Office 2016 für Mac – Das Profibuch

Mehr machen mit Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Outlook

Horst-Dieter Radke

Office 2016 für Mac – Das Profibuch
Mehr machen mit Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Outlook

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ISBN
Buch    978-3-86490-293-2
PDF    978-3-86491-855-1
ePub    978-3-86491-856-8
mobi    978-3-86491-857-5

1. Auflage 2016
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Vorwort

Hier in Süddeutschland wird gesagt, man gehe »In’s G’schäft«, wenn man zur Arbeit geht, ganz gleich, ob man ins Büro, in die Werkstatt oder in die Fabrikhalle muss. Ähnlich kommt mir die Bezeichnung »Office« für Anwendungssammlungen vor. Ich z. B. nutze diese meistens gar nicht büromäßig, ich schreibe mit Word meine Bücher und Artikel – nicht nur die Sachtexte, sondern auch die Krimis und andere Belletristik – erstelle mit Excel die Handlungsabläufe – eben für die Krimis –, bereite mit PowerPoint die unterstützenden Diashows für meine Lesungen vor und sammle mit OneNote den Stoff für meine Bücher und Hobbys. Dies könnte man als Büroarbeit bezeichnen, aber mir käme meine kreative Arbeit damit irgendwie abgewertet vor. Vermutlich geht es vielen ähnlich. Man schreibt hier und da mit Word einen Brief, berechnet mit Excel die Nebenkosten für die Wohnung, kalkuliert einen Neuwagen und nutzt Outlook für die E-Mail-Kommunikation, ohne sich büromäßig zu fühlen.

Microsoft Office ist eben mehr als nur ein reines Verwaltungsprogramm. Sämtliche Anwendungen unterstützen auch die kreative Arbeit, jeweils in anderen Segmenten. Selbstverständlich hilft Office auch in richtigen Büros bei der Bewältigung der dort anfallenden Arbeiten. Es ist eben ein vielseitig einsetzbares Programmpaket. In diesem Buch versuche ich, diese Vielfältigkeit ein wenig abzudecken. Allein, es wäre eine Sisyphos-Arbeit, wollte man den kompletten Funktionsumfang sämtlicher Anwendungen lückenlos zu erklären versuchen. Der doppelte Buchumfang würde nicht reichen, um jedes Detail auszuleuchten. Deshalb musste ich eine Auswahl treffen, und dabei habe ich versucht, neben grundlegenden Details auch manche Spezialität zu erläutern. Wenn dabei etwas unter den Tisch gefallen ist, was gerade Sie interessiert, dann schauen Sie in die Office-Hilfe, die überraschend vielseitig ist, oder schreiben Sie eine Mail, die der Verlag gerne an mich weiterleiten wird. Ich antworte gewiss, wenn ich kann, auch mit einer Lösung Ihres Problems.

Ich wünsche Ihnen ein möglichst problemfreies Hineinfinden in die Arbeit mit Office 2016 auf Ihrem Mac.

Horst-Dieter Radke
Lauda-Königshofen, im Oktober 2016

Liebe Leser,

die richtige Bezeichnung für die Tasten auf dem Apple-Keyboard zu finden, ist derzeit nicht leicht, weil verschiedene Versionen im Umlauf sind. In diesem Buch sind wir folgendermaßen vorgegangen:

Return- (), Shift- () und Cursortasten (, , , ), also alles, was sich auf den aktuellen Tastaturen noch als Symbol wiederfindet, wird auch als Symbol widergegeben.

Die Befehlstaste (unter Apple-Anwendern auch liebevoll Blumenkohltaste genannt) nennen wir in Tastenkombinationen grundsätzlich »cmd«, weil das Symbol auf neueren Tastaturen nicht mehr vorhanden ist. Im Fließtext kann es vorkommen, dass sie »Command-Taste« genannt wird, weil neueren Apple-Anwendern der Begriff Befehlstaste möglicherweise nicht geläufig ist.

Die Wahltaste () wird in Tastenkombinationen mit »alt« beschrieben. Im Fließtext nutzen wir die Bezeichnung alt-Taste.

Statt der gebräuchlichen Begriffe Shift- oder Hochstelltaste benutzen wir im Fließtext den Begriff »Umschalttaste« (weil sie korrekterweise nicht nur Zeichen hochstellt, sondern Tasten auf andere Zeichen umschaltet).

Tastenkombinationen werden durch einen Gedankenstrich getrennt, was immer bedeutet, dass alle Tasten gleichzeitig gedrückt werden müssen.

Ein Tipp: In den Befehlsmenüs der Programme von Office 2016 für Mac stehen die jeweiligen Tastenkombinationen direkt neben den Befehlen. Dort werden noch die Symbole , und ^ (für die -Taste) verwendet.

