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Im ersten Prüfungsteil Veranstaltungsorganisation (1.1) werden sogenannte ungebundene Fragen gestellt, die in kurzer Aufsatzform, stichwortartig oder tabellarisch beantwortet werden sollen.

Hier ist es, wie in den in den danach folgenden Prüfungsteilen verwendeten gebunden Fragen (Antwort in Kästchenform) erst einmal sehr wichtig, die Fälle und die dazu gehörigen Fragen genauestens, d. h. im Zweifel Wort für Wort zu lesen. Dazu muss man sich natürlich auf die Fragen einlassen. Bitte dabei unbedingt und immer versuchen, den Blickwinkel des Prüfers zu erfassen, aus dem die Frage gestellt ist.

Mit Farbe 1 markiert man sich während oder nach dem ersten Lesen die wichtigsten Aussagen im Fall

Bitte trainieren, immer präzise auf den Fragesatz zu antworten, um nicht auf die falsche Fährte zu geraten. Und beim Beantworten immer kurz gegen kontrollieren, ob man auch immer noch die Frage beantwortet.

- Bei Tabellen die Definitionszeile und evtl. -spalte logisch füllen und die Felder systematisch nutzen

Es macht übrigens keinen Sinn, mit Schrot zu schießen, wenn man etwas nicht genau weiß. Nicht Masse sondern gezielte Klasse ist hier gefragt. Wenn vier Aspekte gefragt sind, dann bitte auch nur vier nennen – und zwar in einer wertigen Reihenfolge. Der IHK-Prüfer darf nur die ersten vier Aspekte werten – sollten acht genannt sein, davon unter den ersten vier zwei falsche und unter den letzten vier drei richtige sein, darf der Prüfer nur die beiden richtigen unter den ersten vier werten!

Der korrigierende Prüfer freut sich über eine professionelle Leistung mehr als über chaotisches Geschmiere!

Dazu ruhig das bereitgestellte Papier zum Vorschreiben nutzen. Dabei allerdings den Zeitdruck beachten!

Gezielt Fachworte streuen, allerdings nur, wenn Du auch genau weißt, was sie bedeuten!

Die Prüfung wird grundsätzlich aus der Perspektive einer virtuellen Full-Service-Eventagentur abgefragt:

Name, Geschäftssitz: Juniversal-Event GmbH, Unter den Eichen 69, 10987 Berlin, Handelsregister: Amtsgericht Berlin HR A 93705, Telefon: 030/1234567, Telefax: 030/1234568, GF: Martha Hardt

Unternehmensgegenstand: Planung und Durchführung von Messen, Kongressen, Konzert- und Eventveranstaltungen sowie Künstlervermittlung

Abteilungen: Geschäftsleitung, Sekretariat, Projektabteilungen, Rechnungswesen/Controlling, Personal/Verwaltung

Synopsis: Situation zur 1. Aufgabe

Es geht um eine Mitarbeiter-Veranstaltung zum 125-jährigen Jubiläum einer deutschen Versicherung im Juni 2003, Ort ist das Fußballstadion Waldstadion Frankfurt (mitten im Wald des Frankfurter Stadtteils Niederrad in der Einflugschneise des Flughafens gelegen). Die Location hat ein Fassungsvermögen von 60.000 Zuschauern mit überdachten Tribünen und einem Leichtathletik-Sportfeld. Eingeladen wurden alle deutschlandweit beschäftigten 29.000 Mitarbeiter, angemeldet haben sich 21.000 Gäste. 16.000 Gäste reisen mit 24 Sonderzügen in der Zeit zwischen 14:45 – 17:00 Uhr an, ca. 3.500 Gäste nutzen regionale öffentliche Verkehrsmittel, nur ca. 1.500 Personen reisen mit eigenem PKW bzw. mit Bussen an (1.000 PKW-Stellplätze stehen auf dem Waldparkplatz und ca. 10 Bus bzw. Lkw-Stellplätze am Gleisdeck rechtzeitig zur Verfügung). Ab 15 h beginnt der Einlass an den entsprechenden Eingängen des Stadiongeländes.

Außenprogramm zum dezentralen Teil des Jubiläumsprogramms

Drei Programm- und Cateringzelte, zwei Programm-Zirkus-Zelte (Gesamtfläche von 11.000 qm) auf den Vorfeldern des Stadions und auf dem Hockeyplatz, davon drei mit Bühnen (mit einem Programm, das durch die Mitarbeiter gestaltet wird), dazu weitere Küchen-, Info-, Backstage- und Technikzelte (Gesamtfläche ca.12.500 qm). Zusätzlich zu den vorhandenen Sanitäranlagen weitere 15 Toiletten-Container. 15.00 Uhr Öffnung der Zelte 3 und 4, ab 15.30 Uhr Öffnung Zelte 1,2 und 5. Darüber hinaus Fun-Sport-Aktivitäten, z.B. Bullriding und 15 Walk-Acts (Stelzenläufer, Zauberer usw.).

