© 2019, Frank POIREAU

Editions : BoD – Books on Demand GmbH

12/14 rond-point des Champs Elysées, 75008 Paris

Imprimé par Books on Demand GmbH, Norderstedt, Allemagne

ISBN : 978-2-3221-1143-5

Dépôt légal : avril 2019

Avant-propos | De SharePoint à Microsoft Teams

• Exchange pour l’échange d’e-mails,
• Skype pour les conversations instantanées et la tenue de réunions à distance,
• SharePoint pour la collaboration et l’échange de fichiers.

J’ai donc intitulé ce tome 2 « De SharePoint à Microsoft Teams ».

Une des forces de la solution Microsoft Teams est sa très grande facilité d’adoption, dans toutes les configurations de la collaboration moderne : si vous le permettez, l’utilisateur peut accéder à son Digital WorkSpace collaboratif tout le temps et partout, de n’importe quel appareil PC ou téléphone moderne sur un navigateur Web ou en téléchargeant une APP gratuite.

Microsoft Teams correspond à une version moderne de la collaboration, une couche logicielle qui est connectée à SharePoint. Uniquement disponible en version Cloud, SharePoint connaît via Microsoft Teams une des plus grandes évolutions de son histoire mais n’est plus l’interface principale de la collaboration par conséquent.

Microsoft Teams ne retire en rien à SharePoint toutes les fonctionnalités explorées dans le tome 1 qui vous proposait de dépasser les usages bureautiques les plus courants de SharePoint :

• 1 | Je ne possède pas une vision claire de tout ce que SharePoint peut apporter à mon organisation
• 2 | Je n’utilise SharePoint que pour partager des fichiers
• 3 | Je n’utilise que le système de version de SharePoint
• 4 | Je me suis contenté de reproduire les répertoires de mon serveur de fichiers dans mon SharePoint
• 5 | Je ne sais pas que je peux personnaliser les fonctionnalités de recherche de SharePoint pour créer des expériences utilisateurs des plus adaptées

Ce tome 2 va vous donner l’occasion de progresser dans la définition et dans la mise en œuvre de votre Digital WorkSpace, en améliorant vos solutions SharePoint par l’adoption de fonctionnalités supplémentaires :

• Les fonctionnalités de réseau social à travers le chapitre 6 « Je ne suis pas convaincu de la nécessité de déployer les fonctionnalités de réseau social de SharePoint dans ma future organisation de travail » ;
• Au chapitre 7 « J’ignore que je peux créer des applications Métiers sans développer », nous allons utiliser des fonctionnalités de SharePoint pour créer des petites applications bureautiques à partir de formulaires Word, de fichiers Excel ou de bases Access ;
• Les fonctionnalités de SharePoint liées à l’offre BI de Microsoft sont présentées au chapitre 8 « Je n’ai pas compris la place de SharePoint dans l’offre Business Intelligence (BI) de Microsoft » ;
• Au chapitre 9 « J’ai entendu parler du Digital WorkSpace mais comment puis-je m’y prendre simplement avec SharePoint ? », j’aborde les fonctionnalités de sites et de pages pour personnaliser les écrans de la solution que vous présenterez aux utilisateurs de votre intranet de publication de News ou de contenu de support, de vos outils collaboratifs, de vos applications Métiers et leurs tableaux de bord ;
• Enfin, le sujet qu’il était initialement prévu de traiter dans un chapitre 10 de ce tome, « Je ne suis pas certain d’avoir mis en place une gouvernance efficace », sera finalement traité dans un 3^e tome de près de 200 pages, écrites pour vous aider à mettre en place le dispositif qui permettra de s’assurer que les objectifs de retour sur investissement sont atteints ; n’oubliez pas qu’en tant que décideur ou concepteur d’une solution SharePoint, vous portez la responsabilité de l’amélioration d’une productivité bureautique souvent à la peine dans les organisations.

Je commence donc ce tome 2 par la présentation des fonctionnalités de collaboration sociale de SharePoint et je conclurai ces chapitres, toujours de la même manière, par une ouverture sur la solution qui devient incontournable en ce début 2019, Microsoft Teams.

¹ Source : https://www.spiceworks.com/press/releases/spiceworks-study-reveals-adoption-of-microsoft-teams-accelerating-in-the-workplace/

6 | Je ne suis pas convaincu de la nécessité de déployer les fonctionnalités de réseau social de SharePoint dans ma future organisation de travail

J’aurais tendance à vous répondre que c’est normal car, depuis 10 ans, de nombreuses solutions de type réseau social ont vu le jour et même Microsoft promeut depuis 2012 une autre solution que SharePoint : Yammer, acheté au nez et à la barbe de Google pour éviter de voir son concurrent progresser dans son offre de services Cloud aux entreprises.

Pourtant, les fonctionnalités de réseau social de SharePoint que je vais vous présenter avaient vu le jour dans son édition 2010. Améliorées dans l’édition 2013, les fonctionnalités de réseau social de SharePoint ne devaient alors plus évoluer, à la limite près de l’arrivée de Delve en 2015 qui trône dorénavant sur la page d’accueil du réseau social de SharePoint Online.

