Svenja Hofert

Praxisbuch
für Freiberufler

Alles, was Sie wissen müssen,
um erfolgreich zu sein

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

4., völlig überarbeitete Neuauflage

Lektorat: Susanne von Ahn, Hasloh

Umschlaggestaltung: Martin Zech, Bremen | www.martinzech.de

Coverfoto: Konstantin Chagin / shutterstock

©2014 GABAL Verlag GmbH, Offenbach

Das E-Book basiert auf dem 2012 erschienenen Buchtitel „Praxisbuch für Freiberufler“ von Svenja Hofert, ©2012 GABAL Verlag GmbH, Offenbach.

Alle Rechte vorbehalten. Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung des Verlages.

ISBN Buchausgabe: 978-3-86936-435-3

ISBN epub: 978-3-86200-949-7

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Inhalt

Vorwort

1 Vorbereitung

1.1 Fahrplan für Freiberufler

1.2 Die häufigsten Fragen von Freiberuflern

2 Freiberufler sein

2.1 Freiberufler als Lebensform

2.2 Status: Freiberufler oder Gewerbetreibender?

2.3 Was Freiberufler verdienen

2.4 An der Grenze zum Angestellten

2.5 Freiberufler in Österreich

2.6 Freiberufler in der Schweiz

3 Idee und Positionierung

3.1 Geschäftsidee und Positionierung finden

3.2 Positionierung praktisch

3.3 Stärkenkonzentration versus Bauchladen

4 Honorare

4.1 Kalkulatorischer Stundensatz

4.2 Preisfindung anhand von Zielgruppe und Wettbewerb

4.3 Honorar und Umsatzsteuer

4.4 Honorar-Übersicht

5 Gründungszuschuss, Kredite & Co.

5.1 Der Gründungszuschuss

5.2 Einstiegsgeld

5.3 Business-Plan

5.4 Kredite für Freiberufler

5.5 Wettbewerbe und Förderprogramme

5.6 Fallbeispiele zum Gründungszuschuss

6 Kooperationen für Freiberufler

6.1 »Marke Ich« oder »Marke Wir«?

6.2 Chancen der Kooperation

6.3 Formen der Kooperation

6.4 Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts – GbR

6.5 Die Partnergesellschaft

6.6 UG oder GmbH als Alternative?

6.7 Networking-Kooperation

6.8 Die persönliche Seite

7 Marketing

7.1 Sinnvolle Marketingmaßnahmen

7.2 Selbstmarketing

7.3 Networking

7.4 Pressearbeit

7.5 Internet

7.6 Neukunden gewinnen

7.7 Bekanntheit erhöhen

7.8 Vorträge, Fachartikel, Buch/E-Book

7.9 Marketing im Social Web

7.10 Kunden binden

7.11 Marketing-Controlling

7.12 Extra: Marketing für Heilberufe

7.13 Spezial: Marketing für Anwälte & Co.

8 Steuern

8.1 Die wichtigsten Antworten zu Steuerfragen

8.2 Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

8.3 Gewinn ermitteln

8.4 Steuerhöhe

8.5 Steuertippkiste für Freiberufler

8.6 Betriebsprüfung

8.7 Spezielle Steuerfragen für Freiberufler

9 Recht

9.1 Angebot und Auftrag

9.2 Dienst- und Werkvertrag

9.3 Andere Verträge

10 Versicherungen

10.1 Haftpflichtversicherung

10.2 Krankenversicherung

10.3 Sozialversicherung

10.4 Arbeitslosenversicherung

10.5 Gesetzliche Rentenversicherung (GRV)

10.6 Private Altersvorsorge

10.7 Künstlersozialkasse

10.8 Berufsständische Versicherungen

10.9 Berufsunfähigkeitsversicherung

11 Wachstum

11.1 Strategisch wachsen

11.2 Wachstumsstrategie Delegieren

11.3 Wachstumsstrategie Selbstmanagement

11.4 Wachstumsstrategie Investieren

11.5 Wachstum mit Mitarbeitern

11.6 Beschäftigungsmöglichkeiten

12 Wenn das Geld nicht reicht

12.1 Risiko Freiberuflichkeit?

12.2 Aufstockendes Geld für Selbstständige

12.3 An- und Abmelden bei der Arbeitsagentur

12.4 Optimierungscheck

Anhang

Freiberufleranalyse – könnten Sie erfolgreicher sein?

10 Top-Adressen

Glossar

Literatur

Die Autorin

Vorwort

Liebe Leserin und lieber Leser,

mich freut es sehr, dass Sie dieses Buch in der Hand halten. Seit vielen Jahren ist es ein Bestseller für Freiberufler – und liegt nun in einer komplett überarbeiteten Version vor, da es auch einen Verlagswechsel hinter sich hat.

