Verwaltungsbeiräte arbeiten ehrenamtlich, sind „einfache Miteigentümer“ und kommen häufig – wie Vereinsvorstände – überraschend an ihr Amt. Einmal gewählt stellen sich viele Fragen: Welche Aufgaben, Rechte und Pflichten habe ich? Was muss ich tun? Da ich ehrenamtlich, d. h. ohne Lohn, arbeite, werde ich doch nicht haften müssen? All diese Fragen beantwortet dieses Buch.
Ich arbeite in meiner täglichen, praktischen Tätigkeit als Immobilienverwalter sehr viel mit Verwaltungsbeiräten zusammen. Ich habe ihre Probleme kennengelernt und einen enormen Wissensbedarf festgestellt. Deshalb habe ich angefangen, Seminare für Verwaltungsbeiräte durchzuführen. Anfänglich war ich skeptisch, ob überhaupt jemand kommt. Aber als die ersten beiden Seminare mit jeweils über 80 Beiräten stattfanden, stand fest: Die Resonanz ist groß und das Interesse ebenfalls.
Ich wurde nach einem die Seminare begleitenden Skript gefragt, und auch Beiräte, die verhindert waren, erkundigten sich nach schriftlichen Seminarunterlagen. Da sich „meine“ Beiräte wohl nicht von anderen Beiräten unterscheiden, habe ich mir überlegt, statt eines kurzen Skriptes, gleich etwas „Richtiges“ zu schreiben. So entstand dieses Buch – aus der Praxis für die Praxis. Dies ist mir besonders wichtig. Das Buch soll bewusst keine juristische Abhandlung für Rechtsanwälte, Richter oder Wissenschaftler sein. Es soll dem Verwaltungsbeirat, aber auch dem Verwalter als Praxishandbuch dienen und eine leicht verständliche Hilfe in der täglichen Arbeit bieten. Das Wohnungseigentumsgesetz beschäftigt sich nur sehr spärlich mit dem Verwaltungsbeirat. Ein Paragraf ist dem Verwaltungsbeirat gewidmet, in anderen wird er lediglich erwähnt. Nicht sonderlich viele Vorschriften, wenn man seine Bedeutung in der Praxis betrachtet.
Gerade für die Eigentümergemeinschaft ist der Verwaltungsbeirat von großer Bedeutung. Viele Eigentümer schrecken vor dem Amt des Verwaltungsbeirates zurück. Sie wissen nicht, was auf sie zukommt. VIAuch hier möchte dieses Buch ansetzen und Angst nehmen. Checklisten und Hilfen sollen die Arbeit des Beirates erleichtern.
Auch Literatur und Rechtsprechung haben sich lange nicht mit dem Verwaltungsbeirat beschäftigt. Doch seit Beginn der 90er-Jahre hat sich dies geändert. Daher wird die Kommunikation zwischen Verwaltungsbeirat und Verwalter immer wichtiger. Vielleicht kann dieses Buch seinen Teil dazu beitragen, einen Überblick über die Aufgaben des Verwaltungsbeirates zu geben.
Anregungen oder Ergänzungen zu meinen Ausführungen nehme ich gern auf und freue mich, wenn ein Dialog entsteht.
Ich hoffe, dass Ihnen diese Ausgabe ein wertvoller Ratgeber in der Praxis sein wird und bei der Ausübung des Beiratsamtes hilft. Es ist aber kein Lehrbuch rund um die Eigentumswohnung. Für vertiefende Fragen sind am Ende des Buches Literaturtipps angefügt.
Danken möchte ich besonders Herrn Dipl.-Ing. Rainer Eger aus Königsbrunn bei Augsburg für seine Anregungen im Bereich Instandsetzungsplanung.
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Augsburg, im Juli 2018 |
Steffen Haase |
Der Verwaltungsbeirat ist das dritte Verwaltungsorgan der Wohnungseigentümergemeinschaft neben dem Verwalter und der Eigentümerversammlung. Im dritten Abschnitt des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) ist in den §§ 20 bis 29 WEG die Verwaltung der Eigentümergemeinschaft geregelt.
Das höchste Organ der Wohnungseigentümergemeinschaft ist die Eigentümerversammlunggemäß §§ 23 ff. WEG. Sie ist die „Hauptversammlung“ der Wohnungseigentümer. Durch Beschlüsse, die zuvor in der Tagesordnung angekündigt worden sind, äußert sich der Wille der Eigentümer. Hier werden alle wichtigen und prägenden Entscheidungen getroffen. Der Verwalter ist das ausführende Organ, d. h. die Beschlüsse sind von ihm zu beachten und auszuführen. Dies gilt auch für den Verwaltungsbeirat. Beide sind an den Beschlusstext gebunden und können von ihm nicht abweichen.
Durch Verwalter und Verwaltungsbeirat ist die Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung vorzubereiten. Aus dieser Aufgabenverteilung wird bereits eine gewisse Rangordnung deutlich.