Eine Übersicht der für den Mac typischen Tastenkombinationen stellt Apple unter dieser Web-Adresse zur Verfügung: https://support.apple.com/de-de/HT201236

Übersicht

Kapitel 1    Microsoft Office 2016 für den Mac

Kapitel 2    Word

Kapitel 3    Excel

Kapitel 4    PowerPoint

Kapitel 5    Outlook

Kapitel 6    OneNote

Kapitel 7    Office speziell

Index

Inhaltsverzeichnis

Kapitel 1    Microsoft Office 2016 für den Mac

Versionen und Varianten

Office 365

Aussehen und Handhabung

Office auf dem Mac

Was ist sonst noch neu?

Installation und Einrichtung

Updates

Deinstallieren

Kapitel 2    Word

Word-Grundlagen

Word verstehen und einstellen

Die Elemente der Arbeitsoberfläche von Word

Individuelle Einstellungen

Rechtschreibung und Grammatik

Bearbeitung von Dokumenten

Text hinzufügen

Text löschen

Text verschieben oder kopieren

Andere Objekte in den Text einfügen

Schriftart anpassen

Die Ansichten von Word

Dokumentansichten

Textverarbeitung für Fortgeschrittene

Markieren

Markieren mit Tastenkombinationen

Markieren mit der F8-Taste

Arbeiten mit der Gliederungsansicht und der Dokumentstruktur

Ein gegliedertes Dokument erstellen

Ein vorhandenes Dokument gliederungstauglich machen

Schwarz auf weiß: drucken mit Word 2016 für Mac

Kein Schnelldruck mehr

Druck einstellen

Druck starten

Serienbriefe

Formatvorlagen effektiv einsetzen

Was sind eigentlich »Formatvorlagen«?

Vorhandene Formatvorlagen nutzen

Formatvorlage aus formatiertem Absatz erstellen

Vorhandene Formatvorlagen bearbeiten

Formatvorlage von Grund auf neu erstellen

Word im Detail

Absatz

Abschnitt

AutoFormat während der Eingabe

AutoKorrektur

AutoText

Datum und Uhrzeit einfügen

Dokument schützen

Dokumente suchen

Dokumentvorlagen

Globale Dokumentvorlagen und Eigene Dokumentvorlagen

Dokumentvorlagen anhängen

Formel-Editor

Fußnoten

Fuß- und Endnoten einfügen

Fußnoten anpassen

Fußnoten löschen

Index- und Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis erstellen

Index/Stichwortverzeichnis erstellen

Stichworte indizieren

Stichwortverzeichnis/Index fertigstellen

Kommentare

Kopf- und Fußzeilen

Normseite

Sonderzeichen einfügen

Spaltensatz

Tabellen

Tabellen anlegen

Tabellen formatieren

Tabellen automatisch formatieren

Tabellen bearbeiten

Tabellen konvertieren

Tabelleneigenschaften anpassen

In Tabellen rechnen

Tabulatoren

Tastenkombinationen

Wörter zählen

Zeilennummern

Kapitel 3    Excel

Excel Grundlagen

Die Arbeitsoberfläche

Excel anpassen und einstellen

Arbeitsmappen effektiv nutzen

Excels Arbeitsmappenkonzept

Blattschiebereien

Voreinstellungen anpassen

Bearbeitung »en block«

Tabellen gruppieren

Eine Gruppierung bearbeiten

Tabelle formatieren

Tabellen verknüpfen

Arbeitsmappen verknüpfen

Arbeitsmappenübergreifende Bezüge erstellen

Tabellenanwendungen schützen

Arbeitsmappe schützen

Blatt schützen

Mit Funktionen arbeiten

Die Funktionsgruppen

Funktionen manuell eingeben

Mit dem Formel-Generator arbeiten

Funktionen für Fortgeschrittene

Richtig runden mit und ohne Funktion

Runden durch Formatierung

Runden mit Funktionen

Runden mit Komma und Punkt

Runden einer komplexen Zahl

Kredite vergleichen

Tabellenstruktur entwickeln

Tabelle formatieren

Formel für den Ratenbetrag

Zahlen präsentieren

Eine Umsatztabelle

Umsatztabelle aufbauen

Umsatztabelle gestalten und mit Zahlen füllen

Ein Diagramm erstellen

Umsatzdiagramm über das Menüband erstellen

Diagramm an die Tabelle anpassen

Das Diagramm bearbeiten

Ein Diagramm weiter bearbeiten

Diagrammlayout

Excel im Detail

Absoluter Bezug

Add-In

Ein vorhandenes Add-In aktivieren

Weitere Add-Ins hinzuladen

Aktualisieren

Ansichten

Ansichten definieren

Ansichten nutzen

Arbeitsmappe

Arbeitstage ermitteln

Ausrichtung

AutoAusfüllen

Einfache Zahlenreihen

Erweiterte Zahlenreihen

Textorientierte und kombinierte Reihen

Benutzerdefinierte Reihen zum AutoAusfüllen

AutoFilter

AutoFormat

AutoFormat anwenden

AutoFormate anpassen

Bedingte Formatierung

Bereich

Bereichsname

Ein- und zweidimensionale Bereichsnamen

Bereichsnamen und Konstanten

Datenbank

Datenbank(liste) erstellen

Arbeiten mit der Datenbank(liste)