2006 kam das »Praxisbuch für Freiberufler« erstmals auf den Markt. Ich habe es damals geschrieben, weil ich immer wieder merkte, dass Institutionen nicht Sie meinen, wenn sie von Gründung und unternehmerischem Erfolg sprechen. Sie sind zwar immerhin eine Million – aber für Politik und Wirtschaft offenbar kaum existent. Vielleicht, weil Sie selten Mitarbeiter haben und keine Millionen verdienen. Vielleicht, weil Sie manchmal so angestelltennah arbeiten, dass andere Sie nicht als Unternehmer ernst nehmen. Für Sie gibt es keine passenden Seminare, keine vereinfachten Business-Pläne, nur wenig gute und allgemeingültige Tipps …

Das möchte ich mit diesem Buch ändern. Mir geht es dabei um den praktischen Rat, um ein Coaching für Freiberufler. Sicher spielt dabei auch die so wichtige Abgrenzung Freiberufler – Gewerbetreibender eine Rolle. Aber dies ist nur ein Kapitel von vielen – und nicht wirklich zentral wichtig. Denn auch die Tätigkeit eines Gewerbetreibenden kann freiberuflich geprägt sein. Deshalb gelten die Freiberufler-Tipps auch für kleine Gewerbetreibende und erst recht für all diejenigen, die »als Grenzfall« gar nicht richtig wissen, was sie nun sind.

Ich habe selbst als Freiberuflerin begonnen, bin gewachsen, aber noch immer sind Teile meiner Tätigkeit freiberuflich. Ich habe Höhen und Tiefen erlebt und weiß aus eigener Erfahrung, wo die typischen Fallstricke lauern. Etwa, dass nach circa drei Jahren der organisatorische Anteil der Arbeit so hoch wird, dass es keinen Spaß mehr macht, und gleichzeitig die Gewinne sinken … wenn Sie nicht gegensteuern.

Mein Anliegen ist es nicht, ein reines Gründerbuch anzubieten, sondern eines, das Sie dauerhaft coacht und das immer wieder aus dem Bücherregal geholt werden kann, wenn Sie sich fragen: »Wie war das noch mal?« Ich möchte zudem Denkanstöße geben, wobei mir vier Bereiche ganz besonders am Herzen liegen:

Sinnvolle (!) Honorargestaltung,

Selbstmarketing und Marketing,

die für einen optimalen Gewinn so wichtige Kooperation mit anderen

und das gesunde, spannende, Spaß machende Wachstum.

Ihre

Svenja Hofert

1 Vorbereitung

Wappnen Sie sich mit dem wichtigsten Know-how, bevor Sie freiberuflich tätig werden. Dieses Kapitel hilft Ihnen, anhand eines Fahrplans für Freiberufler einen Überblick über die notwendigen Schritte und Handlungen zu gewinnen, und beantwortet in Kürze die dringendsten Fragen von »Neu-Freiberuflern«.

1.1 Fahrplan für Freiberufler

Vor Aufnahme der Tätigkeit

Mittendrin

Einmal jährlich

1.2 Die häufigsten Fragen von Freiberuflern

Oft sind es ganz einfache Dinge, die Freiberufler zuerst interessieren. Deshalb habe ich eine Liste mit den Fragen erstellt, die mir am häufigsten begegnen. Zum Schnell-mal-Informieren.

Definition

Bin ich Freiberufler?

Dazu sollten Sie das entsprechende Kapitel lesen. Sie sind höchstwahrscheinlich Freiberufler, wenn Sie eine höhere (Aus-)Bildung, also ein Studium abgeschlossen haben und »Kopfarbeit« leisten. Weiterhin spricht viel dafür, wenn Sie im medizinischen Sektor tätig sind.

Bin ich als Freiberufler auch Unternehmer?

Unbedingt. Sie müssen denken und handeln wie ein Unternehmer – Ihre Effizienz und Ihr Gewinn sind wichtig. Einen Unterschied aber gibt es: Während ein Unternehmer mehr am als im Unternehmen arbeitet, dürfen Sie selbst noch inhaltlich tätig sein. Ihre gewerbetreibenden Kollegen dagegen sind irgendwann oft nur noch Manager.

Was ist ein freier Mitarbeiter?

Das ist ein Freiberufler – oder auch ein Gewerbetreibender –, der für Unternehmen oder Agenturen arbeitet und dabei nicht direkt vom Kunden beauftragt wird. Er steht meist zwischen den Stühlen, ist weder echter Unternehmer noch Angestellter. Steuerlich indes wird er wie ein Selbstständiger behandelt. Und deshalb sollte er auch so denken.

Darf ich selbst Mitarbeiter haben?

