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© 2010 Franzis Verlag GmbH, 85540 Haar

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Herausgeber: Ulrich Dorn
EPUB-Bearbeitung und Konvertierung: www.goebel-software.com
Coverart & -design: www.ideehoch2.de

ISBN 9783645220163

Inhaltsübersicht

1  Das Standard-Präsentationsprogramm

1.1  Die Oberfläche von PowerPoint 2010

1.2  PowerPoint 2010: erster Überblick

1.3  Der Arbeitsbereich in PowerPoint

1.4  Die Statusleiste

1.5  Die Dateiformate

2  Erste Schritte in PowerPoint

2.1  Eine Präsentation mithilfe einer Beispielvorlage erstellen

2.2  Die verschiedenen Ansichten

2.3  Die Foliensortieransicht

2.4  Die Leseansicht

2.5  Die Bildschirmpräsentation

2.6  Eine Präsentation drucken

3  Eine Präsentation erstellen

3.1  Neue Präsentation erstellen

3.2  Eine Titelfolie erzeugen

3.3  Eine weitere Folie einfügen

3.4  Übersicht der Folienlayouts

3.5  Layout mit Titel und Inhalt

3.6  Grundlegende Änderungen für alle Folien

3.7  Präsentationen speichern, schließen und öffnen

4  Grundlegende Arbeitstechniken von PowerPoint

4.1  Formen zeichnen

4.2  Objekte markieren

4.3  Größe eines Objekts anpassen

4.4  Verschieben von Objekten

4.5  Kopieren oder Duplizieren von Objekten

4.6  Objekte anordnen

4.7  Die Reihenfolge der Objekte ändern

4.8  Objekte gruppieren

4.9  Objekte drehen oder kippen

4.10  Formen verändern

4.11  Freihandgrafiken zeichnen

4.12  Formen verbinden

4.13  Objekte einheitlich gestalten

4.14  3-D-Effekte

4.15  Formen ersetzen

4.16  Auswahl und Sichtbarkeit

5  Texte ansprechend gestalten

5.1  So gestalten Sie Textfolien professionell

5.2  Textfolien gestalten

5.3  Einleiten und Überleiten

5.4  SmartArts

6  Mit Bildern Aufmerksamkeit wecken

6.1  Bilder einfügen

6.2  Bilder bearbeiten

6.3  Screenshot einfügen

6.4  Fotos komprimieren

6.5  Ein Fotoalbum erstellen

6.6  Die Grafikformate

7  Tabellen erleichtern die Übersicht

7.1  Eine Tabelle erstellen

7.2  Zahlen präsentieren

7.3  Tabellen aus Excel übernehmen

8  Diagramme erstellen

8.1  Grundlagen der Diagrammerstellung

8.2  Den Diagrammtyp auswählen

8.3  Diagramme bearbeiten

8.4  Diagramme von Excel übernehmen

9  SmartArts selbst erstellen

9.1  SmartArts in eine Folie einfügen

9.2  SmartArt-Grafiken gestalten und optimieren

9.3  Ein Organigramm erstellen

9.4  Beispiele zu den SmartArts

10  Die Vorlagen in PowerPoint

10.1  Was ist was? Eine Begriffsklärung

10.2  Eigenes Design erstellen

10.3  Folien in mehreren Präsentationen verwenden

11  Als die Folien laufen lernten …

11.1  Der Übergang von einer Folie zur nächsten

11.2  Animation auf der Folie

11.3  Animation im Einsatz

12  Folien aufpeppen mit Multimedia-Elementen

12.1  Video in eine Präsentation einfügen

12.2  Videos bearbeiten

12.3  Wiedergabeoptionen für einen Film festlegen

12.4  Mediadateien komprimieren

12.5  Umwandeln der Präsentation in einen Film

12.6  Audiodateien in eine Präsentation einbinden

13  Das Ziel: die eigentliche Präsentation

13.1  Eine Bildschirmpräsentation einrichten

Stichwortverzeichnis

1  Das Standard-Präsentationsprogramm

Mit PowerPoint 2010 steht Ihnen ein leistungsstarkes Präsentationsprogramm zur Verfügung, mit dem Sie schnell und einfach umfassendes Präsentationsmaterial für berufliche wie auch private Anlässe aufbauen können.

Sie können mit PowerPoint komplexe Sachverhalte in anschaulichen Grafiken visualisieren, Zahlen in aussagekräftigen Diagrammen darstellen und auf ansprechenden Textfolien Ihre Aussagen formulieren. In der aktuellen Version stehen Ihnen hierfür viele neue Funktionen, insbesondere im grafischen und multimedialen Bereich, sowie bei der Animation Ihrer Präsentationsfolien zur Verfügung.

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1.1  Die Oberfläche von PowerPoint 2010

Die folgende Abbildung zeigt den PowerPoint-Bildschirm nach dem ersten Starten.

In der ersten Zeile, der Titelleiste, finden Sie neben dem aktuellen Dateinamen auch die Symbolleiste für den Schnellzugriff. Ganz links ist das Systemmenüfeld, über das Sie unter anderem die Fenstergröße von PowerPoint steuern. Ganz rechts finden Sie die Schaltflächen zur Steuerung der Fenstergröße.

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Bild 1.1  Das Anwendungsfenster: So präsentiert sich PowerPoint 2010 direkt nach dem Programmstart.

Unter der Titelleiste befindet sich das Menüband. Es beinhaltet alle PowerPoint-Befehle. Der Arbeitsbereich zeigt den Folienbereich. Hier erstellen Sie Ihre Präsentation. Eine Präsentation besteht aus einer oder mehreren Folien. Ganz unten am Programmfenster finden Sie die Statusleiste, die Ihnen unter anderem den Namen des aktuellen Designs und die Anzahl der Folien angezeigt.

1.2  PowerPoint 2010: erster Überblick

In PowerPoint 2010 sind bereits in der Standardeinstellung eine Reihe von automatischen Anpassungen eingestellt, die Ihnen die Arbeit erleichtern sollen. Bitte begeben Sie sich mit uns wieder einmal »hinter die Bühne«.

Der Backstage-Bereich

Nahezu alle Änderungen nehmen Sie im Backstage-Bereich von PowerPoint 2010 vor. Den Backstage-Bereich erreichen Sie über das Register Datei ganz links im Menüband. Hier finden Sie zunächst Informationen zur aktuellen Präsentation und im linken Bereich weitere Kategorien mit zentralen Programmbefehlen wie Speichern, Öffnen, Schließen sowie Drucken und Freigeben von Dateien. Unter anderem gelangen Sie aber auch in die PowerPoint-Optionen.

Klicken Sie hierfür einfach im linken Kategorienbereich auf den Eintrag Optionen.

Das Optionen-Fenster

Nun werden Ihnen die allgemeinen Optionen für das Arbeiten mit PowerPoint angezeigt.

Kap01_02.tif

Bild 1.2  Die PowerPoint-Optionen: Hier passen Sie PowerPoint an Ihre Bedürfnisse an.

Live-Vorschau aktivieren

Achten Sie bitte darauf, dass die Option Live-Vorschau aktivieren aktiviert ist. Denn nur in diesem Fall wird Ihnen bereits beim Zeigen mit der Maus auf eine Option deren Auswirkung direkt in der Folie angezeigt.

Wir würden Ihnen auch empfehlen, die Minisymbolleiste für die Auswahl anzeigen aktiviert zu lassen, da Sie hierdurch für viele häufig verwendete Formatierungseinstellungen die Wege mit der Maus auf ein Minimum verkürzen.

Wenn Sie zusätzlich Ihren Namen als Benutzernamen und Ihre Initialen hier eintragen, so werden diese Informationen auch gleich an allen Stellen richtig übernommen, beispielsweise die Angabe des Autors einer Präsentation.

Einstellungen zur Folienprüfung

Weitere wichtige Einstellungen können Sie im Bereich Dokumentprüfung vornehmen:

Empfehlungen zur Autokorrektur

Gerade in PowerPoint ist die Voreinstellung in den AutoKorrektur-Optionen, dass jeder Satz und jeder Eintrag in einer Tabellenzelle mit einem Großbuchstaben beginnt, mitunter sehr störend. Wir würden Ihnen daher empfehlen, diese beiden Optionen auf dem Register AutoKorrektur zu deaktivieren, indem Sie das Häkchen durch einfaches Anklicken entfernen.

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Bild 1.3  Entscheiden Sie einfach selbst, wann etwas groß geschrieben wird.

Außerdem können Sie hier auch die Liste mit den AutoKorrektur-Einträgen ergänzen. Dies wird hauptsächlich zur Korrektur typischer Tippfehler, aber auch zur Ersetzung von Abkürzungen genutzt.

Der Befehl »Rückgängig«

Die Anzahl der möglichen Rückgängig-Vorgänge ist standardmäßig auf 20 eingestellt. Wahrscheinlich ist dies auch ausreichend, aber für den Fall, dass Sie hier mehr Schritte speichern möchten, stellen Sie dies in der Kategorie Erweitert in den PowerPoint-Optionen ein:

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Bild 1.4  Hier können Sie festlegen, wie viele Arbeitsschritte notfalls rückgängig gemacht werden können.

