Folgende Lernziele sollen Sie in diesem Kapitel erreichen:
Das Rechnungswesen setzt sich im aus den folgenden Bereichen zusammen:
| Rechnungswesen | |||
| Buchführung | Kosten- Leistungsrechnung | Statistik | Planungs-rechnung |
Buchführung
In der Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle zeitlich und sachlich geordnet und erfasst. Dazu gehören das Sammeln und Belegen, das Formulieren von Buchungssätzen, die Konteneintragung und der Kontenabschluss. Die Buchführung kann in die Finanzbuchführung und in die Betriebsbuchführung unterteilt werden.
Die Finanzbuchführung
Die Finanzbuchführung ist sowohl an Güterbewegungen als auch an Zahlungsvorgängen orientiert und erstreckt sich auf die gesamte Unternehmenstätigkeit. Sie bezweckt, alle Zahlungen und mit Zahlungen verbundene Vorgänge, den Abgang und Zugang von Leistungswerten (Aufwand und Ertrag) sowie den Bestand des Vermögens und der Schulden und deren Veränderung in Höhe und Struktur übersichtlich und nachprüfbar zu dokumentieren.
Am Anfang der zahlenmäßigen Erfassung des Unternehmensgeschehens steht die laufende chronologisch geordnete Fixierung (Buchung) der buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle im Grundbuch (Journal). Diese Fixierungen sind - ohne weitere Bearbeitung - reine Merkgrößen, so dass man auch sagen kann:
Die chronologische Erfassung der buchungspflichtigen Geschäftsvorfalle im Grundbuch ist die Geschichtsschreibung des Unternehmensgeschehens. Die systematische zahlenmäßige Erfassung der buchungspflichtigen Vorgänge geschieht im Hauptbuch auf den anzusprechenden Kapital-, Vermögens-, Aufwands- und Ertragskonten, so dass jeder buchungspflichtige Geschäftsvorfall mindestens zweimal aufzuzeichnen ist.
Bei den regelmäßigen jährlichen Abschlüssen werden die Vermögens- und Kapitalkonten zu der Bilanz und die Aufwands- und Ertragskonten zur Gewinn- und Verlustrechnung verdichtet. Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung bilden nach § 242 (3) HGB den Jahresabschluss einer Unternehmung.
Dabei greift die Finanzbuchführung, soweit möglich, auf die in anderen Bereichen des Unternehmens geführten Nebenbuchhaltungen zurück, wie etwa die
Betriebsbuchführung
Die Betriebsbuchführung (bzw. Kosten- und Leistungsrechnung) ist im Gegensatz zur Finanzbuchführung eine (kurzfristige) Teilabrechnung, die nur den Leistungsprozess einer Unternehmung zahlenmäßig erfasst. Im Gegensatz zur Finanzbuchführung ist die Betriebsbuchführung weniger stark an Zahlungsvorgänge gebunden. Sie löst sich von Zahlungsvorgängen und ist unmittelbar an dem "bewerteten" leistungsbezogenen Güterverbrauch orientiert. Der durch die Betriebsbuchführung errechnete Erfolg - der Betriebserfolg - ist das Ergebnis einer kalkulatorischen Rechnung. Die zahlenmäßige Abbildung des Leistungsprozesses durch die Betriebsbuchführung erfolgt in drei Rechenwerken, und zwar in der Kostenarten-, der Kostenstellen- und der Kosten-trägerrechnung.
Die Kostenartenrechnung dient der wertmäßigen Erfassung des Verbrauches an Produktionsfaktoren des Abrechnungszeitraumes. Ihre Fragestellung lautet also:
„Welche Kosten sind in welcher Höhe angefallen?“
In der Kostenstellenrechnung werden die Kosten den Entstehungsorten oder Funktionsbereichen (= Kostenstellen) zugeordnet. Das gilt insbesondere für solche Kosten, die nicht unmittelbar für einzelne Produkte, sondern für bestimmte örtlich oder funktional abgegrenzte Abteilungen oder Prozesse anfallen. Diese Zurechnung wird meist mit Hilfe des Betriebsabrechnungsbogens vorgenommen und verfolgt u.a. auch den Zweck, Informationen für die Kostenkontrolle und Kostenbeeinflussung zu liefern. Die Fragestellung der Kostenstellenrechnung lautet also:
Wo sind welche Kosten in welcher Höhe angefallen?
