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© 2019 Johannes Schneider
Herstellung und Verlag:
BoD – Books on Demand GmbH, Norderstedt
Erste Ausgabe: März 2019, Ingolstadt
ISBN: 978-3-7494-1298-3
Johannes Schneider, Schwanthalerstr. 6a, 85049 Ingolstadt
Schneider_Johannes@t-online.de
www.johannes-schneider.eu
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Johannes Schneider, geboren 1989, beschäftigt sich seit seiner Jugend mit Fragen und Mechanismen von Wirtschaft, Politik und Börse. Parallel zum Abitur absolvierte er eine Ausbildung zum Werkzeugmechaniker, die er als Deutschlandbester (IHK) abschloss. Dies veranlasste ihn das Studium des Wirtschaftsingenieurwesens aufzunehmen. Das Bachelor- und Masterstudium schloss er jeweils als Fakultätsbester ab. Seit 2014 ist er als Ingenieur (M. Eng.) in der Schnittstelle zwischen Entwicklung und Produktion bei einem OEM tätig. Hier liegt, wie in seinem Studium, ein Schwerpunkt auf der Interdisziplinarität zwischen verschiedenen Anspruchsgruppen sowie Theorie und Praxis.
Neben seiner Tätigkeit als Arbeitnehmer verfolgt er stets Projekte in selbstständiger Arbeit. Im Jahr 2016 erschien sein erstes Buch „Virtuelle Fahrzeugentwicklung – Chancen und Herausforderungen in der Produkt-/Prozessabsicherung“.1 Darin diskutiert Johannes Schneider die notwendige Neugestaltung des Entwicklungsprozesses von Fahrzeugen unter Berücksichtigung der virtuellen Methoden zur Fahrzeugentwicklung. Ebenfalls im Jahr 2016 gründete er zusammen mit zwei Freunden eine Unternehmergesellschaft in der Immobilienbranche. Als CFO verantwortete er für zwei Jahre die Buchführung und Steuerfragen des Start-ups. Dabei führte er alle Tätigkeiten eigenständig ohne Software oder Steuerberater aus. Diese Arbeit bildet im Allgemeinen die Grundlage für dieses Buch. Aufgrund von Änderungen der gesetzlichen Rahmenbedingungen musste die UG im 2. Geschäftsjahr liquidiert werden.
1 Taschenbuch: ISBN 978-3-7418-3048-8; eBook: ISBN 978-3-7418-2793-8
Tabelle 1: Musterunternehmen
Tabelle 2: Größenklassen von Kapitalgesellschaften
Tabelle 3: Kontenklassen SKR03, SKR04 und IKR
Tabelle 4: Sicherstellung der Unveränderbarkeit
Tabelle 5: Variante 1 – Klassische Buchhaltung auf Papier
Tabelle 6: Bewertung Variante 1
Tabelle 7: Variante 2 – Zwitterlösung A
Tabelle 8: Bewertung Variante 2
Tabelle 9: Variante 3 – Zwitterlösung B
Tabelle 10: Variante 4 – Excel und digitales Datenarchiv
Tabelle 11: Bewertung Variante 4
Tabelle 12: Variante 5 – Buchhaltungssoftware mit Datenarchiv
Tabelle 13: Bewertung Variante 5
Tabelle 14: Variante 5 – Externe Buchführung (Steuerberater)
Tabelle 15: Bewertung Variante 6
Tabelle 16: Inhalt Kassenbuch, Zählprotokoll und Kassenbericht
Tabelle 17: Zählprotokoll
Tabelle 18: Gliederung der Bilanz
Tabelle 19: Größenklassen von Kapitalgesellschaften
Tabelle 20: Musterunternehmen
Die New Economy ermöglicht es für jedermann eine Geschäftsidee sehr schnell und ohne großen Kapitaleinsatz umzusetzen. Die Gestaltung einer Webseite inklusiv Webshop ist heute auch ohne detaillierte Informatikkenntnisse möglich. Spätestens nach den ersten Wochen in dem das Geschäftsmodell am Markt getestet wurde, ist eine Überführung in eine offizielle Unternehmensform unumgänglich.
