Vor vielen Jahren habe ich Visio das erste Mal gesehen – es war die Version 3.0. Damals habe ich wenig Unterschiede zu anderen Grafik- oder Präsentationsprogrammen feststellen können. Aber je länger ich Visio unterrichte und je länger ich mich damit beschäftigt habe, desto begeisterter bin ich. Die Anwendungsmöglichkeiten sind schier unbegrenzt.
Es gibt zwei Gründe, warum ich dieses Programm so sehr liebe. Zum einen ist es einfach zu bedienen. Schon früh – lange bevor es von Microsoft gekauft wurde – wurde seine Benutzeroberfläche der von anderen Microsoft-Produkten der Office-Palette angepasst. So findet sich jemand, der schon mit den anderen Bestandteilen von Microsoft Office (Word, Excel oder PowerPoint) gearbeitet hat, leicht hinein und kann schnell Geschäftsdiagramme erstellen.
Stellen Sie sich einen gezeichneten Raumplan vor. Stellen Sie sich vor, Sie müssten alle Linien einzeln per Hand ziehen. Die Arbeit wäre immens groß. Oder stellen Sie sich einen LAN-Schrank vor. Um alle Patch-Stecker, alle Module, Bretter und sonstigen Elemente per Hand zu zeichnen, würde man Tage benötigen. Visio bietet für solche Probleme eine Reihe vorgefertigter Lösungen, deren Elemente lediglich auf die Seite gezogen und dort richtig verbunden werden. Schon ist das physikalische oder das logische Objekt fertig. Ebenso stellen viele Firmen Shapes kostenlos im Download zur Verfügung.
Der andere Vorteil liegt in der Tiefe und in der Möglichkeit, Visio für eigene Bedürfnisse anzupassen. Vielleicht etwas versteckt und für den Benutzer nicht sofort sichtbar, liegen eine Reihe an Funktionen verborgen. Nicht nur, dass sich jeder Anwender eigene Shapes (Zeichenobjekte) erstellen und abspeichern kann, jeder kann diese Shapes mit einer »Logik« versehen. Was heißt das?
Stellen Sie sich ein Quadrat vor. Zieht der Benutzer an einer der vier Seiten, dann wird das Quadrat zu einem Rechteck verzerrt. Nicht so bei Visio. Mit zwei Klicks können Sie die Eigenschaften des Quadrats so verändern, dass es immer ein Quadrat bleibt. Oder dass seine Größe gar nicht mehr verändert werden kann. Oder seine Lage. Das ist eine der offensichtlichen Stärken. Viel wichtiger dagegen ist jedoch, dass mit Symbolen auf einer Zeichnung bestimmte Informationen abgespeichert werden können.
Stellen Sie sich als Zeichnung den Grundriss eines Bürogebäudes vor. In ihm sind nicht nur die elektrischen Installationen verzeichnet, sondern auch das Mobiliar und die dort aufgestellten Computer. An jedes dieser Objekte auf dem Zeichenblatt werden Informationen gebunden, wie beispielsweise Preis, Artikelnummer, Bezeichnung, Benutzer und so weiter. Nun kann mit einem Mausklick eine Inventarliste erstellt werden, in der nicht nur die Informationen angezeigt werden, sondern auch die Summe der Anschaffungskosten berechnet wird. Diese Liste kann ebenso direkt in Excel erstellt werden, sodass die Daten sofort weitergegeben werden können.
Noch ein Beispiel: Stellen Sie sich eine Datenbank vor, in der die Mitarbeiter einer großen Firma aufgelistet sind. Per Knopfdruck soll in Visio ein Organisationsdiagramm erstellt werden, in dem jeder Mitarbeiter ein eigenes Kästchen besitzt, Hierarchien durch Linien gekennzeichnet werden und für jede Abteilung ein eigenes Zeichenblatt angelegt wird. Zwar stellt Visio für solche Standardaufgaben Assistenten zur Verfügung; wollen Sie jedoch eigene Funktionen hinterlegen, so können Sie Lösungen für solche Aufgaben selbst programmieren. Nicht nur, dass Sie »intelligente« Shapes erstellen und abspeichern können, Sie haben die Möglichkeit Informationen einer Zeichnung in Tabellen oder Datenbanken zu speichern. Oder Sie können umgekehrt Visio von außen steuern, indem Sie gespeicherte Informationen nach Visio übertragen, wo daraus ein Diagramm erzeugt wird. Dies sind die Themen des vorliegenden Buchs.
Um es deutlich zu sagen: Visio ist kein Zeichenprogramm, Visio ist kein Grafikprogramm und Visio ist kein Präsentationsprogramm! Vergleicht man Visio mit anderen Softwareprodukten, dann wird man schnell enttäuscht sein. Visio will dagegen etwas Anderes: Es geht um das schnelle Erzeugen eines Geschäftsdiagramms mittels vorgegebener Symbole. Diese werden auf das Zeichenblatt gezogen, dort angeordnet, formatiert, beschriftet und möglicherweise mit Linien verbunden.
Visio ist übrigens auch kein CAD-Programm. Viele technische Zeichner, die seit Jahren mit einem CAD-Programm arbeiten, vermissen einige Funktionen in Visio. Zwar besitzt Visio einige Werkzeuge, die sicherlich aus dem CAD-Bereich übernommen sind. Dennoch: Betrachten Sie den Preis! Visio kostet etwas nur 10% von dem Preis eines CAD-Programms. Und: Visio kann leicht angepasst werden.
Axon Corp., wie Visio Corp. zuerst genannt wurde, wurde 1990 von zwei Mitbegründern der Firma Aldus Corp. ins Leben gerufen. Aldus ist vor allem durch seinen PageMaker bekannt geworden; später fusionierte die Firma mit Adobe. Als Visio 1.0 1992 vorgestellt wurde, gewann es schnell wegen der einfachen Bedienbarkeit an Beliebtheit, die Firma benannt sich kurz vorher in ShapeWare Corp. um.
1993 stellte ShapeWare optionale Schablonen mit Shapes zur Verfügung, die »Visio Shapes« genannt wurden. Im August 1995 wurde mit Visio 4.0 eines der ersten Programme für das neue Windows 95 vorgestellt.