Die Kostenträgerrechnung hat die Aufgabe, für alle erstellten Güter und Dienstleistungen (= Kostenträger bzw. Kalkulationsobjekte) die Kosten zu ermitteln. Sie kann in zwei Formen durchgeführt werden:
Ihre Fragestellung lautet:
Wofür sind welche Kosten in welcher Höhe angefallen?
Die Verrechnung der Kosten innerhalb der genannten Rechenwerke der Betriebsbuchführung erfolgt nach bestimmten Grundprinzipien, die sich im Laufe der Zeit in Theorie und Praxis herausgebildet haben. Zu nennen sind das Prinzip der Kostenverursachung (= Kausalitätsprinzip), das Prinzip der Kostentragfähigkeit (= Belastbarkeits- oder Deckungsprinzip) und das Prinzip der Durchschnittsbildung.
Zentrale Aufgabe der Kostenrechnung ist es also, zu untersuchen welche Kosten welchem Kalkulationsobjekt zugeordnet werden können. Kalkulationsobjekte können Betriebsbereiche (sog. Kostenstellen z.B. Fertigung), Zeiträume (z.B. Kosten eines Quartals) oder die hergestellten Produkte (sog. Kostenträger) sein. Oberstes Prinzip der Kostenrechnung ist das Verursachungsprinzip.
Statistik
In ihr werden die Zahlen der Buchführung, des Jahresabschlusses und der Kostenrechnung ausgewertet, die in erster Linie Werte, Wertbewegungen und Wertveränderungen erfassen. Sie gewinnt durch Vergleichen von betrieblichen Tatbeständen mit Hilfe von Kennzahlen zusätzliche Erkenntnisse. Sie dient vor allem dazu, die vorhandenen Informationen der Vergangenheit sowie außerbetriebliche Informationen zu verarbeiten und für Entscheidungen vorzubereiten.
Planungsrechnung
Grundlage für die betriebliche Planungsrechnung sind die Daten, die bereits von der Buchführung, dem Jahresabschluss, der Kostenrechnung und der Statistik erfasst und verarbeitet wurden. Typische Planungsrechnungen sind die Investitionsrechnung und die Finanzierungsrechnung. Relevant sind hier meist Zeiträume, die größer als ein Jahr sind.
1.2.1 Zwecke der Buchführung
Die Buchführung ist der älteste Zweig des unternehmerischen Rechnungswesens! Der Beginn der systematischen Buchführung wird in das 13. Jahrhundert gelegt. Damals waren bereits zwei Hauptprinzipien der Buchführung bekannt: das Prinzip der chronologisch geordneten Aufzeichnung und das Prinzip der sachlichen Gliederung der gebuchten Geschäftsvorfalle. Aus der kombinierten Anwendung dieser beiden Prinzipien entstand das System der Doppik mit geschlossenem Kontensystem. Unter einer modernen Buchführung ist eine ordnungsgemäße und lückenlose belegmäßige Erfassung in Geldgrößen aller Geschäftsvorfälle im Unternehmen zu verstehen. Die Buchführung ist eine Zeitrechnung. Sie kann Finanzbuchführung (= Geschäftsbuchführung) oder Betriebsbuchführung sein. Die Buchführung zeigt den Bestand und die Veränderungen des Vermögens sowie der Schulden eines Unternehmens an, sie ermittelt den Unternehmenserfolg und liefert Daten und Zahlen zur Kontrolle und effizienten Steuerung des Betriebsgeschehens. Darüber hinaus dient sie als Grundlage der Besteuerung und als Dokumentationsmittel gegenüber den Interessen der Gläubiger und der Öffentlichkeit.
