Marco Gödde ist Inhaber der Eventagentur entropie event.medien.entertainment in Köln und führte als Mitarbeiter des Mannesmann Konzerns verantwortlich die Eventmarketing-Maßnahmen der Publikumsmarke o.tel.o (u.a. Cebit-Gesamtinszenierung 2001). Inhalt IHK-Musterlösungen Veranstaltungsorganisation (Veranstaltungskaufleute)
A. VORWORT
B. Der Autor
C. Informationen zur Prüfung
IHK-Abschlussprüfung Sommer 2010 (Veranstaltungsorganisation 1.1)
IHK-Abschlussprüfung Winter 2010/11 (Veranstaltungsorganisation 1.1)
IHK-Abschlussprüfung Sommer 2011 (Veranstaltungsorganisation 1.1)
IHK-Abschlussprüfung Winter 2011/12 (Veranstaltungsorganisation 1.1)
IHK-Abschlussprüfung Sommer 2012 (Veranstaltungsorganisation 1.1)
IHK-Abschlussprüfung Winter 2012/13 (Veranstaltungsorganisation 1.1)
IHK-Abschlussprüfung Sommer 2013 (Veranstaltungsorganisation 1.1)
IHK-Abschlussprüfung Winter 2013/14 (Veranstaltungsorganisation 1.1)
IHK-Abschlussprüfung Sommer 2014 (Veranstaltungsorganisation 1.1)
IHK-Abschlussprüfung Winter 2014/15 (Veranstaltungsorganisation 1.1)
IHK-Abschlussprüfung Sommer 2015 (Veranstaltungsorganisation 1.1)
IHK-Abschlussprüfung Winter 2015/16 (Veranstaltungsorganisation 1.1)
IHK-Abschlussprüfung Sommer 2016 (Veranstaltungsorganisation 1.1)
IHK-Abschlussprüfung Winter 2016/17 (Veranstaltungsorganisation 1.1)
IHK-Abschlussprüfung Sommer 2017 (Veranstaltungsorganisation 1.1)
IHK-Abschlussprüfung Winter 2017/18 (Veranstaltungsorganisation 1.1)
IHK-Abschlussprüfung Sommer 2018 (Veranstaltungsorganisation 1.1)
IHK-Abschlussprüfung Winter 2018/19 (Veranstaltungsorganisation 1.1)
IHK-Abschlussprüfung Sommer 2019 (Veranstaltungsorganisation 1.1)
IHK-Abschlussprüfung Winter 2019/20 (Veranstaltungsorganisation 1.1)
Dieses Spezial-Skript gibt Antworten auf folgende Fragengebiete
Ein Aspekt ist in der Prüfungsvorbereitung äußerst unangenehm:
Man kann zwar die Original-IHK-Prüfungen beim Fachverlag bestellen, und das bezüglich der gebundenen Kästchen-Fragen sogar inklusive einer Auflistung der richtigen Lösungsantworten; doch leider sind keine Musterlösungswege dabei. Und das Allerwichtigste fehlt: Die Lösungsansätze für die ungebundenen Fragen im Prüfungsteil 1.1 (Veranstaltungsorganisation), die den Prüfern der regionalen IHK als Leitfaden für die Korrektur der in Aufsatzform beantworteten Prüfungsteile dienen.
Wie soll ich nun als Azubi wissen, welche Antworten die richtigen in den vergangenen Prüfungen waren?
Hier soll das vorliegende Spezial-Skript helfen. Wir haben für die aktuellen Prüfungen von Sommer 2010 bis Winter 2019/2020 die gestellten Aufgabensätze als Kurzzusammenfassung (Synopsis) zusammengestellt und veröffentlichen für jede einzelne Aufgabe einen Lösungsansatz, der zum orientierenden Vergleich mit den eigenen Antworten im Verlauf der Prüfungsvorbereitung dienen soll.
Das Special-Interest-Internetportal eventpruefung.de stellt ein einzigartiges Angebot mit umfangreichen und verifizierten Hintergrundinformationen sowie didaktisch optimierten Vorbereitungsmaterialien dar, mit denen sich Veranstaltungskaufleute und Eventmanager sorgfältig auf die IHK-Prüfungen vorbereiten können.
Weitere Informationen zu uns und unseren Lernkonzepten finden sich unter:
www.eventpruefung.de
Wir freuen uns über das Interesse und wünschen viel Erfolg beim Studium der Unterlagen!
