© Zweite Auflage: 2019 by Horst Hanisch, Bonn
© Erste Auflage: 2017 by Horst Hanisch, Bonn
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Die Ratschläge in diesem Buch sind sorgfältig erwogen, dennoch kann eine Garantie nicht übernommen werden. Eine Haftung des Autors und seiner Beauftragten für Personen-, Sach- und Vermögensschäden ist ausgeschlossen.
Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird auf das geschlechtsneutrale Differenzieren, zum Beispiel Mitarbeiter/Mitarbeiterin weitestgehend verzichtet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung für alle Geschlechter.
Idee und Entwurf: Horst Hanisch, Bonn
Lektorat: Alfred Hanisch, Bonn; Annelie Möskes, Bornheim
Buchsatz: Guido Lokietek, Aachen; Horst Hanisch, Bonn
Umschlag: Christian Spatz, engine-productions, Köln; Horst Hanisch, Bonn
Zeichnungen: Horst Hanisch, Bonn
Herstellung und Verlag: BOD – Books on Demand GmbH, Norderstedt
ISBN: 978-3-7448-2924-3
Ein halbes Arbeitsleben lang quälen sich Hunderte, ja Tausende Beschäftigte in einem wöchentlichen Meeting. Die gut gemeinte Idee des zielorientierten und flotten Austauschs wird regelmäßig durch interne Streitigkeiten, Kleinkriege, Intrigen sowie endlose Monologe, Wiederholungen der Vorwoche und nicht greifbare Ergebnisse konterkariert.
So bleibt es nicht aus, dass sich unzählige Beschäftigte in den Meetings langweilen, eventuell eigene Angelegenheiten ‚nebenbei‘ bearbeiten oder gar durch ihr destruktives Verhalten das Fortkommen aller boykottieren.
Gut strukturierte Meetings mit aktiven Teilnehmern, die konstruktive Kritik und machbare Ideen einbringen, erbringen nicht nur Lebens- und Arbeitsqualität, sondern auch deutliche Vorteile für das Unternehmen.
Bereiten Sie Besprechungen gut vor, verschicken Sie rechtzeitig eine Einladung mit den Tagesordnungspunkten und reservieren Sie einen, entsprechend Ihrer Vorstellungen, eingerichteten Besprechungsraum.
Mithilfe des 5-Phasen-Modells können Sie nachvollziehbar für jeden schrittweise und zielgerichtet Ihr gestecktes Ziel erreichen und in überschaubarer Zeit zu einem greifbaren Ergebnis kommen.
Lassen Sie das Meeting beginnen!
Praxisnah, zeitgemäß und kompakt. Das sind drei interne Vorgaben für unsere Rhetorik-Ratgeber. In unserer Reihe der kleinen Rhetorik-Handbücher wird jeweils ein wesentlicher Teil aus dem umfangreichen Bereich der Rhetorik kompakt vorgestellt.
Die Themenbereiche sind beispielsweise den Büchern ‚Das große Buch der Rhetorik 2100‘ oder ‚Trickreiche Rhetorik 2100‘ vom selben Autor entnommen. Die Zahl 2100 steht dabei für das 21. Jahrhundert, was die Aktualität der Themen unterstreicht. Diese entsprechen den heutigen Anforderungen im beruflichen Umgang miteinander.
Im vorliegenden Ratgeber „Rhetorik – Meetings leiten“ wird schwerpunktmäßig auf folgende Themen eingegangen:
Viel Erfolg bei der Vertiefung bestehenden Wissens und erfolgreichen Einsatz im Berufsleben.
Sie sind der Moderator beziehungsweise die Moderatorin, der/die für die vernünftige Planung und Durchführung eines wöchentlich stattfindenden Meetings verantwortlich zeichnet.
Es ist Ihre Aufgabe, die Tagesordnungspunkte für das Meeting vorzubereiten. Und zwar so, dass sie in der vorgegebenen Zeit auch sinnvoll besprochen und vernünftig abgeschlossen werden können.