Die Notwendigkeit zur Buchführung in einem Unternehmen ergibt sich damit,
Führungsinstrument:
Die Buchführung ermittelt Gewinn oder Verlust, stellt Vermögen und Kapital fest, liefert Daten für Kostenrechnung, Kalkulation, Statistiken und Planungsrechnungen, Der nachträgliche Vergleich des Ist-Zustandes mit den Zielvorgaben und die gegebenenfalls erforderliche Ursachenanalyse der Abweichungen bilden die Grundlage für zieladäquate Führungsentscheidungen.
Besteuerungsgrundlage:
Die von den Unternehmungen abzuführenden Steuern werden aufgrund der Eintragungen in den Geschäftsbüchern ermittelt. Die Eintragungen haben deshalb den Charakter einer urkundlichen Feststellung. Ein Verstoß gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung kann die Verwerfung der Buchführung mit anschließender Steuerschätzung oder - in schwerwiegenden Fällen - ein Strafverfahren wegen versuchter Steuerhinterziehung zur Folge haben.
Instrument des Gläubiger- und Öffentlichkeitsschutzes:
Nur eine ordnungsmäßige Buchführung ermöglicht es einem sachverständigen Prüfer, sich jederzeit eine genaue Übersicht über die Vermögens- und Ertragslage eines Unternehmens zu verschaffen, Kreditinstitute z.B. dürfen größere Kredite erst gewähren, wenn sie sich anhand der Geschäftsbücher selbst von der Kreditwürdigkeit eines Schuldners überzeugt haben. Im Falle des Konkurses kann ein Kaufmann mit Freiheitsentzug bestraft werden, wenn seine Buchführung nicht den gesetzlichen Vorschriften entspricht und Gläubiger hierdurch benachteiligt werden.
Bei der Verwirklichung des Öffentlichkeitsschutzprinzips ist zu beachten, dass Großunternehmen weit verzweigte Bindungen mit anderen Wirtschaftspartnern aufweisen. Das damit verbundene individuelle und gesamtwirtschaftliche Risiko bei einer wirtschaftlichen Machtkonzentration in Händen weniger machen eine immer ausgedehntere Offenlegung der Vermögens- und Ertragslage erforderlich zum Schutze der Öffentlichkeit.
Unternehmer sind gesetzlich dazu verpflichtet, Bücher zu führen, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Buchführungsvorschriften sind sowohl im Handels- als auch im Steuerrecht enthalten.
§ 238 Buchführungspflicht (HGB)
(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ersichtlich zu machen.
§ 239 HGB Führung der Handelsbücher
Nach § 1 I HGB ist jeder Kaufmann, der selbständig ein Handelsgewerbe betreibt.
Im Steuerrecht wird die Buchführungspflicht durch § 140 der Abgabenordnung (AO) begründet:
§ 140 der Abgabenordnung (AO)
„Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die Verpflichtung, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen.“
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In jedem Unternehmen ereignen sich Geschäftsvorfälle, die den Bargeldbestand verändern. Zum Bargeldbestand wird ein Kassenbuch geführt, in dem die Geldzu- und abflüsse festgehalten werden. Es lässt zudem schnell erkennen, wie hoch der jeweilige Kassenbestand ist.
Beispiel:
Im Kassenbuch werden die Einzahlungen und Auszahlungen in Spalten einander gegenübergestellt. Bei jedem Geschäftsvorfall werden folgende Angaben festgehalten.
| Datum | Buchungstext | Beleg-Nr. | Einnahme | Ausgabe |
| 14.03 | Warenverkauf | 17 | 500,00 € | |
| 14.03 | Kauf v. Drucker | 18 | 200,00 € | |
| 15.03 | Warenverkauf | 19 | 600,00 € | |
| etc. |
Regelmäßig findet ein Kassenabschluss statt, bei dem überprüft wird, ob der tatsächliche Geldbestand in der Kasse (Ist-Bestand) mit dem Kassenbuch (Soll-Bestand) übereinstimmt. Die Kasse wurde ordnungsgemäß geführt, wenn Ist-Bestand und Sollbestand übereinstimmen. Bei Fehlbeträgen muss der Fehler gesucht werden. Dies kann z.B. ein falsch eingetragener Betrag sein. Zur Kontrolle sind deshalb noch einmal sämtliche Belege zu sichten. Kann der Fehler nicht gefunden werden muss im Kassenbuch eine Korrekturbuchung vorgenommen werden, damit Ist- und Soll wieder übereinstimmen.
Eine weitere Möglichkeit zur Darstellung von Bestandbewegungen ist das T-Konto:
Die linke Seite des T-Kontos wird „Soll“, die rechte Seite wird „Haben“ bezeichnet. Diese Bezeichnungen und auch die Darstellung werden in der allgemeinen Buchführung verwendet. Der Anfangsbestand wird auf der Soll-Seite eingetragen. Kassenmehrungen werden chronologisch in die Sollseite eingetragen, Kassenminderungen werden auf der Habenseite eingetragen.
Beispiel:
Der Anfangsbestand des Kassenkontos beträgt 500,- €
Saldo ist der Differenzbetrag zwischen der Summe der größeren und der Summe der kleineren Kontoseite.
Wichtig ist, dass auf beiden Seiten der gleiche Betrag steht. (Summe Soll = Summe Haben).
Grundsatz der Buchführung ist:
Keine Buchung ohne Beleg!
Der Beleg ist der Beweis, dass sich tatsächlich ein Geschäftsvorfall ereignet hat. Der Gesetzgeber verlangt, dass der Kaufmann die Belege aufbewahrt, um auch noch nach längere Zeit, beweisen zu können, dass sich ein bestimmter Vorfall ereignet hat. Laut der Abgabeordnung ist ein Aufbewahrungszeitraum von zehn Jahren vorgeschrieben. Zur Ablage werden sie fortlaufend nummeriert und sind in lückenloser Reihenfolge abzuheften.
Der Grund für „Keine Buchung ohne Beleg!“ ist der folgende: In den Büchern des Kaufmanns wird der Gewinn ermittelt, welcher Grundlage für die Besteuerung durch den Fiskus ist. Der Gewinn ergibt sich durch die Gegenüberstellung der Aufwendungen und des Ertrags eines Geschäftsjahres. Der „gewiefte“ Kaufmann ist aufgrund der Steuerlast versucht, den Gewinn „künstlich“ zu drücken, um Steuern einzusparen. Gäbe es die Belegvorschrift nicht, könnte er also behaupten, dass er hatte sehr hohe Aufwendungen gehabt hätte und deshalb einen Verlust ausweisen müsste. Da er aber die Aufwendungen durch Belege beweisen muss, kann er diese nicht willkürlich festlegen, sondern ist gezwungen, nur die tatsächlichen Aufwendungen den tatsächlichen Erträgen gegenüberzustellen. Auch die Erträge müssen durch Belege dokumentiert werden (Ausgangsrechnungen).
In der Buchhaltung gibt es folgende Belegarten:
Belege werden somit erstellt, um Geschäftsvorfälle schriftlich zu erfassen. Sie sollten folgende Angaben enthalten:
Bei der Führung des Kassenkontos wurden bisher nur die Veränderungen eines bestimmten Kontos berücksichtigt. Bei diesen Vorfällen ist jedoch zu beachten, dass sich z.B. durch den Kauf eines Druckers nicht nur der Kassenbestand ändert, sondern auch durch den Zugang eines Vermögensgegenstandes die Büro- und Geschäftsausstattung. Somit sind bei der Buchung eines Belegs immer die Auswirkungen auf alle Vermögenspositionen des Unternehmens zu erfassen.
Beispiel: Folgende Geschäftsvorfälle fallen bei SportFit Meier e.K. an:
(1) Verkauf eines alten Fitness-Turms für 500,- €. Kunde zahlt bar!
Abgänge im Konto für Fitnessgeräte werden im Haben gebucht!
Für eine vollständige Buchung gelten folgende allgemeine Buchungsregeln:
Lernhinweis:
Die Bezeichnungen „Soll“ und „Haben“ sind historisch bedingt. Früher wurde das Konto für Forderungen an Kunden überschrieben mit „Soll bekommen“ und „Haben bekommen“. Beim Zielverkauf steht der Betrag links, weil wir ihn noch bekommen sollen; der Betrag wird rechts gebucht, wenn wir ihn bekommen haben (beim Rechnungsausgleich). Diese Bezeichnung wurde später einfach auf die anderen Konten übertragen.
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Buchhalterische Aufzeichnungen beginnen mit der Feststellung sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden des Unternehmens. Die mengen- und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensteile und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt heißt Inventur und ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 240 HGB).
Inventur: Erfassung der Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag nach Art, Menge und Wert
Durchführung der Inventur
Nach der Art der Bestandsaufnahme unterscheidet man zwischen
1. Körperliche Bestandsaufnahme
Sie ist der Regelfall. Bei der körperlichen Bestandsaufnahme wird das Vorhandensein der materiellen Vermögensgegenstände durch tatsächliche Inaugenscheinnahme festgestellt. Bei gewissen materiellen Vermögensgegenständen wie Grundstücken und bebauten Grundstücken - tritt zur körperlichen Inaugenscheinnahme die Einsicht in Urkunden (Grundbuchauszüge) ergänzend hinzu. Dabei werden gleichartige Vermögensgegenstände unter Angabe der Art und der durch Zählen, Messen, Wiegen (ggf. Schätzen) ermittelten Menge zusammengefasst. § 241 (1) HGB lässt dabei die Wahl, ob eine Vollinventur (= Aufnahme aller Vermögensgegenstände) oder eine Stichprobeninventur (= Teilerhebung und Hochrechnung auf die jeweilige Grundgesamtheit) durchgeführt wird.
2. Buchmäßige Bestandsaufnahme
Man spricht hier auch von der Beleg- oder Buchinventur. Hauptanwendungsfälle der buchmäßigen Bestandsaufnahme sind immaterielle Vermögensgegenstände, Forderungen und Schulden und als Ausnahme bewegliche Anlagegegenstände, die in einer ordnungsgemäß geführten Anlagekartei erfasst sind. In das Verzeichnis der Gegenstände des beweglichen Anlagevermögens sind auch Anlagegüter aufzunehmen, die bereits auf ihren Erinnerungswert abgeschrieben worden sind. Ausgenommen hiervon sind geringwertige Anlagegüter, die im Jahre der Anschaffung oder Herstellung in voller Höhe als Aufwand verrechnet werden.
Für die buchmäßige Aufnahme von Forderungen und Schulden werden aufgrund der für die einzelnen Kunden und Lieferanten geführten Kontokorrentkonten sog. Saldenlisten erstellt. Die jeweiligen Salden sind anband der bei den einzelnen Geschäftsvorfällen angefallenen Belege, durch Kontenabstimmungen und ggf. durch Saldenbestätigungen nachzuweisen.
3. Bestandsaufnahme anhand von Urkunden
Eine Aufnahme anband von Urkunden erfolgt insbesondere bei immateriellen Vermögensgegenständen sowie bei sich im Besitz von Dritten befindenden Vermögensgegenständen bzw. nicht zugänglichen Vermögensgegenständen (z.B. unterwegs befindlichen Waren). Diese Bestände werden Z.B. durch Patenturkunden, Lizenzverträge, Lagerscheine und Versandpapiere, Vertragsunterlagen u.ä. nachgewiesen.
Das Inventar
Das Verzeichnis, in das die Vermögensgegenstände und Schulden einzeln nach Art und Wert eingetragen werden, bezeichnet man als Inventar.
Inventar: Übersichtliche Darstellung aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag nach Art, Menge und Wert.
Das Inventar hat nach § 240 HGB mindestens folgende Positionen zu enthalten:
Beispiel: Inventar des Fitnessgeräteherstellers FitMachine KG
| Inventar zum 31.12.2002 | ||
| Art, Menge. Einzelwert | ||
| A. Vermögen | ||
| A1. Anlagevermögen | ||
| I. Sachanlagen | ||
| 1. Maschinen / Anlagen | ||
| Lackieranlage | 2 833,33 € | |
| Sägeanlagen | 102 375 € | 105 208,33 € |
| 2. Fuhrpark | ||
| VW-Transit (Anschdat. 1997) | 13 750 € | 13 750 € |
| 3. Betriebs- und | ||
| Geschäftsausstattung | ||
| Büroeinrichtung (3/5) | 14 250 € | |
| Bürotechnik (Computer, Fax, Tel.) (2/5) | 9 500 € | 23 750 € |
| A2. Umlaufvermögen | ||
| I. 1.Roh- Hilfs- und | ||
| Betriebsstoffe | ||
| 1. > Holzvorräte: | ||
| Tanne | 30 800 € | |
| Buche | 6 600 € | |
| Eiche | 15 000 € | |
| Erle | 13 000 € | |
| 2. > Lacke (Grundfarben) | 2 000 € | |
| 3. Fertige Erzeugnisse (Herstellkosten) |
||
| Büroschrank “Luxus” | 47 300 € | |
| Büroregal “Eiche” | 9 600 € | |
| Schreibtische | 7 700 € | |
| Rollcontainer | 6 480 € | 138 480 € |
| II. Forderungen a. LuL | 26 900 € | 26 900 € |
| III. Liquide Mittel | ||
| > Bankguthaben | 257 838 € | |
| > Kassenbestand | 4 252 € | 262 090 € |
| Summe des Vermögens | 427 470 € | |
| B. Schulden | ||
| I. Langfristige Schulden | ||
| 1. Bankdarlehen | 60 000 € | |
| 2. Darlehen BGA | 20 000 € | |
| 80 000 € | ||
| III. Kurzfristige Schulden | ||
| Verbindlichkeiten a. LuL | ||
| 1. Metall GmbH | 9 000 | |
| Summe der Schulden | 89 000 € | |
| C. Reinvermögen | ||
| Vermögen | 427 470 € | |
| - Schulden | 89 000 € | |
| = Reinvermögen | 338 470 € | |
3.2 Die Bilanz
Die Bilanz ist eine verdichtete Darstellung des Inventars. Nach § 242 HGB ist der Kaufmann zur Aufstellung der Bilanz verpflichtet. Wie die Bilanz gegliedert sein soll ist in § 247 vorgeschrieben (Inhalte der Bilanz). Ein Inventar wird bei größeren Unternehmen sehr schnell unübersichtlich. Die Bilanz ermöglicht auch bei Großkonzernen dem Leser, dass er sich schnell einen Überblick verschaffen kann.
Grundform einer Bilanz:
| Bilanz zum 31.12. ... | |
| Aktiva = Mittelverwendung | Mittelherkunft = Passiva |
| I. Anlagevermögen | I. Eigenkapital |
| Immaterielle Anlagen | z.B. gezeichnetes Kapital |
| z.B. Rechte | Rücklagen |
| Patente | Gewinn/Verlustvortrag |
| Lizenzen | Jahresüberschuß/Jahresfehlbetrag |
| Sachanlagen | II. Fremdkapital |
| z.B. Grundstücke | |
| Gebäude | langfristig |
| Maschinen | z.B. Anleihen |
| Hypotheken | |
| Finanzanlagen | langfristige Verbindlichkeiten |
| z.B. Beteiligungen | langfristige Darlehen |
| Wertpapiere d. AV | |
| kurzfristig | |
| II. Umlaufvermögen | z.B. Verbindlichkeiten aus L.L. |
| Bankschulden | |
| Vorräte | sonstige Verbindlichkeiten |
| z.B. Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe fertige und unfertige Erzeugnisse Waren |
|
| Finanzumlaufvermögen | |
| z.B. Forderungen an Kunden | |
| sonstige Forderungen | |
| Bankguthaben, Bargeld | |
| Summe der Aktiva (= Bilanzsumme) | Summe der Passiva (= Bilanzsumme) |