Köln, im Herbst 2020, Marco Gödde
Herzlichen Dank an Miriam Herrmann für die unterstützende Mitwirkung bei der Erstellung dieses Buchs.
Weitere spezialisierte Schulung und Materialien zur IHK-Prüfungsvorbereitung
Klausurenkurs zur Prüfungsvorbereitung (inklusive IHK-Prüfungssimulation)
Trainingskurse/Repetitorien zur Vorbereitung auf die IHK-Abschlussprüfung
Gastvorträge, Vorlesungen, Workshops und didaktische Konzepte zu Event, Medien und Marketing
Weitere Informationen unter: www.eventpruefung.de
Marco Gödde ist Inhaber der Eventagentur entropie event.medien.entertainment in Köln und führte als Mitarbeiter des Mannesmann Konzerns verantwortlich die Eventmarketing-Maßnahmen der Publikumsmarke o.tel.o (u.a. Cebit-Gesamtinszenierung 2001).
Bereits im Jahre 2002 entwickelt er ein Curriculum für die berufsbegleitende Vorbereitung auf die IHK-Abschlussprüfung "Veranstaltungskaufmann / Veranstaltungskauffrau".
Er veröffentlicht seit 2004 die relevante Berufsschulliteratur für das IHK-Berufsbild Veranstaltungskaufmann, entweder im Eigenverlag oder für den renommierten westermann Schuluchverlag (hier das Standardwerk Fachqualifikation für Veranstaltungskaufleute und das erfolgreiche Prüfungsbuch Veranstaltungskaufmann).
Neben seinem Universitätsabschluss als Magister Artium in Politikwissenschaft und Geschichte hat er einen weiteren international anerkannten Universitäts-Abschluss als Master of Arts in Erwachsenenbildung (Adult Education) erreicht.
Die Wiege seiner beruflichen Laufbahn ist das Theater. Er leitet seit Mitte der1980iger Jahre das Kölner Musikkabarettprojekt Heiter bis Wolkig. Er schrieb, inszenierte oder produziert neben Produktionen für ARD, WDR, RTL etc. Familienmusicals wie z.B. "Kalle Blomquist - Das Musical" und "Der Regenbogenfisch - Das Musical". Er konzipierte und inszenierte u. a. die Live-Tourneen des Comedians Matze Knop (Richie Knop) und betreute als Bühnenregisseur Projekte z.B. mit Jürgen Becker und Hajo Schumacher.
Künstlerische Schwerpunkte setzt Marco Gödde in den Bereichen Regie / Inszenierung und kreative Konzeptentwicklung bei Business und Public Events. Heute wird Marco Gödde neben seiner Regie- und Produktionstätigkeit als spezialisierter Trainer und Fachdozent angefragt. Er engagierte sich ehrenamtlich in Prüfungsausschüssen für Veranstaltungskaufleute und Veranstaltungsfachwirte der IHK.
goedde@eventpruefung.de
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Allgemeines zu den ungebundenen Fragen (Offene Antwortform)
Im ersten Prüfungsteil Veranstaltungsorganisation (1.1) werden sogenannte ungebundene Fragen gestellt, die in kurzer Aufsatzform, stichwortartig oder tabellarisch beantwortet werden sollen.
Praxis- Tipp
Hier ist es, wie in den in den danach folgenden Prüfungsteilen verwendeten gebunden Fragen (Antwort in Kästchenform) erst einmal sehr wichtig, die Fälle und die dazu gehörigen Fragen genauestens, d. h. im Zweifel Wort für Wort zu lesen. Dazu muss man sich auch auf die Fragen einlassen. Bitte dabei unbedingt und immer versuchen, den Blickwinkel des Prüfers zu erfassen, aus dem die Frage gestellt ist.
Versuche dafür, in den Kopf des Prüfers zu kriechen.
Es lohnt sich, zwei verschieden farbige Textmarker mitzunehmen.
Mit Farbe 1 markiert man sich während oder nach dem ersten Lesen die wichtigsten Aussagen im Fall
Mit Farbe 2 markiert man den Fragesatz
Bitte trainieren, immer präzise auf den Fragesatz zu antworten, um nicht auf die falsche Fährte zu geraten. Und beim Beantworten immer kurz gegen zu kontrollieren, ob man auch immer noch die Frage beantwortet.