Au regard des fonctionnalités intrinsèques de Yammer et de sa lente intégration avec la suite Office 365, il apparaît toujours autant injuste de ne pas considérer SharePoint comme l’outil de réseau social d’organisation que vous devez privilégier.

Et pour quelle raison ?

Parce qu’il possède tout ce qu’il faut pour être considéré comme tel, mais avec un truc indispensable en plus : le champ d’application concret évident d’être nativement intégré aux espaces collaboratifs et à l’intranet traditionnel. En effet, comme on ne déploie pas un outil de réseau social d’entreprise pour être à la mode, être au fait des dernières tendances ne vous donnera pas suffisamment d’énergie pour vous amener efficacement à adopter un outil de réseau social d’entreprise (RSE).

SharePoint permet ainsi de tirer bénéfice naturellement d’un RSE en évitant soigneusement les inconvénients d’une démarche RSE sans objectif « opérationnel ».

La première partie du chapitre va donc vous présenter toutes les facettes de l’outil « social » et la seconde partie a pour but de vous démontrer qu’un SharePoint présente, à lui seul, de sérieuses garanties pour constituer la plateforme de réseau social efficace au sein de votre organisation.

Je refermerai ce chapitre en évoquant sa cohabitation avec Yammer et l’avenir de ces fonctionnalités avec l’émergence de Microsoft Teams, outil conversationnel par nature.²

² En juin 2018, Microsoft a ainsi réduit le champ des fonctionnalités sociales de SharePoint Online en supprimant le fil de discussion central.

LES FONCTIONNALITÉS DE RSE DE SHAREPOINT

Comme son nom l’indique - point de partage -, SharePoint a pour vocation d’être la plateforme de partage de l’organisation, d’agréger et de publier des contenus d’information, dans le but d’offrir à ses collaborateurs un portail d’information et de tâches de travail unifié, de façon simple et personnalisée. À partir de son édition 2010, SharePoint a vraiment commencé à offrir l’opportunité d’introduire des modes de communication bidirectionnels entre l’organisation et ses collaborateurs, grâce à ses fonctionnalités de réseau social d’entreprise : flux de discussion, blog personnel, mur d’actualités personnel, suivi de collègues. Avec l’édition 2013, SharePoint a vu le retour d’un modèle de site Collaboratif appelé Communautaire (il existait dans l’édition 2007 de SharePoint et avait disparu avec l’édition 2010) ! Toujours grâce à l’édition 2013, le concepteur de solutions SharePoint peut s’appuyer sur les fonctionnalités de recherche de SharePoint, pour publier des données toujours plus « personnalisables par utilisateur » ... Avec l’ajout de ces nouvelles fonctionnalités, le Digital WorkSpace a changé progressivement de philosophie, pour dépasser l’idée de l’intranet « collaboratif » pour l’intranet « participatif ». Du coup, SharePoint peut ainsi être utilisé comme une solution d’intranet de dernière génération, dans le sens où il permet de créer et diriger des flux d’information centrés sur l’individu et ses centres d’intérêts (en fonction de ses données de profil) et de ses récentes activités (l’esprit de Delve présenté dans ce chapitre). Le sujet principal traité dans ce chapitre sera néanmoins le site personnel « My Site » de SharePoint et, par ricochet, beaucoup de fonctionnalités en lien avec le réseau social seront, par conséquent, présentées au chapitre 9 « J’ai entendu parler du « Digital WorkSpace » mais comment puis-je m’y prendre simplement avec SharePoint ? » pour créer des sites et des pages « User-Centric ».

Le « My Site » (Mon Site) est l’antre du « réseau social » de SharePoint.

Techniquement parlant, il s’agit d’un modèle de collection de sites qui possède pour particularité d’être déployé (sur Office 365 déployé par défaut) ou potentiellement déployable (sur SharePoint Serveur) sur base de la règle 1 collection de site par licence utilisateur SharePoint.

Le « My Site » de SharePoint Serveur

Depuis l’édition SharePoint 2010, le modèle de site intègre ce bouquet de fonctionnalités :

• Mon mur de suivi d’activité appelé Échange de News (disparu sur Office 365 fin juin 2018)
• Mes données de profil utilisateur appelées Informations personnelles
• Mon blog personnel
• Mes applications
• Mes tâches (dans SharePoint 2013 Serveur uniquement)

Mon espace de documents personnels appelé OneDrive est également présent sur cette collection de sites mais le lanceur d’application SharePoint ou Office 365 promeut cet espace dans la tuile spécifique OneDrive alors que les différents autres éléments du réseau social sont d’ordinaire accessibles via la tuile d’application Delve (sur Online) ou via la tuile d’application Échange de News. Vous l’avez donc compris : la page d’accueil du My Site est différente selon que vous utilisiez une version SharePoint Serveur, une version Online ou hybride. On ne peut donc pas déployer ce modèle de site « n’importe où » et il ne rentre pas dans la réflexion de la navigation puisque tout utilisateur peut accéder à son espace personnel My Site depuis le ruban de navigation supérieur de SharePoint (le lanceur d’APP depuis l’édition Online et 2016 Serveur). Cependant, le My Site est un espace qui doit faire l’objet d’une réflexion quant à son déploiement et sa gouvernance comme tout autre objet SharePoint.

