Inhalt

1 Highlights der Datenerfassung mit Excel
1. 1.1 Zahlen und Texte erfassen
2. 1.1.1 Korrekturen durchführen
3. 1.1.2 Zahlen als Texte erfassen
4. 1.1.3 Eingegebene Werte wiederholen
5. 1.1.4 Schnell viele Zellen befüllen
6. 1.1.5 Eine Tabelle bequem befüllen
7. 1.2 Zellen in einer Tabelle markieren
8. 1.2.1 Mehrere Zellen markieren
9. 1.2.2 Eine ganze Tabelle markieren
10. 1.2.3 Eine Zeile oder eine Spalte markieren
11. 1.3 Methoden, markierte Zellen zu analysieren
12. 1.3.1 Die Schnellanalyse deaktivieren
13. 1.4 Bestimmte Werte automatisch auffüllen
14. 1.4.1 Individuelle Listen zum AutoAusfüllen anlegen
15. 1.5 Tabellenzeilen und Spalten einfach tauschen
16. 1.6 Einfache Drop-down-Listen für die Kollegen
17. 1.6.1 Datenliste auf einem anderen Blatt
18. 1.6.2 Werte aus einer Umsatzliste holen
19. 1.7 Begriffe in Datenlisten suchen und ersetzen
20. 1.7.1 Nach einem Wert suchen
21. 1.7.2 Nur 100 % Übereinstimmung
22. 1.7.3 Nach einem * suchen
23. 1.7.4 Ein Format durch ein anderes ersetzen
24. 1.7.5 Innerhalb von Formeln suchen
25. 1.8 Unvollständige Produktlisten schnell auffüllen
2 Die Darstellung von Zahlen optimieren
1. 2.1 Die Excel-Arbeitsumgebung anpassen
2. 2.1.1 Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen
3. 2.1.2 Symbole nur für eine Datei
4. 2.1.3 Das Menüband anpassen
5. 2.1.4 Alle Einstellungen sichern
6. 2.2 Mit etwas Farbe sehen Tabellen besser aus
7. 2.3 Zahlenwerte benutzerfreundlich darstellen
8. 2.3.1 Große Zahlen mit Tausenderpunkt darstellen
9. 2.3.2 Der Euro im Währungs- und im Buchhaltungsformat
10. 2.3.3 Eigenes Zahlenformat für Millionenwerte anlegen
11. 2.3.4 Tausenderwerte verkürzt darstellen
12. 2.3.5 Zahlenformat für Kilogramm darstellen
13. 2.3.6 Postleitzahlen mit führenden Nullen auffüllen
14. 2.3.7 Eigene Zahlenformate in andere Zellen übertragen
15. 2.4 Werte in einer Zelle deutlich hervorheben
16. 2.4.1 Zellinhalt in ein Formelement bringen
17. 2.4.2 Mehrere Zellinhalte in ein Formelement bringen
18. 2.4.3 Mehrere Zellen, ein Formelement, ein Zahlenformat
19. 2.5 Vorgegebene und eigene Designs nutzen
3 Mappen und Tabellenblätter bearbeiten
1. 3.1 Basis einer Tabelle: Zeilen und Spalten
2. 3.1.1 Zeilen oder Spalten schnell verschieben
3. 3.1.2 Fehlende Zeilen oder Spalten einfügen
4. 3.1.3 Zeilen oder Spalten aus einer Tabelle entfernen
5. 3.1.4 Weniger wichtige Informationen ausblenden
6. 3.1.5 Möglichkeiten, Spaltenbreite und Zeilenhöhe zu ändern
7. 3.2 Blatt für Blatt durch Arbeitsmappen navigieren
8. 3.2.1 Neues Tabellenblatt in die Arbeitsmappe einfügen
9. 3.2.2 Die Reihenfolge der Tabellenblätter bestimmen
10. 3.2.3 Wege, ein Tabellenblatt umzubenennen
11. 3.2.4 Nicht mehr benötigte Tabellenblätter löschen
12. 3.2.5 Übersichtliche Arbeitsmappen durch Registerfarben
13. 3.3 Methoden, Tabellenblätter zu vervielfältigen
14. 3.3.1 Kopie eines Blatts in die aktuelle Mappe einfügen
15. 3.3.2 Tabellenblätter in eine neue Arbeitsmappe kopieren
16. 3.4 Mit Hyperlinks durch komplexe Mappen steuern
17. 3.4.1 Steuerung über Texte
18. 3.4.2 Hyperlink bearbeiten
19. 3.4.3 Ein Schalter als Hyperlink
20. 3.4.4 Ein Foto als Hyperlink
21. 3.5 Wasserzeichen als Copyright-Vermerk
22. 3.5.1 Wasserzeichen einfügen
4 Listen sicher und schnell bearbeiten
1. 4.1 Durch die Stromschnellen der Sortierung
2. 4.1.1 Einfache Sortierung nach Verkäufernamen
3. 4.1.2 Leere Tabellenzellen einfach nach unten sortieren
4. 4.1.3 In einer Liste nicht nach der ersten Spalte sortieren
5. 4.1.4 Erst nach Verkäufer, dann nach Umsatz sortieren
6. 4.1.5 Sortieren nach Farben
7. 4.1.6 Tabellen von Montag bis Sonntag sortieren
8. 4.1.7 Was man beim Sortieren unbedingt vermeiden sollte
9. 4.2 Mit dynamischen Tabellen arbeiten
10. 4.2.1 Möglichkeiten, dynamische Tabellen anzulegen
11. 4.2.2 Wie man eine dynamische Tabelle erweitert
12. 4.2.3 Berechnungen in einer dynamischen Tabelle
13. 4.2.4 Der Datenschnitt für das übersichtliche Filtern
14. 4.2.5 Von der dynamischen zurück zur normalen Tabelle
15. 4.3 Filtern in Tabellenblättern ist kinderleicht
16. 4.3.1 In umfangreichen Listen nach Artikeln filtern
17. 4.3.2 Umsatzsumme als Filterergebnis berechnen
18. 4.3.3 Nur nach dreistelligen Gruppencodes filtern
19. 4.3.4 Fehlende Werte in Gruppenbezeichnungen auffüllen
20. 4.4 Wenn das Öffnen einer Mappe zu lange dauert
5 Das Einmaleins der Summenbildung
1. 5.1 Varianten, um Zahlen in Zellen zu addieren
2. 5.1.1 Mehrere Werte manuell addieren
3. 5.1.2 Schnelles Addieren mit der Funktion SUMME
4. 5.1.3 Mehrere Zellbereiche addieren
5. 5.1.4 Spesenabrechnungen für die Mitarbeiter erstellen
6. 5.1.5 Mit $-Zeichen Zellen festsetzen
7. 5.2 Wie man eine Wertkopie erstellt
8. 5.2.1 Werte einfügen – die Lösung liegt auf der Hand
9. 5.3 Umsatzsummen über mehrere Tabellenblätter
10. 5.3.1 Jeden Wert einzeln wählen
11. 5.3.2 Die kürzere Berechnungsvariante
12. 5.4 Zwischen- und Gesamtsummen mit Teilergebnis
13. 5.4.1 Die Vorbereitung: das Sortieren
14. 5.4.2 Der Befehl Teilergebnis
15. 5.4.3 Die Ergebnisse kopieren
16. 5.4.4 Weitere Zwischensummen bilden
