Microsoft Teams für Dummies
Microsoft Teams für Dummies
Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek
Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.
1. Auflage 2021
© 2020 WILEY-VCH GmbH, Weinheim
Original English language edition Microsoft Teams For Dummies © 2020 by Wiley Publishing, Inc. All rights reserved including the right of reproduction in whole or in part in any form. This translation published by arrangement with John Wiley and Sons, Inc.
Copyright der englischsprachigen Originalausgabe Microsoft Teams For Dummies © 2020 by Wiley Publishing, Inc. Alle Rechte vorbehalten inklusive des Rechtes auf Reproduktion im Ganzen oder in Teilen und in jeglicher Form. Diese Übersetzung wird mit Genehmigung von John Wiley and Sons, Inc. publiziert.
Wiley, the Wiley logo, Für Dummies, the Dummies Man logo, and related trademarks and trade dress are trademarks or registered trademarks of John Wiley & Sons, Inc. and/or its affiliates, in the United States and other countries. Used by permission.
Wiley, die Bezeichnung »Für Dummies«, das Dummies-Mann-Logo und darauf bezogene Gestaltungen sind Marken oder eingetragene Marken von John Wiley & Sons, Inc., USA, Deutschland und in anderen Ländern.
Das vorliegende Werk wurde sorgfältig erarbeitet. Dennoch übernehmen Autoren und Verlag für die Richtigkeit von Angaben, Hinweisen und Ratschlägen sowie eventuelle Druckfehler keine Haftung.
Coverfoto: © Julien Eichinger/stock.adobe.com
Korrektur: Frauke Wilkens
Print ISBN: 978-3-527-71793-4
ePub ISBN: 978-3-527-82920-0
Rosemarie Withee ist Geschäftsführerin der Firma Portal Integrators (www.portalintegrators.com), die sich auf Software und Dienstleistungen nach dem Scrum-Modell spezialisiert hat, sowie Firmengründerin von Scrum Now (www.scrumnow.com) in Seattle, USA. Als Hauptautorin hat sie zudem an … für Dummies-Büchern zu den Themen Office 365 und Microsoft SharePoint mitgewirkt.
Sie besitzt einen Master of Science im Fachgebiet Wirtschaftswissenschaften von der San Francisco State University und einen Executive Master of Business Administration von der Quantic School of Business and Technology. Außerdem hat sie Marketing an der UC Berkeley-Extension studiert und ihr Studium an der De La Salle University auf den Philippinen mit einem Bachelor of Arts in Wirtschaftswissenschaften und einem Bachelor of Science in Marketing abgeschlossen.
Ich widme dieses Buch meinem Mann Ken, der immer für mich da ist und mich anfeuert, sowie meiner Familie sowohl auf den Philippinen als auch in den USA. Ein ganz besonderer Gruß geht dabei an meine Nichte und Patentochter Victoria, die mich immer wieder aufs Neue inspiriert, für eine Welt einzutreten, in der Frauen am Arbeitsplatz und in der Gesellschaft gehört und geschätzt werden.
Ich bedanke mich herzlich bei meinem Mann Ken und unseren Familien in den USA und auf den Philippinen für die tatkräftige Unterstützung. Ein riesiges Dankeschön geht auch an Steven Hayes, Katharine Dvorak, Guy Hart-Davis und das gesamte … für Dummies-Team für all die Hilfe bei diesem Buchprojekt. Es ist beeindruckend, wie viel harte Arbeit alle Beteiligten in ein einziges Buch gesteckt haben.
Geht es nur mir so oder haben Sie auch das Gefühl, dass sich die Technik immer schneller weiterentwickelt? Es scheint, als sei es erst gestern gewesen, dass Microsoft den Sofortnachrichtendienst Skype übernommen und seine eigene Kommunikationsplattform Lync in Skype for Business überführt hat. Und inzwischen ist auch das schon wieder Geschichte – jetzt dreht sich nämlich alles um Microsoft Teams! Seit der Freigabe der ersten Version im Jahr 2017 hat sich Teams zu einem der beliebtesten Produkte in der Geschichte von Microsoft gemausert.
Microsoft Teams dient der Kommunikation und Zusammenarbeit und ermöglicht es Ihnen, in Echtzeit mit Kollegen und Partnern zu chatten, sich virtuell zu treffen und an gemeinsamen Projekten zu arbeiten. Das Tool können Sie entweder als eigenständige Anwendung kostenlos aus dem Internet herunterladen oder im Rahmen eines Softwarepakets wie Microsoft 365 oder Office 365 E3 beziehen. Wenn Sie sich genauer mit dieser Anwendung und all ihren Funktionen befassen möchten, wird Ihnen Microsoft Teams für Dummies gewiss weiterhelfen.