Le « My Site » de SharePoint Online

Vous n’êtes pas sur le Office 365 ? Depuis l’édition 2016 Serveur, SharePoint offre la possibilité d’un déploiement en mode hybride assez simplement : par exemple, il est possible de rediriger le lien « OneDrive » d’un espace SharePoint Serveur vers un OneDrive sur Office 365, à condition d’avoir ouvert vos abonnements sur Office 365, de manière à bénéficier de l’espace de stockage en ligne.

Le mode hybride de SharePoint 2016 permet ainsi de déporter les collections de site My Site sur SharePoint Online, via une action configuration sur la console d’administration de SharePoint 2016.

Le bouton [OneDrive] du bandeau haut de SharePoint permet d’accéder à la bibliothèque de documents personnelle : 1 To de stockage est fourni par défaut dans le cadre de l’abonnement à Office 365 !

Les services de stockage en ligne pour les fichiers personnels (OneDrive personnel accompagnant toute licence Windows 10, Google Drive, DropBox, Box, ShareFile…) sont de plus en connus de vos utilisateurs de par leur usages dans la sphère de la bureautique privée et sont parfaits pour stocker et partager les photos de vos dernières vacances… Toutefois, ces services ne possèdent généralement pas la sécurité et le chiffrement nécessaires pour le stockage et le partage de fichiers d’entreprise alors que OneDrive Entreprise est doté d’un modèle de sécurité plus fiable pour les fichiers de l’entreprise. Techniquement parlant, OneDrive est une bibliothèque SharePoint hébergée sur une collection de sites personnelle ; cette bibliothèque possède les mêmes caractéristiques qu’une bibliothèque de documents SharePoint tant au niveau collaboration (synchronisation) et rétention… qu’au niveau des fonctionnalités de classification de l’information :

• Gestion des versions « majeure »,
• Coédition,
• Les 2 corbeilles,
• Une interface de moteur de recherche qui se rapproche de plus en plus des fonctionnalités de Delve, pour ce qui concerne la version Online,
• N’est pas pris en charge le téléchargement de fichier de plus de 10 Go et de 100 fichiers en 1 fois,
• Vous pouvez désormais synchroniser plus 20 000 éléments bureautiques (dossiers compris).

Différente de votre OneDrive privé, la synchronisation de votre OneDrive d’entreprise peut être paramétrée comme suit par l’administrateur SharePoint Online/OneDrive :

• Possible sur n’importe quels appareils informatiques (PC ou smartphone) ;
• Limitée au matériel autorisé par votre organisation ;
• Interdite, pour répondre à des contraintes de confidentialité ou tout simplement d’espace disque sur votre PC ; en effet, même s’il est tout à fait possible de ne synchroniser que certains éléments de votre OneDrive, je vous rappelle qu’au moment où j’écris ces lignes, le stockage est de 1 To et que la synchronisation peut charger le disque dur des PC et le trafic de la bande passante !

Depuis l’édition 2016, SharePoint Serveur et Online offrent la possibilité d’un déploiement en mode hybride : il est désormais possible de rediriger le lien « OneDrive » d’un espace SharePoint Serveur vers un OneDrive sur Office 365, via un abonnement Office 365, de manière à bénéficier de l’espace de stockage en ligne.

Autre nouveauté : « Partagés avec moi » (SharePoint Server) rassemble les documents présents dans les espaces personnels OneDrive de votre réseau social partagés avec vous tandis que la version de SharePoint Online propose une visualisation plus conviviale que sur les versions SharePoint Serveur :

• S’appelle « Partagés »
• Affiche également les éléments SharePoint partagés.

Au travers de la console d’administration de OneDrive (présentée page suivante), l’administrateur SharePoint est en mesure de gérer si le partage externe de documents sur OneDrive est possible ou non.

Le menu d’administration des OneDrive

Depuis le 24 janvier 2017, il existe un centre d’administration des espaces OneDrive des utilisateurs, accessible avec les droits d’administrateurs SharePoint Online depuis la console d’administration Office 365 :

• Partage
• Synchronisation
• Stockage
• Accès des appareils
• Conformité
• Notifications

La fonctionnalité « Déplacer » dans OneDrive permet de copier ou déplacer des fichiers dans son OneDrive, dans la structure de répertoire déployée.

Dans la marge gauche figurent les noms des bibliothèques de documents auxquels l’utilisateur a le droit d’accès ; en cliquant dessus, l’utilisateur peut consulter le contenu d’une bibliothèque SharePoint tout en restant dans son OneDrive. La fonctionnalité « Copier vers » dans OneDrive permet de copier des documents depuis son OneDrive dans un site SharePoint : avec cette fonctionnalité apparue sur Online en 2017, OneDrive trouve sa place dans la gestion documentaire de l’organisation ; à l’instar du fait que certains utilisateurs utilisaient leur espace Mes Documents sur leur PC, OneDrive a longtemps été considéré comme le prolongement de cet espace sur le Cloud Office 365 et avec cette fonctionnalité « Copier vers », on peut considérer que le OneDrive est l’espace de préparation des documents, avant le partage collaboratif dans un espace d’équipe (permanent) ou de projet (ponctuel ).

