Täglich finden weltweit über 40 Millionen Präsentationen statt, Führungskräfte sehen bis zu 7.000 Slides pro Jahr. Das zeigt deutlich, wie Präsentationen als Kommunikationsinstrument den Businessalltag beherrschen. Mehr noch, Präsentationen sind zum Standard für Informationsvermittlung geworden, sowohl in der Wirtschaft als auch in sämtlichen Fachgebieten der Wissenschaft. In einer von HPS zu diesem Thema durchgeführten Studie quer durch alle Branchen und Hierarchieebenen geben 65 Prozent der Befragten an, dass die Zahl der Präsentationen in Zukunft noch weiter ansteigen wird.
Mit dem Erscheinen von PowerPoint im April 1987 und der Integration von PowerPoint in das Office-Paket von Microsoft im Jahr 1994 hat sich die Informationsvermittlung dramatisch verändert. Visuelle Kommunikation wurde demokratisiert: Es ist für jeden jederzeit möglich, mit wenig Aufwand Informationen professionell aufzubereiten und damit Inhalte und Botschaften zu verstärken.
Doch es gibt auch kritische Stimmen und bedenkliche Effekte der Präsentationslawine: In einer amerikanischen Studie geben 71 Prozent der befragten Führungskräfte an, schon einmal während einer Präsentation eingeschlafen zu sein, und 43 Prozent haben andere beim Präsentations-Schläfchen ertappt. Die pauschale Aburteilung von PowerPoint gehört schon seit einigen Jahren bei frustrierten Führungskräften zum guten Ton, und sogar die beiden Entwickler von PowerPoint meinten in einem Interview: Wenn Sie eine gegnerische Armee außer Gefecht setzen wollen, schicken Sie ihr PowerPoint.“
Was dabei aber gerne vergessen wird: PowerPoint, Keynote, Prezi und jede andere Präsentationssoftware sind nur Werkzeuge, genau wie jede andere Software, und keineswegs schuld daran, dass sie falsch oder ineffizient genutzt werden. Die Verantwortung trägt der Anwender und nicht das Werkzeug! Denn Präsentationen können nicht langweilen – Menschen hingegen schon!
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Zehn Präsentationstypen |
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Dauer |
Zuhörer |
Medien |
Informieren |
Überzeugen |
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1 |
Arbeitssitzung |
30 |
3–10 |
NB / FC |
3 |
3 |
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2 |
Projektmeeting |
30 |
3–10 |
NB / FC / PPT |
3 |
3 |
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3 |
Fachvortrag |
45 |
> 10 |
PPT / HO |
3 |
3 |
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4 |
Verkaufspräsentation |
15 |
3–10 |
PPT / FC / HO |
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3 |
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5 |
Informationsveranstaltung |
30 |
> 10 |
PPT / HO |
3 |
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6 |
Virtuelle Präsentation |
15 |
≥ 1 |
NB / PPT |
3 |
3 |
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7 |
Schulung |
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> 5 |
PPT / FC / HO |
3 |
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8 |
Elevator Pitch |
3 |
2–5 |
PPT / FC |
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3 |
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9 |
Managementpräsentation |
10 |
3–10 |
PPT / FC |
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3 |
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10 |
Rede |
20 |
> 15 |
PPT |
3 |
3 |
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FC: Flipchart – PPT: PowerPoint – NB: Notebook – HO: Handouts |
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Übersicht: Die zehn häufigsten Anlässe für Präsentationen und Vorträge mit deren typischen Rahmenbedingungen
Zudem besteht eine Präsentation nicht nur aus einer PowerPoint-Show, sondern diese ist nur ein Hilfsmittel. Wesentlich wichtiger sind der Inhalt und die Person, die diesen Inhalt vermittelt! Und immerhin gibt es ja auch genügend Vortragende, die es schaffen, hervorragende, interessante und lohnende Präsentation zu halten.
Sicher haben auch Sie schon vielen Präsentationen und Vorträgen beigewohnt: guten und schlechten, kurzen und langen, inspirierenden, motivierenden, aber zweifelsohne auch nichtssagenden oder langweiligen.
An wie viele können Sie sich noch erinnern, weil sie inhaltlich hervorragend waren? Wie viele waren richtig überzeugend und von wie vielen haben Sie selbst profitiert? Denken Sie einen Moment darüber nach. Keine Sorge, Sie befinden sich in bester Gesellschaft, wenn Sie meinen, dass dies nur sehr wenige sind.