Gut ist es, eine strukturierte Antwort abzuliefern:
- bei Aufsatzform die Technik Einleitung / Hauptteil / Abschlusssatz
- bei Auflistungen vom Wichtigen zum Unwichtigen
- Bei Tabellen die Definitionszeile und evtl. -spalte logisch füllen und die Felder systematisch nutzen
Bei stichwortartigen Antworten bitte immer genügend Worte schreiben!
Es macht übrigens keinen Sinn, mit Schrot zu schießen, wenn man etwas nicht genau weiß. Nicht Masse sondern gezielte Klasse ist hier gefragt. Wenn vier Aspekte gefragt sind, dann bitte auch nur vier nennen – und zwar in einer wertigen Reihenfolge. Der IHK-Prüfer darf nur die ersten vier Aspekte werten – sollten acht genannt sein, davon unter den ersten vier zwei falsche und unter den letzten vier drei richtige sein, darf der Prüfer nur die beiden richtigen unter den ersten vier werten!
Es lohnt sich immer, schön zu schreiben und überlegt zu antworten!
Der korrigierende Prüfer freut sich über eine professionelle Leistung mehr als über chaotisches Geschmiere!
Dazu ruhig das bereitgestellte Papier zum Vorschreiben nutzen. Dabei allerdings den Zeitdruck beachten!
Gezielt Fachworte streuen, allerdings nur, wenn Du auch genau weißt, was sie bedeuten!
Strategien für die Beantwortung der ungebundenen Fragen:
Das IHK-100-Punkte-System
Der IHK-Notenschlüssel:
Und los geht’s…
Das Musterunternehmen
Die Prüfung wird grundsätzlich aus der Perspektive einer virtuellen Full-Service-Eventagentur abgefragt:
Name, Geschäftssitz: Juniversal-Event GmbH, Unter den Eichen 69, 10987 Berlin, Handelsregister: Amtsgericht Berlin HR A 93705, Telefon: 030/1234567, Telefax: 030/1234568, GF: Martha Hardt
Unternehmensgegenstand: Planung und Durchführung von Messen, Kongressen, Konzert- und Eventveranstaltungen sowie Künstlervermittlung
Mitarbeiter: 25 Festangestellte, 10 freie Mitarbeiter, 5 Auszubildende
Abteilungen: Geschäftsleitung, Sekretariat, Projektabteilungen, Rechnungswesen/Controlling, Personal/Verwaltung
IHK-Abschlussprüfung Sommer 2010 (Veranstaltungsorganisation 1.1
Synopsis:
In der Original-IHK-Aufgabe geht es um die Juniversal-Event GmbH, die eine Ausschreibung eines international agierenden Haushaltsgerätherstellers für einen Unternehmensauftritt auf der Internationalen Funkausstellung in Berlin 2010 (IFA) erhalten hat. Der global agierende Kunde stellt u. a. die sogenannte weiße Ware her (d. h. Küchen- und Badezimmergeräte), hat mehr als 15.000 Mitarbeiter und einen Gesamtumsatz von fast drei Milliarden Euro.
Rahmeninformationen zur IFA:
Bei der jährlich stattfindenden Verbraucherausstellung IFA Berlin handelt es sich um eine Veranstaltung, die sowohl Endverbraucher (B2C) als auch Firmenkunden (B2B) anspricht. Sie lässt sich in die Ausstellungsbereiche Home Entertainment, Audio Entertainment, Home Appliance, My Media und Communication und Technology & Components einteilen. Die letzte von der FKM (Gesellschaft zur freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen) geprüfte IFA Berlin verzeichnete 2008 eine Bestellsumme von über 3 Mrd. € bei 122.000 m² vermieteter Ausstellungsfläche mit 1.245 Ausstellern, davon 803 aus 63 Ländern.
Es wurden insgesamt 215.000 Teilnehmer gezählt, davon 104.000 Fachbesucher. Ein Eckstand kostete 158,50 € pro m². Wie in jedem Jahr findet die IFA Berlin Anfang September an sechs Tagen auf dem Messegelände Berlin statt.
Informationen zur Ausschreibung:
Das Gesamtbudget für den Auftritt des Kunden als Aussteller beträgt 500.000,00 €, davon sind 60.000,00 € verplant für die Standmiete, 20.000,00 € für die Standarchitektur, sowie 300.000,00 € für den Standbau bzw. die Standgestaltung.
