Buchführung im Verein für Dummies
Buchführung im Verein für Dummies
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2. Auflage 2022
© 2022 Wiley-VCH GmbH Weinheim
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Das vorliegende Werk wurde sorgfältig erarbeitet. Dennoch übernehmen Autoren und Verlag für die Richtigkeit von Angaben, Hinweisen und Ratschlägen sowie eventuelle Druckfehler keine Haftung.
Print ISBN: 978-3-527-71888-7
ePub ISBN: 978-3-527-83497-6
Coverfoto: © Rawpixel / stock.adobe.com
Korrektur: Frauke Wilkens, München, Johanna Rupp, Walldorf
Lektorat und Projektmanagement: Sabine Müthing, Castrop-Rauxel
Auf dem erzbischöflichen Mädchengymnasium in Brühl bei Köln war Barbara Kern, Diplom-Volkswirt (so heißt es wirklich in ihrem Diplom), gut in Deutsch und in Mathe; ihre große Liebe aber galt dem Sport, insbesondere der Leichtathletik und dem Tennisspiel. Als sie durch Verletzungen von der praktischen Ausübung des Leistungssports Abstand nehmen musste, verlegte sie sich auf das Feld der Theorie. Sie machte ihre Trainerlizenz und studierte Volkswirtschaft in Köln. Um dem Sport nahe zu bleiben, bewarb sie sich beim Deutschen (heute Olympischen) Sportbund (DSB beziehungsweise DOSB), wurde angestellt und schließlich Geschäftsführerin einer Tochtergesellschaft des DSB. Nach Heirat und Geburt zweier Söhne stieg sie schwerpunktmäßig von der beruflichen – sie unterrichtet unter anderem Vereinsbuchhaltung in der Firma ihres Nachfolgers – auf eine ehrenamtliche Karriere um. Sie war über 18 Jahre Jugendwartin einer Tennisabteilung in einem Mehrspartenverein und »Managerin eines recht erfolgreichen familiären Sportunternehmens«. Mittlerweile hat sie für diese Ämter engagierte Nachfolger und Nachfolgerinnen gefunden, widmet sich wieder mehr der Dozententätigkeit zu kaufmännischen Themen und erledigt die Buchhaltung kleinerer Unternehmen.
Sie schlägt weitgehend unfallfrei in ihrer Damentennisrunde auf und – falls sich keine Spielpartner finden – joggt sie durch die südhessischen Felder und Wiesen.
Ich möchte mich bei meinen Lektorinnen Inken Bohn und Sabine Müthing für die tolle Zusammenarbeit bei diesem Buch bedanken, für ihre verständnisvolle und geduldige Unterstützung und für ihre motivierende Einwirkung in Zeiten, in denen mir das Schreiben so gar nicht von der Hand gehen wollte. Ebenfalls bedanke ich mich bei meiner Familie, meinem Mann Jan Kern und unseren Söhnen Jan Lukas und Jan David. Sie haben mir hier und da den Rücken freigehalten und sich, wenn es mal in der Küche gerade nichts Gekochtes gab, mit den Klassikern Pizza und Döner begnügt oder sich sogar gelegentlich ihre Pausenbrote selbst geschmiert. Außerdem danke ich Jessica Weil und Marlene Engel, die mich vor allem während der Neuauflage dieses Buches durch ihr Engagement entlasteten und die familiäre Unterstützung verstärkten.
Große Gefühle verpackt in literarische Schönheit wie in einem Roman sollten Sie nicht erwarten, wenn Sie dieses Buch in den Händen halten und darüber nachdenken, ob Sie es kaufen oder nur ausleihen sollten. Das Thema bietet keine Vorlage für ein entsprechendes Werk.
Selbst wenn man unterstellt, dass Buchführung ein trockenes Thema ist, das durch die Anwendung mehrerer Steuergesetze geradezu staubtrocken wird, darf man nicht davon ausgehen, dass jegliche Abhandlung darüber humorlos ist.
Schließlich spiegelt Buchführung nur das wirtschaftliche Leben wider, und wie das Leben so ist – es ist bunt, vielschichtig und auch schon mal lustig. Vor allem das Leben in den Vereinen ist lebendig und das wird so auch in die Bücher der Buchführung übertragen. Deshalb wird es auch nicht langweilig. Also freuen Sie sich drauf, Ihren Verein in seinen Büchern zu spiegeln.
Falls Sie mit einem Lehrbuch rechnen, das mit Theorien, Modellen, Ableitungen und Übungen gespickt ist, liegen Sie falsch.
Denn das, was Sie gerade in den Händen halten, ist ein Ratgeber, der Ihnen einen gut verständlichen Überblick über die Buchhaltung im Allgemeinen und die Besonderheiten im Verein verschafft. Praxisorientierte Tipps und nette Anekdoten rund um die Vereinsbuchführung runden dieses Nachschlagewerk ab.
Sie erfahren unter anderem,
Dies ist kein Lehr- oder Übungsbuch. Deshalb brauchen Sie nichts einzusetzen, anzukreuzen oder auszuschneiden. Es gibt hier also nichts weiter zu beachten, als dass Sie dem Teil, den Sie gerade lesen, Aufmerksamkeit schenken sollten.