Aber woran liegt das? Weshalb haben Zuhörer und Vortragende das Gefühl, eine Präsentation hätte nichts gebracht, war umsonst oder gar schlecht und Zeitverschwendung?
Bei der Analyse vieler tausender Präsentationen durch das HPS-Trainerteam in den letzten Jahren haben sich sechs dominierende Präsentationssünden herauskristallisiert.
Die Zuhörer fragen sich bereits während und vor allem nach der Präsentation, worum es eigentlich geht beziehungsweise ging. Wie oft sind Sie selbst schon lange in einer Präsentation gesessen und haben sich zum Schluss gefragt: „Okay, und was war nun eigentlich der Zweck dieser Präsentation?“
Berge an Informationen und Inhalten, Aufzählungen von Eigenschaften und Ideen sind zu wenig, das Publikum verlangt nach konkretem Nutzen und verwertbaren Informationen. Wenn die Präsentation es nicht schafft, diesen Nutzen an die Zuhörer zu vermitteln, wird das Publikum sich am Ende fragen: „Und? Was habe ich nun davon? Was mache ich mit dieser Information?“
Das präsentierte Material wird entweder durcheinander oder ohne Zusammenhang dargestellt, oft fehlt eine klare und nachvollziehbare Struktur. Sie haben das bestimmt auch schon erlebt, dass Sie sich während einer Präsentation plötzlich verwundert fragten: „Nanu? Wie sind wir jetzt zu diesem Punkt gekommen? Habe ich etwas versäumt?“
Ganz gleich, ob wichtig oder unwichtig, beiläufig oder zentral – wenn zu viel Information in zu kurzer Zeit serviert wird, löst das mehr Verwirrung als Verständnis aus. Stellen Sie sich überladene Charts mit einer Unmenge an Zahlen und Fakten vor, bei denen Sie sich nach dem Aufblenden des Datenprojektors schockiert fragen: „Um Gottes Willen! Was soll ich mit diesem Zahlenfriedhof?“
Sie sitzen in einer endlosen Präsentation, langweilen sich aber bereits nach zwei Minuten und blicken ständig auf die Uhr, wann es denn endlich zu Ende ist. Bekannt? Andersherum gefragt: Haben Sie sich schon einmal gedacht, dass eine Präsentation zu kurz war? Oder dass sie so spannend und interessant war, dass Sie sich wünschten, sie würde noch länger dauern? Eben!
Was der Präsentator erzählt, hat oft nichts mit dem zu tun, was er projiziert. Sie sind daher ständig gefordert, entweder zu lesen oder zuzuhören. Wenn Sie versuchen, beides zu tun, löst das nur noch mehr Verwirrung aus. Daher lesen manche Präsentatoren den Inhalt der Slides gleich vor – was für die Zuhörer die absolute Katastrophe bedeutet.
Diese sechs Sünden gilt es also zu vermeiden, und zwar konsequent und rechtzeitig – am besten bereits während der Vorbereitung und Planung. Stellen Sie sich vor, Sie stehen kurz vor einer Präsentation, haben nicht viel Zeit, um sich vorzubereiten, und möchten einen professionellen Eindruck hinterlassen. Sie wissen genau, was Sie an Präsentationen anderer immer stört (die sechs Sünden!), und nehmen sich vor, es selbst besser zu machen. Aber wie gehen Sie es an? Stimmen Ihre Strategie und Ihre Vorgehensweise bei der Erstellung der Präsentation und Ihr Verhalten beim Auftritt?
An dieser Stelle passiert meist bereits der erste, entscheidende Fehler:
Der Fluch des Expertenwissens schlägt zu. Da Sie für Ihr Thema Experte sind, beherrschen Sie es und möchten alles darüber erzählen. Sie nehmen sich also Zeit, recherchieren Daten, Zahlen und Inhalte, erstellen Grafiken und pferchen das alles mit möglichst vielen Details in Ihre PowerPoint-Slides. Es ist ja schließlich alles wichtig, oder? Und dann wird Ihr Publikum damit gnadenlos überrollt …
Diesen Frontalangriff auf die Zuhörer bezeichnen wir als „Informationsattacke“. Sie führt zwangsläufig zu einem traumatischen „Informationsschock“ bei den überforderten, frustrierten und schließlich resignierenden Zuhörern. Dieser bedauerliche Zustand blockiert die Informationsaufnahme beim Publikum und macht es entscheidungsunfähig, bewirkt also genau das Gegenteil von dem, was Sie erreichen wollten. Es gehört daher zur obersten Pflicht von Präsentatoren und Vortragenden, Info-Attacken unbedingt zu vermeiden. – Wenn jemand mit randvollen Slides Berge an Information präsentiert, war er vermutlich nur zu faul, zu planen, zu reduzieren und sich richtig vorzubereiten.
