus Fehlern, die andere Geschäftsführer gemacht haben. Diese Fehler wurden dann mühsam vor Gericht ausdiskutiert — mit ein Grund, weshalb Sie häufig Gerichtsentscheidungen als Beleg für meine Ausführungen finden werden.

Konventionen in diesem Buch

Wie in allen Büchern der … für Dummies-Reihe gibt es ein paar besondere Schreibweisen, die ich Ihnen kurz vorstelle:

Wenn ein Begriff neu eingeführt wird, ist er kursiv.

Wenn ein Begriff besonders wichtig ist, ist er fett.

Internetadressen erkennen Sie daran, dass sie in einer besonderen Schrift gedruckt sind. Einfach eintippen, dann sind Sie da, wo Sie hinwollen.

Wenn vom GmbH-Geschäftsführer oder vom Gesellschafter-Geschäftsführer oder vom Gesellschafter die Rede ist, sind männliche wie weibliche Personen gleichermaßen gemeint. Nur wegen der besseren Lesbarkeit wird ausschließlich die männliche Form verwendet.

Was Sie nicht lesen müssen

Sie müssen GmbH-Geschäftsführer für Dummies nicht von vorn nach hinten durchlesen. Suchen Sie sich über das Inhaltsverzeichnis die Kapitel und Themen heraus, die Sie am meisten interessieren. Oder gehen Sie direkt über das Stichwortverzeichnis, wenn Sie Ihre Frage konkret benennen können.

Als Nichtgesellschafter brauchen Sie Teil Iv und Kapitel 18 im Top-Ten-Teil nicht zu lesen.

Wenn Sie gerade erst angefangen haben oder sicher im Sattel sitzen oder Alleingesellschafter-Geschäftsführer sind, ist Teil V nur von bedingtem Interesse für Sie.

Den Top-Ten-Teil sollten Sie aber unbedingt zumindest überfliegen. Vielleicht stoßen Sie dort auf ein Problem, das für Sie unter Umständen relevant ist — von dessen Existenz Sie aber bislang gar nichts wussten.

Törichte Annahmen über den Leser

Ich bin mir sicher: Sie sind ganz bestimmt nicht töricht, denn sonst hätten Sie sich dieses Buch nicht ausgesucht. Törichte Leute meinen, sie könnten alles und wüssten alles (besser). Jetzt müssen Sie GmbH-Geschäftsführer für Dummies also »nur noch« lesen. Wann sollten Sie das tun? Dafür gibt es mehrere Anlässe:

Sie werden befördert und übernehmen nicht nur eine Abteilung, sondern ein ganzes Unternehmen, dessen Rechtsform eine GmbH ist.

Sie haben sich auf eine Stelle beworben, die die Geschäftsführung der GmbH, bei der Sie in Zukunft arbeiten wollen, mit einschließt.

Die Firma, bei der Sie bisher gearbeitet haben, wird umgewandelt in eine GmbH — und Sie sollen die Geschäftsführung übernehmen.

Sie wollen sich selbstständig machen, also allein oder mit anderen ein Unternehmen gründen, das die Rechtsform GmbH haben soll.

Sie sind als Nachfolger ausgeguckt und sind der Youngster in einer Geschäftsführung mit lauter alten Hasen.

Wie dieses Buch aufgebaut ist

GmbH-Geschäftsführer für Dummies dreht sich einzig und allein um eine wichtige Person, nämlich um Sie in Ihrem Amt als GmbH-Geschäftsführer. Folglich wird konsequent der Standpunkt des Geschäftsführers eingenommen und seine (rechtliche) Karriere nachvollzogen.

Teil I: Bestellung zum Geschäftsführer einer GmbH

Wie werden Sie überhaupt GmbH-Geschäftsführer? Wollen Sie das überhaupt? Welche Formalien müssen dabei beachtet werden? Welche rechtliche Position haben Sie? Sind Sie Arbeitnehmer oder freier Vertragspartner? Wie sollte Ihr Anstellungsvertrag mit der GmbH aussehen? Auf diese und noch mehr Fragen finden Sie in Teil I ausführliche Antworten.

