Lutz Schwalbach: Schnittstellenmanagement des Einkaufs, 2020.
Lutz Schwalbach: Outsourcing der Einkaufsprozesse, 2020.
Lutz Schwalbach: Automatisierungen im operativen Einkauf, 2020
Lutz Schwalbach: Optimierungen der Beschaffung, 2019.
Lutz Schwalbach: Einkauf 4.0 – Umsetzung der Digitalisierung, 2018.
Lutz Schwalbach: Datenpflege im Einkauf, 2018.
Lutz Schwalbach: Optimierung der Anzahl Lieferanten, 2018.
Lutz Schwalbach: Arbeitsteilung im Einkauf, 2017.
Lutz Schwalbach: Lean Management im Einkauf, 2017.
Lutz Schwalbach: Verbessern der Lieferzuverlässigkeit als Lean Six Sigma Projekt, 2015.
Lutz Schwalbach: Liefertreue und Lieferpünktlichkeit, 2015.
Lutz Schwalbach: Bestands- und Vorratssenkung, 2. Auflage, 2013.
Lutz Schwalbach: Auswahl, Auslistung und Eliminierung von Artikeln. 2013.
Lutz Schwalbach: Ein interkulturelles deutsch-indisches Projektteam, 2011.
Alle Werke verlegt im BoD Verlag, Norderstedt.
Dipl. Ing., Dipl. Wirtsch. Ing. (FH), MBA Lutz Schwalbach.
Erststudium: Allgemeiner Maschinenbau, Produktionstechnik. Berufsbegleitend Wirtschaftsingenieurwissenschaften und Erwerb des Master of Business Administration. 25 Jahre Berufserfahrung als Führungskraft in der Beschaffung und dem Supply Chain Management.
Als Manager mit profit & loss Verantwortung deckt er ganzheitlich die materialwirtschaftlichen Belange eines Unternehmens von der Arbeitsvorbereitung, Disposition, Fertigungsplanung- und Steuerung, Produktionsleitung, strategischem und operativem Einkauf, Qualitätswesen bis zur Sortimentspflege ab.
Profunde Erfahrung im Lean Management, Six Sigma (black belt), Supply Chain Manager DLA, REFA, QMB, im interkulturellen Arbeiten und dem Projektmanagement.
Aktuell arbeitet er als Einkaufsleiter für ein führendes System- und Handelshaus der IT-Technologien, davor in national und international geprägten Unternehmen der Branchen Elektrotechnik, Baustoff, Handel, Maschinen &Anlagenbau und der Industrie.
Besuchen Sie mich auf URL http://www.xing.com/de
Meine Arbeit und Ausführungen können niemals vollständig sein. Sie erfüllen aber den Anspruch, Hinweise und Hilfestellungen zur Entwicklung des Einkaufs aufzuzeigen.
Die folgenden Ausführungen wurden nach bestem Wissen und Gewissen erstellt. Der Autor schließt jede Haftung und Gewähr aus.
Impressum:
Copyright 2020 Lutz Schwalbach
Illustration: Lutz Schwalbach
Deckblatt Foto: URL https://www.shotshop.com,
Bild Nr. 243619792, Urhebervermerk: sdecoret/Shotshop.com
Herstellung und Verlag: BoD - Books on Demand GmbH, Norderstedt.
ISBN-13: 978-3-7526-9369-0
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In meinem beruflichen Wirken als Einkaufsleiter, Trainer oder Berater im Tätigkeitsschwerpunkt Einkauf, Supply Chain Management und Prozessanalyse, lassen sich die Themenstellungen interessanterweise auf drei ganz einfache Schlüsselworte/ KPI´s1 vereinfachen.