Innenprogramm zum zentralen Teil des Jubiläumsprogramms und Auslassprogramm

Einlass um 19:30 Uhr in die Hauptarena, Blockeinteilung nach Vertriebsregionen (bereits auf der Eintrittskarte angegeben) auf die entsprechenden Eingänge. Schließung der Cateringzelte von ca. 20:00 Uhr – 22:30 Uhr. Unterhaltsames Showprogramm in einer revueartigen „Zeitreise“ durch 125 Jahre Geschichte des Versicherungsunternehmens (von 20:00-22:00 Uhr). Bekannter Moderator. Im Anschluss an die Zeitreise 20 minütiges Finale als Multi-Media-Show mit Großbildprojektoren, Licht- und Lasereffekten, Pyrotechnik und Musik, Ende gegen 22:40 Uhr. Blockweise, mit dem Sonderzugfahrplan verzahnte Abreise zwischen 22:58 und 01:57 Uhr. Start des separaten Auslassprogramms für ca. 5000 Gäste mit längeren Wartezeiten auf dem Außengelände in den Zelten 1 und 2 ab 22:30 Uhr (Musik Getränkeausschank). Gegen 01:30 Uhr letzte Abreise.

Themenzuordnung lt. IHK-Stoffkatalog: Dienstleistungen, Planung und Organisation von Veranstaltungen, Durchführung von Veranstaltungen, Nachbereitung von Veranstaltungen, Rechtliche Rahmenbedingungen

1. Aufgabe (ca. 90 Minuten Bearbeitungszeit, 100 Punkte)

Es soll auf Basis der beschriebenen Angaben ein grober Ablaufplan erstellt werden.

Anmerkung des Autors: Bei der Lösung nicht von den kleinen Zeitfehlern im Original-IHK-Formularvordruck beeinflussen lassen

Es sollen vier Gründe dafür erklärt werden, warum der dezentrale Teil des Programms wie beschrieben konzipiert wurde.

Je bis zu 2 Punkte für die richtige von 4 Nennungen, je bis zu 3 Punkte für die richtige von 4 Erklärungen

Folgende vier Gründe können dafür angeführt werden, dass der dezentrale Programmteil so wie beschrieben konzipiert wurde:

- Versetzte Ankunft der Gäste: Durch die hohe Besucherzahl und dadurch, dass die Gäste mit Sonderzügen und den anderen Verkehrsmittel versetzt ankommen, ist ein zentrales Programm noch nicht möglich. Das dezentrale Programm dient der direkten Unterhaltung der jeweils ankommenden Gäste, bevor sie im Innenraum des Stadions gemeinsam das Hauptprogramm erleben können.

- Spannungsaufbau: Das in verschiedenen Zelten und weiteren Attraktionen aufgeteilte einführende Programm dient dem Aufbau eines Spannungsbogens, der im zentralen Programm seinen Höhepunkt findet.

- Mitarbeitereinbindung und –motivation: Der Umstand, dass die Mitarbeiter das Bühnenprogramm (im Außenprogramm) selbst gestalten, führt zu einer erhöhten Aktivierung und Identifikation mit der Jubiläumsfeierlichkeit, erzeugt ein intensiveres Erleben der Veranstaltung und hinterlässt einen nachhaltigen emotionalen Eindruck.

- Kommunikativer Charakter: Das Außenprogramm hat einen geselligen Zelt-Charakter und ermutigt die Besucher, sich gegenseitig auszutauschen, kennen zu lernen und mit Bekannten aus den eigenen der anderen Abteilungen Spaß zu haben.

- Verpflegung der hohen Gästezahl: Eine ausreichende Verpflegung der vielen Gäste ist nur zeitlich gestaffelt möglich. Während dieser Phase dient das ausführliche begleitende Entertainmentprogramm zu einer Unterhaltung der Besucher.

Es sollen 10 Ämter und Organisationen genannt werden, die unbedingt zu einem Vorbereitungsmeeting eingeladen werden sollten.

Folgende Ämter und Organisationen sollten zu dem Vorbereitungsmeeting eingeladen werden (zehn davon nennen):

Bauaufsichtsbehörde (Abnahme lt. VStättVO), Ordnungsamt (Lautstärkeimmissionen, allgemeines Ordnungsinteresse), Polizei (öffentliche Sicherheit), Feuerwehr (Brandschutz), Sanitätsdienste (Unfallgefahren, Erstversorgung), Grünflächen- oder Forstamt (Wald- und Wiesenflächen), Verkehrsbehörde bzw. Vertreter von Bahn- und öffentlichem Nahverkehr (Verkehrssituation), Flugsicherungsbehörde (Störung des naheliegenden Flughafens), Securitydienstleister (Sicherheit), Versicherungsträger (Veranstalterhaftpflichtrisiko), ggf. Gewerbeamt (Schankerlaubnis).

Es sollen zehn Informationen genannt werden, die Sie zu einem solchen Meeting vorbereiten sollten, da sie für die genannten Ämter und Organisationen unerlässlich sind.

Es sollen fünf sinnvolle Fragen für einen Fragebogen formuliert werden, der zum Zwecke der Nachbereitung der Veranstaltung per Post in die Versicherungsfilialen geschickt werden soll.

Es sollen fünf Medien und die dazugehörige Zielgruppe genannt werden, die durch eine Dokumentation der Veranstaltung durch die Universal Event GmbH erreicht werden sollen. Die jeweilige Dokumentation soll die Leistungsfähigkeit der Agentur auf dem Veranstaltungsmarkt verdeutlichen.

Anmerkung des Autors: Es sind Dokumentationsformen zur Vermarktung der Agentur gemeint.

Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 5 Nennungen, je bis zu 1 Punkt für die richtige Zielgruppen-Zuordnung

A. VORWORT

B. Der Autor

C. Informationen zur Prüfung

1. Aufgabe (ca. 90 Minuten Bearbeitungszeit, 100 Punkte)