Títol de l’obra:
Aprendre Access 2010 amb 100 exercicis pràctics

Primera edició, 2011

Disseny de la coberta: NDENU DISSENY GRÀFIC

© 2011 MEDIAactive
Pallars, 141-143 5o B
08018 Barcelona
www.mediaactive.es
© 2011 MARCOMBO, S.A.
Gran Via de les Corts Catalanes, 594
08007 Barcelona
www.marcombo.com

ISBN: 978-84-267-2050-4



Queden rigorosament prohibides, sense l’autorització escrita dels titulars del copyright, sota les sancions establertes en les lleis, la reproducció total o parcial d’aquesta obra per qualsevol mitjà o procediment, inclosos la reprografia i el tractament infor-màtic, així com la distribució d’exemplars mitjançant lloguer o préstec públics.

Presentació

APRENDRE ACCESS 2010 AMB 100 EXERCICIS PRÀCTICS

100 exercicis pràctics resolts que conformen un recorregut per les principals funcions del programa. Si bé és impossible recollir en les pàgines d’aquest llibre totes les prestacions d’Access 2010, hem escollit les més interessants i utilitzades. Una vegada realitzats a consciència els 100 exercicis que componen aquest manual, el lector serà capaç de moure’s amb soltesa pel programa i crear i editar le seves pròpies bases de dades tant en l’àmbit professional com en el particular.

LA FORMA D’APRENDRE

La nostra experiència en l’àmbit de l’ensenyament ens ha portat a dissenyar aquest tipus de manual, en el que cadascuna de les funcions s’exercita mitjançant la realització d’un exercici pràctic. L’esmentat exercici es troba explicat pas a pas i pulsació a pulsació, a fi de no deixar cap dubte en el seu procés d’execució. A més a més, l’hem il·lustrat amb imatges descriptives dels passos més importants o dels resultats que haurien d’obtenir-se i amb requadres IMPORTANT que ofereixen informació complementària sobre els temes tractats en els exercicis.

Gràcies a aquest sistema es garanteix que, una vegada realitzats els 100 exercicis del manual, l’usuari serà capaç de sortir-se’n còmodament amb les principals eines d’Access 2010.

ELS ARXIUS NECESSARIS

En el cas que desitgi utilitzar els arxius d’exemple d’aquest llibre pot descarregar-los des de la zona de descàrregues de la pàgina de Marcombo (www.marcombo.com) i des de la pàgina específica d’aquest llibre.

A QUI VA DIRIGIT EL MANUAL

Si s’inicia vostè en la pràctica i el treball amb Access, trobarà en aquestes pàgines un complet recorregut per les seves principals funcions. Però si és vostè un expert en el programa, li resultarà també molt útil per consultar determinats aspectes més avançats o repassar funcions específiques que podrà localitzar en l’índex.

Cada exercici està tractat de forma independent, per la qual cosa no cal que els realitzi per ordre (encara que així li ho recomanem, ja que hem intentat agrupar aquells exercicis amb temàtica comuna). D’aquesta manera, si necessita realitzar una consulta puntual, podrà dirigir-se a l’exercici en què es tracta el tema i dur-lo a terme sobre les seves pròpies bases de dades d’Access.

ACCESS 2010

Access és un programa gestor de bases de dades relacionals la finalitat del qual és la d’emmagatzemar informació relacionada entre si, de forma ordenada, de manera que l’usuari pugui obtenir les dades que necessiti amb rapidesa i eficàcia. Access té capacitat per manipular els elements que componen la base de dades, així com les seves estructures, amb l’objectiu de presentar de moltes maneres les dades desades.

Access 2010 manté la interfície, comú, d’altra banda, a la resta d’aplicacions d’Office, basada en la denominada Cinta d’opcions. En aquesta versió del programa, Access compta amb poques novetats però, sobretot, amb millores. Entre aquestes novetats, es troba l’extraordinària nova vista Microsoft Office Backstage™, inclosa en el també nou menú Archivo. Aquesta vista agrupa en un mateix espai, a més d’una vista prèvia i una llista de propietats de l’objecte seleccionat, els comandaments destinats a obrir, desar i gestionar les bases de dades. Les eines de disseny millorades, els nous tipus de dades i controls, la millora en la presentació de la informació i una major seguretat són alguns dels aspectes a tenir en compte en aquesta versió del programa.