Abbildung 1: Drei Schlüsselwörter
Der Prozess beschreibt die gesamte Abwicklung von Beginn bis zum Abschluss einer Aktion mit einer erbrachten Leistung. Lange war ich orientiert auf die Behebung konkreter Aufgabenstellungen oder Probleme im Einkauf. Dazu verfasste ich eine Anzahl von Ausarbeitungen, welche jeweils das Problem analysieren und lösen. In der Weiterentwicklung des Einkaufs und seiner Technologien führte es chronologisch zu folgenden Themenstellungen. Jedes dieser Themen ist für sich abgrenzbar, bearbeitbar und lösbar:
Abbildung 2: Singuläre Lösungen
Mit meiner Erfahrung im Lean Management, Supply Chain Management, REFA Zeitwirtschaft und dem Projektmanagement habe ich bereits seit längerem die Arbeitsthese formuliert:
Mit dem Einzug neuer Technologie und Wissen um die Industrie 4.0 in den Einkauf wurde es möglich, den Prozess der Digitalisierung nutzbringend in den Einkauf einzubringen. Während man früher das Problem isolierte und löste, mittels neuer Software optimierte, wurde das Weiterentwickeln der Einkaufstätigkeiten zurückgestellt.
Ein durchschnittlicher Einkäufer bedient heute mindestens fünf IT-Softwares und händelt vielfältige Informationen/Daten, in abweichenden Medien und Formaten. Ganz normale Realität im Einkauf.
Um eine integrierte Unternehmenslösung zu finden, unter der Prämisse weiterhin begrenzter Kapazitäten, welches die Optimierung der Gleichung minimale Material- und minimale Prozesskosten gleich maximalen Erlös befähigt, bedarf es Helfer.
In den neuen Technologien der RPA Roboter, Software, Apps und Co., lässt sich diese Optimierungsgleichung erfüllen. Gelingt es, mit neuer Technologie den Zeiteinsatz der Einkäufer zu reduzieren, so entstehen zwei optimierende Effekte:
Abbildung 3: Prozessoptimierung
Allein mit der Einführung von Bots und Robotic Prozess Automation (RPA) werden manuelle Einkaufstätigkeiten, welche vom Menschen bisher abhängig vollzogen werden, bis zu zehn Mal schneller und fehlerfrei erstellt. Auch deren Einführungszeit beispielsweise zur RPA Automation werden innerhalb von vier Wochen realisierbar sein. Dazu halten bereits die RPA Anbieter vortrainierte Anwendungsbeispiele, Generatoren und Plattformen zum schnellen individuellen Einsatz bereit.
Somit begründet sich der Ansatz des Werkes, die Helfer zu suchen, finden und aufzuzeigen, welche die Prozessoptimierung durch Einsatz von Robotern (RPA), Software, App´s und Co. zur Digitalisierung des
Einkaufs einbringen. Auf dem Weg zum „best in class“ Einkauf werden uns Insellösungen, IT-Systemlösungen und die Fragmentierung der Arbeit (Arbeitsteilung2 nach F. Taylor) helfen.
Ausgedrückt in den Worten von Gustav Heinemann: „Wer nichts verändern will, wird auch das verlieren, was er bewahren möchte.“
Laut einer Studie der Firma Gartner (Gartner, 2019) aus dem Jahr 2019 interessieren sich bereits 85% der Konzerne und mittelständischen Betriebe für eine Einführung der RPA Software bis zum Jahr 2022. Laut einer ähnlichen Umfrage der Zeitschrift Computerwoche3 haben bereits 45% der Studienteilnehmer ihre Prozesse analysiert oder befinden sich in Pilotphasen zu einer RPA Einführung. Allerdings haben bereits 29 % der Studienteilnehmer bereits Software Roboter im Einsatz und weitere 26% planen die Aufnahme von Pilotprojekten.