17. 5.4.5 Anzahl der Verkäufe pro Produkt ermitteln
18. 5.4.6 Die Teilergebnisse wieder entfernen
19. 5.5 Ergebnisse der Quartalsumsätze konsolidieren
20. 5.5.1 Eine einfache Konsolidierung durchführen
21. 5.5.2 Konsolidierung getrennt nach Quartal
22. 5.5.3 Konsolidierung mit automatischer Aktualisierung
23. 5.6 Das kann die neue Funktion AGGREGAT
24. 5.6.1 Addieren auch bei einer Fehlermeldung
25. 5.6.2 Nur die sichtbaren Zellen addieren
26. 5.7 Werte nach Kriterien addieren mit SUMMEWENNS
27. 5.7.1 Umsätze nach Produktgruppe und Jahr summieren
28. 5.7.2 Weitere Auswertungen nach einem bestimmten Jahr
29. 5.8 Allroundgenie SUMMENPRODUKT
30. 5.8.1 Umsatzsumme mit nur einem Rechenschritt ermitteln
31. 5.8.2 Umsätze nach Produktgruppe und Jahr bilden
32. 5.9 Ad-hoc-Analysen mit PivotTabellen
33. 5.9.1 Summen der Produktgruppen bilden
34. 5.10 Komplexe Berechnungen mit den Matrixfunktionen
35. 5.10.1 Summen bestimmter Produktgruppen bilden
36. 5.10.2 Summe nach Produktgruppe und Jahr
37. 5.10.3 Umsatzsummen nur bestimmter Regionen bilden
38. 5.11 Anzahl der Verkäufe insgesamt ermitteln
39. 5.11.1 Die Funktionen ANZAHL und ANZAHL2
40. 5.11.2 Erst zählen, wenn eine oder mehrere Bedingungen erfüllt sind
6 Listen auswerten ohne eine einzige Formel
1. 6.1 Eine Überschrift für jede Listenspalte
2. 6.1.1 PivotTabellen erstellen
3. 6.1.2 Darstellen gegliederter Listen
4. 6.2 An verschiedenen Stellen der Tabelle filtern
5. 6.2.1 Der Berichtsfilter
6. 6.2.2 Bequem und schnell mit Datenschnitt filtern
7. 6.3 Layout von PivotTabellen gestalten
8. 6.3.1 Layoutänderungen durchführen
9. 6.3.2 Nach Umsatz, Vertrieb, Produktgruppe gliedern
10. 6.3.3 Ergebnisbildung in PivotTabellen
11. 6.4 Datenauswertung nach Monat, Jahr, Quartal
12. 6.4.1 Daten nach Jahr und Monat gruppieren
13. 6.4.2 Daten nach Quartalen gruppieren
14. 6.5 Anteile ohne eine Formel ermitteln
15. 6.5.1 Die Anzahl ermitteln
16. 6.5.2 Den Anteil ermitteln
17. 6.6 Tipps und Tricks zu PivotTabellen
18. 6.6.1 Einzelne Berichtsseiten erstellen
19. 6.6.2 Jedem Verkäufer sein eigenes Blatt
20. 6.6.3 PivotTabellen als Diagramm darstellen
7 Zellinhalte prüfen und Anweisungen ausführen
1. 7.1 5 % Umsatzrabatt mit der WENN-Funktion
2. 7.1.1 Rabattberechnung für Ihre Kunden
3. 7.1.2 Prüfungsoperatoren mit Beispiel
4. 7.2 Persönliche Briefanrede mit WENN
5. 7.2.1 Festlegen der persönlichen Anrede
6. 7.2.2 Von der persönlichen zur formellen Anrede
7. 7.3 Kunden und ihren Umsatzbereich ermitteln
8. 7.3.1 WENN mit UND kombinieren
9. 7.3.2 Aufbau der Formel mit den zwei Funktionen
10. 7.4 Ausreißerwerte auf Anhieb erkennen
11. 7.4.1 WENN mit ODER kombinieren
12. 7.4.2 Aufbau der Formel mit den zwei Funktionen
13. 7.5 Plan- und Ist-Umsatz bewerten
14. 7.5.1 Symbole in Zellen einsetzen
15. 7.5.2 Bewertung durch zwei Dreiecke
16. 7.5.3 Ergebnisse über 0 mit einem Pfeil kennzeichnen
17. 7.6 Wenn-Berechnungen ohne WENN-Funktion
18. 7.6.1 Die Funktion WAHL
19. 7.6.2 Den Berechnungsschritt wählen
8 Werte aufspüren und Listen vervollständigen
1. 8.1 Fehlende Artikelbezeichnungen erfassen
2. 8.1.1 Informationen einfügen mit SVERWEIS
3. 8.1.2 Die vier Argumente der Funktion SVERWEIS
4. 8.1.3 Fehlermeldung sicher abfangen
5. 8.2 Verkäufer, Umsatz und Provision
6. 8.3 Tipps zum Einsatz von SVERWEIS
7. 8.3.1 Einsatz zusammengesetzter Suchkriterien
8. 8.3.2 Artikelnummer als Zahl und Text vergleichen
9. 8.3.3 Texte mit Zahlenformaten vergleichen
10. 8.3.4 Wie man den Spaltenindex berechnet
11. 8.4 Werte aus einer Matrix suchen und finden
12. 8.4.1 Informationen finden, ohne Tabellen umzubauen
13. 8.4.2 Argumente der Funktion INDEX
14. 8.4.3 Positionsnummer in einem Zellbereich finden
15. 8.4.4 INDEX und VERGLEICH im Team
16. 8.5 Zwei Tabellen spiegeln
17. 8.5.1 Mitarbeiterliste um neue Kollegen erweitern
18. 8.5.2 Neue Mitarbeiter mit SVERWEIS finden
19. 8.5.3 Nur neue Mitarbeiter übernehmen
9 Bedingte Formatierung bringt Farbe ins Spiel
1. 9.1 Beträge ab 400 € automatisch einfärben
2. 9.1.1 Die schnelle Variante mit wenigen Klicks
3. 9.1.2 Die Größer-als- oder die Größer-gleich-Variante
4. 9.2 Anteile am Umsatz mit Balken hervorheben
5. 9.2.1 Datenbalken neben den Werten anzeigen
6. 9.3 Werte durch Symbole hervorheben
7. 9.3.1 Nur rote und grüne Symbole zeigen
8. 9.4 Eigene Verkehrsampel erstellen
9. 9.4.1 Ampel erstellen
10. 9.4.2 Farben zuweisen
11. 9.5 Eine Umsatzliste über Farben analysieren
12. 9.5.1 Listenfelder mit Texteinträgen erstellen
13. 9.5.2 Bedingungen für die Formate einrichten
10 Diagramme visualisieren Zahlen
1. 10.1 Werte mit einem Diagramm darstellen
2. 10.1.1 Die drei Schalter neben dem Diagramm
3. 10.2 Elemente eines Diagramms bearbeiten
4. 10.2.1 Elemente markieren und anpassen
5. 10.2.2 Einen gewählten Diagrammtyp ändern
6. 10.2.3 Diagrammelemente bearbeiten bzw. einfügen
7. 10.2.4 Datenbereich für das Diagramm vergrößern
8. 10.2.5 Beschriftungen im Diagramm anpassen
9. 10.2.6 Dynamische Diagrammtitel mit Zeilenumbruch
10. 10.3 Zeitverläufe mit Liniendiagrammen darstellen
11. 10.3.1 Bestimmte Datenpunkte hervorheben
12. 10.3.2 Nicht alle Linien anzeigen
13. 10.4 Dynamische Diagramme erstellen
14. 10.4.1 Berechnungen erstellen
15. 10.4.2 Dynamische Bezeichnungen festlegen
16. 10.4.3 Das Diagramm erstellen
17. 10.4.4 Produktnamen als Säulenbeschriftung
18. 10.4.5 In Excel 2010
19. 10.4.6 Auswahl des Quartals bequemer machen
20. 10.5 Sparklines zeigen den Jahresumsatz
21. 10.5.1 Sparklines erstellen
22. 10.5.2 Sparklines bearbeiten
23. 10.6 Sparklines mit Beschriftung
24. 10.6.1 Sparklines auf einem anderen Blatt zeigen
25. 10.6.2 Berechnung für höchsten und geringsten Wert
26. 10.7 Neue Diagrammformen in Excel 2016
27. 10.7.1 Wertezu- und -abnahme im Wasserfalldiagramm
28. 10.7.2 Gruppierte Informationen im Sunburst-Diagramm
29. 10.7.3 Gruppierte Kästen im Treemap-Diagramm
30. 10.8 Prognose für die Zukunft erstellen
11 Außergewöhnliche Diagramme
1. 11.1 Tachometerdiagramm erstellen
2. 11.1.1 Berechnungen im Tachometerdiagramm
3. 11.1.2 Tachoscheibe erstellen
4. 11.1.3 Tachonadel erstellen
5. 11.1.4 Beide Diagramme übereinanderlegen
6. 11.1.5 Werte in einem Formelement zeigen
7. 11.1.6 Farbe ins Spiel bringen mit einem Ringdiagramm
8. 11.2 Statuspräsentation im Bullet-Chart
9. 11.2.1 Daten für das Diagramm vorbereiten
10. 11.2.2 Balken erstellen
11. 11.2.3 Zielmarke setzen
12. 11.3 Werte mit einem Waffeldiagramm präsentieren
13. 11.3.1 Zahlen in die Zellen eingeben
14. 11.3.2 Prozentuale Werte zeigen
12 Schwer angesagt: Dashboards
1. 12.1 LiveFotos erstellen
2. 12.1.1 Der Befehl Kamera
3. 12.1.2 Der Befehl Verknüpfte Grafik
4. 12.1.3 Elemente auf einem anderen Tabellenblatt einfügen
5. 12.1.4 Größe eines LiveFotos beliebig verändern
6. 12.2 Dashboard mit LiveFotos erstellen
7. 12.2.1 Seite für das Dashboard vorbereiten
13 Datenaustausch mit anderen Office-Anwendungen
1. 13.1 Excel-Tabellen in PowerPoint präsentieren
2. 13.1.1 Zielformatvorlage von PowerPoint verwenden
3. 13.1.2 Ursprüngliche Formatierung von Excel beibehalten
4. 13.1.3 Excel-Tabelle in PowerPoint einbetten
5. 13.1.4 Excel-Tabelle als Grafik einfügen
6. 13.1.5 Verknüpfung mit Excel erstellen
7. 13.2 Excel-Diagramme in PowerPoint präsentieren
8. 13.2.1 Zieldesign verwenden und Arbeitsmappe einbetten
9. 13.2.2 Ursprüngliche Formatierung beibehalten und Arbeitsmappe einbetten
10. 13.2.3 Zieldesign verwenden und Daten verknüpfen
11. 13.2.4 Das Diagramm als Grafik einfügen
12. 13.3 Seriendruck mit Word und Adressen aus Excel
13. 13.3.1 Daten für den Seriendruck
14. 13.3.2 Seriendruck vorbereiten
15. 13.4 Fünf Wege, eine Excel-Tabelle in Word zu zeigen
16. 13.4.1 Die Informationen
17. 13.4.2 Excel-Tabelle als Word-Tabelle einfügen
18. 13.4.3 Die Daten bleiben in Excel, die Tabelle in Word
19. 13.4.4 Excel-Tabelle als Grafik einfügen
20. 13.4.5 Excel-Tabelle ins Dokument einbetten
21. 13.4.6 Excel-Tabelle im Dokument verknüpfen
22. 13.4.7 Verknüpfungen in Word-Dokumenten
23. 13.5 Ausgabe einer Tabelle in PDF
14 Mobil arbeiten mit Excel
1. 14.1 Einfach überall arbeiten
2. 14.2 Arbeitsmappe auf einem Desktop-PC anlegen
3. 14.3 Excel-Daten auf OneDrive speichern und bearbeiten
4. 14.4 Dateneingaben über ein iPad oder iPhone
5. 14.5 Arbeitsmappe über SharePoint bearbeiten
6. 14.5.1 Dateien für andere Bearbeiter freigeben
7. 14.5.2 Mappenversionen automatisch sichern
15 Besondere Funktionen liefern besondere Ergebnisse
1. 15.1 BEREICH.VERSCHIEBEN – häufig unterschätzt
2. 15.1.1 Inhalte von bestimmten Zellen zeigen
3. 15.1.2 Rollierende Umsätze anzeigen
4. 15.2 WIEDERHOLEN – das Allroundgenie
5. 15.2.1 Aufgabenbewältigung mit Sternen bewerten
6. 15.2.2 Ein Diagramm in einer Zelle erstellen
7. 15.3 ZELLE – universelle Arbeitszeitenblätter
8. 15.3.1 Tabellenblattnamen in eine Zelle übernehmen
9. 15.3.2 Die letzten Tage im Monat
10. 15.3.3 Die Monatssalden abrufen
11. 15.4 INDIREKT – Bilder abrufen
12. 15.4.1 Liste mit Bildern anlegen
13. 15.4.2 Ein Listenfeld erstellen
14. 15.4.3 Einen Namen für den Abruf des Bilds definieren
15. 15.4.4 Bild einfügen und Quelle definieren
16. 15.4.5 Weitere Infos aus der Tabelle abrufen
16 Mit Makros Arbeitsabläufe optimieren
1. 16.1 Grundlagen zum Einsatz von Makros
2. 16.1.1 Was ist ein Makro?
3. 16.1.2 Das Register Entwicklertools
4. 16.2 Schritt für Schritt zum ersten Makro
5. 16.2.1 Aufzeichnung starten
6. 16.2.2 Makronamen vergeben
7. 16.2.3 Speicherort festlegen
8. 16.2.4 Makrobefehle während der Aufzeichnung
9. 16.2.5 Aufzeichnung beenden
10. 16.2.6 Makro testen
11. 16.3 Makro für die Formatierung aufzeichnen
12. 16.3.1 Eine Mappe mit Makros speichern
13. 16.3.2 Eine Mappe mit Makros öffnen
14. 16.4 Methoden, ein Makro zu starten
15. 16.4.1 Über das Steuerelement Schaltfläche
16. 16.4.2 Eine Schaltfläche bearbeiten
17. 16.4.3 Makros über Bilder oder Formen starten
18. 16.4.4 Makro über die Symbolleiste für den Schnellzugriff starten
19. 16.5 Wo soll das neue Makro gespeichert werden?
20. 16.6 Makroaufzeichnung mit relativen Verweisen
21. 16.7 Erstellen eines Zahlenformats als Makro
A Anhang
1. A.1 Tastenkombinationen
2. A.1.1 Tastenkombinationen nach Kapitel
Stichwortverzeichnis

Saskia Gießen / Hiroshi Nakanishi

Besser im Job mit Excel

Besser im Job mit

Excel

Bibliografische Information der Deutschen Bibliothek

Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte Daten sind im Internet über http://dnb.ddb.de abrufbar.

Alle Angaben in diesem Buch wurden vom Autor mit größter Sorgfalt erarbeitet bzw. zusammengestellt und unter Einschaltung wirksamer Kontrollmaßnahmen reproduziert. Trotzdem sind Fehler nicht ganz auszuschließen. Der Verlag und der Autor sehen sich deshalb gezwungen, darauf hinzuweisen, dass sie weder eine Garantie noch die juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernehmen können. Für die Mitteilung etwaiger Fehler sind Verlag und Autor jederzeit dankbar. Internetadressen oder Versionsnummern stellen den bei Redaktionsschluss verfügbaren Informationsstand dar. Verlag und Autor übernehmen keinerlei Verantwortung oder Haftung für Veränderungen, die sich aus nicht von ihnen zu vertretenden Umständen ergeben. Evtl. beigefügte oder zum Download angebotene Dateien und Informationen dienen ausschließlich der nicht gewerblichen Nutzung. Eine gewerbliche Nutzung ist nur mit Zustimmung des Lizenzinhabers möglich.

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Die meisten Produktbezeichnungen von Hard- und Software sowie Firmennamen und Firmenlogos, die in diesem Werk genannt werden, sind in der Regel gleichzeitig auch eingetragene Warenzeichen und sollten als solche betrachtet werden. Der Verlag folgt bei den Produktbezeichnungen im Wesentlichen den Schreibweisen der Hersteller.

Produktmanagement: Dr. Markus Stäuble

Autoren: Saskia Gießen und Hiroshi Nakanishi

Lektorat: Ulrich Dorn

Satz: DTP-Satz A. Kugge, München

art & design: www.ideehoch2.de

eISBN 978-3-645-22368-3

Vorwort

»Besser im Job mit Excel« – dieser Titel beschreibt genau das Ziel des Buchs.

Excel ist aus den Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Der Einsatzbereich reicht von einer einfachen Summe über ein Kassenbuch bis hin zu komplexen Unternehmensanalysen.

Das Buch ist für alle Anwender gedacht, die für ihre Arbeiten Excel nutzen und den Umgang mit Excel in der Schule, an der Uni oder in einem Seminar gelernt bzw. sich selbst beigebracht haben.

Es soll Ihnen dabei helfen, Ihre Arbeiten mit Excel zu optimieren und neue Vorgehensweisen kennenzulernen. Am schnellsten verinnerlichen Sie unsere Beispiele, wenn Sie sie direkt an Ihrem Computer ausprobieren.

In unseren Seminaren erfahren wir von unseren Teilnehmern, dass es häufig die kleinen Tipps und Tricks am Rande sind, die später in der Praxis viel Zeit sparen. Und schnell gilt man bei anderen Kollegen als Experte, wenn man hilfreiche Schritte, Funktionen und Befehle kennt. Vieles, was vorher manuell bearbeitet wurde, geht dann mit einigen »Shortcuts« schneller und bequemer.

Dabei sind Grundlagen zur Datenbearbeitung, zur Formatierung sowie zum Sortieren und Filtern Voraussetzung für die komplexeren Themen, wie Diagrammerstellung, der SVERWEIS und die Datenanalyse mit Pivot. Die beiden zuletzt genannten Excel-Themen sind heute schon obligatorisch für den Job.

Wir wünschen Ihnen viele Aha-Effekte beim Lesen und Stöbern.

Saskia Gießen und Hiroshi Nakanishi, Köln im Herbst 2016

Zusatzinformationen zum Produkt

Zu diesem Produkt, wie zu vielen anderen Produkten des Franzis Verlags, finden Sie unter www.buch.cd Zusatzmaterial zum Download.

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Inhaltsverzeichnis

1Highlights der Datenerfassung mit Excel

1.1Zahlen und Texte erfassen

1.1.1Korrekturen durchführen

1.1.2Zahlen als Texte erfassen

1.1.3Eingegebene Werte wiederholen

1.1.4Schnell viele Zellen befüllen

1.1.5Eine Tabelle bequem befüllen

1.2Zellen in einer Tabelle markieren

1.2.1Mehrere Zellen markieren

1.2.2Eine ganze Tabelle markieren

1.2.3Eine Zeile oder eine Spalte markieren

1.3Methoden, markierte Zellen zu analysieren

1.3.1Die Schnellanalyse deaktivieren

1.4Bestimmte Werte automatisch auffüllen

1.4.1Individuelle Listen zum AutoAusfüllen anlegen

1.5Tabellenzeilen und Spalten einfach tauschen

1.6Einfache Drop-down-Listen für die Kollegen

1.6.1Datenliste auf einem anderen Blatt

1.6.2Werte aus einer Umsatzliste holen

1.7Begriffe in Datenlisten suchen und ersetzen

1.7.1Nach einem Wert suchen

1.7.2Nur 100 % Übereinstimmung

1.7.3Nach einem * suchen

1.7.4Ein Format durch ein anderes ersetzen

1.7.5Innerhalb von Formeln suchen

1.8Unvollständige Produktlisten schnell auffüllen

2Die Darstellung von Zahlen optimieren

2.1Die Excel-Arbeitsumgebung anpassen

2.1.1Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen

2.1.2Symbole nur für eine Datei

2.1.3Das Menüband anpassen

2.1.4Alle Einstellungen sichern

2.2Mit etwas Farbe sehen Tabellen besser aus

2.3Zahlenwerte benutzerfreundlich darstellen

2.3.1Große Zahlen mit Tausenderpunkt darstellen

2.3.2Der Euro im Währungs- und im Buchhaltungsformat

2.3.3Eigenes Zahlenformat für Millionenwerte anlegen

2.3.4Tausenderwerte verkürzt darstellen

2.3.5Zahlenformat für Kilogramm darstellen

2.3.6Postleitzahlen mit führenden Nullen auffüllen

2.3.7Eigene Zahlenformate in andere Zellen übertragen

2.4Werte in einer Zelle deutlich hervorheben

2.4.1Zellinhalt in ein Formelement bringen

2.4.2Mehrere Zellinhalte in ein Formelement bringen

2.4.3Mehrere Zellen, ein Formelement, ein Zahlenformat

2.5Vorgegebene und eigene Designs nutzen

3Mappen und Tabellenblätter bearbeiten

3.1Basis einer Tabelle: Zeilen und Spalten

3.1.1Zeilen oder Spalten schnell verschieben

3.1.2Fehlende Zeilen oder Spalten einfügen

3.1.3Zeilen oder Spalten aus einer Tabelle entfernen

3.1.4Weniger wichtige Informationen ausblenden

3.1.5Möglichkeiten, Spaltenbreite und Zeilenhöhe zu ändern

3.2Blatt für Blatt durch Arbeitsmappen navigieren

3.2.1Neues Tabellenblatt in die Arbeitsmappe einfügen

3.2.2Die Reihenfolge der Tabellenblätter bestimmen

3.2.3Wege, ein Tabellenblatt umzubenennen

3.2.4Nicht mehr benötigte Tabellenblätter löschen

3.2.5Übersichtliche Arbeitsmappen durch Registerfarben

3.3Methoden, Tabellenblätter zu vervielfältigen

3.3.1Kopie eines Blatts in die aktuelle Mappe einfügen

3.3.2Tabellenblätter in eine neue Arbeitsmappe kopieren

3.4Mit Hyperlinks durch komplexe Mappen steuern

3.4.1Steuerung über Texte

3.4.2Hyperlink bearbeiten

3.4.3Ein Schalter als Hyperlink

3.4.4Ein Foto als Hyperlink

3.5Wasserzeichen als Copyright-Vermerk

3.5.1Wasserzeichen einfügen

4Listen sicher und schnell bearbeiten

4.1Durch die Stromschnellen der Sortierung

4.1.1Einfache Sortierung nach Verkäufernamen

4.1.2Leere Tabellenzellen einfach nach unten sortieren

4.1.3In einer Liste nicht nach der ersten Spalte sortieren

4.1.4Erst nach Verkäufer, dann nach Umsatz sortieren

4.1.5Sortieren nach Farben

4.1.6Tabellen von Montag bis Sonntag sortieren

4.1.7Was man beim Sortieren unbedingt vermeiden sollte

4.2Mit dynamischen Tabellen arbeiten

4.2.1Möglichkeiten, dynamische Tabellen anzulegen

4.2.2Wie man eine dynamische Tabelle erweitert

4.2.3Berechnungen in einer dynamischen Tabelle

4.2.4Der Datenschnitt für das übersichtliche Filtern

4.2.5Von der dynamischen zurück zur normalen Tabelle

4.3Filtern in Tabellenblättern ist kinderleicht

4.3.1In umfangreichen Listen nach Artikeln filtern

4.3.2Umsatzsumme als Filterergebnis berechnen

4.3.3Nur nach dreistelligen Gruppencodes filtern

4.3.4Fehlende Werte in Gruppenbezeichnungen auffüllen

4.4Wenn das Öffnen einer Mappe zu lange dauert

5Das Einmaleins der Summenbildung

5.1Varianten, um Zahlen in Zellen zu addieren

5.1.1Mehrere Werte manuell addieren

5.1.2Schnelles Addieren mit der Funktion SUMME

5.1.3Mehrere Zellbereiche addieren

5.1.4Spesenabrechnungen für die Mitarbeiter erstellen

5.1.5Mit $-Zeichen Zellen festsetzen

5.2Wie man eine Wertkopie erstellt

5.2.1Werte einfügen – die Lösung liegt auf der Hand

5.3Umsatzsummen über mehrere Tabellenblätter

5.3.1Jeden Wert einzeln wählen

5.3.2Die kürzere Berechnungsvariante

5.4Zwischen- und Gesamtsummen mit Teilergebnis

5.4.1Die Vorbereitung: das Sortieren

5.4.2Der Befehl Teilergebnis

5.4.3Die Ergebnisse kopieren

5.4.4Weitere Zwischensummen bilden

5.4.5Anzahl der Verkäufe pro Produkt ermitteln

5.4.6Die Teilergebnisse wieder entfernen

5.5Ergebnisse der Quartalsumsätze konsolidieren

5.5.1Eine einfache Konsolidierung durchführen

5.5.2Konsolidierung getrennt nach Quartal

5.5.3Konsolidierung mit automatischer Aktualisierung

5.6Das kann die neue Funktion AGGREGAT

5.6.1Addieren auch bei einer Fehlermeldung

5.6.2Nur die sichtbaren Zellen addieren

5.7Werte nach Kriterien addieren mit SUMMEWENNS

5.7.1Umsätze nach Produktgruppe und Jahr summieren

5.7.2Weitere Auswertungen nach einem bestimmten Jahr

5.8Allroundgenie SUMMENPRODUKT

5.8.1Umsatzsumme mit nur einem Rechenschritt ermitteln

5.8.2Umsätze nach Produktgruppe und Jahr bilden

5.9Ad-hoc-Analysen mit PivotTabellen

5.9.1Summen der Produktgruppen bilden

5.10Komplexe Berechnungen mit den Matrixfunktionen

5.10.1Summen bestimmter Produktgruppen bilden

5.10.2Summe nach Produktgruppe und Jahr

5.10.3Umsatzsummen nur bestimmter Regionen bilden

5.11Anzahl der Verkäufe insgesamt ermitteln

5.11.1Die Funktionen ANZAHL und ANZAHL2

5.11.2Erst zählen, wenn eine oder mehrere Bedingungen erfüllt sind

6Listen auswerten ohne eine einzige Formel

6.1Eine Überschrift für jede Listenspalte

6.1.1PivotTabellen erstellen

6.1.2Darstellen gegliederter Listen

6.2An verschiedenen Stellen der Tabelle filtern

6.2.1Der Berichtsfilter

6.2.2Bequem und schnell mit Datenschnitt filtern

6.3Layout von PivotTabellen gestalten

6.3.1Layoutänderungen durchführen

6.3.2Nach Umsatz, Vertrieb, Produktgruppe gliedern

6.3.3Ergebnisbildung in PivotTabellen

6.4Datenauswertung nach Monat, Jahr, Quartal

6.4.1Daten nach Jahr und Monat gruppieren

6.4.2Daten nach Quartalen gruppieren

6.5Anteile ohne eine Formel ermitteln

6.5.1Die Anzahl ermitteln

6.5.2Den Anteil ermitteln

6.6Tipps und Tricks zu PivotTabellen

6.6.1Einzelne Berichtsseiten erstellen

6.6.2Jedem Verkäufer sein eigenes Blatt

6.6.3PivotTabellen als Diagramm darstellen

7Zellinhalte prüfen und Anweisungen ausführen

7.15 % Umsatzrabatt mit der WENN-Funktion

7.1.1Rabattberechnung für Ihre Kunden

7.1.2Prüfungsoperatoren mit Beispiel

7.2Persönliche Briefanrede mit WENN

7.2.1Festlegen der persönlichen Anrede

7.2.2Von der persönlichen zur formellen Anrede

7.3Kunden und ihren Umsatzbereich ermitteln

7.3.1WENN mit UND kombinieren

7.3.2Aufbau der Formel mit den zwei Funktionen

7.4Ausreißerwerte auf Anhieb erkennen

7.4.1WENN mit ODER kombinieren

7.4.2Aufbau der Formel mit den zwei Funktionen

7.5Plan- und Ist-Umsatz bewerten

7.5.1Symbole in Zellen einsetzen

7.5.2Bewertung durch zwei Dreiecke

7.5.3Ergebnisse über 0 mit einem Pfeil kennzeichnen

7.6Wenn-Berechnungen ohne WENN-Funktion

7.6.1Die Funktion WAHL

7.6.2Den Berechnungsschritt wählen

8Werte aufspüren und Listen vervollständigen

8.1Fehlende Artikelbezeichnungen erfassen

8.1.1Informationen einfügen mit SVERWEIS

8.1.2Die vier Argumente der Funktion SVERWEIS

8.1.3Fehlermeldung sicher abfangen

8.2Verkäufer, Umsatz und Provision

8.3Tipps zum Einsatz von SVERWEIS

8.3.1Einsatz zusammengesetzter Suchkriterien

8.3.2Artikelnummer als Zahl und Text vergleichen

8.3.3Texte mit Zahlenformaten vergleichen

8.3.4Wie man den Spaltenindex berechnet

8.4Werte aus einer Matrix suchen und finden

8.4.1Informationen finden, ohne Tabellen umzubauen

8.4.2Argumente der Funktion INDEX

8.4.3Positionsnummer in einem Zellbereich finden

8.4.4INDEX und VERGLEICH im Team

8.5Zwei Tabellen spiegeln

8.5.1Mitarbeiterliste um neue Kollegen erweitern

8.5.2Neue Mitarbeiter mit SVERWEIS finden

8.5.3Nur neue Mitarbeiter übernehmen

9Bedingte Formatierung bringt Farbe ins Spiel

9.1Beträge ab 400 € automatisch einfärben

9.1.1Die schnelle Variante mit wenigen Klicks

9.1.2Die Größer-als- oder die Größer-gleich-Variante

9.2Anteile am Umsatz mit Balken hervorheben

9.2.1Datenbalken neben den Werten anzeigen

9.3Werte durch Symbole hervorheben

9.3.1Nur rote und grüne Symbole zeigen

9.4Eigene Verkehrsampel erstellen

9.4.1Ampel erstellen

9.4.2Farben zuweisen

9.5Eine Umsatzliste über Farben analysieren

9.5.1Listenfelder mit Texteinträgen erstellen

9.5.2Bedingungen für die Formate einrichten

10Diagramme visualisieren Zahlen

10.1Werte mit einem Diagramm darstellen

10.1.1Die drei Schalter neben dem Diagramm

10.2Elemente eines Diagramms bearbeiten

10.2.1Elemente markieren und anpassen

10.2.2Einen gewählten Diagrammtyp ändern

10.2.3Diagrammelemente bearbeiten bzw. einfügen

10.2.4Datenbereich für das Diagramm vergrößern

10.2.5Beschriftungen im Diagramm anpassen

10.2.6Dynamische Diagrammtitel mit Zeilenumbruch

10.3Zeitverläufe mit Liniendiagrammen darstellen

10.3.1Bestimmte Datenpunkte hervorheben

10.3.2Nicht alle Linien anzeigen

10.4Dynamische Diagramme erstellen

10.4.1Berechnungen erstellen

10.4.2Dynamische Bezeichnungen festlegen

10.4.3Das Diagramm erstellen

10.4.4Produktnamen als Säulenbeschriftung

10.4.5In Excel 2010

10.4.6Auswahl des Quartals bequemer machen

10.5Sparklines zeigen den Jahresumsatz

10.5.1Sparklines erstellen

10.5.2Sparklines bearbeiten

10.6Sparklines mit Beschriftung

10.6.1Sparklines auf einem anderen Blatt zeigen

10.6.2Berechnung für höchsten und geringsten Wert

10.7Neue Diagrammformen in Excel 2016

10.7.1Wertezu- und -abnahme im Wasserfalldiagramm

10.7.2Gruppierte Informationen im Sunburst-Diagramm

10.7.3Gruppierte Kästen im Treemap-Diagramm

10.8Prognose für die Zukunft erstellen

11Außergewöhnliche Diagramme

11.1Tachometerdiagramm erstellen

11.1.1Berechnungen im Tachometerdiagramm

11.1.2Tachoscheibe erstellen

11.1.3Tachonadel erstellen

11.1.4Beide Diagramme übereinanderlegen

11.1.5Werte in einem Formelement zeigen

11.1.6Farbe ins Spiel bringen mit einem Ringdiagramm

11.2Statuspräsentation im Bullet-Chart

11.2.1Daten für das Diagramm vorbereiten

11.2.2Balken erstellen

11.2.3Zielmarke setzen

11.3Werte mit einem Waffeldiagramm präsentieren

11.3.1Zahlen in die Zellen eingeben

11.3.2Prozentuale Werte zeigen

12Schwer angesagt: Dashboards

12.1LiveFotos erstellen

12.1.1Der Befehl Kamera

12.1.2Der Befehl Verknüpfte Grafik

12.1.3Elemente auf einem anderen Tabellenblatt einfügen

12.1.4Größe eines LiveFotos beliebig verändern

12.2Dashboard mit LiveFotos erstellen

12.2.1Seite für das Dashboard vorbereiten

13Datenaustausch mit anderen Office-Anwendungen

13.1Excel-Tabellen in PowerPoint präsentieren

13.1.1Zielformatvorlage von PowerPoint verwenden

13.1.2Ursprüngliche Formatierung von Excel beibehalten

13.1.3Excel-Tabelle in PowerPoint einbetten

13.1.4Excel-Tabelle als Grafik einfügen

13.1.5Verknüpfung mit Excel erstellen

13.2Excel-Diagramme in PowerPoint präsentieren

13.2.1Zieldesign verwenden und Arbeitsmappe einbetten

13.2.2Ursprüngliche Formatierung beibehalten und Arbeitsmappe einbetten

13.2.3Zieldesign verwenden und Daten verknüpfen

13.2.4Das Diagramm als Grafik einfügen

13.3Seriendruck mit Word und Adressen aus Excel

13.3.1Daten für den Seriendruck

13.3.2Seriendruck vorbereiten

13.4Fünf Wege, eine Excel-Tabelle in Word zu zeigen

13.4.1Die Informationen

13.4.2Excel-Tabelle als Word-Tabelle einfügen

13.4.3Die Daten bleiben in Excel, die Tabelle in Word

13.4.4Excel-Tabelle als Grafik einfügen

13.4.5Excel-Tabelle ins Dokument einbetten

13.4.6Excel-Tabelle im Dokument verknüpfen

13.4.7Verknüpfungen in Word-Dokumenten

13.5Ausgabe einer Tabelle in PDF

14Mobil arbeiten mit Excel

14.1Einfach überall arbeiten

14.2Arbeitsmappe auf einem Desktop-PC anlegen

14.3Excel-Daten auf OneDrive speichern und bearbeiten

14.4Dateneingaben über ein iPad oder iPhone

14.5Arbeitsmappe über SharePoint bearbeiten

14.5.1Dateien für andere Bearbeiter freigeben

14.5.2Mappenversionen automatisch sichern

15Besondere Funktionen liefern besondere Ergebnisse

15.1BEREICH.VERSCHIEBEN – häufig unterschätzt

15.1.1Inhalte von bestimmten Zellen zeigen

15.1.2Rollierende Umsätze anzeigen

15.2WIEDERHOLEN – das Allroundgenie

15.2.1Aufgabenbewältigung mit Sternen bewerten

15.2.2Ein Diagramm in einer Zelle erstellen

15.3ZELLE – universelle Arbeitszeitenblätter

15.3.1Tabellenblattnamen in eine Zelle übernehmen

15.3.2Die letzten Tage im Monat

15.3.3Die Monatssalden abrufen

15.4INDIREKT – Bilder abrufen

15.4.1Liste mit Bildern anlegen

15.4.2Ein Listenfeld erstellen

15.4.3Einen Namen für den Abruf des Bilds definieren

15.4.4Bild einfügen und Quelle definieren

15.4.5Weitere Infos aus der Tabelle abrufen

16Mit Makros Arbeitsabläufe optimieren

16.1Grundlagen zum Einsatz von Makros

16.1.1Was ist ein Makro?

16.1.2Das Register Entwicklertools

16.2Schritt für Schritt zum ersten Makro

16.2.1Aufzeichnung starten

16.2.2Makronamen vergeben

16.2.3Speicherort festlegen

16.2.4Makrobefehle während der Aufzeichnung

16.2.5Aufzeichnung beenden

16.2.6Makro testen

16.3Makro für die Formatierung aufzeichnen

16.3.1Eine Mappe mit Makros speichern

16.3.2Eine Mappe mit Makros öffnen

16.4Methoden, ein Makro zu starten

16.4.1Über das Steuerelement Schaltfläche

16.4.2Eine Schaltfläche bearbeiten

16.4.3Makros über Bilder oder Formen starten

16.4.4Makro über die Symbolleiste für den Schnellzugriff starten

16.5Wo soll das neue Makro gespeichert werden?

16.6Makroaufzeichnung mit relativen Verweisen

16.7Erstellen eines Zahlenformats als Makro

AAnhang

A.1Tastenkombinationen

A.1.1Tastenkombinationen nach Kapitel

Stichwortverzeichnis

1Highlights der Datenerfassung mit Excel

Es ist so einfach: Erfassen Sie Ihre Daten in den gewünschten Zellen. Aber Excel bietet Ihnen noch so viel mehr. In diesem Kapitel haben wir die Highlights der Dateneingabe für Sie zusammengefasst.

Zu diesem Produkt, wie zu vielen anderen Produkten des Franzis Verlags, finden Sie unter www.buch.cd Zusatzmaterial zum Download. Tragen Sie für dieses Produkt im Eingabefeld den Code 60462-8 ein.

In der Datei Kapitel 1.xlsx finden Sie alle Beispiele dieses Kapitels und können unsere Übungen mitmachen.

1.1Zahlen und Texte erfassen

Wenn Sie einen Wert in eine Zelle eingeben möchten, klicken Sie in die gewünschte Zelle und schreiben. In Excel versteht man unter dem Begriff »Wert« alles, was Sie in eine Zelle eingeben können: Zahlen, Texte, Formeln, Datumswerte – kurz alles, was die Tastatur hergibt. Während Sie Ihre Werte erfassen, kommuniziert Excel mit Ihnen an zwei verschiedenen Stellen. Zum einen erkennen Sie in der Statusleiste unten links, was Sie gerade machen bzw. was Excel von Ihnen erwartet:

Bereit – Excel ist bereit, Ihre Eingabe in die Zelle aufzunehmen.

Eingeben – Sie sind gerade beim Eingeben eines Werts in eine Zelle.

Bearbeiten – Sie sind dabei, einen Zellinhalt zu verändern.

Bild 1.1: Die Infos in der Statusleiste.

Zum anderen richtet Excel die Zellinhalte innerhalb jeder Zelle aus. Zahlen, Formelergebnisse und Datumswerte werden rechtsbündig und Texte werden linksbündig in der Zelle ausgerichtet. Sie erkennen nach jeder Dateneingabe, ob Excel Sie verstanden hat. Sollte einmal eine Zahl nicht rechtsbündig angezeigt werden, kontrollieren Sie zuerst, ob die Schuld bei der Formatierung liegt. Wenn nicht, kontrollieren und korrigieren Sie Ihre Eingabe.

Tipp

Sie können nach Ihrer Eingabe einen Text auch rechtsbündig in der Zelle ausrichten. Die Schalter Linksbündig ausrichten, Zentriert und Rechtsbündig ausrichten sind Einbzw. Ausschalter. Das bedeutet: Wenn Sie eine Zahl linksbündig gestaltet haben und sie wieder rechtsbündig angezeigt werden soll, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Linksbündig ausrichten.

Die folgende Abbildung zeigt Zahlen, Texte und Datumswerte in einem Tabellenblatt.

Bild 1.2: Excel richtet zu Beginn Ihre Eingaben innerhalb der Zelle aus.

Sollten Sie aus Versehen in einer Zahl anstelle des Dezimalkommas einen Punkt erfasst haben, kann Ihre Zahl folgendermaßen aussehen:

Bild 1.3: Ein Punkt an der falschen Stelle, und Excel erkennt fälschlicherweise Text.

Im nächsten Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Zellinhalte korrigieren. Wenn Sie allerdings einmal eine Zahl als Text erfassen möchten, lesen Sie den übernächsten Abschnitt »Zahlen als Texte erfassen«.

Tipp

Wenn Sie ein Datum erfassen, müssen Sie den Punkt als Trennzeichen zwischen den Elementen Tag, Monat und Jahr nutzen. Sollte Ihnen der Griff zur Taste mit dem Punkt zu aufwendig sein, nutzen Sie auf dem numerischen Ziffernblock Ihrer Tastatur die Taste .Ein Datum kann während der Eingabe so aussehen:

24-12-2016

Nach Drücken der -Taste wandelt Excel das für Sie um:

24.12.2016

Das aktuelle Tagesdatum erhalten Sie mit der Tastenkombination .

1.1.1Korrekturen durchführen

Wenn Sie einen Fehler in einer Zelle finden, sollten Sie ihn korrigieren. Excel bietet Ihnen drei Korrekturmöglichkeiten an. Aus dem Punkt, den Sie in der vorherigen Abbildung gesehen haben, soll ein Komma gemacht werden. Dieses Beispiel steht exemplarisch für alle Zellen mit Fehlern.

Erste Möglichkeit – Löschen Sie den Zellinhalt, indem Sie auf die Taste drücken. Erfassen Sie die Zahl erneut.

Zweite Möglichkeit – Markieren Sie die Zelle und klicken Sie in die Bearbeitungsleiste. Entfernen Sie den Punkt, erfassen Sie das Komma und bestätigen Sie mit .

Bild 1.4: Die Korrektur über die Bearbeitungsleiste.

Dritte Möglichkeit: Doppelklicken Sie in die Zelle mit dem Fehler. Der Cursor erscheint in der Zelle, und Sie können beginnen, Ihre Korrekturen einzugeben.

Bild 1.5: Die Korrektur direkt in der Zelle.

Tipp

Eine Alternative zum Doppelklick bietet die Taste . Sie müssen nur noch den Cursor an die richtige Stelle bringen und dann die Korrektur durchführen.

1.1.2Zahlen als Texte erfassen

Was passiert, wenn Sie die Abteilungsnummer 3.4 in eine Zelle eingeben und drücken? Sie erleben eine Überraschung, denn Excel macht aus Ihrer Eingabe ein Datum.

Bild 1.6: Ursprünglich wurde 3.4 in die Zelle eingegeben.

Wenn Sie möchten, dass Excel Ihre Eingabe nicht interpretiert, geben Sie als erstes Zeichen den Apostroph ein. In der Bearbeitungsleiste können Sie ihn erkennen, in der Zelle wird er allerdings nicht angezeigt, und er wird auch nicht gedruckt.

Bild 1.7: Manchmal soll Excel Ihre Eingabe einfach nur anzeigen.

1.1.3Eingegebene Werte wiederholen

Stellen Sie sich vor, Sie erfassten eine Liste mit Adressen. Einige der Personen wohnen in derselben Stadt. Dann müssen Sie die Städtenamen nicht immer wiederholen. Mit der Tastenkombination kopieren Sie den Inhalt der Zelle darüber in die aktive Zelle.

Bild 1.8: Diese beiden Tasten kopieren den Zellinhalt der Zelle darüber.

Tipp

Mit der Tastenkombination kopieren Sie den Inhalt der Zelle links daneben in die aktive Zelle.

Excel hält allerdings noch eine weitere schöne Überraschung für Sie bereit: die Dropdown-Auswahlliste. Dieser Befehl klappt nur, wenn Sie bereits Textwerte in den Zellen darüber erfasst haben. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Zelle und wählen Sie den Befehl Dropdown-Auswahlliste, alternativ können Sie auch drücken. Sie erhalten für die Zelle ein Listenfeld mit allen Werten, die über der Zelle stehen.

Bild 1.9: Diese Werte stehen über der aktuellen Zelle.

Sie müssen nur noch den gewünschten Wert mit einem Klick auswählen. Alternativ können Sie den Eintrag mit den Pfeiltasten auswählen und drücken.

Hinweis

Im vorletzten Abschnitt dieses Kapitels erfahren Sie, wie Sie sich eigene Drop-down-Listen erstellen.

1.1.4Schnell viele Zellen befüllen

Im Job herrscht meist ziemlicher Zeitdruck. Schnelles, effizientes Arbeiten ist daher immer hilfreich. Stellen Sie sich vor, Sie würden gern mehrere Zellen mit dem gleichen Wert befüllen.

Markieren Sie die gewünschten Zellen.

Erfassen Sie den Wert.

Drücken Sie zur Bestätigung .

Bild 1.10: Werte schnell in alle markierten Zellen übertragen.

Mit kopieren Sie einen eingegebenen Wert in alle markierten Zellen.

Hinweis

Diese kleine Übung beantwortet die Frage, warum beim Markieren mehrerer Zellen eine Zelle nie hervorgehoben ist. In der vorherigen Abbildung ist das die Zelle T2. Dies ist die aktive Zelle innerhalb der Markierung. Wenn Sie nach dem Markieren direkt den Wert erfassen, schreiben Sie ihn in diese aktive Zelle. Erst die Tastenkombination kopiert den Wert in alle markierten Zellen.

1.1.5Eine Tabelle bequem befüllen

Wenn Sie Werte in einer kleinen Tabelle erfassen, müssen Sie darauf achten, dass der Cursor in der richtigen Zelle steht. Die folgende Abbildung zeigt das Dilemma: Man muss ständig auf den Bildschirm schauen, sonst rutscht ein Text in die falsche Zelle.

Aktivieren Sie das Tabellenblatt Eine Tabelle bequem befüllen.

Bild 1.11: Das Problem: Wenn man nicht aufgepasst, schreibt man außerhalb der Tabelle.

Aber auch hier bietet Ihnen Excel eine Lösung: Markieren Sie die Zellen, in denen Sie Werte erfassen möchten. Geben Sie den ersten Wert ein und drücken Sie . Am Ende der Zeile gelangt der Cursor durch Drücken von zielsicher in die nächste Zeile der Markierung.

Bild 1.12: Innerhalb der Markierung schreiben.

Tipp

Wenn Sie innerhalb der Markierung drücken, rutscht der Cursor nach unten bis ans Ende der Markierung und dann nach oben in die nächste Spalte. Ein Mausklick oder ein Druck auf eine der Pfeiltasten hebt die Markierung wieder auf.

1.2Zellen in einer Tabelle markieren

Möchten Sie Zellen bearbeiten, müssen Sie sie vorher markieren. Dies können Sie mit der Maus durchführen. Allerdings gibt es auch gute Gründe, Zellen mit der Tastatur zu markieren. Bei umfangreichen Tabellen ist das Markieren mit Tastenkombinationen einfach schneller.

Tipp

Wenn Sie in Excel 2013 oder 2016 einige Zellen markieren, erscheint die Schaltfläche Schnellanalyse. Diese wird im nächsten Abschnitt beschrieben.

1.2.1Mehrere Zellen markieren

Mit einem Klick markieren Sie eine Zelle. Wenn Sie dann die linke Maustaste festhalten und ziehen, markieren Sie auch die angrenzenden Zellen. Wenn Sie beim Markieren die -Taste festhalten, können Sie Zellen markieren, die nicht beieinanderliegen.

Bild 1.13: Mit der -Taste können nicht zusammenhängende Zellen markiert werden.

1.2.2Eine ganze Tabelle markieren

Jedes Tabellenblatt besteht aus 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten. Das sind über 17 Milliarden Zellen. Wenn Sie sie mit einem Klick markieren möchten, klicken Sie links neben Spalte A und über Zeile 1 auf das graue Feld.

Möchten Sie allerdings nur die von Ihnen erstellte Tabelle markieren, klicken Sie einmal in diese Tabelle und drücken die Tastenkombination . Excel markiert dann alle Zellen bis zur ersten leeren Zeile und ersten leeren Spalte.

Bild 1.14: Mit einem Klick 17 Milliarden Zellen markieren.

1.2.3Eine Zeile oder eine Spalte markieren

Um eine ganze Zeile zu markieren, klicken Sie auf die Zeilennummer vor dieser Zeile. Wenn Sie dabei mit gedrückter linker Maustaste nach unten oder oben ziehen, markieren Sie auch die angrenzenden Zeilen. Mit gedrückter -Taste können Sie sogar Zeilen markieren, die nicht hintereinanderliegen. Für die Spalten gilt dies analog.

Wenn Sie den Inhalt einer Spalte markieren möchten, markieren Sie die erste Zelle und drücken . Excel markiert in der Spalte bis zur ersten leeren Zelle. Für Zeilen müssen Sie die Tastenkombination drücken.

Tipp

Im Anhang dieses Buchs finden Sie weitere Tipps und Tastenkombinationen zum Markieren Ihrer Zellen.

1.3Methoden, markierte Zellen zu analysieren

Wenn Sie in Excel 2013 und Excel 2016 ein paar Zellen markieren, erscheint die Schaltfläche Schnellanalyse.

Aktivieren Sie das Tabellenblatt Schnellanalyse.

Mit einem Klick auf diese Schaltfläche unterbreitet Excel Ihnen mehrere Angebote, die markierten Zellen zu analysieren.

Bild 1.15: Die Befehle zur Analyse der markierten Zellen.

Mit den Befehlen der ersten Zeile wählen Sie die Art der Analyse, beispielsweise Diagramme, mit einem Klick aus.

ErgebnisseSumme