Sie sind in Ihrem Beruf (welchem auch immer) und im Leben angekommen und suchen weitere Herausforderungen. Als bei der letzten Vorstandswahl in Ihrem Verein der Posten des Kassenwarts oder Schatzmeisters zu besetzen war, übernahmen Sie die Verantwortung für die Finanzen und die Buchhaltung in Ihrem Verein mehr oder weniger freiwillig. Vielleicht waren Sie auch nur nicht schnell genug »auf dem Baum«?! Mit dieser übernommenen Verantwortung entsteht ein gewisses Grundinteresse für das Thema Buchführung im Verein, was außerdem noch mit mindestens einem der folgenden Punkte gepaart sein sollte:
Ab und zu werden Sie beim Lesen auf einen Kasten im laufenden Text stoßen. Diese Kästen enthalten entweder theoretische Hintergrundinformationen oder banale Anekdoten rund um die Vereinsbuchführung. Beide haben eines gemeinsam: Sie müssen sie nicht unbedingt lesen, um das Thema zu verstehen. Wenn es also mal schnell gehen muss, können Sie die Kästen ohne schlechtes Gewissen überspringen. Ich sag's auch niemandem weiter, versprochen!
Dieses Buch ist in vier Teile gegliedert, die der Einfachheit halber fortlaufend nummeriert und inhaltlich zusammenhängend sind. In den jeweiligen Teilen finden Sie folgende Inhalte:
Hier erfahren Sie, was das Besondere am gemeinnützigen Verein ist, was ihn von einem Gewerbebetrieb unterscheidet und warum er grundsätzlich sogar von einigen Steuern befreit ist.
Außerdem mache ich Sie mit dem Grundwissen einer ordentlichen Buchführung im Allgemeinen und speziell im Verein bekannt und stelle Ihnen das Grundlagenwerkzeug vor.
Auf die Plätze – fertig – los! Mit dem Grundwissen der Buchführung ausgestattet, erreichen Sie das Kernstück der Vereinsbuchführung: das »Vier-Säulen-Prinzip«. Sie lernen die vier Säulen, ihre Inhalte und die Unterschiede anhand der steuerlichen Zuordnung kennen.
Sie verfolgen die Entwicklung von einem allgemeinen Kontenrahmen zum speziellen Kontenplan für den Verein.
Schließlich buchen Sie sowohl die Standardbuchungen als auch die typischen Geschäftsvorfälle im Verein. Sie fangen mit den einfachen, direkt zuzuordnenden Aufwendungen an und erreichen mit den gemischt genutzten und aufzuteilenden Aufwendungen den anspruchsvollen Höhepunkt. Dabei werden Sie feststellen: Alles halb so wild! Vereinsbuchführung kann nicht nur Spaß machen; sie kann sogar richtig spannend sein.
Die Vorlage des Berichts des Kassenwarts oder Schatzmeisters bei der Mitgliederversammlung mit anschließender Entlastung des Vorstands ist bildlich gesehen das Überschreiten der Ziellinie. Danach geht's zur »Dopingkontrolle« – das Einreichen des Abschlusses beim Finanzamt.
Zuvor muss die Zielgerade überwunden werden, das bedeutet für die Vereinsbuchführung die Berichte der laufenden Buchhaltung auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen, eine Bestandsaufnahme durchzuführen und nach den Abschlussbuchungen den Gewinn zu ermitteln, eine Vermögensaufstellung zu erstellen und die Steuererklärungen abzugeben.
Inwieweit Sie sich dabei als »Selfmademan« behaupten oder sich lieber eines Steuerberaters bedienen, ist natürlich Ihnen beziehungsweise jedem Verein selbst überlassen. Überlegungen und Argumente für die Inanspruchnahme eines Steuerberaters werden aufgezeigt und abgewogen.
Für den versierten … für Dummies-Leser ist dieser Teil nichts Neues. Da die Buchführung auf »Heller und Cent« stimmen muss, sollten auch die angewandten Begriffe klar und eindeutig verwendet werden. Deshalb werden zuerst einmal zehn fachchinesische Begriffe, die Ihnen über den Weg laufen könnten, erläutert.
Immer gut machen sich Kennzahlen, die in Diskussionen eingebracht werden. Und damit Sie auch hier überall mitreden und beeindrucken können, werden noch zehn nette Kennzahlen erklärt.
Außerdem – wer rastet, der rostet. Um immer aktuell zu sein und sich bei auftretenden Fragen richtig zu informieren, stelle ich Ihnen abschließend noch die zehn meiner Meinung nach besten Websites für Kassenwarte/Schatzmeister im Verein vor.
Bevor Sie sich in die nächsten Seiten dieses Buches vertiefen, möchte ich Sie noch daran erinnern, dass es kein Roman ist, den Sie in den Händen halten. Sie brauchen es deshalb auch nicht zwingend von vorn nach hinten lückenlos durchzulesen, um im Thema zu bleiben und alles zu verstehen. Falls Sie es trotzdem tun, wird es Ihnen nicht schaden.
Aber Sie haben auch die Freiheit, in der Mitte oder am Ende mit der Lektüre anzufangen und dann zwischen den einzelnen Kapiteln hin und her zu springen, so wie es Ihr Wissensdurst gerade verlangt. Sie werden den Aufbau eines Kontenrahmens wie in Kapitel 7 erläutert verstehen, ohne die vorhergehenden Kapitel 1 bis 6 gelesen zu haben. Die Lesereihenfolge ist also unerheblich. Deshalb brauchen Sie auch nicht das Buch in einem Stück durchzuarbeiten. Sie können sich die Zeit ebenfalls völlig frei einteilen.
Nun wünsche ich Ihnen viel Spaß und Erfolg! Auf die Plätze, fertig, los!
Teil I