Dieses Buch richtet sich an Anfänger/innen oder auch Anwender/innen mit ein wenig Grundwissen, welche Schritt für Schritt die Möglichkeiten, welche Excel im Bereich Formeln und Funktionen bietet, kennenlernen möchten.
Diese Lektüre startet mit dem Erstellen einfacher Formeln, bietet Tipps und Tricks für die ersten Excel Funktionen, dem Aufbau und Logik von Funktionen, eine Übersicht der wichtigsten Funktionen in Excel bis hin zu komplexeren Verschachtelungen und Kombinationen.
Dabei ist es stets wichtig nicht zu theoretisch bzw. mathematisch zu werden, sondern immer mit der Sicht eines Anwenders bzw. Anwenderin möglichst praxisorientiert und verständlich die Funktionen und Beispiele näher zu bringen.
Nach Geschäftsaufgabe seines damaligen Arbeitgeber 1997, meldete er als EDV Quereinsteiger ein selbständiges IT Gewerbe an. Hier sammelte er viele Jahre praktische Erfahrung. Nach und nach wechselte er vom Service, Support und Software Entwicklung in den Bereich Seminare, Schulungen, Coaching sowie Schulungsbücher.
Es nützt der beste Experte nichts, wenn er das Wissen nicht vermitteln kann.
Hier kommt ihm der IT Quereinstieg zugute. Egal ob in Seminaren oder bei Sachbüchern, ist es ihm stets wichtig, dem Anwender und dem Leser auf Augenhöhe zu begegnen und so die Materie verständlich zu erläutern. Auch immer mit einem klaren Bezug zur individuellen Praxisumgebung des Anwenders bzw. des Lesers.
Um den Bezug zur Praxis nicht zu verlieren und auf dem aktuellen Stand zu bleiben, erstellt Jörg Weiss nicht nur theoretische Schulungs und Sachbücher, sondern geht auch weiterhin praktischen Aufgaben im IT Bereich nach. Seine Schwerpunkte liegen bei Hard und Software, Betriebssystemen, Anwendersoftware, Sicherheit, mobile Kommunikation und Softwareentwicklung für Apple und Microsoft Geräte.
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mail@autorjoergweiss.onmicrosoft.com
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3. Auflage, 2021
© 2021 Alle Rechte vorbehalten.
Jörg Weiss
Brücklesäcker 3
71083 Herrenberg
Herstellung und Verlag: BoD – Books on Demand GmbH, Norderstedt
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ISBN: 9783753410531
Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm der Firma Microsoft, welches im Jahr 1985 vorgestellt wurde. Es ist heute Bestandteil der sogenannten Microsoft Office Suite für Windows und Mac – mit den Programmen PowerPoint (Präsentationen) und Word (Textverarbeitung). Dieses Buch behandelt die Microsoft Office Excel Softwareversion für Apple macOS Desktop- und Notebookrechner.
Excel bietet Ihnen neben der einfachen Darstellung, auch die Möglichkeit größere Tabellen und Daten optisch mit Formatierungen, Diagrammen und Filtern aufzubereiten. Daten können mittels Formeln und Funktionen berechnet und ausgewertet werden. Die Möglichkeiten im Bereich der Funktionen erschlägt oftmals den Anwender/in mit der schier unendlichen Anzahl an verschiedensten Formeln- und Funktionen.
Mein Buch führt Sie in die Excel Welt der Formeln und Funktionen ein. Diese Lektüre richtet sich daher gezielt an die Anfänger/innen oder auch Anwender/ innen mit ein wenig Grund- und Basiswissen, welche Schritt für Schritt die Möglichkeiten, welche Excel bietet, kennenlernen möchten. Am Ende lernen Sie die wichtigsten Funktionen kennen, bekommen informative Kniffe und Tricks, wissen auf was Sie dringlichst achten müssen und sind in der Lage verschiedenste Funktionen miteinander zu verschachteln, kombinieren und zu verknüpfen.
