INHALTAlle Ratschläge in diesem Buch wurden sorgfältig erwogen und geprüft. Eine Garantie kann dennoch nicht übernommen werden. Eine Haftung für jegliche Personen-, Sach- und Vermögensschäden ist daher ausgeschlossen. Die Benutzung dieses Buches und die Umsetzung der darin enthaltenen Informationen erfolgt ausdrücklich auf eigenes Risiko.
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INHALTEinen Workshop zu organisieren und durchzuführen ist kein Hexenwerk. Ihr Auftraggeber hat Sie beauftragt, einen erfolgreichen Workshop durchzuführen. Zumindest wissen Sie jetzt schon einmal, um welche Art von Workshop es sich handelt, denn es gibt dazu verschiedene Themen, beispielsweise kann es um eine Entscheidungsfindung gehen oder um eine Problem- bzw. Konfliktlösung, aber es kann auch die Erstellung eines Konzeptes sein. Alle Themen haben aber etwas gemeinsam – zum einen geht es immer um eine Lösungsfindung und zum anderen brauchen all diese Themen einen Leitfaden vom Anfang bis zum Ende. Dabei möchte ich Ihnen mit meinem Wissen und meiner Erfahrung helfen.
Sicherlich stellen Sie sich nun die Frage – wo soll ich denn da nur anfangen? Der beste Anfang ist, wenn Sie mir durch den Ratgeber folgen, um wertvolle Informationen und Tipps über den Verlauf zu erhalten.
Ich möchte Ihnen in diesem Buch die Durchführung eines Workshops erklären, insbesondere, wie Sie durch eine gut strukturierte Vorbereitung den Workshop mit Erfolg meistern. Aber nicht nur das, denn Sie wollen ja nicht nur einen Vortrag lesen, sondern möchten auch erfahren, mit welchen detaillierten Empfehlungen Sie dies alles umsetzen können. Dabei gibt es verschiedene Methoden und Techniken, die man einsetzen kann. Diese werde ich Ihnen natürlich aufzeigen, wobei Sie immer selbst entscheiden, was für Ihre Thematik und Ihre Teilnehmer die optimale Methode ist.
Es gibt eine Vielzahl von Punkten, die man beachten muss, deshalb ist eine langfristige Vorbereitung von großer Bedeutung und erleichtert Ihnen die Arbeit bei allen nachfolgenden Prozessen. Fangen Sie beispielsweise mit der Ausarbeitung Ihrer Moderatorenaufgabe an, haben Sie nicht bedacht, dass Sie bereits mehrere Schritte übersprungen haben, die jedoch wesentlich für den Workshop sind. Lassen Sie mich Ihnen aufzeigen, wie Sie Schritt für Schritt durch die strukturierte Vorbereitung und Durchführung stressfrei einen erfolgreichen Workshop bewältigen.
Zu Beginn möchte ich für ein klareres Verständnis die häufigsten Fehler darstellen, die bei Erstellung eines Workshops passieren und dadurch eher selten zu dem gewünschten Ziel führen. Denn nur wenn man die Fehler kennt, kann man sie auch vermeiden. In der Regel handelt es sich nämlich hierbei um typische Fehler, die eigentlich auf den Durchführenden, also den Moderator, zurückzuführen sind. Natürlich kann man bereits bei der Vorbereitung des organisatorischen Teils viele Fehler machen, weil es einfach auch an der Erfahrung mangelt.
Eine ungenaue Zieldefinition sollte auf jeden Fall vermieden werden, denn dies wirkt sich auf den gesamten Workshop aus. Dabei kann man sehr schnell den Faden verlieren und die Diskussionen beziehen sich nicht konkret auf die gestellte Thematik.
Ein zu straffer Zeitplan bringt nicht nur Chaos in den geplanten Ablauf, auch die Teilnehmer werden dadurch gestresst und ein kreativer Gedankenaustausch ist so nicht möglich, was sich wiederum negativ auf das Ergebnis auswirkt.
Eine mangelnde Rollenverteilung wäre auch nicht sonderlich nutzbringend, wenn beispielsweise der Moderator seine eigene Meinung in die Diskussion einbringt. Er ist als Prozessverantwortlicher aber der Fragende und nicht der Behauptende für das Team.
Eine schlechte Fragestellung führt nicht zu dem gewünschten Ergebnis, weil dadurch in die falsche Richtung diskutiert wird. Es ist aber die Aufgabe des Moderators, die richtigen oder auch provokanten Fragen zu stellen, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu der möglichen Lösung zu führen.
Fehlende Methoden bzw. Modelle für Diskussionen verhindern eine rege und kreative Beteiligung aller Teilnehmer und der Spaßfaktor kommt zu kurz. Diese Modelle sind ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Workshops, da es sonst keine angeregte Kommunikation zwischen den einzelnen Teilnehmern gibt. Diese wiederum sind aber für das Gelingen und Erreichen eines produktiven Ergebnisses unabdingbar.
Eine fehlende oder mangelhafte Dokumentation hat zur Folge, dass alle erreichten Teilergebnisse sowie auch das Gesamtergebnis nach ein paar Tagen für niemanden mehr nachvollziehbar sind. Somit ist auch eine Umsetzung in die Praxis nicht möglich und der Workshop hat für alle Beteiligten keinen nachhaltigen Nutzen.
Bevor man auf die strukturierte Vorbereitung eingehen kann, möchte ich Ihnen nachfolgend erklären, worum es bei einem Workshop überhaupt geht.
Genau betrachtet ist ein Workshop eine Arbeitsgruppe oder auch ein Arbeitskreis, der aus unterschiedlichen Spezialisten mit verschiedenen Fachbereichen gebildet wird. Das so zusammengestellte Team ist in der Lage, sein Wissen in den Ablauf des Workshops einzubringen. Die Themen für einen Workshop können die Suche nach einer Entscheidung, die Erstellung eines Konzeptes oder auch die Lösung von Konflikten und Problemen sein.
Das Ziel kann ganz klar definiert werden, das Lösen von Problemen, Aufarbeitung von diversen Themen oder die Weiterentwicklung einer Problematik mit innovativen Ideen. Soll beispielsweise eine bestimmte Fragestellung erarbeitet werden, so ist es die Aufgabe der Gruppe, dies ergebnisorientiert zu lösen. Hier wird das komplette Team einbezogen, um die geforderte Thematik zu einem Ergebnis zu führen.