Natürlich, wenn Sie nicht in der Künstlersozialkasse (KSK) sind, so viele Sie wollen. Und wenn Sie KSK-Mitglied sind: Einen Vollzeitbeschäftigten und Minijobber dürfen Sie einstellen. Als Freiberufler sollten Sie aber immer auch selbst tätig sein. Andernfalls bekommt Ihr Geschäft einen gewerblichen Charakter. Aus einem (freiberuflichen) Designer wird dann vielleicht eine (gewerbliche) Werbeagentur.

Kann ich nebenberuflich als Freiberufler tätig werden?

Wenn Ihr Arbeitgeber das erlaubt (und das muss er, wenn Sie ihm keine Konkurrenz machen und morgens fit genug zum Dienst antreten): Ja. Sie müssen sich aber selbstverständlich erst einmal beim Finanzamt anmelden. Und dass Sie für Ihre Einnahmen Steuern zahlen müssen, versteht sich sicher von selbst, nicht wahr? Es ist ein Gerücht, dass das erst nach Erschöpfen des Freibetrags nötig sei. Wer Ihnen das erzählt, hat entweder keine Ahnung oder will Sie necken.

Bin ich als Freiberufler Kleinunternehmer?

Nicht direkt. Sie können als Freiberufler allerdings die Kleinunternehmerregelung beanspruchen. Diese befreit Sie davon, die Umsatzsteuer erheben zu müssen. Ob Sie diese Befreiung, die freiwillig ist, sofern Sie mehr als 3000 Euro im Jahr verdienen, wirklich in Anspruch nehmen wollen, das sollten Sie gut überlegen. Lesen Sie dazu unbedingt Details im Kapitel Steuern.

Wann bin ich scheinselbstständig?

Die Grenzen sind nicht leicht zu ziehen. Allgemein gesprochen: Wenn Sie genau wie ein Angestellter arbeiten und z. B. weisungsbefugt sind. Höchstwahrscheinlich, wenn Sie auf Telefonlisten erscheinen, einen festen Arbeitsplatz haben und Visitenkarten wie ein Mitarbeiter bekommen. Scheinselbstständige sind zum Schein selbstständig. Das bedeutet: Eigentlich sind Sie angestellt; Ihr Auftraggeber ist in Wahrheit ein Arbeitgeber und muss Sozialversicherungsbeiträge für Sie zahlen. Wenn er das anerkennt – meist tut er das nicht.

Wann bin ich »arbeitnehmerähnlich«?

Wenn Sie wie ein Arbeitnehmer arbeiten, also z. B. beim Auftraggeber vor Ort, aber keine Weisungen entgegennehmen müssen. Sie sind dann automatisch rentenversicherungspflichtig und müssen in die gesetzliche Rentenversicherung einzahlen. In den Medien arbeiten besonders viele arbeitnehmerähnliche Menschen, z. B. als Journalist.

Darf ich mich mit anderen zusammentun?

Ja, in Form einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) oder einer Partnergesellschaft. Beide Gesellschaftsformen erhalten Ihren freiberuflichen Status. Eine GmbH oder Unternehmergesellschaft (UG) tut das nicht.

Darf ich in Elternzeit gehen, wenn ich Freiberufler bin?

Natürlich. Wenn Sie allerdings Elterngeld beziehen möchten, dürfen Sie während dieser Phase nicht länger als 15 Stunden pro Woche selbstständig arbeiten. Außerdem müssen Sie alle Einnahmen mit dem Elterngeld verrechnen.

Formalien

Wann darf ich einen Auftrag annehmen?

Das dürfen Sie schon, bevor Sie richtig tätig werden, Sie müssen Ihre Einnahmen aber versteuern. Die Anmeldung beim Finanzamt kann etwas zeitverzögert erfolgen. Eine genaue Richtlinie gibt es nicht.

Kann ich Einnahmen aus einer angestellten Tätigkeit und der freien Arbeit haben?

Ja, das ist kein Problem. Beides muss aber versteuert werden. Das eine sind Einnahmen aus abhängiger Beschäftigung und das andere Einnahmen aus selbstständiger Tätigkeit. Diese können miteinander verrechnet werden. Haben Sie Verluste aus selbstständiger Tätigkeit, zahlen Sie so weniger Steuern.

Wo muss ich mich anmelden?

Beim Finanzamt. Dort gibt es ein »Formular zur Anmeldung einer freiberuflichen Tätigkeit oder eines Gewerbebetriebs«. Hier tragen Sie Ihren geschätzten Umsatz und Ihren Gewinn ein und entscheiden sich für oder gegen die Kleinunternehmerregelung. In diesem Buch finden Sie im Steuerkapitel eine Anleitung zum Ausfüllen.

Was hat es mit der Umsatzsteuervoranmeldung auf sich?