Abbildung 4: Gartner Studie
Dem Einkauf steht ein grundlegender Systemwandel bevor. Mit dem starken Aufstreben der Industrie 4.0, der Digitalisierung, dem Marktdruck zur Kostensenkung und der Automatisierung, werden wesentliche verändernde Faktoren wirkungsstark bereitgestellt. Die Vorteile
eines wirtschaftlichen Nutzens, bei hoher Prozesssicherheit und anstehender Optimierung aus der Robotisierung und Automatisierung sind nachweisbar, so dass sich Unternehmen dieser Erneuerung nicht entziehen können. Mit der Einführung der Roboter beginnt die Digitalisierung im Einkauf und eine neue Einkaufszeit. Wir müssen uns an neue Worte, Begriffe und Abkürzungen gewöhnen, wie:
Robotic Process Automation (RPA) bezeichnet den Einsatz von Software zur Automatisierung von Prozessschritten. Mit dem Einzug der Robotic Process Automation beginnt die Zeitenwende zur vielfältigen Automatisierung von Einkaufsschritten, welche heute Mitarbeiter tätigen. Mit dieser neuen Software Technologie lassen sich beliebige reproduzierbare Geschäftsprozesse einfach und kostengünstig automatisieren. Die auszuführende Software, die sogenannten Bots, sind eine konfigurierte Software, welche die wiederholenden manuellen Aufgaben für den Einkäufer ausführt. In der Weiterentwicklung sind Bots, mittels künstlicher Intelligenz, sogar lernfähig und trainierbar. Nach dem einmaligen Einrichten der Bots, sind diese softwaretechnisch programmiert und führen den programmierten Prozess/-schritt fehlerfrei aus. Ihr Einsatz erfolgt in 24 Stunden an sieben Tagen der Woche.
Eine Robotik Implementierung ist nicht vergleichbar mit der Einführung einer neuen Software. Die Einführung und Implementierung von RPA kann losgelöst von der Migration bestehender Systeme erfolgen.
Die RPA Software greift auf die bestehenden Oberflächen zu und vollzieht die programmierte Aufgabe. Daher ist die Einführung schnell, im Vergleich zu der Einführung neuer Fremdsoftware. Man schafft dadurch, die Durchlaufzeiten und Reaktionszeiten der Prozesse deutlich zu senken, bei gleichfalls fehlerfreier Ausführung im online Status.
Abbildung 5: Softwareergänzung
Die Durchlaufzeit, gemessen in einer Zeiteinheit, beschreibt die gesamte Zeitspanne von Beginn einer Aktion (z.B. Banf Erhalt, Prüfen, Anfrage, usw.) bis zum Abschluss einer Aktion (z.B. Bestellung) für ein Material. Sie ergibt sich aus der Summe aller Teilzeiten, wie SAP-Datenanlage, Anfrage, Angebote, Auswertungen, Verhandlungen, Warten, Abstimmen und Bestellen. Interessant sind die Verhältniszahlen, denn teilt man die reinen Bearbeitungszeiten durch die gesamte Durchlaufzeit, so erhält man in der Regel eine Quote von kleiner als 5%.
Abbildung 6: Summe der Prozesszeiten
Um die Taktung, Sequenz oder Ablauffolge zu verbessern, ist eine unverzichtbare Voraussetzung die Prozessteilung und nachfolgende Automatisierung. Aufbauend auf die Fragmentierung, sind erst weitere Entwicklungen und Verbesserungen möglich. Diese Sicht eines Unternehmens führt zu der Forderung nach schlanker, standardisierter und automatisierter Prozesserbringung. Gleichfalls wird die geforderte Prozessleistung immer wirtschaftlicher zu realisieren, sofern diese automatisiert abläuft.
Nehmen wir die letztgenannten und kausalen Argumente
Erweitert man den Gedanken auf die Intention einer industriellen Geschäftstätigkeit, so ist dieser Sinn darin begründet, einen Gewinn zu erzielen. Als Messgröße wird die Rentabilität des Unternehmens, des Segmentes oder des Centers/Abteilung gemessen.
Abbildung 7: Sinn eines Unternehmens
Gewinne zu erzielen ist nicht selbstverständlich, gerade in Zeiten eines wirtschaftlichen Abschwungs oder der erstarkenden Wettbewerber. Der Markt ist nach Porter4 in Rivalität, und die „Wettstreiter sind hungrig“.
Mit dem Ansteigen des Drucks auf das Unternehmen und den hohen sozialen Errungenschaften in einem Land wie Deutschland, müssen die Errungenschaften wie 30 Tage Urlaub, Hochlohnland,
Kündigungsschutz und hohe Personalnebenkosten mit erwirtschaftet werden. Auf der Seite der Arbeitnehmer stehen aber die Motive soziale Sicherheit, stabile und steigende Löhne und attraktive Freizeitgestaltung im Vordergrund. Auf der anderen Seite verkörpern Sie als kommerzieller Kunde die für Unternehmen bedrohliche Einstellung, dass eine Kaufentscheidung auf Basis der Preis-Leistung-Verhältnisse begründet ist und bestätigen somit das unternehmerische Interesse an Kostenreduktion und wettbewerbsfähigen Preisen.
Abbildung 8: Der Zwang zur Kostenreduktion
Mit dem Wachstum der Bürokratie in den Unternehmen wurde die Anzahl der Abteilungen und Stäbe immer größer. Dies hatte zur Folge, dass die Entscheidungswege immer länger, zeitintensiver und von dem Ort der Leistungserstellung entkoppelt wurden. Das Unternehmen wird überladen mit Over-Head-Kosten. Jeder Einkäufer kann ad hoc eine stattliche Anzahl von Ursachen aufzählen, welche ihn in seiner Effizienz hemmen. Folgende Ursachen (Hartmann H., 2002, S. 24f) für den Verlust von Effizienz im Einkauf werden beispielhaft ausgeführt:
Die RPA-Robotik wird als Ersatz für operative Arbeitsschritte des Einkaufs gesehen, als unterstützendes Tool zur Entlastung von sich wiederholenden und zeitraubenden Tätigkeiten.
Hier darf sich nicht auf den negativen Erfahrungen vergangener IT-Einführungen oder IT-Optimierungen zurückgegriffen werden. Es handelt sich nicht um IT-Softwareeinführung, sondern um die Optimierung in bestehende Anwendung. Sie ermöglicht hohe Kosteneinsparung bei Fehlerfreiheit und dem Erhalten der operativen Agilität im Einkauf.
Abbildung 9: RPA-Vollzug
Der Einsatz von RPA Technologien ist an keine spezielle IT-Infrastruktur gebunden. Das bedeutet, dass auch die knappen Kapazitäten der bestehenden betrieblichen IT-Abteilung keine Beschränkungen darstellen. Durch das Fehlen der Migration und der Konzentration auf dem Auslesen von Masken und Ausfüllen von Masken in der bestehenden Software (beispielsweise SAP), wird diese unternehmensinterne Hürde verhindert. Gleichfalls wird die Hürde, der nicht verfügbaren betrieblichen IT-Mitarbeiter verhindert.
Die RPA-Tools sind häufig intuitiv programmierbar und bedienbar. Die Einkäufe können selbst die notwendigen Bots erstellen, anpassen und umsetzen. Damit lassen sich sehr schnelle Realisierungszeiten und ein hoher return on investment generieren. Mit den gegebenen Möglichkeiten, dass der Einkäufer selbst seine Bots programmieren und einsetzen kann, wird eine hohe Akzeptanz im Einkauf erreicht.
Die Frage nach der Anzahl der Software Roboter, welche der Einkauf zur Realisierung bringen kann, beantwortet sich aus der Komplexität des betrieblichen Geschehens. Grundsätzlich kann jeder sich wiederholende Geschäftsvorgang, welcher einer Routine folgt, programmiert werden. Hier gilt es, eine gesunde und wirtschaftliche Auswahl vorzunehmen, um mit dem Richtigen zu starten und nicht über das Ziel hinauszuschießen.
Um ein Unternehmen wirtschaftlich erfolgreicher zu führen, muss dessen permanente Rentabilität erarbeitet werden.
Erfüllt das Produkt die Anforderungen oder Erwartungen des Kunden, wird der Kunde kaufen und dem Unternehmen treu bleiben. Diese Bindung erhöht sich, wenn das Produkt die Erwartungen sogar positiv übererfüllt.
Aber umgekehrt steigt der Kunde wahrscheinlich auf ein Produkt der Konkurrenz um, wenn seine Erwartungen unerfüllt bleiben.
Der Mitarbeiter strebt nach einem sicheren Arbeitsplatz und Lohn, verbunden mit dem menschlichen Streben nach einer harmonischen und zufriedenstellenden Zusammenarbeit.
Folglich ist zu empfehlen, dass sich das Unternehmen vom Kundenwunsch orientieren und leiten lässt, aber seine wirtschaftlichen Belange und Kosten im Blick behält. Das Produkt oder die Produktleistung befriedigt überwiegend die Bedürfnisse der Kunden, nicht das Unternehmen in seiner Aufstellung und Aktionen.
Die veränderten Rahmenbedingungen aus den Industrie 4.0 Impulsen, wie bspw. 5G Netze, künstliche Intelligenz, robotic process automation (RPA) und digitale Prozesse führen zu neuen Begriffen. Für Beachtung und Verwunderung sorgt die Erkenntnis, dass Technik nicht mehr limitieren wird.
Das Prinzip ist einfach und klar, keineswegs überraschend. Wir werden verbleibende manuelle zeitraubende Einkaufsarbeit zerlegen in Arbeitsteile, diese automatisieren oder digitalisieren, um Effizienzen zu heben und deren eingesparte Zeiten wertbringend im Einkauf einzusetzen.
Abbildung 10: Effizienzen- oder Automatisierungsmuster
Die bisher verwendeten Prozessoptimierungen im Einkauf, welche auf eigenen Softwarelösungen gründen, stellen eine hohe Realisierungshürde dar. In den vergangenen IT-Softwareoptimierungen des Einkaufs wurde der Ansatz verfolgt, die Tätigkeit zu verändern oder durch zusätzliche Software vollständig zu automatisieren.
Ihr Einsatz erfolgt zu den bestehenden Tools und bedeutet keine Migration in die IT-Landschaft sowie Qualifikation der Einkäufe auf weitere IT-Systeme. Auch der interne Engpass an eigener IT-Kapazität wird umgangen.
Abbildung 11: RPA-Integration
Trotzdem verbleiben nach wie vor simple und sich wiederholende Tätigkeiten im Einkauf. Mit dem Einsatz von Software Robotern (digital worker) sind Einsparungen, durch Automatisierung dieser bezeichneten Tätigkeiten möglich. Mit dieser Prozessoptimierung im Einkauf kann der Einsatz von Robotern und IT-Automatisierungstools zum Einsatz kommen. Somit stellt der Einsatz von RPA-Software im Einkauf eine wertvolle unternehmensfreundliche Optimierung dar. Die gängige Technologie der RPA Software generiert das Auslesen den bestehenden Oberflächen, der Datenübertragung, der Datenspeicherung und realisiert den Brückenschlag, denn RPA´s stellen eine Ergänzung zu den bestehenden und bereits akzeptierten betrieblichen EDV dar. Sie nutzen die bestehenden Systeme in derselben Art wie der vorhandene Einkäufer. Mit ihrer Programmierung auf sich wiederholende und rezeptive Tätigkeiten wird eine Entlastung im Einkauf realisiert.
Zur digitalen Transformation wird dem Einkauf durch die RPA Technik ein starkes Werkzeug an die Hand gegeben.
Mit der Fragmentierung des Einkaufs in eine unterschiedliche Anzahl an Prozessschritten, wird das Einsatzspektrum definiert. Diese leistungsstarken RPA-Tools stellen den nächsten Schritt des Einkaufs zur Reduzierung der Prozesskosten und zur Verbesserung seiner operativen Abwicklungsleistung dar. Die erwünschten Nebeneffekte sind die Steigerung der Bearbeitungskapazität und vollständige Fehlerfreiheit.
Nach dem Bericht des Institutes für angewandte Arbeitswissenschaft (IFFA, Robotic Process Automation, 2019) liegen die unternehmerischen internen Hemmnisse zu 32% in der fehlenden Prozessfragmentierung, 17% in der mangelnden Bereitschaft der IT-Abteilungen, 17% an der fehlenden RPA-Vision, 7% an der mangelnden Fähigkeit zur technischen Umsetzung und 7% am Änderungswiderstand.