Com funcionen els llibres “Aprendre…”
Índex

001 Conèixer la interfície d’Access 2010

002 Obrir una base de dades d’exemple

003 Treballar amb el Panell de navegació

004 Crear una base de dades en blanc

005 Obrir una base de dades existent

006 Conèixer els objectes d’una base de dades

007 Copiar objectes

008 Consultar les propietats d’una base de dades

009 Configurar pàgina i imprimir

010 Crear una taula des de la vista Full de dades

011 Definir camps des de la vista Disseny

012 Inserir camps numèrics

013 Afegir camps del tipus Sí/No

014 Assignar propietats dels camps

015 Inserir camps des de la vista Full de dades

016 Desplaçar camps dins d’una taula

017 Definir una taula

018 Designar un camp com a clau principal

019 Introduir dades en una taula

020 Editar les dades d’un camp

021 Omplir una taula amb identificadors d’una altra

022 Copiar y enganxar camps i registres

023 Canviar el disseny d’una taula

024 Desfer i refer accions

025 Cercar una dada concreta en una taula

026 Cercar i substituir dades

027 Usar l’assistent per a recerques

028 Modificar columnes i files

029 Eliminar files d’una taula

030 Fixar i alliberar columnes

031 Ocultar i mostrar columnes

032 Ordenar la informació d’un camp

033 Filtrar els registres d’una taula

034 Utilitzar filtres per formulari

035 Utilitzar la funció Filtro avanzado/Ordenar

036 Crear una consulta amb l’assistent

037 Crear una consulta en vista Disseny

038 Utilitzar criteris en les consultes

039 Utilitzar comodins en les consultes

040 Utilitzar operadors aritmètics

041 Crear una consulta per a eliminar registres

042 Crear una consulta basada en diverses taules

043 Crear una consulta amb criteris variables

044 Crear una taula a partir d’una consulta

045 Crear consultes de referències creuades

046 Eliminar camps d’una consulta

047 Ordenar una consulta

048 Modificar el format de les consultes

049 Utilitzar autoformularis

050 Crear un formulari amb l’assistent

051 Canviar el disseny d’un formulari

052 Introduir dades en un formulari

053 Modificar formularis

054 Crear formularis sense l’assistent

055 Inserir camps en un formulari

056 Moure camps en la vista Disseny

057 Editar etiquetes

058 Canviar el format d’etiquetes i camps

059 Afegir un quadre combinat

060 Afegir un quadre de llista

061 Inserir data i hora a la capçalera

062 Inserir camps calculats

063 Afegir textos d’ajuda en els camps

064 Utilitzar botons d’opció

065 Inserir una imatge en un formulari

066 Inserir una imatge de fons

067 Inserir una imatge en un registre

068 Inserir un quadre de text

069 Inserir un botó en el formulari

070 Crear un formulari dividit

071 Crear un subformulari

072 Afegir un formulari a un altre

073 Imprimir un formulari

074 Crear un informe amb l’assistent

075 Treballar amb la vista prèvia de l’informe

076 Crear autoinformes i informes en vista Disseny

077 Afegir camps a un informe

078 Afegir un títol a l’informe

079 Inserir el número de pàgina i la data

080 Moure els camps

081 Agrupar registres

082 Ordenar registres

083 Canviar entre les vistes Presentació i Informes

084 Canviar el format de l’informe

085 Crear etiquetes amb l’assistent

086 Crear un subinforme

087 Imprimir un informe

088 Crear relacions entre taules

089 Crear un informe de relació

090 Indexar camps

091 Mostrar formularis en obrir una base de dades

092 Compactar i reparar una base de dades

093 Exportar informació

094 Exportar a PDF i XPS

095 Importar informació

096 Vincular taules

097 Protegir una base de dades amb contrasenya

098 Crear còpies de seguretat i executables

099 Dissenyar macros

100 Trobar ajuda a Access

001 Conèixer la interfície d’Access 2010

LA INTERFÍCIE D’ACCESS 2010 VA SER PRESENTADA com a novetat en la versió precedent de l’aplicació, la versió 2007, i està dissenyada perquè l’usuari localitzi fàcilment i ràpidament els comandaments necessaris per a treballar amb l’aplicació. La Cinta d’opcions conté, lògicament organitzats, tots els comandaments i les eines que abans s’ocultaven en menús i submenús. Sota aquesta cinta es troba per defecte la Barra d’eines d’accés ràpid i, a la seva esquerra, el menú Archivo, novetat aquest en tota la suite Office 2010.

IMPORTANT

Com a novetat general de la versió 2010 d’Office trobem la possibilitat de cancel·lar el procés d’obertura de les aplicacions. En iniciar qualsevol dels programes de la suite, apareix una finestra des de la qual és possible tant detenir aquest procés com minimitzar directament la finestra del programa.

  1. Per començar, dirigeixi el punter del ratolí cap a la part inferior de la pantalla i premi sobre el botó Inicio, a la Barra de tasques.

    En el menú Inicio, dins l’element Todos los programas i de la carpeta Microsoft Office es troba l’accés a Microsoft Access 2010, així com a qualsevol altra aplicació de la suite.

  2. En el menú Inicio, premi sobre l’opció Todos los programas, faci clic sobre el comandament Microsoft Office i seleccioni el programa Microsoft Access 2010.
  3. Ja hem iniciat la primera sessió de treball amb Microsoft Access. Access 2010 s’obre mostrant de manera predeterminada les opcions per a la creació o l’obertura d’una base de dades, incloses en el comandament Nuevo del menú Archivo, també novetat en aquesta versió del programa. L’anomenada Cinta d’opcions inclou, agrupats en diferents fitxes, tots els comandaments necessaris per a treballar amb el programa. Faci clic sobre la pestanya Inicio, situada a la dreta de la pestanya Archivo.

    La pestanya Archivo amaga la nova vista Microsoft Office Backstage™, que substitueix al Botó d’Office de la versió 2007. Des d’aquest nou menú, és possible guardar, compartir, imprimir i publicar documents fàcilment.

  4. La primera barra que veiem a la zona superior de la finestra es denomina Barra de títol i és l’encarregada de presentar el nom de l’arxiu i l’aplicació actius en cada moment. A través d’aquesta barra és possible minimitzar, maximitzar, restaurar i tancar la finestra del programa. Premi el botó Restaurar, representat per dos rectangles superposats i situat a l’extrem dret de la Barra de títol.
  5. Com veu, la mida de la finestra ha disminuït. Així mateix, si es fixa ara en els botons de la Barra de títol, observarà que el botó Restaurar ha estat substituït pel botó Maximizar. Premi ara aquest botó, representat per un quadrat a la Barra de títol.
  6. En la Cinta d’opcions, les eines s’agrupen en diferents fitxes segons l’acció que duen a terme. Per passar d’una fitxa a una altra n’hi ha prou amb prémer sobre la seva pestanya. Faci clic sobre la pestanya Crear de la Cinta d’opcions per veure les eines incloses en aquesta fitxa.
  7. En cada fitxa, les eines estan dividides al seu torn en grups. La Cinta d’opcions es pot minimitzar de manera que només mostri les pestanyes. Per a això, faci doble clic sobre qualsevol pestanya, comprovi què passa i repeteixi l’acció per tornar a mostrar la Cinta.

    Pot personalitzar la Cinta d’opcions si accedeix al quadre d’opcions del programa. Per a això, desplegui el menú Archivo, faci clic sobre el comandament Opciones i, en aquest quadre, premi sobre la categoria Personalizar la Cinta, al panell de l’esquerra. El panell Fichas principales mostra les pestanyes predeterminades marcades amb un signe de verificació.

IMPORTANT

A la part superior de la Cinta d’opcions es troba la Barra d’eines d’accés ràpid, on, per defecte, s’inclouen les icones de les eines Guardar, Deshacer i Rehacer.

002 Obrir una base de dades d’exemple

ELS ARXIUS O PLANTILLES D’EXEMPLE PODEN resultar de gran ajuda durant les primeres passes en un programa com Access. Access 2010 compta amb una biblioteca de plantilles d’exemple a les quals s’accedeix des del comandament Nuevo del menú Archivo, un accés fàcil i directe en comparació amb la llarga ruta de carpetes que era necessari recórrer en versions anteriors del programa.

IMPORTANT

Les bases de dades d’exemple es troben emmagatzemades en el seu equip dins la carpeta Microsoft Office. Dins aquest directori, hi ha la carpeta Templates (plantilles, en anglès), que al seu torn conté les subcarpetes 3082 i Access. En aquesta última s’agrupen les sis plantilles d’exemple.

  1. En aquest exercici, obrirem una plantilla d’exemple sobre la qual començarem a conèixer els objectes d’una base de dades. En primer lloc, premi sobre la pestanya Archivo.
  2. Com vam veure en l’exercici anterior, el menú Archivo es desplega mostrant el contingut del comandament Nuevo. Des d’aquest comandament és possible crear bases de dades en blanc, com veurem més endavant, crear-ne de noves a partir d’altres ja existents i obrir tot tipus de plantilla. En l’apartat Plantillas disponibles, premi sobre l’opció Plantillas de ejemplo.
  3. El contingut del panell s’actualitza per mostrar les bases de dades d’exemple disponibles. Com pot veure, hi ha plantilles d’allò més variades. En aquest cas, faci clic sobre la denominada Neptuno.
  4. Les bases de dades creades amb Access tenen l’extensió d’arxiu .accdb, mentre que les plantilles es troben emmagatzemades amb l’extensió .accdt. No obstant això, en obrir una plantilla d’exemple, el programa la reconeix com una base de dades pròpia i així ho mostra al camp Nombre de archivo del panell de la dreta. Faci clic sobre el botó Crear per obrir la nova base de dades.
  5. S’obre d’aquesta manera la pantalla d’inici de la base de dades d’exemple. Tal com indica el programa, per mostrar el contingut d’aquest arxiu és necessari habilitar-lo. Per a això, faci clic sobre el botó Habilitar contenido de la barra de missatges de color groc.
  6. En aquest cas, apareix el quadre de diàleg d’inici de sessió, que ens permetrà, mitjançant un nom fictici, accedir a la base de dades. Mantingui el nom que hi apareix seleccionat i premi el botó Iniciar sesión.

La base de dades d’exemple s’obre mostrant el contingut de l’objecte Formulari. Pel que podem comprovar, es tracta d’una base de dades de comandes de clients per empleat. Resulta interessant comprovar que a l’esquerra de la pantalla es troba ocult el Panell de navegació, novetat en aquesta versió 2010 del programa, que serà tractat en exclusiva en l’exercici següent. Des d’aquest panell es controla la visualització dels diferents objectes que formen una base de dades, objectes que també seran tractats amb detall en un exercici posterior.

IMPORTANT

La Cinta d’opcions compta, a més de amb les fitxes predeterminades, amb una sèrie de fitxes contextuals, les quals només apareixen en seleccionar certs elements d’una base de dades.

003 Treballar amb el Panell de navegació

EL PANELL DE NAVEGACIÓ ES TROBA a l’esquerra de l’àrea de treball i mostra els noms dels objectes de la base de dades, és a dir, de les taules, els formularis, els informes, les pàgines, les macros i els mòduls. El Panell de navegació va substituir ja a Access 2007 la finestra Base de datos i els panells de control de les versions anteriors del programa.

IMPORTANT

Els comandaments que s’inclouen al Panell de navegació varien en funció del tipus d’objecte que es trobi seleccionat i poden utilitzar-se des de la Cinta d’opcions d’Access o bé usant el menú contextual dels diferents objectes.

  1. En aquest exercici li mostrarem com mostrar i ocultar el panell de navegació i quins tipus d’elements hi podem trobar. Per evitar que aparegui de forma predeterminada, hem d’accedir al quadre d’opcions d’Access. Faci clic a la pestanya Archivo i premi sobre el comandament Opciones.
  2. S’obre així el quadre Opciones de Access, mostrant les opcions de l’última categoria amb què hem treballat. Faci clic sobre la categoria Base de datos actual al panell de l’esquerra.
  3. En aquesta fitxa es troba l’apartat Navegación, on l’opció Mostrar panel de navegación està activada per defecte. Si desactivem aquesta opció, en tornar a obrir la base de dades, ja no apareixerà aquest panell. Premi el botó Opciones de navegación d’aquest apartat.

    És recomanable mantenir visible el panell si no disposem d’una pantalla, un panell de control antic o un altre mètode per obrir els objectes de la base de dades.

  4. S’obre d’aquesta manera el quadre Opciones de navegación en què podem modificar les opcions d’agrupació i de presen-tació al panell així com establir la manera en què s’obriran els objectes. Sàpiga que també és possible accedir a aquest quadre seleccionant aquesta opció en el menú contextual del mateix Panell de navegació. Mantingui les opcions tal com es mostren en aquest quadre i tanqui’l prement Cancelar.
  5. Tanqui també el quadre Opciones de Access prement el botó Cancelar.
  6. Per mostrar o ocultar el Panell de navegació, faci clic en el botó que mostra dues puntes de fletxa a la part superior del panell.
  7. Aquest panell ens mostra, agrupats per categories, tots els objectes inclosos en la base de dades amb què estem treballant. Aquestes categories contenen grups que, al seu torn, inclouen un o més objectes de base de dades com taules, formularis i informes. Premi en la doble punta de fletxa del primer objecte, denominat Clientes y pedidos.
  8. En aquest cas, i atès que estem treballant sobre una base de dades d’exemple, es mostren les diferents taules de què es compon aquesta categoria. Faci clic en el botó de punta de fletxa rodó situat a la dreta del títol Northwind Traders.
  9. Apareix així un llistat amb les diferents categories en què es classifiquen els objectes i amb els filtres que podem aplicar segons la categoria seleccionada. Premi en l’opció Tipos de objeto.
  10. Aquests són els objectes de què consta una base de dades d’Access, els quals tractarem en un exercici posterior. Oculti novament el Panell de navegació prement el botó de doble punta de fletxa situat a la seva capçalera.

    També podem ocultar i mostrar el Panell de navegació prement la tecla F11.

IMPORTANT

El menú contextual de cada objecte d’una base de dades ens permet, entre altres accions, canviar la vista de la taula, importar i exportar dades, modificar el nom de la taula i eliminar-la, i accedir al seu quadre de propietats.

004 Crear una base de dades en blanc

QUAN ES COMENÇA A TREBALLAR AMB ACCESS, la primera cosa que s’ha de dur a terme necessàriament és la creació d’una base de dades en blanc en la qual s’introduiran les dades que desitja emmagatzemar i organitzar. Aquest procés resulta del tot senzill i té el seu inici en el menú Archivo del programa.

  1. Començarem aquest exercici tancant la base de dades actuals, la d’exemple, per a continuació mostrar-li com crear una nova base de dades en blanc. Per tancar la base de dades actual, premi sobre la pestanya Archivo i faci clic sobre el comandament Cerrar base de datos.

    La combinació de tecles Ctrl + U torna al comandament Nuevo del menú Archivo, preparat per crear una nova base de dades en blanc.

  2. La base de dades d’exemple es tanca, però el programa manté obert el menú Archivo, que aprofitarem per iniciar el procés de creació de la nova base de dades. Mantingui seleccionada l’opció Base de datos en blanco a la secció Plantillas disponibles y premi el botó Crear.
  3. La nova base de dades, denominada per defecte Database1, es carrega en l’àrea de treball del programa, mostrant el primer objecte amb què se sol treballar per confeccionar-la, la taula. Comprovi que en la Cinta d’opcions s’ha carregat al mateix temps la fitxa contextual Herramientas de tabla que, al seu torn, mostra dues subfitxes: Campos y Tabla. Amb tots els comandaments i les eines d’aquestes subfitxes treballarem més endavant. El Panell de navegació, d’altra banda, mostra la secció Todos los objetos de Access; atès que la base de dades compta de moment només amb una taula (buida) només s’hi reflecteix aquest objecte. El que farem a continuació és guardar la nova base de dades en el nostre equip. Per a això, faci clic sobre la pestanya Archivo i premi sobre el comandament Guardar base de datos como.
  4. Per guardar una base de dades és imprescindible, tal com indica el programa, tancar tots els objectes que es troben oberts. Al quadre de diàleg que apareix, premi el botó Sí.
  5. El programa ha tancat automàticament l’únic objecte existent en la nova base de dades, la taula buida. A continuació s’obre el quadre de diàleg Guardar como, en el qual hem de seleccionar la ubicació en què guardarem l’arxiu i assignar-li un nom. Mantindrem en aquest cas la biblioteca de documents de l’equip. La base de dades que es crearà i utilitzarà al llarg d’aquests 100 exercicis li permetrà emmagatzemar i consultar la col·lecció de música de casa seva. Recollirà informació de les gravacions i intèrprets de les mateixes, classificant la música segons les diferents categories que vostè desitgi diferenciar. Al camp Nombre de archivo, escrigui el terme Colección de grabaciones i premi el botó Guardar.

    El format utilitzat per a les bases de dades creades amb Access 2010 coincideix amb el que s’utilitza en la versió anterior del programa i que compta amb l’extensió .accdb. Això implica que aquells usuaris que treballin amb la versió 2007 podran manejar sense problemes les bases de dades creades sobre la versió 2010.

IMPORTANT

Tingui en compte que el comandament Guardar de la Barra d’eines d’accés ràpid, representat per un disquet, emmagatzema únicament l’objecte actiu en la base de dades. Per guardar tot el document és necessari dirigir-se, com hem vist en aquest exercici, al menú Archivo del programa.

005 Obrir una base de dades existent

A ACCESS, SI OBRE UNA BASE DE DADES mentre es troba una altra oberta, la primera es tanca automàticament. Per obrir una base de dades existents pot recórrer a diferents processos: utilitzar la llista d’arxius recents, que es reflecteix tant en el menú Archivo com en el comandament Reciente del mateix menú, o accedir al quadre de diàleg Abrir.

IMPORTANT

Si en obrir una base de dades n’hi ha una altra d’oberta, el programa la tanca de forma automàtica, no sense abans llançar un quadre de diàleg per emmagatzemar els canvis realitzats, en el cas d’havern’hi.

  1. En aquest exercici li mostrarem com obrir bases de dades ja creades i que es troben emmagatzemades en el nostre equip. Comencem amb la base de dades Colección de grabaciones, creada en l’exercici anterior i la qual es troba en blanc. Obrirem sense tancar aquesta la base de dades d’exemple Neptuno, utilitzant per a això la llista d’arxius recents que confecciona el programa durant el seu ús. Per començar, desplegui el menú Archivo.
  2. Al panell de comandaments d’aquest menú pot veure, en primer lloc, una llista d’arxius de bases de dades. Es tracta dels últims documents oberts en Access. Entre ells es troba efectivament la base de dades d’exemple Neptuno. Premi sobre ella.

    El nombre d’arxius recents establert per defecte per a aquesta llista és de 4. Si no desitja que apareguin aquests accessos en el menú Archivo, pot desactivar la corresponent opció al panell de bases de dades recents.

  3. La base de dades d’exemple seleccionada s’obre en l’àrea de treball, substituint la que es trobava oberta (comprovi el nom de l’arxiu en la Barra de títol. Sense acabar d’obrir aquesta base de dades, recuperarem la creada en l’exercici anterior, aquesta vegada des del quadre de diàleg Abrir. Per a això, tanqui el quadre d’inici de sessió de la base actual prement el botó d’aspa de la seva capçalera i, tot seguit, faci clic sobre la pestanya Archivo.
  4. Abans d’accedir al quadre de diàleg Abrir, premi sobre el comandament Reciente d’aquest menú.
  5. El menú s’actualitza per mostrar les bases de dades recents. A la part inferior d’aquest panell pot comprovar que el nombre d’arxius recents que es mostraran al panell de comandaments està establert en quatre, valor que vostè pot canviar al seu gust. Per accedir al quadre de diàleg d’obertura d’arxius, premi sobre el comandament Abrir.

    Des del quadre d’opcions d’Access també pot determinar el nombre de bases de dades recents que haurà de mostrar el panell Reciente.

  6. S’obre així el quadre de diàleg Abrir, mostrant per defecte el contingut de la biblioteca de documents de l’equip. En aquest cas, faci clic sobre l’arxiu Colección de grabaciones i premi sobre el botó Abrir para obrir-lo novament a Access 2010.
  7. La base de dades s’obre, sol·licitant permís per habilitar-ne el contingut. Faci clic sobre el botó Habilitar contenido i doni així per acabat aquest exercici.

IMPORTANT

Al panell de bases de dades recents, cada accés als arxius oberts recentment mostra a la seva dreta la imatge d’un pin. Si prem sobre aquest pin, l’arxiu romandrà sempre en aquesta llista.

006 Conèixer els objectes d’una base de dades

ELS OBJECTES QUE PODEN CONFORMAR una base de dades són molts i cadascun d’ells obeeix a un propòsit diferent. Per norma general, les dades amb què treballen els objectes de la base de dades corresponen a les dades inserides a les taules. Per a les bases de dades, les taules són fonamentals ja que aquestes són les estructures encarregades de classificar de forma organitzada les dades introduïdes per l’usuari.

IMPORTANT

Els objectes que formen part d’una base de dades són els següents: taules, consultes, formularis, informes, macros i mòduls. Tal com hem dit, cada objecte té la seva funció específica i, per tant, també té opcions diferents adaptades a la mateixa.

  1. En aquest exercici treballarem amb una base de dades denominades Quesos.accdb, la qual pot descarregar des de la nostra pàgina web i emmagatzemar-la en el seu equip. Quan disposi d’ella, obri-la en Access 2010 mitjançant el comandament Abrir del menú Archivo, habilitant el contingut de l’arxiu des del botó corresponent.

    Sàpiga que també pot obrir els objectes a l’àrea de treball d’Access arrossegant-los-hi des d’aquest panell.

  2. Un cop oberta la base de dades, podem veure que, de moment, compta amb una única taula, la taula Quesos1. Per obrir-la, faci doble clic sobre el seu nom al Panell de navegació.
  3. La taula en qüestió es mostra a l’àrea de treball, alhora que apareix la corresponent fitxa contextual, Herramientas de tabla. La denominació de taula es deu a la seva organització en forma de files i columnes en què es distribueixen els registres. Vegem ara quines són les opcions presentades per l’objecte Informes. Faci clic sobre la pestanya Crear de la Cinta d’opcions.
  4. El propòsit dels informes és el de presentar les dades organitzades i classificades segons els criteris establerts, de manera que puguin ser impresos. Premi sobre l’eina Informe, en el grup d’eines Informes.
  5. Apareix així en una nova fitxa l’informe amb el seu format predefinit i la corresponent fitxa contextual. Per tancar aquest informe, premi el botó d’aspa de la Barra de títol de la seva fitxa, sense guardar-ne els canvis.

    L’organització dels diferents objectes en fitxes és una novetat a Access 2010. Aquest mode de presentació proporciona més facilitat i senzillesa en la navegació.

  6. Un altre dels objectes d’una base de dades és el formulari. Faci clic novament sobre la pestanya Crear i premi en el comandament Asistente para formularios del grup d’eines Formularios.
  7. Un formulari és un full en què es mostren diferents camps en què s’ha d’introduir la informació sol·licitada. Els formularis poden incloure material gràfic, sons i botons de comandament. Tanqui l’assistent per a formularis prement el botó Cancelar.

Les consultes són maneres de cercar i trobar una informació concreta d’un cúmul de dades emmagatzemades en la base que poden procedir d’una o diverses taules. Per la seva banda, una macro és una acció o conjunt d’accions que s’enregistren per automatitzar tasques, i un mòdul és una col·lecció de declaracions, instruccions i procediments emmagatzemats junts com una unitat amb nom.

IMPORTANT

El mode de creació i accés a aquests objectes és comú per a la majoria: gairebé tots poden crear-se des de la fitxa Crear de la Cinta d’opcions, a partir d’un assistent o introduint-hi les dades directament, i tots ells són accessibles a través del Panell de navegació.

007 Copiar objectes

LA CÒPIA D’OBJECTES ENTRE BASES DE DADES permet obtenir duplicats d’objectes mantenint intacte l’objecte original. Aquest procediment també permet copiar tota la informació d’un objecte en un altre de diferent tipus, és a dir, copiar contingut d’una taula i guardar-lo com un informe.

IMPORTANT

Quan es creen nous objectes per a una mateixa base de dades, el panell de navegació es va actualitzant per mostrar les diferents categories.

  1. En aquest exercici utilitzarem el quadre de diàleg Guardar como per a crear una còpia de la taula Quesos1, oberta actualment en Access 2010, i veurem com convertir-la en un informe. Faci clic a la pestanya Archivo i premi sobre el comandament Guardar objeto como.
  2. S’obre d’aquesta manera el quadre de diàleg Guardar como, en el qual hem d’indicar el nom de la taula i com quin tipus d’objecte volem guardar-la. Mantindrem el nom Copia de Quesos1 que el programa assigna per defecte a la còpia i la guardarem com a taula, opció també seleccionada de manera predeterminada al camp Como. Premi el botó Aceptar.
  3. Faci clic a la pestanya Inicio per comprovar quina és la taula activa en aquests moments.
  4. Ara la taula activa és Copia de Quesos1, però pot comprovar al Panell de navegació que són dues les taules existents en aquesta base de dades. Perquè es mostrin els documents en fitxes de les dues taules, faci doble clic sobre la taula Quesos1 al Panell de navegació.
  5. A continuació, canviarem el nom de la taula Copia de Quesos1, per la qual cosa és necessari que la taula estigui tancada. Faci clic a la pestanya d’aquesta taula per situar-la en primer pla i premi el botó d’aspa situat a l’extrem dret de la seva pestanya.
  6. Utilitzarem el menú contextual de la taula Copia de Quesos1 per modificar el seu nom. Per a això, faci clic amb el botó dret del ratolí sobre aquesta taula al Panell de navegació i, del menú contextual que es desplega, esculli l’opció Cambiar nombre.
  7. D’aquesta manera el nom de la taula es mostra al Panell de navegació en mode d’edició, llest per ser modificat. Escrigui el terme prueba i premi la tecla Retorn per a confirmar el canvi.
  8. Ja disposem d’una còpia de la taula Quesos1, amb idèntiques característiques però amb el nom prueba. Ara crearem una còpia d’aquest mateix objecte, però convertint-lo en un informe. Faci doble clic sobre la taula prueba per obrir-la, premi sobre la pestanya Archivo i faci clic a l’opció Guardar objecte como.
  9. Al quadre Guardar como, desplegui el camp Como, premi sobre l’opció Informe i faci clic en el botó Aceptar.
  10. Faci clic a la pestanya Inicio per comprovar el resultat de l’emmagatzemament.

IMPORTANT

Per tancar tots els objectes que es troben oberts en mode de fitxes en l’àrea de treball d’Access, pot prémer amb el botó dret del ratolí sobre una de les fitxes i escollir del menú contextual l’opció Cerrar todo.

008 Consultar les propietats d’una base de dades

LES PROPIETATS D’UNA BASE DE DADES permeten afegir informació que faciliti la seva identificació, com autor, títol, assumpte, etc. Part d’aquesta informació pot ser modificada per l’usuari directament, mentre que una altra no pot ser editada, ja que és el reflex de les accions que duem a terme amb aquest fitxer.

IMPORTANT

La informació extra que proporcionen les propietats de les bases de dades no només facilita el reconeixement dels usuaris que han treballat amb l’arxiu o l’objectiu del document, sinó que, a més a més, permet agilitar la seva recerca.