Teil II: Die Pflichten eines GmbH-Geschäftsführers

Als GmbH-Geschäftsführer müssen Sie schon ein kleiner Tausendsassa sein. Ihr Pflichtenkatalog ist recht umfangreich und reicht von der formvollendeten Einladung zur Gesellschafterversammlung über deren Durchführung und die Kontrolle der Beschlüsse bis hin zu den GmbH-Jahresabschlüssen und Steuererklärungen, die Sie für die GmbH abzugeben haben. Dass Sie das GmbH-Vermögen mehren müssen, ist schon fast selbstverständlich. Ebenso »selbstverständlich« ist, dass Sie, falls die GmbH in eine Krise gerät, die Insolvenzreife prüfen müssen — um nur einige kleine Bausteine aus Ihrem Pflichtenkatalog zu nennen.

Das kann doch keiner allein, werden Sie jetzt denken. Doch aufgepasst, wenn Sie bestimmte Aufgaben delegieren wollen: Das muss erstens rechtlich zulässig sein und zweitens muss der Mitarbeiter oder Berater fachlich fit sein — wenn Sie den Falschen für den Job ausgesucht haben, haften Sie!

Teil III: Rechte vollständig vereinbaren

Während die Gesetze recht ausführlich Ihre Pflichten als GmbH-Geschäftsführer thematisieren, werden sie doch recht schmallippig, wenn es um Ihre Rechte geht. Daher widmet sich Teil III dem Thema, welche (wenigen) Rechte Sie von Gesetzes wegen haben und welche Rechte Sie sich in den Verhandlungen mit den GmbH-Gesellschaftern ausbedingen können oder sollten. Das reicht von der Höhe und der Zusammensetzung Ihres Gehalts über Ihren Urlaubsanspruch bis hin zu den Möglichkeiten, Ihre persönliche Haftung aufgrund von Fehlern in der Geschäftsführung zu beschränken.

Teil Iv: Sonderfall geschäftsführender Gesellschafter

Wer zugleich Geschäftsführer und Gesellschafter der GmbH ist, hat neben allen Pflichten, die ein GmbH-Geschäftsführer ohnehin hat, noch einige weitere »Probleme«. Das fängt damit an, dass das Finanzamt ein steter Beobachter aller Verträge ist, die zwischen GmbH und Gesellschafter-Geschäftsführer geschlossen werden, geht weiter über sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten bis hin zu den rechtlichen Fallstricken, die beispielsweise bei einer Ein-Personen-GmbH mit einem Alleingesellschafter-Geschäftsführer gespannt sein können.

Teil V: Das Geschäftsführeramt wieder loswerden

Es ist eine alte Geschäftsführerweisheit: Rein kommt man schnell, nur raus wird's schwierig. Hier finden Sie die Wege, wie Sie selbst Ihr Geschäftsführeramt beenden können. Aber Sie erfahren auch, was »die andere Seite« tun kann, damit Ihr Geschäftsführeramt beendet wird. Zudem geht es in Teil V darum, welche (Rechts-)Folgen mit dem Ende Ihres Amtes verbunden sind und wie Sie sich vor möglichen Komplikationen schützen können.

Teil VI: Der Top-Ten-Teil

Im Top-Ten-Teil finden Sie nochmals kurz und übersichtlich die zehn wichtigsten Punkte, die Sie regelmäßig checken sollten, die zehn Fallen, in die Sie als GmbH-Geschäftsführer oder als GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer tunlichst nicht tappen sollten, und zehn Sofortmaßnahmen für dringende Fälle.

Anhang: Musterverträge, Checklisten und Übersichten

Verträge sind wichtig und sie kommen dauernd zustande. Es genügen zwei übereinstimmende Willenserklärungen — und schon hat man einen Vertrag. So schnell kann's gehen! Wenn es später Streit darüber gibt, was der eine tun muss, soll oder darf und was der andere, ist es auf jeden Fall besser, etwas Schriftliches in der Hand zu haben. Das hat doch immer noch mehr Gewicht als das gesprochene Wort. Zudem überlegt man gründlicher, ob man seine Unterschrift unter ein Schriftstück setzen will oder nicht.

Deshalb finden Sie im Anhang die, wie ich finde, für Sie wichtigsten Vertragsmuster für den Fall, wenn Sie einen Vertrag aufsetzen müssen oder Ihnen ein Vertrag angeboten wird. Lesen Sie die Muster durch, analysieren Sie sie und schreiben Sie sie dann so um, wie es für Ihren individuellen Fall passt. Verwenden Sie niemals ein Muster »blind«! Diese Warnung gilt nicht nur für die Mustervorlagen aus diesem Buch, sondern für alle anderen, die im Internet oder sonst wo feilgehalten werden. Sie sind lediglich Hilfen, mehr nicht!