2Auf der Eigentümerversammlung werden außerdem Verwalter und Verwaltungsbeirat gewählt oder wieder abberufen. Dies verdeutlicht die Hierarchie. Verwalter und Beirat trifft eine Berichtspflicht gegenüber der Eigentümerversammlung als oberstem Organ. Die Eigentümerversammlung ist das Entscheidungsorgan für alle grundsätzlichen und wichtigen Fragen.
Das Treffen wesentlicher Entscheidungen kann nicht auf die anderen Organe – z. B. Verwalter und Beirat – verlagert werden.
Das handelnde Organ für die Wohnungseigentümergemeinschaft ist gemäß den §§ 26 ff. WEG der Verwalter.
Für die nun teilrechtsfähige Eigentümergemeinschaft ist er Organ, sofern er sie im Rahmen ihrer Teilrechtsfähigkeit vertritt. Er ist an die Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft gebunden und führt diese aus. Er handelt, entscheidet und muss sein Tun letztendlich vor der Eigentümerversammlung rechtfertigen.
Der Verwaltungsbeirat berät und unterstützt den Verwalter. § 29 WEG weist dem Verwaltungsbeirat diese unterstützende Funktion und die Abgabe von Stellungnahmen zu. Der Verwaltungsbeirat ist kein handelndes Organ und hat keine Befugnis, die Eigentümergemeinschaft nach außen zu vertreten. Diese Aufgabe obliegt allein dem Verwalter. Auch ist er dem Verwalter gegenüber nicht weisungsberechtigt.
Ein Verwaltungsbeirat hat im Rahmen der Notgeschäftsführung die gleichen Rechte und Pflichten wie jeder Miteigentümer. Weitergehende Rechte sind nicht vorhanden.
Doch muss dieses beratende Gremium überhaupt installiert werden? Oder ist es vielleicht nur fakultativ? Kommt eine Eigentümergemeinschaft auch ohne einen Verwaltungsbeirat aus? Sicher nicht, werden Sie nach der Lektüre dieser Broschüre sagen. Doch das Gesetz ist hier anderer Auffassung.
Während der Verwalter gemäß § 20 Abs. 2 WEG ein notwendiges Organ der Wohnungseigentümergemeinschaft ist, steht es den Wohnungseigentümern frei, ob sie durch Mehrheitsbeschluss einen Verwaltungsbeirat bestellen wollen. Häufig ist die Entscheidungsfrage den Eigentümern jedoch schon abgenommen worden.
3In der Gemeinschaftsordnung kann eine Regelung getroffen werden, die die Bestellung eines Verwaltungsbeirates verbindlich vorsieht. Eine in der Gemeinschaftsordnung getroffene Regelung geht der gesetzlichen Regelung in diesem Fall vor.
Sie werden sich bei der Lektüre dieses Buches und auch generell bei der Betrachtung wohnungseigentumsrechtlicher Angelegenheiten, die Frage stellen, welche Vorschriften denn nun bei uns gelten. Dies ist nicht immer leicht zu beantworten.
Geltende Vorschriften in wohnungseigentumsrechtlichen Angelegenheiten
Grundsätzlich gilt für alle Gemeinschaften das Wohnungseigentumsgesetz. Es beinhaltet teilweise zwingende, d. h. nicht abänderbare, Vorschriften. Daneben gibt es aber auch abänderbare Vorschriften. Diese können durch Vereinbarung (z. B. durch Teilungserklärung oder die Gemeinschaftsordnung) oder – sofern das Gesetz oder eine Vereinbarung dies vorsieht – auch durch Beschluss abgeändert werden. Dies muss für jede Eigentümergemeinschaft jeweils in drei Schritten geprüft werden:
Doch nun zurück zum Verwaltungsbeirat. Die Bestellung kann durch Vereinbarung in der Gemeinschaftsordnung ausgeschlossen werden, da § 29 WEG zu den abänderbaren Vorschriften gehört. Mir ist jedoch aus der Praxis kein derartiger Fall bekannt. Ebenso kann eine Bestellung eines Verwaltungsbeirates nicht erzwungen werden (Bub, ZWE 2001, 355, 357 ff.).
In § 29 Abs. 1 Satz 1 WEG heißt es: „Die Wohnungseigentümer können durch Stimmenmehrheit die Bestellung eines Verwaltungsbeirats beschließen“. Es kann also nach dem WEG ein Beirat bestellt werden, muss aber nicht.
Nimmt man den Satz 1 wörtlich, hätte die Bestellung bzw. Wahl eines Verwaltungsbeirates daher zwei Beschlüsse zur Folge.
4Der Erste hätte den Beschlussgegenstand: Ja, wir wollen einen Verwaltungsbeirat wählen. Und mit dem zweiten Beschluss würden dann konkret Beiräte gewählt. Auch dies kommt in der Praxis selten vor.
In der Regel werden die Beiräte ohne den ersten Beschluss gewählt. In dem Wahlbeschluss wird dann zugleich – logischerweise – die Zustimmung dazu gesehen, dass überhaupt ein Verwaltungsbeirat gewählt werden soll (BayObLG NZM 1999, 857). Wollte man keinen Beirat, würde man ihn schließlich nicht wählen. Dies dürfte in der Rechtsprechung auch völlig unstrittig sein.
Bestellung eines Verwaltungsbeirats
Die Beschlüsse zur Bestellung eines Verwaltungsbeirats könnten wie folgt formuliert werden:
1. Antrag:
Die Wohnungseigentümer beschließen, dass auf der heutigen Eigentümerversammlung ein Verwaltungsbeirat mit einer Amtsdauer von … bis … bestellt werden soll.
2. Antrag
Als Verwaltungsbeiräte werden bestellt:
1. Name einfügen
2. Name einfügen
3.Name einfügen
Nach der Beschlussfassung sollten die neuen Verwaltungsbeiräte erklären, dass sie die Bestellung annehmen.
§ 29 Abs. 1 WEG spricht von Wohnungseigentümern, die als Verwaltungsbeirat gewählt werden können. Wählbar ist demnach nur der im Grundbuch eingetragene Wohnungseigentümer. Hierauf ist vom Verwalter oder dem Versammlungsleiter der Eigentümerversammlung besonders zu achten, denn auf der Eigentümerversammlung 5können auch Bevollmächtigte oder Dritte anwesend sein, die nicht zwingend Eigentümer sein müssen.
Wird ein Verwaltungsbeirat gewählt, der nicht Wohnungseigentümer ist, so ist der Beschluss binnen Monatsfrist vor dem örtlich zuständigen Amtsgericht anfechtbar und wird wohl durch das zuständige Gericht aufgehoben werden. Wird der Beschluss nicht angefochten, wird er bestandskräftig und der Beirat ist wirksam im Amt. Sprichwörtlich ist Gras über den Formfehler gewachsen.
Exkurs in die Verwalterhaftung
Durch ein Beschlussanfechtungsverfahren entstehen Gerichtskosten und außergerichtliche Kosten (Rechtsanwaltsgebühren). Wenn ein Verwalter die Eigentümerstellung bei der Beiratswahl nicht überprüft und die Eigentümer nicht im Protokoll auf eine mögliche Beschlussanfechtung hinweist, kann er für die Kosten des Verfahrens in die Haftung genommen werden (§ 49 Abs. 2 WEG).
War früher das WEG-Beschlussanfechtungsverfahren ein Verfahren der freiwilligen Gerichtsbarkeit, so ist es im Rahmen der WEG-Reform im Jahr 2007 nun in die Zivilprozessordnung überstellt worden. Hiermit ist ein deutlich höheres Kostenrisiko verbunden. Nach der Regelkostenentscheidung im Verfahren der freiwilligen Gerichtsbarkeit trug jede Seite ihre außergerichtlichen Kosten selbst. Gemäß der Kostenentscheidung in einem Verfahren nach der Zivilprozessordnung trägt die unterlegene Partei die Kosten beider Seiten. Dies verdoppelt das Prozesskostenrisiko. Dieses Risiko im Fall einer Beschlussanfechtung sollte bei der Wahl eines Nichteigentümers in die Abwägung mit einfließen.
Grundsätzlich kann man feststellen, dass es nur wenige Gerichtsverfahren rund um den Verwaltungsbeirat gibt. Die anderen Miteigentümer sind meist froh, dass jemand anders sich engagiert. Aber dennoch ist das Risiko nicht zu unterschätzen.
Bei den zu wählenden Personen sollte darauf geachtet werden, dass sie nach Möglichkeit technischen, kaufmännischen und juristischen Sachverstand besitzen. Das erscheint sinnvoll, ist aber nicht zwingend geboten – viel wichtiger ist die Bereitschaft zum Engagement. Doch was ist, wenn dies in der Eigentümergemeinschaft nicht gegeben ist?
6Praxisfälle zur Wählbarkeit als Verwaltungsbeirat
Es kommt hier immer – wie Sie sicher schon bemerkt haben – auf die grundbuchliche Stellung an. Der Eigentümer ist im Grundbuch in der ersten Abteilung eingetragen, der Nießbrauchberechtigte z. B. in der zweiten Abteilung. Es kann also nur derjenige als Verwaltungsbeirat gewählt werden, der im Grundbuch in der ersten Abteilung als Eigentümer eingetragen ist.
7Praxistipp zu zusätzlichen Kontrollorganen
Anstelle des Verwaltungsbeirates oder auch zusätzlich zum Verwaltungsbeirat können die Wohnungseigentümer auch andere Kontrollorgane schaffen, etwa einen Kassen- oder Rechnungsprüfer (BayObLG WuM 1994, 45 = NJW-RR 1994, 338). In unseren obigen Fallgruppen könnte man also den Rechtsanwalt, Architekten, Steuerberater oder Nießbrauchberechtigten als Rechnungsprüfer wählen, um den Sachverstand dieser Personen nutzen zu können. Hiergegen sind keine Einwendungen zu erheben. Außerdem ist man so auch nicht an die Eigentümerstellung gebunden.
Auf eine sich hieraus ergebende Problematik wird im Kapitel „Sonderaufgaben des Verwaltungsbeirates“ eingegangen, s. S.163.
Auch folgende Konstellation ergibt sich in der Praxis: Der Wohnungseigentümer ist keine natürliche, sondern eine juristische Person. Eine Wohnungsbau- oder Bauträger-GmbH besitzt zum Beispiel eine Eigentumswohnung. Die Wohnungsbau- oder Bauträger-GmbH wird vertreten durch den Geschäftsführer oder einen Prokuristen. Können Geschäftsführer und Prokurist nun Beirat werden?
Zu prüfen ist wieder die grundbuchliche Eigentümerstellung. Eingetragen ist die GmbH und nicht der Geschäftsführer oder Prokurist. Diese beiden Personen können unabhängig von einer Veränderung im Grundbuch wechseln indem sie z. B. aus der GmbH ausscheiden. Sie können daher meines Erachtens auch nicht Verwaltungsbeirat werden, weil sie nicht Eigentümer sind (Bub, ZWE 2002 7, 10).
Anderes gilt für Personengesellschaften, da sie durch natürliche Personen handeln. Betroffen ist hier der Kreis der persönlich haftenden Gesellschafter. Sie sind keine außenstehenden Personen im Sinne des § 29 WEG.
Neben den gesetzlichen Anforderungen ist aber auch die Beachtung der Regelungen der Gemeinschaftsordnung wichtig. Diese kann durchaus eine Vorschrift enthalten, die es einem Außenstehenden erlaubt, Mitglied des Verwaltungsbeirates der Wohnanlage zu sein. 8Ebenso kann eine Regelung vorhanden sein, die Sondergremien erlaubt. Ich verweise hier auf das vorhin erläuterte Prüfungsschema, s. S. 7.
Der Verwalter kann, auch wenn er gleichzeitig Wohnungseigentümer ist, nicht Beirat sein, denn diese Konstellation birgt einen Interessenkonflikt in sich: Der Handelnde würde von sich selbst überprüft. Nach allgemeiner und unbestrittener Auffassung ist ein derartiger Beschluss nichtig.
Der Wortlaut des Gesetzes besagt gem. § 29 Abs. 1 Satz 2 WEG Folgendes: „Der Verwaltungsbeirat besteht aus einem Wohnungseigentümer als Vorsitzenden und zwei weiteren Wohnungseigentümern als Beisitzern.“
Das Gesetz sieht ein dreiköpfiges Gremium vor, wenn man diesen Satz als abschließende Aufzählung betrachtet. Dies hat zur Folge, dass eine vom Gesetz abweichende Zusammensetzung – z. B. nur aus einem Wohnungseigentümer bestehend – einer Vereinbarung bedarf, wobei ein Mehrheitsbeschluss hierfür nicht ausreicht (OLG Düsseldorf ZMR 1991, 32).
Die Gemeinschaftsordnungen gehen in der Regel, wie das Gesetz, von einem dreiköpfigen Beirat aus. Gerade bei Mehrblockanlagen oder großen Wohnanlagen ist es aber häufig sinnvoll und praktikabel, einen Verwaltungsbeirat je Block oder je Abschnitt zu wählen. Nun kommt man mit der Zahl Drei in Konflikt, sofern die Gemeinschaftsordnung keine Lösung anbietet bzw. keine andere und größere Zusammensetzung vorsieht.
Das ist schade. Ein dreiköpfiges Gremium passt nicht für jede Größe einer Eigentümergemeinschaft. Nehmen wir an, eine Eigentümergemeinschaft besteht aus nur fünf Wohnungen. Hier sind drei Personen möglicherweise zu viele. Anders verhält es sich bei einer Eigentümergemeinschaft mit 150 Wohnungen. In diesem Fall können drei Personen zu wenig sein. Ich würde mir hier eine Gesetzesänderung wünschen. Hilfreich wäre zum Beispiel folgende Formulierung: „Der Verwaltungsbeirat besteht aus mindestens zwei Wohnungseigentümern. 9Über die jeweilige Zusammensetzung des Verwaltungsbeirates entscheiden die Wohnungseigentümer mit Stimmenmehrheit.“ Ob sich das Gesetz derart öffnet, ist Zukunftsmusik. Ein solcher Satz kann aber auch in die Gemeinschaftsordnung aufgenommen werden.
Jetzt werden Sie sich fragen: Wieso fassen wir hierzu nicht einfach einen Beschluss?
Ein Beschluss, der mehr als drei Beiratsmitglieder bestellt, ist nichtig, da eine gesetzliche Bestimmung so dauerhaft abgeändert wird. Die Eigentümergemeinschaft hat keine Beschlusskompetenz, einen derartigen Beschluss zu fassen. Dies gilt aber nur für eine dauerhafte Abänderung.
Welche Fallkonstellationen können nun in der Praxis auftreten?
Beispiele zur Mitgliederzahl des Verwaltungsbeirates ohne entsprechende Regelung in der Gemeinschaftsordnung. In einer Eigentümerversammlung einer Eigentümergemeinschaft, die keine entsprechende Regelung in der Gemeinschaftsordnung vorsieht – dazu sogleich –, wird folgender Beschluss gefasst:
„Die Eigentümer entschließen sich, für die nächste Amtsperiode des Verwaltungsbeirates einen Verwaltungsbeirat zu wählen,
Dieser Beschluss wird bestandskräftig, wenn er nicht angefochten wird, d. h. der Verwaltungsbeirat ist dann ordnungsgemäß im Amt. Hier wird die gesetzliche Bestimmung wohl nicht dauerhaft, sondern einmalig für die kommende Amtszeit abgeändert. Wird der Beschluss aber angefochten, dürfte er aufgehoben werden. Kritisch ist eine solche Beschlussfassung, wenn sie mehrmals hintereinander erfolgt und so eine dauerhafte Abänderung vorgenommen wird.
Es verhält sich daher anders, wenn eine Eigentümergemeinschaft folgenden Beschluss fasst:
„Die Eigentümergemeinschaft besteht aus fünf Blöcken. Die Eigentümer halten es für sinnvoll, wenn sich der Verwaltungsbeirat aus einem Eigentümer je Block zusammensetzt. Daher wird für zukünftige Beiratswahlen geregelt, dass
Das Abstimmungsergebnis lautet: 10 Ja, 5 Nein, keine Enthaltungen. Der Antrag ist damit angenommen.
Dieser Beschluss ist nichtig und daher nicht anzuwenden, da er eine gesetzliche Bestimmung dauerhaft abändert.
Es verhält sich anders, wenn in der Gemeinschaftsordnung eine Regelung bezüglich der Anzahl der Verwaltungsbeiratsmitglieder getroffen worden ist. Da § 29 WEG dispositives (= dingbares) Recht ist, kann durch die Gemeinschaftsordnung eine andere Anzahl der Mitglieder festgesetzt werden, die von der gesetzlichen Vorgabe nach oben und unten abweicht. Die Regelung muss aber in jedem Fall so konkret formuliert sein, dass jederzeit für die Eigentümer erkennbar ist, wie viele Personen den Beirat besetzen sollen.
Beispiel zur Mitgliederzahl des Verwaltungsbeirates mit Regelung in der Gemeinschaftsordnung. In einer Gemeinschaftsordnung ist z. B. folgendes geregelt: „Die Wohnungseigentümer können mit einfacher Stimmenmehrheit für eine befristete Zeit – im Regelfall für drei Jahre – einen Verwaltungsbeirat wählen. Der Verwaltungsbeirat soll aus Wohnungs- und Teileigentümern bestehen. Er wird von mindestens zwei Personen, einem Vorsitzenden und einem Beisitzer, gebildet.“
Hier wird in der Gemeinschaftsordnung nur ein Minimum definiert: mindestens zwei Personen. Nach oben wird keine Grenze gesetzt. In diesem Fall dürfte folgende Vorgehensweise richtig sein:
Man kann aber auch grundsätzlich in eine andere Richtung denken. Oben wurde ausgeführt, dass neben dem Verwaltungsbeirat auch andere Kontrollorgane wie Kassen- oder Rechnungsprüfer berufen werden können. In einer Mehrblockanlage mit z. B. fünf Blöcken kann man neben dem dreiköpfigen Beirat je Block einen „Sprecher“ des Blockes wählen, der den Verwaltungsbeirat bei seiner Arbeit unterstützt und spezielle Interessen seines Blockes wahrnimmt. So kann er z. B. Rechnungen oder Handwerkerleistungen, die an seinem Block ausgeführt worden sind, kontrollieren. Dies ist in der 11Praxis auch sinnvoll, da der Wohnungseigentümer sich an Arbeiten, die an seinem Eigentum ausgeführt worden sind, viel besser erinnern kann und sie genauer begutachtet als ein unbeteiligter Dritter.
Die Aufgaben und Befugnisse des Beirates und der zusätzlichen Organe lassen sich durch Beschluss einer Geschäftsordnung in der Eigentümerversammlung regeln. Ein Muster ist im Anhang beigefügt.
Ein Problem von zusätzlichen Organen stellt die Haftung der bestellten Personen dar. Dieses Risiko ist derzeit, im Gegenteil zu dem der Verwaltungsbeiräte, im Umfang ihrer gesetzlichen Aufgaben, noch nicht versicherbar. Auf Fragen zur Versicherung wird im Kapitel „Haftung, Haftungsbeschränkung, Versicherungsmöglichkeiten“ eingegangen, s. S. 73. Erwähnt werden soll hier nur, dass die Versicherungen in der Regel pro Beirat unabhängig von der Personenzahl abgeschlossen werden. So sind größere Beiratsgremien ohne Mehrkosten für die Eigentümergemeinschaft versicherbar.
Im Übrigen ist die Gemeinschaftsordnung ein sehr wichtiges Dokument für die Eigentümergemeinschaft. Sie regelt neben Gesetz und Beschlüssen wesentliche Belange der Eigentümergemeinschaft und ist vergleichbar mit einer Satzung für einen Verein. Daher sind grundsätzlich Regelungen der Gemeinschaftsordnung zu beachten. Jeder Verwaltungsbeirat muss die Gemeinschaftsordnung unbedingt kennen und anwenden – ebenso der Verwalter. Sollten Sie keine Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung in ihren Unterlagen haben, so fordern Sie diese unbedingt bei Ihrem Verwalter in Kopie an.
Mit der Frage nach der Mitgliederanzahl des Verwaltungsbeirates musste sich auch der Bundesgerichtshof auseinandersetzen. In seinem Urteil vom 5. Februar 2010 (AZ: V VR 126/09) hat der Bundesgerichtshof entschieden, dass der Verwaltungsbeirat einer Wohnungseigentümergemeinschaft grundsätzlich nach dem Wortlaut des Gesetzes mit einem Wohnungseigentümer als Vorsitzenden und zwei weiteren Wohnungseigentümern als Beisitzern besetzt werden muss. Hiervon könne nur abgewichen werden, wenn durch eine Vereinbarung eine abweichende Besetzung ermöglicht oder der 12Wohnungseigentümergemeinschaft die Festlegung der Zahl der Beiratsmitglieder zur Entscheidung durch Mehrheitsbeschluss zugewiesen werde.
Der Entscheidung lag folgender Rechtsstreit zugrunde: Bei einer Eigentümerversammlung stand die Neuwahl des bisher aus drei Mitgliedern bestehenden Verwaltungsbeirates an. Da sich kein dritter Kandidat zur Verfügung stellte, wurden lediglich zwei Mitglieder in den Verwaltungsbeirat gewählt. Gegen diesen Beschluss wendete sich der Kläger als Mitglied der Eigentümergemeinschaft.
Der Bundesgerichtshof entschied, dass die Entsendung von nur zwei Wohnungseigentümern in den Verwaltungsbeirat rechtsfehlerhaft sei. Das Wohnungseigentumsgesetz schreibe eindeutig vor, wie ein Verwaltungsbeirat zu besetzen sei. Eine hiervon abweichende Besetzung entspreche nicht einer ordnungsgemäßen Verwaltung. Dies wäre nur dann anders zu beurteilen, wenn die Wohnungseigentümer eine solche Wahl durch Vereinbarung ermöglicht oder der Wohnungseigentümergemeinschaft die Festlegung der Zahl der Beiratsmitglieder zur Entscheidung durch Mehrheitsbeschluss zugewiesen hätten. Dies war hier jedoch nicht der Fall.
Der Verstoß gegen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Verwaltung könne auch nicht aufgrund einer möglichen späteren Bestimmung eines dritten Wohnungseigentümers hingenommen werden. Denn dies würde bedeuten, dass die Wahl der anderen beiden Beiratsmitglieder im Ergebnis nur unter dem Vorbehalt einer nachträglichen Wahl eines dritten Beiratsmitglieds wirksam wäre. Die zwei gewählten Beiratsmitglieder könnten somit erst nach erfolgter Nachwahl mit ihrer Tätigkeit beginnen. Eine Besetzung des Beirates durch das Gericht scheide auch aus, da dieser kein notwendiges Organ der Wohnungseigentümergemeinschaft sei.
Es ist schon verwunderlich, mit welchen Themen sich der Bundesgerichtshof in Karlsruhe befassen muss. Aber die Entscheidung ist richtig, denn zwei ist nicht gleich drei. Wenn Ihre Gemeinschaft jedoch nicht streitorientiert ist, dürfte das Risiko einer Anfechtungsklage gering sein und Sie können bei Abwägung der Risiken auch einen zweiköpfigen Beirat wählen.
Jetzt kommen wir zu weniger theoretischen und juristischen Punkten, sondern vielmehr zu praktischen Fragen für den Beirat sowie für alle anderen Eigentümer.
Das den Verwaltungsbeirat bestellende Organ ist in jedem Fall die Eigentümerversammlung. Die Bestellung von Wohnungseigentümern bedeutet zugleich die Bestellung des Organs. Ein gesonderter Beschluss ist, wie oben ausgeführt, entbehrlich. Stimmberechtigt sind sowohl der zu Bestellende als auch ein Verwalter, der zugleich Wohnungseigentümer ist.
Voraussetzung für die Wahl bzw. Bestellung des Verwaltungsbeirates ist grundsätzlich, dass der Tagesordnungspunkt in der Einladung zur Eigentümerversammlung angekündigt worden ist. Spontane Ergänzungswahlen nach spontanen Rücktritten auf einer Eigentümerversammlung sind rechtlich nicht möglich. Tritt ein Verwaltungsbeirat auf einer Eigentümerversammlung zurück, so kann eine Nachwahl erst auf der nächsten Versammlung stattfinden, sofern der Punkt hier in der Tagesordnung angekündigt wird. Doch wie wird nun auf der Eigentümerversammlung gewählt? Es gibt zwei Verfahren:
Hier wird jedes Beiratsmitglied durch einen eigenen Beschluss bestellt. Bestellt ist, wer die einfache Mehrheit der anwesenden Stimmberechtigten auf sich vereint. Stimmberechtigt sind sowohl der zu Bestellende als auch ein Verwalter, der zugleich Wohnungseigentümer ist. Bei der Einzelpersonenbestellung werden daher drei Beschlüsse gefasst (für jedes Beiratsmitglied einer). Die Einzelpersonenbestellung ist nach Rechtsprechung und Literatur die einzig richtige Bestellungsart.
Bei der Bestellung en bloc werden die drei Verwaltungsbeiräte durch einen Beschluss bestellt. Sinn macht die Blockwahl also dann, wenn für die drei zu besetzenden Posten auch drei Kandidaten vorhanden sind. So praktikabel dieser Weg in der Praxis auch sein mag und so schnell und einfach die Stimmen ausgezählt sind, so problematisch ist er aus rechtlicher Sicht.
Nach der herrschenden Meinung ist die Blockwahl nur zulässig, wenn diese in der Gemeinschaftsordnung vereinbart worden ist. Dies ist aber in der Regel nicht der Fall. In der Praxis wird sie dennoch oft praktiziert. Eine Bestellung en bloc ist aber auch dann zulässig, wenn kein einziger Wohnungseigentümer vor der Stimmabgabe eine Einzelabstimmung verlangt. Das Landgericht Schweinfurt hat die Bestellung en bloc in einem Urteil (LG Schweinfurt WuM 1997, 641) für zulässig gehalten. Doch ist dies leider noch eine Mindermeinung. Die Blockwahl widerspricht nicht dem Verständnis eines demokratischen Wahlverhaltens in einer Gemeinschaft (KG Berlin ZWE 2001, 255, 258 und ZMR 2004, 775; Hans. OLG Hamburg vom 28.1.2005 ZMR 5/2005); einem solchen müsste in der Versammlung ausdrücklich widersprochen werden. Das LG Düsseldorf (NZM 2004, 468) hat die Blockwahl hingegen für unzulässig gehalten. Auch in Wohnungseigentümergemeinschaften herrschen demokratische Grundprinzipien, mit denen ein derartiger Abstimmungsmodus unvereinbar sei: Denn bei einer Blockwahl müssen auch unliebsame Kandidaten mitgewählt werden, nur weil man sie von den Kandidaten seiner Wahl nicht trennen kann.
Man kann nur alle drei oder keinen der drei wählen. Ein Mittelweg ist bei der Blockwahl nicht möglich.
In der Praxis hat die Blockwahl dennoch eine sehr große Bedeutung und eine Vielzahl von Verwaltungsbeiräten wird auf diese Art und Weise bestellt. Man ist froh und glücklich, drei Beiräte gefunden zu haben, und bestellt diese in einem Beschluss. Die kaum vorhandenen Urteile zu diesem Komplex zeigen, dass man die Blockwahl in der Immobilienverwaltung für einen sinnvollen und praktikablen Weg hält, der auch aufgrund seiner Schnelligkeit in der Auszählung einem zügigen Versammlungsablauf dient.
15Demjenigen, der den sicheren Weg wählen will, wird man empfehlen müssen, alle drei Kandidaten getrennt zu bestellen. Zwar klingt dies ein wenig nach juristischer „Förmelei“, doch so können Beschlussanfechtungsverfahren in strittigen Gemeinschaften vermieden werden.
Ist sich die Gemeinschaft einig und wünscht eine Blockwahl, kann eine solche durchgeführt werden, wenn es ebenso viele zu besetzende Positionen wie Kandidaten gibt. Wichtig ist, dass keiner der Wohnungseigentümer der Blockwahl in der Versammlung widerspricht. Dann werden die drei Personen en bloc bestellt. Jeder Wohnungseigentümer hat eine Stimme.
Der Beschluss ist angenommen, wenn eine einfache Mehrheit der anwesenden Stimmberechtigten vorliegt. Stimmberechtigt sind sowohl der zu Bestellende als auch ein Verwalter, der zugleich Wohnungseigentümer ist. Aber was ist nun die einfache Mehrheit?
Praxisbeispiel zur Ermittlung der einfachen Mehrheit. Es sind 60 Eigentümer auf der Eigentümerversammlung anwesend.
Die Abstimmung erfolgt und das Stimmergebnis lautet: 28 Ja, 22 Nein, 10 Enthaltungen.
Man rechnet dann wie folgt: 60 Stimmen minus 10 Enthaltungen = 50 Stimmen geteilt durch zwei. Damit liegt die einfache Mehrheit bei 25 Stimmen.
Mit 28 Stimmen ist der Verwaltungsbeirat im Beispiel somit gewählt. Diese Wahlmethode gilt sowohl für die Einzelpersonenbestellung als auch für die Blockwahl.
Verschiedene Stimmrechtswertungen
Bitte beachten Sie, dass es grundsätzlich verschiedene Stimmrechtswertungen gibt. Dies ist für den Wahlvorgang, aber auch für jede Abstimmung in der Eigentümergemeinschaft, sehr wichtig. Das Gesetz verleiht jedem Wohnungseigentümer in § 25 WEG unabhängig von der Anzahl der ihm gehörenden Einheiten eine Stimme. Dies nennt man Kopfprinzip. Auch hier ist auf die genaue grundbuchliche Konstellation zu achten, z. B.:
16In drei Wohnungen ist A als alleiniger Eigentümer eingetragen, in einer Wohnung A mit B als Eigentümer. Dies ergibt zwei Stimmen.
Häufig weicht die Gemeinschaftsordnung aber von diesem Stimmrecht ab und bestimmt ein Stimmrecht nach Miteigentumsanteilen oder Einheiten. Daher ist vor der Abstimmung zu kontrollieren, wie abgestimmt wird, d. h. wie Stimmen zu werten sind. Da die Stimmrechtswertung von Bedeutung für das Ergebnis der Abstimmung sein kann, prüfen Sie diese bitte unbedingt in der Gemeinschaftsordnung.
Der Beschluss über die Bestellung eines Wohnungseigentümers zum Mitglied des Verwaltungsbeirates ist ein Akt reiner innerer Willensbildung der Eigentümergemeinschaft durch die Wohnungseigentümer. Durch diesen allein gelangt der Bestellte noch nicht ins Amt. Er muss die Bestellung noch annehmen. Erst nach erfolgter Annahme ist er in Amt und Würden. Der Versammlungsleiter erfragt daher nach erfolgter Abstimmung, ob die Personen die Wahl/Bestellung annehmen. Dies muss bejaht werden und ist im Protokoll der Eigentümerversammlung zu dokumentieren.
Was passiert aber, wenn man am Abend der Eigentümerversammlung keine Zeit hat – aber gern neu oder wieder in den Verwaltungsbeirat bestellt werden möchte? Für die Bestellung ist keine persönliche Anwesenheit erforderlich. Man kann unter gewissen Voraussetzungen auch in Abwesenheit bestellt werden. Dem Versammlungsleiter (in der Regel der Verwalter) sollte vor der Behandlung des Tagesordnungspunktes eine schriftliche Erklärung vorliegen, die folgende Punkte beinhaltet:
17Zusätzlich kann man diese Erklärung auch mit einer persönlichen Stellungnahme bzw. einer kleinen „Wahlrede“ versehen, in der man beschreibt, wer man ist und warum man als Beirat bestellt werden will und so die persönliche Motivation aufzeigt. Sind mehr Kandidaten als zu besetzende Positionen wählbar, kann eine solche persönliche Stellungnahme unter Umständen hilfreich sein, um seine Stimmen zu erhöhen. Die Erklärung kann dann von dem Versammlungsleiter oder einem anderen Eigentümer auf der Eigentümerversammlung verlesen werden.
So könnte eine Erklärung aussehen:
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Anschrift |
Absender |
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Ort, Datum |
„Hiermit erkläre ich, dass ich als Beirat der Eigentümergemeinschaft xy-Straße auf der Eigentümerversammlung kandidieren möchte und im Falle meiner Wahl diese annehme. Ich bitte Sie, vor der Wahl die folgende Erklärung zu verlesen:
Die Erklärung kann z. B. beinhalten:
Herzlichen Dank!
Unterschrift“
Erreicht man als Kandidat in Abwesenheit nun das erforderliche Abstimmungsergebnis, so ist man als Verwaltungsbeirat bestellt.
Liegt keine solche Erklärung vor, geht die Eigentümergemeinschaft ein Risiko ein. In diesem Fall kann es vorkommen, dass ein bestellter Eigentümer seine Bestellung nachträglich nicht annimmt. Damit ist eine Beiratsposition unbesetzt und muss bei nächster Gelegenheit bzw. auf der nächsten Eigentümerversammlung nachbestellt werden. In jedem Fall ist aber die Eigentümergemeinschaft von der Nichtannahme zu unterrichten.
Es kann durchaus Eigentümergemeinschaften geben, in denen mehr Kandidaten als zu vergebende Plätze zur Verfügung stehen. In diesem Fall kann man dann durch Beschlussfassung auch Nachrücker und deren Reihenfolge festlegen. Scheidet ein Beiratsmitglied aus, rückt die festgelegte Person nach. Dies wird allgemein für zulässig gehalten. Es ist aber unbedingt darauf zu achten, dass – wenn mehrere Nachrücker gewählt werden – auch über die genaue Reihenfolge des Nachrückens zu beschließen ist.
Das Gesetz spricht von einem Vorsitzenden des Verwaltungsbeirates und überträgt diesem gewisse Aufgaben. Der Verwaltungsbeirat kann auf zwei Wegen zu einem Vorsitzenden kommen:
Die zweite Variante hat den Vorteil, dass das Amt des Vorsitzenden so eine hohe Flexibilität aufweist. Ist der Vorsitzende z. B. aus beruflichen Gründen mit dem Amt überfordert oder wechselt er beruflich die Stadt, kann flexibel und ohne umfangreiche Formvorschriften der Vorsitz gewechselt werden. Dies halte ich für ein wichtiges Argument und empfehle Ihnen daher, nur gleichberechtigte Beiräte zu wählen. Achten Sie darauf, möglichst flexibel zu bleiben.
Wird der Vorsitzende dagegen auf der Eigentümerversammlung bestimmt, bedarf es zum Wechsel des Vorsitzes wieder einen Beschluss in der Eigentümerversammlung.
Dem Vorsitzenden des Verwaltungsbeirates hat das WEG folgende Aufgaben zugewiesen:
Gemäß dem Motto „never change a running team“ sieht das WEG keine Begrenzung der Amtszeit des Verwaltungsbeirates vor: Es ist ein Job fürs Leben. Die Amtszeit des Verwaltungsbeirates kann auf zwei Arten begrenzt werden: