© 2017, Frank Poireau
Edition : BoD - Books on Demand GmbH
12/14 rond-point des Champs Elysées, 75008 Paris
Imprimé par Books on Demand GmbH, Norderstedt, Allemagne
ISBN : 9782322099054
Dépôt légal : avril 2017
Travaillant depuis plus de dix ans maintenant à aider les entreprises dans l’optimisation de leur utilisation de SharePoint, comme Frank Poireau, j’ai fait le constat d’un produit très riche mais très difficile à appréhender dans sa globalité. La plupart des entreprises utilisatrices arrivent à SharePoint par la gestion des documents. Poussées par la nécessité de remplacer des systèmes de fichiers vieillissants ou rendus ingérables par des années d’utilisations intensives, sans maintenance adaptée, partant souvent avec de grandes ambitions, elles sont parfois freinées dans leurs élans autour de SharePoint par la richesse même du produit.
Microsoft a en effet conçu un système multiforme, doté de très riches capacités de paramétrages et de développement permettant de l’adapter parfois très rapidement et à faible coût, parfois au pris d’efforts plus conséquents, à la diversité des besoins des entreprises. À la différence de la plupart des outils comparables, SharePoint est configurable et paramétrable à un point tel qu’il peut « tout faire », c’est-à-dire au-delà de la gestion documentaire servir de portail pour l’entreprise, héberger un intranet, aider au partage des connaissances, consolider les outils décisionnels et les applications «Métier »éparpillés dans l’entreprise, etc.
Aussi se pose la question fondamentale : « SharePoint pour quoi faire ? » Pas de réponse universelle à cette question car chaque entreprise a un niveau de maturité différent dans la transformation numérique. Certaines ne sont qu’aux prémisses quand d’autres ont déjà franchi plusieurs niveaux de maturité. C’est pourquoi il est essentiel de répondre le plus tôt possible à cette question dans le contexte de VOTRE projet SharePoint pour pouvoir réussir celui-ci. Et ce livre, didactique, documenté, pragmatique vous fournit des clés essentielles dans cette démarche.
Frank Poireau, fort de son expérience reconnue et de sa maîtrise des sujets de gouvernance et d’adoption, a en effet très habilement structuré son retour d’expérience autour de cas concrets que l’on rencontre dans toutes les entreprises, même si les réponses, une fois encore, seront spécifiques à chaque cas particulier. Ces dix thématiques qu’il vous propose d’explorer sont autant de clés essentielles vers un déploiement réussi de l’outil. Je vous conseille donc vivement la lecture de ce livre qui ne pourra que vous apporter une ouverture large et un retour d’expérience très riche sur ce qui se fait dans d’autres environnements que le vôtre. Vous serez alors particulièrement bien armé pour tirer le meilleur du déploiement de SharePoint dans votre entreprise.
Pour aller au-delà il est intéressant de noter que SharePoint s’inscrit aujourd’hui dans une perspective beaucoup large du service Office 365 qui nécessite une approche très similaire à SharePoint pour être bien compris et bien utilisé. Aussi, réussir votre déploiement SharePoint n’est que le meilleur moyen de réussir votre déploiement Office 365.
Ce livre vous aidera à y arriver avec brio et aisance. Merci Frank pour cela.
Si vous tenez ce livre entre vos mains, c’est peut-être qu’à un moment donné, la question de l’efficacité de votre utilisation de SharePoint s’est déjà posée, se pose ou se posera bientôt.
Ce livre porte l’ambition de vous accompagner dans la résolution de la prétendue complexité de SharePoint à travers dix thèmes relatifs à l’adoption de SharePoint, basés sur les usages courants et singuliers que j’ai pu observer avec, à chaque fois, le constat que les utilisateurs passent à côté d’un certain nombre de fonctionnalités, amenuisant les effets de productivité bureautique promis par SharePoint.
Les cinq premiers thèmes abordés dans ce premier tome concernent les usages les plus courants rencontrés :
Un second tome abordera cinq aspects plus avancés de l’adoption de SharePoint, notamment les points méthodologiques de la conception et de la gouvernance au-delà de la seule vision du déploiement bureautique de l’outil :
À travers ces deux tomes, cet ouvrage vous donnera ainsi dix fois l’occasion d’améliorer vos connaissances de SharePoint et votre vision du poste de travail du futur : cet ouvrage s’adresse aux décideurs, concepteurs, développeurs ou administrateurs fonctionnels de SharePoint, c’est-à-dire à toute personne concernée par la conception et la bonne gouvernance d’un projet SharePoint.
Au cours de mes missions, j’ai constaté quasi quotidiennement les états de fait développés au sein de cet ouvrage.
Une étude de l’AIIM réalisée fin 2014–début 20151 a confirmé que mon impression pouvait malheureusement être généralisée à tous les pays, pour toute taille d’organisation qui utilise SharePoint :
Les organisations sont finalement très réticentes à abandonner le projet SharePoint et elles ont raison compte tenu du fait que la tendance des dernières années est clairement en faveur d’investissements dans des «outils-plateformes»: investir dans un outil-plateforme plutôt que de multiplier des outils permet tout naturellement de rationaliser les achats de licence, de limiter les projets d’intégration, les coûts de formation et les contrats de tierce-maintenance.
Lorsque les organisations font le bilan du déploiement, elles doivent en profiter pour prendre conscience que le projet SharePoint est un projet de transformation numérique qui touche à l’organisation et que, pour mettre toutes les chances de réussite de son côté, un engagement fort est nécessaire pour introduire SharePoint dans les habitudes de travail de l’organisation bureautique :
La question de la réussite du déploiement d’une solution SharePoint est donc au cœur de ce livre à travers les deux angles suivants :
Il est fortement recommandé de former tous les acteurs impliqués dans la conception de la solution SharePoint, qu’ils soient concepteurs ou développeurs, de manière à éviter de reproduire ce qui est malheureusement trop communément admis pour les logiciels de la suite Office : n’utiliser que 10 % des fonctionnalités de Word, Excel, PowerPoint faute de formation alors que votre organisation paie 100 % du prix du logiciel...
Que vous soyez concepteur « chef de projet » ou « correspondant Métier », ce livre va vous permettre d’aller à la découverte des fonctionnalités avancées de SharePoint. Mais, comme tout projet informatique, le concepteur doit avoir à l’esprit qu’il est en charge d’un projet de transformation de l’organisation. Cela fait de nombreuses d’années que les Directions des Systèmes d’Informations et les sociétés de services avec lesquelles elles travaillent disent avoir pris conscience que la partie purement informatique d’un projet ne correspond qu’à la partie émergente et finalement minoritaire du projet, que la majorité de l’effort devrait plutôt être portée sur l’accompagnement des utilisateurs.
Dans le contexte actuel de transformation digitale des organisations, ce discours persiste, ce qui prouve qu’on n’a pas encore réussi à faire ce que l’on prétend avoir compris qu’il fallait faire : la cause est identifiée depuis de nombreuses années puisque vous avez probablement entendu le discours sur des projets en échec, la faute à une emphase sur la technologie ou la technique au détriment de la satisfaction des utilisateurs dans l’utilisation de leur nouvel outil. Lorsque l’on écoute les utilisateurs au début d’un projet SharePoint, on identifie rapidement les risques encourus de leur présenter un nouvel outil : baignant dans leurs habitudes bureautiques depuis plus de 20 ans, ils ne comprennent pas forcément le bénéfice qu’ils auraient à changer leur façon de travailler, estimant que le traitement prioritaire de leurs e-mails les conduit à passer l’essentiel de leur journée de travail dans le logiciel de messagerie électronique. L’utilisateur souhaite continuer à assurer la réalisation de ses tâches dans ses applications-cœur de métier et son action de « Reporting », le plus souvent via le fameux « fichier Excel de fin de semaine ». Paradoxalement, il n’est donc pas rare de croiser des utilisateurs empêtrés dans la contradiction d’avoir trop d’e-mails à traiter, de ne pas avoir suffisamment de temps pour réaliser toutes leurs tâches mais ne trouvant finalement a priori qu’assez peu d’intérêt à changer leur façon de travailler. En tant que concepteur, une partie de votre mission est de convaincre ces utilisateurs en douceur, de préférence en adoptant une co-construction et le balisage de chemins d’adoption de leurs nouveaux usages. Avec le temps, la plupart des organisations utilisant SharePoint observe généralement (cf. l’étude de l’AIIM réalisée fin 2014–début 2015 citée ci-avant) :
Ces difficultés d’adoption trouvent généralement leur origine sur la manière de conduire un projet informatique d’un genre « particulier » car SharePoint est rarement un « outil qui en remplace un autre » : c’est un progiciel d’entreprise que vous allez greffer à l’univers bureautique de vos collaborateurs, apportant une nouvelle couche de fonctionnalités qui améliorera la gestion électronique des actifs informationnels de votre organisation. Rechercher, enregistrer et classer l’information, gérer des versions, utiliser des workflows de validation et de publication, archiver... sont autant de fonctionnalités standards de SharePoint à introduire dans les habitudes de travail.
En fait, vous n’allez que très rarement introduire réellement de nouvelles pratiques ; en tant que concepteur, vous allez surtout formaliser, dans SharePoint, des modes opératoires qui se trouvaient généralement non structurés, en décryptant des échanges d’e-mails, en analysant l’historique des fichiers enregistrés sur les postes de travail et les espaces de partage ou de stockage... C’est la raison pour laquelle il vous faut appréhender SharePoint non pas comme remplaçant du serveur de fichiers mais comme l’outil de productivité collectif organisationnel complémentaire à la suite Office.
La suite Office installée sur le poste de travail utilisateur est à la productivité individuelle ce que SharePoint est à la productivité d’organisation. Par conséquent, les difficultés d’adoption courantes tiennent le plus souvent au fait que SharePoint est un produit très riche au niveau des fonctionnalités, avec malgré tout, un petit goût de « produit à finir soi-même » : ce sentiment de paradoxe s’explique par le fait qu’il faille paramétrer SharePoint. Dans l’univers bureautique ordinaire, il y a assez peu de paramétrage à réaliser sur les logiciels Office du poste de travail (charger les modèles de fichier de l’organisation dans les logiciels par exemple).
Comme l’outil touche à la collaboration entre les membres de groupes de travail, le paramétrage de l’outil va forcément être plus complexe car il va devoir convenir, au pire au groupe, au mieux à chacun des membres du groupe. Par conséquent, si vous possédez le « même SharePoint que votre voisin de palier », c’est que vous n’avez pas suffisamment investi dans « l’adaptation » de votre SharePoint à votre organisation.
Pour mettre toutes les chances de réussir de son côté, le concepteur devra non seulement posséder une solide connaissance des fonctionnalités de SharePoint mais également posséder, dès le départ, un état d’esprit visant à impliquer fortement les futurs utilisateurs dans le paramétrage de leur solution :
En tant que consultant ou développeur, ce livre vous présente des fonctionnalités avancées de SharePoint et vous apprend à les déployer concrètement par simple paramétrage. Néanmoins, ce livre insistera davantage sur ce à quoi peut servir concrètement les fonctionnalités plutôt que de lister précisément les modes opératoires : la raison est que les sites de support édités directement par Microsoft ou par les communautés sociales d’experts regorgent de ces descriptions détaillées.
Ce livre se focalise donc sur le lien entre les paramètres disponibles pour déployer la fonctionnalité de SharePoint et les usages qui en découleront. Pour cette raison, il est autant indispensable de connaître l’étendue des fonctionnalités standards de SharePoint que de réaliser une capture des besoins fidèle : comme je l’ai déjà constaté, cela permet d’éviter certains développements superflus et de faire des économies en évitant de « réinventer la roue » par simple méconnaissance du produit de base. Ce livre pourra aussi vous faire gagner du temps dans l’identification d’une fonctionnalité demandée par vos utilisateurs que la solution SharePoint standard ne peut couvrir sans développement complémentaire (en anglais, une étude de type « Gap Analysis » pour mesurer la concordance et l’écart entre la fonctionnalité proposée par le logiciel et la fonctionnalité désirée par l’utilisateur) : si le développement complémentaire est estimé indispensable, il sera intéressant de savoir de quelle manière SharePoint fonctionne pour ainsi éviter de partir sur une mauvaise base en « détournant » une fonctionnalité de son mode de fonctionnement initial. Bref, une bonne adaptation sur une bonne adoption.
1 L'enquête AIIM (Association for Information and Image Management : www.aaim.org) a été menée auprès des membres de la communauté AIIM, composée d’organisations du monde entier de toute taille, durant les mois de décembre 2014 et janvier 2015 | Doug Miles, auteur du rapport Industry Watch Reports « Connecting and Optimizing SharePoint – important strategy choices » http://www.aiim.org/Research-and-Publications/Research
Le succès de SharePoint n’est pas à démontrer : si on en croit Microsoft, SharePoint est la solution d’intranet collaboratif d’une organisation sur deux dans le monde, qu’elles aient choisi d’utiliser des versions SharePoint Server ou la version hébergée de Microsoft (SharePoint Online d’Office 365).
Mais quels en sont réellement les usages courants ?
Sur le visuel suivant représentant les données extraites du rapport AIIM | Industry Watch 2014, citées plus avant, les organisations déclarent utiliser SharePoint selon les différents usages suivants :
De ces données, je me suis permis de regrouper les usages de SharePoint en deux catégories :
Ce qui n’apparaît pas dans ces usages déclarés relève des fonctionnalités de Réseau social d’entreprise (RSE) de SharePoint : aucune organisation ne déclare utiliser SharePoint en tant que réseau social ; cela est logique compte tenu de la concurrence organisée par Microsoft avec le service Cloud « Yammer », logiciel RSE par excellence.
Cela peut apparaître injuste car SharePoint possède tout ce qu’il faut pour être considéré comme un outil de RSE avec, en plus, un champ d’application évident ! Il ne suffit pas de vouloir être à la mode, être au fait des dernières tendances pour vous amener efficacement à adopter un RSE : au mieux, sans objectif « opérationnel », vous risquez de « faire du réseau social pour faire du réseau social » sans autre but clair : or, SharePoint peut vous permettre d’adopter les fonctionnalités et les bénéfices des outils RSE dans le but de muscler sa plateforme de travail collaboratif ! Cela vous permettra de tirer enfin bénéfice d’un RSE sans les inconvénients. Je développe cette thématique au chapitre 6 du tome 2, entièrement dédié au pourquoi et au comment de l’adoption de ces fonctionnalités. Conceptuellement, je synthétise l’ensemble des usages courants de SharePoint en présentant le mur des fonctionnalités principales (page suivante).
Vous pouvez ainsi créer :
Ces trois réponses sont détaillées dans les pages suivantes de ce chapitre.
SharePoint est une solution pour créer des sites web : dans le langage courant, « créer un site » correspond généralement à créer un site internet mais lorsque l’on précise intranet et extranet, les usages peuvent généralement varier et apporter ainsi une confusion dans l’esprit des interlocuteurs avec la définition de plateforme collaborative.
La définition de site que je présente dans cette réponse 1 pourrait être appliquée aux trois déclinaisons de site web (intranet, extranet et internet).
SharePoint permet la création d’un site dans sa mission traditionnelle, c’est-à-dire de communiquer de l’information « descendante », de l’organisation vers :
Parmi les objectifs actuels déclarés de l’organisation, les objectifs concernant le site intranet « classique » sont généralement les suivants :
Ces informations n’ont de commun que le fait qu’elles sont généralistes et proviennent de sources officiellement en charge de ces actions dans les organisations :
Pour un site extranet ou internet, l’approche fonctionne également : l’objectif est de communiquer de l’information de type « descendante », qui émane d’une organisation vers ses membres, qu’ils soient dans ce cas, des partenaires ou des clients...
L’information de l’organisation de type « descendante » est en général de deux types :
La raison pour laquelle on retrouve deux types d’usages principaux sur l’intranet (Actualités et Support) est qu’il existe deux types d’informations descendantes au regard de la fréquence de la mise à jour de nouveaux éléments d’informations et la pérennité de la qualité de l’information.
Le site de publication des actualités remplace ainsi la newsletter, le journal d’entreprise ou des annonces relatives à la vie de l’organisation, auparavant véhiculées via des médias papier, puis vers des écrans publics (PowerPoint diffusé à l’accueil faisant la promotion des grands titres de la newsletter mensuelle ou informant de la présence de clients dans les locaux), à travers la messagerie électronique via des listes de diffusion, avant de trouver leur place sur l’intranet traditionnel apparu dans les années 2000. Contrairement aux e-mails qui présentent l’inconvénient de venir s’ajouter à une file de messages, l’intranet permet de proposer aux collaborateurs une place d’information permanente sur la vie de l’organisation. Sur cette place de publication des actualités, SharePoint offre la possibilité d’informer les collaborateurs :
Au travers de la présentation des fonctionnalités de publication avancée (traitée dans le tome 2, au chapitre 9), nous verrons que SharePoint offre également la possibilité :
Au service des fonctions transversales de l’organisation, SharePoint permet de créer un « espace de support à l’utilisateur », comportant des informations généralistes :
Nous dirons que SharePoint peut parfaitement convenir pour servir d’outil de communication interne et de partage d’informations de référence pour les fonctions « transverses » ou « horizontales » de l’organisation.
Ces types d’informations sont représentés suivant un axe relatif à la persistance de la pertinence de l’information ; en effet, par définition, les informations de type « actualités » ont une période de validité courte, voire très éphémère tandis que les informations de type « Contenu de support » ont une période de publication longue.
SharePoint peut tout à fait n’être utilisé que pour son usage attendu d’intranet de publication : néanmoins, un des points forts de l’outil est que la contribution ne reposera pas sur un webmaster dédié à l’intranet, comme c’était le cas dans les années 2000 mais sur des collaborateurs pouvant appartenir à différentes strates de l’organisation, gérant des news et des documents de support de façon décentralisée et collaborative, grâce aux fonctionnalités de plateforme de travail collaboratif !
En effet, SharePoint est un outil modulaire, voulu paramétrable et utilisable pour des contributeurs simplement familiers des univers bureautique et Web ; par conséquent, nul besoin de posséder un profil technique de webmaster pour contribuer sur l’intranet ; une définition des droits de contribution et quelques heures de formation suffisent généralement pour que des contributeurs sachent publier directement leurs news, leurs événements, leurs newsletters ou autres publications « Corporate » sur l’intranet.
De ce fait, le taux d’occupation de la personne en charge de l’animation de l’intranet peut s’en trouver ainsi fortement allégé grâce aux fonctionnalités collaboratives permettant de décentraliser la contribution sur l’intranet (processus de validation, date et heure de publication, etc.). Le responsable de l’intranet peut ainsi se concentrer sur la mise en place et le suivi de la gouvernance de la contribution éditoriale, à travers un plan de contribution interne pour piloter les tâches de contribution décentralisées, comme un rédacteur en chef s’entoure de journalistes : le tome 2 possède un chapitre entièrement dédié à la mise en place d’une gouvernance efficace concernant la collaboration et la publication sur l’intranet traditionnel.
Enfin, ces fonctionnalités utiles pour l’animation de l’intranet traditionnel vont également être utilisées par un responsable de projet, d’équipe, de service, de département, d’une filiale pour apporter une information descendante de type « Actualités » ou « Support » à destination de ses collègues, au plus près de leurs préoccupations quotidiennes, sur leur plateforme de travail collaboratif. SharePoint permet ainsi de limiter le remplissage de la messagerie e-mail avec des informations internes et de privilégier la mise en place de canaux d’informations verticaux dans les plateformes de travail collaboratif, présentées pages suivantes.
Deux actifs sur trois, soit près de 500 millions de personnes travaillent chaque jour à l’aide de la suite Microsoft Office : SharePoint est le progiciel Microsoft qui vient en complément de Microsoft Office pour produire, publier, conserver et retrouver des informations au sein des organisations. SharePoint apporte ainsi des fonctionnalités de collaboration à des postes de travail que l’on pense a priori et à tort « suffisamment connectés » via :
Concernant la gestion des documents bureautiques, les utilisateurs travaillent souvent sur leur poste de travail personnel, avant d’enregistrer les fichiers sur des serveurs de fichiers partagés, avec le risque de constituer des doublons, des décalages de version et autant d’erreurs pouvant occasionner des retards ou des mauvaises informations...
Ainsi, l’espace de travail bureautique sans SharePoint est souvent caractérisé par des aires de travail cloisonnées, où des poches de productivité restent encore à découvrir : les utilisateurs passent une grande partie de leur temps de travail à traiter des e-mails et des pièces jointes, des tâches, des réunions et des contacts, réalisant de façon manuelle un travail de communication de leur activité et de coordination...
Les conséquences sont désastreuses en termes de :
La situation est telle que l’on observe que :
L’e-mail ne suffit pas pour communiquer avec ses collègues : bien au contraire, il est quasiment montré du doigt lorsqu’il s’agit de nommer ce qui est le plus envahissant sur une journée de travail. Le « trop d’e-mails » (200 à 300 e-mails quotidiens pour un CEO3) participe au phénomène de surinformation permanente dans lequel baignent les collaborateurs.
Cette surinformation alimente une tendance désastreuse qui s’accélère ces dernières années : le nombre d’e-mails reçus chaque jour multiplie les interruptions de travail ; une étude4 a permis d’estimer que la durée moyenne de travail sans interruption a fondu d’un tiers entre 2004 et 2012, passant de 4 minutes maxi à un peu plus d’une minute. Bien entendu, l’e-mail n’est pas le seul fautif ; il existe d’autres tueurs de temps réels ou technologiques :