Als vorsteuerabzugsberechtigter Freiberufler dürfen Sie eingenommene Umsatzsteuer mit ausgegebener Umsatzsteuer verrechnen. Am Anfang Ihrer Tätigkeit will das Finanzamt dazu monatlich jeweils zum 10. des auf die Einnahmen folgenden Monats eine Umsatzsteuervoranmeldung sehen. Diese müssen Sie über www.elster.de eingeben, es sei denn, ein Steuerberater nimmt Ihnen das ab.

Welche Steuern zahle ich?

Einkommensteuer und Umsatzsteuer. Als echter Freiberufler, also ohne Gewerbe, zahlen Sie keine Gewerbesteuer.

Muss ich Steuern ans Finanzamt vorauszahlen?

Am Anfang meist nicht. Nach der ersten richtigen Jahreseinkommensteuererklärung werden Sie geschätzt. Von da an geht es los mit meist quartalsweisen, eventuell auch halbjährlichen Vorauszahlungen.

Brauche ich einen Gewerbeschein?

Auch wenn manche Steuerberater das raten: Nein, Sie brauchen als Freiberufler keinen Gewerbeschein, auch nicht »vorsorglich«.

Ich habe versehentlich die Kleinunternehmerregelung beansprucht. Kann ich das rückgängig machen?

Ja. Sie sind nur umgekehrt gebunden: Wenn Sie zur Vorsteuer optieren, tun Sie dies mindestens fünf Jahre lang.

Muss die Steuernummer auf die Rechnung?

Ja. Alternativ dazu können Sie auch die Umsatzsteuer-Identnummer nennen, die Sie beim Bundesamt für Finanzen erhalten oder direkt mit Ihrem Antrag auf »Anmeldung einer freiberuflichen Tätigkeit« beantragen können.

Was kostet ein Steuerberater?

Für die monatliche Buchhaltung ab circa 30 Euro / Monat, die Einkommensteuererklärung kostet extra, je nach Umsatz circa 300 bis 1000 Euro. Faustregel: Je weniger Rechnungen gebucht werden, je geringer der Umsatz und der Gewinn, desto günstiger ist auch die monatliche Buchhaltung.

Muss ich mich mit meinem Ehepartner zusammen veranlagen lassen?

Nein, Ihr Steuerberater sollte ausrechnen, ob sich das für Sie lohnt. Sie können sich als Ehepaar getrennt veranlagen lassen. Bei unterschiedlichen Einkommen ist die Zusammenveranlagung durch den sogenannten »Splittingtarif« im Moment aber noch günstiger.

Aufbau

Wie lange dauert die Aufbauzeit?

Gerade Freiberufler brauchen in der Regel länger für den Aufbau. Rechnen Sie mit bis zu drei Jahren, bevor Sie sich wirklich etabliert haben. Freie Mitarbeiter, etwa im IT-Bereich, können allerdings schon von Anfang an voll ausgelastet sein, weil sie häufig projektorientiert arbeiten. Sie müssen sich allerdings immer wieder neu um Anschlussjobs bemühen.

Was sind Erfolgsrezepte?

Als »echter« Freiberufler brauchen Sie eine gewisse Extrovertiertheit, also das Vermögen, auf Menschen und Kunden zuzugehen und diese anzusprechen. Das kann man aber auch lernen. Wenn man Buchhaltungswissen mitbringt, ist das meiner Erfahrung nach schön, aber viel wichtiger ist es, das Thema Kundengewinnung aktiv anpacken zu können und zu wollen.

Kann es jeder schaffen?

Meiner Erfahrung nach bestimmt bei Freiberuflern vor allem der Wille zum Durchhalten den Erfolg. Wer hartnäckig ist, der schafft es früher oder später. Das haben jüngst auch Studien bestätigt: Menschen mit »Durchsetzungsbereitschaft« sind erfolgreicher. Ist ja auch logisch.

Geld

Was muss ich für Werbung ausgeben?

Rechnen Sie mit 1000 bis 5000 Euro für Ihre Grundausstattung aus Logo, Geschäftspapier und Internet.

Was muss ich für die Steuer zurücklegen?

Die Faustregel lautet: Ein Drittel Ihres Gewinns. Bei 25 000 Euro Gewinn sind es aber weit weniger (etwa 2700 Euro / Jahr), wenn Sie mehr als 100 000 Euro verdienen, werden es schnell mehr …

Wie viel muss ich verdienen, um von meiner selbstständigen Tätigkeit leben zu können?

Wenn Sie nur für sich sorgen, reichen 20 000 bis 30 000 Euro Gewinn aus. Um eine Familie allein davon zu ernähren, sollte es schon ein bisschen mehr sein.

Wie viel kann man als Solounternehmer überhaupt verdienen?

Als Einzelkämpfer sind 40 000 bis 50 000 Euro Gewinn schon sehr gut. Nur sehr wenige schaffen es ohne Mitarbeiter auf mehr als 100 000 Euro. Dies ist beispielsweise im IT-Bereich oder bei spezialisierten Anwälten häufiger möglich als in der Kultur oder Kreation.