Grundlagen zum Speichern und Öffnen von Dateien

Ebenfalls in den erweiterten PowerPoint-Optionen legen Sie fest, wie viele Dateien in der Liste der zuletzt verwendeten Dateien gespeichert werden sollen. Auch hier ist die Standardeinstellung auf 20 Dateien festgelegt. Sie können jedoch bis zu maximal 50 Dateien in diese Liste aufnehmen.

Vielleicht gibt es die eine oder andere Präsentation, die Sie immer in dieser Liste behalten möchten, selbst wenn sie nicht mehr zu den zuletzt geöffneten Dateien gehört.

Die kleine Pinnnadel

Hierfür haben Sie neben jeder Datei eine kleine »Pinnnadel«. Ein Klick auf diesen Pin setzt die Datei sozusagen fest. In der folgenden Abbildung sehen Sie die Präsentation Abbildungen.pptx mit »gestecktem« Pin. Diese Präsentation bleibt nun in der Liste der zuletzt verwendeten Dateien, selbst wenn sie lange nicht benutzt wurde. Ein erneuter Klick auf den Pin hebt die Fixierung der Datei wieder auf:

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Bild 1.5  Fixieren Sie Dateien, die Sie häufig brauchen, mit dem Pin in Ihre Liste der zuletzt verwendeten Dateien.

Standardspeicherorte und Formate festlegen

Im Bereich Speichern der PowerPoint-Optionen können Sie festlegen, welches Format als Standard eingestellt ist, wenn Sie eine PowerPoint-Datei speichern möchten. Der voreingestellte Standard würde Ihre Präsentationen immer als *.pptx- Datei, also als PowerPoint-Präsentation ohne Makros abspeichern.

Sie sehen in der folgenden Abbildung die weiteren Möglichkeiten, die Ihnen hier zur Auswahl angeboten werden.

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Bild 1.6  In welchem Format möchten Sie standardmäßig Ihre Präsentation speichern?

Der Ordner, den Sie als Standardspeicherort einstellen, wird Ihnen beim Öffnen und Speichern von Dateien als Erster angezeigt.

1.3  Der Arbeitsbereich in PowerPoint

Den größten Teil des Anwendungsfensters von PowerPoint wird vom Folienbereich eingenommen, der zu Beginn zweigeteilt ist. Im linken Teil wählen Sie die Folie aus, die Sie bearbeiten möchten, und im rechten Teil bearbeiten Sie Ihre Folien. Der Notizenbereich speichert Ihre Ideen zu jeder Folie.

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Bild 1.7  Der Folienbereich

Die Lineale werden über das Register Ansicht mit dem Befehl Lineal ein- bzw. ausgeblendet.

1.4  Die Statusleiste

Die Statusleiste zeigt Ihnen Informationen zur aktuellen Präsentation. Mit einem Rechtsklick entscheiden Sie, welche Informationen gezeigt werden.

Kap01_08.tif

Bild 1.8  Die Statusleiste in PowerPoint

1.5  Die Dateiformate

In der folgenden Tabelle haben wir Ihnen die wichtigsten Dateiformate zusammengestellt, mit denen Sie in PowerPoint 2010 arbeiten können.

Neu seit PowerPoint 2010 ist dabei die Möglichkeit, PowerPoint-Präsentationen als Video (Windows Media Video) abzuspeichern und mit dem Mediaplayer zu betrachten. Und natürlich können Sie auch wie bereits im ServicePack 2 zu PowerPoint 2007 nun ohne Weiteres Ihre Präsentationen als PDF- oder ODP-Datei abspeichern.

Dateiendung

Beschreibung

.pptx

PowerPoint-Präsentation ohne Makros

.pptm

PowerPoint-Präsentation mit Makros

.ppsx

(Selbstablaufende) Bildschirmpräsentation ohne Makros

.ppsm

(Selbstablaufende) Bildschirmpräsentation mit Makros

.potx

PowerPoint-Vorlage ohne Makros

.potm

PowerPoint-Vorlage mit Makros

.wmv

Windows Media Video

.pdf

PDF-Datei

.odp

OpenDocument-Präsentation

.ppam

PowerPoint Addin

.exportUI

Exportierte Benutzeroberflächen-Anpassungen

Tabelle 1.1  Dateiendungen in und um PowerPoint 2010

2  Erste Schritte in PowerPoint

In diesem Kapitel werden Sie einen ersten Rundgang durch das Programm machen, um vornehmlich die unterschiedlichen Ansichten von PowerPoint kennen- und auch anwenden zu lernen, und natürlich werden Sie dabei auch einiges über die Grundzüge von PowerPoint erfahren.

