Inhaltsverzeichnis
Vorwort
1 Allgemeine Einführung in das Rechnungswesen
1.1 Ausgangssituation
1.2 Gliederung des Rechnungswesens
2 Buchführung
2.1 Allgemeine Aufgaben der Buchführung
2.2 Konkrete Aufgaben der Buchführung
2.3 Teilbereiche der Buchhaltung
2.4 Buchführungspflicht
2.5 Ordnungsmäßigkeit der Buchführung
2.6 Methoden der Buchführung
3 Inventur
3.1 Ausgangssituation
3.2 Rechtsgrundlage
3.3 Definition
3.4 Grundsätze
3.5 Methoden
3.6 Bewertungsverfahren
3.7 Sonderformen
4 Inventar
4.1 Ausgangssituation
4.2 Definition
4.3 Funktion
4.4 Aufbau
4.5 Inhalt
4.6 Schema
4.7 Erfolgsermittlung
5 Vom Inventar zur Bilanz
5.1 Ausgangssituation
5.2 Darstellung
5.3 Definition
5.4 Funktionen
5.5 Bilanzarten
5.6 Aufbau
5.7 Bilanzgliederung
5.8 Exkurs: Sonderbilanzen
6 Bestandskonten
6.1 Ausgangssituation
6.2 Definition Konto
6.3 Prinzip der Doppik
6.4 Vier Typen von Buchungssätzen
6.5 Buchungssatz
6.6 Soll an Haben
6.7 Exkurs: Kontowahrheit
6.8 Exkurs: Conto pro Diverse (CpD-Konto)
7 Umsatzsteuer
7.1 Definition
7.2 Grundlage
7.3 Verkauf
7.4 Einkauf
7.5 Ermittlung der Zahllast
7.6 Bilanzierung von Zahllast und Vorsteuerüberhang
8 Erfolgskonten
8.1 Ausgangssituation
8.2 Vergleich von Bestandskonten und Erfolgskonten
8.3 Exkurs: Gemischte Konten
8.4 GuV-Konto
8.5 Ermittlung des Periodenerfolges
9 Abschreibung
9.1 Ausgangssituation
9.2 Definition
9.3 Abschreibungsursachen
9.4 Beginn und Ende der Abschreibung
9.5 Abschreibungsarten
9.6 Abschreibungsmethoden
9.7 Verbuchung der Abschreibung
9.8 Weitere Abschreibungsmethoden
9.9 Exkurs: Der Lohmann-Ruchti-Effekt
10 Organisation der Buchführung
10.1 Kontenrahmen
10.2 Kontenplan
10.3 Zu führende Bücher
11 Richtig gelöst ...
Lösungsteil A – Programmierte Aufgaben
Lösungsteil B – Kontrollfragen
Lösungsteil C – Programmierte Buchungssätze
Lösungsteil D – Übungsaufgaben
12 Gesamtlernzielkontrolle
Literaturverzeichnis
Stichwortverzeichnis
Beachten Sie bitte auch weitere interessante Titel zu diesem Thema
Griga, M., Krauleidis, R.
Buchführung und Bilanzierung für Dummies
2013
978-3-527-70946-5
Griga, M., Schönleben, C.
Übungsbuch Buchführung für Dummies
2010
978-3-527-70552-8
Griga, M., Krauleidis, R.
GuV für Dummies, Pocketbuch
2013
978-3-527-70967-0
© Erhan Ergin/Fotolia.com für die in der Randspalte verwendeten Symbole
1. Auflage 2013
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Print ISBN: 978-3-527-50752-8
ePub ISBN: 978-3-527-681228
mobi ISBN: 978-3-527-681235
Umschlaggestaltung Simone Benjamin, MCLeese Lake, Canada
Satz Reemers Publishing Services GmbH, Krefeld
Druck und Bindung CPI Ebner & Spiegel, Ulm
Vorwort
Das größte Problem heute ist:
Wir haben einen Überschuss an einfachen Fragen und einen Mangel an einfachen Antworten.
Lothar Schmidt (*1922), Politologe und Hochschullehrer
Es gibt viele Buchführungsbücher in Deutschland und alle haben sie ihre Daseinsberechtigung. Sie sind auf die verschiedensten Berufe ausgelegt und sollen neben den Grundkenntnissen und den berufsspezifischen Besonderheiten meist auch auf die jeweilige Abschlussprüfung vorbereiten. Warum also dann noch dieses Buch?
Buchführung wird zu Beginn eines Studiums von vielen Studenten meist als sehr abstrakt und trocken empfunden. Deshalb ist Buchführung gerade am Anfang schwer zu verstehen. Es dauert häufig viele Stunden, bis sich ihnen die ersten Erkenntnisse und Buchungen sowie deren Sinn und Vorgehensweise erschließen. Dabei beginnen praktisch alle gängigen Buchführungsbücher, Skripte etc. auf ähnliche Art und Weise:
„Buchführung ist das zahlenmäßige Spiegelbild des gesamten Unternehmensgeschehens. Gemäß § 238 Absatz 1 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ersichtlich zu machen…“ usw.
Dieser häufig gewählte Einstieg in die Buchführung ist fachlich richtig und sicherlich auch gut gemeint, aber in der Regel für die meisten Anfänger (ohne fremde Hilfe in Form eines Dozenten oder Kommilitonen) viel zu abstrakt und deshalb kaum zu verstehen. Als Folge dessen kommt es leider viel zu häufig vor, dass Studenten versuchen, bewusst oder unbewusst, entweder Buchungssätze auswendig zu lernen (was zwangsweise immer scheitern muss, weil mechanisches Lernen nie zum gewünschten Erfolg führen kann), oder diese zu simplifizieren (oft unbewusst). Sie beginnen dann, sich die neue Materie selbst zu erklären. In beiden Fällen erleiden sie stets Schiffbruch!
Jeder Mensch lernt (auch die Buchführung) anders. Wir haben das unzählige Male beobachtet und deshalb dieses Buch entwickelt. Es enthält keine neuen „revolutionären“ Inhalte oder erfindet die Buchführung neu. Vielmehr soll es dazu dienen, den studentischen Anfängern ohne jegliche Vorkenntnisse den Einstieg in die Buchführung einfach, aber richtig und ohne Hilfe eines Dritten zu erklären.
Dabei wird ganz bewusst auf einen sehr einfachen und verständlichen Einstieg Wert gelegt, der aber trotzdem fachlich richtig ist und nicht (zu stark) simplifiziert.
Gemäß der besonderen didaktischen Zielsetzung des vorliegenden Buches sind die Übungsaufgaben nach einem besonderen Schema aufgebaut: Es wird empfohlen, die jeweiligen Übungsaufgaben der einzelnen Kapitel, die grundsätzlich als separate Lerneinheiten zu verstehen sind und somit einen modularen Aufbau haben, stets in der vorgegebenen Reihenfolge zu bearbeiten. Der Schwierigkeitsgrad steigt mit der Reihenfolge der Übungsaufgaben an, sodass der Lernende vom Einfachen zum Anspruchsvollen geführt wird: In der Regel bilden einfache programmierte Aufgaben zum jeweiligen Thema den Aufgabenteil A. Allerdings wird im Aufgabenteil A in der Regel noch nicht gebucht, sondern das neue Thema in allgemeiner Form abgefragt. Bei diesen programmierten Aufgaben ist stets nur eine der fünf vorgegebenen Lösungen richtig. Der besondere Vorteil dieses Aufgabentyps ist, dass die richtige Antwort bereits visualisiert ist. Im Aufgabenteil B schließen sich zum gleichen Thema offene Fragen an. Hier kann der Student quasi im Dialog mit sich selbst kontrollieren, ob er den Inhalt verstanden hat. Im Aufgabenteil C folgen dann einfache Buchungssätze in programmierter Form. Aufbauend auf den erworbenen Kenntnissen der Aufgabenteile A und B sollte man jetzt in der Lage sein, die vorgegebenen Geschäftsvorfälle richtig buchen zu können. Auch hier ist stets nur eine Lösung richtig, die der Student wie in Aufgabenteil A bereits sehen kann. Im Aufgabenteil D sind dann komplexere Aufgaben und anspruchsvollere Buchungssätze zu lösen.
Der letzte Aufgabenteil stellt die Gesamtlernzielkontrolle dar: Hier erschließt sich dem Studenten dann aufgrund einer Gesamtaufgabe die ganze Breite der Buchführung und deren Zusammenhänge.
Am Ende sollte jeder in der Lage sein, aufbauend auf dem, was er hier gelernt hat, sich weiteres und vertiefendes Wissen selbst und richtig beizubringen, da er jetzt die grundsätzlichen Dinge verstanden hat. Es sei noch angemerkt, dass der im vorliegenden Buch zugrunde gelegte Blumenladen „Blumen Munz“ in Karlsruhe tatsächlich existiert, die Zahlen aber frei erfunden sind. An dieser Stelle möchten wir uns deshalb insbesondere bei der Geschäftsführerin Gabriele Weiler herzlichst für ihre Unterstützung bei der Herleitung von typischen Geschäftsfällen im Bereich des Blumenhandels bedanken.
Gerd Graf
Corinna Speck
Rastatt, im August 2013
Führe dein Geschäft, oder es wird dich führen.
Benjamin Franklin (1706–1790), Schriftsteller und Staatsmann
Stellen Sie sich einmal einen kleinen Blumenladen vor, der in Karlsruhe Blumen an- und wieder verkauft. Die Firma dieses Blumenladens lautet Blumen-Munz. Die Geschäfte laufen gut, der Laden wird im Laufe der Zeit immer größer, der Umsatz steigt von Jahr zu Jahr. Früher konnte sich der Blumenhändler, der alle seine Kunden persönlich kannte, noch alle Käufe und Verkäufe im Kopf merken. Doch aufgrund des zunehmenden Umfangs verlor er dann mehr und mehr den Überblick. Aus diesem Grund fing er (zwangsweise) an, alles aufzuschreiben. Zunächst verwendete er lose Zettel, im Laufe der Zeit dann ein gebundenes Schulheft. Man kann also sagen, er fing an, ein Buch zu führen, sprich: er machte zum ersten Mal Buchführung.
Wichtig zu wissen
In der Buchhaltung betrachtet man stets alle Geschäfte aus der Sicht des eigenen Unternehmens. Aus diesem Grund betrachten wir zunächst alles aus der Sicht unseres Blumenladens und stellen uns dabei immer die gleiche Frage: Welche Auswirkungen hat der jeweilige Vorgang für den Blumenladen?
Beispiel
Ein Kunde kommt in den Blumenladen und kauft einen Blumenstrauß für seine Frau im Wert von 50 €. Er bezahlt sofort und in bar.
Angenommen, vor dem Verkauf hatte der Blumenhändler Blumen im Gesamtwert von 1.000 € im Bestand. Durch den Verkauf nimmt dieser um 50 € ab und beträgt jetzt noch 950 €.
Angenommen, das ganze Geld in der Ladenkasse betrug vor dem Verkauf 200 €. Durch die Einnahme der 50 € hat er jetzt 250 € in der Kasse.
Wichtig zu wissen
Immer wenn Bargeld im Spiel ist, sei es, dass der Blumenladen etwas bar verkauft oder er selbst etwas bar einkauft, berührt dieser Vorgang (man spricht hier immer von Geschäftsfällen)1) die Kasse, die dann entsprechend zu- oder abnimmt!
Wir nehmen an, der Kunde bezahlt die Blumen im Wert von 50 € nicht sofort in bar, sondern fragt, ob er den Betrag im Laufe der Woche auch überweisen könne. Jetzt ist kein Bargeld „im Spiel“. Das Konto Kasse wird also nicht angesprochen. Der Bestand an Blumen nimmt genau wie bei der Ausgangssituation wieder von 1.000 € um 50 € auf 950 € ab, nur dass der Händler jetzt kein Bargeld bekommt. Er muss eine Zeitlang auf sein Geld (in unbarer Form = Buchgeld) warten.2) Er hat jetzt eine Forderung gegenüber dem Kunden in Höhe von 50 €. Überweist der Kunde nach ein paar Tagen den fälligen Betrag, so nimmt das Bankguthaben des Blumenladens bei seiner Bank oder Sparkasse um 50 € zu. Gleichzeitig ist die Forderung des Händlers gegen den Kunden untergegangen, da dieser seine Schuld durch die Überweisung beglichen hat.
Wichtig zu wissen
Immer wenn Buchgeld vorkommt, also nicht sofort in bar bezahlt wird (und das unabhängig davon, ob nun der Blumenladen selbst etwas unbar verkauft oder etwas unbar einkauft, z. B. mittels Überweisung, Bankscheck, Bankkarte etc.), berührt dieser Vorgang nicht das Konto Kasse, sondern das Konto Bank(-guthaben), das dann, genau wie das Konto Kasse, entsprechend zuoder abnimmt!
Nehmen wir an, der Kunde bezahlt die Blumen im Wert von 50 € weder in bar noch überweist er das Geld, sondern fragt, ob er anstatt Geld etwas anderes dafür geben könne (in Form von Naturalien, quasi als Tausch). Der Blumenladen ist ausnahmsweise damit einverstanden und nimmt anstatt Geld einen gebrauchten Bürostuhl „in Zahlung“, den er für seinen Laden gut gebrauchen kann.3) Jetzt wird weder Bar- noch Buchgeld verwendet. Es entsteht auch keine Forderung gegenüber dem Kunden, da der Kunde ja sofort „bezahlt“, wenn auch nicht mit Geld. Der Blumenladen gibt quasi Blumen her, um selbst dafür Büroausstattung zu bekommen. Sein Bestand an Blumen nimmt, wie bereits bekannt, ab. Dafür nimmt jetzt seine Betriebs- und Geschäftsausstattung (BGA abgekürzt) zu.
Wichtig zu wissen
Bei einem Verkauf, bei dem der Verkäufer weder sofort Bargeld noch Buchgeld erhält, entsteht gegenüber dem Kunden, der noch nicht bezahlt hat, eine Forderung. Begleicht der Kunde sofort seine Schuld in bar, so nimmt unsere Kasse zu. Bezahlt er unbar (also per Scheck, elektronischer Lastschrift, Kreditkarte etc.), dann nimmt unser(e) Bank(-guthaben) zu. Begleicht er ausnahmsweise seine Schuld in Naturalien, dann nimmt die entsprechende Position (z. B. Büroausstattung bei einem Bürostuhl, PC, Schreibtisch etc. oder Fuhrpark bei einem gebrauchten Lkw, Gabelstapler etc.) zu.
Unser Blumenladen züchtet die Blumen nicht selbst, sondern kauft sie beim Großhändler im Wert von 500 € (der bisherige Bestand beträgt wieder wie oben vor diesem Einkauf 1.000 €).
Grundsätzlich nimmt durch den Kauf von Blumen der Bestand um 500 € auf jetzt 1.500 € zu.
Angenommen, der Blumenhändler…
Nicht nur unser Blumenladen, sondern jedes Unternehmen hat täglich eine ganz Fülle von komplexen Aufgaben zu erfüllen. Diese Tätigkeiten führen regelmäßig zu Geschäftsfällen. Jedem Geschäftsfall muss dabei ein Beleg zugrunde liegen.6) Ohne eine entsprechende Aufzeichnung dieser Geschäftsfälle würde ein Unternehmen sehr schnell den Überblick verlieren und könnte praktisch keine sicheren Entscheidungen mehr treffen. Dies ist vergleichbar mit einem Bankkunden, der über Monate seine Kontoauszüge nicht mehr angeschaut hat. Er wird ebenfalls keine sicheren Entscheidungen mehr treffen können. Die Betrachtung seines letzten Auszugs ist für ihn nahezu wertlos. Er erkennt lediglich den aktuellen Kontostand (= Saldo), was einer Zeitpunktbetrachtung entspricht. Welche Gutschriften eingegangen sind, welche Rechnungen bezahlt worden sind und wenn ja, in welcher Höhe, vermag er nicht (mehr) zu erkennen. Die Kontoauszüge in der Summe bzw. die Buchführung unseres Blumenladens sind aber Zeitraumbetrachtungen, das bedeutet, sie dokumentieren nicht (nur) einen bestimmten (Stich-)Tag, sondern einen ganzen Zeitraum (z. B. Monat, Quartal, Geschäftsjahr etc.). Betriebliche Entscheidungen können ohne ein entsprechendes Rechnungswesen nicht bewältigt werden. Dabei soll der Erfolg7) des Unternehmens dokumentiert und festgestellt werden.
Das betriebliche Rechnungswesen besteht aus vier Teilbereichen:8)
Die Buchführung9) verfolgt das Ziel, alle Kosten und Leistungen einer Abrechnungsperiode (z. B. Monat oder Geschäftsjahr) richtig und vollständig zu erfassen und den Erfolg festzustellen. Ansonsten wird in der Buchführung nichts ermittelt oder berechnet. Ihre Hauptaufgabe ist das Festhalten der Geschäftsvorfälle und die Erfolgsermittlung (mit Hilfe des Gewinn- und Verlustkontos, vgl. Kap. 8). Sobald am Jahresende die Schlussbilanz10) erstellt worden ist, ist die Buchführung für dieses Geschäftsjahr beendet und sie beginnt am Jahresanfang des nächsten Geschäftsjahres praktisch wieder von vorne. Dabei werden die Endbestände der Konten des alten Jahres als Anfangsbestände des neuen Jahres übernommen. Es gibt hier keine Veränderungen, es werden lediglich die Begriffe angepasst: Aus dem Schlussbestand des Jahres 1 wird betraglich genau gleich der Anfangsbestand des Jahres 2. Buchführung ist die Grundlage des gesamten Rechnungswesens. Praktisch alle weiterführenden Berechnungen haben ihren Ursprung in der Buchführung bzw. bauen auf ihr auf.
Vereinfacht gesprochen bedeutet das, dass die Buchführung alle Geschäftsfälle, die in irgendeiner Form das Unternehmen „verändern“, in ihrer zeitlichen Reihenfolge erfasst und lückenlos und systematisch aufzeichnet („verändern“ bedeutet hier z. B. Barkauf eines Bürostuhls;11) dadurch nimmt die Kasse um den Kaufpreis ab, die Büroausstattung nimmt um den neuen Stuhl zu.)
Wichtig zu wissen
Buchführung ist die chronologische, d. h. lückenlose und planmäßige Erfassung bzw. Aufzeichnung aller Vorgänge (= Geschäftsfälle) aufgrund von Belegen, die das Vermögen12) und/oder das Kapital13) eines Betriebes in Höhe oder Zusammensetzung verändern.
Im Gegensatz zur Buchführung ist die Kosten- und Leistungsrechnung betriebsbezogen. Aufbauend auf den Werten aus der Buchführung ermittelt sie beispielsweise die Selbstkosten eines Produktes (was kosten den Blumenladen z. B. 20 rote Rosen inklusive aller Kosten), kontrolliert die Wirtschaftlichkeit des Blumenladens, ermittelt die Deckungsbeiträge und dient als Grundlage für betriebliche Planungen und Entscheidungen. Der Deckungsbeitrag ist der Saldo aus Umsatzerlös und variablen (= proportionale) Kosten. Der Deckungsbeitrag eines Produkts oder einer Produktgruppe ist der Teil der Umsatzerlöse, der vermindert um die variablen Kosten zur Deckung der fixen, also der permanenten Kosten beiträgt. Ist der Deckungsbeitrag größer als die Fixkosten, so hat der Betrieb Gewinn erzielt. Folglich ist die Zielsetzung im Gegensatz zur Buchführung eine andere.
Die betriebswirtschaftliche Statistik befasst sich mit der Aufbereitung und Auswertung der Zahlen der Buchführung und der Kosten- und Leistungsrechnung mit dem Ziel der Überwachung des Betriebsgeschehens und der Gewinnung von Unterlagen für die unternehmerische Planung und Disposition. Dabei wird das Zahlenmaterial aus der Vergangenheit herangezogen und mittels spezieller mathematischer Berechnungen auf Gleichmäßigkeit und Gesetzmäßigkeit untersucht.14)
Die Planungsrechnung basiert auf den Zahlen der Buchführung, Kosten- und Leistungsrechnung und Statistik. Ihre Aufgabe ist es, im Gegensatz zur Statistik, die vergangenheitsbezogen ist, die zukünftige betriebliche Entwicklung des Unternehmens in Form von Voranschlägen zu berechnen.15)
Bearbeiten Sie zunächst die folgenden Aufgaben und gehen Sie erst dann zum nächsten Kapitel weiter.
1) Ein Geschäftsfall ist die Voraussetzung für einen Buchungssatz. Ohne einen Geschäftsfall liegt auch keine buchhalterische Notwendigkeit vor, es muss dann auch nichts gebucht werden. Vgl. Kap. 6.
2) Immer wenn nicht sofort bezahlt wird, spricht man in der Buchführung von „Ziel“ oder „auf Ziel“. Das bedeutet, bezahlt unser Kunde nicht gleich in bar, so entsteht eine Forderung gegenüber dem Kunden.
3) Die anfallende Umsatzsteuer bleibt hier aus didaktischen Gründen unberücksichtigt. Vgl. Kap. 7.
4) Die Unterscheidung zwischen Bank (z. B. Volksbank, Sparkasse etc.) und der Postbank hat ihren Ursprung in der Geschichte des Bankwesens: Als viele Leute noch kein Bankkonto hatten, da Löhne und Gehälter bar ausbezahlt wurden, bestand die einzige mögliche Form der Bezahlung von Rechnungen darin, den Rechnungsbetrag bar bei der Post einzuzahlen. Der Empfänger bekam dann den Betrag auf sein Konto gutgeschrieben. Der Unterschied zwischen Geschäftsbanken und der Postbank spielt heute praktisch keine Rolle mehr, ist aber klassisch in der Buchführung erhalten geblieben.
5) Alle Verbindlichkeiten in diesem Buch entstehen aufgrund von Lieferungen oder Leistungen. Diese werden in der Praxis mit Vbl. aus LL abgekürzt. Aus didaktischen Gründen wird hier meist nur der Begriff Verbindlichkeiten verwendet.
6) Vgl. Abschnitt 2.2.7 und 2.5.5: Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg!
7) Der Erfolg ist wertneutral ausgedrückt der Oberbegriff für das Ergebnis am Ende des Geschäftsjahres. Somit gibt es zwei (bzw. drei) mögliche Arten von Erfolg: Gewinn, wenn die Erträge größer sind als die Aufwendungen, oder Verlust, wenn die Erträge kleiner sind als die Aufwendungen. Theoretisch gibt es als dritte Möglichkeit eine sog. „schwarze Null“, also weder Gewinn noch Verlust. Vgl. Kap. 8.
8) Die klassische Vierteilung des Rechnungswesens ist sehr verbreitet, wird aber oft als nicht mehr zeitgemäß angesehen, da die Bereiche Statistik und Planungsrechnung im Laufe der Zeit eine immer größer werdende Bedeutung erlangt haben. Gemäß der besonderen Zielsetzung dieses Buches wird diese Einteilung jedoch beibehalten. Vgl. Bussiek, J., u. a.: Buchführung, 9. Auflage, Neckargemünd 2010, S. 21 f.
9) Die beiden Begriffe Buchhaltung und Buchführung werden oft gleichbedeutend verwendet, was aber nicht ganz richtig ist: Genaugenommen bezeichnet der Begriff Buchhaltung die Abteilung, in der die Geschäftsfälle festgehalten und verbucht werden. Buchhaltung ist also institutionell zu verstehen. Buchführung dagegen ist die Tätigkeit, eben das Buchen als solches, und somit funktional gemeint. Sprachlich findet in der Praxis diese inhaltliche Trennung meist keine Bedeutung, beide Begriffe werden analog benutzt.
10) Vgl. Kap. 5.
11) Ohne Berücksichtigung der Umsatzsteuer, vgl. Kap. 7.
12) Unter Vermögen versteht man alles, woraus unser Blumenladen besteht. Vgl. Kap. 3.
13) Unter Kapital versteht man das Eigen- und Fremdkapital unseres Blumenladens. Vgl. Kap. 3.
14) Ein typisches Beispiel für Statistik sind die sogenannten Sterbetafeln. Dabei wird anhand der durchschnittlichen Lebenserwartung von Männern und Frauen die Beitragshöhe von Versicherungen z. B. Lebensversicherungen berechnet.
15) Bei der Planungsrechnung werden beispielsweise aktuelle Kundenzu- und abwanderungen in die Zukunft fortgeschrieben, mit dem Ziel, zu erkennen, wie sich der aktuelle Marktanteil in z. B. zwei Jahren entwickeln könnte. Vgl. http://www.wirtschaftslexikon24.com/d/planungsrechnung/planungsrechnung.htm vom 15.12.2012.
16) Die Aufgaben aus dem Aufgabenteil A stammen aus unterschiedlichen Quellen.
Buchführung? Was ist Buchführung?
Da stellen wir uns ganz dumm und sagen so …
Angelehnt an den deutschen Spielfilm „Die Feuerzangenbowle“, aus dem Jahre 1944 von Helmut Weiss nach dem gleichnamigen Roman von Heinrich Spoerl
Die Buchhaltung ist die Organisationseinheit eines Unternehmens, in der die Buchführung erstellt wird. Bei den Einführungsbeispielen in Abschnitt 1.1 haben Sie einen ersten Einblick bekommen. Es wurde dabei auch erkennbar, dass die Buchführung gleich eine ganze Reihe von Aufgaben in einem Betrieb erfüllt. Diese werden zunächst ganz allgemein betrachtet.
Die Buchführung soll zeitlich und sachlich geordnet alle Geschäftsvorfälle aufgrund von Belegen, die Vermögen, Kapital und Gesamterfolg des Unternehmens sowie das Ergebnis der eigentlichen betrieblichen Tätigkeit aus dem Einkauf und dem Verkauf der Waren beeinflussen, aufzeichnen, also dokumentieren.1)
Aufgrund gesetzlicher Vorschriften muss ein Unternehmen jährlich Rechenschaft ablegen und die Unternehmenseigner (z. B. Gesellschafter einer OHG, Aktionäre einer AG etc.), die Finanzbehörde und die Gläubiger (Lieferanten als Kreditgeber, Banken etc.) über seine Vermögens-, Schulden- und Erfolgslage (Jahresabschluss)2) informieren. Buchführung dient somit auch als Nachweis und zur Information gegenüber berechtigten Interessenten.
Die Buchführung dient auch als aussagefähiges Informations- und Kontrollsystem der Unternehmensleitung, um damit jederzeit eine Überwachung der Wirtschaftlichkeit der betrieblichen Prozesse sowie der Zahlungsbereitschaft (Liquidität) des Unternehmens zu ermöglichen. Nur die Buchhaltung liefert das notwendige Zahlenmaterial als Basis für diese unternehmerischen Entscheidungen. Im Grunde hat nur der Buchhalter einen (wirklichen) Gesamtüberblick über das Unternehmen, da abteilungsneutral alle „Fäden“ bei ihm zusammenlaufen und er daraus das Gesamtbild des Unternehmens erstellt, eben den Jahresabschluss. Die Buchführung dient somit der Unternehmensleitung bei der Kontrolle von Wirtschaftlichkeit und Zahlungsfähigkeit.
Schließlich dient die Buchführung durch die Bereitstellung des aufbereiteten Zahlenmaterials als Grundlage für unternehmerische Planungen und Entscheidungen (z. B.: Kann unser Blumenladen mit den vorhandenen Mitteln eine Filiale in einem anderen Stadtteil finanzieren oder nicht?).3)
Wichtig zu wissen
Die Buchführung liefert wichtige Informationen, die keine andere betriebliche Abteilung liefern kann. Nur damit lassen sich unternehmerische Entscheidungen sicher und richtig treffen. Die Buchführung stellt somit eine unverzichtbare Informationsquelle für jeden Betrieb dar.
Betrachtet man die Aufgaben der Buchführung mehr praxisbezogen und nicht so allgemein, dann hat sie folgende Aufgaben, wie auch Abbildung 2.1 verdeutlicht:
Nur die Buchführung liefert dem Blumenladen bzw. der Geschäftsleitung die not-wendigen Informationen über den Stand und die Höhe von Vermögen (z. B. Maschinen, Fuhrpark, Rohstoffe etc.), das Eigenkapital (z. B. Privateinlagen, Gewinnrücklagen) und die Schulden (z. B. Bankkredite, Lieferantenverbindlichkeiten etc.).
Jede Veränderung der Vermögens- und Schuldenwerte wird von der Buchführung genau erfasst und ausgewiesen. Das bedeutet, dass immer die aktuellen Stände des Vermögens und der Schulden vorliegen, was von großer Bedeutung ist.
Nur die Buchführung liefert das (End-)Ergebnis des Blumenladens im Geschäftsjahr. Nur hier kann sicher (aufgrund der tatsächlichen Zahlen und Werte) von Gewinn oder Verlust gesprochen werden.
Ohne die Angaben aus der Buchführung wäre eine sichere und richtige Kalkulation der Einkaufs- und Verkaufspreise nicht möglich. Wären beispielsweise die Verkaufspreise zu hoch kalkuliert, dann würde der Blumenladen eventuell nichts verkaufen, weil er zu teuer anbietet. Wären die Preise zu niedrig kalkuliert, dann würde ihmim besten Falle Gewinn entgehen, im schlechtesten Falle wären die Kosten nicht gedeckt. Beide Möglichkeiten der falschen Preiskalkulation sollte man vermeiden.
Von Zeit zu Zeit müssen im Betrieb Vergleiche angestellt werden zwischen dem, was man sich vorgenommen hat, und dem aktuellen Stand, um erkennen zu können, ob alles wie geplant läuft oder ob Korrekturen vorgenommen werden müssen. Ohne die Daten der Buchführung wäre das nicht oder nur schwer möglich.
Ein Arbeitnehmer bezahlt auf der Grundlage seiner elektronischen Lohnsteuerkarte seine Einkommensteuer. Das Pendant für unseren Blumenladen ist dessen korrekte Buchführung. Der ausgewiesene Gewinn stellt für viele Steuern die Ausgangsbasis, also den Grundwert für seine Steuern, dar.
Bei Rechtsstreitigkeiten kommt es häufig darauf an, anhand eines Belegs nachweisen zu müssen, ob z. B. eine Rechnung bereits bezahlt worden ist oder nicht. Diesen Beweis kann der Blumenladen nur anhand seiner Buchführung erbringen. (Keine Buchung ohne Beleg!)4)
Wichtig zu wissen
Die Aufgaben der Buchführung kann man – allgemein betrachtet – umschreiben: Dokumentationsaufgabe, Rechenschaftslegungs- und Informationsaufgabe, Kontrollaufgabe und Dispositionsaufgabe. Praktischer betrachtet sind die Aufgaben: Feststellung des Stands von Vermögen und Schulden, die permanente Erfassung der Veränderungen der Vermögens- und Schuldenwerte, Feststellung des Erfolgs (Gewinn oder Verlust), Grundlage der Preiskalkulation, innerbetriebliche Kontrolle, Grundlage zur Berechnung von Steuern sowie Beweismittel bei Rechtsstreitigkeiten.
Je nach Betriebsgröße kann sich die Buchhaltung aus mehreren unterschiedlichen Teilbereichen zusammensetzen, wie z. B.:
Abbildung 2.2