Soll ich in die KSK eintreten?

Die KSK ist eine Filiale der Deutschen Rentenversicherung Bund. Sie können eigentlich gar nicht wählen, ob Sie eintreten, denn diese bietet Ihnen eine Pflichtversicherung. Sie können allerdings selbst entscheiden, ob Sie einen Antrag stellen oder eben nicht. Rechnen Sie sich das bitte sehr gut durch und schlagen Sie in dem entsprechenden Kapitel nach. Faustregel: Bis etwa 30 000 Euro ist die KSK wunderbar. Darüber hinaus können hohe Zahlungen alle ärgern, die nicht gern in die gesetzliche Rentenversicherung zahlen. Da Sie nicht ohne Weiteres wieder rauskommen (wie gesagt, KSK-Mitglieder sind pflichtversichert), heißt es: Vor einem solchen Schritt gut informieren.

2 Freiberufler sein

Freiberufler arbeiten zu Hause oder in modernen Co-Working-Offices, haben keinen Chef und können sich die Zeit flexibel einteilen, jedenfalls manchmal. Freiberufler zu sein, ist schick und irgendwie »cooler« als gewerbetreibend. Es hat aber auch sonst einige Vorteile. Wer mit welcher Tätigkeit Freiberufler ist und wer eher als Gewerbetreibender eingestuft wird, wo der Unterschied zwischen einem Freiberufler und einem Freelancer liegt, was Freiberufler verdienen und wie Sie Ihre Freiberuflichkeit gestalten können, erfahren Sie in diesem Kapitel.

2.1 Freiberufler als Lebensform

Frei sein ist zuallererst auch ein Lebensgefühl. Freiberufler zu sein hat ein bisschen damit zu tun. Ein Freiberufler arbeitet unabhängig, entscheidet selbst, macht sich nicht zum Sklaven seiner Mitarbeiter. Er entscheidet heute, selbstständig zu arbeiten, und ist es morgen – ohne großartige Investitionen und ohne eine Firma zu gründen. Das Wort »Freiberufler« löst schöne Assoziationen aus. Freiberufler zu sein ist auch schick, angesagt. Es hört sich für fremde Ohren besser an, hat ein cooleres Image als der unternehmerische Bruder, das Gewerbe, dieses Sammelbecken von Kaufleuten, Handwerkern und anderen Nicht-Freiberuflern. Ein Freiberufler wird sich auch selten als »Entrepreneur« verstehen, also als jemand, der Unternehmen aufbaut.

Nicht verkammerte Freiberufler werden in Österreich als »neue Selbstständige« bezeichnet. Das ist ein interessanter Begriff, der auch für Deutschland passend wäre. Klar ist, dass der Bereich der Freien aus Kultur- und Medienberufen rasant wächst, im Durchschnitt um rund 4,6 Prozent pro Jahr seit der Jahrtausendwende. Solche Freiberufler sind, auch wenn sie aus Steuersicht mitunter gar keine Freiberufler sind, eine neue Erscheinung. Und eine sehr moderne zudem.

Es gilt als trendy, frei zu arbeiten und sich das Geld aus verschiedenen Quellen zu erschließen, seine Zeit selbst einzuteilen und unabhängig zu sein. Nicht zuletzt ermöglicht diese »Lebensform« auch eine ganz neue Art der Work-Life-Balance. So sind mir in meiner Beratungspraxis eine Menge Fotodesigner, Texter und andere Kreative begegnet, die es toll fanden, nur so viel arbeiten zu müssen, wie sie zum Leben brauchen. Diesen Freiberuflern reichen 30 000 bis 40 000 Euro Gewinn zum Leben oft aus. Die gewonnene Lebensqualität ist ihnen viel wichtiger als der schnöde Mammon. Zeit für Reisen zu haben. Nach Hause gehen zu können, wann immer sie Lust haben. Im Vergleich zum tristen Angestelltendasein ist dies für viele wie ein Befreiungsschlag.

So können freiberufliche Eltern ihre Arbeit ideal mit der Kindererziehung verknüpfen. Da arbeitet der Papa, der Fotograf ist, am Vormittag und passt nachmittags aufs Kleine auf. Und die Mama, die Journalistin, hütet das Kiddie morgens, um dann nachmittags ihrem Job nachzugehen.