Ich wünsche Ihnen viel Freude und Erfolg beim Durcharbeiten dieses Buches.
Am besten legen wir ohne große Umschweife direkt los. Ich gehe davon aus, dass Sie mit den grundlegenden Techniken von Excel vertraut sind. Öffnen Sie bitte die Excel App und erstellen wie nachfolgend abgebildet, eine neue leere Tabelle. Die Zellen B2 bis B4 beinhalten die Zahlenwerte 200, 300 und 400 – welche wir zusammen rechnen werden. Platzieren Sie dazu den Cursor auf die Zelle B5, indem Sie diese Zelle kurz anklicken und damit markieren.
Abbildung 2.1: Excel Beispieltabelle für unsere erste Formel.
Beginen Sie direkt mit der Eingabe eines = Zeichen. Excel öffnet umgehend die Formel Bearbeitungszeile, um weitere Informationen einzugeben. Geben Sie bitte dabei nachfolgende Formel ein: =200+300+400 und schließen den Vorgang mit dem Betätigen der ENTER/RETURN-Taste oder dem Klick auf den grünen Haken ab.
Excel berechnet Ihnen das Endergebnis richtigerweise mit 900. Allerdings haben Sie die zu berechnenden Werte direkt oder auch absolut eingegeben. Verändern Sie doch bitte testweise einmal in B2 den Wert 200 in den neuen Wert 500. Sie werden sehen, dass sich an der Endsumme 900 nichts verändert. Wieso auch sollte Excel das Endergebnis anpassen? Ihre eingetragene Formel lautet immer noch: =200+300+400. Daran hat sich ja nichts geändert.
Abbildung 2.2: Eingabe der ersten Formel.
Formeln und Funktionen werden daher meist immer mit einem sogenannten Zellbezug berechnet, statt die Werte direkt zu verwenden. In unserem Fall sehe die Formel wie folgt aus: =B2+B3+B4. Markieren Sie mit dem Cursor erneut die Zelle B5 und korrigieren Sie die bereits eingegebene Formel. Sie können mit der Eingabe eines = Zeichen beginnen und überschreiben damit die alte Formel. Geben Sie verwendete Zellen direkt als Text ein - wie zum Beispiel B2 – oder klicken Sie stattdessen auf die jeweils benötigte Zelle.
=B2+B3+B4
=auf Zelle B2 klicken + auf Zelle B3 klicken + auf Zelle B4 klicken
Bestätigen Sie Ihre Eingabe erneut mit der ENTER/RETURN-Taste – oder klicken Sie auf den abgebildeten grünen Haken – um die Eingabe zu verifizieren und Excel die Berechnung abschließen zu lassen.
Abbildung 2.3: Formelaufbau mit Zellbezügen.
Nachdem Sie die Eingabe bestätigt haben, erhalten Sie das Endergebnis. Verändern Sie nun einen der Werte in B2, B3 oder B4 – so berechnet Excel Ihnen automatisch erneut das entsprechende Ergebnis. Möchten Sie Ihre Formel korrigieren – kann die Formelbearbeitungszeile einfach durch einen Doppelklick auf die jeweilige Formelzelle (in unserem Fall B5) erneut aufgerufen werden.
Hinweis: Wenn Sie sich gerade in der Bearbeitung einer Formel oder Funktion befinden, klicken Sie niemals mit der Maus irgendwo in das leere Tabellenblatt! Excel versucht dann die angeklickte Zelle mit in die aktuelle Formel bzw. Berechnung aufzunehmen. Verlassen Sie die Formelbearbeitung immer mit der ENTER/RETURN-Taste oder der Auswahl des roten x-Symbol (Abbruch) bzw. grünen Haken (Bestätigung).
Excel beherrscht natürlich die vier Grundrechenarten: Addition, Subtraktion, Multiplikation und Division für die Verwendung bzw. Berechnung in Formeln und Funktionen.