Viele Start-ups in Deutschland entscheiden sich für die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) um die Haftung der Gesellschafter mit ihrem Privatvermögen auszuschließen. Die UG ist die kleine Schwester der in Deutschland weitverbreitenden GmbH. Der im Wesentlichen einzige, aber vor allem für Gründer entscheidende Unterschied zur GmbH ist das zur Gründung notwendige Stammkapital von lediglich 1 Euro (ggü. 25.000 Euro bei der GmbH). Sie wurde 2008 als Pendant zur englischen Limited eingeführt und hat diese weitestgehend aus Deutschland verdrängt.
Halten sich die Gründungskosten für die GmbH dank eines Musterprotokolls noch in Grenzen, sind für viele Gründer die mit der UG verbundenen rechtlichen Pflichten oft eine große Überraschung. Die Unternehmergesellschaft hat bzgl. Buchhaltung, Steuern, Jahresabschluss und dessen Publikation die gleichen gesetzlichen Anforderungen wie eine GmbH.
Mangels eigenen Wissens und Zeit sowie der Angst vor rechtlichen Folgen bei Missachtung der juristischen Anforderungen geben Gründer einer UG häufig die komplette Buchhaltung und Steuer an einen Steuerberater ab. Schnell belaufen sich die jährlichen Kosten dafür auf über 500 Euro. Wird ein Teil der Buchhaltung doch selbst erledigt, wird dafür häufig eine Buchhaltungssoftware für mehr als 100 Euro beschafft.
Die am Anfang einfache und günstige Umsetzung der Geschäftsidee durch das Internet wird so durch hohe laufende Kosten für den Steuerberater eliminiert. Da auch die Liquidation einer UG (Geschäftsaufgabe) mindestens ein Jahr dauert, verpflichtet sich der Gesellschafter mit Gründung der Unternehmergesellschaft automatisch zu finanziellen Verpflichtungen, die seine Ausgaben für das eigentliche Geschäftsmodell weit übersteigen können.
Diese finanzielle Verpflichtung führt heute noch dazu, dass viele Geschäftsideen aus Angst nicht umgesetzt werden.
Die Motivation dieses Buches ist es, diese Angst zu beseitigen. Es wird gezeigt, dass für viele Start-ups die rechtlichen Pflichten sehr leicht eigenständig und somit mit sehr geringem Kostenaufwand zu erfüllen sind. Vor allem im 1. Geschäftsjahr sind die buchhalterischen und steuerlichen Fälle von geringer Komplexität.
Zeigt es sich, dass das Geschäftsmodell sehr gut funktioniert, d.h. ein gewisser Cashflow generiert wird, und somit ggf. die Komplexität der geschäftlichen Tätigkeiten steigt, können die steuerlichen und buchhalterischen Aufgaben dann einem Steuerberater übergeben werden. Entwickelt sich das Start-up weniger erfolgreich bzw. erwirtschaftet nur geringe Erträge, können mit Hilfe dieses Buches die rechtlichen Pflichten weiterhin zu sehr niedrigen Kosten selbst erledigt werden. Die meisten Geschäftsfälle wiederholen sich dabei immer und immer wieder.
Dieses Buch dient somit dazu die Gründung von Start-ups zu fördern indem es das Hindernis der buchhalterischen und steuerlichen Pflichten und deren finanzielle Verpflichtung für die Gründer beseitigt.
Es ist das erste Buch, das die notwendigen Tätigkeiten zur selbständigen Durchführung der Buchführung und der Steuer in der unternehmerischen Praxis ganzheitlich beschreibt.
Gründern einer UG wird damit ermöglicht ihre Pflichten in den meist buchhalterischen und steuertechnisch einfachen Gründungsjahren selbst zu regeln und unnötige Kosten für Steuerberater und Buchhaltungs-/Steuersoftware vermeiden zu können. Dabei werden alle notwendigen Tätigkeiten Schritt für Schritt erklärt. Es sei darauf hingewiesen, dass dieses Buch jedoch keine Einführung in Buchhaltung und Steuern ist. Das Bilden von Buchungsätzen bzw. die Grundsätze der doppelten Buchführung werden vorausgesetzt.
In der klassischen Schulbildung, der Literatur sowie im Internet liegt der Fokus auf der Systematik der Buchführung/Steuer bzw. deren Anforderungen. Es wird beispielweise vermittelt, wie ein Buchungssatz gebildet wird oder eine Bilanz aufgestellt wird.