Die richtige Lösung ist: Konzentration auf das (für das Publikum) Wesentliche, eine einfache und prägnante Struktur und ein Auftritt, der so lange als nötig, aber so kurz wie möglich ist. Trennen Sie sich von Inhalten, die für die Kernbotschaft nicht notwendig sind. Reduzieren Sie auf das Essentielle und verankern Sie das dafür so gut wie möglich – am besten mehrfach – in den Köpfen Ihrer Zuhörer.
Je kürzer Ihre Präsentation, umso gründlicher muss die Vorbereitung sein.
Wenn Sie, wie in der Praxis üblich, ohnehin nur wenige Minuten Zeit haben, Ihr Anliegen der Zielgruppe zu vermitteln, muss wirklich jede Information gut überlegt sein und präzise auf den Punkt kommen. Denken Sie bitte immer daran, dass nicht nur Sie als Vortragender Zeit für eine Präsentation „opfern“, sondern auch das Publikum.
Falls Sie Ihre Präsentation nicht allein vorbereiten, achten Sie bitte auf ein exaktes Briefing. Die Struktur sollte immer von Ihnen selbst und nicht von Dritten kommen – zu viele Präsentatoren habe ich gesehen, die trotz ausgezeichnet aufbereitetem Material gescheitert sind, weil sie Inhalte, Story und Abläufe nicht im Detail kannten. Das ist nicht nur unprofessionell, sondern auch peinlich. Daher empfehle ich, jede Präsentation – ob kurz oder lang – professionell zu planen und vorzubereiten, sich mit den Inhalten bestmöglich vertraut zu machen, das potenzielle Publikum genau zu analysieren, das Ziel klar zu definieren und den Ablauf, wenn irgendwie möglich, vorher zu testen. Die dazu nötigen Werkzeuge finden Sie in diesem Buch. Ihr Publikum wird es Ihnen danken, und Sie werden Ihre Ziele bedeutend leichter erreichen.
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Optimale Vorbereitungszeit für eine Präsentation Von der Idee bis zur fertigen Präsentation |
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Stunden |
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3–24 |
Material sammeln, sichten und ordnen Quellen: Unternehmen, Kollegen, Branche, Internet, Literatur |
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1 |
präzise Zielgruppenanalyse + Zieldefinition |
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1 |
Erstellen der Grobstruktur mit Bauplänen und/oder Post-its |
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1 |
Ausarbeiten der Infoblöcke, Argumente und Details |
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1 |
Medienwahl, Präsentationsdesign und Erstellung der Slides |
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1 |
Vorbereitung auf Fragerunde oder Diskussion, Erarbeiten der wichtigsten Argumente für eventuelle Fragen |
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1–8 |
Üben! Den Auftritt testen, die Struktur durchsprechen, die Argumente einprägen |
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9–37 |
ein Tag bis eine Woche |
Übersicht: Unterschätzen Sie den Zeitaufwand für eine professionelle Vorbereitung nicht. Diese Angaben beziehen sich auf die komplette Ausarbeitung inklusive Informationssammlung und visuelle Umsetzung.
Präsentationen dienen meist nicht dazu, sämtliche verfügbare Information in der vorgegebenen Zeit zu präsentieren – dafür gibt es Dokumente, Handouts und Fragerunden –, sondern dazu, der Zielgruppe zu vermitteln, wie wichtig diese Daten sind und wozu sie gebraucht werden. Das bedeutet, Ihr Publikum muss von der Richtigkeit und Wichtigkeit Ihrer Fakten und Zahlen, Ihren Argumenten und Ihren Schlüssen überzeugt werden. Und überzeugen können Sie nur jemanden, der ein gutes Gefühl von Ihnen und Ihrer Präsentation hat.