Zeit vernünftig einteilen
Aus anderen Meetings wissen Sie, dass sich an den ersten 2, 3 Punkten endlos lang aufgehalten wird, weil jeder versucht, seine Meinung zu den Punkten sehr ausführlich darzustellen. Am Ende bleiben für die letzten zwei oder drei Punkte weniger als 5 Minuten Besprechungszeit. Entweder werden die Punkte kurz abgenickt (der fehlende Austausch kann sich später rächen) oder auf die nächste Woche verschoben. Beides ist nicht gut. Gehen Sie anders vor.
Vorbereitung des Inhalts
Sie sorgen dafür, dass alle Teilnehmer rechtzeitig die Tagesordnungspunkte übermittelt bekommen. So können Sie erwarten, dass sich jeder auf die Punkte vorbereitet. Gut mitarbeitende Mitarbeiter werden rechtzeitig den Wunsch nach einem eigenen Tagesordnungspunkt anmelden, den Sie dann passend einarbeiten.
Vorbereitung des Raums
Selbstverständlich ist der Besprechungsraum rechtzeitig gebucht und vorbereitet. Er ist gelüftet, genügend Stühle stehen bereit, gekühlte Tagungsgetränke sind aufgestellt.
Beginn
Nicht nur Sie, sondern auch alle anderen Teilnehmer, erscheinen wenige Minuten vor Beginn des angesetzten Zeitpunktes. Nach einer freundlichen Begrüßung wird direkt zum ersten Tagesordnungspunkt übergegangen.
Intensiv wird nun ein Punkt nach dem anderen abgearbeitet.
Sie achten darauf, dass jeder Anwesende Redebeiträge platzieren kann, Fragen vernünftig beantwortet werden. Und notwendige Vereinbarungen müssen im Einverständnis getroffen werden.
Angenehmes Arbeitsklima
Trotz der straffen Durchführung herrscht ein angenehmes Klima im Raum. Die Atmosphäre ist positiv und selbstverständlich wird zwischendurch gelacht oder auch mal ein Späßchen eingebracht.
Das schadet dem Gesamtablauf nicht – im Gegenteil es lockert das intensive Arbeiten auf und hilft, Abwechslung und Kurzweil in das Meeting zu bringen.
Unter guter Stimmung lässt sich mehr erreichen als unter Disstress.
Nachdem geklärt wurde, dass niemand mehr eine wichtige Angelegenheit besprechen möchte, wird sich bei allen Anwesenden bedankt und jeder kehrt an seinen Arbeitsplatz zurück.
Protokoll
Möglicherweise haben Sie es so geregelt, dass bei jedem Meeting ein anderer ein kurzes und aussagekräftiges Protokoll erstellt, auf das spätestens am nächsten Morgen alle Teilnehmer des Meetings Zugriff nehmen können.
Das Protokoll hilft zur späteren Nachverfolgung und natürlich zur Dokumentation.
Soweit die Theorie. Sieht die Praxis auch so aus?
Schon wieder rennt einer von einem Meeting ins nächste. Was gibt es denn so viel zu bereden? Bleibt überhaupt noch Zeit zur Arbeit?
Ohne Austausch, Absprachen und Zielsetzungen geht es offensichtlich nicht. Zumindest dann nicht, wenn von zeitgemäßer Unternehmens- und Mitarbeiterführung gesprochen wird.
Die Zeiten des einseitigen Diktats (im Sinne der Diktatur) sind sicherlich nicht mehr gegeben.
Alle ins Boot holen
Die Beschäftigten sind ins ‚Boot zu holen‘. Sie wollen und sollen wissen, welche Schritte geplant sind, welche Ziele erreicht werden sollen und was sie selbst einbringen können.
Die Politik zeigt uns täglich und oft eindringlich, wie wichtig es ist, sich bei Meetings auszutauschen, um beispielsweise eine Strategie zu entwerfen.
Es scheint viel schwieriger zu sein, mit Worten in Gesprächsrunden zu überzeugen, als einfach zur Waffe zu greifen und loszuschießen.
Meetings überall
Egal wo, es wird immer wieder zu Meetings kommen: Das Theater-Ensemble trifft sich zur Abstimmung der nächsten Aufführung, die Dekane zur Abstimmung der Neu-Akkreditierung ihrer Studiengänge, das Krankenhauspersonal zur Vorbereitung der ‚Übergabe‘ ihrer Patienten an die Nachtschicht, die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Kindergartens zur Planung des Elternfestes usw. usw.
Im körperlichen Kontakt bleiben