Eine Beschreibung der organisatorischen und realen Tätigkeiten um die Grundlage für diese Systematik zu schaffen fehlt weitestgehend. Diese Tätigkeiten beginnen bei der Sortierung und Archivierung von Belegen und enden bei der Ausfüllung von Steuerformularen sowie der Veröffentlichung des Jahresabschlusses über die staatliche Internetplattform.
Es gibt zwar Internetseiten und Literatur mit Beschreibungen und Leitfäden, entweder werden die notwendigen Schritte aber nicht detailliert genug beschrieben oder die Schwierigkeit besteht darin, aus all dem Wissen das darin zu den einzelnen Themen vorhanden ist, die für ein Start-up wichtigen Informationen herauszufiltern, zu erkennen und in Bezug auf das was praktisch gemacht werden muss zu deuten.
Das in der Unternehmenspraxis notwendige Wissen über Buchhaltung und Steuern wird also bisher nicht vermittelt. Das vorliegende Buch schließt diese Lücke und zeigt, dass alle Schritte tatsächlich selbstständig und kostengünstig erledigt werden können.
Die Kosten für die Buchführung und Steuer einer Unternehmergesellschaft belaufen sich somit lediglich auf das gesetzliche Minimum von 51 Euro pro Jahr.2
2 Kosten für die Veröffentlichung Jahresabschluss (26,00 Euro; netto) und Übertragung E-Bilanz (25,00 Euro; netto).
Die Zielgruppe dieses Buches sind Gründer oder Inhaber eine Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt). Es werden besonders die in den ersten zwei Geschäftsjahren nach Gründung auftretenden Tätigkeiten im Bereich der Buchhaltung und Steuer behandelt.
Die Erläuterungen beziehen sich auf die Unternehmergesellschaft „Start-up“, die keine angestellten Mitarbeiter hat und ein Gewerbe im Dienstleistungssektor (z.B. Internetshop) betreibt. Weitere Details des Musterunternehmens sind in Tabelle 2 sowie in Kapitel 5, der Schritt-für-Schritt Praxis-Anleitung, beschrieben.
| Unternehmensname | Start-up UG (haftungsbeschränkt) |
| Rechtsform | Unternehmergesellschaft |
| Gründungsdatum | 12.10.2018 |
| Gründungsform | Mit Musterprotokoll |
| Stammkapital | 5000,00 € |
| Gesellschafter / Stammkapital | 1. Johannes Schneider / 3000,00 € 2. John Taylor / 2000,00 € |
| Unternehmenssitz | Ingolstadt |
| Geschäftsadresse | Ingolstädterstr. 1 85049 Ingolstadt |
| Geschäftsführer | Johannes Schneider |
| Geschäftsjahr | Kalenderjahr |
| Betriebsstätten | 1 (Ingolstadt) |
| Mitarbeiter | 0 (Gesellschafter arbeiten ohne Gehalt) |
Tabelle 1: Musterunternehmen
Bei der rechtlichen Einordnung des Musterunternehmens Start-up UG (haftungsbeschränkt) handelt es sich um eine Kleinstkapitalgesellschaft (vgl. Tabelle 2). Die Einordnung einer Kapitalgesellschaft richtet sich danach, ob jeweils zwei der drei genannten Kriterien an zwei Abschlussstichtagen hintereinander unterschritten werden. Bei Neugründung eines Unternehmens kommt es nur darauf an, ob die Größenmerkmale am Ende des ersten Geschäftsjahres nach der Neugründung erfüllt werden.
| Kapitalgesellschaft | ||||
| Merkmale | Kleinst- | Kleine | Mittelgroße | Große |
| Bilanzsumme | < 350 T€ | < 6.000 T€ | < 20.000 T€ | > 20.000 T€ |
| Umsatzerlöse | < 700 T€ | < 12.000 T€ | < 40.000 T€ | > 40.000 T€ |
| Arbeitnehmerzahl Jahresdurchschnitt |
< 10 | < 50 | < 250 | > 250 |
Tabelle 2: Größenklassen von Kapitalgesellschaften
In den Kapiteln 2 bis 4 werden die grundlegenden Regelungen in Bezug auf Pflichtaufgaben, Buchführung und Steuer beschrieben.
Kapitel 5 und 6 beinhalten die konkrete Ausführung dieser Tätigkeiten für das Musterunternehmen. Das Musterunternehmen durchläuft dabei die ersten zwei Geschäftsjahre mit fiktiven Geschäftsfällen, Zahlen und Beispielen. Durch die Schritt-für-Schritt Anleitungen werden alle Details beschrieben.
