Erstellt im Rahmen der Ausbildung zum Projektmanagementfachkaufmann/-frau (GPM)
IPMA Level D
unter Berücksichtigung der Z 08 Version 20 vom 05.01.2015
bewertet mit über 90 Punkten März 2015
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Transfernachweis im Rahmen der Erstzertifizierung zum Projektmanagement-Fachmann (GPM) / Qualifizierungslehrgang IPMA, Level D
| Name | Max Mustermann Projektleiter |
| Unternehmen | Hubert Genau GmbH |
| Ort, Datum | Musterstadt, 01.01.20xx |
Erstellt nach der Anleitung zum Transfernachweis Z08, Revision 20 vom 05.01.2015
Es gelten die vor der Zertifizierungsstelle PM-ZERT in der Anleitung zum Transfernachweis unter Kapitel 9 „Datenschutz und Vertraulichkeit“ genannten Bedingungen.
Das in diesem Transfernachweis beschriebene Projekt basiert auf einem realen Projekt, teilweise mit fiktiv geschilderten Situationen.
Für einen Teil der Abschnitte des Transfernachweises gilt, dass sie nachträglich verfasst wurden. So sind beispielsweise in den frühen Planungsschritten erst später bekannt gewordenen Informationen mit eingeflossen.
Die Hubert Genau GmbH beschäftigt aktuell rund 100 Mitarbeiter/-innen in allen Bereichen.
Das Unternehmen Hubert Genau GmbH…
Auftraggeber für das im Rahmen des Transfernachweis beschriebenen Projekts ist der Geschäftsführer der Hubert Genau GmbH Deutschland.
Im deutschen Vertrieb wurde Ende 20xx der komplette Außendienst (60 Mitarbeiter) mit den iOS-Geräten iPhone und iPad ausgestattet. Gerade das iPad bietet als mobiles Endgerät verschiedene Möglichkeiten, die Geschäftsprozesse im Bereich Service und Vertrieb effektiver und effizienter zu gestalten. Deshalb werden dem Außendienst sukzessive verschiedene elektronische Anwendungen („Apps“) für deren iPads zur Verfügung gestellt, die ihm zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen und die Vertriebsprozesse nachhaltig verbessern.
Im Rahmen der Außendienst-Jahrestagung wurde mittels eines Workshops definiert, welche neuen Business-Apps für den deutschen Außendienst essentiell sind und mit erster Priorität implementiert werden sollen. Dabei wurde festgelegt, dass den Außendienst-Mitarbeitern die Möglichkeit eingeräumt wird, unterwegs „on-the-fly“ mit Hilfe der iPads Bestellungen für Kunden zu erfassen.
Der Projekttitel lautet deshalb „Einführung einer mobilen Bestellfunktion für iPads der Außendienst-Mitarbeiter“, kurz „Mobile Bestellfunktion“.
Ausgangssituation:
Nach dem klassischen Kundenbesuch erfolgt oftmals eine Bestellung durch den Außendienstmitarbeiter für den Kunden. Eine solche Bestellung umfasst Prospekte, Werbemittel, Ersatzteile im Rahmen von Reklamationen, Produkte im Rahmen von Verkaufsaktionen oder Displays und Attrappen für Ausstellungen. Die zu bestellenden Artikel und Mengen werden dabei vom Außendienst handschriftlich auf einem Bestellformular oder Notizzettel erfasst und abends im Home-Office an den Innendienst gefaxt. Dies verursacht eine höhere Durchlaufzeit des Auftrages. Gleichzeitig besteht eine erhöhte Fehleranfälligkeit durch Medienbrüche, da die Mitarbeiter im Innendienst die Fax-Bestellungen manuell in das ERP-System SAP eingeben müssen.
Soll-Zustand:
Die mobile Bestellfunktion soll keine „Stand-Alone-Lösung“ darstellen sondern als integrierte Funktion des bereits mobil verfügbaren Customer-Relationship-Management-Systems (CRM) zur Verfügung stehen. Über die Software „TANGRO“ wird eine automatische Schnittstelle zu SAP hergestellt, so dass die manuelle Auftragseingabe durch den Innendienst weitestgehend entfällt.
Im Rahmen einer Voranalyse konnte bereits eruiert werden, dass die Programmierung der Bestellfunktion intern durch Mitarbeiter der Hubert Genau GmbH möglich ist. Darüber hinaus sind eventuell in Einzelfällen gezielt externe CRM-Software-Berater hinzuzuziehen.
Bei der Programmierung der Benutzeroberfläche wird vor allem auf eine intuitive und einfache Bedienung durch den Nutzer Wert gelegt. Weiterhin muss eine entsprechende IT-Performance gewährleisten, dass der Außendienst die Bestellungen möglichst schnell erfassen kann.
Die neue Bestellfunktion parallel auch international auszurollen wurde vom Auftraggeber bewusst ausgeschlossen und ist damit nicht Bestandteil des Projekts. Nach erfolgreichem Einsatz in Deutschland ist die Nutzung durch die internationalen Vertriebe ebenfalls angedacht. Dies wird jedoch in einem Folgeprojekt umgesetzt.
Der Autor dieses Transfernachweises ist bei der Hubert Genau GmbH in der Vertriebsregion Europa Nord / West als „Projektleiter Vertriebs- und Pricingprozesse“ tätig. Das Aufgabenspektrum umfasst die Leitung und Mitarbeit von strategischen und operativen Projekten in den Bereichen Vertrieb, Vertriebssteuerung, Pricing und Organisationsentwicklung.
Im Rahmen des Projekts „Mobile Bestellfunktion“ obliegt dem Autor die Rolle des Projektleiters. Die Aufgaben umfassen somit sowohl die Koordination und Führung des Projektteams als auch die Planung, Steuerung und Überwachung von Terminen, Kosten, Qualität und Zielerreichung.
Die veranschlagte Projektdauer beträgt 8 Monate und umfasst ein Projektbudget von 42.000 Euro.
In einem Projektsteckbrief werden die wichtigsten Eckdaten eines Projekts zusammengefasst. Um ein gemeinsames Verständnis zwischen der Geschäftsführung (Auftraggeber) und der Projektleitung zu schaffen, wurde ein Projektsteckbrief erstellt. Durch die Unterschrift stellen beide Parteien sicher, dass sie mit den Rahmendaten einverstanden sind und die gleiche Erwartungshaltung an das Projekt haben.
Tabelle 1 - Projektsteckbrief
Ziele beschreiben den zukünftigen und gewünschten Zustand nach erfolgreichem Projektverlauf. Eine systematische Planung kann nur von klaren Projektzielen ausgehen. Deshalb werden im Rahmen des Projekt-Kernteams die Ziele identifiziert, und priorisiert, um diese anschließend mit dem Projekt-Auftraggeber abzustimmen.