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Covergestaltung / Reihenentwurf: Junfermann Druck & Service GmbH & Co. KG, Paderborn

Satz, Layout & Digitalisierung: Junfermann Druck & Service GmbH & Co. KG, Paderborn

Erscheinungsdatum dieser eBook-Ausgabe: 2018

ISBN der Printausgabe: 978-3-95571-797-1

ISBN dieses E-Books: 978-3-95571-798-8 (EPUB), 978-3-95571-800-8 (PDF), 978-3-95571-799-5 (MOBI).

Einleitung: Vier Erfolgsfaktoren für lebendige Meetings

„Wer das Ziel kennt, kann entscheiden. Wer entscheidet, findet Ruhe. Wer Ruhe findet, ist sicher. Wer sicher ist, kann überlegen. Wer überlegt, kann verbessern.“

(Konfuzius)

Endlosdiskussionen, die zu keinem Ergebnis führen, Entscheidungen, die vertagt werden, Kollegen, die sich am liebsten selbst reden hören … So wird die aktuelle Meetingkultur in Unternehmen und Institutionen von vielen Beteiligten wahrgenommen – und als Zeitdieb kritisch hinterfragt.

Eine Studie aus dem Jahr 2016 (nach Groll 2016) belegt, dass Mitarbeiter im Durchschnitt pro Woche einen halben Tag in unproduktiven Meetings verbringen, Führungskräfte sogar einen ganzen Tag. Und dieser Trend scheint ungebrochen. Hinzu kommt das Phänomen von Vorgesetzten und Mitarbeitern, die während eines laufenden Meetings ihre E-Mails am mitgebrachten Laptop bearbeiten. Ob die Meetings zuerst langweilig und unproduktiv waren und daraufhin die Laptops erschienen oder die mitgebrachten mobilen Endgeräte die Meetingkultur verlangsamten, ist letztendlich die Frage nach der Henne und dem Ei.

Sicher ist: Sitzen Teilnehmer mit einem Laptop oder Smartphone arbeitend im Meeting, lähmt diese geteilte Aufmerksamkeit notwendige Diskussionen. Anstehende Entscheidungen werden – ein weiteres Mal – vertagt und die zwischenmenschliche Verbindung unter den Teilnehmern wird nicht vertieft. Es entsteht eine Abwärtsspirale.

Was aber kann die Besprechungsleitung tun, damit alle Teilnehmer ein Meeting als Gewinn erleben (und Laptop oder Smartphone unbeachtet lassen)? Es gibt vier Erfolgsfaktoren für lebendige Meetings:

Beteiligung: Sorgen Sie dafür, dass alle zum Meeting Eingeladenen zu Wort kommen. So bremsen Sie die Dominanz weniger, die schnell zu Langeweile führen kann.
Ergebnisse: Arbeiten Sie konsequent darauf hin, dass das Meeting Ergebnisse hat und die Expertise aller Anwesenden in diese einfließen kann. So steigern Sie das Interesse der Teilnehmer und die Qualität der Resultate.
Dramaturgie: Bieten Sie den Teilnehmern eine abwechslungsreiche Struktur. So vermeiden Sie festgefahrene Diskussionen und Wiederholungen. Spannende Momente halten die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer über das gesamte Meeting hinweg aufrecht.
Abschluss: Fassen Sie am Ende das Erreichte noch einmal zusammen und klären Sie für alle die nächsten Arbeitsschritte. Verbindlichkeit im Ergebnis schafft Motivation und verhindert das Gefühl, die Besprechung sei umsonst gewesen.

Diese vier Faktoren – Beteiligung, Ergebnisse, Dramaturgie und Abschluss – bilden den Kern einer lebendigen Meetingkultur. Wenn Sie sie berücksichtigen, sorgen Sie für dynamische Besprechungen, die alle Beteiligten motivieren, ihre Expertise einzubringen, Resultate zu erarbeiten und an einer gemeinsamen Zielerreichung mitwirken zu wollen.

Außerdem gilt auch für Meetings das Motto: „Weniger ist mehr.“ Sind Ihre Besprechungen gut strukturiert und ergebnisorientiert, können Sie bald die Anzahl verringern und damit alle diejenigen entlasten, die ansonsten viele Stunden in unproduktiven Sitzungen verbringen müssen.

Im Folgenden stelle ich Ihnen verschiedene Vorgehensweisen und Methoden vor, die in jedem Unternehmen und jeder Institution zur Etablierung einer lebendigen Besprechungskultur führen können. Dabei ist es egal, ob Sie bereits mit agilen Methoden arbeiten, Meetings nach dem Shopfloor-Gedanken einführen möchten, mit der Kanban-Methodik liebäugeln oder einfach nur Ihre Meetings lebendiger gestalten wollen. Die vier Erfolgsfaktoren sind in jedem Fall Garanten der Verbesserung, sowohl für Termine der Regelkommunikation im Team oder Projekt wie auch für strategische Meetings.

Schon mit wenigen Änderungen können Sie viel bewirken. Manchmal reicht es, Fragen anders zu formulieren, eine neue Methode einzusetzen oder den Ablauf leicht zu modifizieren. Verlassen Ihre Teilnehmer die Besprechung mit einem echten Zugewinn und nicht wie bisher mit weiteren Punkten auf ihren ohnehin endlosen To-do-Listen, steigen Motivation und Beteiligung deutlich an.

Vielleicht haben Sie keinen Einfluss auf die unternehmensweite Meetingkultur, aber in den Besprechungen, die Sie selbst leiten oder an denen Sie aktiv teilnehmen, können Sie zumindest einen Anfang machen. Wie? Dazu finden Sie im Buch immer Tipps, und zwar für beide Rollen: die Besprechungsleitung und den aktiven Teilnehmer.

Als Besprechungsleitung können Sie noch so gute Absichten haben: Immer wieder gibt es schwierige Teilnehmer und unglückliche Gesprächsverläufe. Daher finden Sie in Kapitel 5 zusätzliche Tipps und mögliche Reaktionsmuster, um auch solche Untiefen möglichst souverän zu meistern.

Mit nur wenigen Änderungen dynamische Besprechungen erreichen, die alle Beteiligten bewegen – das soll das Ziel sein. Und was eben noch als Zeitdieb verschrien war, kann schnell zu einem echten Motivationsgewinn werden.