Nach den Versionen 1.0, 2.0, 3.0 und 4.0 begann Visio verschiedene Module zu entwickeln. Visio Technical wurde als CAD-begleitende Software 1994 am Markt angeboten – damals noch als Visio 4.1. 1995 wurde ShapeWare Corp. in Visio Corp. umbenannt und ging unter diesem Namen an die Börse. Als die Schablonen 1996 in »Visio Solutions Library« umbenannt wurden, wurden sogar Add-Ons zur Verfügung gestellt.
Visio Professional wurde 1996 entwickelt – damals als Version 4.5. 1998 folgte Intelli- CAD, ein zu AutoCAD kompatibles CAD-Programm, das allerdings andere Supports benötigte als Visio und deshalb bald wieder aus dem Paket genommen wurde.
1999 wurde Visio von der Firma Microsoft Corp. gekauft. Damals gab es Visio als Version 2000 (eigentlich: Visio 6.0) mit den vier Paketen: Visio Standard, Professional, Technical und Enterprise erhältlich. Visio, SmartShapes und Visio Solutions Library sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der Visio Corp. in den USA und/oder anderen Ländern. Während Microsoft an dieser Version noch wenig änderte, so zeigte sich die Gestaltungselemente von Microsoft deutlich in der Version 2002 oder Visio 10.0.
Weitere Informationen finden Sie auf der Microsoft-Website unter: http://www.windows-marketplace.com/. Dort wählen Sie Deutschland und anschließend Office/Office Desktop Programme. Nun gelangen Sie zu Office Visio Standard und Office Visio Professional.
Visio lag in der Version 5.0 und 2000 in drei verschiedenen Editionen vor: Standard, Technical und Professional. Im Jahr 2002 wurde es nun auf zwei Pakete minimiert: Standard und Professional. Ebenso ist heute Visio in den beiden Paketen Standard und Professional erhältlich. Das Programm ist in beiden Versionen das gleiche – die Unterschiede liegen in den Shapes, Schablonen, Vorlagen und Assistenten.
Der gesamte Umfang von Visio Standard findet sich ebenso in Visio Professional. Umgekehrt enthält Visio Professional mehr Funktionalitäten als Visio Standard: Die Registerkarte Daten fehlt in Visio Standard. Und mit ihr natürlich die beiden Assistenten Datengrafiken und Shapes mit Daten verknüpfen. Die folgende Tabelle listet die Unterschiede auf und versucht zu verdeutlichen, für welchen Benutzer welches Paket geeignet ist:
| Standard | Professional |
| Benutzer | Benutzer |
| Mitarbeiter von Firmen: | Datenbank- und Netzwerk-Administration |
| Leitung | Datenbank-Programmierer |
| Finanzen | Netzwerk-Spezialisten |
| Planung, Projektmanagement | Software-Programmierer |
| Controlling | Elektrotechniker, Ingenieure |
| Verkauf und Marketing | Architekten, Innenarchitekten |
| Maschinenbauer (Hydraulik, Pneumatik) | |
| Verfahrenstechniker | |
| Zweck | Zweck |
| Geschäftsdiagramme erstellen | Informationssysteme und -prozesse darstellen |
| Zweidimensionale technische Zeichnungen erstellen | |
| Daten | Daten |
| Verwenden der Shape-Daten | Verwenden der Shape-Daten |
| Erstellen neuer Felder für Shape-Daten | Erstellen neuer Felder für Shape-Daten |
| Erstellen von Berichten | Erstellen von Berichten |
| Integrieren von Daten aus Excel, Access oder dem Microsoft SQL-Server mit einem Diagramm | |
| Erstellen von Datengrafiken | |
| Pivotdiagramme | |
| Vorlagen | Vorlagen |
| Allgemein | Allgemein |
| Flussdiagramm | Flussdiagramm |
| Geschäft (Organigramm, Brainstorming, Pivot) | Geschäft (Organigramm, Brainstorming, Pivot) |
| Netzwerk | Netzwerk – jedoch mehr Vorlagen als in Visio Standard |
| Pläne und Grundrisse | Pläne und Grundrisse – jedoch mehr Vorlagen als in Visio Standard |
| Terminplan (Zeitachse, Gantt, PERT, Kalender) | Terminplan (Zeitachse, Gantt, PERT, Kalender) |
| Konstruktion (Elektrotechnik, Pneumatik/Hydraulik, Maschinenbau, Verfahrenstechnik, P&ID) | |
| Software und Datenbank |
Ich habe eine Weile überlegt, ob ich eine bestimmte Versionsnummer in den Titel aufnehmen soll. Ich habe mich schließlich dagegen entschieden, 2019 oder Office 365 im Titel zu nennen. Der Grund ist denkbar einfach. Die Unterschiede zwischen Visio 2019 und den beiden Vorgängerversionen 2013 und 2016 liegen sich im Wesentlichen in der Optimierung fürs Tablett und in Visio online, das hier nicht behandelt werden soll. Weitere Unterschiede zwischen den einzelnen Versionen sind für den Anwender marginal. Für den Entwickler gibt es keine Unterschiede – nicht im Erstellen eigener Shapes, Schablonen und Vorlagen, auch nicht im ShapeSheet oder in VBA. Deshalb nur trägt das vorliegende Buch Visio im Titel – es ist für alle Versionen – 2013, 2016, 2019 und Office 365 geeignet.
Die folgenden Schwerpunkte bilden die zentralen Themen des vorliegenden Buchs.
Kapitel 2 beschreibt wie man eigene Shapes erstellt. Der Umgang mit Linien, Ellipsen, Rechtecken und Freihandformen wird erläutert. Aber auch, wie man komplexe Figuren mit Hilfe der Vorgänge erstellen kann. Welche Besonderheiten Visio beim Gruppieren aufweist. Welche Verhaltenseigenschaften einem Shape zugewiesen werden können, welche Schutzmechanismen zur Verfügung stehen, was Layer in Visio bedeutet und wie man Datenfelder für das Shape definieren kann.