Dieses Buch erklärt Ihnen ohne große Umschweife, wie Sie Microsoft Teams effizient für Ihre Zwecke einsetzen. In nur wenigen Minuten haben Sie die Anwendung installiert und startklar gemacht. Danach erfahren Sie, wie Sie Benutzer hinzufügen, eigene Teams erstellen und mit anderen Personen in Echtzeit kommunizieren und zusammenarbeiten. Neben dem nötigen Grundwissen zu Microsoft Teams bietet Ihnen dieses Buch zudem zahlreiche Tipps und Tricks, damit Sie das Tool optimal nutzen können. In späteren Kapiteln lernen Sie dann das Teams Admin Center kennen, in dem Sie wichtige Verwaltungsaufgaben auch ohne umfangreiche IT-Fachkenntnisse erledigen. Außerdem schauen wir uns an, wie Sie Add-ons in Microsoft Teams installieren und mit anderer Software in Ihrem Unternehmen verbinden.
Obendrein werden Sie sehen, wie Microsoft Teams das Telefon- und Konferenzsystem Ihres Unternehmens komplett ersetzen könnte und wie Sie mithilfe von Sofortbesprechungen mit anderen Personen in Kontakt bleiben, egal ob sie Ihrem Unternehmen angehören oder nicht. Zu guter Letzt erhalten Sie spezifische Hinweise zur Verwendung von Microsoft Teams in kleinen und mittleren Unternehmen sowie in großen multinationalen Konzernen. Am Ende dieses Buches finden Sie mehrere Top-Ten-Listen mit wichtigen Tipps für die erfolgreiche langfristige Arbeit mit Microsoft Teams.
Im gesamten Buch folge ich den üblichen Konventionen, die Sie vielleicht schon aus anderen Werken der … für Dummies-Reihe kennen. Falls nicht, seien sie hier noch einmal erwähnt:
Festbreitenschrift. Wenn Sie eine digitale Version dieses Buches auf einem Gerät mit bestehender Internetverbindung lesen, können Sie Links auch anklicken oder antippen, zum Beispiel diesen hier: www.fuer-dummies.de.In diesem Buch setze ich voraus, dass Sie zumindest schon mal von Microsoft Teams gehört haben, dieses Tool optimal einsetzen möchten und einen Computer besitzen. Im Kapitel zur Verwendung von Microsoft Teams auf Mobilgeräten gehe ich davon aus, dass Sie das Tool auf Ihrem Smartphone oder Tablet mit iOS oder Android nutzen möchten. Microsoft hat bei der Entwicklung von Teams von Anfang an viel Wert auf verständliche Funktionen und hohe Benutzerfreundlichkeit gelegt – Sie brauchen also bloß einen Computer beziehungsweise ein Smartphone und schon kann's losgehen.
Dieses Buch ist in sieben Teile untergliedert. Jeder Teil widmet sich einem bestimmten Funktionsbereich von Microsoft Teams. Zum Beispiel lernen Sie in Teil II, wie Sie Chats, Kanäle und Besprechungen in Microsoft Teams zur Kommunikation nutzen. In Teil V hingegen geht es um die Verwaltung von Microsoft Teams. Falls Sie sich in Ihrem Unternehmen durch irgendwelche Umstände plötzlich unerwartet in der Rolle des Teams-Administrators wiederfinden, können Sie direkt zu diesem Teil blättern. Natürlich dürfen Sie das Buch auch von Anfang an lesen, um sich Schritt für Schritt die nötigen Kenntnisse anzueignen. Die Teile und Kapitel in diesem Buch sind so aufgebaut, dass Sie sie in beliebiger Reihenfolge durcharbeiten und nach Bedarf hin und her springen können, bis Sie bestens mit allen Funktionen von Microsoft Teams vertraut sind.
In Teil I erledigen Sie im Handumdrehen die Installation von Microsoft Teams. Sie lernen, wie Sie sich für eine Testversion von Microsoft 365 registrieren, wie die Benutzeroberfläche von Teams aufgebaut ist und wie Sie Ihr erstes eigenes Team erstellen.
Dieser Teil widmet sich einigen zentralen Funktionen von Microsoft Teams. Sie lernen, wie Sie mithilfe von Chats und Kanälen Nachrichten an andere Personen und Gruppen senden, wie sich die Funktionalität von Teams durch Apps von Drittanbietern erweitern lässt und wie Sie einige solcher Add-ons installieren und nutzen.
