Bibliografische Information der Deutschen Bibliothek
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© 2012 Franzis Verlag GmbH, 85540 Haar
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Herausgeber: Ulrich Dorn
EPUB-Bearbeitung und Konvertierung: www.goebel-software.com
Coverart & -design: www.ideehoch2.de
ISBN 978-3-645-22025-5
Inhaltsübersicht
1 Office Mac-Grundlagen
1.1 Die Office-Oberfläche
1.2 Die Einstellungen zur Anwendung anpassen
1.3 Tastenkombinationen anpassen
1.4 Der Austausch von Dateien mit Office für Windows
1.5 Zusammenarbeit innerhalb von Office Mac 2011
1.6 Zusammenspiel von Office Mac 2011 und Web
2 Excel-Grundlagen
2.1 Excel starten und beenden
2.2 Die Excel-Oberfläche
2.3 Die Ansichten in Excel
2.4 Der Mauszeiger
2.5 Dateneingabe
2.6 AutoAusfüllen
2.7 Eine Mappe speichern
2.8 Eine Mappe öffnen
3 Zellen gestalten
3.1 Markieren
3.2 Fertige Zellformate einsetzen
3.3 Zeichenformate
3.4 Zellen gestalten
3.5 Zeilen und Spalten gestalten
3.6 Zahlenformate
3.7 Bilder einfügen
3.8 Als Tabelle formatieren
4 Grundrechenarten
4.1 Grundlagen
4.2 Das Symbol AutoSumme
4.3 Formeln kopieren
4.4 Herstellen absoluter Bezüge
4.5 Rechnen über mehrere Tabellen
5 Funktionen einsetzen
5.1 Die Funktionen MAX, MIN und MITTELWERT
5.2 Die Funktionen zum Zählen
5.3 Rechnen mit Datum und Uhrzeit
5.4 Die Funktion WENN
5.5 Die Funktion SVERWEIS
6 Tabellen bearbeiten
6.1 Arbeit mit den Tabellenregistern
6.2 Spalten oder Zeilen einfügen bzw. löschen
6.3 Verschieben und kopieren
6.4 Überschriften einfrieren
7 Daten sortieren und filtern
7.1 Sortieren
7.2 Filtern
8 Diagramme erstellen
8.1 Ein Diagramm erzeugen
8.2 Ein Diagramm ändern
8.3 Sparklines erstellen
9 Tabellen drucken
9.1 Eine Tabelle zum Drucken vorbereiten
9.2 Papierformat und Seitenränder einrichten
10 Word-Grundlagen
10.1 Word starten und beenden
10.2 Die Oberfläche von Word
10.3 Die verschiedenen Ansichten eines Dokuments
10.4 Ein neues Dokument erstellen
10.5 Die Rechtschreibprüfung
10.6 Texte kopieren oder ausschneiden und einfügen
10.7 AutoTexte einsetzen
11 Speichern und Öffnen von Dokumenten
11.1 Ein Dokument speichern
11.2 Ein Dokument öffnen
12 Dokumente gestalten
12.1 Texte markieren
12.2 Zeichen gestalten
12.3 Absätze gestalten
12.4 Seiten gestalten
13 Dokumente layouten
13.1 Nummerierungen und Aufzählungen
13.2 Tabulatoren einsetzen
13.3 Kopf- und Fußzeilen erstellen
13.4 Formatvorlagen
13.5 Dokumentvorlagen
14 Serienbriefe erzeugen
14.1 Einen Serienbrief erstellen
15 Bilder ins Dokument einfügen
15.1 Bilder in den Text einfügen
16 Word-Dokumente drucken
17 PowerPoint-Grundlagen
17.1 PowerPoint starten und beenden
17.2 Die PowerPoint-Oberfläche
17.3 Die verschiedenen Ansichten der Präsentation
18 Eine Präsentation erstellen
18.1 Das Design wählen
18.2 Texte erfassen
18.3 Neue Folie einfügen
18.4 Das Design ändern
19 Eine Präsentation speichern und öffnen
19.1 Eine Präsentation speichern
19.2 Die Dateiformate in PowerPoint
19.3 Eine Präsentation öffnen
20 Weitere Elemente auf einer Folie
20.1 Eine Tabelle einfügen