Bei der Standplanung soll neben Firmenkundenbereichen auch eine Endverbraucheransprache verortet werden; darüber hinaus soll der Stand offen gestaltet sein.
Beteiligungsziele:
Im Fokus steht die Präsentation des aktuellen umweltfreundlichen Produktportfolios, vor allem derjenigen preisgekrönten Geräte, die jüngst den „Red Dot Award“ erhielten.
Stammkunden sollen dabei ebenso wie neue Kunden angesprochen und gewonnen werden, sowohl Fachhändler als auch Privatkunden. Die angestrebte Bestellsumme (das Ordervolumen) liegt bei 2,3 Millionen Euro.
Themenzuordnung lt. IHK-Stoffkatalog: Dienstleistungen, Planung und Organisation von Veranstaltungen, Durchführung von Veranstaltungen, Nachbereitung von Veranstaltungen, Rechtliche Rahmenbedingungen
Die Juniversal Event GmbH nimmt an der Ausschreibung teil. Dafür werden weitere Informationen vom potentiellen Kunden benötigt.
Frage 1.1 (10 von 40 Punkten
Es sollen zehn Inhalte eines Briefings genannt werden.
Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 10 Nennungen
Lösungsansatz, z.B.
Folgende Inhalte können genannt werden (zehn davon nennen):
Frage 1.2 (6 von 40 Punkten)
Das Briefing liegt nun vor. Es sollen drei wichtige Aspekte für die Planung der Aufteilung des Messestandfläche aufgezeigt und begründet werden. Dabei sollte vor allem beachtet werden, dass man sowohl Endkunden als auch Firmenkunden erreichen möchte.
Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 3 Nennungen, je bis zu 1 Punkt für die richtige von 3 Begründungen
Lösungsansatz
Frage 1.3 (12 von 40 Punkten)
Zusätzliche Angaben Aufgabe 1.3
Nun soll ein knapp über 500 m² großer, quadratischer Eckstand inszeniert werden (22,5 x 22,5 m²). Dafür soll eine sinnvolle Flächenaufteilung in passende Funktionsbereiche konzipiert und visualisiert werden. Mindestens gefordert werden die folgenden Vorgaben:
- Fläche für Ausstellungsstücke (Induktions-Elektroherd, Geschirrspüler, Waschmaschinen, Trockner etc.)
- Veranstaltungsbereich
- Meetingräume
- Empfangscounter
- Lager
Es soll eine skizzenhafte Aufrisszeichnung mit Legendenangaben erstellt werden.
Bis zu 12 Punkte für die schlüssige Zeichnung (Details bewerten)
Lösungsansatz
Kriterien zur Bewertung:
Mögliche Zeichnung Messestand:
Frage 1.4 (4 von 40 Punkten)
Es soll erklärt werden, wie sich auf eine Präsentation beim Auftraggeber vor Ort vorbereitet wird.
Bis zu 4 Punkte für vier richtige Erläuterungen
Lösungsansatz
Um eine erfolgreiche Präsentation beim Auftraggeber erfolgreich durchzuführen, ist die Berücksichtigung der folgenden Aspekte hilfreich:
Frage 1.5 (8 von 40 Punkten)
Zusätzliche Angaben Aufgabe 1.5
Für die anstehende Konzeptpräsentation beim Kunden soll auch eine vorläufige Kostenkalkulation vorgenommen werden, genauer: eine Aufteilung des Gesamtbudgets in Höhe von 500.000,00 €. Allerdings soll diese Aufteilung nicht nach den Briefingvorgaben im obigen Sachverhalt vorgenommen werden, sondern anhand der folgenden Übersicht des Branchenverbandes AUMA:
39 % Standbau/-ausstattung/-gestaltung, 21 % Personal- und Reisekosten, 20 % Grundkosten, 12 % Standservice und Kommunikation, 5 % sonstige Kosten, 3 % Transport und Entsorgung.
Achtung: Die Beträge sollen in eine vorgefertigte Tabelle eingetragen werden. Hier taucht allerdings noch zusätzlich zu den oben angegebenen Kostenbereichen der Faktor Agenturleistung auf.
Es soll also eine vorläufige Budgetierung unter Berücksichtigung den (nicht näher bezifferten) Agenturleistungen kalkuliert werden.
Je bis zu 1 Punkte für die richtige Berechnung der sieben Bereiche und des Gesamtergebnisses
Lösungsansatz
Es müssen zunächst Agenturleistungen inkl. Handlungskostenzuschlag und Gewinn festgelegt und errechnet werden, z.B. in Höhe von 30 % (also 150.000,00 €).
