„Unternehmen versuchen nach außen
modern und innovativ zu wirken, dennoch
befindet sich der Großteil mit Ihrer
IT-Dokumentation noch immer in den 90er
Jahren“
Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek:
Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbiografie: detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über www.dnb.de abrufbar.
©2020 Pattrick Bluhm
Herstellung und Verlag:
BoD – Books on Demand GmbH, Norderstedt
ISBN: 9783751927338
Seit fast 5 Jahren setze ich in der DACH-Region Projekte für verschiedene Unternehmen, Unternehmensgruppen und Organisationen um. Dabei steht immer die Beratung und Lösungsentwicklung zu konkreten Anwendungsfällen im Fokus. Als gelernter IT-Administrator bin ich jedoch kein klassischer „Consultant“ der von der Technik dahinter keine Ahnung hat. Meine Beratungsleistungen reichen von der Definition und Implementierung von Schnittstellen, der Migration von Systemen und Daten bis zur Konfiguration ganzer Infrastrukturen. Sowohl On-Premise als auch immer mehr in der Cloud.
Wenn ich nicht im Projektgeschäft stecke, bilde ich die kommende Generation Systemelektroniker und Fachinformatikern für Systemintegration aus oder bin als Dozent für die Bereiche Projektmanagement, Qualitätsmanagement und Prozessvisualisierung unterwegs.
Der Entschluss ein Buch zum Thema IT-Dokumentation zu schreiben kam spontan auf und ebenso schnell ist dieses Buch dann letztendlich auch entstanden. Wer sich mit dem Thema IT-Dokumentation auseinandersetzt wird spätestens beim Durchforsten der ersten Suchergebnisse bombardiert mit unverständlichen ITIL Begriffen, die dann häufig auch noch so kompliziert erklärt werden, dass man schnell die Lust am Weiterlesen verliert. Ich bin dafür bekannt, Dinge einfach erklären zu können ohne mit den klassischen „Consulting“ Floskeln, um mich zu werfen. Daher freue ich mich, dass ich Sie mitnehmen darf in die Welt der IT-Dokumentation.
Auf dem Weg zu einer vollständigen IT-Dokumentation, die die unternehmens- und branchenspezifischen Anforderungen erfüllt aber vor allem auch im Tagesgeschäft einen echten Mehrwert für Mitarbeiter und Führungskräfte gleichermaßen darstellt, liegen viele Stolpersteine. Neben zu erfüllenden Auflagen des Gesetzgebers, gibt es auch eine ganze Reihe an Dingen, die man in seinem Projekt bedenken sollte. Ich werde in diesem Buch darauf verzichten, ein bestimmtes Produkt als Allheilmittel zu promoten, denn das ist mir in den vergangenen 5 Jahren nicht begegnet und wird es vermutlich auch nicht in den nächsten fünf. Vielmehr möchte ich Ihnen aufgrund meiner Erfahrung Werkzeuge und Ideen mit auf den Weg geben, um für Ihr Unternehmen die passende Lösung zu ermitteln.
IT-Dokumentation wird in jedem Unternehmen auf die ein oder andere Art umgesetzt. Ob nun Excel-Tabellen oder einfache Textdateien, ein eingerichtetes Wiki-System oder die zweckentfremdete Notiz Funktion des CRM-Systems. Diese Art der Dokumentation ist schonmal besser als gar nichts jedoch ist häufig weder ein Standard noch ein Tool definiert. Jeder dokumentiert das was er für wichtig hält Irgendwie und vor allem irgendwo. Das kann auch funktionieren, zumindest solange der Mitarbeiter Vorort ist. Wenn er allerdings das Unternehmen verlässt, den Standort wechselt oder für längere Zeit z.B. Krankheitsbedingt ausfällt, muss die übernehmende Fachkraft mit diesen Dokumentationsfetzen, wenn er Sie denn überhaupt findet, zurechtkommen. Ein weiteres Problem stellt die Versionierung der Dateien dar. Nicht selten werden die vorhandenen Excel-Tabellen auf einem Netzwerkordner gespeichert, damit jeder im Bedarfsfall darauf zugreifen kann. Im hektischen Alltag werden diese Dateien dann aber doch immer wieder Lokal auf dem Desktop gespeichert. Die Änderungen gehen entweder vollständig verloren oder führen zu internen Störungen da erst wieder ermittelt werden muss wer zuletzt Änderungen durchgeführt und die zugehörige Dokumentation zur Verfügung stellen kann. Im schlimmsten Fall gehen die Änderungen vollständig unter und der nächste Mitarbeiter arbeitet mit einer veralteten Dokumentation, die Ihm keinen Zugriff auf die Systeme ermöglicht oder ihn, auf Basis falscher Informationen, zu Fehlkonfigurationen am System führt.
Einen weiteren Stolperstein stellen unterschiedliche Dateien für dasselbe System dar. Wenn verschiedene Mitarbeiter am selben System arbeiten, erstellen Sie auch eigene Dokumentationen dafür die Ihren ganz eigenen Anforderungen entsprechen. Die Folge: Irgendwann befinden sich dermaßen viele Dateien auf dem Netzlaufwerk, das niemand mehr weiß, welche nun die aktuelle ist. Dann beginnt der Abgleich der Dateien, die Befragung der Kollegen oder die Erstellung der berüchtigten „system_final_final.xls“ die nach 14 Tagen dann doch nicht mehr Final ist.
Es gibt also zwei große Herausforderungen, die wir zukünftig bewältigen müssen.
1.) Es darf für die Dokumentation eines Gerätes nur einen Datensatz geben, der von ALLEN verwendet und aktualisiert wird.
Die meiner Meinung nach sinnvollste Lösung hierfür ist es, ein Zentrales System einzusetzen, das die gesamte Dokumentation enthält und auf das alle Mitarbeiter Grundsätzlich Zugriff haben. Jeder Mitarbeiter benötigt in irgendeiner Form Informationen. Auf welche Geräte und Bereiche dieses Systems durch den einzelnen zugegriffen werden kann, muss im Anschluss über Benutzer- oder Gruppenberechtigungen konfiguriert werden. Schließlich soll der Praktikant nicht die komplette Firewall Konfiguration sehen können, geschweige denn Änderungen daran vornehmen. Wer sich mit dem Thema zentrale IT-Dokumentation auseinandersetzt, wird zwangsläufig auch mit dem Begriff CMDB (Configuration Management Database) konfrontiert. Häufig wird das ganze komplexer dargestellt als es tatsächlich ist. Im nächsten Kapitel werden wir uns ausführlich mit dem Konzept CMDB beschäftigen.
2.) Für die Dokumentation eines Geräts muss festgelegt werden, welche Informationen erfasst werden müssen. Ein Standard, den es zu erfüllen gilt.
Je nachdem was dokumentiert wird, müssen wir einen Standard definieren, der festlegt, welche Informationen bei der Erfassung zwingend erforderlich sind. Die Informationen, die wir bei der Dokumentation eines Routers benötigen, sind andere als die bei einem Server oder Telefon. Letztendlich hilft uns die Definition eines Standards auch, die Qualität unserer Dokumentation zu messen. Im Optimalfall können wir diese sogar regelmäßig und automatisiert als Bericht Abteilungsübergreifend auswerten. Das hilft uns frühzeitig Lücken in der Dokumentation zu erkennen und nachzusteuern.