In Kapitel 3 wird das ShapeSheet beschrieben. Einerseits spiegeln sich dort sämtliche Einstellungen wider, die in Visio vorgenommen werden. Andererseits können dort Einstellungen vorgenommen werden, die man nicht in Visio aktivieren kann: Steuerelemente, komplexe Schutzmechanismen, das Kontextmenü des Shapes, dynamische Shapes, ...
Microsoft liefert Visio, wie fast alle Anwendungsprogramme, mit der Programmiersprache VBA aus. Da der Sprachkern und die Dialoge von VBA die gleichen sind wie in Excel, Word, Access, ... soll es hier nicht wiederholt werden. Im Zentrum des Kapitels stehen die Objekte von Visio – also konkret: wie kann man Shapes per Programmierung erzeugen und verändern oder wie kann man auf eine bestehende Zeichnung zugreifen und Informationen auslesen, um sie dann beispielsweise in eine Datenbank zu schreiben. Dies finden Sie ausführlich und an vielen kleinen nachvollziehbaren Beispielen erläutert in Kapitel 4 bis 6 beschrieben.
Da ich Visio seit einigen Jahren unterrichte und auch Lösungen in Visio erstelle, bin ich sehr an Anregungen, Kritik und Meinungen interessiert. Wenn Sie Kontakt zu mir aufnehmen möchten oder mehr Informationen über mich haben möchten, dann finden Sie mich unter folgenden Internetadressen:
http://www.compurem.de http://www.visio-schulungen.de
http://www.visio-training.de
Dort finden Sie auch alle Beispiele dieses Buches zum Download unter
Beispiele (Download) / Visio.
Besuchen Sie mich auch auf
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Nun bleibt mir nur noch, Ihnen viel Spaß beim Lesen des Buchs zu wünschen.
René Martin im April 2021
Visio liefert mehrere Tausend Shapes für sehr unterschiedliche Anwendungsbereiche. Dennoch kann es vorkommen, dass unter den vorhandenen Shapes sich nicht das richtige für Ihre Bedürfnisse befindet. Beispielsweise, weil in Ihrer Firma eigene Symbole für bestimmte abstrakte Vorgänge oder für konkrete, technische Elemente festgelegt wurden. Dann müssen Sie neue Shapes anlegen, in Schablonen speichern und möglicherweise Vorlagen dafür definieren. Wie dies funktioniert, wird in diesem Kapitel gezeigt.
Zwar stellt Visio 24 verschiedene Füllmuster, 23 Linienarten und 45 Pfeilspitzen zur Verfügung. Aber hausinterne Normen verlangen manchmal nach eigenen Mustern oder Linienarten. Oder Sie möchten bestimmte Pfeilspitzen verwenden, die nicht in Visio vorhanden sind.
So erstellen Sie ein eigenes Füllmuster:
Wird ein neues Füllmuster angelegt, so wird der Name des Musters eingegeben und festgelegt, ob das Muster gekachelt, zentriert oder gezoomt wird. Bei den ersten beiden Einstellungen steht darüber hinaus die Option Skaliert zur Verfügung. Das Dialogfeld sehen Sie in Abbildung 2.1.
Abbildung 2.1: Ein neues (Füll-)Muster wird erzeugt.
Abbildung 2.2: Die Eigenschaften des neuen Musters
Hinweis
Die einzelnen Elemente, aus denen das Muster besteht, müssen dabei als Gruppe vorliegen.
Abbildung 2.3: Das neue Muster wird erstellt.
Das Verhalten des Musters wirkt sich bei der Größenänderung des Shapes aus. Normalerweise entspricht die Größe des Shapes nicht der Zeichenblattgröße. Die drei Verhaltensoptionen gekachelt, zentriert oder gezoomt legen dabei fest, wie sich das Muster innerhalb des Shapes verhält. Die folgende Beispielzeichnung Abbildung 2.4 zeigt die Verwendung zweier Muster, die sich jeweils unterschiedlich verhalten.
Abbildung 2.4: Gekachelt (skaliert und nicht skaliert), zentriert und gezoomt
Es existieren insgesamt drei verschiedene Mustertypen: Füllmuster, Linienmuster und Linienenden.
Hinweis
Beachten Sie, dass Linienmuster und Linienenden immer horizontal zu zeichnen sind.
Abbildung 2.5: Das neue Muster wird benutzt.
Hinweis
Die neuen Muster stehen stets am unteren Ende der Liste. Wird ein Muster verwendet, das im Fenster Zeichnungsexplorer nachträglich geändert wird, so wird das Muster bei den Shapes, die es verwenden, aktualisiert.
Analog gilt dies für das Linienmuster (Abbildung 2.6) und die Linienenden. Textmuster können keine erstellt werden, da über die Gruppe Start/Schriftart keine benutzerdefinierten Schriften aufgerufen werden können.
Abbildung 2.6: Benutzerdefinierte Pfeilspitzen
Wichtig ist hierbei das Verhältnis der Shapes in der Muster-Shape-Zeichnung zum Zeichenblatt. Möglicherweise müssen Sie das Zeichenblatt vergrößern. Verwenden Sie die [Strg]-Taste, um das Zeichenblatt zu vergrößern. In Abbildung 2.7 sehen Sie zwei unterschiedliche Zeichenblattgrößen mit den gleichen Dreiecken in den Muster-Shapes-Vorlagen und ihre daraus resultierenden Linien.
Abbildung 2.7: Zwei Linienmuster mit unterschiedlichen Zeichenblattgrößen der Muster-Shapes
Mit dieser Technik können Sie bunte Pfeilspitzen erzeugen. Oder auch Pfeilspitzen, die nicht ganz am Ende der Linie sitzen, sondern etwas weiter davor.
Abbildung 2.8: Eigene Pfeilspitzen
Hinweis
Alle selbst erzeugten Formate, die sich nun im Zeichnungsexplorer befinden, werden mit der Datei gespeichert. Dann stehen in neuen Zeichnungen im Dialogfeld Füllbereich die selbst definierten Füllmuster und im Dialogfeld Linie die selbst erzeugten Linienenden und Linienmuster zur Verfügung.