Datenbankfunktionen

Datum und Uhrzeit

Datums- und Uhrzeitformate

Datum- und Zeitfunktionen

DATUM und DATWERT

ZEIT und ZEITWERT

HEUTE und JETZT

JAHR, MONAT, TAG, WOCHENTAG

STUNDE, MINUTE, SEKUNDE

Weitere Datums- und Zeitfunktionen

Dezimalstellen

Externer Bezug

Fehlermeldungen

Finanzfunktionen kennenlernen

Die Funktion BW

Die Funktion NBW

Die Funktion ZW

Die Funktion ZINS

Weitere Funktionen zur Finanzanalyse

Gitternetzlinien

Gleitender Durchschnitt

Informationsfunktionen

Kalenderwoche berechnen

Kopieren

Kopieren über die Zwischenablage

Kopieren mit der Maus

Kreissegmente verschieben

Leere Zellen zählen

Logische Funktionen

Mathematische Funktionen

SUMME

ABS und VORZEICHEN

ZÄHLENWENN und SUMMEWENN

Logarithmus-Funktionen

Mittelwerte

Neuberechnung

Nullwerte

Pivot-Tabelle

Vorbereitungen für die Pivot-Tabelle

Eine Pivot-Tabelle erstellen

Eine Pivot-Tabelle anpassen

Rangfolge

Relativer Bezug

Sparklines

Spezialfilter

Statistische Funktionen

Stichprobe

Szenario-Manager

Tastenkombinationen

Textfunktionen

Zielwertsuche

Kapitel 4    PowerPoint

PowerPoint kennenlernen

PowerPoint vielseitig einsetzen

Was ist neu in PowerPoint?

PowerPoint-Grundlagen

Die Benutzeroberfläche

Die Register von PowerPoint

Start

Einfügen

Entwurf

Übergänge

Animationen

Bildschirmpräsentationen

Überprüfen

Ansicht

Formformat

Die Menüleiste

Die Symbolleiste

Präsentation erstellen

Vorbereitung für die Präsentation

Entwicklung einer vollständigen Präsentation

Vorlagen aussuchen

Titelfolie erstellen

Folien hinzufügen

Daten auf die Folie bringen

Ein Excel-Tabellenobjekt auf die Folie setzen

Diagramm einfügen

Diagramm bearbeiten

Präsentation fertigstellen

Präsentation abspielen

PowerPoint im Detail

Animationen hinzufügen

Bearbeiten des Folienmasters

Datum einfügen

Eigene Präsentations-Vorlagen erstellen

Eigene Vorlagen erstellen

Vorlagen speichern und wiederverwenden

Filme (Videoclips) zeigen

Flussdiagramme erstellen

Folienlayout verändern

Mit der Gliederungsansicht arbeiten

Handzettel drucken

Hintergrund bearbeiten

Hyperlink zu einer Webseite

Interaktive Schaltflächen

Notizzettel einsetzen

Sound hinzufügen

Speicheroptionen

Übergänge erzeugen

Zielgruppenorientierte Präsentationen

Kapitel 5    Outlook

Outlook startklar machen

Der erste Start von Outlook

Datenübernahme

E-Mail-Konten einrichten

Weitere Einstellungen

Mit Outlook arbeiten

E-Mails empfangen und versenden

Mit Postfächern arbeiten

E-Mails schreiben und versenden

Personendaten pflegen

Mit dem Kalender arbeiten

Aufgaben und Notizen sinnvoll verwalten

Probleme mit Outlook

Kapitel 6    OneNote

Was OneNote kann

Grundlegende Arbeitsweisen mit OneNote

OneNote starten

Notizbücher öffnen und schließen

Mit Notizbüchern arbeiten

Notizbücher erweitern

Kapitel 7    Office speziell

Office überall

Aufnahmestudio Microsoft Office: Makros aufzeichnen

Ein Makro aufzeichnen

Index

Kapitel

Microsoft Office 2016 für den Mac 1

Die aktuelle Version des Office-Pakets von Microsoft wurde angekündigt mit dem Slogan »… ist unverkennbar Office«. Das deutet darauf hin, dass das neue Office für den Mac den anderen Versionen ähnlicher sein soll als die früheren Varianten. In diesem Kapitel erfahren Sie einiges darüber, was das Office-Paket im Ganzen ausmacht und wie es sich von der Vorgängerversion unterscheidet.