Der Restbetrag wird dann nach dem AUMA-Schlüssel verteilt (jeweils x % von 350.000,00 €).
Mögliche Lösung:
Auch andere korrekte Verteilungsberechnungen sind möglich, z.B. mit 20 % Handlungskostenzuschlag und Gewinn.
2. Aufgabe (ca. 15 Minuten Bearbeitungszeit, 16 Punkte)
Zusätzliche Angaben Aufgabe 2
Es wird ein aufmerksamkeitsstarker Eckstand im Ausstellungssegment IFA Home Appliance angestrebt. Zwar sollen nun gemäß der Anmeldeunterlagen ausführliche Angaben gemacht werden, nur eine genaue Standpositionierung kann nicht erfolgen.
Frage 2.1 (2 von 16 Punkten)
Es soll begründet werden, warum Aussteller keine Wunschposition festlegen können.
Bis zu 2 Punkte für die schlüssige Begründung
Lösungsansatz, z.B.
Messeveranstalter sind – historisch bedingt – dazu verpflichtet, wenn möglich alle Bewerber für Standflächen zuzulassen. So müssen erst eine angemessene Zeit lang alle Ausstellerbuchungen gesammelt werden, um dann den zur Verfügung stehenden Platz gerecht zu verteilen. Zwar gilt das Prinzip „wer zuerst kommt, mahlt zuerst“, aber bzgl. Standposition und auch Standgröße dürfen keine Aussteller unangemessen bevorzugt werden. Es gilt das Gleichbehandlungsprinzip: Erst den Platz gerecht auf- bzw. verteilen, dann die Platznummer mitteilen.
Frage 2.2 (4 von 16 Punkten)
Es soll anhand von zwei Aspekten erklärt werden, warum eine verbindliche Standkonzeption erst erfolgen kann, wenn eine genaue Standposition zugewiesen wurde.
Je bis zu 2 Punkte für jede schlüssige Erklärung
Lösungsansatz, z.B.
(2 Aspekte auswählen und erklären)
Eine Feinplanung im Detail kann muss generell an den vorhandenen Platz angepasst werden.
Mögliche Aspekte, die eine genaue Standkonzeption beeinflussen, sind
- Lage: Besucherlaufrichtung, Wegeführung, Position potenzieller Wettbewerber, Nähe zu Anschlüssen, Hängepunkte
- Größe: Seitenlängen, Nachbarstände, Blickperspektiven
- Inhaltliche Vorgaben: Präsentationsbereiche, Ausstellungsstücke, Schwerpunktlegungen
- Messevorgaben: Sicherheitsregularien, Höhenbegrenzungen, Lautstärkeregelungen
Frage 2.3 (10 von 16 Punkten)
Zusätzliche Angaben Aufgabe 2.3
Acht Monate vor dem Messetermin sollen folgende Meilensteine in einem Projektablaufplan sortiert werden: „Begleitende Kommunikationsmaßnahmen einleiten, Auftrag an Messebaufirma, Mailing an Kunden/Einladungen, Hosts/Hostessen schulen, geordneter Abbau, Übergabe des Messestandes durch Messebauer, Hotels optionieren, Besucherbefragungen, Pressekonferenz, Abnahme des Standes durch Messegesellschaft, Standparty, Nachbereitung und Erfolgskontrolle, Auswahl der Messebaufirma, Anforderung von Kommunikationsleitungen/Strom/Wasser bei der Messegesellschaft, Standpersonal festlegen, Exponatauswahl.“
Formulartabelle:
Es soll in diese vorgefertigte Tabelle näherungsweise eine Zeitplanung eingetragen werden.
Bis zu 10 Punkte anteilig für die richtige Zuordnung
Lösungsansatz, z.B.
3. Aufgabe (ca. 8 Minuten Bearbeitungszeit, 9 Punkte)
Frage 3.1 (6 von 9 Punkten)
Es sollen drei Vorschläge für vorbereitende Kommunikationsmaßnahmen gegenüber Fachbesuchern genannt und begründet werden.
Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 3 Nennungen, je bis zu 1 Punkt für die schlüssige von 3 Begründungen
Lösungsansatz, z.B.
