Modul 2:

Leistung sicher und effektiv erbringen

E-Book ISBN 978-3-93845339-1

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Erfolgs-Kurs für

Selbstständige, Freiberufler

und Existenzgründer

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72072 Tübingen

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

Modul 2:

Leistung sicher und effektiv erbringen

1 Was ein Meister wissen sollte

1.1 Bestandsaufnahme: Wie organisiert bin ich?

1.2 Bestandsaufnahme: Wie effektiv bin ich?

1.3 Bestandsaufnahme: Wo bleibt meine Zeit?

1.3.1 Exkurs: Sieben Fragen wider die Verschwendung

1.4 Ergebnis-Orientierung

1.5 Wie man einen Prozess legt

1.6 Konkret: Von der Anfrage bis zur Rechnung

1.6.1 Die Leistung

1.6.2 Vorlauf: Das Marketing

1.6.3 Wie wir die Leistung erbringen

1.6.4 Wie wir das Ergebnis dokumentieren

1.6.5 Wie wir die Leistung abrechnen

1.7 Wie Sie Prozesse überprüfen

1.7.1 Checkliste zur Vereinfachung Ihrer Prozesse

2 Systematisieren und automatisieren

2.1 Praxis: „Betriebshandbuch Projekt-Management“

2.1.1 Ziel

2.1.2 Projekt-Kick-off

2.1.3 Projekt-Plan und Projekt-Protokoll

2.1.4 Jour-Fixe-Termine

2.1.5 Das Formular Entscheidungsvorlage

2.1.6 Projektabschluss

3 Übergeordnet führen

3.1 Disziplin

3.1.1 Disziplin erleichtern

3.2 Meine Sicht der Dinge

3.2.1 „Die Welt ist schuld“

3.2.2 „Ich bin schuld“

3.2.3 Zeit zu handeln!

3.2.4 Wie gehe ich vor um meine Sichtweise zu erweitern?

3.3 Was ist Feed-back?

3.3.1 Warum ist Feed-back gerade für Unternehmer und Freiberufler wichtig?

3.3.2 Was sind die Voraussetzungen für eine gelungene Feed-back-Kultur?

3.3.3 Folgende Regeln haben sich als funktionierend heraus gestellt:

3.3.4 Reaktion auf Feedback

3.3.5 Einführen von Feedback

3.4 Verständlich erklären

3.4.1 Voraussetzungen, dass auch verständliche Erklärungen wirklich ankommen

4 Aufgaben für den Präsenz-Termin

4.1.1 Wie wir Kunden gewinnen

4.1.2 Wie wir die Leistung erbringen

4.1.3 Wie wir das Ergebnis dokumentieren

4.1.4 Wie wir die Leistung abrechnen

Modul 2:

Leistung sicher und effektiv erbringen

1 Was ein Meister wissen sollte

„Wenn der richtige Mitarbeiter die richtigen Aufgaben in minimaler Zeit richtig erledigt, dann sind die Arbeitsabläufe effizient“

Dorit Spiller

Lesen Sie diesen Satz laut vor. Laut und langsam, Wort für Wort. Denn diese Satz enthält alles, was sich ein Unternehmer wünscht: Die Arbeiten werden in minimaler Zeit richtig erledigt - und das nicht irgendwelche Arbeiten, sondern die richtigen. Und nicht vom teuersten Mitarbeiter, der Eier-legenden-Woll-Milch-Sau, die rund um die Uhr arbeitet und sich Chef oder Inhaber nennt, sondern vom richtigen Mitarbeiter. Aus diesem einen Satz ergeben sich die Fragen, die Ihnen als Leitlinie für eine Optimierung Ihrer Betriebsabläufe dienen können:

1. Sind Sie selbst für alles der richtige Mitarbeiter?

Wenn Sie wachsen wollen oder aber zumindest irgendwann mal ein freies Wochenende haben möchten, kommen Sie nicht darum herum: Sie müssen nicht alles selber tun. Es könnte sogar Dinge geben, die andere Menschen richtiger und schneller machen!

2. Arbeiten Sie immer die richtigen Aufgaben ab?

Wie leicht verführen uns Anrufe, E-Mail, Google und Konsorten dazu, nach dem Lust- oder Frust-Prinzip zu arbeiten. Wie oft arbeiten Sie wirklich an den in diesem Moment für Ihre Firma und Ihre Zukunft „richtigen“ Aufgaben?

Wie oft am Tag überprüfen Sie, ob Sie an den richtigen Aufgaben arbeiten?

Wie stellen Sie es an, daß Sie zukünftig 2 × täglich die Prioritäten Ihrer Aufgaben überprüfen? Minimum: Vor Start der ersten Aufgabe und nach dem Mittagessen. Optimal: Vor jedem neuen „Block“

3. Arbeiten Sie immer die Aufgaben in minimaler Zeit ab?

Arbeit besteht aus mindestens drei Schritten:

Und oft benötigen die Vor- und Nachbereitung (auch Rüstzeiten genannt) mehr Zeit als die eigentliche Durchführung. Deshalb fasst man gleichartige Aufgaben möglichst zusammen:

Sie sparen dadurch nicht nur an Vor- und Nachbereitungszeiten, sondern können die einzelnen Aufgaben oft sogar schneller erledigen, weil Sie „in Übung“ sind.

4. Erledigen Sie die Aufgaben immer richtig?

Was ist das wirklich beeindruckende an einem 3-Sterne-Restaurant? Das der Koch es schafft, zusammen mit seinem Team Tag für Tag die gleiche hohe Qualität zu servieren - und das völlig unabhängig davon, wie er sich fühlt und wer gerade krank oder im Urlaub ist. Und Franchise-Betriebe wie Fressnapf, Kieser, McDonald oder Obi schaffen das bundes-, europa- oder gar weltweit.

Und zwar deshalb, weil man sich für alle wiederholenden Aufgaben erst notiert hat, wie es gemacht wird. Dann hat man überlegt, wie es richtig und in der minimalen Zeit bearbeitet wird. Anschließend hat man den neuen Ablauf beschrieben, ausprobiert, verbessert, beschrieben, ausprobiert, verbessert und dann für gut befunden. Anschließend wird jeder Mitarbeiter darauf eingeschworen.

Und der Effekt: Wenn Sie so eine Verfahrensweise entwickeln und danach leben, stellen Sie nicht nur die optimale Erledigung aller anstehenden Aufgaben sicher. Sie schaffen sich auch den Freiraum, um Ihre Firma zu führen und im zweiten Schritt sich selbst auch die notwendigen Auszeiten zu gönnen.

1.1 BESTANDSAUFNAHME: WIE ORGANISIERT BIN ICH?

1. Haben Sie Ihren Schriftverkehr sowie Ihre E-Mails standardisiert?

Wer sich den Luxus leistet, sich für jede Anfrage, jedes Angebot und jede E-Mail die Texte neu zu überlegen oder gar zu tippen, braucht sich nicht wundern, wo seine Zeit geblieben ist. Nehmen Sie ein Blatt zur Hand, übertragen Sie sich die folgenden Aufgaben und ergänzen Sie diese.

Ich arbeite mit Vorlagen/Formularen/Standards…

...wenn ich auf Anfragen antworte

...für meine Kalkulation

…für meine Angebote

…für meine Auftragsbestätigung

−+

…für Besuchsberichte und Gesprächsprotokolle

…für allgemeinen Schriftverkehr

…für Lieferscheine und Rechnungen

…Signaturen bei E-Mails

2. Arbeiten Sie mit Checklisten und/oder Leitfäden?

Checklisten und Leitfäden sparen Zeit und sorgen dafür, Aufgaben rationell, strukturiert, zweckmäßig und auf das Wesentliche gestrafft abzuarbeiten. Außerdem stellen Sie damit sicher, daß keine wesentlichen Punkte vergessen werden.

Ich habe Checklisten und/oder Leitfäden wende diese auch an:

Vertrieb

Messen

Vorträge

Seminare

Anfrage

Erstgespräch

Ist-Aufnahme

Angebot

Preisverhandlung

Verkaufsverhandlung

Vertragsabschluß

Projektplanung

Leistungserbringung

Fakturierung

Nachbetreuung

3. Dokumentieren Sie Ihre Arbeit bzw. den Prozess der Leistungserbringung?

Die Dokumentation der erbrachten Leistung ist kein Selbstzweck, denn es gibt für jedes Unternehmen mindestens zwei gute Gründe, um die erbrachten Lieferungen und Leistungen zu dokumentieren:

1. Sie sichern Ihren Anspruch auf das vereinbarte Entgelt