Addition. Die Addition haben Sie bereits kennengelernt. Addition zwischen den Zellbezügen wird mit dem + Zeichen ausgeführt, welches Sie rechts auf Ihrer Tastatur, neben der ENTER/RETURN-Taste finden.
=C1+C2
Subtraktion. Subtraktion zwischen Zellbezügen werden durch das – Zeichen auf Ihrer Tastatur ausgeführt. Es ist der einfache Bindestrich.
=C1-C2
Multiplikation. Möchten Sie Zellbezüge miteinander multiplizieren, so erreichen Sie dies mit dem * Zeichen auf Ihrer Tastatur. Das Multiplikator-Zeichen befindet sich auf der gleichen Taste wie das + Zeichen und wird über die SHIFT-Taste erreicht.
=C1*C2
Division. Möchten Sie Zellbezüge und Werte dividieren, so können Sie dies mit dem / Zeichen. Dieses Symbol finden Sie auf Ihrer Tastatur über der 7 und lösen es mit der SHIFT Taste aus.
=C1/C2
Löschen Sie bitte die Inhalte unserer vorherigen Beispiele und füllen die Zellen mit nachfolgenden Texten und Werten aus. Wir werden eine kleine Beispielkalkulation erstellen. Der Einkaufspreis beträgt 80 Euro, der Gewinn soll 20 Euro betragen und darauf berechnen wir die gesetzliche Mehrwertsteuer – um den Verkaufspreis zu erhalten. Platzieren Sie den Cursor auf die Zelle C5 und geben nachfolgende Formel ein, welche Sie dann wieder mit ENTER/ RETURN oder dem grünen Haken bestätigen.
Abbildung 2.4: Gemischte Addition und Multiplikation in einer Formel.
Das Ergebnis von 103,80 Euro kann jedoch nicht stimmen! Bei einem Nettopreis von 100 Euro (Einkauf + Gewinn) multipliziert mit 1,19 (19% MwSt.) müsste das Endergebnis eigentlich 119,00 Euro sein. Der Grund dürfte Ihnen noch aus der Schulzeit bekannt sein – Punkt vor Strich, sonst klammer mich. Excel hat erst den Gewinn mit der Mehrwertsteuer multipliziert und danach das Zwischenergebnis mit dem Einkauf addiert! Löschen Sie die Formel in der Zelle C5 und geben die Formel nochmals ein, doch diesmal kaufmännisch korrekt – indem erst der Einkauf mit dem Gewinn addiert und diese Zwischensummer mit der MwSt. dann multipliziert wird.
Setzen Sie einfach die Klammer (über der 8 und der 9 der Tastatur) vor und nach der Eingabe der Zellbezüge C2+C3 ein - danach erst folgt das * Zeichen für die Multiplikation des Zellbezuges C3. Nun erhalten Sie auch das richtige Endergebnis von 119,00 Euro für den Verkaufspreis berechnet.
Syntax:
=(C2+C3)*C4
Abbildung 2.5: Addition und Multiplikation mit Klammern.
Kommen wir zu einem wichtigen Thema – vor allem, wenn Sie Formeln und Funktionen verschieben und kopieren. Löschen Sie erneut die Inhalte in allen Zellen und erstellen diese neue Beispieltabelle. Platzieren Sie den Cursor nach Abschluss auf Zelle B4. Geben Sie nun eine einfache Formel in B4 ein: =B2+B3. Bestätigen Sie die Eingabe der Formel entsprechend. Das Ergebnis sollte der Wert 500 sein.
Syntax:
=B2+B3
Abbildung 2.6: Beispieltabelle für absoluten und relativen Bezug.
Wir möchten die Formel nicht andauernd neu schreiben, daher wäre eine Idee, diese Formel zu kopieren. Excel bietet uns dazu sogar eine einfache Hilfe an. Markieren Sie erneut die Zelle B4.
Abbildung 2.7: Formelzelle ziehen und kopieren.
Fahren Sie nun mit der Maus über das kleine Viereck (Abbildung 2.7) bis der Mauszeiger sich zu einem schwarzen Kreuz verändert. Nun halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen die Zellmarkierung und damit auch die Formel weiter nach rechts bis zur Zelle D4. Wenn Sie die Markierung bis dahin erweitert haben, lassen Sie die linke Maustaste wieder los.
Abbildung 2.8: Markierung festheben und nach rechts ziehen.
Nach erfolgreichem Kopiervorgang sollte das Ganze wie in der nachfolgenden Abbildung 2.9 aussehen. Sie haben die Formeln kopiert und haben nun in den Zellen B4, C4 und D4 die entsprechenden Ergebnisse.
Abbildung 2.9: Das Ergebnis sollte nun wie folgt aussehen.
Auf den ersten Blick scheint Excel die Formeln beim Kopieren richtig angepasst zu haben. Schauen Sie sich die Formeln doch einmal genauer an bitte – indem Sie die entsprechenden Zellen einfach doppelklicken (nicht vergessen die Formeln immer mit der ENTER/RETURN-Taste oder dem roten x bzw. grünen Haken verlassen!). Gestartet haben wir in Zelle B4, mit der Formel:
=B2+B2. Excel hat eine Spalte rechts daneben, selbständig ein: =C2+C3 und wieder eine Spalte weiter, ein: =D2+D3 erstellt. Wieso wurde aus B2 ein C2 ein D2 bzw. aus B3 ein C3 und ein D3? Weil Sie die Formel nach rechts kopiert haben und sich dadurch automatisch die Spaltenbezeichnung „erhöht“ hat! Aus B wurde C, wurde D. Hätten Sie die Formel nach unten kopiert – wären zum Beispiel aus einem B2 ein B3 ein B4 usw. geworden!
Hinweis: Glückwunsch! Dies nennt man relativer Bezug. Die Formel ändert (automatisch) ihre Bezüge relativ zu ihrer Position - zum Beispiel beim Kopieren durch das Ziehen der Zellmarkierung.
Doch nicht immer ist dies erwünscht – im Gegenteil – führt mitunter sogar zu dem einem oder anderem Fehler in den Berechnungen. Für unser zweites Beispiel löschen Sie bitte die Formeln in den Zellen B4, C4 und D4 und erweitern die Tabelle um die Zellen A6 und B6. Tragen Sie in B6 die Kommazahl 13,47 ein. Setzen Sie den Cursor wieder auf B4 und geben nachfolgende Formel ein: =B2+B3-B6, welche Sie dann wiederum bestätigen.
Abbildung 2.10: Tabelle und Formel um die Zelle Fixkosten erweitern.
Ziehen und kopieren Sie dann wieder die Formel nach rechts bis zur Zelle D4. Ihnen sollte sofort auffallen, dass hier etwas nicht stimmen kann. Das Ergebnis in Zelle B4 ist 486,53 – die Ergebnisse jedoch in den Zellen C4 und D4 sind Ganzzahlen – anscheinend wurden die Fixkosten gar nicht abgezogen.
Abbildung 2.11: Markierung anfassen und Formel nach rechts ziehen.
Schauen wir uns die Formeln an. Doppelklicken Sie dazu auf die Zellen C4 und D4 und sehen sich an, was beim Kopieren passiert ist. Excel hat nicht nur den ersten Teil der Formel (B2+B3) angepasst – sondern auch unseren Bezug zu den Fixkosten (B6) nach „oben gezählt“. Aus B2+B3 wurde am Ende D2+D3 – aber aus B6 wurde auch D6. Und da D6 eine leere Zelle ist ohne Wert, hat Excel einfach: =100+800-0 berechnet.
Aus der Formel:
=B2+B3-B6
Wurden die Formeln:
=C2+C3-C6
=D2+D3-D6
Abbildung 2.12: Der Zellbezug zu den Fixkosten wurde auch angepasst.