© 2019, Frank POIREAU
Edition : BoD – Books on Demand GmbH
12/14 rond-point des Champs Élysées, 75008 Paris
Imprimé par Books on Demand GmbH, Norderstedt, Allemagne
ISBN 9782322193677
Dépôt légal : septembre 2019
Pourquoi devez-vous vous intéresser à la gouvernance d’une solution SharePoint ?
Pourquoi devez-vous vous intéresser à la gouvernance d’une solution Microsoft Teams, qui a vocation à fonctionner en mode self-service ?
Pour répondre à ces questions, il me faut peut-être clarifier ce qu’est la gouvernance.
La définition de la gouvernance vue par Microsoft a longtemps été la suivante : « la gouvernance est l’ensemble des stratégies, des rôles, des responsabilités et des processus qui sert à guider, orienter et contrôler la façon dont les divisions et les équipes informatiques collaborent pour atteindre leurs objectifs ». Il y a 10 ans, Microsoft accompagnait sa définition par ce tableau en trois colonnes qui présentait trois types de gouvernance :
Source : TechNet
Personnellement, j’ai l’habitude de mettre un point final à mes projets en remettant le « mode d’emploi de la solution SharePoint » que j’ai conçue. Il m’arrive également d’être invité à mettre en place la gouvernance d’une solution que je n’ai pas créée ! Cela me fait passer des semaines étranges, durant lesquelles je clique nulle part sur SharePoint !
J’ai ainsi créé ma définition simplifiée de la gouvernance : selon moi, la gouvernance est plus simple à appréhender lorsqu’on la résume à « un ensemble de tâches assignées à une équipe, dans le but de garantir que la solution SharePoint déployée permette effectivement à l’organisation d’atteindre les objectifs visés au moment de la genèse du projet ». Il ressort de cette définition la distinction entre le temps du projet et le temps de l’utilisation effective de la solution. Dans cet ouvrage, nous n’aborderons pas la gouvernance de la phase du projet mais bien celle qui régit la phase d’utilisation : cette gouvernance doit être formalisée dans une collection de 4 plans de la gouvernance décrite par Microsoft, puisque reprenant les 3 domaines de la gouvernance listés par Microsoft (opérationnelle, applicative et fonctionnelle), j’ajoute un plan de gouvernance général, lequel visera à organiser les liaisons entre les 3 plans de gouvernance, au sein d’un organe que je nomme généralement « centre de services SharePoint ».
Ce centre de services SharePoint possède ainsi une gouvernance à 3 têtes :
Garant de la l’efficacité du dispositif général de gouvernance mis en place, ce comité de gouvernance est en charge de l’élaboration et du suivi des différents plans de gouvernance, dont le plan général destiné à être lu par tous les membres de l'équipe de gouvernance SharePoint de l’organisation ainsi que par chaque partie prenante au cycle de vie des solutions SharePoint :
Ensuite, pour chaque solution SharePoint déployée, chaque domaine de gouvernance possède son propre plan dans lequel est décrit chaque rôle, c’est-à-dire les responsabilités et les tâches attribuées, pour chaque environnement (production de développement, de test, de préproduction, le cas échéant...).
Ensuite, il est indispensable que chaque application possède son responsable fonctionnel, le responsable de l’application (en anglais, l’Application Owner). Lors du déroulement de la phase de projet (les étapes de Design et de Build), le responsable de l’application représente les intérêts des utilisateurs-clés lors des ateliers de conception/co-construction et est, normalement, l’interlocuteur unique représentant les utilisateurs et les usages attendus.
En phase de Run (projet livré et en phase d’utilisation effective), SharePoint est une solution qui peut s’administrer, au niveau du site, en « libre-service », i.e. par le propriétaire de site qui possède le niveau d’autorisations « Contrôle total ». Nous verrons que c’est le parti pris de Microsoft dans son paramétrage par défaut. En termes de gestion de risque, votre réalité peut appeler une situation différente, l’Application Owner continuant dans la réalité d’assurer l’interface avec le Product Owner au sujet des opérations de maintenance évolutives.