Die Checklisten, die Sie darüber hinaus im Anhang finden, sollen Ihnen helfen, sich schnell in einer kniffligen Situation einen Überblick zu verschaffen und nichts Wichtiges zu vergessen. Eine individuelle Anpassung auf Ihre ganz persönlichen Bedürfnisse, angereichert mit Ihren ganz persönlichen Erfahrungen, ist nicht nur wünschenswert, sondern ratsam!

Symbole, die in diesem Buch verwendet werden

Die Symbole zeigen Ihnen auf einen Blick, wo es etwas Besonderes zu beachten gilt, dass an dieser Stelle etwas genauer erklärt wird und wobei Sie besonders aufpassen beziehungsweise wann Sie etwas Bestimmtes tun sollten.

Hier werden Begriffe erklärt, die Sie wahrscheinlich schon einmal gehört haben, die Sie aber eventuell (noch) nicht so richtig hinsichtlich ihrer Bedeutung für Sie und Ihr Amt als Geschäftsführer einordnen können.

Aufgepasst! Das Amt eines GmbH-Geschäftsführers ist mit Gefahren — nicht für Leib und Leben, aber für Ihr privates Vermögen — verbunden. Immer wenn Sie dieses Symbol sehen, ist also Gefahr im Verzug.

Manches werden Sie schon anderweitig gelesen und erfahren haben — auch außerhalb dieses Buches. Wenn Sie dieses Symbol sehen, sollen Sie an wichtige Informationen erinnert werden.

Eine GmbH-Geschäftsführung ist manchmal gefährlich, aber definitiv auch chancenreich. Dieses Symbol markiert Tipps, was Sie tun, aber auch Tipps, was Sie lassen sollten.

Dieses Symbol ist selbsterklärend: Hier finden Sie Beispiele — gute, die Sie nachmachen sollten, und schlechte, die Ihnen als Warnung dienen sollen.

Wie es weitergeht

Sie stehen in den Startlöchern, scharren bereits mit den Hufen und wollen endlich loslegen mit der Eroberung der Märkte. Ein guter Plan. Lassen Sie sich dabei nicht durch den »dicken Wälzer«, den Sie gerade in der Hand halten, entmutigen. Im Gegenteil: Er ist Ihre Chance. Er hilft Ihnen bei Ihren Vorhaben. Auch wenn schon zu jedem Kapitel bereits so viele Fachbücher geschrieben wurden, dass damit ganze Bibliotheken gefüllt werden könnten: Sie haben die Gewissheit, dass alles, was wichtig ist oder für Sie wichtig werden könnte, hier drinsteht.

Manche Themen kommen Ihnen unter Umständen anfangs »weniger wichtig« vor. Das macht nichts. Fangen Sie mit den Themen an, die Ihrer Meinung nach anfangs wichtiger sind für Sie. Irgendwann werden Sie die anderen Themen dann auch lesen. Denn Sie werden dann wissen, dass hinter jedem Thema zumindest eine Person steckt, die schon einmal »reingefallen« ist. Und genau das wollen und sollen Sie ja nicht. Dafür gibt es dieses Buch.

Viel Spaß bei der Lektüre und vor allem toi, toi, toi für Ihre Karriere als GmbH-Geschäftsführer!

Teil I

Bestellung zum Geschäftsführer einer GmbH

In diesem Teil …

»Und jedem Anfang wohnt ein Zauber inne …« (Hermann Hesse, Stufen). Leider gibt es aber auch (zu) schnelle Entzauberungen — davor soll Sie dieser Teil bewahren. Hier erfahren Sie, wie Sie überhaupt GmbH-Geschäftsführer werden. Sie sollen sich aber auch darüber klar werden (können), ob Sie das (alles) tatsächlich wollen.

In Teil I finden Sie aber auch die notwendigen Antworten auf Ihre notwendigen Fragen, wie die folgenden: Welche Formen und Fristen gilt es bei der Bestellung zum Geschäftsführer zu beachten? Welche Folgen hat eine Handelsregistereintragung? Sind Sie als bestellter Geschäftsführer auch angestellt? Welche rechtliche Position haben Sie als GmbH-Geschäftsführer? Sind Sie Arbeitnehmer oder freier Vertragspartner? Wer bestimmt, wie viel Geld Sie wie verdienen dürfen?