Damit Sie für diesen ersten Blick in PowerPoint nicht erst Texte eingeben müssen, werden Sie hier mithilfe von vorinstallierten Vorlagen und Beispielen – sozusagen auf Knopfdruck – ganz schnell eine Präsentation erstellen. Dabei geht es nicht um die Inhalte der Präsentation, sondern Sie sollen sich anhand der Beispielfolien mit der Programmoberfläche und den vielen Ansichten von PowerPoint vertraut machen.

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2.1  Eine Präsentation mithilfe einer Beispielvorlage erstellen

Eine vorgefertigte Beispielpräsentation kann natürlich nur wenig individuell sein und wahrscheinlich werden Sie später als erfahrener PowerPoint-Anwender diesen Weg über die vorinstallierten Beispiele nur selten wählen. Doch fürs Erste bedienen Sie sich hier einfach einmal der zur Verfügung stehenden Beispielvorlagen.

  1. Aktivieren Sie oben links im Menüband die erste Registerkarte mit dem Namen Datei und wählen Sie dort den Befehl Neu.
  2. In dem sich öffnenden Dialogfenster Verfügbare Vorlagen und Designs wählen Sie die Gruppe Beispielvorlagen aus.
  3. Wählen Sie die Präsentation mit dem Titel Projektstatusbericht aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.
  4. Die gewählte Präsentation wird nun geöffnet. Sie haben eine Präsentation mit insgesamt 11 Folien auf Ihrem Bildschirm und Sie sehen die zentrale Arbeitsansicht von PowerPoint, die Ansicht/Normal.

Alternativ können Sie auch die Beispielpräsentation Projektstatusbericht.pptx öffnen und die folgenden Erläuterungen an dieser Präsentation durchführen.

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Bild 2.1  Die Beispielpräsentation zeigt sich in der Ansicht Normal.

2.2  Die verschiedenen Ansichten

PowerPoint verfügt über mehrere Ansichten, und jede Ansicht hat auch ihre Daseinsberechtigung. Je nachdem, was Sie gerade tun möchten, können Sie, um effizient zu arbeiten, auch stets die dafür am besten geeignete Ansicht auswählen. Sie finden die unterschiedlichen Ansichten auf der Registerkarte Ansicht oder über die kleinen Schaltflächen unten rechts in der Statusleiste. Dort finden Sie insgesamt vier Schaltflächen für die Ansichten Normal, Foliensortierung, Leseansicht und Bildschirmpräsentation.

Die Normalansicht

Die Ansicht Normal ist die Standardansicht von PowerPoint und für die zentrale Arbeit an der Folie gedacht. Diese Ansicht ist in drei Teilbereiche unterteilt: im linken Bereich die Registerkarten Folien- bzw. Gliederung, im mittleren Bereich der Präsentationsausschnitt bzw. die aktive Folie und darunter das Notizenfeld.

Sie können die Größe der verschiedenen Fensterbereiche individuell festlegen, indem Sie einfach mit der Maus an den Trennlinien der Bereiche ziehen. So können Sie die einzelnen Bereiche stets nach Bedarf verkleinern, vergrößern oder ganz ausblenden.

Stellen Sie sich zum Beispiel eine Situation vor, wo Sie sich einfach bei der Gestaltung Ihrer Folien viel Platz auf dem Bildschirm wünschen. In solchen Momenten blenden Sie den linken Bereich für die Folien bzw. Gliederung sowie den unteren Notizenbereich einfach komplett aus, indem Sie die vertikale Trennlinie zwischen den Registerkarten Folien- bzw. Gliederung und dem Folienausschnitt ganz nach links bis zum Fensterrand schieben und ebenso die horizontale Trennlinie zum Notizenbereich ganz nach unten zum Fensterrand schieben. So werden diese Bereiche komplett ausgeblendet, und Sie haben ausreichend Platz auf dem Bildschirm zur Gestaltung Ihrer Folie.

Über die Registerkarte Ansicht und den Befehl Normal können Sie die Dreiteilung jederzeit schnell wiederherstellen.

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Bild 2.2  Die drei Bereiche in der Ansicht Normal

Der Folienbereich

Im schmalen Bereich links in der Ansicht Normal finden Sie die Registerkarte Folie. Sie gibt Ihnen einen guten Überblick über Ihre Präsentation. Hier werden Ihnen die bereits erstellten Folien in Miniatur angezeigt. Ein einfacher Klick auf eine Miniaturfolie sorgt dafür, dass die angeklickte Folie im Präsentationsausschnitt erscheint.