Nun können alle Shapes, die sich in dieser Datei befinden, mit den Mustern formatiert werden. Selbstverständlich sind selbst definierte Muster nicht in einer Schablone sichtbar. Sie können lediglich sichtbar gemacht werden, indem der Zeichnungsexplorer geöffnet wird. Auch beim Formatieren können Sie die selbstdefinierten Muster erst dann sehen, wenn Sie am unteren Ende der Liste nachschauen.
Abbildung 2.9: Mit diesem Wissen können Sie doppelte Linien erzeugen.
Übrigens können benutzerdefinierte Muster auch als Formatvorlagen abgespeichert werden. Umgekehrt können Formatvorlagen aber nur die Gestaltungselemente verwenden, die von Visio oder über andere Muster vorgegeben sind. Das bedeutet, dass Muster völlig neue Muster generiert, während Formatvorlagen nur auf vorhandene Muster zurückgreifen. Erstaunlicherweise können selbstdefinierte Muster nicht an Designs gebunden werden. Aber Sie könnten Designs und Muster mischen.
Wie dies funktioniert kann in den drei Schablonen Benutzerdefinierte Muster – unskaliert, Benutzerdefinierte Muster – skaliert und Benutzerdefinierte Linienmuster in der Kategorie Visio-Extras eingesehen werden. Wird die Schablone geöffnet, stehen Ihnen auf der Zeichnung weitere Füllmuster oder Linienmuster zur Verfügung, mit denen gearbeitet werden kann. Welches Muster auf der Zeichnung verwendet wurde, lässt sich im Zeichnungsexplorer einsehen, wie Abbildung 2.10 zeigt.
Abbildung 2.10: Die Visio-Schablonen mit den Mustern werden verwendet
Hinweis
Beachten Sie, dass die von Visio zur Verfügung gestellten Muster nur dann sichtbar werden, wenn die Hintergrundfarbe auf weiß gestellt wird.
Abbildung 2.11: Rolle und Schnecke
Nun ist es nicht mehr schwierig eigene Linienmuster für technische Zeichnungen zu erstellen. Beispielsweise ein Förderband, bei dem mehr Rollen erscheinen, wenn es in die
Breite gezogen wird. Der »Trick« liegt darin ein skaliertes Linienmuster zu erzeugen, das aus mehreren horizontal nebeneinander liegenden Kreisen besteht. Ebenso kann eine Zickzacklinie erstellt werden mit der Mustereigenschaft skaliert, die beim Verlängern mehr Zacken anzeigt. Sie sehen das Ergebnis in Abbildung 2.11: Rolle und Schnecke.
Hinweis
Beachten Sie, dass Sie keine eigenen Schriften definieren können – lediglich Linien- und Füllmuster können selbst erstellt werden. Um eigene Fonts oder Zeichen zu erstellen, verwenden Sie das Windows-Programm Eudcedit.
Abbildung 2.12: Der Ausschlag der Kurve hängt von der Linienstärke ab.
Es gibt zwei Varianten neue Shapes zu erstellen: Sie können entweder vorhandene Shapes modifizieren oder ganz neue Shapes anlegen. In diesem Kapitel wird der Fokus auf die zweite Technik gelegt: auf das Generieren von neuen Shapes.
Hinweis
Wenn Sie beispielsweise ein kleines Rechteck auf einem großen zeichnen möchten, kann es passieren, dass Visio davon ausgeht, dass Sie das zuerst gezeichnete Objekt, das noch markiert ist, verschieben möchten. Abhilfe schafft ein Auflösen der Markierung oder ein Zeichnen des zweiten Objekts neben dem ersten. Anschließend kann man es über das erste verschieben.
Wird beim Aufziehen die [Umschalt]-Taste gedrückt, erzeugt Visio Quadrate und Kreise. Wird bei der einfachen Linie die [Umschalt]-Taste gedrückt, wird sie nur waagrecht, senkrecht oder im Winkel von 45 Grad gezeichnet.
Möchten Sie dagegen das Objekt verschieben, vergrößern oder verkleinern, sollten Sie das Zeigertool (Standardzeiger, weißer Pfeil) aus der Registerkarte Start oder [Strg] + [1 ] verwenden.
Abbildung 2.13: Ein neues Shape wird aus Linien, Ellipsen und Rechtecken erstellt.
Der Umgang mit Bogen und Freihandzeichnen erfordert ein wenig Geschick, die Sie sicherlich schnell erwerben, wenn Sie einige Objekte gezeichnet haben. Der Unterschied zwischen Bogen und Freihandzeichnen besteht darin, dass mit dem Werkzeug Bogen nur eine Viertelellipse gezeichnet werden kann. Mit der Freihandlinie können Sie komplexe Figuren erstellen. Jedoch können Sie mehrere Bögen hintereinander anfügen. Zeichnen Sie einfach den zweiten Bogen vom Endpunkt des ersten ausgehend bis zum Ende, lassen die Maus los und zeichnen anschließend den dritten Teilbereich.
In Abbildung 2.13 sehen Sie eine Zeichnung, die aus Linien, Rechtecken und Ellipsen erstellt wurde. Diese geometrischen Objekte können als Shape gespeichert werden.
Wie werden Shapes erstellt, die aus geraden und gebogenen Linien bestehen? Hierzu könnten Sie mit dem Bleistiftwerkzeug arbeiten, wie Sie in Abbildung 2.14 sehen können. Zeichnen Sie Linie für Linie des neuen Objekts, wobei Sie nach jeder Linie die Maustaste loslassen. Erzeugen Sie zuerst nur gerade Linien. Jede neue Linie wird an den Endpunkt der zuletzt gezeichneten angesetzt. Wenn Sie weitere Knoten benötigen, müssen Sie mit gedrückter [Strg]-Taste auf die Linie klicken, um einen weiteren Punkt zu erzeugen, den Sie dann verschieben können. Soll das Objekt geschlossen sein, ziehen Sie die letzte Linie bis zum Beginn der ersten. Das Objekt wird automatisch geschlossen. Zwischen zwei Linienendpunkten befindet sich nun jeweils ein Knoten. Wird er mit dem aktivierten Bleistiftwerkzeug verschoben, so entsteht eine Rundung. Im Befehl Datei/Optionen/Erweitert stehen Ihnen einige Einstellungen zur Freihandform-Zeichnung zur Verfügung
Abbildung 2.14: Ein neues Shape wird erstellt.