Steuerlich ist das Freiberuflertum meist von Vorteil. Wenn Sie denn ein echter Freiberufler sind, einer nach Einkommensteuerrecht, Paragraf 18 Absatz 1. Echte Freiberufler sind z. B. Musiker, Ärzte, Trainer, Journalisten. Sind Sie es nicht, etwa als Astrologe, so bleibt zwar das Gefühl, der Schick des Solounternehmers und Einzelüberlebenskämpfers – steuerlich gelten Sie aber als Gewerbebetrieb. Das hört sich laut und unromantisch an, macht sich aber letztendlich nur in einem Mehr an Steuern (Gewerbesteuer), der Zwangsmitgliedschaft in der Industrie-und Handelskammer und etwas komplexeren Buchführungsvorschriften bemerkbar.

Immer mehr Freiberufler – Quelle: IFM-Bonn

Oft ist die Trennlinie unklar, entscheiden nur Gutachten oder einzelfallbezogene Deutungen über den Freiberuflerstatus.

2.2 Status: Freiberufler oder Gewerbetreibender?

Zunächst einmal ist »Freiberufler« ein steuer- und berufsrechtlicher Begriff. Freiberufler sind die Angehörigen der freien Berufe, die in einem Katalog explizit genannt sind.

Allerdings gibt es auch diesen Berufen ähnliche Berufe (Ähnlichkeitsberufe) sowie Tätigkeitsberufe. In der folgenden Auflistung können Sie sich einen Überblick verschaffen:

Freiberuflergruppen

Die Übersicht gibt nur einen Ausschnitt wieder und ist nicht vollständig. Hinzu kommt, dass sich die Rechtsprechung laufend ändert. Wer für die Anerkennung seines Status als Freiberufler mit einem guten Rechtsanwalt kämpft, hat oft gute Aussichten, wenn die Argumentation stimmt. In letzter Zeit wird oft eher zugunsten einer freiberuflichen Tätigkeit entschieden, etwa im IT-Bereich, wo es besonders viele Grenzfälle gibt.

Die folgenden Kriterien hat das Bundesverfassungsgericht festgelegt, sie sind für die Einstufung maßgeblich:

der persönliche Einsatz bei der Berufsausübung

der Charakter des jeweiligen Berufs

die Stellung und Bedeutung des Berufs im Sozialgefüge

die Qualität und Länge der erforderlichen Berufsausbildung

Die steuerliche Behandlung der Freiberufler ist in § 18 des Einkommensteuergesetzes (EStG) festgelegt, während für Gewerbetreibende der § 15 gilt. In § 18 sind einige Berufe genannt, etwa der beratende Volks- und Betriebswirt oder der Übersetzer. Ein Zusatz, der die Mitarbeiter betrifft, ist interessant: »Ein Angehöriger eines freien Berufs im Sinne der Sätze 1 und 2 ist auch dann freiberuflich tätig, wenn er sich der Mithilfe fachlich vorgebildeter Arbeitskräfte bedient; Voraussetzung ist, dass er aufgrund eigener Fachkenntnisse leitend und eigenverantwortlich tätig wird.« Dies bedeutet, dass Sie als Freiberufler entgegen manch landläufiger Meinung sehr wohl Mitarbeiter in unbegrenzter Zahl haben dürfen, aber inhaltlich immer auch selbst tätig bleiben müssen. Die Möglichkeit des Zusammenschlusses mit anderen freiberuflichen Partnern in einer Partnergesellschaft oder GbR ist dabei immer gegeben.

Anhand des folgenden Katalogs können Sie selbst herausfinden, ob Sie eher Freiberufler (F) oder Gewerbetreibender (G) sind:

Freiberufler oder Gewerbetreibender?

In der folgenden Tabelle sind noch einmal die Berufe mit ihrem jeweiligen Status aufgeführt:

Vom echten Freiberufler zum Freelancer

Der steuerbevorzugte Status des Freiberuflers existiert so nur in Deutschland und Österreich. In anderen Ländern umschreibt der Begriff des Freelancers den Selbstständigen-Typ, den wir uns als Freiberufler vorstellen: einen in der Regel allein oder nur in einem kleinen Team tätigen Solounternehmer. Dabei ist der Freelancer oft noch enger gefasst und ist vorwiegend in modernen Branchen wie der IT und den Medien zu Hause. Niemand würde etwa einen Arzt oder Steuerberater als Freelancer bezeichnen. Freelancer assoziiert auch das »Akademische« der Tätigkeit weit weniger stark. Richtig kompatibel sind beide Begriffe damit nicht.

Oft wird auch der Kleinunternehmer mit dem Freiberufler gleichgesetzt, zu Unrecht. Ein Kleinunternehmer kann Freiberufler oder Gewerbetreibender sein. Seine Umsätze liegen unter 17 500 Euro im Jahr, wodurch er sich von der Umsatzsteuer befreien lassen kann. Diese sogenannte »Kleinunternehmerregelung« hat mit dem Steuerstatus der Freiberuflichkeit nichts zu tun. Sie anzunehmen ist für alle, die eine Vollzeit-Selbstständigkeit anstreben, oft nicht empfehlenswert. Details dazu im Kapitel »Steuern«.

Auch die Honorarkraft kann sowohl freiberuflich als auch gewerblich tätig sein. Der Begriff »Honorarkraft« beschreibt lediglich, dass Sie eine Tätigkeit ausführen, für die Sie ein Honorar bekommen. Meist haben Sie dazu einen Rahmenvertrag abgeschlossen, in dem z. B. die Einsatzzeiten und die Honorarhöhe geregelt sind. Oft steht in einem solchen Vertrag auch, dass Sie verpflichtet sind, Ihr Honorar selbst zu versteuern und sich beim gesetzlichen Rentenversicherungsträger zu melden.

Was ist was?

Zwischen den Stühlen

Sehr viele Freiberufler sitzen zwischen den Stühlen, an der Grenze zwischen Gewerbe und Freiberuflichkeit. Dies betrifft etwa die weit mehr als 100 000 Unternehmensberater und die teilweise zu diesem Bereich gezählten Freelancer im IT-Bereich (Consultants, Projektleiter). Auch PR- und Marketingberater sind nicht eindeutig einem Bereich zuzuordnen. Aus steuerrechtlichen Gründen ist aber die Freiberuflichkeit für die meisten in diesen Bereichen tätigen Selbstständigen sinnvoll und erstrebenswert. Insofern empfiehlt es sich in jedem Fall, mit einem Steuerberater über Gestaltungsmöglichkeiten nachzudenken. Sie können vom Finanzamt auch eine verbindliche Einstufung fordern. Ein falsches »Wort« könnte dabei allerdings zu einer unerwünschten Einordnung in den gewerblichen Bereich führen. So würde die Kulturberatung höchstwahrscheinlich als Gewerbe eingestuft werden. Der »freie Kunsthistoriker«, der sich in keinem Katalog findet, wird von den Finanzämtern meiner Erfahrung nach jedoch oft sofort als akademisch erkannt und entsprechend als Freiberuf akzeptiert. Und das, obwohl Kulturberater und freier Kunsthistoriker dasselbe tun, z. B. Museen dahingehend beraten, wie sie ihre Ressourcen besser nutzen und in der Öffentlichkeit besser wahrgenommen werden.

Womit der Kunsthistoriker in die Nähe des Unternehmensberaters rückt, der wiederum auch nicht eindeutig freiberuflich oder gewerblich tätig ist. Im Internet finden sich häufig sehr selbstsichere Aussagen, der Unternehmensberater sei immer gewerblich. Auch Beratungsstellen geben diese Auskunft oft. Dies ist nichtsdestotrotz falsch und wird durch gegenseitiges Abschreiben auch nicht richtiger. Unternehmensberater haben als beratende Volks- und Betriebswirte kein Problem, als Freiberufler anerkannt zu werden. Schwierig wird es, wenn der Kunsthistoriker Unternehmensberatung anbietet. Unmöglich aber nicht: Im Zweifel muss er nach neuester Rechtsprechung die Kenntnisse eines Betriebswirts nachweisen – und zwar nur in einem betriebswirtschaftlichen Bereich, etwa dem Marketing oder dem Personalbereich. Dies gelingt am besten durch den Nachweis praktischer Berufserfahrung, je länger, desto besser. Dr. Benno Grunewald (www.dr-grunewald.de), der wohl renommierteste Experte auf dem weiten Feld der Grenzfälle, spricht von acht bis zehn Jahren. Längst ist es schließlich nicht mehr so, dass nur noch Betriebs- und Volkswirte in wirtschaftsnahen Bereichen eingesetzt werden. Dass man mit den einschlägig Diplomierten auf einer Ebene steht, gilt es dem Finanzamt zu beweisen, sollte es daran zweifeln.

Diese Argumentation stützt ein Urteil des Finanzgerichts Baden-Württemberg aus dem Jahr 2004. Es stellt fest, dass ein Unternehmensberater auch nach den Grundsätzen des Bundesfinanzhofs (BFH) als Freiberufler anerkannt wird, wenn er die Kenntnisse eines an einer Fachschule ausgebildeten »staatlich geprüften Betriebswirts« darlegen kann. »Die Qualifizierung der Betätigung eines beratenden Betriebswirts als Ausübung eines freien Berufs setzt voraus, dass der Steuerpflichtige sich betriebswirtschaftliche Fachkenntnisse mindestens in einer Breite und Tiefe angeeignet hat, wie sie im Rahmen der Ausbildung und Prüfung zum ›staatlich geprüften Betriebswirt‹ vermittelt bzw. verlangt werden.« Dies dürfte Berufserfahrenen, die im Management gearbeitet haben, leichtfallen. Im Zweifel schauen Sie sich den Lehrplan an und prüfen dies für sich selbst.

Noch wichtiger entgegen früherer Interpretationen: Das Fehlen von Kenntnissen in einem Hauptbereich der Betriebswirtschaft führt noch nicht zur Ablehnung der Freiberuflichkeit. Schließlich muss auch ein Betriebswirt nicht in allen Fächern fit sein. Wer in der Personalbranche tätig ist, bewegt sich auf dünnem Eis, selbst wenn Personalmanagement ein Teil der Betriebswirtschaft ist. Denn klassische Personalberater, die Stellen ausfindig machen und besetzen, sind auch klassisch gewerbetreibend. Wer hingegen Unternehmen hinsichtlich ihrer Personalstrategie berät, kann durchaus Freiberufler sein. Gemeinhin als gewerblich eingeordnet werden schon per Begriffswahl Bewerbungs- und Outplacementberater. Da zumindest letztere Tätigkeit sehr nahe am Training ist, wenn Vermittlung kein Bestandteil des Outplacements ist, was vielfach der Fall ist, besteht aber auch hier sicherlich Spielraum – und erst ein Präzedenzfall würde diesem Spielraum ein vorläufiges Ende setzen. Im Zweifel nennen Sie sich Coach oder Trainer – der Trainer ist in den katalogähnlichen Berufen genannt, der Coach wird als »freier Lehrer« und analog als Freiberufler angesehen.

Noch schwieriger als bei den Unternehmensberatern gestaltet sich die Einstufung bei PR- und Marketingberatern. Auf den ersten Blick sind diese Berufsgruppen gewerblich, auf den zweiten nicht. Hier unterscheidet sich übrigens die Einschätzung der Finanzämter von der der Künstlersozialkasse (KSK) – noch. Für die KSK sind PR-Berater in jedem Fall Künstler.

Wollen Sie keine Gewerbesteuer zahlen, lohnt es sich auch hier, darüber nachzudenken, wie sich für die Freiberuflichkeit argumentieren lässt. Dabei spielen die Tätigkeiten die zentrale Rolle. Das Texten von Pressemeldungen ist eindeutig freiberuflich. Die Unternehmensberatung im Bereich Marketing und / oder PR wäre es nach neueren Urteilen mit geschickter Argumentation auch. Lediglich der Anteil operativer Tätigkeiten – z. B. Versenden von Meldungen, Hinterhertelefonieren, Organisation von Pressekonferenzen – wäre es nach derzeitigem Stand nicht. Hier sollten Sie z. B. darüber nachdenken, ob Sie solche Tätigkeiten nicht einem Kooperationspartner überlassen … Zu vermuten ist, dass sich aber auch in diesem Bereich etwas verändern wird, denn gerade die PR- und Marketingberatungen sind sehr oft nach außen freiberufliche Lebensformen, geprägt von Einzelkämpfern. Ähnlich ist die Situation für Werbeagenturen. Steht der künstlerische Charakter im Vordergrund, spricht einiges für den Freiberufler. Allerdings gibt es Signal- und Reizwörter wie »Agentur«, die vom Finanzamt sofort als gewerblich assoziiert werden. Vermeiden Sie diesen Begriff besser, wenn Sie als Freiberufler anerkannt werden wollen.

An der Grenze befindet sich auch der IT-Bereich, der den Finanzgerichten in der Vergangenheit viel Kopfzerbrechen bereitet hat. Lange galt die Unterscheidung zwischen systemnaher Beratung bzw. Programmierung und Anwendungsberatung bzw. Anwendungsprogrammierung als Trennlinie. Systemnähe galt den Gerichten als Indiz für eine Tätigkeit als Ingenieur. Die immer noch, selbst in aktuellen Ratgebern zitierte Trennung ist inzwischen veraltet. Bereits 2004 hat der BFH die Differenzierung zwischen Anwender- und Systemsoftware aufgegeben und qualifiziert auch die Beratung als freiberuflich.

Wenn Sie sich als Freiberufler beim Finanzamt anmelden und bei der Anmeldung keine gewerblichen Signale setzen (Tipp: akademische Titel als Berufsbezeichnung wählen, wenn Sie keinem Katalogberuf nachgehen), wird es dies mit hoher Wahrscheinlichkeit erst einmal so akzeptieren. Ein Risiko bleibt trotzdem, denn die ersten Steuerbescheide sind in aller Regel vorläufig und verstehen sich vorbehaltlich einer Prüfung. Erfolgt sie und attestiert man Ihnen die Gewerblichkeit, werden Sie für sieben Jahre Gewerbesteuerbescheide erhalten und müssen kräftig nachzahlen. Alternativ empfiehlt sich der Gang durch die Gerichtsinstanzen, um ein Exempel zu setzen – erst recht, wenn Sie, ein Gutachter und ein kompetenter Anwalt Ihre Tätigkeit als freiberuflich bewerten.

Typische Grenzfälle