In diesem Teil erfahren Sie außerdem, wie Sie Teams auf einem Mobilgerät verwenden, damit Sie auch unterwegs jederzeit mit Ihren Kollegen in Kontakt bleiben können. Für den Fall, dass Sie ab und zu eine Pause einlegen möchten, hält das Buch hilfreiche Tipps bereit, wie Sie die vielen Benachrichtigungen von Teams in den Griff bekommen und bei Bedarf sogar stummschalten, damit Ihnen das Tool in Ihrer freien Zeit nicht auf die Nerven geht. Sie können sich über wichtige Dinge auf dem Laufenden halten lassen und die weniger wichtigen Dinge so lange ausblenden, bis Sie wieder mehr Zeit zur Verfügung haben.
Zum Schluss lernen Sie in diesem Teil, wie Sie mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens in Verbindung bleiben.
In Teil III dreht sich alles um Besprechungen und Konferenzen. Sie lernen, wie Sie neue Besprechungen via Microsoft Teams in Ihrem Kalender eintragen, wie Sie Teams in Kombination mit dem guten alten E-Mail- und Kalendersystem von Outlook nutzen und wie Sie bei Bedarf ein spontanes virtuelles Treffen mit Kollegen einberufen.
Außerdem befassen wir uns mit einigen physischen Geräten, die Sie bei der Arbeit mit Teams benötigen werden: Videokameras, Telefone, Headsets und Freisprecheinrichtungen. Speziell für Microsoft Teams entwickelte Geräte können Ihnen die Kommunikation und Zusammenarbeit via Internet nämlich deutlich erleichtern. Dieser Teil stellt darum einige der verfügbaren zertifizierten Geräte genauer vor.
In Teil IV schauen wir uns an, wie Sie mit Microsoft Teams Ihr Bürotelefon oder gar das gesamte Telefonsystem Ihres Unternehmens ersetzen können. Sie erfahren, wie Sie sich eine Telefonnummer besorgen, damit Sie in Microsoft Teams über diese Nummer Anrufe erledigen können und selbst für Anrufer erreichbar sind. Außerdem konfigurieren Sie Microsoft Teams als Ihre persönliche Vermittlungsstelle, die alle Anrufe so weiterleitet oder ablehnt, wie Sie das vorab festgelegt haben.
Teil V bietet einen umfassenden Überblick über die verschiedenen Verwaltungsaufgaben, die Sie als Administrator von Microsoft Teams erledigen müssen. Zu Ihrer Unterstützung gibt es dazu das Teams Admin Center, das in diesem Teil genauer beleuchtet wird, damit Sie Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen später selbstständig verwalten können.
In Teil VI lernen Sie, wie Sie Microsoft Teams an die Größe Ihres Unternehmens und an Ihre spezifische Branche anpassen können. Ganz gleich, ob Sie als selbstständiger Berater oder Mitarbeiter eines Großunternehmens tätig sind und ob Sie im Gesundheitswesen, für eine Behörde oder im privaten Dienstleistungssektor arbeiten – Microsoft Teams bietet garantiert passende Optionen für Ihre individuellen Anforderungen.
An den Büchern der … für Dummies-Reihe gefällt mir der Top-Ten-Teil immer besonders gut. Darum darf er natürlich auch in diesem Buch nicht fehlen! Dieser letzte Teil enthält drei Top-Ten-Listen: Tipps für den optimalen Einsatz von Microsoft Teams, die besten unterstützenden Apps für Teams sowie die besten Quellen für weiterführende Informationen für Ihre langfristige Arbeit mit Teams.
Nach diesen kurzen Erklärungen zum Aufbau dieses Buches kann es nun wirklich losgehen. Wenn Sie sich zum ersten Mal mit Microsoft Teams beschäftigen, beginnen Sie am besten mit Kapitel 1, denn dort erfahren Sie, wie Sie das Tool in nur wenigen Minuten installieren und zum Laufen bringen. Sollten Sie die Installation bereits erledigt haben, können Sie das erste Kapitel überspringen und sofort zu den Themenbereichen blättern, über die Sie mehr erfahren möchten. Wenn Sie mit der Verwaltung von Microsoft Teams betraut wurden, finden Sie in Teil V alle nötigen Informationen. Im Grunde genommen ist es aber egal, mit welcher Funktion Sie sich zuerst genauer befassen – legen Sie einfach los und erweitern Sie nach und nach Ihre Kenntnisse. So schwer ist es gar nicht. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Kommunikation mit Microsoft Teams!