Auch wenn heute die Digitalisierung des Einkaufs noch in den Anfängen (Kinderschuhen) steckt, wird es nicht lange so bleiben. Gerade in Zeiten von wirtschaftlichen Krisen, in Zeiten von Fachkräftemangel oder in Zeiten von Kostendruck wird der Zwang zur Effizienzsteigerung ausgeübt. Ebenso wie alle Prozesse des Unternehmens, werden auch die Einkaufsprozesse auf den Prüfstand kommen. Der Einkaufsprozess findet starke Vorbilder in der Finanzbuchhaltung (Smeets M., 2019) und dem Rechnungswesen, welche in Anlehnung an den Bankensektor bereits nachweisliche Umsetzungserfolge durch Einsatz von Robotern ausweisen können. Weiterhin sind gerade die finanzwirtschaftlichen Unternehmensprozesse starken Dokumentationen, Compliance Regeln und Kontrollen unterworfen, was durch Software Roboter und deren permanente Dokumentation gegeben wird.
Klassisch werden die Ziele des Einkaufs (Arnolds, 2016, S. 8- 13) wie folgt definiert.
Das Ziel sicherer und kostenoptimale Einkaufsprozess (Prozesseffizienz), welcher einen Wertbeitrag zum Unternehmensergebnis erbringt, wird durch den Einsatz der RPA Software Technologie unterstützt, durch:
Um weiterhin als Unternehmen am Markt etabliert zu bleiben und Gewinne zu erzielen, wurde ein vorrangiges Ziel, Kosten zu senken. Die Zielerreichung ist nach der klassischen Lehre der Betriebswirtschaft (Bruhn, 1999, S. 41-62) gegeben. Der Gewinn (Rendite) als Zielkriterium, das Streben nach dem maximalen Erlös und die Langfristigkeit der Erlösmaximierung (Huch, 1970, S. 72) unter Betrachtung des Produktangebots. Gewinnoptimal, das heißt, maximaler Erlös zu minimalen Kosten im Material und Prozess.
Abbildung 12: Beitrag des Einkaufs am Unternehmenserfolg
Die nachfolgenden Überlegungen konzentrieren sich auf Lösungen zu den Fragen nach einer wirtschaftlichen und risikoarmen unternehmerischen Leistungserstellung mittels der Methoden der RPA-Automatisierung. Operativ birgt das Automatisieren die Generierung von Effizienz und Kostensenkung, verbunden mit einer verbesserten Risikosicherung/-effekte. Die operativen Ziele sind:
reduziert das Unternehmen seine Lohnkosten und Lohnnebenkosten, durch Unterlassen notwendiger Einstellungen, Mehrarbeiten oder Personalreduktion.
Denken Sie allein an den aufwändigen Wechsel von Masken, den Einsatz von zwei oder drei Bildschirmen im Einkauf, mindestens fünf Softwareprogrammen sowie das lästige Übertragen oder Prüfen von Daten von einer Bildschirmmaske zu einer anderen Bildschirmmaske.
Das menschliche Auge ermüdet, der Einkäufer wird abgelenkt, Telefonate zwischendrin, kopieren, merken und übertragen usw.
Dem Roboter macht das Zusammentragen von Daten aus verschiedenen Quellen und Oberflächen keine Schwierigkeiten. Der Roboter erfüllt diese Aufgabe fehlerfrei, ermüdungsfrei, rund um die Uhr, online und äußerst kostengünstig. Somit kann der Roboter Daten einfach von einem System auslesen und in ein weiteres System eingeben. Es bedarf keiner Schnittstellen oder Anpassungen an die bestehenden IT-Systeme. Der Roboter selbst greift auf der Oberfläche auf das entsprechende Programm zu, liest aus und überträgt. Damit lassen sich alle eigenständigen und wiederholenden Tätigkeiten, welche nach definierten Prozessen oder Mustern erfolgen, an einen RPA Roboter übertragen. Der Roboter wird zuverlässig, exakt und fehlerfrei fortan diesen Arbeitsschritt ausführen.