Le modèle de site blog n’est pas un site SharePoint comme les autres car, comme le site communautaire, il possède un menu d’administration appelé Outils de blog qui permet à son contributeur de gérer le contenu, sans devoir naviguer par le contenu du site. Il existe une différence entre SharePoint Online et SharePoint Serveur dans le sens où SharePoint Online possède deux blogs personnels (que je distinguerai par les adjectifs classique et « Modern ») tandis que sur version Serveur, il n’existe que la version Classique, non actualisée depuis l’édition 2013.

LE MODÈLE DE BLOG COMMUN DEPUIS L’ÉDITION SHAREPOINT 2013 (CLASSIQUE)

Bon, on ne va pas se le cacher puisque vous l’avez lu dans le titre ; le modèle de site de type blog qui date de l’édition SharePoint 2013 est déployé par défaut mais, avec le déploiement de Delve sur Online, ce site apparaît comme ayant fait son temps. Dans SharePoint, c’est une toute autre histoire que ce modèle est le seul que l’on peut déployer dans SharePoint si on a besoin de créer une collection de sites ou un sous-site SharePoint. Son adoption est facilitée par le menu d’administration appelé Outils de blog qui permet de le gérer sans devoir passer par le contenu du site et recevoir une formation à l’administration de site SharePoint.

Un nouveau modèle de blog personnel a fait son apparition sur SharePoint Online en 2015. Avec Office 365 Vidéos, ils sont les premiers sites de la nouvelle génération de site, appelée « Modern Experience » : plus besoin d’enregistrer les modifications, insertion de composants WebParts de nouvelle génération, ruban d’édition allégé sont les principales améliorations fonctionnelles qui ont tout de suite fait l’unanimité.

Le modèle de blog personnel « Modern » cohabite avec le modèle de blog « classique » présenté ci-avant, visible à partir de la page des données de profil de l’utilisateur : les deux générations de blog coexistent actuellement sur Online, et Microsoft ne prévoit pas de migration automatique du blog classique vers le blog « Modern ».

Le modèle de site personnel « Mon Site » (« My Site ») peut être considéré comme un site SharePoint comme les autres, dans le sens où le détenteur d’un My Site est, par défaut, administrateur de sa collection de sites.

Cela signifie que, s’il parvient à accéder aux pages d’application, tout utilisateur peut ainsi activer ou désactiver des fonctionnalités, ajouter des sous-sites et des APPs (parmi un choix limité par la non-activation de certaines fonctionnalités de collections de site et de site³).

Dans l’image ci-dessous, en passant par le menu du contenu de site, je suis parvenu à visualiser le contenu du My Site et nous voyons l’APP Documents qui correspond en réalité au OneDrive.

LE PROFIL UTILISATEUR DE SHAREPOINT

Dans le bandeau gauche, cliquer sur [informations personnelles].

Cliquer sur [modifier votre profil] puis sur les différents onglets pour découvrir les différents champs du profil social déployés par défaut :

• Informations de base,
• Informations sur le contact,
• Détails,
• Paramètres de l’échange de News,
• Langue et région.

La fiche de profil est riche : plus de 93 champs de données de profil utilisateur sont disponibles par défaut sur la version Serveur et il vous est possible d’ajouter des champs supplémentaires.

Le paramétrage possible des champs est :

• Modifiable ou non par l’utilisateur ;
• Laissé au choix ou non à l’utilisateur de rendre visible à lui seul ou à tout le monde.

Les données de profil sont indexables et utilisables sur l’interface de résultat de recherche car ces données sont des éléments de « liaison communautaire » qui permettent de basculer facilement :

• Des personnes vers des projets, des documents…
• Des conversations vers des projets, des documents, des personnes…

En mars 2019, après avoir cliqué sur [Paramètres], est apparu dans le bandeau de SharePoint Online, une section Office 365 avec un lien [Afficher tout] : si on clique sur [Afficher tout], on peut changer des paramètres d’affichage personnels comme le thème Office 365, ses préférences linguistiques et régionales (fuseau horaire, format de date et d’heure), ainsi que les paramètres de notification indiqués ci-dessous.

Sur la version SharePoint Online, depuis la toute fin de 2018, un utilisateur a la possibilité de mettre à jour son profil directement depuis le composant WebPart « Modern » appelé Contacts, qui vous sera présenté au chapitre 9. Dans mon exemple ci-dessous, en tant qu’utilisateur, je mets simplement à jour mon profil en passant la souris sur ma photo et mon identité.

Ce WebPart permet également à cet utilisateur mais également au concepteur de la page d’associer le profil LinkedIn de cette personne en cliquant sur le logo ! Office 365 lance alors une requête sur LinkedIn pour y retrouver le profil parmi les 500 millions d’utilisateurs. Une fois associé, le profil est ainsi affiché sous la forme d’un mini résumé au niveau de l’expérience professionnelle et un lien vous invite à voir le profil LinkedIn complet.