Versionen und Varianten

Im Jahr 1989 erschien die erste Version von Microsoft Office, und zwar für den Apple Macin tosh. Word, Excel und PowerPoint waren die Bestandteile – heute würde man sagen: die Apps. Erst ein Jahr später wurde eine Version für die Windows-Plattform vorgelegt. In der Geschichte beider Varianten gab es in den folgenden zweieinhalb Jahrzehnten neben den Gemeinsamkeiten so manche Unterschiede. Bis zur Version Office:mac 2008 hatte das Officepaket für den Mac eine eigene Mailsoftware: Entourage. Die Datenbankapplikation Access liegt bis heute nicht in einer Variante für OS X vor. Auch im Detail unterschieden sich die Anwendungen von der Oberfläche bis hin zu Details bei der Funktionalität. Nun soll das anders werden, die Unterschiede zwischen den Plattformen weitgehend verschwinden. Es werden sogar mehr Plattformen unterstützt als zuvor: Neben Windows und OS X gibt es Versionen für Android, iOS und auch für das Windows Phone und -Tablet.

Auch Smartphone- und Tabletplattformen werden inzwischen unterstützt.

Office 365

Auch Microsoft versucht, seine Software auf Cloud- und Abosysteme umzustellen. Seit 2011 wird unter dem Namen Microsoft Office 365 eine Kombination aus Online-Dienst, Office-Web-Anwendung und Office-Softwareabonnement angeboten. Zunächst nur auf professionelle Anwender (Unternehmen, Organisationen) ausgerichtet, gilt dieses Angebot inzwischen auch für Privatanwender. Derzeit gibt es zwei Varianten für »Jedermann«, jeweils erhältlich für Mac und PC: Office 365 Home und Office 365 Personal. In letzterer Variante gilt das Angebot für einen Benutzer und kostet 7 Euro im Monat. Bei der Home-Variante darf die Software von bis zu fünf Benutzern gleichzeitig eingesetzt werden. Das Abo kostet monatlich 10 Euro. Neu hinzugekommen ist, dass Office Home & Student 2016 nun auch als installierbare Anwendung durch einmaligen Kauf erworben werden kann. Auch diese Version gilt für eine Installation.

Zu den Office-365-Versionen gehören auch die Applikationen Outlook, Publisher und Access, die in der Home-&-Student-Version nicht enthalten sind. Für OS X stehen Publisher und Access nach wie vor nicht zur Verfügung. Dazu gibt es noch 1 TB Cloudspeicher (OneDrive) für jeden Benutzer. Home-&-Student-Anwender müssen auch auf den Microsoft-Support verzichten, der Abonnenten ohne zusätzliche Gebühren per Chat oder Telefon zur Verfügung steht, ebenso auf die 60 Minuten Skypeguthaben je Monat.

Aussehen und Handhabung

Menübänder fassen die verschiedenen Befehle für die Office-Anwendungen themenorientiert zusammen. Das war in der Version Office:mac 2011 schon so (unter Windows seit Office 2010). Allerdings haben sich nun einige Veränderungen ergeben. Register sind weggefallen – etwa das Register SmartArt – und Funktionen wurden umsortiert. Das mag am Anfang für etwas Verwirrung sorgen, sollte aber nach kurzer Umgewöhnungszeit kein Thema mehr sein. Dieses Buch hilft Ihnen außerdem, sich in der neuen Version gut zurecht zu finden. Unter OS X ist die Menüleiste auch nach wie vor noch vorhanden. Windows-Anwender müssen darauf verzichten, Nutzer der Smartphone- und Tablet-Versionen ebenfalls.

Schwieriger wird es, wenn Funktionen fehlen. Sang- und klanglos wurde beispielsweise die Drucken-Schalt fläche entfernt. Es gibt auch keine direkte Möglichkeit mehr, Menüs und Menü bänder anzupassen. Unter Einstellungen | Ansicht kann man zwar noch das Register Entwicklertools zuschalten, aber auch dort findet sich kein Befehl zur Anpassung der Office-Oberfläche.

Die Drucken-Schaltfläche ist komplett entfallen.

Sie sehen an den vorhergehenden Abbildungen gleich auch einen fundamentalen Unterschied zwischen der aktuellen und der vorangegangenen Version: Über den Menübändern lagen eine Reihe von Symbolen, die wichtig genug schienen, um ständig im Zugriff zu sein. Das ist nun vollständig entfallen. Es gibt nun nur noch die vier Symbole: Neue Datei – Speichern – Rückgängig – Wiederholen neben den Ampelschaltknöpfen.

Nur noch auf vier Befehle hat man unabhängig vom gewählten Register jederzeit Zugriff.

Office auf dem Mac

Wie schon geschrieben, unterscheiden sich die einzelnen Applikationen der OS-X-Version nicht mehr so stark wie früher. Diese Tendenz war schon bei der Version 2011 zu bemerken, und sie ist nun bei der neuen Version noch deutlicher geworden. Allerdings liegt die Office-2016-Version für Windows zum Zeitpunkt der Arbeit an diesem Manuskript erst in einer Betaversion vor, so dass diese Aussage nur unter Vorbehalt gemacht werden kann.