Abbildung 13: RPA-Ergebnis
Einzige Voraussetzung ist, dass es sich um regelbasierte Arbeitsvorgänge handelt, welche der Software vermittelbar sind. Der Einsatzbereich geht über das reine Lesen und Schreiben weit hinaus. Ebenfalls möglich, dass der Software Roboter Überwachungstätigkeiten ausführt und als Ergebnis der Überwachung, in Überschreitung oder Unterschreitung der Regelwerte, Aktionen eingeleitet werden. Ob es sich um eine Bestellauslösung, eine E-Mail-Information, oder eine sonstige Aktion handelt, ist frei programmiert. Auch das Sortieren und Vorbereiten von Listen kann eine große Entlastung darstellen. Denkt man an das große Feld der Aufbereitung von Kennzahlen, so lassen sich beispielsweise permanent Vergleichswerte erstellen. Dies wird durch einfaches Auslesen von eigenen Daten, von Internet basierten Marktdaten oder deren Kombination möglich.
Der Software Roboter stellt den Brückenschlag zwischen dem Einkäufer und seiner vorhandenen IT-Infrastruktur dar. Daher wird die RPA
Software als Brückentechnologie in den digitalen Einkauf bezeichnet. Er schließt die Lücken und Hürden, was die Vielfalt an IT-Software, Kommunikationstechnik und Medienbrüche erzeugt und verbindet diese problemlos.
Abbildung 14: Brückenschlag
Die Vorteile der RPA Einführung und Automatisierung von manuellen Routinetätigkeiten sind:
Die Nachteile der RPA-Einführung
Eine Weiterentwicklung ist das Kombinieren der Software Roboter. Hierzu werden Software Roboter in Reihe seriell geschaltet und ihre Aktionsergebnisse verbunden. Damit treten sie nicht direkt in Interaktionen, sondern verarbeiten seriell die einzelnen Ergebnisse weiter. Damit lässt sich Dateneingabe, Datenkontrolle, Datenverarbeitung, Datenausgabe und Rechenoperationen schnell, fehlerfrei verkoppeln und realisieren.
Nach der Koppelung der RPA´s kommt die Entwicklung der Entscheidungsfähigkeit oder Lernfähigkeit. Der nächste Schritt ist die Verbindung von RPA´s mit künstlicher Intelligenz, das heißt ein selbstlernender Prozess additiv mitzugeben. Damit steigt der Wirkungsgrad und Einsatz der Software Roboter von der reinen regelbasierten Wiederholung und Ausführung, zu einem selbstlernenden Prozessteilnehmer, welcher auf definierte Intelligenz und Logik begrenzte, programmierte Entscheidungen treffen wird. In allen Fällen, wo der Software Roboter und die verbundene künstliche Intelligenz an Verarbeitungsgrenzen stößt, wird das Thema an den zuständigen Einkäufer eskaliert. Somit erfolgt eine Umsetzung oder eine Eskalation gemäß dem 0/1 Prinzip der Software Technologie. Mit diesem einfachen entweder/oder Prinzip, wird ein Basisrisikomanagement und Störungsmanagement mitprogrammiert.
Natürlich ist für den Einkauf RPA keine Wunderwaffe oder Allzweckwaffe zu einer Automatisierung des Einkaufsprozesses. Natürlich eignet sich nicht jeder Einkaufsprozessschritt. Aber RPA wird den Einkauf von routinebasierten Einkaufsschritten vollständig entlasten, ihn exakt dokumentieren und deutlich beschleunigen.
Trotzdem ist jede Verbesserung nur eine zeitlich limitierte Stufe, bis zu einer weiteren Verbesserung
Ist der Prozessschritt ausgewählt, die Rahmenbedingungen bekannt und die Automatisierungen mittels RPA-Software, Apps oder IT-Applikationen in Betrieb, so werden eine Reihe von Vorteilen für den Einkauf erzeugt, wie:
Betrachtet man die Vorteile einer Automatisierung, mit Blick auf die Einsatzmöglichkeiten für das Unternehmen und dessen Effizienzen, so lassen sich diese wie folgt aufzählen:
Abbildung 15: Vorteile der Automatisierung
Typische Merkmale eines automatisierten Prozesses sind:
Abbildung 16: Merkmale der Automatisierung
Nachfolgend finden Sie Veränderungen, welche alle Automatisierung im operativen Einkauf im Unternehmen bewirken werden oder nicht.