reading

Obwohl der Inhalt sorgfältig recherchiert wurde, können fehlerhafte Angaben nicht vollständig ausgeschlossen werden. Die Aussagen in diesem Dokument erfolgen ohne Gewähr auf Korrektheit. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Informationen in diesem Buch keine Rechtsberatung darstellen oder diese ersetzen könnten. Sie geben lediglich die persönliche Meinung des Autors wieder. Um rechtssichere Aussagen ableiten zu können sind dazu berechtige Angehörige der Wirtschaftsprüfenden oder steuerberatenden Berufe zu konsultieren.

INHALT

DIE ARBEIT MIT DEM HANDBUCH

Zur Vereinfachung verwenden wir in diesem Dokument die männlichen Wortformen. Wir sprechen also von der Kassenprüfer. Wohlwissend, dass es ebenso viele weibliche Personen gibt, die dieses Amt in den Vereinen bekleiden.

Zur klareren Lesbarkeit verwenden wir im Allgemeinen die Einzahl (der Kassenprüfer) und nicht die Mehrzahl (die Kassenprüfer).

FÜR WEN IST DIESES HANDBUCH KONZIPIERT?

Dieses Handbuch ist konzipiert für den interessierten Laien, der das Ehrenamt des Kassenprüfers zum Wohl des Vereins ausführen möchte.

Er richtet sich auch an alle Personen, denen die operative Verantwortung für die Finanzen in einem Verein (gemäß §21 BGB) übertragen wurde. Dies sind in der Regel die Vorstände, Geschäftsführer, Kassenwarte bzw. Schatzmeister. Ihnen soll dieses Handbuch eine Orientierung geben, nach welchen Kriterien sie eine umfängliche und konstruktive Kassenprüfung zukünftig gestalten könnten.

Dieses Handbuch soll auch dazu beitragen, das Interesse an dem Amt des ehrenamtlichen Kassenprüfers zu erhöhen. Denn in dem Maße, in dem Vereine verstärkt Aufgaben in unserer Gesellschaft übernehmen, steigt auch die Anforderung an eine professionalisierte Vereinsführung. Womit sich in der Regel auch das Prüfungsspektrum des Kassenprüfers erweitert.

In diesem Handbuch werden wir die ehrenamtlich durchgeführte Kassenprüfung in Vereinen mit der Rechtsform eingetragener Verein (e.V.) betrachten.

Sie werden die Rahmenbedingungen der gemeinnützigen Vereine in der Bundesrepublik Deutschland soweit kennen lernen, dass Sie eine Kassenprüfung systematisch planen, Prüfungsregeln aufstellen und die Kassenprüfung konzentriert und ausschließlich zum Wohle des Vereins durchführen können.

Ein im Verein verankertes und gut dokumentiertes Kassenprüfungswesen, mit dem die gesamte Finanzlage des Vereins beleuchtet werden kann, ist ein proaktives Mittel um Filz, Neid, Misstrauen und Missgunst zu begegnen. Wie sie ein solches Kassenprüfungswesen auf die Bedürfnisse ihres Vereins abstimmen, werden Sie in diesem Buch lernen.

Eine geplante und umfängliche Kassenprüfung sollte von der Mitgliederversammlung beauftragt, vom Vorstand unterstützt und vom Kassenprüfer durchgeführt werden. Von welcher der genannten Seiten der erste Anstoß dazu kommt, ist unerheblich. Wichtig ist der (gemeinsame) Wille, dies durchzuführen.

Vereine sind auch häufig als Arbeitgeber aktiv. Ob es hier um „400-EURO-Jobs”, Aufwandsentschädigung oder um Leistungen an Erzieher, Trainer, Sportler, Künstler usw. geht, in jedem Fall ist die Lohnsteuerpflicht zu prüfen. Hier haftet im Zweifel der Vorstand persönlich für falsche Anmeldungen oder nicht abgeführte Lohnsteuer. Ähnliches gilt für die abzuführende Umsatzsteuer, soweit sie anfällt.

Speziell für die Kassenprüfung in Vereinen mit komplexen steuerrelevanten Aktivitäten wird dieses Handbuch nicht alleine als vollständige Anleitung zur Durchführung der Kassenprüfung ausreichen. Je nach Komplexität der Steuerrelevanten Sachverhalte empfehlen wir, im Zweifelsfall einen Angehörigen der Wirtschaftsprüfenden oder steuerberatenden Berufe (zumindest als Berater) hinzuzuziehen.

In einigen Vereinen besteht die Möglichkeit, hauptamtliche¹ Prüfer mit der Kassenprüfung zu beauftragen. Oftmals wird diese Aufgabe dann an Angehörige der Wirtschaftsprüfenden oder steuerberatenden Berufe vergeben. Diese werden in diesem Handbuch sicherlich Aspekte finden, die sie für ihre Arbeit nutzen können. Sie ist jedoch nicht speziell an sie gerichtet. Dieses Handbuch erhebt auch nicht den Anspruch auf Vollständigkeit für alle noch so kniffligen Besonderheiten, die im deutschen Vereinswesen vorkommen können und im Rahmen der Kassenprüfung von Bedeutung sein könnten.