20.2 Daten mit den AutoFormen visualisieren
21 Der Folienmaster
21.1 Änderungen am Folienmaster
21.2 Neues Folienlayout erstellen
22 Eine Präsentation drucken
22.1 Die Druckformate
22.2 Der Handzettelmaster
23 Die Animationen
23.1 Texte animieren
23.2 Bilder animieren
23.3 Weitere Infos zur Animation
23.4 Folienübergänge
24 Die Bildschirmpräsentation
24.1 Der Ablauf einer Präsentation
24.2 Präsentation automatisch laufen lassen
25 Outlook-Grundlagen
25.1 Ein Konto einrichten
25.2 Die Oberfläche von Outlook
25.3 Outlook starten und beenden
25.4 Weitere Einstellungen zu Outlook
25.5 My Day
26 E-Mails schreiben und mehr
26.1 E-Mails verfassen und senden
26.2 Die Signaturen
26.3 Dateien versenden
26.4 Gesendete Nachrichten lesen
27 E-Mails lesen und bearbeiten
27.1 E-Mails lesen
27.2 E-Mail mit einer Anlage erhalten
28 E-Mails verwalten
28.1 Farbkategorien einsetzen
28.2 E-Mails filtern oder suchen
28.3 E-Mails kennzeichnen
28.4 E-Mails in Ordnern ablegen
29 Kontakte anlegen
29.1 Einen neuen Kontakt anlegen
29.2 Kontakte importieren
29.3 Kontakte drucken
29.4 Eine Mail an einen Kontakt schreiben
29.5 Verteilerlisten erstellen
30 Eine Aufgabenliste anlegen
30.1 Eine Aufgabe erfassen
30.2 Aufgaben, die sich wiederholen
30.3 Die Aufgabenliste in der Anzeige anpassen
30.4 Aufgabenlisten drucken
31 Termine im Kalender erfassen
31.1 Einstellungen und Ansichten zum Kalender
31.2 Einen Termin erfassen
31.3 Feiertage einfügen
32 SmartArt-Grafiken sinnvoll verwenden
32.1 SmartArts einsetzen
32.2 SmartArts mit Fotos
33 Designs erstellen
Stichwortverzeichnis
1 Office Mac-Grundlagen
Bild 1.1 Die Symbole in Dock.
Diese vier Buchstaben beschreiben die Anwendungen, die in Office Mac 2011 enthalten sind:
Excel zur Tabellenkalkulation und zur Erstellung von Diagrammen, Word für Texte und Drucksachen, PowerPoint mit der integrierten Fotobearbeitung für professionelle Präsentationen und Outlook, das in der Home und Business Edition enthalten ist, als zuverlässiger Dienst rund um das Thema Kommunikation. Zusammen bieten diese Anwendungen alles, was Sie zur täglichen Arbeit im »Office« brauchen.
Durch die gemeinsamen Dateiformate ist eine Zusammenarbeit und eine Weitergabe an andere Office-Anwender möglich, egal, ob der Empfänger Office Mac 2011 oder Office unter Windows einsetzt. Alle im Buch angegebenen Beispieldateien können sie sich kostenlos unter www.buch.cd herunterladen.
Im ersten Kapitel erfahren Sie, welche Bereiche am Bildschirm in allen Office-Anwendungen gleich oder ähnlich sind und was Sie bei der Bearbeitung von Office-Dateien beachten sollten.
1.1 Die Office-Oberfläche
Viele Teile der Office- Oberfläche sind in alle Anwendungen einheitlich. Sie werden im aktuellen Kapitel anhand von Excel beschrieben.
Bild 1.2 Die Excel-Oberfläche mit den Bezeichnungen.
Die ersten zwei Zeilen
In der Menüzeile finden Sie alle Befehle der aktuellen Anwendung. Darunter sehen Sie die Titelleiste. Hier werden neben dem Dateinamen auch die drei Schaltflächen zur Einstellung des Anwendungsfensters gezeigt.
