Kanban als Organisationsform von
Unterlagen und Orten im privaten
und gewerblichen Bereich verstehen
und anwenden
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Kennen Sie das ewige Problem mit den „To-do“-Listen oder den vollen Schubladen, in denen Sie nichts finden können? Haben Sie ewige Listen mit zu erledigenden Arbeiten oder sogar „Fresszettel“, die Sie nicht finden können? Ärgert es Sie, dass Ihre Mitmenschen die erledigten Aufgaben in einer beliebigen Spalte unübersichtlich kommentieren und diese nicht als Erinnerung auftauchen? Das sind einige Fragen zu alltäglichen Hindernissen vieler Unternehmen und Privatleute, dabei geht es nicht nur um Erinnerungen, sondern auch um überfüllte Orte. Schubladen in der Küche oder im Wohnzimmer, aber auch Lagerberichte im Unternehmen oder das Chaos mancher Arbeitsplätze sind gute Beispiele, dass nicht immer alles gut sortiert, geschweige denn auffindbar ist. Daher wird in diesem Buch Kanban für die Sortierung von Arbeitsaufgaben sowie auch zur Organisation von Ablagen und Lagerbereichen vorgestellt. Das Prinzip Kanban kann Ihnen bei korrekter Anwendung das Leben vereinfachen und bietet bei Weitem mehr, als „nur“ Ordnung zu schaffen.
Kanban ist nicht als strikte Abfolge gedacht, sondern kann auch mit agilen Prinzipien kombiniert werden. Viele Chaos-Projekte verstecken sich hinter dem Begriff, agil zu sein. Dabei ist Agilität kein Muster für Chaos, sondern drückt Reaktionsfreudigkeit und Änderungswillen durch ständige Iteration mit seinem Gegenüber aus, indem kleine Teillieferungen vollzogen werden. Dadurch lassen sich zwei grundlegende Managementarten ideal miteinander verknüpfen. Lesen Sie dieses Buch als Privatperson und Unternehmer, um Kanban einzuführen, zu betreiben und zu verbessern.
Sie kennen sicherlich das Prinzip Kanban vom Hören-Sagen oder aus Unternehmen, in denen Sie vorher gearbeitet haben oder derzeit arbeiten. Allerdings wissen Sie möglicherweise nicht, was sich hinter Kanban verbirgt und was Kanban im eigentlichen Sinne bedeutet. Dieser Abschnitt verhilft Ihnen dabei, Kanban in den Grundzügen zu verstehen.
Jede Organisation zielt auf wirtschaftlichen Umgang mit Ressourcen. Dabei wird besonders auf Zeit und Geld geachtet und immer dort, wo sich Möglichkeiten anbieten, optimiert. Optimierungen richten sich nicht ausschließlich auf die Automatisierung von Tätigkeiten, wie Sie es z. B. von großen Unternehmen her kennen, etwa durch Entlassung von Personal und Investition in Roboter. Optimierungen können in nahezu jeglichem Bereich einer Organisation durchgeführt werden. Auch wenn sie zu Beginn als eine minimale Position wahrgenommen werden, bringen die gesamthaften Optimierungen im Großen und Ganzen erheblichen Mehrwert und steigern so die Produktivität.
Wenn Sie an Optimierungen denken, denken Sie vermutlich an große Unternehmen, die versuchen, mehr und mehr aus Maschinen, Anlagen und dem Personal herauszuholen und so mehr Umsatz zu machen, ohne Rücksicht auf Verluste. Dem ist weit gefehlt. Optimierungen betreffen Jedermann: vom privaten „Otto-Normalbürger“ bis hin zu großen Aktiengesellschaften, die multinational agieren.
Damit Aufgaben innerhalb von Organisationen erfolgreich erledigt werden können, sind Abläufe und Prozesse notwendig, die das Voranschreiten der Aufgaben aufzeigen sowie Abhängigkeiten und Voraussetzungen visualisieren. Ein möglicher Ablauf stellt Kanban dar.
Kanban ist eine Managementmethode, die aus dem Toyota Production System entstanden ist, als Toyota Ende der 1940er-Jahre die Just-in-Time Produktion einsetzte [1]. Just-in-Time bedeutet, dass sämtliche Arbeitsschritte so aufeinander ausgerichtet sind, dass sie wie Zahnräder ineinandergreifen und es so gut wie keinerlei Überschneidungen in den einzelnen (Teil-)Schritten gibt. Kanban ist ein japanischer Ausdruck und bedeutet Karte oder Schild. [2, S. 68] Kanban basiert demnach auf einer Überblickkarte, die sämtliche Informationen enthält, die zur Produktion bzw. zur Bestellung notwendig sind. Kanban ist somit keine Organisationsfunktion, sondern ein Regelkreisprinzip, das aus vielen in sich selbst geregelten Schritten besteht. [1, S. 69]
Das bedeutet, dass jeder Schritt, der eine Aufgabe teilweise oder komplett fertigstellt, selbst organisiert ist. Jeder Schritt ist in sich geplant und dafür verantwortlich, dass die (Teil-)Aufgabe ohne Einwände abgearbeitet wird. Kanban verhilft somit die Aufgabe gesamthaft durch Optimierungen in Bereichen wie Prozessabwicklung, Schwankungen und Qualität sowie im Aufgabenfluss durchzuführen. [21