DIE SITUATION IN DEN VEREINEN

In den Vereinen entzünden sich oftmals Streitigkeiten an der Verwendung von Geldern durch den Vorstand oder der Geschäftsführung. Da der Vorstand das Vereinsvermögen nur "treuhändlerisch" verwaltet, muss er dem Verein² regelmäßig Rechenschaft über die wirtschaftliche Lage und seine Arbeit geben (vgl. § 666 BGB).

Nahezu jede ordentliche Mitgliederversammlung sieht als Tagesordnungspunkt den Rechenschaftsbericht vor, mit dem der Vorstand Auskunft über die Vermögenssituation des Vereins, den Mitgliederstand und Besonderheiten der Geschäftsführung des abgelaufenen Wirtschaftsjahres³ gibt.

Es hat sich über ein ganzes Jahrhundert hinweg eingebürgert, die finanzielle Seite eines Vereins im Rahmen einer Kassenprüfung nachzuvollziehen und so die finanziellen Vorgänge innerhalb der Vereinsgeschäfte durch unabhängige⁴ Personen überprüfen zu lassen und den Mitgliedern so zu vermitteln, daß die vom Vorstand vorgetragenen Aussagen „richtig” sind.

Wenn in einem Verein neben dem Vorstand noch ein Geschäftsführer, ein Kassierer oder Schatzmeister existiert, sehen viele Satzungen neben der Entlastung des Vorstands, auch die Entlastung eben dieser Person vor. Die Empfehlung zur Entlastung des Vorstands / Kassierers wird in der Praxis durch den Kassenprüfer ausgesprochen.

Von einigen Vereinsvorständen wird der Kassenprüfer als Störenfried angesehen, wenn er Fragestellungen aufwirft, die die Geschäftsführung des Vorstands betreffen. Findet der Kassenprüfer sogar Fehler, die er dann in der Mitgliederversammlung zum Besten geben könnte, wird dieser gar als Gefahr betrachtet.

In einigen Vereinen kann beobachtet werden, dass Kassenprüfer einer für sie und den betroffenen Vorstand/Kassenwart unangenehmen Situation aus dem Wege gehen, indem sie die Kassenprüfung simpel und schlicht durchführen. Zuweilen wird lediglich die korrekte Addition von Belegen und der Barkassenbestand überprüft. Die inhaltliche Prüfung wird weitestgehend vermieden. Oftmals auch begünstigt durch die Unwissenheit des Kassenprüfers selber. Der Prüfungsbericht sieht dann oftmals entsprechend simpel und schlicht aus: „Es wurde keine Beanstandung gefunden....”

In anderen Vereinen kann beobachtet werden, dass Kassenprüfer ihr Amt und damit auch das Vertrauen der Mitgliederversammlung ausnutzen, um dem Vorstand gezielt Schaden zuzufügen. Die Gründe dafür sind vielfältig. Oftmals ist der Kassenprüfer schlecht vorbereitet und kennt die gesetzlichen Rahmenbedingungen, in denen sich der Verein und sein Vorstand bewegen nur unzureichend. Das Sammeln von Fakten und deren Präsentation vor der Mitgliederversammlung sind eher die Ausnahme. Vielmehr wird eine schlechte Stimmung gegen die Arbeit des Vorstands aufgebaut und in den Verein hineingetragen. Nicht selten enden solche Situationen mit dem Rücktritt des Vorstands.

Eines sollte sowohl von der Seite der geprüften als auch von der Seite der Kassenprüfer beachtet werden:

Es handelt sich um Ehrenämter, die in der Regel in der Freizeit von den jeweiligen Amtsinhabern ausgeführt werden.

Die in diesem Buch dargestellten Vereine haben weder auf der Seite des Vorstands, noch auf der Seite der Kassenprüfer hauptamtlich tätige Personen mit der Ausübung der jeweiligen Aufgabe bestellt. Es sind allesamt ehrenamtlich tätige Bürger.

Abb. 1: Beziehungen und Kommunikation im Verein

² Genauer gesagt, dem nach der Satzung dafür zuständigem Organ. In der Regel sind dies die Mitgliederversammlung, der erweiterte Vorstand, der Wirtschaftsrat und die Kassenprüfer.

³ In einigen Vereinen ist in der Satzung ein längerer Zeitraum, z.B. alle 2 Jahre, vorgesehen

⁴ Im Sinn von amtunabhängig.

DIE HISTORIE DER KASSENPRÜFUNG

Die Grundzüge des Vereinsrechts sind im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) seit dem 1. Januar 1900 mehr oder weniger unverändert vorgegeben. Darin sind nahezu alle Situationen des Vereinslebens von der Vereinsgründung bis zur Liquidation geregelt. Es findet sich jedoch kein konkreter Hinweis auf etwas wie die Kassenprüfung⁵. Weder zu ihrer Funktion noch zu ihren Aufgabengebieten und auch nicht zur Rolle des Kassenprüfers.

Demnach könnte ein Verein vollständig auf den Vorgang der Kassenprüfung verzichten.

Dennoch existiert in fast jeder Vereinssatzung der Hinweis auf eine Kassenprüfung durch bestimmte Personen.

Die satzungsmäßige Berücksichtigung dieser Tätigkeit entspricht immer dem Wunsch der Vereinsmitglieder nach einer Überprüfung des Finanzgebarens des Vereins und seiner Vertreter.