Bild 1.3 Die Menüzeile und die Titelleiste.
In der Titelleiste finden Sie am linken Rand drei Symbole in Ampelfarben. Mit einem Klick auf den roten Schalter schließen Sie die aktuelle Datei. Sollten Sie die letzten Änderungen noch nicht gespeichert haben, werden Sie jetzt dazu aufgefordert, das nachzuholen. Über das gelbe Symbol bringen Sie die Datei ins Dock. Von dort aus können Sie sie jederzeit mit einem Klick wieder anzeigen lassen. Per Klick auf das grüne Symbol vergrößern Sie das Fenster der Anwendung.
Die Symbolleisten
Unter der Titelleiste finden Sie die Symbolleiste(n). Außer Outlook haben alle Anwendungen zwei Symbolleisten. Die erste heißt Standard, die zweite Format. In den Symbolleisten befinden sich die wichtigsten Befehle der Anwendung.
Bild 1.4 Die Symbolleisten Standard und Format in Excel.
Sie können die Symbolleisten über die Befehlsfolge Ansicht/Symbolleisten ein- bzw. ausschalten.
Bild 1.5 Einstellungen zu den Symbolleisten.
Das Menüband
Im Menüband stehen Ihnen die Befehle zur Verfügung, die Sie zu einem bestimmten Arbeitsschritt benötigen. Sie wechseln über die Register in die gewünschte Anzeige. Je nach Bearbeitungsschritt zeigt die Anwendung Ihnen auch automatisch das richtige Register an. In der folgenden Abbildung wurde das Register Formeln in Excel aktiviert. Hier finden Sie alle Befehle, um Berechnungen zu erstellen und sie im Anschluss zu bearbeiten.
Bild 1.6 Das Register Formeln auf dem Menüband.
In der Abbildung erkennen Sie auch, dass alle Befehle in drei Gruppen zusammengefasst wurden. Die drei Gruppen heißen Formeln, Formeln überwachen und Berechnung.
Tipp
Wenn Sie beispielsweise in Excel ein Diagramm markiert haben, werden neben dem Register Diagramm auch die Register Diagrammlayout und Formatieren angezeigt.
Am rechten Rand des Menübands finden Sie zwei Schaltflächen. Mit verkleinern Sie das Menüband, das heißt, Sie lassen sich nur die Register anzeigen. Mit einem erneuten Klick auf das Symbol vergrößern Sie das Menüband wieder. Klicken Sie auf die Schaltfläche und wählen den Befehl Menübandeinstellungen, öffnen Sie das Fenster Menüband.
Bild 1.7 Einstellungen zum Menüband.
Über das erste Kontrollkästchen Menüband aktivieren können Sie die Anzeige des Menübands ein- bzw. ausschalten. Im Bereich Anpassen können Sie im Einzelnen entscheiden, welche Register gezeigt werden sollen. Mithilfe des Listenfelds Darstellung können Sie die Farbe in der Anwendung einstellen.
Tipp
Sie können das Fenster Menüband auch über die Befehlsfolge Excel (bzw. Name der Anwendung)/Einstellung/Menüband öffnen.
Die Statusleiste
In der Statusleiste finden Sie Informationen wie beispielsweise die Anzahl der Seiten, die Summe der markierten Zahlen u. v. m. Dort können Sie auch die Ansicht auf Ihren Arbeitsbereich wählen.
1.2 Die Einstellungen zur Anwendung anpassen
Zu jeder Anwendung können Sie bestimmte Einstellungen vornehmen.
Wählen Sie Excel (bzw. den Namen der Anwendung)/Einstellung.
Bild 1.8 Einstellungen zur Anwendung.
Jedes Symbol enthält Einstellungen zu den entsprechenden Kategorien. Über den Befehl Ansicht können Sie beispielsweise die Farbe der Gitternetzlinie ändern.
1.3 Tastenkombinationen anpassen
Möchten Sie einen bestimmten Befehl per Tastenkombination starten, dann passen Sie Ihre Tastatur doch einfach an.
Bild 1.9 Eine neue Tastenkombination für den gewählten Befehl.
