WILEY END USER LICENSE AGREEMENT

Stichwortverzeichnis

.pst-Datei

hinzufügen 1

Speicherort 1

überschreiben 1

A

abonnieren 1

Absage

zugewiesene Aufgabe 1

Absender sperren 1

Abstimmungsschaltfläche 1

Statussymbol 1

Abwesenheitsnotiz 1

Text erstellen 1

Add-In aktivieren 1

Adressbuch 1

Adressbuch auswählen 1

Adresskarte 1

Allen antworten 1

als ungelesen markieren 1 Android

E-Mail-Konto einrichten 1

Anhang 1

Anlegen

Ordner 1

Anordnung

Posteingang 1

Ansicht

Kalenderansichten 1

Karte 1

Liste 1

Personen 1

Telefon 1

Visitenkarte 1

Ansicht anpassen

Posteingang 1

Ansichten

Aufgabenliste 1

Kalender 1

Notiz-Ordner 1

Ansichten verwalten 1

Ansicht speichern 1, 2

Ansicht zurücksetzen 1, 2

Ansicht zurücksetzen 1

Antwort

auf Besprechungsanfrage 1

auf zugewiesene Aufgabe 1

Antworten

auf Besprechungsanfrage 1

auf E-Mail 1

Einstellungen 1

E-Mail 1

mit Besprechungsanfrage 1

mit Mail als Anhang 1

Arbeitswoche 1

anpassen 1

Ansicht Kalender 1

Archivdatei 1, 2

archive.pst 1

Archivierung

automatisch 1

Archivierungseinstellung 1

für einzelnen Ordner 1

Archivierungsfunktion 1

archiv.pst-Datei 1

Aufgabe

als erledigt kennzeichnen 1

anderen zuweisen 1

aus Nachverfolgung 1

bearbeiten 1

Details 1

empfangen 1

Erinnerung 1

erstellen 1

Kategorie 1

Nachverfolgung 1

Prozentangabe 1

Status 1

Statusangabe 1

Überfällig 1

Aufgabe erstellen

in Aufgabenliste 1

Aufgabenansicht 1

Aktiv 1

Detailliert 1

Einfache Liste 1

Erledigt 1

Heute 1

Priorität 1

Zugewiesen 1

Aufgabenleiste 1, 2

Aufgabenliste 1

anpassen 1

Aufgaben-Modul 1

Aufgabe zuweisen

an Kontakt 1

Ausgewählte Kontakte

für Serienbrief 1

AutoArchivierung 1

AutoVervollständigung 1

B

Backstage-Bereich 1

Bcc 1, 2

Besprechung 1

Besprechungsanfrage 1

an Kontakt 1

antworten 1

erhalten 1

Status 1

Besprechungseinladung 1

Besprechungsfenster,, 1

Besprechung starten 1

Besprechungstermin 1

absagen 1

finden 1

Bild

für Kontakt 1

Bildschirm 1

Blockieren 1

Blockierter Absender 1

Briefpapier 1

entfernen 1

C

Carbon copy 1

Cc 1

CSV 1

D

Datei

als Anhang 1

Datei anfügen

Kontakt 1

Dateianhang

versteckte Informationen 1

Datendatei 1, 2

anlegen 1

Dateiformat ändern 1

deaktivieren 1

komprimieren 1

mit Kennwort 1

Speicherort 1

Datenspeicherort 1

Daten wiederherstellen 1

Datumsnavigator 1

Design 1

Details

Aufgabe 1

für Kontakteingabe 1

Digitale ID 1

anfordern 1

Einstellungen 1

Zertifizierungsstelle 1

Digitale Signatur 1

Details 1

empfangen 1

versenden 1

Drag and Drop

E-Mail verschieben 1

E

Einstellung

für Antworten 1

für Weiterleitung 1

E-Mail

Abwesenheitsnotiz 1

als Anhang versenden 1

als Bcc 1

als Cc 1

an Kontakt 1

an mehrere Empfänger 1

antworten 1

beantworten 1

blockieren 1

digital signieren 1

erneut versenden 1

erstellen 1

filtern 1, 2

gelesen/ungelesen 1

HTML-Format 1

in Lesebereich 1

in Ordner verschieben 1

Junk 1

Kontakt 1

Konto einrichten unter Android 1

Kopfzeile 1

löschen 1

löschen bei IMAP 1

Löschoptionen 1

mit Abstimmungsschaltflächen 1

mit Briefpapier 1

mit Hintergrundbild 1

mit Hintergrundfarbe 1

mit Hintergrundfarbverlauf 1

mit Lesebestätigung 1

mit Lesebestätigung öffnen 1

mit Nachverfolgung 1

mit Priorität 1

mit Regeln aufräumen 1

mit Signatur 1

Nachrichtenvorschau 1

schließen 1

senden 1

synchronisieren 1

Text-Format 1

Übermittlung verzögern 1

Versand verzögern 1

verschieben bei IMAP 1

verschlüsseln 1, 2

weiterleiten 1

E-Mail-Adresse 1

falsch 1

E-Mail-Anhang 1

Größe 1

Outlook-Element 1

E-Mail-Ansicht 1

E-Mail-Client 1

E-Mail-Kennzeichnung 1

E-Mail-Konten in Gruppen 1

E-Mail-Konto

einrichten 1

Kontotyp 1

mehrere verwenden 1

SSL-verschlüsselte Verbindung 1

Zugangsdaten 1

E-Mail-Ordner 1

in Favoriten 1

E-Mail-Postfach

für mehrere Rechner 1

E-Mail-Sicherheit 1

Absender-Adresse 1

Dateinanhang 1

Makros 1

Trust Center 1

E-Mail-Versand 1

E-Mail-Verschlüsselung 1

Vorbereitung 1

Empfänger

aus Adressbuch 1

von Besprechungsanfrage 1

Erinnerung 1

Aufgabe 1

für Termin 1

Erinnerung mit Sound 1

Erweiterte Ansichtseinstellung 1

Exchange Server 1, 2

Export 1

CSV 1

Feldzuordnung 1

exportieren

Kontoinformationen 1

F

Falsche E-Mail-Adresse 1

Farbe

für Kalender 1

Favoriten 1, 2

Feiertage ausblenden 1

Feiertage entfernen 1

Feiertage hinzufügen 1

Feldfunktion anzeigen 1

Feldname anpassen 1

Feldzuordnung 1, 2

Filter 1

entfernen 1

für E-Mails 1

für Mails 1

nach Datum 1

nach Zeit 1

Terminliste 1

Filter-Einstellung

anpassen 1

sichere Absender 1

Frei/Gebucht-Informationen

einrichten 1

in Datei exportieren 1

Frei/Gebucht-Zeiten 1

aktualisieren 1

aufrufen 1

AutoAuswahl 1

G

Ganztägiges Ereignis 1

Geburtstage

aus Terminliste -entfernen 1

gelesen/ungelesen 1

Gelöschte Objekte 1

Gesamtaufwand 1

Gesendete Objekte 1

Gruppierfeld 1

Gruppierung

entfernen 1

im Dialog 1

mit Maus 1

Terminliste 1, 2

H

Hintergrundbild 1

Hintergrundfarbe 1

