Kennen Sie diese Situation?
Sie sitzen in einem Seminar, am Ende des Raumes steht ein Redner und rattert sein Programm von neun bis siebzehn Uhr herunter. Ihre Sitznachbarn gähnen und obwohl das Thema wichtig ist, schweifen Ihre Gedanken doch immer wieder ab.
Kennen Sie diese Situation?
Sie sitzen in einer Versammlung und es entstehen Meinungsverschiedenheiten. Die Teilnehmer reden aufeinander ein, ohne dass dabei eine konstruktive Lösung entsteht.
Kennen Sie diese Situation?
Sie werden demnächst selbst ein Seminar oder eine Versammlung veranstalten und wollen auf keinen Fall eine der beiden oben genannten Situationen erleben.
Dieses Buch wird Ihnen dabei helfen, Ihre Veranstaltung in einen informativen, praktischen Austausch mit team-bildender, lockerer Atmosphäre zu verwandeln. Binden Sie Ihre Teilnehmer mit ein und nutzen Sie die Erfahrungen anderer. Mit den richtigen Medien und etwas Kreativität machen Sie Ihre Veranstaltung zum High Light und erlangen damit die Wirkung und den Respekt für Ihre zukünftigen Projekte.
Für welche Veranstaltungen ist dieses Buches konzipiert?
Sie können die Anregungen dieses Buches für fast alle Veranstaltungen in Seminar, Vortrags- oder Versammlungsform benutzen. Passen Sie die Ideen einfach an die Begebenheiten und Teilnehmerzahl an.
Ich biete Ihnen meine eigenen Erfahrungen sowie die Erfahrungen anderer Veranstalter zur Inspiration an - am Ende entscheiden immer Sie, was Sie umsetzen möchten.
Legen Sie los!
Lesen Sie nicht nur das Buch, sondern arbeiten Sie mit diesem Buch. Markieren Sie sich die für Ihre Veranstaltung passenden Ideen. Machen Sie sich Notizen, wenn Ihnen etwas einfällt.
Die Planung und Organisation der Veranstaltung wird den größten Teil dieses Buches einnehmen. Hier werden Sie viele Hinweise und Ideen zu allen Bereichen der Planung von Seminaren und Versammlungen erhalten, von der Einteilung des Raumes über die anfallenden Aufgaben bis hin zur Vorbereitung Ihrer Themen, welche Sie vermitteln möchten.
Beginnen Sie mit einem Brain Storming, sammeln Sie alle Informationen und Themen grob und ungeordnet zusammen, die Sie Ihren Zuhörern vermitteln möchten. Wenn möglich binden Sie andere mit ein, um ein breiteres Feld an Ideen zu bekommen und gleichzeitig die Meinung eines objektiven Betrachters einholen zu können. Im Gespräch mit anderen erhalten Sie ebenfalls einen Eindruck, für welche Informationen sich Ihre Zielgruppe besonders interessiert.
Fassen Sie nun die gesammelten Stichpunkte in Themengruppen zusammen und finden Sie zu der jeweiligen Gruppe eine passende Überschrift. Entwerfen Sie dazu die grafische Darstellung durch ein Mind-Map oder bilden Sie einfach eine Liste mit dem entsprechenden Hauptthema und den dazugehörigen Unterpunkten. So schaffen Sie sich optisch einen Überblick und können die Themen, die für Ihre Veranstaltung interessant sind, hervorheben, unpassende Ideen verwerfen und eine sinnvolle Reihenfolge festlegen.
Nachdem Sie alle wichtigen Themen festgelegt haben, erstellen Sie nun eine sinnvolle Reihenfolge, in der Sie Ihre Informationen an Ihre Teilnehmer vermitteln wollen. Vermeiden Sie Themensprünge, lassen Sie möglichst einen roten Faden erkennen, der sich durch Ihre gesamte Veranstaltung zieht. Aus dieser Reihenfolge bilden Sie dann Ihre Tagesordnung, die Sie zur Planung Ihrer Veranstaltung benötigen und später Ihren Teilnehmern zukommen lassen.
Bevor Sie willkürlich einen Termin und einen Ort festlegen, sollten Sie sich klarmachen, wer Ihre Zielgruppe ist. Planen Sie ein Seminar für einen Arbeitgeber, sollte der Termin innerhalb der Arbeitszeit und möglichst in den Räumen der Firma stattfinden. Planen Sie einen Elternabend, sollten Sie eine Zeit in den Abendstunden festlegen, an denen möglichst viele Berufstätige teilnehmen können. Planen Sie eine Verkaufsveranstaltung, legen Sie die Zeit so, dass möglichst viele potenzielle Kunden sich am Ort wohl und zugehörig fühlen, und eine Zeit, zu der möglichst viele potenzielle Kunden anwesend sein werden.
Überlegen Sie genau, welcher Ort sich dafür eignet, Ihre Themen und Informationen bestmöglich vermitteln zu können. Die Personenanzahl ist nicht nur dafür entscheidend, wie groß der Raum sein sollte und wie viele Sitzmöglichkeiten Sie brauchen werden.
Folgendes ist für Ihre Raumplanung und die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer entscheidend:
Besuchen Sie mehrere mögliche Veranstaltungsräume und schauen Sie sich genau um. Betrachten Sie den Raum aus Sicht eines Teilnehmers und testen Sie, ob Sie alles sehen und hören können. Ebenso sollten Sie den Raum von dort aus betrachten, wo Sie stehen werden und wie die technischen Möglichkeiten vor Ort aussehen. Sprechen Sie mit den Eigentümern oder Vermietern der Lokalität, was möglich und was bereits vorhanden ist. Je mehr Medien sich schon vor Ort befinden, desto weniger müssen Sie welche beschaffen und organisieren.
Nutzen Sie immer die Möglichkeit, sich umzuschauen, wenn Sie selbst Teilnehmer auf einer Veranstaltung sind. Was fällt Ihnen bei den Vorträgen auf, bei denen Sie zu Gast sind? Wie sind die Räumlichkeiten, die Sitzordnung, die Technik und die Akustik? Notieren Sie für sich selbst, was Ihnen positiv aufgefallen ist und setzen Sie dies auf Ihren Veranstaltungen um. Notieren Sie genauso, was Ihnen negativ aufgefallen ist und versuchen Sie, dies in Ihrer eigenen Veranstaltung zu vermeiden.
Tauschen Sie sich mit anderen Teilnehmern aus und bringen Sie in Erfahrung, was diesen an Veranstaltungen gefällt und welche Erlebnisse ihnen in Erinnerung geblieben sind, seien diese nun positiv oder nicht.
Sie werden nicht immer alles umsetzen können, wie Sie es wollen. Manche Räumlichkeiten werden Ihnen vorgeschrieben und mache Umsetzungen werden nicht überall möglich sein. Geben Sie aber dennoch Ihr Bestes und versuchen Sie so viel wie möglich umzusetzen, denn: Je angenehmer und organisierter Ihr Veranstaltungsort gestaltet ist, desto höher ist die Aufmerksamkeit und Zufriedenheit Ihrer Teilnehmer.