Psychologen lehren seit Jahrzehnten, dass der weitaus größte Teil aller Entscheidungen zwar emotional getroffen, aber im Nachhinein rational begründet wird. Wissenschaftliche Studien gehen dabei von mindestens 90 Prozent aller Entscheidungen aus. Wenn also Ihre Zielgruppe während und nach Ihrer Präsentation ein gutes Gefühl zu Ihrem Thema hat und dieses gute Gefühl mit den Fakten und Inhalten, die von Ihnen präsentiert wurden, auch noch nachvollziehen, belegen und beweisen kann, haben Sie eine perfekte und wirkungsvolle Kombination mit hoher Erfolgschance.
Ein brillanter Inhalt allein macht noch keine Präsentation. Allerdings ist auch eine hervorragende Verpackung für eine gelungene Präsentation zu wenig.
Vorsicht beim Verpacken: Wenig Inhalt und viel Gerede, Plattitüden und unzählige bunte und komplizierte Slides – das ergibt auch trotz hohem Aufwand nur eine leere Blase – eine „Bubble“. Eine Blase voll heißer Luft, oder, wie Shakespeare schrieb, „viel Lärm um nichts“. Ein kritisches Publikum wird allerdings jederzeit in der Lage sein, aus einer Präsentations-Bubble die Luft auszulassen und den Präsentator als Blender oder Schaumschläger zu identifizieren. Damit das nicht passieren kann: Sagen Sie, was Sie zu sagen haben – nicht mehr!
Blender mit ihren Bubbles sind das Gegenteil fachlich brillanter Redner, die manchmal keine Ahnung von den Möglichkeiten, oft aber auch gar keine Lust haben, einen Vortrag für die Zuhörer professionell aufzubereiten. Ganz unter dem Motto: Fakten reichen, wer sich nicht auskennt, soll fragen. Aber auch für diesen Typ Redner gilt: Inhaltliche Substanz mit professioneller Verpackung, präzise und auf den Punkt gebracht, ist genau das, was Ihre Zuhörer schätzen werden!
Zu diesem Zweck muss der Inhalt für das Publikum richtig aufbereitet – also verpackt – werden, denn die Verpackung trägt einen großen Teil zur Attraktivität einer Präsentation bei. Verpackung hat dabei nichts mit „Verzierung“ oder „Verschönerung“ zu tun, sondern sie ist ausschließlich Mittel zum Zweck.
Sie haben drei hervorragende Mittel, um Informationen, Inhalte und Argumente interessant, spannend und attraktiv zu verpacken:
Dabei geht es um die Logik, die Reihenfolge Ihrer Informationen, Argumente und die Geschichte, die Sie erzählen wollen. Wenn diese Struktur und damit der rote Faden fehlt, ist es nur eine Aneinanderreihung von Bildern und Worten, die keine zwingende Logik hat. Das Ganze hat dann möglicherweise zwar Show-Charakter, wird den Ansprüchen einer professionellen Businesspräsentation oder eines Fachvortrags aber nicht gerecht und entwickelt keine Überzeugungskraft.
Manche Inhalte sind komplexer und müssen mit schnell erfassbaren Diagrammen und Bildern unterstützt werden. Der richtige Einsatz von visuellen Hilfsmitteln und der Aufbau Ihrer visuellen Argumentation unterstützen den Inhalt. Das hilft nicht nur dem Präsentator bei der Erklärung, sondern auch dem Publikum bei der Aufnahme und dem Verständnis. Diese Bilder müssen dann noch auf geeignete Art und Weise aufbereitet und transportiert werden, zum Beispiel mit PowerPoint-Slides oder mit dem Flipchart.
Natürlich ist auch der Präsentator mit seinem Auftritt und seiner Rhetorik entscheidend. Manche Themen könnte man durchaus auch als E-Mail oder Fax an die Zielgruppe versenden, doch viel interessanter, „lebendiger“ wird es, wenn ein Mensch hinter diesen Inhalten steht. Durch einen gelungenen persönlichen Auftritt tragen Sie zum Wert Ihrer Informationen bei. Und nur so ist es möglich, ein vorher definiertes Ziel zu erreichen – was ja der Sinn einer Präsentation ist. Überzeugungskraft, Glaubwürdigkeit und Professionalität hängen nun einmal entscheidend von der Person ab.
Die sieben Erfolgsfaktoren enthalten sämtliche Schritte, die zur Erstellung und Abhaltung von professionellen Präsentationen und Vorträgen erforderlich sind. Sie bilden seit über 20 Jahren das Fundament des HPS-Präsentationstrainings mit bisher mehr als 30.000 Absolventen. Halten Sie keine Präsentation und keinen Vortrag, gleich welchen Typs, ohne die sieben Faktoren geprüft und je nach Bedarf vorbereitet zu haben – so wie ein verantwortungsvoller Pilot sein Flugzeug niemals ohne vollständig geprüfte Checkliste starten würde.
Dieses Buch führt Sie Schritt für Schritt durch die sieben Faktoren und liefert Ihnen zu jedem Thema die wichtigsten Informationen, Hilfsmittel, Werkzeuge, Tipps und Tricks für Ihre Praxis. Viele Beispiele zeigen deren Anwendung und dienen als Vorbilder für den eigenen Einsatz. Wir beschäftigen uns aber auch mit Stolpersteinen, Fallen und Risiken, um Fehler von vornherein so gut wie möglich zu vermeiden und Ihnen Ratschläge an die Hand zu geben, wie Sie auf Missgeschicke und Unvorhergesehenes reagieren können.
Abb.: Die sieben Faktoren für Ihren Präsentationserfolg
Präsentationen sind ein wichtiges Standard-Tool zur effektiven Kommunikation. Doch im Gegensatz zu früher, als noch simple Textfolien das visuelle Hilfsmittel der Wahl waren und Auftritte eher pragmatisch geplant wurden, müssen Sie heute klar zwischen verschiedenen Präsentationsformen unterscheiden. Die HPS Presentation Map unterstützt Sie bei der Wahl der richtigen Präsentationsform.
Abb.: Die HPS Presentation Map
Die horizontale Achse hat mit dem Aufwand für Ihre Präsentation zu tun, und oberhalb der Achse sind Präsentationen angesiedelt, die einen eher formellen Charakter haben. Dabei hat der Vortragende meist viel zu verlieren – aber auch viel zu gewinnen, was einen hohen Aufwand rechtfertigt. Unterhalb der Achse befinden sich die eher informellen Präsentationen, der Aufwand dafür ist entsprechend geringer.
Die vertikale Achse zeigt, welchen Zweck Ihre Präsentation verfolgt: Links geht es primär um die Information der Zuhörer, während auf der rechten Seite das Aktivieren und Gewinnen des Publikums im Vordergrund steht. Hier sprechen wir daher von Präsentationen mit Pitch-Charakter.
Abb.: Information versus Pitch
Der Unterschied für die Position in der HPS Presentation Map liegt also nicht im Inhalt, sondern in der Art und Weise, wie Sie präsentieren. Im oberen Bild finden Sie die wichtigsten Unterscheidungsmerkmale zwischen Information und Pitch. Zum Thema Slides finden Sie Details ab Seite 185. Das folgende Bild zeigt, wo typische Präsentationsformen in der HPS Presentation Map eingeordnet werden und somit einen klaren Hinweis darauf geben, mit welchem Aufwand und welchem „Spin“ sie durchgeführt werden sollten.
Abb.: HPS Presentation Map – ausgefüllt
Je nach dem individuellen Zweck ist auch in den einzelnen Präsentationsformen eine Differenzierung nötig: So kann eine Schulung rein informativ und zweckmäßig gehalten werden, aber auch aktivierend und begeisternd. Genauso gibt es Forscher, die ihre thematisch oft trockenen Arbeiten auf Kongressen mit enormem Aufwand und Begeisterung vortragen. Dafür gibt es unzählige Unternehmen, die ihre Firmenpräsentation links einordnen, als reine Information. Dabei ist gerade das eine der wichtigsten Gelegenheiten, das eigene Unternehmen und dessen Produkte und Dienstleistungen möglichst professionell zu verkaufen und die potenziellen Kunden für Sie zu begeistern. Ich empfehle Ihnen daher die Integration von Pitch-Elementen, wann immer es möglich ist – natürlich in einer angemessenen, richtigen Dosis.
Damit Sie Ihre künftigen Vorträge und Präsentationen möglichst punktgenau auf Ihr Publikum abstimmen können und mit Ihren Argumenten genau die Interessen der Zuhörer treffen, beschäftigen wir uns im nächsten Kapitel im Detail mit der Zielgruppe.