Um die Reihenfolge der Folien zu ändern, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen die Folie an die gewünschte Position. Eine dünne horizontale Linie hilft Ihnen, die Einfügeposition zu finden. Lassen Sie erst am gewünschten Ziel die Maustaste los, damit ist die Folie verschoben. Für größere Änderungen in der Reihenfolge verwenden Sie die Ansicht Foliensortierung.

Neu in PowerPoint 2010: Abschnitte

In PowerPoint 2010 können Sie die neue Funktion Abschnitte verwenden, um Folien in einer Weise zu ordnen, die mit der Verwendung von Ordnern zum Organisieren von Dateien vergleichbar ist. Sie können benannte Abschnitte verwenden, um den Überblick über Foliengruppen zu behalten. Die folgende Abbildung zeigt Ihnen die Anzeige von Abschnitten im Register Folie der Ansicht Normal:

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Bild 2.3  So werden Abschnitte in der Ansicht Normal dargestellt.

Abschnitte können sowohl in der Registerkarte Folie der Ansicht Normal wie auch in der Ansicht Foliensortierung, die weiter unten in diesem Kapitel beschrieben wird, eingefügt und bearbeitet werden.

Abschnitt einfügen

  1. Klicken Sie im Register Folie der Ansicht Normal oder in der Foliensortierung mit der rechten Maustaste zwischen die beiden Folien, zwischen denen Sie einen Abschnitt einfügen möchten
  2. Wählen Sie aus dem Kontextmenü Abschnitt hinzufügen.
    ABB02_05.tif

    Bild 2.4  Fügen Sie einen neuen Abschnitt per Kontextmenü ein.

  3. Alternativ können Sie auch auf der Registerkarte Start in der Gruppe Folie auf Abschnitt klicken und dort den Befehl Abschnitt hinzufügen wählen.
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    Bild 2.5  So fügen Sie einen Abschnitt über die Registerkarte Start ein.

Abschnitt bearbeiten

Um den gerade erstellten Abschnitt mit einem aussagekräftigen Namen zu versehen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung Abschnitt ohne Titel und wählen im Kontextmenü den Befehl Abschnitt umbenennen.

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Bild 2.6  Per Kontextmenü können Sie Abschnitte umbenennen.

Auch zum Verschieben oder Entfernen von Abschnitten wählen Sie die entsprechenden Befehle aus dem Kontextmenü.

Abschnitte reduzieren

Möchten Sie sich in umfangreichen Präsentationen einen besseren Überblick verschaffen, dann können Sie die Sicht auf die Abschnitte reduzieren, indem Sie im Kontextmenü Alles reduzieren wählen:

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Bild 2.7  Verschaffen Sie sich Überblick und reduzieren Sie alle Folien auf die Abschnittsbezeichnungen.

Anschließend erhalten Sie eine übersichtliche Darstellung der Präsentation, komplett reduziert auf die Abschnittsbezeichnungen.

Abschnitte sorgen für mehr Effizienz bei der Arbeit: So können zum Beispiel auch Effekte für einen vollständigen Abschnitt benannt und gedruckt und auf diesen angewendet werden. Darüber hinaus können Sie eine Präsentation auch gemeinsam mit anderen Benutzern erstellen, wobei die Folien in Gruppen zusammengefasst und in Abschnitte unterteilt werden. Beispielsweise könnte jeder Kollege für die Vorbereitung der Folien eines bestimmten Abschnitts verantwortlich sein.

Der Gliederungsbereich

Im schmalen Bereich links in der Ansicht Normal finden Sie neben der Registerkarte Folie auch die sogenannte Registerkarte Gliederung. Die Ansicht Gliederung reduziert die Darstellung aller Folien, d. h. der gesamten Präsentation, auf die Anzeige von Titeltext und Textkörper. Dabei wird jeder Titel in Fettdruck zusammen mit einem Symbol der Folie und einer Foliennummer angezeigt, und Texte aus den Textplatzhaltern der Folien werden in etwas kleinerer Schrift unter dem Folientitel eingezogen dargestellt.

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Bild 2.8  Die Gliederung reduziert die Darstellung aller Folien auf die Anzeige von Titeltext und Textkörper.

Grafiken werden in der Gliederungsansicht gar nicht angezeigt, und auch Gestaltung und Formatierung von Text spielen hier keinerlei Rolle. Die Gliederung dient der übersichtlichen Bearbeitung der Inhalte und eignet sich zur inhaltlichen Strukturierung Ihrer Präsentation wie auch zur Umsetzung der ersten Ideen in der Entwurfsphase.

Arbeiten mit der Gliederung

Schauen Sie im Folgenden in der Beispielpräsentation, wie man mit der Gliederung arbeiten kann.

  1. Wechseln Sie in die Ansicht Gliederung, indem Sie die Registerkarte Gliederung aktivieren.

    Möchten Sie die Reihenfolge eines Gliederungspunktes verändern, setzen Sie die Schreibmarke einfach in den entsprechenden Gliederungs- bzw. Aufzählungspunkt und aktivieren das Kontextmenü durch einen rechten Mausklick.

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    Bild 2.9  Das Kontextmenü der Gliederung hilft bei der Strukturierung Ihrer Ideen.

  2. Wählen Sie den Menüpunkt Nach oben bzw. Nach unten, um den Aufzählungspunkt an eine andere Position zu setzen.
  3. Wählen Sie den Punkt Höher stufen, wenn Sie einen Aufzählungspunkt um eine Ebene höherstufen möchten wenn Sie diesen Punkt zum Beispiel im Nachhinein zu einem neuen Folientitel machen wollen. Umgekehrt geht es natürlich auch.

Für umfangreiche Präsentationen sind die Befehle Gliederung reduzieren und Gliederung erweitern aus dem Kontextmenü hilfreich, da damit ganze Textebenen ein- und ausgeblendet werden können. Behalten Sie so bei umfangreichen Gliederungen besser den Überblick, indem Sie zum Beispiel zeitweise durch Gliederung reduzieren den Fokus nur auf die einzelnen Folientitel setzen.

Die Gliederung der Texteingabe

Die Gliederung ist aber nicht nur hilfreich bei bereits erstellten Folien. Nutzen Sie die Gliederungsfunktion bereits in der Phase der ersten Ideensammlung.

  1. Setzen Sie innerhalb der Ansicht Gliederung die Schreibmarke an das Ende der Präsentation, zum Beispiel mit der Tastenkombination (Strg)+(Ende).
  2. Drücken Sie die Taste (Eingabe), die Schreibmarke steht nun in der neuen Zeile. Diese Zeile bzw. dieser Absatz »erbt« das Aussehen des Vorgängers und ist somit automatisch ein weiterer Aufzählungspunkt zu Folie 11:
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    Bild 2.10  Positionieren Sie die Schreibmarke an das Textende und erzeugen Sie mit (Eingabe) einen neuen Absatz.

  3. Drücken Sie zu Beginn dieser neuen Zeile einfach die Tabulatortaste rückwärts mit (Umschalt)+(Tab) und wechseln Sie somit auf eine Ebene höher. Der Absatz wird weiter ausgerückt und Sie erzeugen so eine neue Folie, die Folie 12.
  4. Geben Sie den Folientitel für die neue Folie ein – denken Sie sich etwas aus – und drücken Sie erneut die Taste (Eingabe). Die Schreibmarke steht wieder in der nächsten Zeile. Auch dieser Absatz »erbt« das Aussehen des Vorgängers, und Sie haben somit automatisch die Folie 13 produziert.
  5. Soll dies aber noch gar nicht die nächste Folie sein, sondern lediglich ein Unterpunkt bzw. Gliederungspunkt zur Folie 12, so muss dieser Absatz eingerückt bzw. tiefergestuft werden. Das geht ganz einfach, indem Sie am Anfang der Zeile die Taste (Tab) drücken und damit einen Unterpunkt erzeugen. In diesem Fall wird aus der eben eingefügten Folie 13 einfach ein neuer Unterpunkt auf Folie 12.
  6. Geben Sie den Text für den Unterpunkt ein und drücken Sie wieder die Taste (Eingabe).
  7. Erzeugen Sie den nächsten Unterpunkt, und sobald Sie wieder auf eine Ebene höher wechseln wollen, betätigen Sie die Tastenkombination (Umschalt)+(Tab).
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    Bild 2.11  Testen Sie die Ansicht Gliederung bei der Texteingabe.

Auf diese Art und Weise können Sie ganz bequem Ihre Ideen für Ihre Präsentation sammeln, sortieren und strukturieren, indem Sie hier grob den Ablauf der Präsentation festlegen. Alle Fragen zur späteren Ausgestaltung (Visualisierungen, Schaubilder, Diagramme, Fotos etc.) spielen in der Gliederung keine Rolle und werden an dieser Stelle komplett außer Acht gelassen.

Die Übersichtsfolie

Eine gute Präsentation sollte immer eine Einleitung, einen Hauptteil und einen Schlussteil haben. Typische Bestandteile einer Einleitung sind neben Begrüßung der Teilnehmer, Vorstellung der eigenen Person, Nennung des Themas auch Vorstellung des Präsentationsablaufs und dann Überleitung zur eigentlichen Präsentation. Für die Vorstellung des Präsentationsablaufs bietet sich eine Zusammenstellung der Folientitel in einer Übersichtsfolie an.

  1. Markieren Sie in der Registerkarte Gliederung über (Strg)+(A) die gesamte Präsentation und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Gliederung reduzieren. Dadurch wird in der Gliederung die Gesamtpräsentation auf die Folientitel reduziert.
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    Bild 2.12  Hier sehen Sie die auf die Folientitel reduzierte Sicht in der Gliederung.

  2. Anschließend kopieren Sie alle Folientitel über (Strg)+(C) in die Zwischenablage.
  3. Wechseln Sie nun zum Präsentationsausschnitt, d. h. zur Folie, und fügen Sie zum Beispiel am Ende der Präsentation über Neue Folie eine neue Folie mit dem Layout Titel und Inhalt ein.
  4. Geben Sie in der Folienansicht den Titel für die Übersichtsfolie ein, zum Beispiel »Unsere Themen heute«.
  5. Setzen Sie die Schreibmarke nun in den Aufzählungsbereich der Folie und fügen Sie über (Strg)+(V) den Inhalt der Zwischenablage ein. Damit erhalten Sie auf der aktuellen Folie alle Titel der gesamten Präsentation als Aufzählungspunkte.
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    Bild 2.13  Fügen Sie den Inhalt des Zwischenspeichers auf der Folie ein.

  6. Sobald alle Titel eingefügt sind, können Sie wieder in den linken Bereich zur Gliederung wechseln und das Ergebnis bearbeiten. So können Sie zum Beispiel bei sehr umfangreichen Präsentationen und vielen Aufzählungspunkten die so erzeugte Übersichtsfolie ganz einfach durch Einfügen eines neuen Folientitels auf mehrere Folien aufteilen. Wir haben in unserem Beispiel die Inhalte etwas reduziert:
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    Bild 2.14  In der Gliederung kann die Übersichtsfolie schnell bearbeitet werden.

  7. Verschieben Sie die Übersichtsfolien am besten direkt hinter die Titelfolie.

So haben Sie über einen kleinen Umweg auf schnelle Art und Weise eine einfache Übersichtsfolie als Ausblick auf den Präsentationsablauf erstellt.

Der Notizenbereich

In der Ansicht Normal finden Sie zusätzlich zu den Registerkarten Folie und Gliederung unterhalb vom Präsentationsausschnitt den Notizenbereich. Hier können Sie zur Unterstützung Ihres Vortrags ergänzende Informationen hinterlegen.

Wenn Sie im Notizenbereich neben reinen Textinfos auch gerne Zeichnungen oder Grafiken als Gedankenstütze hinterlegen möchten, so wechseln Sie über das Register Ansicht zur Notizenseite. Dort sehen Sie einerseits die Notizenseite so, wie Sie auch ausgedruckt wird, und andererseits können Sie in dieser Ansicht Bilder, Grafiken und eigene Schaubilder als Gedankenstütze für den Vortrag hinterlegen.

2.3  Die Foliensortieransicht

Die Ansicht Foliensortierung zeigt alle Folien im Überblick. Deshalb eignet sie sich vor allem zum Ändern der Reihenfolge, zum Kopieren und Löschen von Folien und zum Festlegen von Folienübergängen.

Möchten Sie die Reihenfolge von Folien verändern, dann markieren Sie einfach die zu verschiebende Folie, halten die linke Maustaste gedrückt und ziehen die Folie an die gewünschte Position. Eine dünne horizontale Linie hilft Ihnen, die Einfügeposition zu finden. Lassen Sie erst am gewünschten Ziel die Maustaste los. Damit ist die Folie verschoben.

Möchten Sie eine Folie kopieren, gehen Sie analog vor wie beim Verschieben, aber halten Sie beim Ziehen die Taste (Strg) gedrückt, der Mauszeiger verändert sich und zeigt ein kleines Pluszeichen. Eine dünne horizontale Linie hilft Ihnen auch hier, die Einfügeposition zu finden. Lassen Sie am gewünschten Ziel zuerst den Mausklick und erst danach die Taste (Strg) los, damit ist die Folie kopiert. Tastenfans können nach der Markierung der zu kopierenden Folie auch die Tastenkombination (Strg)+(D) drücken. Dann wird sofort neben der Originalfolie ein Duplikat, d. h. eine Kopie der Folie erzeugt.

Möchten Sie eine Folie löschen, so klicken Sie die Folie in der Foliensortierung an und drücken die Taste (Entf). Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste die zu löschende Folie anklicken und aus dem Kontextmenü den Befehl Folie löschen wählen.

Wenn Sie eine Folie nicht in der Präsentation zeigen, aber auch nicht wirklich löschen wollen, so können Sie sie auch ausblenden. Sie bleibt zwar in der Präsentation erhalten, wird aber während der Bildschirmpräsentation nicht angezeigt. Möchten Sie eine Folie ausblenden, so klicken Sie die Folie in der Foliensortierung mit der rechten Maustaste an und wählen aus dem Kontextmenü den untersten Befehl Folie ausblenden.

Die (Eingabe)-Taste oder auch ein Doppelklick auf eine Miniaturfolie in der Folienansicht führt Sie zur Ansicht Normal der gewählten Folie.

Des Weiteren können Sie auf der Registerkarte Übergang auch schnell Übergangseffekte für die einzelnen Folien und auch für komplette Abschnitte festlegen.

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Bild 2.15  Die Foliensortierung mit der Abschnittseinteilung sorgt für Überblick.

Nutzungsmöglichkeiten der Foliensortierung

Die Foliensortierung bietet Ihnen einen guten Überblick über die gesamte Präsentation. Sie ist der Ort, wo Sie unproblematisch die Reihenfolge von Folien ändern, Folien kopieren und löschen wie auch Übergangseffekte für Folien festlegen können.

2.4  Die Leseansicht

Die Leseansicht ist eine neue Ansicht in PowerPoint 2010. In der Leseansicht wird die Präsentation als Bildschirmpräsentation an die aktuelle Fenstergröße angepasst, d. h. sie erscheint nicht im Vollbildmodus.

Die Leseansicht eignet sich gut, wenn Sie Präsentationen auf Ihrem eigenen Rechner überprüfen und betrachten möchten. Die Bildschirmpräsentation läuft dabei in dem aktuellen Fenster ab und ist am unteren Bildschirmrand mit einfachen Steuerelementen versehen, sodass Sie die Darstellungsform ganz leicht ändern und von der Leseansicht schnell wieder in eine der anderen Ansichten wechseln können.

PowerPoint-Präsentationen sind nicht mehr an ein Hauptfenster oder ein übergeordnetes Fenster gebunden. Über das Register Ansicht können Sie in der Gruppe Fenster nun mehrere geöffnete PowerPoint-Dateien über Alle anordnen gleichzeitig anzeigen. So haben Sie auch in PowerPoint endlich die Möglichkeit, eine Präsentation zum Beispiel zu Referenzzwecken zu verwenden, während Sie an einer anderen Präsentation arbeiten.

2.5  Die Bildschirmpräsentation

Die letzte Ansicht, die wir Ihnen hier in unserem kleinen Schnellüberblick zeigen möchten, ist die Bildschirmpräsentation. Die Ansicht Bildschirmpräsentation vergrößert die Folie auf die gesamte Bildschirmansicht. Diese Ansicht ist für die Vorführung der Präsentation gedacht.

Ein Klick unten rechts auf das kleine Symbol Bildschirmpräsentation startet die Bildschirmpräsentation mit der aktuellen Folie.

Möchten Sie die Bildschirmpräsentation mit der ersten Folie starten, ist der sicherste und schnellste Weg die Taste (F5).

Oder wechseln Sie im Menüband zur Registerkarte Bildschirmpräsentation und klicken Sie in der Gruppe Bildschirmpräsentation starten entweder auf Von Beginn an oder Aus aktueller Folie.

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Bild 2.16  So starten Sie über das Menüband die Bildschirmpräsentation.

Wenn Sie bei gedrückter (Strg)-Taste unten rechts auf das kleine Symbol Bildschirmpräsentation klicken, läuft die Bildschirmpräsentation in einem Minifenster ab. Das ist eine gute Sache, um zwischendurch schon mal den Ablauf einer Präsentation zu testen. (Esc) bringt Sie zurück zur Ansicht Normal.

Navigieren in der Bildschirmpräsentation

Kurz vor dem Vortrag und Ihrer Präsentation ist die Anspannung meist am größten. Sie reduzieren einen Teil der Nervosität, wenn Sie die wichtigsten Befehle zum Navigieren in der Bildschirmpräsentation sicher beherrschen.

Im Folgenden finden Sie wichtige Tastenkombinationen im Zusammenhang mit der Bildschirmpräsentation: