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DAS EXCEL 2019-ARBEITSBLATTFENSTER AUF EINEN BLICK

Damit Sie sich möglichst schnell in Excel zurechtfinden, erfahren Sie hier in Kürze, wie ein Arbeitsblatt in Excel 2019 aufgebaut ist (von links nach rechts und von oben nach unten):

• Ganz oben im Excel-Fenster, links neben dem mittig platzierten Dateinamen, befindet sich die Symbolleiste für den Schnellzugriff. Standardmäßig sehen Sie die Schaltflächen mit den Befehlen SPEICHERN, RÜCKGÄNGIG und WIEDERHOLEN. Die Symbolleiste für den Schnellzugriff können Sie nach Ihren Wünschen anpassen.
• Rechts oben neben dem Dateinamen und Ihrem Benutzernamen liegt die Schaltfläche MENÜBAND-ANZEIGEOPTIONEN, über die Sie das Erscheinungsbild des Menübands mit seinen Registerkarten und Befehlen steuern können. Rechts daneben befinden sich die Schaltflächen MINIMIEREN, MAXIMIEREN/VERKLEINERN und SCHLIESSEN.
• In der zweiten Reihe des Arbeitsblattfensters liegt links die Schaltfläche DATEI, die Sie in die Backstage-Ansicht führt, wo Ihnen eine Liste mit Befehlen präsentiert wird, mit denen Sie beispielsweise Informationen zu dem aktuellen Arbeitsblatt erhalten oder es ausdrucken können. Mit der -Taste schließen Sie die Backstage-Ansicht und wechseln zurück in das reguläre Arbeitsblatt.
• Rechts neben der Schaltfläche DATEI und den fein säuberlich dahinter aufgereihten Registerkarten des Menübands befindet sich das Textfeld WAS MÖCHTEN SIE TUN? (die Lupe), über das Sie sich Hilfe zu Excel 2019 holen können. Direkt gefolgt wird das Textfeld von der Schaltfläche FREIGEBEN, mit der Sie Ihr bei OneDrive oder auf einer SharePoint-Website gespeichertes Arbeitsblatt mit anderen teilen können.
• Der dritte Abschnitt unterhalb des Menübands beginnt mit dem Namenfeld, das den Spaltenbuchstaben und die Zeilennummer der aktuell mit dem Mauszeiger markierten Zelle angibt. (A1 ist die Adresse der ersten Zelle eines Arbeitsblatts.) Wenn die Zelle zu einem Zellbereich gehört, den Sie mit einem Namen versehen haben, wird der Bereichsname und nicht die Zelladresse angezeigt.
• Unter dem Namenfeld befinden sich drei Schaltflächen für die Dateneingabe: ABBRECHEN (um die Eingabe in der markierten Zelle zu löschen), EINGEBEN (um eine Dateneingabe abzuschließen) und FUNKTION EINFÜGEN (mit dem Symbol fx, um eine Formel aus dem reichhaltigen Angebot an Funktionen in der markierten Zelle anzuwenden). Das lange Textfeld rechts daneben ist die Formelleiste, die Ihnen anzeigt, was Sie gerade in eine Zelle eingeben.
• Unterhalb von Namenfeld und Formelleiste liegt das eigentliche Arbeitsblatt, in dem die Inhalte Ihres Blatts und alle Diagramme oder Grafiken angezeigt werden. Dieser Bereich macht den größten Teil des Arbeitsblattfensters von Excel aus. Die hellgrauen Gitternetzlinien zeigen an, wo sich die einzelnen Zellen befinden. Oben sehen Sie eine Reihe mit Buchstaben (die Spalten) und links befindet sich eine Spalte mit Zahlen (die Zeilen). Die Anzahl der gerade im Arbeitsblattbereich angezeigten Zellen hängt zum einen von der Größe und Auflösung des Bildschirms Ihres Computers ab und zum anderen von der eingestellten Vergrößerung in Excel. Nutzen Sie die senkrechte Bildlaufleiste am rechten Bildschirmrand und die waagerechte Bildlaufleiste entlang des unteren Arbeitsblattrands, um versteckte Bereiche des Blatts sichtbar zu machen.
• Links von der waagerechten Bildlaufleiste unterhalb des Arbeitsblattbereichs finden Sie die Schaltfläche NEUES BLATT (mit dem Sie weitere Arbeitsblätter hinzufügen). Links neben dieser Schaltfläche liegt das Blattregister mit den einzelnen Blättern der Mappe und ihren jeweiligen Namen (zum Beispiel TABELLE1). Links vom ersten Blatt sehen Sie die Schaltflächen NÄCHSTES BLATT und VORHERIGES BLATT. Wenn Ihre Excel-Arbeitsmappe so viele Arbeitsblätter enthält, dass nicht alle gleichzeitig angezeigt werden können, fügt Excel Schaltflächen hinzu, mit denen Sie zügig durch Ihr Blattregister blättern können.
• Ganz unten im Fenster des Excel-Arbeitsblatts sehen wir die Statusleiste. Der aktuelle Betriebsmodus (BEREIT, EINGEBEN, BEARBEITEN und so weiter) wird dort ganz links eingeblendet. Wenn Sie ein Makro aufzeichnen, fügt Excel die Schaltfläche MAKRO AUFZEICHNEN hinzu, die direkt rechts neben der Betriebsmodus-Anzeige erscheint. Wenn Sie eine Reihe von Zellen in Ihrem Arbeitsblatt markieren, die Zahlen enthalten, zeigt Excel etwa in der Mitte der Statusleiste den Mittelwert, die Anzahl und die Summe dieser Zahlen an. Rechts in der Statusleiste befinden sich drei Schaltflächen für verschiedene Arbeitsblattansichten – NORMAL, SEITENLAYOUT, UMBRUCHVORSCHAU – gefolgt von den Schaltflächen VERKLEINERN und VERGRÖßERN sowie dem ZOOM-Schieberegler, mit dem sich die Anzeigegröße der Zellen in Prozent einstellen lässt.