Wie ebenfalls schon erwähnt, müssen OS-X-Anwender aber auf bestimmte Applikationen verzichten: Access und Publisher. Letzteres hat bei den vorangegangenen Versionen 2008 und 2011 nicht gestört, weil es die Layoutansicht für Ihre Veröffentlichungen gab. Dahinter verbarg sich ein DTP-Modul, das beispielsweise auch Ligaturen (Verschmelzung von Buchstaben) ermöglichte. Dieses Modul ist ebenfalls entfernt worden, ohne dass Microsoft darauf hinweist oder es dokumentiert. Es ist einfach nicht mehr da, und der Anwender muss damit leben.

Die in Office:mac 2011 noch vorhandene Layoutmöglichkeit wurde kommentarlos im neuen Office entfernt.

In Excel gibt es nicht mehr die Möglichkeit, in Listen mittels eines Formulars Dateien einzugeben oder zu bearbeiten. Die Möglichkeit, über Daten | Formular (Office:mac 2011) eine entsprechende Eingabe oder Suchhilfe aufzurufen, existiert nicht mehr. Nun ist es nur noch möglich, direkt in den Tabellen und Listen zu arbeiten oder mittels VBA eine passende Arbeitsmaske zu programmieren.

Das Arbeiten mit Datenbanklisten ist in der neuen Excel-Version nicht mehr so komfortabel möglich wie in Excel:mac 2011.

Was ist sonst noch neu?

Neues gibt es dennoch. So steht die Applikation OneNote nun auch auf dem Mac, dem iPhone und iPad zur Verfügung. Sogar auf der Apple Watch. Die Funktionen für die Teamarbeit wurden erweitert und verbessert – sagt Microsoft. Zumindest für den Überarbeitungsmodus stimmt das aber nicht. Zum Zeitpunkt der Manuskripterstellung war der Überarbeitungsmodus noch nicht auf dem Niveau der Vorgängerversion. Es bleibt zu hoffen, dass bei den folgenden Updates die bisherige Funktionalität wieder erreicht wird. Möglich sein soll die simultane Echtzeitbearbeitung mehrerer Nutzer an einem Dokument. Es bleibt abzuwarten, wie weit sich das in der Praxis bewährt. Vermutlich ist aber nicht Office bei Problemen der Flaschenhals, sondern die jeweils zur Verfügung stehende Netzwerkoder Internetverbindung.

Dass es neue Hintergründe und Formate (sogenannte Themen) gibt, sei nur angemerkt. So etwas gibt es bei jeder neuen Office-Version.

Fazit

Die Nützlichkeit der Neuerungen von Office für den Mac in der Version 2016 muss sich in der Praxis erst noch zeigen. Nachbesserung an einigen Stellen (Drucken-Symbol, individuelle Anpassbarkeit und Ähnliches) wird hoffentlich noch stattfinden. Inwieweit man auf größere Module im Alltag verzichten kann, ohne andere Software hinzuzuziehen, ist ebenfalls eine individuelle Überlegung wert.

Installation und Einrichtung

Die Installation von Office 2016 läuft weitgehend ohne Benutzereingriffe ab, egal, ob Sie Office per Download oder als DVD-Version gekauft haben (Letzteres nur für die Student-Version). Eine Anleitung in diesem Buch erscheint uns deshalb als überflüssig.

Etwas müssen Sie aber vor der Anwendung noch erledigen: Office muss aktiviert werden. Dazu wählen Sie nach dem Start von Word im Mac-Bildschirm Neue Funktionen die Option Erste Schritte aus. Es folgt dann ein Bildschirm Anmelden, um Office zu aktivieren. Folgen Sie dann den Anweisungen, und die Angelegenheit ist schnell erledigt. Eine Internetverbindung ist dafür natürlich Voraussetzung.

Auch die Einrichtung ist kein Problem. Hinweise für die einzelnen Applikationen finden Sie im jeweiligen Kapitel.

Updates

Updates erhalten Sie automatisch – oder auf manuelle Nachfrage, je nachdem, was Sie eingestellt haben – über Hilfe | Auf Updates überprüfen.

Updates zu bekommen, ist keine große Kunst.

In der Regel ist es die bessere Option, sich auf Automatisch einzurichten. Sie können festlegen, ob dies täglich, wöchentlich oder monatlich erfolgen soll. Wöchentlich ist eine gute Option. Täglich ist nur dann sinnvoll, wenn Sie darauf angewiesen sind, immer den neuesten und aktuellsten Stand auf Ihrem Rechner zu haben.

Deinstallieren

Das Deinstallieren von Microsoft Office ist dagegen etwas aufwändiger. Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie den Finder und markieren Sie sämtliche Office-Apps.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste (oder – Maustaste) auf die Markierungen.

3. Wählen Sie aus dem Kontextmenü In den Papierkorb legen aus.

Die Applikationen sind schnell entfernt, umfassen aber nicht alles aus dem Office-Paket.