Abbildung 2.15: Die Optionen der Freihandform-Zeichnung
Abbildung 2.16: Die Linienstärke und Füllfarbe wurde geändert
Abbildung 2.17: Eine Zeichnung, die aus mehreren Einzelteilen besteht
Wenn Sie mit den Werkzeugen Linien, Bogen, Bleistift oder Freihandzeichnen eine einzelne Linie oder Kurve erzeugen, ist das Shape immer eindimensional. Fügen Sie jedoch im Anschluss eine weitere Linie an, so wird das Objekt, das nun aus zwei Teilstrecken oder Teilkurven besteht, zu einem zweidimensionalen Objekt. Erkennbar ist dies an den Markierungspunkten die Sie erhalten, wenn Sie das Werkzeug Zeigertool aktivieren: Eindimensionale Shapes sind ausgerichtet – besitzen also einen Anfangs- und Endpunkt, während zweidimensionale Shapes Markierungspunkte und ein Rotationswerkzeug aufweisen. Das heißt: durch eine Box umschrieben sind. Dies ist deutlich in Abbildung 2.18 zu erkennen. Sie können diese Eigenschaft explizit im Dialogfeld Verhalten in Entwicklertools/Shape-Design einsehen, wo eindimensionale Shapes in Rechtecke und Rechtecke in eindimensionale Shapes konvertieren werden können.
Beachten Sie, dass beim Konvertieren in ein eindimensionales Shapes die Anfangs- und Endpunkte immer links und rechts liegen. Das heißt: Sie sollten das zu konvertierende Shape waagrecht konstruieren.
Abbildung 2.18: Ein Kreis (Am Mittelpunkt ziehbarer Kreis) als Linie und ein Kreis als Rechteck
Übrigens: So wie Sie eigene 2-dimensionale Shapes erstellen können (und in einer Schablone speichern können), können Sie auch 1-dimensionale Shapes, beispielsweise Verbinder erstellen. Das kann interessant sein, wenn die Shapes bereits vorformatiert sein sollen (dicke und dünne Linien, rot für Strom, blau für Wasser, grau für Gas, ...) bestimmte Pfeilspitzen besitzen sollen, auf bestimmten Layern liegen sollen (Stromkabel, Netzwerkkabel, …) oder mit bestimmten Texten versehen sind, beispielsweise die Ja002DVerbinder mit einem grünen Haken, die Nein-Verbinder mit einem roten x. Die Symbole kann man der Schriftart Wingdings entnehmen.
Abbildung 2.19: Selbst erstellte Verbinder
Während die Frage nach Ein- und Zweidimensionalität nur eine Frage des Verhaltens beim Verbinden ist, betrifft die Frage nach offenen und geschlossenen Objekten die Formatierung. Nur ein geschlossenes Objekt kann eine Füllfarbe besitzen, nur ein offenes Objekt kann Pfeilspitzen an den Linienenden haben (siehe Abbildung 2.20).
Wenn Sie ein offenes Objekt schließen möchten, markieren Sie es, wählen eines der Linien-Werkzeuge aus und ziehen eine Linie vom Anfangspunkt zum Endpunkt. Das Verwenden der Füllfarbe zeigt Ihnen, dass es nun geschlossen ist.
Abbildung 2.20: Mehrere offene und geschlossene Shapes
Zwei oder mehrere Shapes können zu einer Gruppe zusammengefasst werden. Dies hat den Vorteil, dass sie wie ein Objekt behandelt werden. Um zwei oder mehrere Shapes zu gruppieren, werden sie markiert und mit dem Befehl Start/Anordnen/ Gruppieren/Gruppieren, der Tastenkombination [Strg]+[G] oder [Umschalt] + [Strg] + [G] oder dem Kontextmenü (Gruppieren/Gruppieren) gruppiert. Wird die Gruppe erneut markiert, erscheinen die Größenänderungs-Kontrollpunkte um alle Elemente dieser Gruppe. Visio erstellt nun ein neues Shape. Wurden drei Shapes auf einem Zeichenblatt zu einer Gruppe zusammengefasst, so befinden sich nun vier Objekte auf dem Blatt.
Abbildung 2.21: Mehrere Shapes werden zu einer Gruppe zusammengefasst.
Soll nun ein Element der Gruppe bearbeitet werden, beispielsweise formatiert, verschoben, verändert oder gelöscht, genügt ein zweiter Klick auf dieses Gruppenmitglied, um ein Element der Gruppe zu markieren – nun kann es verändert werden, so, als wäre es kein Teil der Gruppe (siehe Abbildung 2.22).
Abbildung 2.22: Ein Mitglied der Gruppe wurde markiert.
In manchen Grafikprogrammen muss man die Gruppe aufzuheben (über den Befehl Start/Anordnen/Gruppieren /Gruppierung Aufheben, [Umschalt]+[Strg]+[U] oder das Kontextmenü) oder eine bestimmte Tastenkombination zu drücken, um in die Gruppe zu gelangen. In Visio können Sie leicht einen Teil der Gruppe verändern, ohne den Verbund der einzelnen Shapes zu zerstören.
Um ein Element aus einer vorhandenen Gruppe herauszuholen, kann dieses markiert werden und über den Befehl Start/Anordnen/Gruppieren/Aus Gruppe entfernen extrahiert werden.
Soll ein weiteres Element zur Gruppe hinzugefügt werden, darf keine neue Gruppe erstellt werden, sondern Sie sollten dieses Element und die Gruppe markieren und über den Befehl Start/Anordnen/Gruppieren/Zur Gruppe hinzufügen zusammenführen. Würden Sie eine neue Gruppe erstellen, also zwei Gruppen ineinander schachteln, hätten Sie zum einen ein Objekt mehr, was bei einer großen Anzahl von Objekten den Speicher unnötig belastet. Ärgerlicher dagegen ist, dass es nun sehr mühsam ist, an ein Shape in der inneren Gruppe zu gelangen: Sie müssten mehrmals auf die Gruppe klicken, bis Sie zu dem inneren Element gelangen.