TASTENKOMBINATIONEN ZUM VERSCHIEBEN DES CURSORS IN EXCEL-ARBEITSBLÄTTERN

REGELN FÜR DIE KORREKTE DATENEINGABE

Ihre Arbeit in einem neuen Excel-Arbeitsblatt beginnt also mit der Eingabe der ersten Daten in die erste Tabelle der Arbeitsmappe MAPPE1. Hier ein paar Regeln, die Sie beachten sollten, wenn Sie das erste Arbeitsblatt in TABELLE1 Ihrer neuen Arbeitsmappe anlegen:

• Wann immer möglich, sollten Sie Ihre Daten in Tabellenform anordnen. Das heißt, die Spalten und Zeilen sollten neben- beziehungsweise untereinanderliegen. Beginnen Sie mit der Dateneingabe in der oberen linken Ecke des Arbeitsblatts und arbeiten Sie sich besser senkrecht statt waagerecht vor. Lassen Sie zwischen den einzelnen Datenbereichen einen Abstand von höchstens einer Spalte oder Zeile.
• Wenn Sie Tabellen erstellen, sollten Sie keine Spalten oder Zeilen überspringen, nur um mehr Platz zwischen den einzelnen Einträgen zu schaffen. (Um Leerraum zwischen Daten in benachbarten Spalten und Zeilen zu schaffen, vergrößern Sie die Spaltenbreite oder Zeilenhöhe und ändern die Ausrichtung.)
• Reservieren Sie eine Spalte auf der linken Seite der Tabelle für die Zeilenüberschriften der Tabelle.
• Reservieren Sie eine Zeile oben in der Tabelle für die Spaltenüberschriften der Tabelle.
• Wenn Ihre Tabelle eine Überschrift besitzt, setzen Sie diese in die Zeile über den Spaltenüberschriften. Setzen Sie die Tabellenüberschrift in dieselbe Spalte wie die Zeilenüberschriften.

FEHLERWERTE IN EXCEL-FORMELN INTERPRETIEREN

Wenn eine Excel-Formel verrücktspielt und keinen verständlichen errechneten Wert ausgibt, merken Sie das sofort an einer merkwürdigen, eher unverständlichen Meldung. Diese seltsame Meldung nennt sich im Excel-Jargon Fehlerwert und will Ihnen mitteilen, dass irgendein Element – entweder in der Formel selbst oder in einem Zellbezug – die Ausgabe des erwarteten Ergebnisses verhindert.

Die folgende Tabelle enthält einige Excel-Fehlerwerte und deren häufigste Ursachen.

DIE TOP TEN DER FUNKTIONEN IN EXCEL 2019

Was sind die besten Eigenschaften von Excel 2019? Ein flüchtiger Blick auf diese Liste verrät Ihnen, dass es bei Excel 2019 um produktives Arbeiten geht – immer und überall!

• Vollständige Cloud-Unterstützung: Über die Bildschirme SPEICHERN (DATEI und dann SPEICHERN) und ÖFFNEN (über DATEI und ÖFFNEN) wird es zu einem Kinderspiel, die gemeinsam genutzten OneDrive-Ordner oder SharePoint-Websites als Speicherort für Ihre liebsten Arbeitsmappen hinzuzufügen. Wenn Sie eine Arbeitsmappe in der Cloud abspeichern, speichert Excel automatisch Ihre Änderungen, während Sie daran arbeiten. Über die Schaltfläche VERSIONSVERLAUF (rechts neben der Schaltfläche FREIGEBEN im Menüband) öffnen Sie den gleichnamigen Aufgabenbereich, der Ihnen alle bisher gespeicherten Versionen der Datei anzeigt. Das ist praktisch für den Fall, dass Sie mit Ihren Änderungen über das Ziel hinausgeschossen sind. Sind Ihre Excel-Arbeitsmappen in der Cloud abgelegt, können Sie von überall und von jedem Gerät, auf dem eine kompatible Version von Excel läuft, darauf zugreifen. Und wenn mal kein Excel installiert ist, steht Ihnen Excel Online zur Verfügung, das in so gut wie jedem Internetbrowser funktioniert.
• Dateifreigabe leicht gemacht: Die Freigabe von Dateien und das gemeinsame Bearbeiten von Arbeitsblättern in Excel sind so einfach wie nie zuvor über die Schaltfläche FREIGEBEN rechts neben den Registerkarten des Menübands. Laden Sie andere Personen ein, Arbeitsblätter, die in Ihrem OneDrive-Cloudspeicher liegen, anzusehen und zu bearbeiten.
• Touchscreen willkommen: Excel 2019 ist nicht nur das beste Tabellenkalkulationsprogramm, das es für Ihren Desktoprechner oder Laptop mit Windows-Betriebssystem gibt, auch für Ihr Windows-Tablet oder Smartphone ist es hervorragend geeignet. Excel verfügt über einen besonderen Touchmodus, der abgesehen von den bekannten Touchscreen-Bewegungen auch mehr Platz zwischen den Schaltflächen im Menüband lässt, damit sie leichter mit dem Finger oder einem Eingabestift ausgewählt werden können. Excel lässt sich mit dem Finger also genauso gut bedienen wie mit physischer Tastatur und Maus.
• Integrierte Datenmodelle: Excel unterstützt Eins-zu-eins- und Eins-zu-viele-Beziehungen zwischen Datentabellen, die Sie aus anderen Datenbankprogrammen nach Excel importieren, und Datenlisten, die Sie in Excel selbst erstellen. Mit den Beziehungen zwischen den Datentabellen und -listen im Datenmodell können Sie Daten aus jeder beliebigen Spalte in Ihren selbst erstellten PivotTables und PivotCharts verwenden.
• Mit Datenschnitt und Zeitachse in PivotTable filtern: Mit einem Datenschnitt in Ihrer Pivot-Tabelle können Sie in Excel 2019 schnell und unkompliziert Daten mithilfe von grafisch angeordneten Säulen filtern. Zeitachsen helfen dabei, datumsbasierte Daten aus Pivot-Tabellen grafisch als Zeitstrahl darzustellen.
• Empfohlene Diagramme: Wenn Sie sich nicht sicher sind, welches Diagramm Ihre Daten am besten zur Geltung bringt, platzieren Sie einfach irgendwo in der Datentabelle den Mauszeiger und wählen in der Registerkarte EINFÜGEN die Schaltfläche EMPFOHLENE DIAGRAMME. Excel zeigt Ihnen das Dialogfeld DIAGRAMM EINFÜGEN, das Ihnen anhand von verschiedenen Live-Vorschaubildern zeigt, wie Ihre Daten mit den unterschiedlichen Diagrammen aussehen werden. Mit OK bestätigen Sie Ihre Auswahl und übernehmen das passende Diagramm in Ihr Arbeitsblatt.
• Empfohlene PivotTables: Wenn Sie ein Neuling in der Erstellung von Pivot-Tabellen für Ihre selbst erstellten oder importieren Datenlisten sind, können Sie sich von Excel eine empfehlen lassen. Sie müssen dazu lediglich den Mauszeiger in einer der Zellen in der Datenliste positionieren und in der Registerkarte EINFÜGEN in der Gruppe TABELLEN auf die Schaltfläche EMPFOHLENE PIVOTTABLES klicken. Das gleichnamige Dialogfeld zeigt Ihnen eine Liste mit unterschiedlichen Pivot-Tabellen, die Sie durch Bestätigung mit OK in Ihr Arbeitsblatt übernehmen können.
• Office-Add-Ins: Mit der Installation von Office-Add-Ins erweitern Sie die Funktionalität von Excel 2019. Add-Ins sind kleine, spezialisierte Programme, die Sie innerhalb von Excel über den Office Store herunterladen und installieren können. Gehen Sie dazu auf die Registerkarte EINFÜGEN unter ADD-INS auf MEINE ADD-INS und dann ALLE ANZEIGEN. Klicken Sie auf die Schaltfläche OFFICE STORE, um das Dialogfeld zum Stöbern zu öffnen.
• Schnellanalyse: Diese Funktion bietet sich in der unteren rechten Ecke einer markierten Tabelle an. Die Schnellanalyse enthält Optionen für die bedingte Formatierung, die Erstellung von Diagrammen oder Pivot-Tabellen, die Berechnung von Ergebnissen in Spalten oder Zeilen oder für das Hinzufügen von Sparklines in der markierten Tabelle. Und dank der Live-Vorschau können Sie sofort sehen, wie Ihre Daten aussehen werden, sobald Sie sich für eine Option entscheiden.
• Blitzvorschau: Diese raffinierte Funktion kann geradezu Gedanken lesen, wenn sich in einer einzigen Spalte Ihres Arbeitsblatts Zelleinträge befinden, die aber aus mehreren eigenständigen Elementen bestehen, mit denen Sie besser arbeiten könnten, wenn Sie sich in einer separaten Spalte befänden. Die Blitzvorschau leistet Abhilfe. Um einzelne Elemente in längeren Zelleinträgen voneinander zu trennen, müssen Sie das erste Element, das Sie extrahieren möchten, per Hand in die leere Zelle (einer leeren Spalte) direkt rechts daneben eingeben. Drücken Sie dann . Ziehen Sie nun mit dem Mauszeiger die Markierung in der Spalte nach unten. Wählen Sie im Kontextmenü AUTO-AUSFÜLLOPTIONEN die Option BLITZVORSCHAU. Wie von Zauberhand werden die verbleibenden Eingaben für die gesamte Spalte vorgenommen.