Die Gründung einer Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) kann mit dem sogenannten Musterprotokoll relativ schnell und einfach durchgeführt werden. Das Musterprotokoll erlaubt maximal drei Gesellschafter und einen Geschäftsführer. Die Beurkundung dieses standardisierten Gesellschaftervertrags muss auch in diesem Fall beim Notar erfolgen.
Inklusive des vom Notar durchgeführten Eintrags ins Handelsregister kann die UG mit Kosten unter 300 Euro gegründet werden. Sollen abweichende Regelungen zum Musterprotokoll aufgenommen werden (Erstellung individueller Gesellschaftsvertrag) können die Kosten schnell in den 4-stelligen Bereich steigen.
Ab dem Zeitpunkt der Eintragung der UG ins Handelsregister beginnt die Geschäftstätigkeit und somit der Inhalt dieses Buches.
Nach dem Eintrag der Firma in das Handelsregister muss der Geschäftsführer die Anmeldung beim zuständigen Gewerbeamt vornehmen. Der Antrag ist meist vorab online beim zuständigen Finanzamt erhältlich. Zum Ausfüllen werden neben der Handelsregisternummer auch der Name, Anschrift und Geburtsdatum des Geschäftsführers sowie Anschrift und Beschreibung der Tätigkeit des Unternehmens benötigt.
Die Anmeldung muss größtenteils persönlich durch den Geschäftsführer im Gewerbeamt erfolgen. Es sind der ausgefüllte Antrag zur Gewerbeanmeldung, der Personalausweis des Geschäftsführers sowie der Handelsregisterauszug notwendig. Die Kosten belaufen sich je nach Gemeinde auf 10 bis 60 Euro.
Die Anmeldung der Firma beim zuständigen Finanzamt wird im Normalfall direkt vom Gewerbeamt nach der dortigen Anmeldung vorgenommen. Das Finanzamt sendet innerhalb weniger Wochen den steuerlichen Erfassungsbogen zu (vgl. Kapitel 4.1.1 und 4.1.5).
Nach § 242 HGB ist eine UG dazu verpflichtet nach der Gründung eine Eröffnungsbilanz an das zuständige Finanzamt zu senden. Obwohl es keine gesetzliche Frist für die Einreichung gibt, hat sich der Zeitraum von maximal 6 Monaten nach Eintragung ins Handelsregister bewährt.
Neben dem Inhalt der Bilanz müssen der Unternehmensname, der Ort und Datum der Gründung, der Name der Geschäftsführung und die Unterschrift der Geschäftsführung vorhanden sein.
Die Eröffnungsbilanz kann einfach per Brief unter Angabe der Unternehmensdaten an das zuständige Finanzamt geschickt werden. Alternativ kann die Eröffnungsbilanz auch mit der „E-Bilanz“ (vgl. Kapitel 4.5 und 5.10) eingereicht werden.
Die Eröffnungsbilanz nach Gründung wird für das Musterunternehmen in Kapitel 5.2 aufgestellt.
Die Mitgliedschaft in der Industrie- und Handelskammer erfolgt automatisch und verpflichtend aufgrund der Eintragung der Firma ins Handelsregister bzw. Anmeldung beim Gewerbeamt. Der jährliche Mitgliedsbeitrag besteht aus einem Grundbetrag (abhängig vom Gewinn) und dem Umlagebeitrag (Gewinn * 0,13 %).
Der niedrigste Grundbeitrag von 85 Euro (bei Verlust oder Gewinn unter 100.000 Euro) wird direkt nach der Gründung vorveranlagt.
Die Buchführung dient zur Erfassung der Geschäftsvorfälle eines Unternehmens. Dabei werden diese im Rahmen der doppelten Buchführung nicht nur in zeitlicher und sachlicher Hinsicht erfasst, sondern auf jeweils zwei Konten, einmal im Soll und einmal im Haben, verbucht. Somit wird die Auswirkung von Geschäftsfällen sowohl auf den Unternehmenserfolg als auch das Unternehmensvermögen erfasst. Dies ermöglicht die doppelte und damit sichere Gewinnermittlung über die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und durch den Vergleich des Betriebsvermögens (Bilanz).
Wie bereits in Kapitel 1