Um herauszufinden, ob ein Shape mehrmals gruppiert wurde, das heißt: ob in einer Gruppe eine weitere Gruppe liegt, können Sie den Zeichnungsexplorer öffnen. Sie finden ihn in der Registerkarte Entwicklertools und dort in der Gruppe Einblenden/Ausblenden. Dort werden die Elemente, ihre Hierarchie und die zugewiesenen Layer aufgelistet. Die Elemente des »Kickertischs« sehen Sie in Abbildung 2.23.
Abbildung 2.23: Der Zeichnungsexplorer hilft bei der Analyse der Gruppen
Auf diese Art und Weise ist es möglich, ein Shape zu erstellen, das über verschiedene Elemente verfügt, die getrennt voneinander bearbeitet werden können. Dies wird im Abschnitt Ein Beispiel verwendet und erläutert.
Alternativ kann man auch über das Kontextmenü in die Gruppe gelangen: Gruppieren/Gruppe öffnen. Visio öffnet nun ein zweites Fenster, in dem man die Mitgliedsshapes, verschieben, formatieren, löschen oder neue Shapes hinzufügen kann. Interessanterweise zeigt Visio diese Aktionen im ersten Fenster synchron an.
Hinweis
Natürlich kann die Gruppe über Entwicklertools/Shape-Design/Verhalten geschützt werden, so dass der Benutzer nicht versehentlich mit einem zweiten Klick in ein Shape der Gruppe gelangt. Allerdings kann die Gruppe nur über das ShapeSheet geschützt werden, dass der Anwender diese nicht auflösen kann. Mehr dazu im nächsten Kapitel.
Vielleicht fragen Sie sich, warum man ein einzelnes Shape in eine Gruppe konvertieren kann (Start/Anordnen/Gruppieren/In Gruppe konvertieren)? Über Entwicklertools/Shape-Design/Verhalten kann festgelegt werden, dass diese Gruppe abgelegte Shapes annehmen kann. So können andere Teilelemente, bei denen die Option Shape beim Ablegen der Gruppe hinzufügen aktiviert wurde, zur Gruppe hinzugefügt werden.
Es gibt noch einen zweiten Grund: Angenommen an dem Shape befinden sich eine Menge Informationen: Daten, Verbindungspunkte, Schutzmechanismen, Verhaltenseinstellungen, Formatierungen, ... und diese sollen nach Gruppieren mit einem anderen Shape nicht innerhalb der Gruppe liegen, sondern AUF der Gruppe – nun – so kann (und sollte man) das Shape in eine Gruppe umwandeln. Um anschließend weitere Shapes zu der Gruppe hinzuzufügen.
Ebenso können Sie die Gruppe öffnen und das Shape innerhalb seiner Gruppe mit weiteren Shapes versehen – also auf Basis eines Shapes eine Gruppe zusammenstellen.
Übrigens können Sie auch Visio-Shapes, Verbinder und Pixelgrafiken zu einem Shape gruppieren und dieses in einer Schablone speichern. Die kann bei technischen Dokumentationen interessant sein.
Abbildung 2.24: Gruppe mit mehreren unterschiedlichen Shapes
Manchmal ist es nötig, in einem Shape mehrere Texte zu platzieren, wie beispielsweise in dem Shape in Abbildung 2.25. Natürlich können diese Informationen durch ein Absatzzeichen oder einen Tabulator voneinander getrennt werden.
Soll allerdings der Benutzer voneinander getrennte Informationen eingeben können, die sich nicht beeinflussen, also beispielsweise nicht verschieben, können entweder mehrere Textfelder oder mehrere beschriftete Shapes zu einem Shape gruppiert werden. Man erreicht das Ziel am besten, wenn man Shapes gruppiert, die schon Texte besitzen – so, wie dies Visio in einigen Shapes vorgemacht hat. Ändert der Benutzer nun die Texte, kann er mit einem Klick die Gruppe markieren, mit einem zweiten Klick eines der Mitglieds-Shapes auswählen und dort den Text eingeben. Sie könnten ebenso das Gruppenverhalten im Dialogfeld Entwicklertools/Shape-Design/Verhalten ändern, sodass der erste Klick bereits eines der Mitglieds-Shapes markiert. Der Nachteil dieser Variante ist, dass der Benutzer beim Verschieben des Shapes leicht nur einen Teil verschieben kann und nicht die ganze Gruppe.
Abbildung 2.25: Gruppe mit mehreren unabhängigen Shapes
Übrigens: Falls Sie es benötigen: Sie können natürlich die Ausgangsposition des Textes ändern, indem Sie das Werkzeug Textblock aktivieren. Entweder ein Vorgabetext wird auf oder unterhalb des Shapes angezeigt, oder Sie löschen diesen Text, nachdem Sie ihn verschoben haben. Sobald der Anwender Text eingibt, steht der Text dann an der gewünschten Position – beispielsweise unterhalb des Shapes.
Und: selbstverständlich können Sie auch Felder verwenden (Einfügen/Text/Feld), damit das neue Shape bereits mit bestimmten Informationen vorbelegt ist (Dateiname, aktuelles Datum, Ersteller der Datei, Seitennummer, …)
Visio stellt eine weitere Möglichkeit zur Verfügung, ein neues Element aus mehreren vorhandenen zu kreieren: die Vorgänge. Während sich Gruppen zu jedem beliebigen Zeitpunkt aufheben lassen und bei Gruppen einzelne Elemente ihre Eigenständigkeit bewahren (beispielsweise Formatierungen), »verschmelzen« zwei oder mehrere Objekte durch die Vorgänge zu einem neuen Objekt, das nur noch über den Befehl Rückgängig in seine Komponenten zerlegbar ist.
Viel schneller und deutlicher werden die Unterschiede der einzelnen Optionen im Befehl Entwicklertools/Shape-Design/Vorgänge, wenn Sie selbst zwei Objekte übereinander legen und die einzelnen Optionen ausprobieren. Abbildung 2.26 zeigt die verschiedenen Möglichkeiten, wobei bei allen Vorgängen die Reihenfolge der Markierung beim Subtrahieren eine Rolle spielt. Prinzipiell können Sie alle Vorgänge für alle Shapes verwenden (mit unterschiedlichen Resultaten), allerdings ist die erste Gruppe (Gesamtmenge, Kombinieren, In Einzelmengen zerlegen, Schnittmenge bilden und Subtrahieren) für zweidimensionale Shapes reserviert, während die zweite Gruppe (Verbinden, Zuschneiden und Abstand) ihre Berechtigung eher in eindimensionalen Shapes findet. Wenn Sie Linien und Rechtecke verbinden, sollten Sie die Werkzeuge der zweiten Gruppe verwenden.
Zur besseren Ansicht wurden die Einzelteile des Resultats in Abbildung 2.26 und Abbildung 2.27 auseinander gezogen.
Abbildung 2.26: Die Vorgänge (Mengenoperationen) bei Rechtecken und Ellipsen
Abbildung 2.27: Die Vorgänge (Mengenoperationen) bei Rechtecken und Linien
Abbildung 2.28: Die Vorgänge (Mengenoperationen) bei Rechtecken und Rechtecken
Einige der Optionen sehen auf den ersten Blick sehr ähnlich aus, weisen aber einige kleine Unterschiede auf. Beispielsweise löscht Verknüpfen alle vorhandenen Formate, da es das neue Shape in ein Linienobjekt verwandelt, während die Option Gesamtmenge bilden die Bezugsformate des gefüllten Shapes (des zuerst markierten Shapes) für das neue Shape übernimmt.
Abbildung 2.29: Kurve anpassen
Tabelle 1.1: Die Unterschiede zwischen Gruppieren und Vorgänge
| Gruppieren | Vorgänge |
| Kann zurück genommen gemacht werden (Gruppierung aufheben) | Kann nicht zurück genommen werden, das heißt in die ursprünglichen Teile zerlegt werden. |
| Behält die Formate der einzelnen Shapes | Nur ein Format für Linie, Füllbereich und Text |
| Jedes Shape kann einen Text beinhalten | Nur ein Text ist möglich |
| Mehrere Shapes: Ein Gruppenshape und mehrere Mitgliedsshapes | Nur ein Shape |
| Kann neue Mitgliedsshapes aufnehmen (Zur Gruppe hinzufügen) | Kann nur über erneutes Kombinieren oder Gesamtmenge bilden erneut Shapes aufnehmen. |
| Kann neue Mitgliedsshapes aufnehmen, wenn bei der Gruppe die Option abgelegte Shapes annehmen eingestellt ist. Bei den neuen Shapes muss die Option Shape beim Ablegen der Gruppe hinzufügen aktiviert sein. | Kann keine neuen Shapes aufnehmen. |
Und so kann man leicht mit Hilfe der Mengenoperationen neue Shapes generieren. Beispielsweise kann man eine Gabel erzeugen, indem man drei Rechtecke über die vordere Fläche legt, wie Sie in Abbildung 2.30 sehen können.
Abbildung 2.30: Ein neues Shape wird durch Kombinieren erstellt.
Soll das neue Shape Verbindungspunkte erhalten, wählen Sie den Befehl Start/Tools/Verbindungspunkt. Mit gedrückter [Strg]-Taste wird auf dem Shape ein neuer Verbindungspunkt eingefügt.
Etwas problematisch gestaltet sich das exakte Positionieren des Verbindungspunkts in der Mitte des Shapes. Dies können Sie am besten mit Hilfe von Führungslinien lösen: Ziehen Sie aus dem Lineal eine Hilfslinie heraus und verschieben Sie das Shape auf diese Linie. Wenn es sich genau auf der Mitte befindet, werden die Markierungspunkte rot.
Im Kapitel 3 ShapeSheet-Programmierung zeigen wir bessere Möglichkeiten des exakten Positionierens der Verbindungspunkte.
Tipp
Oder Sie markieren die Hilfslinie und anschließend das Shape. Nun kann das Shape im Verhältnis zur Hilfslinie mithilfe des Ausrichten-Befehls zentriert werden, so dass leicht der obere und der untere Mittelpunkt gefunden werden kann.
Analog könnten Sie an die beiden anderen Mittelpunkte zwei Verbindungspunkte positionieren. Und auf diese Weise können Sie an die vier Eckpunkte des Shapes Verbindungspunkte platzieren.
Wenn Sie möchten, dass an das zweidimensionale Shape ein anderes zweidimensionales geklebt wird, dann müssen Sie im Kontextmenü des Verbindungspunktes die Option Nach innen und außen einschalten.
Abbildung 2.31: Ein neuer Verbindungspunkt wird gesetzt.
Soll an das Shape eine oder mehrere benutzerdefinierte Eigenschaften (Daten) gebunden werden, können Sie dies über das Kontextmenü oder über das Fenster Shape-Daten (Registerkarte Daten oder Ansicht/Anzeigen/Aufgabenbereiche) erreichen (Siehe Abbildung 2.32). Nun öffnet sich ein Dialogfeld, mit dessen Hilfe die einzelnen Datenfelder erstellt werden können.
Abbildung 2.32: Das Dialogfeld, mit dem neue Datenfelder definiert werden können
Im Feld Beschriftung wird der Name eingetragen, den der Benutzer zu sehen bekommt. Die Daten selbst werden in einem spezifischen Format gespeichert (Tabelle 1.2). Dafür stehen folgende Typen zur Verfügung:
Tabelle 1.2: Die Liste der Datentypen
| Typ | Beschreibung |
| Zeichenkette | Reiner Text: alle Zeichen, auch Ziffern und Satzzeichen sind erlaubt |
| Nummer | Nur Zahlen |
| Feste Liste | Aus einer vorgegebenen Liste kann etwas ausgewählt werden. |
| Variable Liste | Aus einer vorgegebenen Liste kann etwas ausgewählt werden; es können aber auch andere Werte eingegeben werden. |
| Boolesch | Wahrheitswert: Ja oder Nein / Wahr oder Falsch |
| Währung | Wie Nummer – allerdings auf vier Stellen nach dem Komma gerundet |
| Datum | Datumsangaben |
| Dauer | Zeitliche Dauer; sie wird in Sekunden, Minuten, Stunden, Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren gemessen |
Für einige der Datenformate stehen nun wiederum Formate zur Verfügung:
Tabelle 1.3: Die Liste der vorhandenen Formatierungsmöglichkeiten
| Typ | Formate | Beispiel |
| Zeichenkette | Normal GROSSBUCHSTABEN Kleinbuchstaben |
Visio VISIO visio |
| Nummer | Allgemein | 1234,5678 |
| Allgemeine Einheiten | 1234,5678 Kisten | |
| Ganze Zahl | 1235 | |
| Ganze Zahl mit Einheiten | 1235 Kisten | |
| Gleitzahl | 1234,5678 | |
| Gleitkommazahl mit Einheiten | 1234,5678 Kisten | |
| Bruch | 1234/567 | |
| Bruch mit Einheiten | 1234/567 Kisten | |
| Währung | Systemeinstellung | 1.234,57 € (die Einstellung der Sys- |
| €3 (Ganzzahl mit Einheit) | temsteuerung) | |
| €2,75 (Kommazahl mit Einheit) | 1.235 € | |
| 2,75 Euro (Zahl mit Währung) | 1.234,57 € | |
| 2,75 EUR (Zahl mit Währungskürzel) | 1.234,57 Euro |
|
| 1.234,57 EUR | ||
| Datum: Teil 1: | ||
| Datum | 03.10.1993 (Kurzes Datum (Systemeinstellung)) Sonntag, 3. Oktober 1993 (Langes Datum) 3. Oktober 1993 (d. MMMM yyyy) 03.10.93 (dd.MM.yy) 1993-10-03 (yyyy-MM-dd) 93-10-03 (yy-MM-dd) 01/10/1993 (dd/MM/yyyy) 03. Okt. 1993 (dd. MMM. yyyy) 03/10/93 (dd/MM/yy) Oktober 93 (MMMM yy) Okt-93 (MMM-yy) 03.10.1993 17:00 (dd.MM.yyyy HH:mm) 03.10.1993 17:00:00 (dd.MM.yyyy HH:mm:ss |
07.04.2021 Mittwoch, 7.April 2021 7. April 2021 07.04.21 2021-04-07 07-04-21 07/04/2021 07. Apr. 2021 07/04/21 April 21 Apr-21 07.04.2021 00:00 07.04.2021 00:00:00 |
| Datum Teil 2: | ||
| Uhrzeit | 5:00 (h:mm am/pm) 5:00:00 (hh:mm am/pm) 17:00 (HH:mm) 17:00:00 (HH:mm:ss) |
2:45 2:45:00 14:45 14:45:00 |
| Dauer | Wochen ([w]’aw.’) Tage ([d]’vt.’) Stunden ([h]’vs.’) Minuten ([m]’vm.’) Sekunden ([s]’as.’) Stunden und Minuten ([h]:[mm]) Minuten und Sekunden ([m]:[ss]) |
2 aw. 14 vt. 336 vs. 20160 vm. 1209600 as. 336:00 20160:00 |
Und wozu das Ganze? Angenommen, es sollen Zahlen in den Zeichnungsobjekten hinterlegt werden, können Sie mit Hilfe der Assistenten oder per Programmierung diese Zahlen einsammeln und die Gesamtsumme berechnen. Beispielsweise für Anschaffungskosten oder für Gesamtkosten des Projekts. Lägen die Daten als reiner Text vor, dann könnten sie nicht summiert oder weiterberechnet werden. Weitere und detaillierte Informationen finden Sie in Kapitel 3: Shape-Daten.
Soll das Datenfeld vorbelegt werden, kann in das Feld Wert der entsprechende Wert hineingeschrieben werden. Wird später dieser Wert geändert, steht in dieser Zeile der aktuelle Wert. Eine andere Bedeutung hat diese Eingabezeile bei den beiden Listen. Dort werden die einzelnen Einträge hintereinander, durch Semikola getrennt, hineingeschrieben. Beispielsweise so:
1;2;3;4;5;6
oder so:
A;B;C;D;E;F
Der Unterschied zwischen festen und variablen Listen besteht darin, dass aus festen Listen nur eine der Vorgaben ausgewählt werden kann, bei variablen Listen (wie in Abbildung 2.33) kann etwas aus der Liste ausgewählt werden oder ein anderer Wert hineingeschrieben werden, der sich anschließend als weiteres Element in der Liste befindet.
Abbildung 2.33: Eine benutzerdefinierte Eigenschaft mit variabler Liste
Die Eingabeaufforderung ist als Hilfe und Unterstützung für den Benutzer gedacht.
Ist ein Feld für Shape-Daten definiert, kann mit der Schaltfläche Neu die nächste Eigenschaft erzeugt werden. Mit der Schaltfläche Löschen werden vorhandene Datenfelder gelöscht.
Besitzt ein Shape Shape-Daten, können diese über das Fenster Shape-Daten, das Sie über die Registerkarte Daten, die Registerkarte Ansicht/Aufgabenbereiche oder das Kontextmenü aufgerufen, gefüllt oder verändert werden. Wird erst später festgestellt, dass noch weitere Shape-Daten hinzugefügt werden sollen, genügt ein Klick auf den Befehl Shape-Daten definieren, um erneut den Datenfeld-Assistenten zu öffnen. Nun können die vorhandenen benutzerdefinierten Eigenschaften modifiziert oder neue hinzugefügt werden (Abbildung 2.34 und Abbildung 2.35).
Abbildung 2.34: Viele Shapes aus Schablonen besitzen bereits Shape-Daten, beispielsweise ein PC aus der Schablone Büroausstattung (Pläne und Grundrisse/Bauplan).
Abbildung 2.35: Ein Drucker aus der Schablone Netzwerk und Peripheriegeräte (Netzwerk) mit seinen Shape- Daten