Die Tastenkombinationen, die Sie selbst angelegt haben, können Sie markieren und mit einem Klick auf die Schaltfläche Entfernen aus der Liste löschen.
Tipp
Mit einem Klick auf die Schaltfläche Alle zurücksetzen entfernen Sie alle selbst erstellten Tastenkombinationen.
1.4 Der Austausch von Dateien mit Office für Windows
Sie können die Dateien, die ein Windows-User erstellt hat, sofort auf Ihrem Mac öffnen und bearbeiten.
Angenommen, Sie haben eine Excel-Mappe auf Ihrem Mac erstellt und gespeichert. Beim Speichern hat sie das Dateiformat XLSX erhalten. Wenn Sie diese Datei nun einem Windows-User geben, kann der sie direkt mit einem Doppelklick in Excel 2007 oder Excel 2010 öffnen.
Speichern im »alten« Dateiformat
Sie möchten Ihre Excel-Mappe jemandem geben, der noch mit einer älteren Excel-Version arbeitet, die das neue Format nicht unterstützt. Dann müssen Sie beim Speichern ein anderes Dateiformat wählen und Daten- bzw. Komfortverlust einkalkulieren.
Im Folgenden wird ein Beispiel anhand einer vorhandenen Excel-Mappe mit rund einer Million Zeilen gezeigt. In älteren Excel-Versionen standen Ihnen nur 65.536 Zeilen in einer Tabelle zur Verfügung.
Bild 1.10 Auswahl des alten Dateiformats und anderer Optionen.
Bild 1.11 Die Meldung zur Kompatibilitätsprüfung.
Bild 1.12 Der Kompatibilitätsbericht listet den möglichen Verlust auf.
Bild 1.13 Beim Speichern könnten Informationen verloren gehen.
Wenn Sie die Datei jetzt schließen und anschließend wieder öffnen, sehen Sie in Ihrer Mappe nur noch 65.536 Zeilen mit Daten.
1.5 Zusammenarbeit innerhalb von Office Mac 2011
Der Vorteil des Office-Pakets liegt in der Möglichkeit, die Informationen, die Sie in einer Office-Anwendung erfasst haben, in eine andere Anwendung zu übernehmen. Wir beschreiben bereits hier anhand eines kleinen Beispiels, wie einfach der Austausch zwischen den Programmen ist.
Eine Excel-Tabelle in Word einfügen
Stellen Sie sich vor, Sie haben in Excel eine Tabelle erfasst. Jetzt möchten Sie sie in Word übernehmen.
Bild 1.14 Die Excel-Tabelle im Word-Dokument.
Die Tabelle wird als Word-Tabelle eingefügt. Sie können jetzt in jede Zelle klicken und Änderungen am Inhalt und an der Formatierung durchführen. Es besteht keine Verbindung zu Excel.
Tipp
Um die Tabelle wieder zu entfernen, markieren Sie die Tabelle und wählen die Befehlsfolge Tabelle/Löschen/Tabelle.
Wenn Sie die Tabelle als Bild oder nur den Text einfügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügeoptionen.
Eine Verknüpfung zur Excel-Tabelle erstellen
Stellen Sie sich vor, Sie möchten jede Änderung, die Sie in Excel an der Tabelle vornehmen, auch in Word sehen. In dem Fall müssen Sie die folgenden Schritte durchführen.
Bild 1.15 Die Optionen, um eine Excel-Tabelle in Word einzufügen.
Jetzt wird jede Änderung, die Sie in Excel an der Tabelle vornehmen, auch in Word gezeigt.
Beim Öffnen des Dokuments erscheint der Hinweis, dass eine Verknüpfung enthalten ist. Bestätigen Sie ihn mit Ja.
Bild 1.16 Beim Öffnen des Dokuments erscheint ein Hinweis auf die Verknüpfung.
Sollte Word die Excel-Tabelle jetzt nicht aktualisieren, starten Sie die Befehlsfolge Bearbeiten/Verknüpfungen.
Im Fenster Verknüpfungen können Sie auf die Schaltfläche Jetzt aktualisieren klicken. Dann wird jede Änderung, die Sie bis jetzt in Excel gemacht haben, in Word angezeigt.
Bild 1.17 Das Fenster Verknüpfungen zeigt unter anderem den Pfad zur Excel-Datei.
Mit einem Klick auf die Schaltfläche Quelle öffnen wird Excel automatisch gestartet, und die entsprechende Datei wird geöffnet.
Tipp
Wenn Sie ein Word-Dokument mit einer Verknüpfung per E-Mail versenden, wird aus der Verknüpfung eine Word-Tabelle.
Über die beschriebene Vorgehensweise können Sie auch ein Excel-Diagramm an PowerPoint oder einen Word-Text an Excel übergeben.
1.6 Zusammenspiel von Office Mac 2011 und Web
Mit Office Mac 2011 können Sie Ihre Office-Dokumente im Web speichern und von einem anderen Computer im Browser aus bearbeiten. Dazu benötigen Sie einen Zugang zu Windows Live bzw. Office Live. Den Link dazu finden Sie auf den Microsoft-Webseiten. Im Dock finden Sie das Symbol Document Connection . Dort können Sie externe Speicherorte wie Sharepoint und SkyDrive verwalten. Unter SkyDrive versteht man eine virtuelle Festplatte, auf der Dateien und andere Informationen zu Ihrem Office Live-Konto abgespeichert werden.
Tipp
Sharepoint ist ein Server innerhalb einer Firma oder im Internet, der Anwendungen und Datenquellen über eine Weboberfläche anbietet.
Bild 1.18 Speicherorte lassen sich über das Fenster Document Connection hinzufügen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speicherort hinzufügen und geben Sie Ihre Zugangsdaten ein. Falls Sie noch kein Konto besitzen, registrieren Sie sich erst mal auf den Microsoft-Webseiten.
Bild 1.19 Anmeldung bei Windows Live.
Nachdem Ihre Anmeldedaten akzeptiert wurden, werden die Ordner und Dokumente angezeigt, die Sie bereits im Web abgelegt haben. Um an der Datei zu arbeiten, markieren Sie die Datei im Fenster Document Connection und klicken auf die Schaltfläche Bearbeiten. Nach dem Öffnen sehen Sie den kleinen Unterschied »nur« an der Speichern-Schaltfläche.
Bild 1.20 Die Speichern-Schaltfläche zeigt ein anderes Symbol.
Mithilfe der Microsoft Web Apps können Sie das Dokument im Browser öffnen und bearbeiten. In den Web Apps stehen Ihnen nicht alle Funktionen zur Verfügung.
Bild 1.21 Das Dokument über die Web App auf einem anderen Computer.
Die Anwendung ist ähnlich aufgebaut und besitzt ein Menüband sowie weitere Register mit Befehlen, wenn Sie im Dokument ein Bild, eine Tabelle oder andere Objekte markieren.
2 Excel-Grundlagen
2.1 Excel starten und beenden
Excel starten
Zu Beginn zeigt Ihnen Excel den Arbeitsmappenkatalog. Hier finden Sie bereits vordefinierte Excel-Tabellen für die Bereiche Zeit- und Finanzplanung, Inventarlisten und viele mehr.
Bild 2.1 Im Excel-Arbeitsmappenkatalog finden Sie bereits fertige Tabellen.
Excel beenden
Sie beenden Excel über die Befehlsfolge Excel/Excel beenden.
Sollten Sie Ihre Änderungen bis jetzt nicht gespeichert haben, erscheint ein Fenster, in dem Sie aufgefordert werden, das nachzuholen.
2.2 Die Excel-Oberfläche
Nachdem Sie Excel zum ersten Mal gestartet haben, wird das folgende Programmfenster angezeigt:
Bild 2.2 Excel nach dem Start.
In der Titelleiste finden Sie den Dateinamen der Excel-Mappe. Darunter sehen Sie die beiden Symbolleisten Standard und Format. Sie beinhalten häufig genutzte Befehle.
Unter den Symbolleisten befindet sich das Menüband, das alle Excel-Befehle in Gruppen einteilt. Über die Register steuern Sie die Anzeige der Befehle. Die Arbeit mit den Symbolleisten und dem Menüband wurden bereits im ersten Kapitel beschrieben.
Das dritte Element im Programmfenster von Excel ist die Bearbeitungsleiste. Sie dient unter anderem der Anzeige der Zellinhalte und dem nachträglichen Bearbeiten. Sollte sie nicht angezeigt werden, wählen Sie die Befehlsfolge Ansicht/Bearbeitungsleiste.
Den größten Teil des Excel-Programmfensters bildet die Tabelle, in die Sie Ihre Daten eingeben. Am unteren Rand der Tabelle sehen Sie die Tabellenregister, über die Sie auf ein anderes Tabellenblatt wechseln. Der untere Teil des Fensters zeigt die Statusleiste, über die Sie neben anderem die Ansicht der Tabelle ändern können.
Der Arbeitsbereich
Die folgende Abbildung zeigt die Bereiche des Excel-Bildschirms:
Bild 2.3 Eine Excel-Tabelle und ihre Elemente.
Eine neue Mappe mit Tabellen öffnen
Wenn Sie eine neue Mappe mit Tabellenblättern öffnen möchten, müssen Sie Excel nicht neu starten.
Wählen Sie entweder Datei/Neue Arbeitsmappe oder klicken Sie auf die Schaltfläche .
Sie erhalten eine Mappe mit mindestens einem Tabellenblatt. Sie können nun Ihre Arbeiten durchführen.
Wenn Sie fertig sind, schließen Sie Ihre Mappe über die Befehlsfolge Datei/Schließen wieder. Sollten Sie Ihre Arbeit noch nicht gespeichert haben, werden Sie aufgefordert, das nachzuholen.
Was ist eine Tabelle?
Die Tabelle wird in Excel auch Arbeits- oder Tabellenblatt genannt. Sie ist in Zeilen und Spalten unterteilt. Die kleinste Einheit auf einem Arbeitsblatt ist die Zelle, die anhand der Spalten- und Zeilenangaben benannt wird. In der folgenden Abbildung befindet sich der Cursor in der Zelle C4: Spalte C, Zeile 4.
Bild 2.4 Die aktive Zelle im Tabellenblatt.
Die Dimensionen einer Tabelle
Sie erfassen und berechnen alle Informationen auf dem Tabellenblatt. Es besteht aus Zeilen und Spalten. Da stellt man sich schnell die Frage: Wie groß ist dieses Tabellenblatt eigentlich?
Excel beantwortet Ihnen die Frage selbst, wenn Sie die Tastenkombination [Ctrl]+[¼] drücken. Es sind genau 1.048.576 Zeilen.
Drücken Sie dann [Ctrl]+[Æ]. Sie gelangen in die Spalte XFD. XFD ist die 16.384. Spalte.
Bild 2.5 Groß genug? Mehr geht nicht!
Mit der Tastenkombination [Ctrl]+[½] kommen Sie zurück in die erste Zeile, und mit [Ctrl]+[æ] wird wieder die erste Spalte angezeigt.
Eine Excel-Tabelle hat somit 17.179.867.184 Millionen Zellen.
Tipp
Die oben beschriebenen Tastenkombinationen funktionieren nur in leeren Zeilen bzw. Spalten. Sollten sich bereits Werte in den Zellen befinden, gelangen Sie durch die beschriebenen Aktionen zur ersten Zelle mit Werten.
Die Anzahl der Tabellenblätter
Jedes Mal, wenn Sie Excel starten oder den Befehl Datei/Neue Arbeitsmappe wählen, enthält diese Mappe ein Tabellenblatt. Benötigen Sie für Ihre Arbeit aber in jeder neuen Mappe mehrere Tabellenblätter, können Sie das einstellen.
Bild 2.6 Die Anzahl neuer Tabellenblätter in jeder neuen Arbeitsmappe festlegen.
Da dieser Befehl erst beim Öffnen einer neuen Mappe aktiv wird, klicken Sie auf die Schaltfläche .
Ein neues Tabellenblatt in eine Mappe einfügen
Wenn Sie bei Ihrer Arbeit bemerken, dass Sie ein weiteres Tabellenblatt benötigen, klicken Sie hinter dem letzten Tabellenblattnamen auf die Schaltfläche Blatt einfügen. Ein neues leeres Blatt mit fortlaufender Nummerierung wird hinter dem letzten Tabellenblatt eingefügt.
Bild 2.7 Ein neues Tabellenblatt erzeugen.
Im Kapitel »Tabellen bearbeiten« erfahren Sie mehr über die Arbeit mit Tabellenblättern.
Tipp
Um ein leeres Tabellenblatt direkt zwischen zwei vorhandenen Blättern einzufügen, öffnen Sie das Kontextmenü, indem Sie die [Ctrl]-Taste festhalten und auf das Blatt klicken, hinter dem das neue Blatt einsortiert werden soll. Wählen Sie nun den Befehl Blatt einfügen.
Die Statusleiste
In der Statusleiste werden Informationen über die aktuelle Bearbeitung in Excel angezeigt.
Bild 2.8 Die Statusleiste zeigt den Bearbeitungsstand von Excel.
Die erste Information Normalansicht bezieht sich auf die gewählte Ansicht.
Das Wort Bereit signalisiert Ihnen, dass Sie mit der Eingabe beginnen können. Das Wort Eingeben erscheint immer dann, wenn Sie dabei sind, Daten in eine Zelle einzutippen. Wenn Sie den Inhalt einer Zelle nachträglich bearbeiten, erscheint in der Statusleiste das Wort Bearbeiten.
Haben Sie Zellen mit Zahlen markiert, zeigt Ihnen Excel standardmäßig die Summe der markierten Werte an.
Sie erhalten einen anderen Rechenschritt, z. B. den Mittelwert, wenn Sie auf das Wort Summe in der Statusleiste klicken und den gewünschten Funktionsnamen auswählen.
Bild 2.9 Die Berechnung in der Statusleiste ändern.
Ab jetzt zeigt Ihnen Excel, wenn Sie Zellen mit Zahlen markiert haben, das Ergebnis des von Ihnen gewählten Rechenschritts.
2.3 Die Ansichten in Excel
Excel bietet Ihnen zur Bearbeitung zwei Ansichten: die Normalansicht und die Seitenlayoutansicht.
In der Normalansicht bearbeiten Sie Ihre Tabellen.
Bild 2.10 Eine Tabelle in der Normalansicht.
In der Seitenlayoutansicht können Sie das Drucklayout festlegen. Dort erstellen Sie beispielsweise Kopf- und Fußzeilen für Ihre Tabelle.
Bild 2.11 Eine Tabelle in der Seitenlayoutansicht.
Im Kapitel »Tabellen drucken« wird das Einsatzgebiet dieser Ansicht näher beschrieben.
Die Darstellung vergrößern
Wenn Sie die Anzeige des Tabellenblatts verändern möchten, wählen Sie in der Symbolleiste Standard im Listenfeld Zoom den gewünschten Eintrag.
Bild 2.12 Die Darstellungsgröße der Tabelle ändern.
Alternativ können Sie im Menü Ansicht den Befehl Zoom wählen.
Im Fenster Zoom stellen Sie die gewünschte Darstellungsgröße ein oder geben im Feld Benutzerdefiniert eine individuelle Größe ein.
Bild 2.13 Im Zoom-Fenster können Sie die Darstellungsgröße der Tabelle ändern.
Bestätigen Sie mit OK. Das Arbeitsblatt wird in der gewählten Größe angezeigt.
Mit der Option An Markierung anpassen vergrößern bzw. verkleinern Sie die Anzeige entsprechend der aktuellen Zellmarkierung.
Tipp
Sie können in das Feld Zoom in der Symbolleiste Standard auch eine individuelle Größe eintippen und mit [Enter] bestätigen. Die Eingabe muss zwischen 10 und 400 liegen.
2.4 Der Mauszeiger
Ihnen ist bestimmt schon aufgefallen, dass Ihr Mauszeiger, je nachdem, wo er sich befindet, unterschiedliche Formen annimmt. Während der Bearbeitung ist es äußerst wichtig, die Mausaktion genau dann zu starten, wenn der »richtige« Mauszeiger angezeigt wird. Aber welcher ist der richtige Mauszeiger?
Das weiße Kreuz – zum Markieren
Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf eine Zelle zeigen, wird er zu einem weißen Kreuz. Mit einem Klick wird die Zelle markiert.
Bild 2.14 Dieser Mauszeiger markiert Zellen.
Wenn Sie mit gedrückter Maustaste über mehrere Zellen ziehen, werden alle Zellen markiert.
Die Hand – zum Verschieben
Stellen Sie sich vor, Sie haben in eine Zelle etwas eingegeben und merken nun, dass es die falsche Zelle war.
Markieren Sie die Zelle mit einem Klick und zeigen Sie dann mit der Maus auf den Rand der Zelle. Wenn der Mauszeiger zu einer Hand wird, können Sie mit gedrückter Maustaste den Inhalt der Zelle an einen anderen Ort verschieben.
Bild 2.15 Die Maushand verschiebt den Inhalt von Zellen.
Sobald Sie die Maustaste losgelassen haben, steht der Inhalt an der von Ihnen gewählten Stelle.
Tipp
Wenn Sie beim Loslassen der Maustaste auf eine Zelle zeigen, die bereits einen Wert enthält, erscheint ein Fenster, in dem Sie gefragt werden, ob Sie den aktuellen Inhalt überschreiben möchten.
Das schlanke Plus – zum AutoAusfüllen
Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf die rechte untere Ecke der markierten Zelle zeigen – diese Stelle heißt AutoAusfüllkästchen –, ändert er sich in ein schlankes Pluszeichen.
Bild 2.16 Der Mauszeiger zum AutoAusfüllen.
Sie müssen genau in die Ecke zielen, aber die Mühe lohnt sich, denn Sie ersparen sich eine Menge Arbeit. Sie können nun den Begriff, der zurzeit in der markierten Zelle steht, kopieren. Dazu halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen in die Richtung, in die Sie kopieren möchten.
Der schwarze Doppelpfeil – Zeilen- oder Spaltenbreite verändern
Wenn Sie mit der Maus in den grauen Spaltentitel fahren und dort auf den Trennstrich zwischen zwei Spalten zeigen, wird aus dem Mauszeiger ein schwarzer Doppelpfeil.
Jetzt können Sie durch Ziehen mit gedrückter Maustaste die Breite der Spalte verändern. Während des Ziehens zeigt Ihnen Excel die Bereite der Spalte in Zentimetern an.
Bild 2.17 Der Doppelpfeil passt die Spaltenbreite an.
Das Ändern der Zeilenhöhe geschieht analog.
Breiter schwarzer Pfeil – zum Markieren von ganzen Spalten oder Zeilen
Diesen Pfeil sehen Sie nur, wenn Sie mit der Maus mitten auf einen Spalten, oder Zeilentitel zeigen.
Bild 2.18 Der breite schwarze Pfeil markiert die Spalte.
Mit einem Klick markieren Sie jetzt die Spalte oder die Zeile, auf der sich der Mauszeiger befindet. Wenn Sie mit gedrückter Maustaste weiterziehen, markieren Sie auch die folgenden Spalten bzw. Zeilen.
2.5 Dateneingabe
Wenn Sie Daten in eine Zelle eingeben möchten, müssen Sie die Zelle vorher markieren.
Um eine Zelle zu markieren, haben Sie die folgenden Möglichkeiten:
Bild 2.19 Das Namensfeld, in das die Zelladresse AC1234 eingegeben wurde.
Wenn Sie jetzt [Enter] drücken, wechselt der Cursor in die Zelle AC1234.
Eingaben bestätigen oder abbrechen
Nachdem Sie einen Wert in eine Zelle eingegeben haben, müssen Sie Excel mitteilen, dass die Eingabe beendet ist. Dafür haben Sie mehrere Möglichkeiten: