Mehr machen mit Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Outlook
Office 2016 für Mac – Das Profibuch
Mehr machen mit Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Outlook
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Projektleitung und Lektorat |
Gabriel Neumann |
Korrektorat |
Anja Stiller |
Satz |
Birgit Bäuerlein |
Herstellung |
Susanne Bröckelmann |
Umschlaggestaltung |
Friederike Diefenbacher-Keita |
Druck und Bindung |
M. P. Media-Print Informationstechnologie GmbH, |
|
33100 Paderborn |
Bildnachweis |
|
Foto Horst-Dieter Radke, U4 |
Birgit-Cathrin Duval |
Kapiteltrennseiten |
Horst-Dieter Radke |
Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek
Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie;
detail lierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.
ISBN
Buch 978-3-86490-293-2
PDF 978-3-86491-855-1
ePub 978-3-86491-856-8
mobi 978-3-86491-857-5
1. Auflage 2016
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Hier in Süddeutschland wird gesagt, man gehe »In’s G’schäft«, wenn man zur Arbeit geht, ganz gleich, ob man ins Büro, in die Werkstatt oder in die Fabrikhalle muss. Ähnlich kommt mir die Bezeichnung »Office« für Anwendungssammlungen vor. Ich z. B. nutze diese meistens gar nicht büromäßig, ich schreibe mit Word meine Bücher und Artikel – nicht nur die Sachtexte, sondern auch die Krimis und andere Belletristik – erstelle mit Excel die Handlungsabläufe – eben für die Krimis –, bereite mit PowerPoint die unterstützenden Diashows für meine Lesungen vor und sammle mit OneNote den Stoff für meine Bücher und Hobbys. Dies könnte man als Büroarbeit bezeichnen, aber mir käme meine kreative Arbeit damit irgendwie abgewertet vor. Vermutlich geht es vielen ähnlich. Man schreibt hier und da mit Word einen Brief, berechnet mit Excel die Nebenkosten für die Wohnung, kalkuliert einen Neuwagen und nutzt Outlook für die E-Mail-Kommunikation, ohne sich büromäßig zu fühlen.
Microsoft Office ist eben mehr als nur ein reines Verwaltungsprogramm. Sämtliche Anwendungen unterstützen auch die kreative Arbeit, jeweils in anderen Segmenten. Selbstverständlich hilft Office auch in richtigen Büros bei der Bewältigung der dort anfallenden Arbeiten. Es ist eben ein vielseitig einsetzbares Programmpaket. In diesem Buch versuche ich, diese Vielfältigkeit ein wenig abzudecken. Allein, es wäre eine Sisyphos-Arbeit, wollte man den kompletten Funktionsumfang sämtlicher Anwendungen lückenlos zu erklären versuchen. Der doppelte Buchumfang würde nicht reichen, um jedes Detail auszuleuchten. Deshalb musste ich eine Auswahl treffen, und dabei habe ich versucht, neben grundlegenden Details auch manche Spezialität zu erläutern. Wenn dabei etwas unter den Tisch gefallen ist, was gerade Sie interessiert, dann schauen Sie in die Office-Hilfe, die überraschend vielseitig ist, oder schreiben Sie eine Mail, die der Verlag gerne an mich weiterleiten wird. Ich antworte gewiss, wenn ich kann, auch mit einer Lösung Ihres Problems.
Ich wünsche Ihnen ein möglichst problemfreies Hineinfinden in die Arbeit mit Office 2016 auf Ihrem Mac.
Horst-Dieter Radke
Lauda-Königshofen, im Oktober 2016
die richtige Bezeichnung für die Tasten auf dem Apple-Keyboard zu finden, ist derzeit nicht leicht, weil verschiedene Versionen im Umlauf sind. In diesem Buch sind wir folgendermaßen vorgegangen:
Return- (), Shift- () und Cursortasten (, , , ), also alles, was sich auf den aktuellen Tastaturen noch als Symbol wiederfindet, wird auch als Symbol widergegeben.
Die Befehlstaste (unter Apple-Anwendern auch liebevoll Blumenkohltaste genannt) nennen wir in Tastenkombinationen grundsätzlich »cmd«, weil das Symbol auf neueren Tastaturen nicht mehr vorhanden ist. Im Fließtext kann es vorkommen, dass sie »Command-Taste« genannt wird, weil neueren Apple-Anwendern der Begriff Befehlstaste möglicherweise nicht geläufig ist.
Die Wahltaste () wird in Tastenkombinationen mit »alt« beschrieben. Im Fließtext nutzen wir die Bezeichnung alt-Taste.
Statt der gebräuchlichen Begriffe Shift- oder Hochstelltaste benutzen wir im Fließtext den Begriff »Umschalttaste« (weil sie korrekterweise nicht nur Zeichen hochstellt, sondern Tasten auf andere Zeichen umschaltet).
Tastenkombinationen werden durch einen Gedankenstrich getrennt, was immer bedeutet, dass alle Tasten gleichzeitig gedrückt werden müssen.
Ein Tipp: In den Befehlsmenüs der Programme von Office 2016 für Mac stehen die jeweiligen Tastenkombinationen direkt neben den Befehlen. Dort werden noch die Symbole , und ^ (für die -Taste) verwendet.
Eine Übersicht der für den Mac typischen Tastenkombinationen stellt Apple unter dieser Web-Adresse zur Verfügung: https://support.apple.com/de-de/HT201236
Kapitel 1 Microsoft Office 2016 für den Mac
Kapitel 2 Word
Kapitel 3 Excel
Kapitel 4 PowerPoint
Kapitel 5 Outlook
Kapitel 6 OneNote
Kapitel 7 Office speziell
Index
Kapitel 1 Microsoft Office 2016 für den Mac
Versionen und Varianten
Office 365
Aussehen und Handhabung
Office auf dem Mac
Was ist sonst noch neu?
Installation und Einrichtung
Updates
Deinstallieren
Kapitel 2 Word
Word-Grundlagen
Word verstehen und einstellen
Die Elemente der Arbeitsoberfläche von Word
Individuelle Einstellungen
Rechtschreibung und Grammatik
Bearbeitung von Dokumenten
Text hinzufügen
Text löschen
Text verschieben oder kopieren
Andere Objekte in den Text einfügen
Schriftart anpassen
Die Ansichten von Word
Dokumentansichten
Textverarbeitung für Fortgeschrittene
Markieren
Markieren mit Tastenkombinationen
Markieren mit der F8-Taste
Arbeiten mit der Gliederungsansicht und der Dokumentstruktur
Ein gegliedertes Dokument erstellen
Ein vorhandenes Dokument gliederungstauglich machen
Schwarz auf weiß: drucken mit Word 2016 für Mac
Kein Schnelldruck mehr
Druck einstellen
Druck starten
Serienbriefe
Formatvorlagen effektiv einsetzen
Was sind eigentlich »Formatvorlagen«?
Vorhandene Formatvorlagen nutzen
Formatvorlage aus formatiertem Absatz erstellen
Vorhandene Formatvorlagen bearbeiten
Formatvorlage von Grund auf neu erstellen
Word im Detail
Absatz
Abschnitt
AutoFormat während der Eingabe
AutoKorrektur
AutoText
Datum und Uhrzeit einfügen
Dokument schützen
Dokumente suchen
Dokumentvorlagen
Globale Dokumentvorlagen und Eigene Dokumentvorlagen
Dokumentvorlagen anhängen
Formel-Editor
Fußnoten
Fuß- und Endnoten einfügen
Fußnoten anpassen
Fußnoten löschen
Index- und Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis erstellen
Index/Stichwortverzeichnis erstellen
Stichworte indizieren
Stichwortverzeichnis/Index fertigstellen
Kommentare
Kopf- und Fußzeilen
Normseite
Sonderzeichen einfügen
Spaltensatz
Tabellen
Tabellen anlegen
Tabellen formatieren
Tabellen automatisch formatieren
Tabellen bearbeiten
Tabellen konvertieren
Tabelleneigenschaften anpassen
In Tabellen rechnen
Tabulatoren
Tastenkombinationen
Wörter zählen
Zeilennummern
Kapitel 3 Excel
Excel Grundlagen
Die Arbeitsoberfläche
Excel anpassen und einstellen
Arbeitsmappen effektiv nutzen
Excels Arbeitsmappenkonzept
Blattschiebereien
Voreinstellungen anpassen
Bearbeitung »en block«
Tabellen gruppieren
Eine Gruppierung bearbeiten
Tabelle formatieren
Tabellen verknüpfen
Arbeitsmappen verknüpfen
Arbeitsmappenübergreifende Bezüge erstellen
Tabellenanwendungen schützen
Arbeitsmappe schützen
Blatt schützen
Mit Funktionen arbeiten
Die Funktionsgruppen
Funktionen manuell eingeben
Mit dem Formel-Generator arbeiten
Funktionen für Fortgeschrittene
Richtig runden mit und ohne Funktion
Runden durch Formatierung
Runden mit Funktionen
Runden mit Komma und Punkt
Runden einer komplexen Zahl
Kredite vergleichen
Tabellenstruktur entwickeln
Tabelle formatieren
Formel für den Ratenbetrag
Zahlen präsentieren
Eine Umsatztabelle
Umsatztabelle aufbauen
Umsatztabelle gestalten und mit Zahlen füllen
Ein Diagramm erstellen
Umsatzdiagramm über das Menüband erstellen
Diagramm an die Tabelle anpassen
Das Diagramm bearbeiten
Ein Diagramm weiter bearbeiten
Diagrammlayout
Excel im Detail
Absoluter Bezug
Add-In
Ein vorhandenes Add-In aktivieren
Weitere Add-Ins hinzuladen
Aktualisieren
Ansichten
Ansichten definieren
Ansichten nutzen
Arbeitsmappe
Arbeitstage ermitteln
Ausrichtung
AutoAusfüllen
Einfache Zahlenreihen
Erweiterte Zahlenreihen
Textorientierte und kombinierte Reihen
Benutzerdefinierte Reihen zum AutoAusfüllen
AutoFilter
AutoFormat
AutoFormat anwenden
AutoFormate anpassen
Bedingte Formatierung
Bereich
Bereichsname
Ein- und zweidimensionale Bereichsnamen
Bereichsnamen und Konstanten
Datenbank
Datenbank(liste) erstellen
Arbeiten mit der Datenbank(liste)
Datenbankfunktionen
Datum und Uhrzeit
Datums- und Uhrzeitformate
Datum- und Zeitfunktionen
DATUM und DATWERT
ZEIT und ZEITWERT
HEUTE und JETZT
JAHR, MONAT, TAG, WOCHENTAG
STUNDE, MINUTE, SEKUNDE
Weitere Datums- und Zeitfunktionen
Dezimalstellen
Externer Bezug
Fehlermeldungen
Finanzfunktionen kennenlernen
Die Funktion BW
Die Funktion NBW
Die Funktion ZW
Die Funktion ZINS
Weitere Funktionen zur Finanzanalyse
Gitternetzlinien
Gleitender Durchschnitt
Informationsfunktionen
Kalenderwoche berechnen
Kopieren
Kopieren über die Zwischenablage
Kopieren mit der Maus
Kreissegmente verschieben
Leere Zellen zählen
Logische Funktionen
Mathematische Funktionen
SUMME
ABS und VORZEICHEN
ZÄHLENWENN und SUMMEWENN
Logarithmus-Funktionen
Mittelwerte
Neuberechnung
Nullwerte
Pivot-Tabelle
Vorbereitungen für die Pivot-Tabelle
Eine Pivot-Tabelle erstellen
Eine Pivot-Tabelle anpassen
Rangfolge
Relativer Bezug
Sparklines
Spezialfilter
Statistische Funktionen
Stichprobe
Szenario-Manager
Tastenkombinationen
Textfunktionen
Zielwertsuche
Kapitel 4 PowerPoint
PowerPoint kennenlernen
PowerPoint vielseitig einsetzen
Was ist neu in PowerPoint?
PowerPoint-Grundlagen
Die Benutzeroberfläche
Die Register von PowerPoint
Start
Einfügen
Entwurf
Übergänge
Animationen
Bildschirmpräsentationen
Überprüfen
Ansicht
Formformat
Die Menüleiste
Die Symbolleiste
Präsentation erstellen
Vorbereitung für die Präsentation
Entwicklung einer vollständigen Präsentation
Vorlagen aussuchen
Titelfolie erstellen
Folien hinzufügen
Daten auf die Folie bringen
Ein Excel-Tabellenobjekt auf die Folie setzen
Diagramm einfügen
Diagramm bearbeiten
Präsentation fertigstellen
Präsentation abspielen
PowerPoint im Detail
Animationen hinzufügen
Bearbeiten des Folienmasters
Datum einfügen
Eigene Präsentations-Vorlagen erstellen
Eigene Vorlagen erstellen
Vorlagen speichern und wiederverwenden
Filme (Videoclips) zeigen
Flussdiagramme erstellen
Folienlayout verändern
Mit der Gliederungsansicht arbeiten
Handzettel drucken
Hintergrund bearbeiten
Hyperlink zu einer Webseite
Interaktive Schaltflächen
Notizzettel einsetzen
Sound hinzufügen
Speicheroptionen
Übergänge erzeugen
Zielgruppenorientierte Präsentationen
Kapitel 5 Outlook
Outlook startklar machen
Der erste Start von Outlook
Datenübernahme
E-Mail-Konten einrichten
Weitere Einstellungen
Mit Outlook arbeiten
E-Mails empfangen und versenden
Mit Postfächern arbeiten
E-Mails schreiben und versenden
Personendaten pflegen
Mit dem Kalender arbeiten
Aufgaben und Notizen sinnvoll verwalten
Probleme mit Outlook
Kapitel 6 OneNote
Was OneNote kann
Grundlegende Arbeitsweisen mit OneNote
OneNote starten
Notizbücher öffnen und schließen
Mit Notizbüchern arbeiten
Notizbücher erweitern
Kapitel 7 Office speziell
Office überall
Aufnahmestudio Microsoft Office: Makros aufzeichnen
Ein Makro aufzeichnen
Index
Microsoft Office 2016 für den Mac 1
Die aktuelle Version des Office-Pakets von Microsoft wurde angekündigt mit dem Slogan »… ist unverkennbar Office«. Das deutet darauf hin, dass das neue Office für den Mac den anderen Versionen ähnlicher sein soll als die früheren Varianten. In diesem Kapitel erfahren Sie einiges darüber, was das Office-Paket im Ganzen ausmacht und wie es sich von der Vorgängerversion unterscheidet.
Im Jahr 1989 erschien die erste Version von Microsoft Office, und zwar für den Apple Macin tosh. Word, Excel und PowerPoint waren die Bestandteile – heute würde man sagen: die Apps. Erst ein Jahr später wurde eine Version für die Windows-Plattform vorgelegt. In der Geschichte beider Varianten gab es in den folgenden zweieinhalb Jahrzehnten neben den Gemeinsamkeiten so manche Unterschiede. Bis zur Version Office:mac 2008 hatte das Officepaket für den Mac eine eigene Mailsoftware: Entourage. Die Datenbankapplikation Access liegt bis heute nicht in einer Variante für OS X vor. Auch im Detail unterschieden sich die Anwendungen von der Oberfläche bis hin zu Details bei der Funktionalität. Nun soll das anders werden, die Unterschiede zwischen den Plattformen weitgehend verschwinden. Es werden sogar mehr Plattformen unterstützt als zuvor: Neben Windows und OS X gibt es Versionen für Android, iOS und auch für das Windows Phone und -Tablet.
Auch Smartphone- und Tabletplattformen werden inzwischen unterstützt.
Auch Microsoft versucht, seine Software auf Cloud- und Abosysteme umzustellen. Seit 2011 wird unter dem Namen Microsoft Office 365 eine Kombination aus Online-Dienst, Office-Web-Anwendung und Office-Softwareabonnement angeboten. Zunächst nur auf professionelle Anwender (Unternehmen, Organisationen) ausgerichtet, gilt dieses Angebot inzwischen auch für Privatanwender. Derzeit gibt es zwei Varianten für »Jedermann«, jeweils erhältlich für Mac und PC: Office 365 Home und Office 365 Personal. In letzterer Variante gilt das Angebot für einen Benutzer und kostet 7 Euro im Monat. Bei der Home-Variante darf die Software von bis zu fünf Benutzern gleichzeitig eingesetzt werden. Das Abo kostet monatlich 10 Euro. Neu hinzugekommen ist, dass Office Home & Student 2016 nun auch als installierbare Anwendung durch einmaligen Kauf erworben werden kann. Auch diese Version gilt für eine Installation.
Zu den Office-365-Versionen gehören auch die Applikationen Outlook, Publisher und Access, die in der Home-&-Student-Version nicht enthalten sind. Für OS X stehen Publisher und Access nach wie vor nicht zur Verfügung. Dazu gibt es noch 1 TB Cloudspeicher (OneDrive) für jeden Benutzer. Home-&-Student-Anwender müssen auch auf den Microsoft-Support verzichten, der Abonnenten ohne zusätzliche Gebühren per Chat oder Telefon zur Verfügung steht, ebenso auf die 60 Minuten Skypeguthaben je Monat.
Menübänder fassen die verschiedenen Befehle für die Office-Anwendungen themenorientiert zusammen. Das war in der Version Office:mac 2011 schon so (unter Windows seit Office 2010). Allerdings haben sich nun einige Veränderungen ergeben. Register sind weggefallen – etwa das Register SmartArt – und Funktionen wurden umsortiert. Das mag am Anfang für etwas Verwirrung sorgen, sollte aber nach kurzer Umgewöhnungszeit kein Thema mehr sein. Dieses Buch hilft Ihnen außerdem, sich in der neuen Version gut zurecht zu finden. Unter OS X ist die Menüleiste auch nach wie vor noch vorhanden. Windows-Anwender müssen darauf verzichten, Nutzer der Smartphone- und Tablet-Versionen ebenfalls.
Schwieriger wird es, wenn Funktionen fehlen. Sang- und klanglos wurde beispielsweise die Drucken-Schalt fläche entfernt. Es gibt auch keine direkte Möglichkeit mehr, Menüs und Menü bänder anzupassen. Unter Einstellungen | Ansicht kann man zwar noch das Register Entwicklertools zuschalten, aber auch dort findet sich kein Befehl zur Anpassung der Office-Oberfläche.
Die Drucken-Schaltfläche ist komplett entfallen.
Sie sehen an den vorhergehenden Abbildungen gleich auch einen fundamentalen Unterschied zwischen der aktuellen und der vorangegangenen Version: Über den Menübändern lagen eine Reihe von Symbolen, die wichtig genug schienen, um ständig im Zugriff zu sein. Das ist nun vollständig entfallen. Es gibt nun nur noch die vier Symbole: Neue Datei – Speichern – Rückgängig – Wiederholen neben den Ampelschaltknöpfen.
Nur noch auf vier Befehle hat man unabhängig vom gewählten Register jederzeit Zugriff.
Wie schon geschrieben, unterscheiden sich die einzelnen Applikationen der OS-X-Version nicht mehr so stark wie früher. Diese Tendenz war schon bei der Version 2011 zu bemerken, und sie ist nun bei der neuen Version noch deutlicher geworden. Allerdings liegt die Office-2016-Version für Windows zum Zeitpunkt der Arbeit an diesem Manuskript erst in einer Betaversion vor, so dass diese Aussage nur unter Vorbehalt gemacht werden kann.
Wie ebenfalls schon erwähnt, müssen OS-X-Anwender aber auf bestimmte Applikationen verzichten: Access und Publisher. Letzteres hat bei den vorangegangenen Versionen 2008 und 2011 nicht gestört, weil es die Layoutansicht für Ihre Veröffentlichungen gab. Dahinter verbarg sich ein DTP-Modul, das beispielsweise auch Ligaturen (Verschmelzung von Buchstaben) ermöglichte. Dieses Modul ist ebenfalls entfernt worden, ohne dass Microsoft darauf hinweist oder es dokumentiert. Es ist einfach nicht mehr da, und der Anwender muss damit leben.
Die in Office:mac 2011 noch vorhandene Layoutmöglichkeit wurde kommentarlos im neuen Office entfernt.
In Excel gibt es nicht mehr die Möglichkeit, in Listen mittels eines Formulars Dateien einzugeben oder zu bearbeiten. Die Möglichkeit, über Daten | Formular (Office:mac 2011) eine entsprechende Eingabe oder Suchhilfe aufzurufen, existiert nicht mehr. Nun ist es nur noch möglich, direkt in den Tabellen und Listen zu arbeiten oder mittels VBA eine passende Arbeitsmaske zu programmieren.
Das Arbeiten mit Datenbanklisten ist in der neuen Excel-Version nicht mehr so komfortabel möglich wie in Excel:mac 2011.
Neues gibt es dennoch. So steht die Applikation OneNote nun auch auf dem Mac, dem iPhone und iPad zur Verfügung. Sogar auf der Apple Watch. Die Funktionen für die Teamarbeit wurden erweitert und verbessert – sagt Microsoft. Zumindest für den Überarbeitungsmodus stimmt das aber nicht. Zum Zeitpunkt der Manuskripterstellung war der Überarbeitungsmodus noch nicht auf dem Niveau der Vorgängerversion. Es bleibt zu hoffen, dass bei den folgenden Updates die bisherige Funktionalität wieder erreicht wird. Möglich sein soll die simultane Echtzeitbearbeitung mehrerer Nutzer an einem Dokument. Es bleibt abzuwarten, wie weit sich das in der Praxis bewährt. Vermutlich ist aber nicht Office bei Problemen der Flaschenhals, sondern die jeweils zur Verfügung stehende Netzwerkoder Internetverbindung.
Dass es neue Hintergründe und Formate (sogenannte Themen) gibt, sei nur angemerkt. So etwas gibt es bei jeder neuen Office-Version.
Die Nützlichkeit der Neuerungen von Office für den Mac in der Version 2016 muss sich in der Praxis erst noch zeigen. Nachbesserung an einigen Stellen (Drucken-Symbol, individuelle Anpassbarkeit und Ähnliches) wird hoffentlich noch stattfinden. Inwieweit man auf größere Module im Alltag verzichten kann, ohne andere Software hinzuzuziehen, ist ebenfalls eine individuelle Überlegung wert.
Die Installation von Office 2016 läuft weitgehend ohne Benutzereingriffe ab, egal, ob Sie Office per Download oder als DVD-Version gekauft haben (Letzteres nur für die Student-Version). Eine Anleitung in diesem Buch erscheint uns deshalb als überflüssig.
Etwas müssen Sie aber vor der Anwendung noch erledigen: Office muss aktiviert werden. Dazu wählen Sie nach dem Start von Word im Mac-Bildschirm Neue Funktionen die Option Erste Schritte aus. Es folgt dann ein Bildschirm Anmelden, um Office zu aktivieren. Folgen Sie dann den Anweisungen, und die Angelegenheit ist schnell erledigt. Eine Internetverbindung ist dafür natürlich Voraussetzung.
Auch die Einrichtung ist kein Problem. Hinweise für die einzelnen Applikationen finden Sie im jeweiligen Kapitel.
Updates erhalten Sie automatisch – oder auf manuelle Nachfrage, je nachdem, was Sie eingestellt haben – über Hilfe | Auf Updates überprüfen.
Updates zu bekommen, ist keine große Kunst.
In der Regel ist es die bessere Option, sich auf Automatisch einzurichten. Sie können festlegen, ob dies täglich, wöchentlich oder monatlich erfolgen soll. Wöchentlich ist eine gute Option. Täglich ist nur dann sinnvoll, wenn Sie darauf angewiesen sind, immer den neuesten und aktuellsten Stand auf Ihrem Rechner zu haben.
Das Deinstallieren von Microsoft Office ist dagegen etwas aufwändiger. Gehen Sie folgendermaßen vor:
Öffnen Sie den Finder und markieren Sie sämtliche Office-Apps.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste (oder – Maustaste) auf die Markierungen.
Wählen Sie aus dem Kontextmenü In den Papierkorb legen aus.
Die Applikationen sind schnell entfernt, umfassen aber nicht alles aus dem Office-Paket.
Damit ist die Angelegenheit aber noch nicht erledigt. Nun müssen Sie noch die zugehörigen Dateien aus der Library entfernen. Da diese nicht ohne Weiteres zu sehen ist, müssen Sie sie erst sichtbar machen.
Drücken Sie die Tastenkombination .
Wählen Sie Darstellung | Als Liste.
Wählen Sie erneut das Menü Darstellung und darin die Option Darstellungsoptionen einblenden.
Aktivieren Sie Ordner »Library« einblenden.
Die Option, um den Ordner einzublenden, ist normalerweise nicht sichtbar.
Drücken Sie die Tastenkombination , um zur Spaltenansicht zurückzukehren.
Markieren Sie im Ordner Library | Containers sämtliche Dateien, die mit »com.microsoft« beginnen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste (oder – Maustaste) auf die Markierungen.
Wählen Sie aus dem Kontextmenü In den Papierkorb legen aus.
Dateien, die bei der Deinstallation in den Papierkorb können.
Sie sind aber noch nicht fertig:
Suchen Sie den Ordner Library | Group Containers.
Markieren Sie die Dateien, die mit UBF8T346G9 beginnen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste (oder – Maustaste) auf die Markierungen.
Wählen Sie aus dem Kontextmenü In den Papierkorb legen aus.
Dies sind die letzten Reste von Office.
Word 2
Mit Texten am Computer arbeiten wir alle. Programmierer erfassen ihren Code in speziellen Editoren, in Unternehmen wird die umfangreiche Korrespondenz über Textverarbeitungsprogramme abgewickelt und selbst der Liebesbrief wird heute nicht selten über ein Smartphone, das ja ebenfalls ein Computer ist, verschickt. Word ist ein Programm, mit dem nicht nur einfach Texte erfasst und bearbeitet werden können. Auch aufwändige und anspruchsvolle Layoutaufgaben lassen sich damit zufriedenstellend erledigen.
Was Textbearbeitung am Computer heißt, muss heute nicht mehr umständlich erklärt werden. Fast jeder hat das schon einmal gemacht und echte Neueinsteiger sind selten geworden. Deshalb beginnt dieses Kapitel nicht damit, klippschulmäßig Dokumente und Texteingabe zu erläutern. Wer noch nie an einem Computer gesessen und Texte erfasst hat, ist mit diesem und ähnlichen Büchern also nicht gut beraten. Eine Einstiegsschulung generell tut dann Not. Damit aber Anwender mit geringen Vorkenntnissen und Umsteiger von anderen Textanwendungen nicht außen vor bleiben, beginnt dieses Kapitel damit, Word und seine Funktionen grundsätzlich vorzustellen.
Wenn Sie neu sind, nehmen Sie sich etwas Zeit, um die Arbeitsoberfläche von Word kennenzulernen.
Word auf den ersten Blick
Die Menüleiste am oberen Bildschirmrand ist Ihnen aus allen anderen Anwendungen unter OS X bekannt; sie muss nicht näher erläutert werden. Die wichtigsten Menübefehle werden im Verlauf dieses Kapitels ausführlich erklärt, vermutlich erschließen sie sich Ihnen aber schon aus dem Umgang mit anderen Anwendungen.
Am oberen Rand des eigentlichen Word-Fensters finden Sie links die üblichen Verdächtigen – die Ampelknöpfe zum Schließen (rot), Minimieren (gelb) und Vergrößern (grün) des Fensters. In der Mitte steht der Name des aktuellen Dokuments, und ganz rechts finden Sie die Freigabeoptionen, mit denen Sie Personen zur Mitarbeit einladen oder das Dokument als Mailanlage senden können.
Menüleiste und Freigabeoptionen
Unterhalb finden Sie verschiedene Register, über die Sie die Ribbons aufrufen – Zusammenstellungen unterschiedlicher Funktionen. Unter Standard finden Sie Schaltflächen zur direkten Textbearbeitung. Sie können markierten Text auszeichnen (fett, kursiv, unterstrichen usw.), einem Text oder Hintergrund Farbe zuweisen, Text kann ausgerichtet werden (links- oder rechtsbündig, zentriert, im Blocksatz), Textstellen lassen sich einrücken, Zeilen und Absätze formatieren. Formatvorlagen stehen für den gesamten Textbereich zur Verfügung.
Auf dem Register Einfügen finden Sie die Schaltflächen, mit denen Sie Elemente in ein Dokument einfügen können (Bilder, Formen, Diagramme, Medien, Links und andere mehr). Sie können auch Kopf- und Fußzeilen anlegen und bearbeiten, Seitenzahlen festlegen und Kommentare zum Text eingeben. Auch ein Formeleditor ist vorhanden, falls Sie mathematische Formeln in Ihren Text einbauen möchten.
Entwurf ist das erste Register, wenn Sie nicht einfach einen Text eingeben oder bearbeiten, sondern ein komplettes Layout anstreben. Sie finden Formatvorlagen, Farbtabellen, eine Schriftartenübersicht und komplette Designs.
Das Register Entwurf ist die Anlaufstelle für die Arbeit mit den Layoutwerkzeugen.
Über das Register Layout gestalten Sie das Dokument im Ganzen, legen Seitenränder, Ausrichtung, Größe, Spalten, Umbrüche, Einzüge etc. fest. Das Inhaltsverzeichnis finden Sie unter dem Register Verweise, aber auch die Optionen für Fuß- und Endnoten, Zitate, Abbildungs- und Literaturverzeichnisse. Überprüfen lässt Sie Rechtschreibung und Grammatik kontrollieren, Kommentare einfügen und löschen, den Änderungsmodus zu- oder abschalten, Dokumentschutz vergeben und Berechtigungen einschränken.
Das Register Ansicht erlaubt Ihnen den Zugriff auf die verschiedenen Darstellungsformen für ein Dokument: Druck- und Weblayout, Gliederungs- und Entwurfsdarstellung. Sie können einzelne Seiten oder auch mehrere anzeigen und ein Fenster sogar teilen und somit aus demselben Dokument zwei unterschiedliche Stellen zeigen.
Es kann passieren, dass Register hinzukommen, wenn Sie bestimmte Funktionen auswählen. Haben Sie beispielsweise ein WordArt-Objekt in das Dokument eingefügt, so erscheint das Register Formformat mit den Werkzeugen, die zur Gestaltung des Objekts einsetzbar sind.
Je nach Funktion werden Register hinzugeschaltet.
Den Hauptteil des Fensters nimmt das Dokumentfenster ein. Hier gestalten Sie den Text für Ihr Dokument. Am linken und oberen Rand des Dokumentbereichs finden Sie Lineale, die Ihnen bei der Textgestaltung helfen können. Am oberen Lineal stellen Sie außerdem noch die Tabulatoren und Ränder ein.
Zu sehen sind die Lineale vollständig übrigens nur in der Drucklayoutansicht. Die Ansicht Entwurf zeigt nur das Lineal am oberen Rand des Dokuments, das linke Lineal fällt weg. Alle anderen Ansichten verzichten auf die Lineale.
Das Dokumentfenster von Word
Sie können noch eine Randleiste hinzuschalten über Ansicht | Randleiste. Es stehen Ihnen dann vier Optionen zur Verfügung: Miniatur, Navigation, Prüfen und Suchen. Egal, wofür Sie sich entscheiden – über Register in der Randleiste können Sie dann schnell zu jeweils anderen Funktionen wechseln. Das erste Register (Miniatur) ist dann hilfreich, wenn das Dokument aus vielen Seiten besteht. Sie können innerhalb des Dokuments schnell die richtige Seite ansteuern, ohne dass Sie die Seitenzahl wissen müssen. Das zweite Register (Gliederung) zeigt Ihnen die inhaltliche Struktur, vorausgesetzt, Sie haben diese durch Überschriftenformate gegliedert. Sie müssen nicht in die Gliederungsansicht umschalten, um diese Struktur zu sehen. Das dritte Register (Überprüfen) zeigt Ihnen in einer Zusammenfassung, welche Formatierungen, Löschungen, Verschiebungen etc. es schon im Dokument gegeben hat. Das letzte Register (Suchen) stellt die komplette Suchen-und-Ersetzen-Funktion zur Verfügung, die weiter über die Möglichkeit von Im Dokument suchen (rechts oben) hinausgeht. Benötigen Sie diese Randleiste nicht, genügt ein Klick auf den Kreis mit dem »x« rechts neben dem letzten Register, um es wieder verschwinden zu lassen.
Die Randleiste hilft, die Übersicht in großen Dokumenten zu erhalten.
Ganz unten sehen Sie die Statuszeile. Ganz links finden Sie Informationen zu den Seiten des Dokuments und dazu, auf welcher Seite Sie sich befinden. Auch die Zeilen- und Spaltenposition des Cursors lässt sich ablesen. Sie können auch die Rechtschreibprüfung ein- und ausschalten. Rechts sind vier Symbole angeordnet, mit denen zwischen den verschiedenen Ansichten umgeschaltet werden kann (Drucklayout, Weblayout, Gliederung, Entwurf). Weiterhin können Sie den Zoom über einen Schieberegler einstellen.
Die Statusleiste im Word-Fenster
Man kann mit Word sofort arbeiten, ohne irgendeine Anpassung vornehmen zu müssen. Aber durch individuelle Einstellungen können Sie Word optimieren und an Ihre persönlichen Verhältnisse anpassen.
Über die Word-Einstellungen lässt sich das Programm den persönlichen Anforderungen anpassen.
Die Einstellungen unter Allgemein betreffen generelle Besonderheiten, wie z. B. die Klänge, die beim Speichern oder Öffnen einer Datei ausgegeben werden. Haben Sie die Drucklayoutansicht eingestellt, so ist die Option Seitenumbruch im Hintergrund in der Drucklayoutansicht aktivieren aktiv und ausgegraut. In dieser Einstellung können Sie das nicht abschalten. Insbesondere bei umfangreichen Dokumenten kann dieser Umbruch im Hintergrund störende Auswirkungen haben. Plötzlich geht gar nichts mehr, bis Word mit diesem »Umbruch«, der sich ja immer auf das gesamte Dokument bezieht, fertig ist.
Allgemeine Einstellungen
Den Start umfangreicher Dokumente mit vielen Abbildungen beschleunigen Sie dadurch, dass Sie Automatische Verknüpfungen beim Öffnen aktualisieren deaktivieren. Über die Schaltfläche Weboptionen … kommen Sie in einen Dialog, der Einstellungen anbietet, die dann wichtig sind, wenn Sie mit Word Webseiten erstellen möchten. Auf dem Register Bilder legen Sie z. B. fest, dass das Grafikformat PNG zugelassen wird.
Weboptionen für das Speichern von Worddokumenten für das Internet
Im Modul Ansicht ist die Aktivierung der Textbegrenzungen (in der Optionsgruppe Anzeigen) zumindest am Anfang eine hilfreiche Sache. In der Layoutansicht sind dann die Ränder deutlicher zu erkennen als nur über das Lineal. In der Optionsgruppe Nicht druckbare Zeichen sollte die Option Alle aktiviert sein. Nur so können Sie Absatzendezeichen, Tabstoppzeichen, Leerzeichen – besonders die überflüssigen – und andere Hilfezeichen sehen. Diese Zeichen werden übrigens in allen Ansichten angezeigt. Arbeiten Sie mit Feldfunktionen, z. B. in Formularen, um Berechnungen durchzuführen, so sollten Sie die Option Feldfunktionen aktivieren, zumindest bei der Erstellung des Formulars.
Die Einstellungen zur »Ansicht«
Ist es Ihnen schon passiert, dass beim Schreiben plötzlich ein ganzer Teil des bereits vorhandenen Textes verschwunden war? Ursache ist die Funktion, einen markierten Text durch eine neue Eingabe zu ersetzen. Über Tastenkombinationen sind solche Markierungen schnell ungewollt vorgenommen. Der nächste Tastendruck macht dann einen Teil dessen zunichte – manchmal sogar alles! – was Sie schon geschrieben haben. Wenn Sie es schnell genug merken, können Sie es mit der Tastenkombination oder über die Funktion Bearbeiten | Rückgängig ungeschehen machen. Befinden Sie sich in einem Dialog, so reicht das Drücken der Esc-Taste, um ihn zu schließen, ohne dass er Auswirkungen hat. Manche verwirrt es aber doch eher, als dass es nützt. Entfernen Sie, wenn Sie dieses Verhalten stört, im Eigenschaften-Modul Bearbeiten unter Bearbeitungsoptionen das Häkchen vor Ausgewählten Text bei der Eingabe ersetzen. Neuer Text wird jetzt immer vor dem markierten Text eingefügt. Das ist immer noch unangenehm, wenn der Cursor sich durch die Markierung verschoben hat, aber es ist kein Text mehr verloren.
Markiertes ist schnell im digitalen Nirgendwo verschwunden – die Deaktivierung dieser Option kann hier Abhilfe schaffen.
Prüfen Sie, ob im Modul Speichern bei AutoWiederherstellen-Info speichern das Häkchen gesetzt ist und ein Zeitintervall in Minuten eingestellt wurde (zehn Minuten sind voreingestellt und in den meisten Fällen ausreichend). Gehören Sie zu denen, bei denen die Ideen nur so sprudeln, und erfassen Sie in kürzester Zeit viel Text, so können Sie diesen Wert auch herabsetzen.
Die Einstellungen zum »Speichern«
Im Modul Drucken aktivieren Sie unter Druckoptionen die Option Verknüpfungen aktualisieren. Dann können Sie sicher sein, dass beim Ausdruck auch alle verknüpften Objekte berücksichtigt werden (z. B. Bilder). Hintergrundfarben und -bilder drucken sollte deaktiviert sein. Das spart schon mal Tinte bei Konzeptausdrucken. Wenn dies im Einzelfall benötigt wird, kann man es schnell auf diesem Weg wieder zuschalten. Das ist weniger unangenehm, als sich zum x-ten Mal darüber zu ärgern, dass wieder unnütz Farbe verbraucht wurde.
Die Einstellungen zum »Drucken«
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