Damit ist die Angelegenheit aber noch nicht erledigt. Nun müssen Sie noch die zugehörigen Dateien aus der Library entfernen. Da diese nicht ohne Weiteres zu sehen ist, müssen Sie sie erst sichtbar machen.

4. Drücken Sie die Tastenkombination .

5. Wählen Sie Darstellung | Als Liste.

6. Wählen Sie erneut das Menü Darstellung und darin die Option Darstellungsoptionen einblenden.

7. Aktivieren Sie Ordner »Library« einblenden.

Die Option, um den Ordner einzublenden, ist normalerweise nicht sichtbar.

8. Drücken Sie die Tastenkombination , um zur Spaltenansicht zurückzukehren.

9. Markieren Sie im Ordner Library | Containers sämtliche Dateien, die mit »com.microsoft« beginnen.

10. Klicken Sie mit der rechten Maustaste (oder – Maustaste) auf die Markierungen.

11. Wählen Sie aus dem Kontextmenü In den Papierkorb legen aus.

Dateien, die bei der Deinstallation in den Papierkorb können.

Sie sind aber noch nicht fertig:

12. Suchen Sie den Ordner Library | Group Containers.

13. Markieren Sie die Dateien, die mit UBF8T346G9 beginnen.

14. Klicken Sie mit der rechten Maustaste (oder – Maustaste) auf die Markierungen.

15. Wählen Sie aus dem Kontextmenü In den Papierkorb legen aus.

Dies sind die letzten Reste von Office.

Kapitel

Word 2

Mit Texten am Computer arbeiten wir alle. Programmierer erfassen ihren Code in speziellen Editoren, in Unternehmen wird die umfangreiche Korrespondenz über Textverarbeitungsprogramme abgewickelt und selbst der Liebesbrief wird heute nicht selten über ein Smartphone, das ja ebenfalls ein Computer ist, verschickt. Word ist ein Programm, mit dem nicht nur einfach Texte erfasst und bearbeitet werden können. Auch aufwändige und anspruchsvolle Layoutaufgaben lassen sich damit zufriedenstellend erledigen.

Word-Grundlagen

Was Textbearbeitung am Computer heißt, muss heute nicht mehr umständlich erklärt werden. Fast jeder hat das schon einmal gemacht und echte Neueinsteiger sind selten geworden. Deshalb beginnt dieses Kapitel nicht damit, klippschulmäßig Dokumente und Texteingabe zu erläutern. Wer noch nie an einem Computer gesessen und Texte erfasst hat, ist mit diesem und ähnlichen Büchern also nicht gut beraten. Eine Einstiegsschulung generell tut dann Not. Damit aber Anwender mit geringen Vorkenntnissen und Umsteiger von anderen Textanwendungen nicht außen vor bleiben, beginnt dieses Kapitel damit, Word und seine Funktionen grundsätzlich vorzustellen.

Word verstehen und einstellen

Wenn Sie neu sind, nehmen Sie sich etwas Zeit, um die Arbeitsoberfläche von Word kennenzulernen.

Word auf den ersten Blick

Die Elemente der Arbeitsoberfläche von Word

Die Menüleiste am oberen Bildschirmrand ist Ihnen aus allen anderen Anwendungen unter OS X bekannt; sie muss nicht näher erläutert werden. Die wichtigsten Menübefehle werden im Verlauf dieses Kapitels ausführlich erklärt, vermutlich erschließen sie sich Ihnen aber schon aus dem Umgang mit anderen Anwendungen.

Am oberen Rand des eigentlichen Word-Fensters finden Sie links die üblichen Verdächtigen – die Ampelknöpfe zum Schließen (rot), Minimieren (gelb) und Vergrößern (grün) des Fensters. In der Mitte steht der Name des aktuellen Dokuments, und ganz rechts finden Sie die Freigabeoptionen, mit denen Sie Personen zur Mitarbeit einladen oder das Dokument als Mailanlage senden können.

Menüleiste und Freigabeoptionen

Unterhalb finden Sie verschiedene Register, über die Sie die Ribbons aufrufen – Zusammenstellungen unterschiedlicher Funktionen. Unter Standard finden Sie Schaltflächen zur direkten Textbearbeitung. Sie können markierten Text auszeichnen (fett, kursiv, unterstrichen usw.), einem Text oder Hintergrund Farbe zuweisen, Text kann ausgerichtet werden (links- oder rechtsbündig, zentriert, im Blocksatz), Textstellen lassen sich einrücken, Zeilen und Absätze formatieren. Formatvorlagen stehen für den gesamten Textbereich zur Verfügung.

Auf dem Register Einfügen finden Sie die Schaltflächen, mit denen Sie Elemente in ein Dokument einfügen können (Bilder, Formen, Diagramme, Medien, Links und andere mehr). Sie können auch Kopf- und Fußzeilen anlegen und bearbeiten, Seitenzahlen festlegen und Kommentare zum Text eingeben. Auch ein Formeleditor ist vorhanden, falls Sie mathematische Formeln in Ihren Text einbauen möchten.