(3 Vorschläge auswählen und begründen)
- Anzeigenschaltung in Fachmedien, um Fachpublikum anzusprechen
- Personalisierte Einladung mit Eintrittsgutschein, um eine Besuchsentscheidung zu erleichtern
- Lancieren von redaktioneller Berichterstattung, um imageorientierte Aufmerksamkeit zu erzeugen
- Einträge in Messemedien, um die Besucher zum Stand zu bekommen
- Webseitenpräsenz, um zu informieren
Frage 3.2 (3 von 9 Punkten)
Es sollen drei Vorschläge genannt werden für begleitende Kommunikationsmaßnahmen zur Endkundenansprache.
Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 3 Nennungen
Lösungsansatz, z.B.
Folgende Kommunikationsmaßnahmen können genannt werden (drei davon nennen):
4. Aufgabe (ca. 12 Minuten Bearbeitungszeit, 14 Punkte)
Frage 4.1 (8 von 14 Punkten)
Es sollen 4 Anforderungen an das Standpersonal erklärt werden.
Je 1 Punkt für die richtige von 4 Nennungen, je 1 Punkt für die schlüssige von 4 Erklärungen
Lösungsansatz, z.B.
(4 Anforderungen auswählen und erklären)
- Fremdsprachenkenntnisse: Nötig für die Kommunikation mit ausländischen Besuchern
- Fachwissen im Segment, Erfahrung: Gut für die Beratung
- zielgruppenadäquates Erscheinungsbild: Günstig für die Ausstrahlung
- freundliches offenes Wesen: Optimal für eine abschlussorientierte Gesprächsführung
Frage 4.2 (6 von 14 Punkten)
Es sollen drei mögliche personalbedingte Risiken genannt und Lösungsmöglichkeiten erläutert werden.
Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 3 Nennungen, je bis zu 1 Punkt für die schlüssige von 3 Erläuterungen
Lösungsansatz z.B.
(3 Risiken auswählen und Beschränkung erläutern)
5. Aufgabe (ca. 10 Minuten Bearbeitungszeit, 9 Punkte)
Frage 5 (14 von 14 Punkten)
Es sollen sechs Punkte für die Planung und Vorbereitung einer vorangehenden Pressekonferenz genannt und drei davon ausführlich begründet werden.
Je bis zu 1,5 Punkte für die richtige von 6 Nennungen, je bis zu 2 Punkte für die richtige von 3 Begründungen
Lösungsansatz
(6 Punkte nennen und 3 davon erläutern)
6. Aufgabe (ca. 5 Minuten Bearbeitungszeit, 4 Punkte)
Frage 6.1 (2 von 4 Punkten)
Es sollen zwei konkrete Präventionsmaßnahmen für die Unfallverhütung genannt werden, wenn im Stand ein 30 cm hohes Podest eingebaut ist, das sich nicht erkennbar vom Untergrund ab.
Je bis zu 1 Punkt für die richtige Nennung
Lösungsansatz
Signalband, Rampe/Treppe
Frage 6.2 (2 von 4 Punkten)
Es sollen zwei konkrete Präventionsmaßnahmen für die Absicherung ausgestellter hochwertiger Haushaltsgeräte genannt werden
Je bis zu 1 Punkt für die richtige Nennung
Lösungsansatz
Diebstahlsicherung, geschultes Bedienpersonal, Abstandsmaßnahmen, Bewachungspersonal
7. Aufgabe (ca. 5 Minuten Bearbeitungszeit, 8 Punkte)
Frage 7.1 (6 von 8 Punkten)
Es sollen drei Vorschläge für die Messeerfolgsmessung genannt und ihre Durchführung erläutert werden.
Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 3 Nennungen, je bis zu 1 Punkt für die richtige von 3 Begründungen
Lösungsansatz
- Besucherzählung und –dokumentation durch dafür abgestellte Mitarbeiter
- Besucherbefragung und Feedback-Dokumentation sowie –Auswertung durch Marktforschungsinstitut
- Dokumentierter Messe-Lead-Prozess mit Follow-Up-Szenario durch Standbesatzung und Vertriebsmannschaft
- Dokumentation der Kontakte und Vertragsabschlüsse sowie des Ordervolumens durch die Standleitung
- Analyse des Geräteverkaufs im Nachmesse-Zeitraum durch Vertriebsabteilung
Frage 7.2 (2 von 8 Punkten)
Es sollen zwei Möglichkeiten genannt werden, in welcher Form die Zielerreichung dem Auftraggeber dokumentiert werden kann.
Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 2 Nennungen
Lösungsansatz, z.B.
IHK-Abschlussprüfung Winter 2010/11 (Veranstaltungsorganisation 1.1)
Synopsis:
Die Juniversal-Event GmbH gehört seit drei Jahren einem Branchenverband an. Dieser plant für den Nikolaustag im nächsten Jahr (6. Dezember 2011) die jährlich stattfindende Verbandsgala in Hamburg, bei der ausgesuchte Business-Event-Konzepte des Vorjahres ausgezeichnet werden, die von Mitgliedsunternehmen in die Realität umgesetzt wurden. Eingeladen werden sollen zu dieser ausgelassenen Feier in der Regel bis zu 300 Besucher aus der Agenturenszene, von Zulieferern und aus der Fachpresse.
Die Ausrichtung wird im November 2010 verbandsintern als bezahlte Wettbewerbspräsentation (Pitch) an drei Mitgliedsagenturen ausgeschrieben. Als Projektmanagerin arbeiten Sie bei der Juniversal und sollen das Konzept für die Pitch-Präsentation zum 15. Januar 2011 vorbereiten. Hierbei treten noch zwei weitere Agenturen aus Köln und Hamburg an.
(Anmerkung des Autors: Realitätsnahe Vorlage für diesen IHK-Sachverhalt ist der damals noch existierende Verband FME – Forum Marketing Eventagenturen. Dieser richtete jährlich den EVA – Eventaward aus; hier wurden in verschiedenen Kategorien ausgewählte Eventmarketing-Konzeptionen von Mitgliedern prämiert. Tatsächlich wurde jedes Jahr ein interner Pitch ausgeschrieben und die jeweilige Gewinneragentur organsierte dann den entsprechenden Award.)
Das Kurzbriefing
Datum: 6.12.2011, ab 19 h
Teilnehmerzahl: ca. 300 Besucher
Ort: Hamburg, in angesagter Location
Programmwünsche: Moderatoren-Duo, Impulsvortrag durch Key-Note-Speaker, Preisverleihung in fünf Bereichen, Networking-Possibilities, kurze Künstlergigs, Cateringbuffet, fette Party am Schluss
Die ausgeschriebene Gala soll bereits zum zehnten Mal stattfinden.
Themenzuordnung lt. IHK-Stoffkatalog: Dienstleistungen, Planung und Organisation von Veranstaltungen, Durchführung von Veranstaltungen, rechtliche Rahmenbedingungen, Nachbereitung von Veranstaltungen
1. Aufgabe (ca. 20 Minuten Bearbeitungszeit, 18 Punkte)
Frage 1.1 (6 von 18 Punkten)
Im Rahmen des Rückbriefings sollen sechs Charaktermerkmale möglicher Gäste genannt werden.
Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 6 Nennungen
Lösungsansatz
(Der Prüfer fragt hier eher allgemeine Zielgruppenmerkmale für diese Veranstaltung ab. Folgende Merkmale können genannt werden - sechs davon, ggf. strukturiert, nennen):
Frage 1.2 (4 von 18 Punkten)
Es sollen zwei potenzielle Ziele für das Event aufgeschrieben werden, die der „SMART“-Formel entsprechen.
Je bis zu 2 Punkte für die richtige von 2 Formulierungen
Lösungsansatz
SMART-Formel = Ziele sollen zu Projektbeginn spezifisch, messbar, angemessen, realistisch bzw. relevant und terminiert formuliert werden, dann im Rahmen des Projektmanagements laufend überprüft und anschließend nachbereitet werden.
Eine mögliche Lösung:
Spezifische Zielformulierung: Neben möglichst allen Mitgliedsagenturen sollen auch Entscheider von großen Kundenunternehmen sowie die relevante Fachpresse teilnehmen.
Messbare Ziele: Es sollen über 300 Teilnehmer angemeldet sein, von denen auch über 280 tatsächlich anwesend sind; selbst um Mitternacht sollen noch über 200 Besucher mitfeiern.
Angemessenes (erreichbares) Ziel: Als Top-Act soll ein angesagter deutscher Popstar auftreten.
Realistisches/relevantes Ziel: Das vorgegebene Budget soll nicht überschritten werden.
Terminierung: Ein Projektplan mit Meilensteinen wird erstellt, laufend aktualisiert und eingehalten.
Frage 1.3 (3 von 18 Punkten)
Es sollen drei Ausprägungen angegeben werden, die internationale Gäste betreffen.
Je bis zu 1 Punkt für jede richtige Angabe
Lösungsansatz, z.B.
Frage 1.4 (5 von 18 Punkten)
Es sollen fünf Fragen gestellt werden, die nach dem jetzigen Stand des Briefings noch offen, aber dennoch wichtig für das Konzept sind.
Je bis zu 1 Punkt für jede richtige Frage
Lösungsansatz, z.B.
Anmerkung: Es empfiehlt sich, Wiederholungen zu vorherigen Antworten zu vermeiden.
2. Aufgabe (ca. 10 Minuten Bearbeitungszeit, 10 Punkte)
Es sollen sechs Bestandteile eines Konzeptes angegeben werden. Zusätzlich soll der Bestandteil herausgestellt und begründet werden, der dafür ausschlaggebend sein könnte, dass unser Konzept sich durchsetzt.
Je bis zu 1 Punkt für jede richtige Angabe, bis zu 4 Punkte für die schlüssige Begründung
Lösungsansatz, z.B.
Ein Konzept, das als Grundlage für die Präsentation dient, kann folgendermaßen gegliedert
sein:
1. Deckblatt mit Inhaltsübersicht, eventuell auch Kurzvorstellung der Agentur
2. Ausgangslage
3. Zielgruppe
4. Aufgabe / (Kommunikations-)Ziel
5. Idee / Motto / Story / Leitmotiv
6. Strategie
7. Umsetzung / Programm (einzelne Maßnahmen)
8. Ablauf (inklusive Ablaufplan), ggf. Projektplan
9. Details (Location, Acts, Catering, Teilnehmermanagement)
10. ggf. Alternativen / Add-Ons
11. Budgetübersicht / Kalkulation
Bestimmender Bestandteil, z.B.:
Grobkalkulation: Hier ist ausschlaggebend, ob es der Agentur gelingt, mit ihrer Idee bereits in dieser frühen Budgetierungsphase im Kostenrahmen zu bleiben. Es sollte stets vermieden werden, die Kostengrenze z.B. aufgrund einer zu aufwendigen Inszenierungsidee zu überschreiten.
Story / Motto / Dramaturgie: Eine überzeugende Grundidee, die sich bestenfalls als roter Faden durch die Eventinszenierung zieht und sich in einem knackigen Motto oder in einem attraktiven Leitmotiv bündelt, ist eine gute Grundlage, um den Kunden zu überzeugen, unsere Konzeption auszuwählen.
Programm: Ein hochwertiger, stimmiger und den Kommunikationszielen entsprechender Programmablauf motiviert den Kunden dazu, uns den Zuschlag zu geben.
Locationauswahl: Das Anbieten eines exklusiven, passenden und attraktiven Veranstaltungsorts kann als gute positive Antwortgrundlage dienen.
3. Aufgabe (ca. 30 Minuten Bearbeitungszeit, 36 Punkte)
Frage 3.1 (15 von 36 Punkten)
Folgende Visualisierung des Projektablaufs wird vorgegeben:
Es sollen hierzu 15 wichtige Arbeitsschritte chronologisch aufgelistet werden.
Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 15 Eintragungen
Lösungsansatz, z.B.
Bis 15. Januar 2011 (Wettbewerbspräsentation)
Ende Januar bis Ende Februar 2011 (Phase nach Vertragsschluss, Feinkonzeption)
Bis Ende Juli 2011 (Planungsphase)
Bis Anfang November 2011 (Organisationsphase)
Bis 1. Dezember (Vorbereitungsphase)
Frage 3.2 (9 von 36 Punkten)
Zusätzliche Angaben zu Aufgabe 3.2
Der Kunde sich nun für die X-Hall entschieden.
Datenblatt X-Hall
Es sollen fünf Punkte angegeben werden, die bei einer Vorab-Begehung vor Ort abgestimmt werden müssen, davon sollen zwei ausführlich begründet werden.
Je bis zu 1 Punkt für jede richtige von 5 Nennungen, je bis zu 2 Punkte für jede richtige von 2 Begründungen
Lösungsansatz, z.B.
Folgende Punkte können angegeben werden (5 auswählen und 2 begründen):
Ausgewählte ausführliche Begründung, z.B.:
Frage 3.3 (12 von 36 Punkten)
Zusätzliche Angaben zu Aufgabe 3.3