Autant en phase de projet de construction d’une solution, je privilégie des approches Agile basées sur des ateliers de co-construction lors desquels les utilisateurs adopteront SharePoint avant de l’adapter, autant, dès la phase d’utilisation de la solution (la phase Run commence dès le lancement, la « mise en production »), les actions nécessaires pour maintenir la solution sur les rails vont ériger une organisation tirée de l’ITIL, documentée et encadrée par des rôles et des actions bien définis liant les 3 pans de la gouvernance. Ces plans de gouvernance sont synthétisés dans des tableaux décrivant les responsabilités des parties prenantes, leur rôle (je détaille, en conclusion, le type de tableau que j’ai finalement adopté pour synthétiser ces informations). L’identification de ces rôles, déterminés par les tâches qui leur sont attribuées, permettra de déduire les autorisations SharePoint que l’on attribuera aux différents types d’utilisateur. Même si Microsoft propose un outil qui fonctionne sur des rôles d’administration prédéfinis, on veillera à assigner les justes niveaux d’autorisation aux parties prenantes, sur base des règles de fonctionnement tirées de notre propre gouvernance.
Enfin, cette documentation de référence comporte l’indispensable volet d’accompagnement (information, formation initiale et continue) pour pallier les risques d’échec. Les risques d’échec tiennent, en effet, en premier lieu, à un manque d'application de la politique de gouvernance dû à :
Si vous ne voulez pas tout jeter au bout de quelques années, refaire la même erreur sur un nouveau projet, sur la même technologie ou sur une nouvelle, évitez que ce travail de rédaction de cet indispensable livrable documentaire soit oublié. Pour qu’il reste pratique et opérationnel, le plan de gouvernance est amené à évoluer, à être mis à jour et à être republié également tout au long de la vie du projet, quand bien même il aura été formalisé dès la phase « Projet » et validé au début de la phase « Run ». L’identification des rôles et la remise de la documentation de référence ne suffiront pas, seules, à atteindre les objectifs opérationnels que l’on s’est assignés. Quelques mois après le début de l’utilisation, vous pouvez tomber dans de nouveaux écueils :
L’établissement d’une gouvernance doit être accompagné d’une animation :
C’est l’appropriation réelle de la gouvernance par le côté fonctionnel qui va constituer l’élément clé dans l’adoption finale et l’évaluation du retour sur investissement (ROI en anglais) réellement atteint, sera à rapprocher des objectifs visés au moment de la validation du projet SharePoint du nouvel intranet, de l’introduction de nouveaux usages collaboratifs ou la mise en place d’un Digital WorkSpace numérique intégré…
Le gourou de la gouvernance SharePoint n’existe pas
Étant donné la grande diversité des 3 univers que couvrent chacun des pans de la gouvernance, j’ai coutume de dire et d’écrire qu’un seul consultant ne peut être seul en charge de la définition de toute cette organisation de tâches et de rôles.
Pour garantir une parfaite coordination de la production de ces livrables, personnellement, je tiens à garder sous ma responsabilité l’écriture du plan de gouvernance générale et du plan de gouvernance fonctionnelle, élément primordial malheureusement, dont on sous-estime trop souvent l’importance.
Du fait de mes expériences antérieures à SharePoint et le type de mission SharePoint que j’ai conduit, j’ai surtout développé la partie que Microsoft appelait « gouvernance des informations » pour évoquer aujourd’hui l’indispensable champ de la « gouvernance fonctionnelle » d’une solution SharePoint. La raison est que je me suis aperçu qu’après la phase de conception et de mise en place d’un projet, la partie « fonctionnelle » devenait le parent pauvre de la gouvernance à un point tel qu’il pouvait parfois remettre en cause le projet dans les années suivant sa livraison !
Avec l’adoption massive de la solution Office 365, le champ de la gouvernance fonctionnelle est devenu d’autant plus sensible car une approche visant à importer dans l’organisation, des copies d’outils grand public avec un niveau de gouvernance non adapté au monde des organisations, cela ne fonctionne pas bien longtemps…
Je vais donc aborder, dans ce tome 3, l’organisation et les fonctionnalités permettant de garantir un haut niveau de gouvernance fonctionnelle dans notre Digital WorkSpace.
Le sujet traité dans ce livre sera essentiellement la gouvernance fonctionnelle d’une solution SharePoint en phase de « Run », c’est-à-dire lorsque le projet a été livré et est donc « sur les rails ». De façon concrète, je vous propose de voir quels sont les champs et les rôles liés à la gouvernance fonctionnelle dans SharePoint pour être certain que la solution « fonctionne correctement » et permette à l’organisation les objectifs visés lors de la phase « projet ».
Les champs de la gouvernance fonctionnelle dans SharePoint sont, selon moi, au nombre de 4. Ils reprennent la logique de conception définie au cours de la phase de construction de la solution (Build en anglais) : ainsi, j’ai appelé, ces champs, les piliers de la gouvernance, pour rappeler sur quels éléments de base est bâtie la solution. L’architecture d’une solution SharePoint repose sur les 4 ensembles de paramètres suivants :
Les deux premiers points listés ci-avant concernent ainsi la gouvernance des contenus, tandis que les deux derniers points concernent la gouvernance des utilisateurs.
Après cette section d’introduction à la gouvernance fonctionnelle, j’ai décidé d’organiser ainsi ce livre en deux sections principales :
Ces deux sections vous permettront d’identifier les actions et les rôles qui en découlent, impliqués dans la bonne gouvernance d’une solution SharePoint en cours d’utilisation, en n’oubliant d’indiquer ni les différences entre le monde Serveur et Online et celles qui existent entre le monde du SharePoint classique et celui du monde « Modern » !
Avant cela, je vous présente les rôles d’administrateur fonctionnel qui existent, par défaut, dans les solutions SharePoint, impliqués dans la bonne gouvernance des utilisateurs et de leurs contenus.
Pour structurer mon propos et toute la démarche que je déploie, je cite 4 sous-domaines de la gouvernance fonctionnelle, répartis comme suit :
En face de ces sous-domaines, votre organisation va devoir distribuer les différents rôles d’administrateurs SharePoint :
Ces 3 rôles sont ainsi impliqués dans la gouvernance fonctionnelle, parfois en renfort de certains rôles d’utilisateurs ; vous pourrez distribuer ces différents rôles à différentes personnes comme vous pourrez décider de cumuler tous ces rôles sur les épaules d’une seule personne. Néanmoins, cette personne devra accéder aux différentes pages d’administration pour réaliser les tâches des 4 familles de gouvernance fonctionnelle.
Automatiser avec PowerShell
Ce livre a été pensé pour se mettre au service d’utilisateurs pour développer une vision de ce que peut apporter SharePoint et adopter les fonctionnalités avancées avant d’envisager tout développement complémentaire, en matière de paramétrage en rapport avec la gouvernance. Pour assurer la gouvernance, Microsoft a prévu un langage informatique appelé PowerShell, lequel a vocation à vous accompagner dans la gouvernance de la solution : initialement langage de programmation, il permet d’écrire des lignes de commande ou des scripts pour interagir avec Windows, Windows Server, Exchange mais également, dans notre cas, avec SharePoint serveur et SharePoint Online.
Pour se former : https ://docs.microsoft.com/fr-fr/powershell/sharepoint/
Sur la page « Paramètres de site », si vous voyez la section « Administration de la collection de sites », c’est que vous faites partie des administrateurs de collection de sites. Ce type d’utilisateur est particulier puisqu’il est le seul à accéder au menu d’administration de la collection de sites et possède ainsi un niveau d’autorisations au-dessus de la gestion « normale » des autorisations. Il est d’ailleurs recommandé en termes de gouvernance qu’au moins deux comptes utilisateur soient utilisés pour chaque collection de sites mais les choses sont facilitées sur Office 365 : sur Office 365, posséder le rôle « Administrateur SharePoint » fait que vous êtes automatiquement incorporés dans le groupe « SharePoint Service Administrator », tandis que « Company Administrator » regroupe les « Administrateurs du Tenant Office 365 ».
Vous devez considérer que l’administrateur de collections de sites est « au-dessus » des groupes utilisateurs et des niveaux d’autorisations. C’est lui qui détermine la gouvernance initiale des utilisateurs en définissant les niveaux d’autorisations et la composition des premiers groupes d’utilisateurs sur le site parent à qui il leur associe un niveau d’autorisations. Il est parfois décidé qu’il appartient à certains utilisateurs qualifiés de gérer les autorisations, par la suite, en lieu et place des services informatiques mais, dans le cas contraire, c’est souvent l’administrateur de collections de sites qui continue de gérer les utilisateurs au cours de la vie de la solution. L’administrateur de collections de sites va continuer à les accompagner avec généralement le rôle de support à l’utilisateur pour ces 2 raisons :
Son rôle pourrait s’apparenter à des tâches classiques de Help Desk mais pas uniquement. Il n’est pas rare que ce rôle puisse être partagé entre plusieurs équipes lors de phase de Build mais également lors de la phase de Run car il est le seul à :
L’administrateur de collection de sites paraît par conséquent pleinement engagé dans les gouvernances des utilisateurs et des contenus mais, paradoxalement, la règle de conception de solution « Modern » pour les sites de communication et d’équipe « Modern », privilégiant 1 collection de sites par groupe de travail, tend à réduire leur rôle au détriment des 2 rôles d’administrateur suivants.
Sur Online, le rôle de l’administrateur de la console SharePoint n’est pas équivalent à celui de l’environnement Serveur car il n’accède qu’à une partie réduite des fonctionnalités d’administration du serveur SharePoint : la raison est que les serveurs SharePoint sont mutualisés entre les « locataires » de « Tenant » Office 365.
Un administrateur SharePoint Online n’aura pas, par conséquence, à administrer le Serveur SharePoint, ce qui représente l’avantage principal du choix du « Cloud Office 365 » en évitant de devoir réaliser les tâches de gouvernance en maintien en condition opérationnelle.
SharePoint Serveur sur le Cloud Azure
Il est possible d’installer et d’administrer un serveur SharePoint sur le Cloud (sur Azure, entre autres) mais, dans ce cas, vous ne disposerez pas des facilités d’administration offertes par Office 365.
L’administrateur SharePoint Online n’accède donc pas à toutes les fonctionnalités d’administration Serveur de SharePoint : parmi les fonctionnalités communes, les administrateurs Serveur et OneDrive gèrent de façon indissociée le centre d’administration SharePoint et le centre d’administration de OneDrive, alors que Ms Teams possède son rôle d’administration sur le centre d’administration Office 365.
Dans cet environnement Online, l’administrateur SharePoint possède néanmoins des fonctionnalités propres à l’environnement Online, pour gérer spécifiquement les accès externes.
Les fonctionnalités qui figurent sur les consoles d’administration SharePoint Online et Serveur font que ces administrateurs possèdent un rôle en rapport avec la gouvernance des utilisateurs et des contenus. Actuellement, il n’y a pas de granularité possible qui viendrait à partager, pour des raisons d’ordre « Métier », le rôle d’administrateur SharePoint entre plusieurs personnes. Quelle personne ou quel groupe de personnes va hériter de ce rôle dans votre organisation ?
Les administrateurs SharePoint sont les dépositaires de la gouvernance des « contenants des contenus », i.e. ils sont associés à la création, à la suppression des plus gros containers d’information SharePoint que sont les collections de sites.
Ils accèdent aussi à certaines fonctionnalités qui s’administrent au niveau du serveur : ils vont ainsi devoir travailler avec des collaborateurs en charge des connexions de données, de la gestion des métadonnées, de la maintenance du schéma de recherche tout au long de la vie de la solution : le Knowledge Manager, l’archiviste d’entreprise, le responsable de la Compliance et le petit dernier « le DPO », autant de personnes en charge de la gouvernance des contenus que l’on pourrait trouver impliquées comme administrateur fonctionnel de la solution de recherche déployée.
SharePoint possède des fonctionnalités de réseau social avec l’existence de profils utilisateurs : les administrateurs SharePoint vont donc être impliqués dans la définition des champs de profil utilisateur en relation avec un représentant des ressources humaines, aussi bien en phase Projet qu’en phase de Run.
Je vais maintenant faire un rapide tour d’horizon du rôle d’administrateur SharePoint en vous présentant la console SharePoint Online qui est plus simple, car centrée sur la gouvernance fonctionnelle et applicative.
Ce qui est moins simple sur Online, c’est qu’actuellement, l’administrateur SharePoint possède deux consoles d’administration SharePoint car, comme pour ses solutions SharePoint, nous vivons la cohabitation d’une expérience « Modern » à côté de l’expérience classique.
Depuis 2016, le centre d’administration SharePoint Online se voit enrichi progressivement d’un second ensemble de pages d’administration, appelé « nouveau Centre d’administration ».
Ce nouveau centre correspond, ni plus ni moins, à l’expérience « Modern » du centre d’administration « classique ». Comme pour l’expérience utilisateur de SharePoint « Modern », il n’y a pas photo : l’expérience « Modern » du centre d’administration dispose d’une interface plus raffinée et possède aussi de nouvelles fonctionnalités par rapport à l’expérience classique, comme la possibilité de consulter des statistiques d’utilisation.
Contrairement aux expériences utilisateur dans SharePoint, l’expérience « Modern », en mars 2019, manque encore d’une trop grande partie des fonctionnalités de l’expérience du centre d’administration classique et, d’un autre côté, vous ne pourrez pas, non plus, vous passer de l’expérience « Modern » car elle est la seule à vous présenter la liste complète des collections de site déployées, alors que le centre classique, plus complet, ne liste que les collections de sites… classiques.
Quoique limitée par rapport à le centre d’administration Serveur, il n’en demeure pas moins que le centre d’administration SharePoint classique est le plus proche des deux centres Online.
Les fonctionnalités de l’administration SharePoint Online classiques partagées
se résument dans la barre de navigation de gauche comme suit.
La page « Collections de sites » permet de créer, paramétrer et supprimer les collections de sites (présentation détaillée consacrée ci-après à « la gouvernance des contenus » car elle est importante dans le cadre de la gouvernance de la solution).
La page « InfoPath » permet d’activer InfoPath Forms Services mais Microsoft l’ayant déclassé en 2015 de l’édition SharePoint Online, InfoPath n’est donc plus pris en charge.
La page « Profils utilisateurs » permet de gérer bon nombre de fonctionnalités que l’on trouve sur le serveur SharePoint (présentation détaillée consacrée ci-après à « la gouvernance des utilisateurs » car elle est importante dans le cadre de la gouvernance de la solution).
La page « BCS » permet d’accéder à des pages de définition et de gestion du cadre de connexion externe de type BDC et service OData, types de connecteurs toujours pertinents mais largement éclipsés par le cadre de connecteurs Office 365 vers les services Cloud visibles depuis Ms Teams et Flow.
La page « Magasin de termes » permet d’accéder au magasin de termes, au niveau du serveur, c’est-à-dire au-dessus des différentes collections de site (présentation détaillée consacrée ci-après à « la gouvernance des utilisateurs » car elle est importante dans le cadre de la gouvernance de la solution).
La page « Gestion des enregistrements » permet d’accéder à une page de configuration de connexion vers une ou plusieurs collections d’archivage, donc de sites de type Centre des enregistrements. Cette page est par conséquent plutôt utilisée dans le cadre de scénario de construction (phase de Build) et ne sera pas détaillée ci-après (la gouvernance en phase de Run est ici notre sujet).
La page « Recherche » permet d’accéder à un ensemble de pages de configuration de la recherche au niveau du serveur, au-dessus donc des collections de site. Contrairement à ce que l’on pourrait imaginer, la bonne gouvernance de la solution de recherche SharePoint amènera tout naturellement à venir régulièrement apporter des ajustements qui complèteront les facultés de machine apprenante du moteur de recherche de SharePoint (une partie des fonctionnalités sera détaillée, consacrée ci-après à « la gouvernance des contenus » car elle est importante dans le cadre de la gouvernance de la solution)1.
La page « Banque d’informations » sécurisée liste les connexions externes, les champs d’informations et d’identification et, les noms des administrateurs et des membres.
La page « Applications » permet de gérer vos propres applications, dans un magasin d’APP qui sera propre à votre « Tenant » ; au lieu d’offrir la possibilité d’ajouter des APPs dans le contenu du site sans contrôle, la page « Applications » permet de lister les demandes d’accès à votre magasin et de conditionner la distribution des APPs qui y sont gérées (cette page ne sera donc pas détaillée ci-après).
La page « Partage » permet de définir les options par défaut de partage de toutes les collections de sites avec les utilisateurs externes (présentation détaillée consacrée ci-après à « la gouvernance des utilisateurs » car elle est importante dans le cadre de la gouvernance de la solution).
La page « Paramètres » est une des pages les plus importantes dans la configuration de l’ensemble des collections de sites en phase de Build ; en effet, elle permet d’activer la présence de SharePoint, de OneDrive, de Yammer et de Delve (Office Graph) dans le lanceur d’applications, de déterminer le type de gestion de stockage de collection de sites (manuelle ou automatique), d’afficher ou de masquer le bouton de synchronisation dans OneDrive, de forcer l’expérience classique ou « Modern » des OneDrive, des sites SharePoint et du centre d’administration SharePoint Online, d’activer ou non les fonctionnalités d’aperçu. Cette page est intéressante aussi en phase de « Run » car un ensemble de fonctionnalités concernant les autorisations des utilisateurs est à prendre en compte dans la gouvernance des utilisateurs (présentation détaillée consacrée ci-après à « la gouvernance des utilisateurs » car elle est importante dans le cadre de la gouvernance de la solution).