Entwurf ist das erste Register, wenn Sie nicht einfach einen Text eingeben oder bearbeiten, sondern ein komplettes Layout anstreben. Sie finden Formatvorlagen, Farbtabellen, eine Schriftartenübersicht und komplette Designs.

Das Register Entwurf ist die Anlaufstelle für die Arbeit mit den Layoutwerkzeugen.

Über das Register Layout gestalten Sie das Dokument im Ganzen, legen Seitenränder, Ausrichtung, Größe, Spalten, Umbrüche, Einzüge etc. fest. Das Inhaltsverzeichnis finden Sie unter dem Register Verweise, aber auch die Optionen für Fuß- und Endnoten, Zitate, Abbildungs- und Literaturverzeichnisse. Überprüfen lässt Sie Rechtschreibung und Grammatik kontrollieren, Kommentare einfügen und löschen, den Änderungsmodus zu- oder abschalten, Dokumentschutz vergeben und Berechtigungen einschränken.

Das Register Ansicht erlaubt Ihnen den Zugriff auf die verschiedenen Darstellungsformen für ein Dokument: Druck- und Weblayout, Gliederungs- und Entwurfsdarstellung. Sie können einzelne Seiten oder auch mehrere anzeigen und ein Fenster sogar teilen und somit aus demselben Dokument zwei unterschiedliche Stellen zeigen.

Es kann passieren, dass Register hinzukommen, wenn Sie bestimmte Funktionen auswählen. Haben Sie beispielsweise ein WordArt-Objekt in das Dokument eingefügt, so erscheint das Register Formformat mit den Werkzeugen, die zur Gestaltung des Objekts einsetzbar sind.

Je nach Funktion werden Register hinzugeschaltet.

Den Hauptteil des Fensters nimmt das Dokumentfenster ein. Hier gestalten Sie den Text für Ihr Dokument. Am linken und oberen Rand des Dokumentbereichs finden Sie Lineale, die Ihnen bei der Textgestaltung helfen können. Am oberen Lineal stellen Sie außerdem noch die Tabulatoren und Ränder ein.

Zu sehen sind die Lineale vollständig übrigens nur in der Drucklayoutansicht. Die Ansicht Entwurf zeigt nur das Lineal am oberen Rand des Dokuments, das linke Lineal fällt weg. Alle anderen Ansichten verzichten auf die Lineale.

Das Dokumentfenster von Word

Sie können noch eine Randleiste hinzuschalten über Ansicht | Randleiste. Es stehen Ihnen dann vier Optionen zur Verfügung: Miniatur, Navigation, Prüfen und Suchen. Egal, wofür Sie sich entscheiden – über Register in der Randleiste können Sie dann schnell zu jeweils anderen Funktionen wechseln. Das erste Register (Miniatur) ist dann hilfreich, wenn das Dokument aus vielen Seiten besteht. Sie können innerhalb des Dokuments schnell die richtige Seite ansteuern, ohne dass Sie die Seitenzahl wissen müssen. Das zweite Register (Gliederung) zeigt Ihnen die inhaltliche Struktur, vorausgesetzt, Sie haben diese durch Überschriftenformate gegliedert. Sie müssen nicht in die Gliederungsansicht umschalten, um diese Struktur zu sehen. Das dritte Register (Überprüfen) zeigt Ihnen in einer Zusammenfassung, welche Formatierungen, Löschungen, Verschiebungen etc. es schon im Dokument gegeben hat. Das letzte Register (Suchen) stellt die komplette Suchen-und-Ersetzen-Funktion zur Verfügung, die weiter über die Möglichkeit von Im Dokument suchen (rechts oben) hinausgeht. Benötigen Sie diese Randleiste nicht, genügt ein Klick auf den Kreis mit dem »x« rechts neben dem letzten Register, um es wieder verschwinden zu lassen.

Die Randleiste hilft, die Übersicht in großen Dokumenten zu erhalten.

Ganz unten sehen Sie die Statuszeile. Ganz links finden Sie Informationen zu den Seiten des Dokuments und dazu, auf welcher Seite Sie sich befinden. Auch die Zeilen- und Spaltenposition des Cursors lässt sich ablesen. Sie können auch die Rechtschreibprüfung ein- und ausschalten. Rechts sind vier Symbole angeordnet, mit denen zwischen den verschiedenen Ansichten umgeschaltet werden kann (Drucklayout, Weblayout, Gliederung, Entwurf). Weiterhin können Sie den Zoom über einen Schieberegler einstellen.

Die Statusleiste im Word-Fenster

Individuelle Einstellungen

Man kann mit Word sofort arbeiten, ohne irgendeine Anpassung vornehmen zu müssen. Aber durch individuelle Einstellungen können Sie Word optimieren und an Ihre persönlichen Verhältnisse anpassen.

Über die Word-Einstellungen lässt sich das Programm den persönlichen Anforderungen anpassen.

Die Einstellungen unter Allgemein betreffen generelle Besonderheiten, wie z. B. die Klänge, die beim Speichern oder Öffnen einer Datei ausgegeben werden. Haben Sie die Drucklayoutansicht eingestellt, so ist die Option Seitenumbruch im Hintergrund in der Drucklayoutansicht aktivieren aktiv und ausgegraut. In dieser Einstellung können Sie das nicht abschalten. Insbesondere bei umfangreichen Dokumenten kann dieser Umbruch im Hintergrund störende Auswirkungen haben. Plötzlich geht gar nichts mehr, bis Word mit diesem »Umbruch«, der sich ja immer auf das gesamte Dokument bezieht, fertig ist.

Allgemeine Einstellungen

Den Start umfangreicher Dokumente mit vielen Abbildungen beschleunigen Sie dadurch, dass Sie Automatische Verknüpfungen beim Öffnen aktualisieren deaktivieren. Über die Schaltfläche Weboptionen … kommen Sie in einen Dialog, der Einstellungen anbietet, die dann wichtig sind, wenn Sie mit Word Webseiten erstellen möchten. Auf dem Register Bilder legen Sie z. B. fest, dass das Grafikformat PNG zugelassen wird.

Weboptionen für das Speichern von Worddokumenten für das Internet

Im Modul Ansicht ist die Aktivierung der Textbegrenzungen (in der Optionsgruppe Anzeigen) zumindest am Anfang eine hilfreiche Sache. In der Layoutansicht sind dann die Ränder deutlicher zu erkennen als nur über das Lineal. In der Optionsgruppe Nicht druckbare Zeichen sollte die Option Alle aktiviert sein. Nur so können Sie Absatzendezeichen, Tabstoppzeichen, Leerzeichen – besonders die überflüssigen – und andere Hilfezeichen sehen. Diese Zeichen werden übrigens in allen Ansichten angezeigt. Arbeiten Sie mit Feldfunktionen, z. B. in Formularen, um Berechnungen durchzuführen, so sollten Sie die Option Feldfunktionen aktivieren, zumindest bei der Erstellung des Formulars.

Die Einstellungen zur »Ansicht«

Ist es Ihnen schon passiert, dass beim Schreiben plötzlich ein ganzer Teil des bereits vorhandenen Textes verschwunden war? Ursache ist die Funktion, einen markierten Text durch eine neue Eingabe zu ersetzen. Über Tastenkombinationen sind solche Markierungen schnell ungewollt vorgenommen. Der nächste Tastendruck macht dann einen Teil dessen zunichte – manchmal sogar alles! – was Sie schon geschrieben haben. Wenn Sie es schnell genug merken, können Sie es mit der Tastenkombination oder über die Funktion Bearbeiten | Rückgängig ungeschehen machen. Befinden Sie sich in einem Dialog, so reicht das Drücken der Esc-Taste, um ihn zu schließen, ohne dass er Auswirkungen hat. Manche verwirrt es aber doch eher, als dass es nützt. Entfernen Sie, wenn Sie dieses Verhalten stört, im Eigenschaften-Modul Bearbeiten unter Bearbeitungsoptionen das Häkchen vor Ausgewählten Text bei der Eingabe ersetzen. Neuer Text wird jetzt immer vor dem markierten Text eingefügt. Das ist immer noch unangenehm, wenn der Cursor sich durch die Markierung verschoben hat, aber es ist kein Text mehr verloren.

Markiertes ist schnell im digitalen Nirgendwo verschwunden – die Deaktivierung dieser Option kann hier Abhilfe schaffen.

Prüfen Sie, ob im Modul Speichern bei AutoWiederherstellen-Info speichern das Häkchen gesetzt ist und ein Zeitintervall in Minuten eingestellt wurde (zehn Minuten sind voreingestellt und in den meisten Fällen ausreichend). Gehören Sie zu denen, bei denen die Ideen nur so sprudeln, und erfassen Sie in kürzester Zeit viel Text, so können Sie diesen Wert auch herabsetzen.

Die Einstellungen zum »Speichern«

Im Modul Drucken aktivieren Sie unter Druckoptionen die Option Verknüpfungen aktualisieren. Dann können Sie sicher sein, dass beim Ausdruck auch alle verknüpften Objekte berücksichtigt werden (z. B. Bilder). Hintergrundfarben und -bilder drucken sollte deaktiviert sein. Das spart schon mal Tinte bei Konzeptausdrucken. Wenn dies im Einzelfall benötigt wird, kann man es schnell auf diesem Weg wieder zuschalten. Das ist weniger unangenehm, als sich zum x-ten Mal darüber zu ärgern, dass wieder unnütz Farbe verbraucht wurde.

Die Einstellungen zum »Drucken«

SicherheitDatenschutzPersönliche Informationen an Microsoft senden, um bei der Verbesserung von Office zu helfen