Farbverlauf 1

I

ICS-Datei 1

IMAP 1

IMAP-Konto 1, 2

IMAP-Ordner 1

synchronisieren 1

Synchronisierung lösen 1

IMAP-Protokoll 1

Import 1

CSV 1

Feldzuordnung 1

Information

aus Kopfzeile 1

Ist-Arbeit 1

J

Junk-E-Mail filtern 1

Junk-E-Mail-Ordner 1

Junk-E-Mail-Schutz 1

K

Kalender 1

als Anhang 1

Ansichten 1

durchsuchen 1, 2

Farbe anpassen 1

Listendarstellung 1

mehrere Kalender 1

mit Aufgabenleiste 1

mit Aufgabenliste 1

mit Lesebereich 1

mit Wetteranzeige 1

Nächsten 1 Tage 1

Navigation 1

neu anlegen 1

öffnen 1

Ordnerbereich 1

Tagesansicht 1

Termine als Liste 1

Termineintrag 1

Wochennummern hinzufügen 1

Zeitskala ändern 1

Kalenderansicht

Arbeitswoche 1

Monat 1

Planungswoche 1

Tageskalender 1

Woche 1

Kalenderbildschirm

Elemente hinzufügen 1

Kalender speichern 1

Karte

Ansicht Kontakte 1

Kategorie

neue Kategorie anlegen 1

Posteingang 1

Termineintrag 1

Kategorie zuweisen

Posteingang 1

Kennzeichnungsstatus 1

Kontakeingabe

speichern 1

Kontakt

als Favorit 1

aus E-Mail festlegen 1

bearbeiten 1

Datei anfügen 1

eintragen 1

neu 1

Synchronisierung 1

verknüpfen 1

Zertifikat zuordnen 1

zusammenführen 1

Kontaktdaten

als Outlook-Kontakt weiterleiten 1

weiterleiten 1

weiterleiten als Visitenkarte 1

Kontaktdaten anpassen

für Serienbrief 1

Kontaktdaten weiterleiten

als VCard 1

Kontakte durchsuchen 1

Kontakteingabe 1

Adresse 1

Anrede 1

Bild hinzufügen 1

Details 1

E-Mail-Adresse 1

Name 1

Kontakteintrag

als Anhang 1

ergänzen 1

in Ordner verschieben 1

Kontakt in Firma 1

kopieren 1

Kontaktfenster 1

Kontaktgruppe 1

anlegen 1

auflösen 1

Mitglied hinzufügen 1

Kontaktliste

anpassen für Serienbrief 1

Ansicht speichern 1

Spalte hinzufügen 1

Kontaktordner 1

Ansichten 1

aufrufen 1

Bildschirm 1

für Serienbrief 1, 2

neu anlegen 1

Kontoinformationen

exportieren 1

Kopieren

Kontakteintrag 1

L

Lesebereich 1, 2, 3

Einstellungen 1

schließen 1

Lesebestätigung 1

Liste

Ansicht Kontakte 1

Aufgaben 1

Listendarstellung 1

Termine 1

Löschen

Besprechungstermin 1

Elemente automatisch löschen 1

Termineintrag 1

Terminserie 1

Löschoptionen 1

M

Mail

als Anhang 1

Mail delivery failed 1

Makroeinstellung 1

Mehrere Kalender

Planungsansicht 1

Mehrere Kalender anzeigen 1

Menüband-Anzeigeoptionen 1

Monat

Ansicht Kalender 1

MyPhoneExplorer

Kontakt Synchronisierung 1

Termin Synchronisierung 1

MyPhoneExplorer 1

N

Nachricht

mit Anhang 1

Nachrichtenvorschau 1, 2

Nachricht senden 1

Nachverfolgung 1

als Aufgabe 1

Aufgabe 1

Name

Überprüfen 1

Netiquette 1

Neue Aufgabe 1

Neue Besprechung 1

Neue E-Mail 1

Neue Kategorie 1

Neue Notiz 1

Neuer Kalender 1

Neuer Kontakt 1

Neuer Kontakt- Ordner 1

Neuer Ordner 1

Neuer Termin 1

Neues E-Mail-Konto 1

Notiz

als Liste 1

andere Farbe 1

anlegen 1

löschen 1

mit Kategorie 1

weiterleiten 1

Notiz-Ordner

Ansichten 1

Nur Text 1

O

Öffentlicher Schlüssel 1

als Dateianhang 1

aus digitaler Signatur 1

Ordner 1

abonnieren 1

als Favorit 1

anlegen 1, 2

E-Mail-Modul 1

IMAP 1

Kontakte 1

verwalten 1

Ordnerbereich 1, 2, 3

anpassen 1

Navigationsleiste 1

Ordner leeren 1

Organisator

für Termin 1

OST-Datei 1

OST-Offlinedatendatei 1

Outlook-Bildschirm 1

anpassen 1

Ordnerbereich 1

Titelleiste 1

Outlook-Element anhängen 1

Outlook Heute 1

Outlook-Optionen 1

P

Personen

Ansicht Kontakte 1

Personenbereich 1

Phishing-Mail 1

Planungsansicht 1

Planungsansicht 1

POP3, 1

POP3-Konto 1, 2

Postanschrift

für Serienbrief 1

Postausgang 1, 2

Postausgangsserver 1

Posteingang 1

Als Unterhaltung anzeigen 1

Anordnung 1

Ansichten 1

aufräumen 1

E-Mails filtern 1

Felder 1

Gruppierung nach Kategorie 1

Kategorie zuweisen 1

Kennzeichnungsstatus 1

Lesebereich 1

mit Kategorien 1

Sortierung 1

Spalte entfernen 1

Spalte hinzufügen 1

Posteingang 1

Posteingangsserver 1

Postfach aufräumen 1

Priorität 1

Privater Schlüssel 1

PST-Datei 1, 2

PST-Datendatei 1

Q

QuickStep 1

Aktion hinzufügen 1

Antworten und löschen 1

bearbeiten 1

Erledigt 1

Nachricht löschen 1

neu erstellen 1

Quickinfo 1

zum Weiterleiten von E-Mail 1

R

Rasterlinien

für Terminliste 1

Regedit 1

Regel

einfache 1

erstellen 1, 2

exportieren 1

komplex 1

löschen 1

Nachricht immer -verschieben 1

nachträglich anwenden 1

Schritte einsehen 1

verwalten 1

Registrierungsschlüssel

Kontoinformationen 1

S

Schließen

E-Mail 1

Seitenfarbe 1

Senden

E-Mail 1

Serienbrief 1

Anrede überprüfen 1

Feldnamen anpassen 1

in Word 1

Kontaktdaten anpassen 1

Kontakte auswählen 1

Kontaktliste anpassen 1

permanente Datei erstellen 1

Postanschrift verwenden 1

Seriendruckfelder einfügen 1

vorhandenes Dokument nutzen 1

Seriendruckfeld einfügen 1

Serien-E-Mails 1

Serientyp

Termin 1

Sichere Absender 1

Sicherheit

für E-Mail-Verkehr 1

Sicherheitseinstellung

E-Mail-Verkehr 1

Signatur 1

anlegen 1, 2

auswählen 1, 2

exportieren 1

SMTP-Server 1

Sortieren

Terminliste 1

Sortierung

im Dialog 1

Kontaktliste 1

Terminliste 1

Spalten entfernen 1

Terminliste 1

Spalten hinzufügen 1

Terminliste 1

Spalten verschieben

Terminliste 1

Spam 1

Spam-Filter 1

Spam-Mail 1

Speichern

Ansicht für Termine 1

Speicherort 1

Startbildschirm 1

Startbildschirm festlegen 1

Startorder festlegen 1

Status

Aufgabe 1

Besprechungsanfrage 1

Statusbericht 1

senden 1

Suche

beenden 1

eingrenzen 1

in Kontakt-Ordner 1

in Terminliste 1

starten 1

verfeinern 1

Suchen 1

Suchordner 1

Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen 1

Synchronisierung 1

Kontakte und Termine 1

per IMAP-Konto 1

Synchronisierung lösen 1

T

Tagesansicht 1

Tageskalender

Ansicht Kalender 1

mehrere Tage anzeigen 1

Tägliche Aufgabenliste 1

Tastenkombinationen 1

für Outlook

Teilnehmer einladen 1

Telefon

Ansicht Kontakte 1

Termin

Listendarstellung 1

neu

Synchronisierung 1

weiterleiten

Termineintrag 1

als Besprechung 1

bearbeiten 1

ganztägig 1

im Tageskalender 1

im Terminfenster 1

Kategorie 1

Kennzeichnung 1

löschen 1

Teilnehmer einladen 1

Terminserie 1

Terminfenster 1

Terminkalender 1

Terminliste 1, 2

Ansicht zurücksetzen 1

durchsuchen 1

filtern 1

Geburtstage entfernen 1

gruppieren 1

mt Rasterlinien 1

nach Datum filtern 1

sortieren 1

Spalten entfernen 1

Spalten hinzufügen 1

Terminplanung 1

Terminplanung

mit Frei/Gebucht-Zeiten 1

Terminserie 1

bearbeiten 1

löschen 1

Trust Center 1

E-Mail-Sicherheit 1

U

Übermittlung verzögern 1

überschreiben von pst-Datei 1

ungelesen markieren 1

Unterhaltung

Posteingang 1

Unterordner 1

V

VCard 1

VCF-Datei anhängen 1

Verschieben

E-Mail 1

Kontakteintrag 1

per Drag & Drop 1

Verschlüsselte E-Mail

empfangen 1

senden 1

Verschlüsselung 1, 2

Verteilerliste erstellen

VFB-Datei 1, 2

Visitenkarte 1

Ansicht Kontakte 1

bearbeiten 1

weiterleiten 1

W

Weiterleiten 1

Einstellungen 1

Kontaktdaten 1

Termin

Wetteranzeige

im Kalender 1

Wiederkehrender Termin 1

Windowsregistrierung

Kontoinformationen 1

Woche

Ansicht Kalender 1

Wochennummern 1

Z

Zeitskala

Kalender 1

Zertifikat

exportieren 1

für Kontakt 1

Zertifikatsmanager 1

Speicherort für Zertifikate 1

Zertifizierungsdatei 1

installieren 1

Zertifizierungsstelle, 1

Zugangsdaten

E-Mail-Konto 1

Zugewiesene Aufgabe

Absage 1

annehmen 1

empfangen 1

Statusbericht 1, 2

Status dokumentieren, 1

Zusage 1

Zusage

Zugewiesene Aufgabe, 1

Zuweisen

Aufgabe 1

Kapitel 1

Outlook im Überblick – Die einzelnen Module

Outlook ist ohne Zweifel ein Multitalent. Für zahlreiche Aufgaben, mit denen Sie Tag für Tag privat oder im Arbeitsleben konfrontiert sind, steht Outlook parat. Sie können damit Ihren E-Mail-Verkehr erledigen, Termine und Besprechungen verwalten, all Ihre Kontakte, geliebte wie ungeliebte, pflegen, Aufgaben notieren und ordnen – und danach doch vergessen – und auf die Schnelle Notizen machen; all dies unter einem Dach und entsprechend miteinander verknüpft. So können Sie, um nur ein Beispiel zu nennen, aus einem Termin auch ganz rasch eine Einladung zu einer Besprechung machen. Ein bisschen ist Outlook also der Mann oder – je nach Sichtweise – die Frau für alle Gelegenheiten.

Der Versand und Empfang von E-Mails steht auch in Zeiten von WhatsApp und Co im Zentrum des Büroalltags: Täglich werden weltweit über 200 Milliarden E-Mails verschickt, Tendenz steigend! Jenseits von webbasierten Diensten ist Outlook das klassische E-Mail-Programm, zumindest in der Microsoft-Welt. Sie können damit E-Mails verschicken und empfangen, das versteht sich von selbst. Aber Sie können mit Outlook auch Ihre Mails ordnen, sortieren und kategorisieren, außerdem der Flut der Spam-Mails Herr werden, Regeln für den Empfang einrichten, Absender blockieren und vieles mehr. Hand aufs Herz: Wenn Sie sich die Mühe machen, all die Funktionen, die der E-Mail-Dienst von Outlook bietet, aus der Nähe zu betrachten, werden Sie erstaunt sein, wie effektiv man – und Sie natürlich auch, spätestens nach der fleißigen Lektüre dieses Buches, – mit E-Mails umgehen kann.

Outlook besitzt einen Ordnerbereich mit einer Art Navigationsleiste im unteren Bereich, mit der Sie flugs zu den anderen Modulen wandern können. Ein Klick, und Sie haben den Kalender geöffnet. Der Kalender bietet verschiedene Ansichten, standardmäßig die sogenannte Tagesansicht, die wie ein klassischer Kalender in 24 Stunden aufgeteilt ist. Sie tragen hier einfach Ihre Termine ein, mit wenigen oder vielen Details, ganz wie Sie möchten.

Abbildung 1.1: Der Tageskalender von Outlook

Viele Termine finden regelmäßig statt, sei es die Teamsitzung jeden Dienstag oder das Treffen zum Golfspiel am Sonntagnachmittag. Solche Termine müssen Sie nicht Woche für Woche erneut eingeben; stattdessen tragen Sie den Termin einfach einmal ein und machen daraus eine Terminserie, für die Sie das Serienmuster festlegen, also angeben, ob dieser Termin täglich, wöchentlich, monatlich oder einmal im Jahr stattfindet.

Outlook weiß sehr genau, wie das menschliche Gedächtnis beschaffen ist: ziemlich schlecht. Termine zu vergessen, ist eine unserer leichtesten Übungen. Daher besitzt der Kalender eine Erinnerungsfunktion. Sie können sich mit oder ohne Sound an Termine erinnern lassen, beispielsweise 15 Minuten vor dem Termin oder auch schon eine Woche davor.

Abbildung 1.2: Die Erinnerungsfunktion des Kalenders

Wenn Sie eine Übersicht über all Ihre Termine nicht scheuen, bietet sich der Wochen- oder Monatskalender an. Damit sehen Sie dann auf einem Blick, was alles in der Woche/im Monat auf Sie zukommt.

Je nach Situation und Aufgaben, die Sie zu erledigen haben, brauchen Sie vielleicht auch mehrere Kalender – kein Problem für Outlook. Sie können verschiedene Kalender anlegen und diese notfalls gleichzeitig am Bildschirm anzeigen lassen.

Abbildung 1.3: Der Bildschirm mit zwei Kalendern

Der Kalender von Outlook bietet eine Reihe weiterer, interessanter Funktionen. Manche davon werden Sie vermutlich nie nutzen, manche vielleicht mit Begeisterung. Ich persönlich finde es, zum Beispiel, ausgesprochen praktisch, direkt vom Kalender aus, eine Besprechung per Mail verschicken zu können. Im E-Mail-Fenster sind dann schon alle Details eingetragen, und Sie brauchen nur noch die Adresse des Empfängers eingeben.

Abbildung 1.4: Zu einer Besprechung einladen

Toll ist natürlich auch, dass Sie Termine sehr langfristig planen können. Wenn Sie die Endlichkeit Ihres Lebens munter ignorieren, können Sie problemlos auch einen Termin irgendwann im Jahr 3016 eintragen; Outlook zeigt Ihnen diesen Tag ohne Zögern an!

Abbildung 1.5: Outlook denkt langfristig!

Hinter dem Ordner Kontakte verbirgt sich das Adressbuch von Outlook. Hier tragen Sie alle Personen ein, mit denen Sie zu tun haben, und wieder können Sie wenige oder viele Details eingeben: Name, Adresse, diverse Telefonnummern, E-Mail-Adresse(n) etc. Speziell für geschäftliche Kontakte gibt es vordefinierte Felder für Abteilung, Beruf, Vorgesetzter und einige mehr. Selbstverständlich können Sie jedem Kontakt auch ein Foto hinzufügen, sofern Sie Zugriff auf ein passendes haben. Das dürfte heutzutage, wo alle Welt äußerst freigiebig mit persönlichen Fotos umgeht, kein Problem sein.

Abbildung 1.6: Kontaktdaten anlegen

Sie wissen ja, das alte preußische Motto »Ordnung ist das halbe Leben« hat auch heute noch seine Berechtigung; bei der Datenflut im digitalen Zeitalter vielleicht sogar mehr als je zuvor. Daher ist es schön, dass Sie ähnlich wie beim Kalender auch Kontakte in verschiedenen Kontakte-Ordnern sammeln können, einfach, um einen besseren Überblick zu haben oder um gleich in den richtigen Ordner zu schauen, wenn Sie die Kontaktdaten eines bestimmten Kontaktes benötigen.

Outlook wäre nicht Outlook, wenn es damit getan wäre, viele Details zu einem Kontakt festhalten zu können. Vom Kontakt-Ordner aus können Sie viele Aktionen starten. Sie können, zum Beispiel, direkt eine Mail beziehungsweise eine Besprechungseinladung an diesen Kontakt schicken, oder andersherum, die Kontaktinformationen per Mail an jemanden weiterleiten.

Abbildung 1.7: Aktionen aus dem Kontaktfenster aus starten

Eine feine Sache sind Kontaktgruppen, die sich anbieten, wenn Sie eine bestimmte Gruppe von Menschen regelmäßig per Mail kontaktieren möchten/müssen. Fügen Sie der Gruppe all diese Menschen einfach als Mitglied hinzu. Fortan brauchen Sie für den Versand einer Mail als Empfänger nur diese Gruppe eintragen beziehungsweise aus dem Adressbuch auswählen und fertig! Sie ersparen sich also das ganze Hantieren mit »Cc« oder »Bcc« – praktisch, oder?

Abbildung 1.8: Eine Mail an eine Kontaktgruppe senden

Bekanntermaßen ist unsere Zeit schnelllebig und hektisch. Termine, Aufgaben und Projekte hängen oft bedrohlich über uns wie das berühmte Schwert, das über Damokles schwebte. Outlook kann zwar nicht dabei helfen, Sie von all diesen Dingen, die der Erledigung harren, zu befreien, aber Outlook kann Sie dabei unterstützen, den Überblick zu bewahren und sich den diversen Aufgaben systematisch zu widmen. Ich spreche vom Aufgaben-Fenster. Hier können Sie Aufgaben/Projekte eintragen und eine Reihe wichtiger Details dazu vermerken, zum Beispiel die Fälligkeit, den Status und die Priorität.

Die Auflistung der Aufgaben zeigt alle eingetragenen Aufgaben untereinander oder – je nach Ansicht – sortiert nach unterschiedlichen Kriterien und/oder Kategorien. Auf diese Weise können Sie sich ein gutes Bild davon machen, was aktuell ansteht, welche Projekte noch in Bearbeitung oder noch gar nicht angefangen sind, oder was Gott sei Dank schon erledigt ist.

Abbildung 1.9: Die Auflistung der Aufgaben

Auch Aufgaben können Sie direkt vom Aufgaben-Fenster aus an jemanden delegieren, indem Sie den entsprechenden Eintrag einfach per E-Mail weiterleiten. So leicht werden Sie Aufgaben los – wenn das keine gute Nachricht ist! Ob Sie damit auch Ihre Verantwortung delegieren, steht auf einem anderen, nicht digitalen Blatt!

Last, but not least die Notizen. Sofern Sie nicht zu der Generation gehören, die alles am PC, Tablet oder Smartphone speichert, kennen Sie sicherlich die kleinen, gelben Notizzettel, die man als Erinnerungsstütze irgendwo in der Nähe des Schreibtischs anklebt. Die Notizen von Outlook erinnern daran, nur dass sich diese Zettel schön sauber auf dem Bildschirm versammeln.

Abbildung 1.10: Die Notizzettel

Um eine neue Notiz zu schreiben, öffnen Sie das »Notiz-Fenster« und klicken auf Neue Notiz. Im Gegensatz zu den anderen Outlook-Ordnern wird Ihnen hier dann lediglich ein kleiner leerer Zettel zum Beschreiben präsentiert. Sie notieren, was immer Sie notieren möchten – und fertig! Weitere Schritte sind im Prinzip nicht notwendig. Der Zettel »klebt« am Bildschirm des entsprechenden Outlook-Fensters, kann aber auch auf den Desktop gezogen werden, um ihn immer vor Augen zu haben.

Ich gestehe gern, dass ich jenseits all der ausgefeilten Funktionen, die Outlook an Bord hat, diese einfachen kleinen Notizzettel wirklich sehr schätze. Auf die Schnelle und ohne Aufwand kann man hier einfach alles Mögliche notieren, schnell wieder einsehen, und löschen, wenn die Sache erledigt ist. Sie ersetzen perfekt die Funktion der alten gelben Zettel, mit dem Vorteil, dass sie nicht verloren gehen, es sei denn, Ihr PC gibt seinen Geist auf – und das wollen wir nicht hoffen.

Kapitel 2

Outlook als E-Mail-Programm

Manchen gilt Outlook als zu überfrachtet, gilt als ein Programm, das viel zu viele Funktionen unter einem Dach versammelt. Dieser Eindruck mag in mancher Hinsicht stimmen, aber als E-Mail-Dienst bewährt sich Outlook seit Jahren; Kritikpunkte gibt es generell wenige. Auch für die Autoren, und das ist die reine Wahrheit, kommt eigentlich kein anderes Programm für die E-Mail-Korrespondenz in Frage. Uns gefällt die übersichtliche Oberfläche, die einfache Navigation, die Möglichkeiten des Aufräumens, die kurzen Wege zu anderen Outlook-Aktionen und vieles mehr. Aber eins nach dem anderen.

Ein E-Mail-Konto einrichten und konfigurieren

Früher hatte man ein normales Bankkonto und vielleicht noch ein Sparkonto für die überflüssigen Groschen. Damit ist es heutzutage nicht getan; als moderner Mensch, Internet-User und Mitglied sozialer Netzwerke googeln, posten und twittern wir, was das Zeug hält, und sind Besitzer allermöglichen Konten. Outlook macht hier keine Ausnahme; damit das Ganze funktioniert, müssen Sie Outlook die Zugangsdaten für Ihr E-Mail-Konto mitteilen. Mit diesen Zugangsdaten kann Outlook dann Ihre E-Mails abholen und neue E-Mails versenden. Sollten Sie in einer Firma arbeiten, in der die Outlook-Konten bereits im Voraus für Sie eingerichtet werden, können Sie diesen Abschnitt getrost überschlagen.

Da viele Menschen inzwischen oft mehr als ein E-Mail-Konto haben, kann Outlook auch mit mehreren E-Mail-Konten umgehen. Welche Besonderheiten sich daraus für die Konfiguration des zusätzlichen Kontos ergeben, lassen wir hier außer Acht, beschreiben es aber in Kapitel 6 ausführlich.

Ausgerüstet mit den Zugangsdaten Ihres E-Mail-Kontos, die Sie von Ihrem Provider erhalten oder die Sie beim Einrichten des E-Mail-Kontos auf dem Mailserver selber vergeben haben, legen Sie los.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

In diesem oft auch als »Backstage« bezeichneten Bereich werden Ihnen sofort die Kontoinformationen angezeigt.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kontoeinstellungen und im Menü erneut aus Kontoeinstellungen.

3. Im Dialog Kontoeinstellungen wechseln Sie, falls notwendig, auf die Registerkarte E-Mail.

Hier erhalten Sie eine Übersicht aller vorhandenen E-Mail-Konten, die Sie mit Outlook verwalten. Da Sie von vorne beginnen, ist dieser Bereich noch jungfräulich leer.

4. Um ein neues Konto anzulegen, klicken Sie auf das Symbol Neu.

5. Im Dialog Konto hinzufügen aktivieren Sie unten links die Option Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen, da die Schnellkonfiguration bei den meisten Providern nicht ausreicht und Sie sowieso weitere Einstellungen festlegen müssen. Klicken Sie dann Weiter.

6. Bestimmen Sie den Dienst, über den Sie den E-Mail-Transfer vornehmen werden. Aktivieren Sie die Option POP oder IMAP, und klicken Sie dann auf Weiter.

Die obere Option ist für die Verbindung zu Exchange-Servern oder ähnlichen Programmen, wie sie in großen Unternehmen vorzufinden sind, gedacht. Sollte dies der Fall sein, ist die Konfiguration vom Serveradministrator bereits durchgeführt, und Sie säßen nicht stirnrunzelnd vor diesen Dialogen.

7. Jetzt tragen Sie Ihre Zugangsdaten in die entsprechenden Felder ein.

• Ihr Name: Geben Sie hier Ihren Namen oder einen anderen Text ein; dieser Text wird beim Empfänger Ihrer E-Mails als Absender angezeigt.
• E-Mail-Adresse: Die vom Provider für Sie eingerichtete E-Mail-Adresse. Die hier eingetragene Adresse wird beim Empfänger Ihrer E-Mails für Antworten verwendet. Tippfehler in diesem Feld sollten Sie auf jeden Fall vermeiden.
• Kontotyp: Entscheiden Sie sich hier für POP3 oder IMAP. Um die Entscheidung treffen zu können, welcher Typ für Sie der richtige ist, lesen Sie gegebenenfalls den Abschnitt »IMAP oder POP3« weiter unten in diesem Kapitel.
• Posteingangsserver: Entnehmen Sie den Zugangsdaten Ihres Providers. Achten Sie darauf, dass es hier je nach Kontotyp (POP3 oder IMAP) häufig unterschiedliche Servernamen gibt.
• Postausgangsserver (SMTP): Auch diese Information entnehmen Sie Ihren Zugangsdaten. Der Postausgangsserver nimmt die von Ihnen verschickten E-Mails entgegen und kümmert sich um den Versand in die weite Welt.
• Benutzername: Hier trägt Outlook automatisch die zuvor eingegebene E-Mail-Adresse ein. Bei vielen Providern ist die E-Mail-Adresse auch der Benutzername für das E-Mail-Konto. Wenn dies nicht der Fall sein sollte, hat Ihr Provider Ihnen einen anderen Benutzernamen mit den Zugangsdaten mitgeteilt.
• Kennwort: Entnehmen Sie das Kennwort Ihren Zugangsdaten. Achten Sie darauf, die Option Kennwort speichern zu aktivieren. Wenn Sie diese Option deaktivieren, fragt Sie Outlook bei jedem Verbinden mit den E-Mail-Servern nach Ihrem Kennwort. Das wäre lästig.

8. Bevor Sie die Kontoeinstellungen testen, widmen Sie Ihre Aufmerksamkeit dem Bereich Neue Nachrichten übermitteln in. Wir empfehlen, es nicht bei der Einstellung Neue Outlook-Datendatei zu belassen, sondern die Option Vorhandene Outlook-Datendatei zu aktivieren.

Während des ersten Starts von Outlook wird automatisch eine sogenannte Datendatei angelegt. Um die Benutzung von Outlook nicht unnötig zu verkomplizieren, ist es sinnvoll, in diese Datendatei auch die empfangenen E-Mails zu speichern. Über den Umgang mit mehreren Datendateien lesen Sie mehr im Kapitel 6. Da bei einem IMAP-Konto Outlook automatisch eine gesonderte OST-Datei anlegt, können Sie bei IMAP nicht festlegen, in welche Datendatei die empfangenen Mails wandern sollen.

9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um die Datendatei auszuwählen.

10. Im Fenster Outlook-Datendatei öffnen wählen Sie die gewünschte PST-Datei aus und klicken anschließend auf OK.

Hier wird der Ordner angezeigt, in dem Outlook die automatisch erzeugte PST-Datei angelegt hat (Outlook.pst). Nur wenn Sie bereits andere PST-Dateien angelegt hätten, müssten Sie hier eine andere Datei auswählen.

Nach dem Auswählen der PST-Datei wird der Pfad im Dialog mit den Kontoeinstellungen angezeigt.

11. Inzwischen benötigen viele Postausgangsserver (SMTP) eine Anmeldung und/oder SSL-verschlüsselte Verbindungen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Einstellungen, um die benötigten Informationen einzugeben.

12. Wechseln Sie im Dialog Internet-E-Mail-Einstellungen auf die Registerkarte Postausgangsserver.

13. Aktivieren Sie die Option Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung.

Bei vielen Providern werden für den Posteingangs- und Postausgangsserver die gleichen Zugangsdaten verwendet, sodass die erste Option in Ordnung ist. Nur wenn Ihnen Ihr Provider gesonderte Zugangsdaten für den Postausgangsserver mitgeteilt hat, können Sie diese nach der Aktivierung der Option Anmelden mit hier eintragen.

14. Wechseln Sie auf die Registerkarte Erweitert. Aktivieren Sie hier gegebenenfalls die SSL-verschlüsselte Verbindung, und/oder passen Sie die verwendeten Ports an.

Diese Informationen entnehmen Sie entweder Ihren Zugangsdaten, oder Sie finden sie in den Beschreibungen des Hilfe-Bereichs auf der Webseite Ihres Providers. In der nächsten Abbildung sehen Sie die Standardeinstellung ohne SSL-Verschlüsselung, in der darauffolgenden Abbildung eine Einstellungskombination, wie Sie bei SSL-Verschlüsselung häufig notwendig ist (sie kann je Provider leicht variieren).

15. Deaktivieren Sie je nach Wunsch die Option Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen, und klicken Sie dann auf OK.

Welche Auswirkung die Option, dass Nachrichten auf dem Posteingangsserver gespeichert bleiben, hat, erfahren Sie im Kasten »Kopien auf dem Server belassen«. Diese Option ist nur bei POP-Konten vorhanden; bei IMAP-Konten können Sie stattdessen festlegen, ob gelöschte E-Mails zunächst noch durchgestrichen angezeigt werden, oder ob sie sang- und klanglos vom Server verschwinden.

16. Jetzt ist es an der Zeit, die Kontoeinstellungen zu testen; klicken Sie also auf die entsprechende Schaltfläche.

17. Sofern alle Tests erfolgreich waren, klicken Sie im Dialog Kontoeinstellungen testen auf die Schaltfläche Schließen.

Auf der Registerkarte Aufgaben sehen Sie den Fortschritt der Tests. Bei diesen Tests sendet Outlook eine Test-E-Mail an Sie. Wundern Sie sich also nicht, wenn Ihr Posteingang plötzlich nicht mehr leer ist. Sofern Fehler auftreten, werden sie auf der Registerkarte Fehler angezeigt. In einen solchen Fall ist es leider notwendig, alle zuvor getätigten Einstellungen zu überprüfen.

18. Deaktivieren Sie die Option unter der Schaltfläche Kontoeinstellung testen; so wird verhindert, dass der Testdurchlauf noch einmal durchgeführt wird.

19. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Weiter.

20. Nun dürfen Sie endlich auf Fertig stellen klicken.

21. Das soeben angelegte E-Mail-Konto finden Sie jetzt im Dialog Kontoeinstellungen wieder, den Sie mit der Schaltfläche Schließen verlassen. Dem fröhlichen E-Mailing steht nun nichts mehr im Wege.

IMAP oder POP3?

Wenn Sie ein neues E-Mail-Konto einrichten, stehen Sie vor der Entscheidung, ob Sie ein IMAP- oder POP3-Konto anlegen wollen. Vereinfacht gesagt, handelt es sich um zwei verschiedene Protokolle beziehungsweise Verfahren, wie Ihr E-Mail-Client, also Outlook, mit dem E-Mail-Server kommuniziert. Jedes dieser Verfahren hat seine Vor- und Nachteile. Diese Unterschiede werden wir noch etwas genauer beleuchten, sodass Sie die richtige Wahl treffen können.

Mitunter haben Sie die Qual der Wahl gar nicht, da Ihr Provider nur eine Variante (POP3, da dies die ältere Form ist) anbietet oder Ihr Systemadministrator Ihnen die Entscheidung abgenommen hat.

POP3-Konto

Bei einem POP3-Konto meldet sich der E-Mail-Client, hier Outlook, in regelmäßigen Abständen beim E-Mail-Server an und sammelt alle eingegangenen E-Mails ein, überträgt sie also auf Ihren lokalen Rechner. Wenn die Übertragung erfolgreich war, werden – in der Standardeinstellung – alle E-Mails auf dem Server gelöscht, da sie sich ja lokal auf Ihrem Rechner befinden.

IMAP-Konto

Bei einem IMAP-Konto verbleiben Ihre E-Mails auf dem E-Mail-Server. Aber Outlook sorgt dafür, dass spiegelbildliche Kopien auf Ihrem Rechner landen. Sobald eine neue E-Mail eingegangen ist, wird sie auf Ihren lokalen Rechner übertragen. Falls Sie eine E-Mail gelöscht haben, wird die E-Mail auch auf dem Server gelöscht. Und wenn Sie E-Mails in Outlook von einem Mail-Ordner in den anderen verschieben, wird dieser Vorgang ebenfalls auf dem Server durchgeführt.

Bei einem IMAP-Konto meldet sich Outlook nicht nur in regelmäßigen Abständen beim E-Mail-Server an und schaut, ob es seit der letzten Einwahl Änderungen gibt, sondern nimmt nach mehr oder minder jeder Aktion (löschen, verschieben) Kontakt zum E-Mail-Server auf, um Änderungen zwischen Server und lokaler Kopie abzugleichen. Die lokalen Kopien speichert Outlook nicht in Ihrer PST-Datei, stattdessen wird für jedes E-Mail-Konto eine Datei mit der Endung .ost angelegt.

Kurz und Bündig: POP3 versus IMAP

POP3 ist die richtige Wahl für Sie, wenn

Sie Ihre Mails nur auf einem Gerät bearbeiten und empfangen wollen.

abzusehen ist, dass Ihre E-Mail-Korrespondenz ausufernd groß wird, sodass der angebotene Speicherplatz Ihres Providers auf keinen Fall reichen wird.

Sie Ihrem Provider nicht trauen und lieber alle Daten auf Ihrem Rechner sicher verwahrt wissen möchten.

IMAP ist die richtige Wahl für Sie, wenn

Sie auf mehreren Geräten (Computer, Smartphone und /oder Tablet) Ihre E-Mails bearbeiten möchten und es Ihnen wichtig ist, dass alle Geräte synchron sind.

der angebotene Speicherplatz Ihres Providers voraussichtlich ausreicht und/oder Sie willens sind, Ihren E-Mail-Account regelmäßig aufzuräumen und auszumisten.

Der Bildschirm

Zu Beginn dieses Abschnitts ein kurzer Hinweis: Auch, wenn wir hier, also im Kapitel über Outlook als E-Mail-Programm, etwas genauer auf den Bildschirm eingehen, gelten die Beschreibungen für Outlook generell, egal, ob Sie nun das E-Mail-Modul geöffnet oder Sie sich gerade Ihre Termine vorgenommen haben.

Schauen Sie sich also ein bisschen um. Wie auch in den anderen Office-Programmen gibt es in Outlook in allen Modulen das Menüband mit seinen diversen Registerkarten. Das Menüband ist in die Registerkarten Datei, Start, Senden/Empfangen/, Ordner, Ansicht unterteilt; außerdem gibt es eine neue Registerkarte Was möchten Sie tun, hinter der sich die mit Office 2016 umgestaltete Hilfe verbirgt. Je nach Thema der einzelnen Kapitel wird von diesen Registerkarten noch die Rede sein.

Abbildung 2.1: Das Menüband mit den Registerkarten

Den Backstage-Bereich, den Sie per Klick auf Datei öffnen, hatten Sie bereits am Wickel, da sich hier ja die Funktionen rund um die Kontoeinstellungen befinden. Sie rufen in diesem Bereich aber auch die in vielen Situationen wichtigen Outlook-Optionen auf (Optionen), unter anderem Informationen zu Ihrem Office-Konto und den Dialog Drucken.

Die Titelleiste

Oberhalb des Menübandes, in der Titelleiste, gibt es links die Symbolleiste für den Schnellzugriff, ebenfalls ein Feature, das Sie in allen Office-Programmen finden. Sie entdecken hier die Symbole Alle Ordner senden/empfangen, Rückgängig, Touch/-Mausmodus und Speichern. Mit dem Pfeil rechts an der Leiste klappen Sie ein Menü auf, über das Sie Symbole für weitere Funktionen auf diese Leiste legen können. Klicken Sie einfach die gewünschte Funktion, zum Beispiel Drucken, an. Unabhängig von der jeweils aktivierten Registerkarte ist die Symbolleiste für den Schnellzugriff übrigens für alle Outlook-Module dieselbe.

Abbildung 2.2: Die Symbolleiste für den Schnellzugriff ergänzen

Über das Menü der Schaltfläche Touch/-Mausmodus können Sie von der normalen Mauseingabe in die Fingereingabe wechseln. Dieser Modus ist ein Segen für alle, die mit einem Tablet oder Ähnlichem arbeiten, also für diejenigen, die den Bildschirm durch Berührung und nicht mit der Maus bedienen. Die Fingereingabe vergrößert den Abstand zwischen den Befehlen, sodass man die Chance hat, den gewünschten Befehl auch tatsächlich mit dem Finger zu treffen.

Rechts in der Titelleiste treffen Sie auf drei alte Bekannte der Office-Welt: das Symbol Minimieren, mit dem Sie das Programm auf die Taskleise legen, das Symbol Verkleinern, mit dem Sie Outlook nicht als Vollbild, sondern in einem Fenster darstellen (in einem Fenster heißt das Symbol dann Maximieren), und das Symbol Schließen (umgangssprachlich als Schließkreuz bekannt), mit dem Sie Outlook beenden.

Abbildung 2.3: Das Menü der Schaltfläche »Menüband-Anzeigeoptionen«

Links von diesen drei bekannten Symbolen gibt es das Symbol Menüband-Anzeigeoptionen. Das Menü dieser Schaltfläche bietet drei Optionen. Standardmäßig ist die Option Registerkarten und Befehle anzeigen aktiviert, die dafür sorgt, dass das Menüband mit all seinen Registerkarten und Befehlen am Bildschirm angezeigt wird. Mit der Option Registerkarten anzeigen wird das Menüband mit den Befehlen ausgeblendet, übrig bleiben nur die Reiter der Registerkarten. Die Option Menüband automatisch ausblenden ist etwas tückisch: Menüband und Registerkarten verschwinden ganz. Sie können beides wieder einblenden, indem Sie auf den oberen blauen Rand am Bildschirm klicken, aber sobald Sie irgendetwas am Bildschirm machen, wird das Menüband wieder ausgeblendet. Um es dauerhaft wieder anzeigen zu lassen, müssen Sie im Menü der Schaltfläche Menüband-Anzeigeoptionen wieder die Option Registerkarte und Befehle anzeigen einstellen.

Abbildung 2.4: Das Menüband mit den ausgeblendeten Befehlen

Für Word beispielsweise sind die zwei oberen Optionen des Menüs mitunter sehr praktisch, da man dadurch mehr Text auf dem Bildschirm sehen kann. Das Menüband mit seinen Registerkarten nimmt ja relativ viel Platz ein. Für Outlook erscheinen diese Anzeige-Optionen zwar weniger relevant, aber wir haben sie dennoch kurz beschrieben, weil Sie sie in der einen oder anderen Situation vielleicht nutzen möchten.

Der Ordnerbereich

Auf der linken Seite wird standardmäßig der Ordnerbereich angezeigt. Im E-Mail-Modul sehen Sie hier die Liste der bereits vorhandenen Ordner, und ganz unten gibt es eine Art Navigationsleiste mit den Symbolen der einzelnen Outlook-Module. Diesen Ordnerbereich können Sie in der Breite verändern; um das zu tun, zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf die vertikale Linie, und ziehen sie mit gedrückter linker Maustaste nach links oder rechts.

Abbildung 2.5: Der Ordnerbereich

Wenn Sie den Ordnerbereich ganz schmal ziehen, bleiben nur die Symbole der Navigationsleiste an einer vertikalen Leiste entlang platziert übrig.

Abbildung 2.6: Der ganz schmale Ordnerbereich

In dieser Situation können Sie die vertikale Linie nicht mehr nach rechts ziehen, was ein bisschen irritierend sein kann. Sie müssen dann auf den kleinen, nach rechts weisenden Pfeil oben in der Leiste klicken. Damit blenden Sie den breiteren Ordnerbereich aber nur ein; er wird wieder zugeklappt, sobald Sie in den eigentlichen Posteingang klicken. Um ihn wieder dauerhaft anzeigen zu lassen, klicken Sie auf die kleine Nadel (Ordnerbereich anheften) im aufgeklappten Ordnerbereich.

Abbildung 2.7: Klicken Sie auf die Nadel, um den Ordnerbereich anzuheften

Den gleichen Effekt erreichen Sie, wenn Sie auf der Registerkarte Ansicht im Menü der Schaltfläche Ordnerbereich auf Normal klicken, beziehungsweise die nun angehakte Option Minimiert deaktivieren und dann erneut Normal anklicken. Das geht ein bisschen Hin und Her und scheint nicht wirklich konsistent, aber nach einigem »Geklicke« wird der Ordnerbereich wieder in voller Breite angezeigt.

Übrigens gibt es auch die Möglichkeit, die Navigationsleiste unten im Ordnerbereich mit den Symbolen der Outlook-Module anders darzustellen, und zwar so, dass statt der Symbole die Bezeichnungen der Module angezeigt werden, und das schön groß, sodass man sich in der Tat nicht verklicken oder gegebenenfalls »vertouchen« kann.

Klicken Sie das Symbol mit den drei Punkten mit der rechten Maustaste an, und wählen Sie im Kontextmenü Navigationsoptionen.

Abbildung 2.8: Die Navigationsoptionen aufrufen

Im gleichnamigen Dialog deaktivieren Sie die Option Kompaktnavigation und klicken auf OK. Gleich darauf sehen Sie am unteren Rand des Bildschirms eine breite Leiste mit den Bezeichnungen der Outlook-Module.

Abbildung 2.9: Die Bezeichnungen der Module

Um zur Standardansicht mit den Symbolen zurückzukehren, klicken Sie in dieser Leiste mit rechts auf die drei Punkte, rufen über den Eintrag Navigationsoptionen erneut den gleichnamigen Dialog auf und aktivieren die Option Kompaktnavigation.

Die E-Mail-Ordner

In der E-Mail-Korrespondenz haben Sie es mit verschiedenen Ordnern zu tun, die Ihnen sozusagen von Haus aus angeboten werden. Achten Sie darauf, dass Sie sich diese Ordner auf der linken Seite des Bildschirms im Ordnerbereich anzeigen lassen, damit Sie bequem zwischen den Ordern navigieren können (Ansicht | Ordnerbereich | Normal).

Outlook – und wir im Gefolge – bezeichnen diese Elemente als Ordner, aber Sie werden auf Ihrer Festplatte vergeblich nach einem Ordner namens Posteingang suchen, der Ihre E-Mails enthält. Alle Daten werden in den eingerichteten, lokalen .pst- bzw. .ost-Dateien (und/oder bei IMAP auf dem E-Mail-Server) abgelegt. Es handelt sich also um hierarchische Ordnungselemente, die in den Datendateien abgebildet und für uns Menschen mit bekannten Ordnersymbolen angezeigt werden.

Abbildung 2.10: Die Auflistung der Mail-Ordner im Ordnerbereich

Im Ordnerbereich steht an oberster Stelle Outlook. Wenn Sie diesen Eintrag aktivieren, erhalten Sie eine Übersicht über den aktuellen Tag mit seinen Terminen und Aufgaben; außerdem wird die Anzahl der ungeöffneten E-Mails angezeigt. Für den schnellen Blick auf die Verpflichtungen des Tages kann es also nicht schaden, diese Übersicht zu Beginn des Arbeitstages zu öffnen.

Abbildung 2.11: Das Fenster »Outlook Heute«

Mit einem Klick auf Outlook heute anpassen können Sie übrigens im nächsten gleichnamigen Fenster eine Reihe von Einstellungen für diese Übersicht vornehmen. Sie können hier beispielsweise festlegen, dass nicht alle Aufgaben, sondern nur die Aufgaben des aktuellen Tages angezeigt werden, ebenso die Anzahl der Tage, für die im Kalender Termine eingetragen sind, ändern. Eventuelle Anpassungen sichern Sie mit einem Klick auf Änderungen speichern.

Abbildung 2.12: »Outlook Heute« anpassen

Der Posteingang

Der wichtigste Ordner ist der Posteingang; dies ist sozusagen der Briefkasten, in dem Ihre Post landet. Hier wird sie säuberlich untereinander und in der Standardeinstellung sortiert nach Erhalten – die jeweils letzte Mail liegt oben – aufgelistet, und hier bleibt sie auch liegen, solange Sie nichts machen, beispielweise Mails löschen oder verschieben. Die Zahl rechts neben dem Ordnernamen kennzeichnet die Anzahl der ungelesenen Mails in diesem Ordner, nicht die Gesamtanzahl der Elemente.

Grundsätzlich werden im Posteingang in diversen Spalten Informationen zu der jeweiligen Mail angezeigt, von links nach rechts: in der Spalte Von steht der Absender, in der Spalte Betreff der kurze Text, den der Absender in die Betreffzeile eingetragen hat, die Spalte Erhalten zeigt das Datum der Mail, dann folgt im Feld Größe die Anzeige der Größe der Datei, und schließlich gibt es noch die Spalten Kategorie und Kennzeichnungsstatus (das Fähnchen). Direkt links neben der Spalte Von sehen Sie noch einige Symbole, die ebenfalls zum Sortieren der Mails genutzt werden können: die für Anlagen typische Büroklammer, das Symbol für den Kopfzeilenstatus (Weiterleitung, Signatur, Verschlüsselung usw.), das Symbol für eine Erinnerung und das Ausrufezeichen für Priorität.

Abbildung 2.13: Die Felder im Ordner »Posteingang«

Im Abschnitt »Die Ansicht nach Wunsch anpassen« lesen Sie, wie Sie die Standardansicht ändern können.

Achten Sie auch auf die Einträge Alle und Ungelesen oberhalb der Spaltenüberschriften. Per Klick auf Ungelesen werden erwartungsgemäß nur die bisher nicht gelesenen E-Mails, also noch fett markierten, angezeigt.

Kategorien und Kennzeichnungen

Während die ersten Spalten für sich selbst sprechen, kann eine Erklärung für die letzten beiden vermutlich nicht schaden. Sie können einzelne Mails, die im Posteingang liegen, einer Kategorie zuordnen. Solche Kategorien werden durch farbige kleine Würfel symbolisiert. Diese Würfel dienen nicht dazu, Ihren Posteingang bunter zu gestalten – obwohl das natürlich auch der Fall ist –, sondern sind, wenn Sie statt nach Erhalt nach Kategorien sortieren, eine klasse Möglichkeit, die Mails mit einer Kategorie als Block am Anfang (oder Ende) der Auflistung auftauchen zu lassen. Noch einen Schritt weiter gehen Sie mit einem entsprechenden Filter. Zunächst aber die Anleitung zum Zuweisen einer Kategorie:

1. Markieren Sie die Mail(s), die Sie kategorisieren möchten, zum Beispiel alle Mails, die ein aktuelles Projekt betreffen.

Denken Sie daran, dass Sie die Mehrfachmarkierung nutzen können. Dazu halten Sie beim Anklicken der Mails die Taste gedrückt. Auf diese Weise können Sie viele Mails auf einmal markieren.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf die Schaltfläche Kategorisieren. Alternativ klicken Sie einen der noch farblosen Würfel direkt im Posteingang mit rechts an, um das Kontextmenü zu öffnen.

3. Wählen Sie aus dem Menü beziehungsweise dem Kontextmenü den gewünschten Farbwürfel.

Abbildung 2.14: Einer E-Mail eine Kategorie zuordnen

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