Le bouton [Flux d’actualités] du bandeau haut des éditions SharePoint Serveur depuis les éditions 2010 et jusqu’à l’édition 2016 permet à l’utilisateur d’accéder à son mur de suivi d’activité et des différents flux de discussions des différents sites qu’il suit. Le fonctionnement est proche de la page d’accueil de n’importe quel réseau social public, type professionnel (LinkedIn) ou loisir (Facebook).

Ce mur de suivi d’actualités et d’activité correspond à la page centrale du réseau social de SharePoint :

• Outil conversationnel général qui permet de suivre et de participer aux discussions publiques et/ou spécifiques aux sites que l’utilisateur suit ;
• Suivi des mises à jour concernant les documents, les personnes et les thématiques (balises).

L’évolution actuelle des solutions informatiques va vers l’intégration de « fonctionnalités sociales » grâce auxquelles l’utilisateur peut s’abonner à des activités et des personnes, gérer des flux d’activité et engager la conversation. L’échange d’actualités SharePoint constitue ce carrefour social à partir duquel l’utilisateur peut :

• Lancer une conversation ;
• Utiliser des hashtags # pour envoyer des communications sur un sujet précis ;
• Utiliser @ pour faire référence à une personne.

En cliquant sur les onglets au-dessus des discussions, vous obtenez des vues filtrées de l’échange de News :

• « Suivi » montre les mises à jour relatives à tous les éléments que vous suivez actuellement (billets, personnes, documents, sites et liens) ;
• « Tout le monde » montre les conversations démarrées par les membres de votre organisation ;
• « Mentions » montre uniquement les billets dans lesquels vous êtes mentionnés ;
• « Activités » montre uniquement un flux de vos activités actuelles, tout comme elles apparaissent dans votre page « Informations personnelles » ;
• « J’aime » montre tous les éléments que vous aimez.

PARTICIPER AU FIL D’ÉCHANGE DE NEWS

Vous pouvez envoyer un billet de News sur le mur d’informations :

• Discussion publique en tant que statut du profil vers les membres de votre organisation qui peuvent répondre au billet ;
• Discussion à un groupe limité de personnes, appartenant à un site :

Les billets de discussion ne sont visibles que par ceux qui ont accès aux sites.

Dans un billet, vous pouvez :

• Inclure des images, des vidéos, des liens vers des documents et des URL Web dans vos billets. Vous pouvez modifier les URL Web pour qu’elles s’affichent sous forme de texte ;
• Partager une conversation entière en envoyant le lien hypertexte (vous pouvez afficher toutes les conversations qui font référence à ce lien) ;
• « Aimer » des billets dans votre échange de News. Les personnes qui vous suivent voient les billets que vous avez trouvés intéressants dans leurs échanges de News. Vous pouvez afficher les éléments que vous « aimez » ultérieurement et retrouver facilement ces billets.

Accédez à votre page d’échange de News personnel pour :

• Suivre une discussion (vous abonner) ;
• Évaluer la pertinence de la discussion ;
• Répondre ;
• Évaluer la qualité des réponses ;
• La meilleure réponse ;
• Suivre un collègue.

Dans la liste des personnes que vous suivez, vous pouvez afficher une liste des personnes qui vous suivent.

• Cliquez sur l’icône d’une personne pour afficher son échange de News actuel et un lien vers son profil ;
• Vous pouvez recevoir des mises à jour dans votre échange de News quand toute personne que vous suivez commence à suivre une autre personne ou un autre document, site ou lien, et éventuellement recevoir une notification par courrier électronique concernant ces activités ;

Les liens correspondent à la liste d’intérêts que vous avez ajoutés à votre profil utilisateur.

LE SUIVI DES PERSONNES, DES DOCUMENTS, DES SITES ET DES « BALISES »

Suivez des sites SharePoint et propositions de suivi de site en fonction de vos centres d’intérêt :

• Les personnes qui vous suivent reçoivent une alerte quand vous commencez à suivre un site ;
• Si un site que vous suivez possède un échange de News, vous pouvez publier un billet dans cet échange de News à partir de votre échange de News personnel.

La porte d’entrée du réseau social de SharePoint Online s’appelle Delve… et n’est donc plus le Flux d’actualités sur SharePoint Serveur comme vu précédemment. Delve est une solution Cloud déployée sur Office 365 (pour les plans E1 à E5) mais Delve fonctionne en mode hybride avec SharePoint Serveur depuis l’édition 2013 (2015). Depuis l’édition 2016, SharePoint Serveur permet de déporter les My Site sur Office 365, via une action de configuration simple depuis la console d’administration de SharePoint 2016 et permet ainsi de bénéficier des fonctionnalités de Delve. La fonction principale de Delve est de présenter, à son utilisateur, une information pertinente sur base de relation établie avec des contenus utiles, ses propres contenus mais également des contenus « publiés » par des collègues avec lesquels vous entretenez des relations de travail. Sur votre page d’accueil, Delve affiche ainsi des informations sous forme d’un mur de publications, « les documents en vogue », classés ni de manière chronologique (par exemple, d’après date de la dernière modification) ni par ordre alphabétique : Delve classe les documents en fonction de leur pertinence immédiate pour vous, en respectant les droits d’accès.

Lorsque vous cliquez sur [Moi], vous accédez à un résumé de votre présentation publique (les données de profil utilisateur vues précédemment) mais également à une section de la page consacrée à vos pièces jointes et vos documents SharePoint et OneDrive récemment consultés.

Ce qui gêne certains, c’est que Delve publie automatiquement, sans demander leur avis, leur activité sur la page d’accueil de Delve mais également sur leur profil public.

Vous accédez au Delve de vos collègues en cliquant dans la barre de navigation gauche sur Accueil ou directement, sur le nom des personnes de contact dans la barre de liens gauche, proposées de façon pertinente en fonction de votre activité commune : vous accédez ainsi aux documents sur lesquels vos collègues travaillent en consultant la section de la page appelée « Voir les documents récents et les pièces jointes de… ».

Rassurez-les :

• Vous n’y verrez que les documents auxquels vous avez le droit d’accéder ;
• Si, dans leur propre page de profil, elles voient une de leurs activités de type SharePoint ou OneDrive (documents qu’elles ont lus) ou Exchange (courriers électroniques qu’elles ont échangés à l’intérieur de l’organisation), seules les personnes, en relation avec elles sur ces documents précis, les voient.

En aucun cas, on peut soupçonner Delve, comme le moteur de recherche de SharePoint sur lequel il s’appuie, de ne pas respecter scrupuleusement la politique d’accès utilisateur détaillée au dernier chapitre.

Toute personne méfiante à l’égard de la confidentialité de Delve ferait bien de vérifier la politique d’accès à ses documents…

Comme indiqué dans le chapitre 5 du tome 1, SharePoint 2013 Serveur et son moteur de recherche FAST intégré ont initié, dans le monde SharePoint, la création d’index de recherche personnalisés, historisant la relation entre l’utilisateur, les requêtes effectuées et les résultats consultés.

Cette vision s’étend dans l’application MyAnalytics, un assistant personnel disponible uniquement en plan E5 : MyAnalytics offre des tableaux de bord de suivi sur le temps passé car Delve analyse également les données en provenance d’Outlook (Exchange).

Si vous pensez que votre organisation n’est pas mûre pour ce genre de fonctionnalités (vous n’avez pas encore lu tout cet ouvrage, cela peut se comprendre…), sachez que l’administrateur SharePoint Online a le pouvoir de désactiver Delve :

Sur la page d’administration SharePoint (classique),

• Dans le bandeau gauche, cliquez sur le lien [Paramètres] ;
• Retrouvez les paramètres Office Graph et cliquez sur [Ne pas autoriser Office Graph], le service d’analyse qui fournit les données à Delve, présenté dans la partie « De SharePoint à Ms Teams » du chapitre 9 consacré au Digital WorkSpace.

Pour éviter de limiter la compréhension de ce qu’est le réseau social de SharePoint, les fonctionnalités de réseau social doivent être appréhendées comme un prolongement des fonctionnalités de collaboration de SharePoint.

Les fonctionnalités de réseau social de SharePoint trouvent place essentiellement au travers du modèle de site « My Site » et du site de Communauté mais, au travers d’un paramétrage des autorisations permettant à tous les individus de contribuer, beaucoup d’applications de liste ou de bibliothèque SharePoint peuvent ne plus être utilisées seulement pour la communication de type descendante ou le travail en équipe plus ou moins organisé en processus. Lorsqu’elles sont paramétrées pour que chacun puisse contribuer, elles permettent de recueillir de l’information auprès des utilisateurs. Profitons-en pour partir à la découverte des fonctionnalités SharePoint suivantes au travers de l’approche « Collaboration sociale » :

• Les outils conversationnels ;
• Le blog ;
• Le Wiki.

LES LISTES CONVERSATIONNELLES

Il existe deux types de listes dites « conversationnelles » :

• La liste Microflux, liée à la fonctionnalité Flux d’actualités, élément du réseau communautaire comme outil conversationnel, son WebPart est déployé sur les sites de type collaboration équipe et projet, vous invitant à démarrer une conversation avec les visiteurs et les membres du site (toutes les discussions de cette liste sont reprises sur le mur de suivi général « Fil d’échange de News », présenté ci-avant (malheureusement abandonné sur Office 365 le 30 juin 2018) ; cette fonctionnalité s’active et se désactive dans [Paramètres] > [Paramètres du site] > [Fonctionnalités du site] (« techniquement », ce flux est présent dans le contenu du site au travers de l’APP Microflux) ;

• L’APP Forum de discussion, déployable comme n’importe quelle bibliothèque ou liste via [Paramètres] > [Ajouter une APP], que vous pouvez paramétrer comme toute liste au niveau de la structure et des autorisations ; vous pouvez ajouter autant d’APP que vous le souhaitez même si elles ne sont pas reprises sur le mur d’activité de votre My Site.

Le modèle de site de communauté (réapparu depuis la version SharePoint 2013 Serveur) est un site de collaboration mais, comme son nom l’indique, il est la démonstration d’une tendance de plus en plus « sociale et participative » du travail collaboratif. La décision de créer un site est ici plus motivée par l’idée de créer un espace d’échanges ou d’entraide sur une thématique pouvant regrouper plusieurs sujets qui dépassent le cadre structuré décidé au sein de l’organisation pour fonctionner au quotidien (sites d’équipe et de projet). La notion de groupe de collaboration est parfois un petit peu plus complexe à se représenter car la possible transversalité des thèmes peut amener à constituer des espaces ouverts à tous ou uniquement pour un rôle particulier, en support à un espace d’équipe ou projet…

Le modèle de site de communauté est un portail de forums de discussion composé des éléments suivants, gérables par un Community Manager :

• Des membres,
• Des catégories de discussion,
• Des commentaires par discussion,
• Un double système d’animation et de stimulation basé sur la ludification.

Pour créer un site de communauté, sur le site parent, cliquer sur [Paramètres] > [Contenu du site] puis [Créer un sous-site de type Collaboration] > [Communauté].

Tout comme le site Blog, l’adoption du site Communauté est facilitée par le menu d’administration appelé Outils de la communauté, au travers duquel un Community Manager va pouvoir administrer son site en « self-service » au travers d’un WebPart d’administration sans devoir passer par le contenu du site et recevoir une formation à l’administration de site SharePoint :

• La gestion des discussions, sous forme d’une liste SharePoint (création, modification, suppression mais également paramétrer les fonctionnalités de gestion de version et le cycle de vie des éléments, comme n’importe quelle liste vue dans le tome 1 aux chapitres 3 et 4) ;
• La gestion des catégories (création, modification, suppression de catégorie que les utilisateurs pourront utiliser pour classer leur billet) ;
• La création et l’attribution des badges, dont le paramétrage et la fonction sont expliqués ci-après ;
• La gestion de la réputation des membres, dont le paramétrage et la fonction sont également expliqués ci-après ;
• Le signalement des contenus, dont le paramétrage et la fonction sont expliqués ci-après ;
• Les paramètres de la communauté à partir desquels on définit l’objectif de la communauté (À propos) et l’activation du signalement de contenus.

Le signalement des contenus est activable depuis le WebPart « Paramètres de la communauté » :

• Permet à un utilisateur de signaler tout contenu choquant ; les signalements ne sont pas anonymes pour les modérateurs mais masqués pour les autres utilisateurs ;
• Les modérateurs peuvent alors décider de supprimer, éditer ou ignorer le signalement.

Un double système d’animation et de stimulation basé sur la gamification (ludification)

Le Community Manager peut attribuer des badges et contrôler le poids de chaque activité liée à la réputation :

• Le paramétrage s’effectue par site de communauté ;
• La réputation est calculée en fonction de la contribution des participants (créations de contenus, nombre et évaluations des réponses évaluées) : les membres participants gagnent des points et atteignent des niveaux d’achèvements par badge.

Sur les pages du site, des WebParts affichent les scores des membres dans la communauté puisque le score de réputation est défini par site de communauté :

• La section « Membres » affiche les utilisateurs impliqués dans la communauté ;
• La section « Résumé » présente les meilleurs contributeurs et leurs scores de réputation.

Le paramétrage de l’évaluation se gère par le Community Manager :

• La réputation des membres participants est impactée par les créations de contenus, le nombre et la qualité des réponses évaluées ;
• Les membres participants gagnent des points et atteignent des niveaux d’achèvements par badge ;
• Le paramétrage de la « réputation » en fonction de la contribution des participants ;
• Le vote des membres participants s’effectue par un « j’aime » ou un système de notation par nombre d’étoiles :

Les modèles de site « Wiki » et « Blog » font également partie de la famille des sites SharePoint que je définis comme étant plus « participatifs » que collaboratifs.

LE MODÈLE DE SITE « BLOG »

Le modèle de site « Blog » est classé dans la catégorie des sites collaboratifs : comme son nom l’indique, ce modèle sert à publier des informations sous forme de billet, que l’on peut classer dans des catégories au-delà du classement chronologique inversé (le dernier billet publié vient occuper la première place).

Dans l’organisation, le blog peut ainsi être utilisé :

• Dans l’intranet traditionnel, pour ses fonctionnalités d’édition plus riches par rapport à la liste « Annonces » (vous pouvez même utiliser Word pour éditer vos billets de blog par le Menu « Outils de blog ») pour des communications descendantes de type News, Newsletter, Journal interne…
• Dans les plateformes collaboratives d’équipe ou de projet, pour écrire un journal de projet, capitaliser sur des points complexes rencontrés (Gestion de la connaissance)

Sur SharePoint Serveur ou Online, vous ne pouvez déployer que le modèle de blog classique et vous ne pouvez donc pas créer un blog « Modern » ; espérons que cela viendra un jour.

En attendant, si vous souhaitez créer un blog, vous devez vous placer sur le site parent et cliquer sur [Paramètres] > [Contenu du site] et créer un sous-site de type Collaboration - Blog. Vous noterez donc que déployer un blog revient à déployer un site et non une seule application de bibliothèque de billets de blog : on comprend la raison lorsque l’on remarque que le blog permet d’éditer des billets que l’on peut classer par catégorie (vous aurez tout le loisir de personnaliser les catégories pour les mettre en relation avec des problématiques de votre intranet, de votre site d’équipe ou de votre site projet) et recevoir des commentaires (dans des listes liées, grâce à un type de colonne présenté au chapitre 8).

LE WIKI

Le Wiki SharePoint répond à la définition largement répandue que c’est un ensemble de pages web pouvant recueillir de l’information sous formes de texte, mais également d’éléments multimédias insérés et surtout d’hyperliens entre les articles.

Dans SharePoint, vous pouvez créer deux objets de Wiki :

• Une bibliothèque de pages Wiki, avec la fonctionnalité d’évaluation d’articles à activer⁴ ;
• Un sous-site de type Wiki (dans la famille « publication »), avec la fonctionnalité d’évaluation pré-activée.

Au niveau de la contribution, ces articles se créent par conséquent exactement comme des pages de site de type Wiki puisque le site d’équipe classique possède de base des pages de type Wiki. Le Wiki a pour but une écriture collaborative, facile et rapide, pour capter de la connaissance, et la fonctionnalité d’évaluation sert à recueillir de la part des utilisateurs, qu’ils aient des droits de contribution ou de lecture seulement, des informations sur la qualité perçue de chaque article : noter chaque article d’un Wiki a du sens mais cela peut être tout aussi pertinent pour des contenus de type « référentiel », pour les contenus de type « informations de support »⁵.

³ Le tome 3 traitant de la gouvernance aborde les fonctionnalités d’administration de collection de sites et d’administration de site.

⁴ Tome 1 de « Adopter SharePoint sans développer », chapitre 4, page 202.

⁵ Tome 1 de « Adopter SharePoint sans développer », chapitre 1, page 60.

POURQUOI DES FONCTIONNALITÉS SOCIALES DANS MON SHAREPOINT ?

Adopter les fonctionnalités sociales de SharePoint n’est pas toujours un sujet évident à aborder avec les décideurs dans les organisations. Je l’explique généralement pour au moins deux raisons :

• Même si les organisations ont montré de moins en moins de réticences à en déployer un depuis 2015, on ne sait pas toujours se représenter de façon très précise ce que va apporter à une organisation un logiciel de réseau social, moins qu’un serveur de fichiers ou une plateforme de travail collaboratif ; pour comprendre les bénéfices opérationnels que mon réseau social va concrètement apporter à mon organisation, il faut plus que jamais explorer la question du « pourquoi déployer un réseau social dans mon organisation ? » en validant les bénéfices qu’il peut apporter. Quels sont donc ces « objectifs de la collaboration sociale » et vont-ils rendre des services à mon organisation ? Pourquoi déployer un réseau social dans mon organisation ? Peut-on se contenter de valider que « le réseau social va créer du lien », qu’il va constituer « un ressort pour développer davantage de transversalité » ? La vocation du réseau social d’entreprise n’est pas de travailler « différemment » ou de faire plaisir aux générations Y ou Millenium qui arrivent sur le marché du travail. Pour comprendre ce que peut apporter à une organisation un logiciel de réseau social, doit-on se limiter à des concepts théoriques, à ces arguments « de surface » que l’on entend depuis près de 10 ans ? Évidemment qu’il ne faut pas s’en contenter car le réseau social doit objectivement et uniquement être examiné sous l’angle de la productivité au travail et s’arrêter à pareil niveau d’analyse n’aura que d’autre conséquence que de mettre en péril la pérennité du déploiement de l’outil dont le retour sur investissement n’est pas compris ;
• Après avoir répondu à la question du « pourquoi un réseau social dans mon organisation ? », il me faudra répondre à « pourquoi utiliser SharePoint comme outil de réseau social plutôt qu’un autre outil ? » ; en effet, comme je vous l’ai fait remarquer dans le tome 1 de « Adopter SharePoint sans développer »⁶, Microsoft ne met plus en avant depuis plusieurs années⁷ le fait que SharePoint possède des fonctionnalités de réseau social et lorsque les organisations valident le déploiement d’un outil de réseau social, ils font le choix d’un autre outil plutôt que de s’appuyer sur SharePoint, lequel fait généralement office d’intranet, de zone de publications ou d’archives, de plateforme collaborative en mode intranet et/ou extranet ; déployer un nouveau logiciel ou adopter de nouvelles fonctionnalités ne correspond pas exactement au même effort d’accompagnement au changement et le premier avantage de SharePoint est donc qu’il ne faut pas apprendre un nouvel outil mais uniquement élargir le scope de fonctionnalités de l’outil déjà en place.

Avant de répondre à la question de ce que vaut SharePoint comme outil de réseau social, je me dois d’apporter une réponse à la lumière des bénéfices organisationnels le plus souvent méconnus que permet d’atteindre pareil outil, dans le contexte actuel dans lequel baignent nos organisations.

Ces dernières décennies, nos économies occidentales ont dû s’adapter successivement à des révolutions qui se sont ajoutées les unes aux autres de plus en plus rapidement :

• Les révolutions industrielles du XIX^e puis du début du XX^e siècle ;
• La mondialisation des échanges, depuis les années 1980 ;
• L’économie de la connaissance, apparue dans la décennie 1990 ;
• La plus discrète mais probablement la plus massive, la révolution des objets connectés et des agents intelligents, depuis les années 2010 et qui va produire toujours plus de données à traiter dans les prochaines années.

Les temps modernes⁸⁹